Excelium Refence Model SAP ECC 6.0 EhP3 Octubre 2009 Español Libro mayor (156) Modelo de proceso empresarial
Contenido 1 Objetivo... 3 2 Requisitos... 3 2.1 Datos maestros... 3 2.2 Pasos preliminares... 4 3 Tabla de resumen del proceso... 4 4 Etapas del proceso... 5 4.1 Contabilización de documentos de cuenta de mayor... 5 4.2 Visualización de documentos... 7 4.3 Visualización y modificación de partidas individuales... 9 4.4 Visualización de saldos... 10 4.5 Visualización del diario de documentos compacto... 11 4.6 Visualización del diario de documentos... 12 4.7 Visualización de los saldos de la cuenta de mayor (lista)... 14 4.8 Anulación de documentos... 16 4.9 Actualización de cuentas: compensación automática... 19 4.10 Actualización de cuentas: compensación manual... 21 5 Apéndice... 24 5.1 Anulación de las etapas del proceso... 24 Excelium Consulting, S.L. Página 2 de 24
1 Objetivo El objetivo central de la contabilidad principal es conocer el estado financiero de una empresa facilitando la toma de decisiones. Al registrar todas las operaciones empresariales en un sistema de software completamente integrado con el resto de áreas operativas de la empresa, se garantiza la integridad y exactitud de los datos. La contabilidad principal SAP FI tiene las siguientes características: Libre elección de los elementos organizativos en los que se desean registrar las operaciones contables: empresas, empresa del grupo, proveedor, cliente, etc. Utilización de libros auxiliares para el registro de operaciones con proveedores, clientes, activos fijos y materiales, Contabilización automática y simultánea de todas las posiciones de estos libros auxiliares en las cuentas de la contabilidad principal (cuentas asociadas). Actualización simultánea de la contabilidad principal y las áreas de la contabilidad de costes Evaluación en tiempo real y gestión de informes de los datos de contabilidad actuales, en forma de visualización de cuentas, balances contables con diferentes estructuras de balance/pyg, y análisis adicionales. Básicamente, la contabilidad principal cumple con la función de registro exhaustivo de todas las operaciones contables. Es la referencia central y actualizada para la presentación de los estados financieros. Las operaciones reales se pueden verificar en cualquier momento, permitiendo visualizar desde las diferentes áreas operativas, los documentos originales, las partidas individuales y las cifras de movimiento en diversos niveles como: La información individual o agrupada de cuentas Diarios de documentos Totales/cifras de movimiento Balance/Evaluaciones de pérdidas y ganancias 2 Requisitos 2.1 Datos maestros En su sistema ERP se han creado una serie de datos maestros y organizativos indispensables durante la fase de implementación, como los datos que reflejan la estructura organizativa de su empresa y los datos maestros que se ajustan a su enfoque operativo, por ejemplo, datos maestros para materiales, proveedores y clientes. Estos datos maestros suelen consistir en valores propuestos de SAP Best Practices estandarizado y permiten seguir las etapas del proceso de este escenario. Utilice los siguientes datos maestros en las etapas del proceso que se describen en este documento: Excelium Consulting, S.L. Página 3 de 24
Todos Datos maestros / org. Valor Cuenta Mayor 627000000 Cuenta Mayor 5721000000 Detalles de datos maestros / org. Centro de Coste 1000000000 Sociedad 1000 2.2 Pasos preliminares No se requieren pasos preliminares. 3 Tabla de resumen del proceso Etapa del proceso Referencia de proceso externo Condición empresarial Resultados esperados Contabilización de documentos de cuenta de mayor FB50 Visualización de documentos FB03 Visualización y modificación de partidas individuales FAGLL03 Visualización de saldos FAGLB03 Visualización del diario de documentos compacto S_ALR_ 87012289 Visualización del diario de documentos S_ALR_ 87012287 Visualización de los saldos de la cuenta de mayor (lista) S_PL0_ 86000030 Anulación de documentos FB08 Excelium Consulting, S.L. Página 4 de 24
Etapa del proceso Referencia de proceso externo Condición empresarial Resultados esperados Anulación de documentos: anulación en masa F.80 Actualización de cuentas: compensación automática F.13 Actualización de cuentas: compensación manual F-03 4 Etapas del proceso 4.1 Contabilización de documentos de cuenta de mayor Utilización Se han recibido unos documentos de la cuenta de mayor que se deben contabilizar manualmente en el sistema SAP. Requisitos Ninguno. Procedimiento 1. Acceda a la mediante una de las siguientes opciones de navegación: Menú del sistema SAP Finanzas Gestión financiera Libro Mayor Contabilización Registrar documento cuenta de mayor FB50 2. Si aparece una ventana de diálogo, introduzca los datos siguientes si no aparecen por defecto: Sociedad 1000 3. Seleccione Enter. Excelium Consulting, S.L. Página 5 de 24
Para cambiar la sociedad, seleccione Editar Cambiar sociedad. 4. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla Registrar doc. cuenta mayor: Sociedad Fecha del documento Fecha de contabilización <Datos actuales> <Datos actuales> P.ej., hoy P.ej., hoy Moneda EUR P. ej., EUR como moneda nacional 5. Indique los siguientes datos para la primera posición de documento: Cuenta de mayor D/C Importe en moneda local Ind. Impuestos <Número de cuenta de mayor> Debe P. ej., 6270000000 <Importe> P. ej., 10000 <Indicador de IVA soportado> P. ej. S3 (IVA soportado 16%) Centro de coste <Número de centro de coste> P. ej., Centro de coste 1000000000 El centro de coste sólo es necesario si el número de cuenta de mayor es una clase de coste. 6. Indique los siguientes datos para el resto de posiciones de documento: Cuenta de mayor D/C Importe en moneda local <Número de cuenta de mayor> Haber P. ej., 5721000000 * Importe del último paso o introduzca < * > Fecha valor <Datos actuales> P.ej., hoy Excelium Consulting, S.L. Página 6 de 24
La fecha valor sólo es necesaria si la cuenta de mayor es una cuenta bancaria con fecha valor obligatoria. 7. Seleccione la etiqueta Detalles y efectúe las entradas siguientes: Calc. impuestos Seleccione el indicador Calc. impuestos 8. Para comprobar el documento antes de que se contabilice, seleccione Simular (F9). De este modo, podrá visualizar el documento, incluido el IVA soportado que se debe contabilizar, y corregirlo si es necesario. Confirme todos los mensajes que se muestren y pulse Intro. 9. Para contabilizar el documento, seleccione Contabilizar (Ctrl+S). 10. En la parte inferior de la pantalla aparecerá el mensaje Documento xxxxx contabilizado en sociedad yyyy, en el que xxxxx es el número de documento secuencial asignado por el sistema. 11. Anote el número de documento. Resultado El documento de cuenta de mayor se ha contabilizado. El sistema ha añadido automáticamente la cuenta de IVA soportado. Ejemplo Cuenta de mayor IVA soportado Centro de coste Fecha 6270000000 S3 1000000000 <Datos actuales> Cuenta de mayor Fecha valor 5721000000 <Datos actuales> 4.2 Visualización de documentos Utilización Se puede visualizar un solo documento. Requisitos Para poder empezar a trabajar con estos procesos empresariales generales, debe contabilizar algunos documentos. Excelium Consulting, S.L. Página 7 de 24
Procedimiento En el siguiente procedimiento se describe la manera de visualizar un documento. 1. Acceda a la mediante una de las siguientes opciones de navegación: Menú del sistema SAP Finanzas Gestión financiera Libro Mayor Documento Visualizar FB03 2. Introduzca los datos siguientes: Número de documento XXXXXXXXX Introduzca el número de documento para el que haya realizado la nota anteriormente. Sociedad 1000 Ejercicio <año del documento de contabilización> 3. Seleccione Enter. En la pantalla siguiente, se visualiza el documento contabilizado en el resumen del documento, junto con toda la información de cabecera del mismo (como el número de documento, la fecha de contabilización, la fecha de factura y cada uno de los apuntes contables), incluida la línea de impuesto soportado, que se contabiliza automáticamente. 4. Haga doble clic en uno de los apuntes contables (o seleccione el icono en forma de lupa) para visualizar los detalles de dicho apunte contable. 5. A continuación, puede seleccionar Visualizar <-> Modificar (Mayús+F1) para pasar al modo de modificación y cambiar determinados detalles del documento, como las condiciones de pago. No se pueden modificar las cuentas, los importes, los importes del impuesto ni los indicadores de impuestos. Si se detecta un error con relación a este contenido del documento una vez contabilizado el documento, deberá anularlo. En caso de anulación de un documento (véase a continuación Anulación de un documento), la cabecera de documento (F5) de un documento de anulación contiene el número del documento anulado. La cabecera de documento (F5) del documento original contiene el número del documento de anulación y el motivo de anulación. Excelium Consulting, S.L. Página 8 de 24
Resultado Se visualiza el documento. 4.3 Visualización y modificación de partidas individuales Utilización Visualización y modificación de partidas individuales en una cuenta de mayor. Requisitos Se han actualizado en el Customizing las variantes de estructura de líneas, las variantes de totales y los s de selección. Procedimiento En el siguiente procedimiento se describe la manera de visualizar un documento. 1. Acceda a la mediante una de las siguientes opciones de navegación: Menú del sistema SAP Finanzas Gestión financiera Libro Mayor Cuenta Visualizar/modificar partidas (nuevo) FAGLL03 2. En la pantalla cuenta de mayor: lista partidas individuales, realice las siguientes entradas: Cuenta de mayor <Número de cuenta de mayor> P. ej., 5721000000 Sociedad 1000 Todas posiciones <Seleccionar> Seleccione Ejecutar (F8). Si selecciona Todas las posiciones, el sistema muestra todas las posiciones de la cuenta. También puede optar por visualizar únicamente partidas abiertas o compensadas. Proceda del siguiente modo para modificar el documento: 3. Para seleccionar la posición que se desea modificar, haga clic en la casilla situada al principio de la fila. 4. Seleccione Modificar documento (icono en forma de lápiz). 5. En la pantalla Modificar documento: posiciones <número>, efectúe los cambios necesarios en la posición correspondiente. Tenga en cuenta que no puede modificar todos los s. No puede modificar, por ejemplo, las imputaciones adicionales ni el importe. 6. Grabe las entradas. Excelium Consulting, S.L. Página 9 de 24
Resultado Se han visualizado/modificado las partidas individuales de una cuenta. En lugar de pasar a la vista de entrada de datos, puede querer visualizar/modificar partidas individuales correspondientes a un ledger concreto. La opción Cambiar Ledger permite seleccionar diferentes ledgers de la contabilidad general y crear una lista que contiene las partidas individuales correspondientes. La opción selecciones personalizadas permite realizar selecciones por criterios adicionales. No se pueden modificar las cuentas, los importes, los importes del impuesto ni los indicadores de impuestos. Si se detecta un error con relación a este contenido del documento una vez contabilizado el documento, deberá anularlo. 4.4 Visualización de saldos Utilización Se notifican los saldos de cuentas de mayor. Requisitos La cuenta de mayor contiene posiciones. Procedimiento En el siguiente procedimiento se describe la manera de visualizar un documento. 1. Acceda a la mediante una de las siguientes opciones de navegación: Menú del sistema SAP Finanzas Gestión financiera Libro Mayor Cuenta Visualizar saldos FAGLB03 2. Seleccione ejecutar (F8). Resultado Se visualizan los saldos de cada período del año. Para ver cada una de las entradas de documento de un período, seleccione el de saldo del período que desee haciendo doble clic. Para ver todos los documentos del año, seleccione el de saldo total haciendo doble clic. Excelium Consulting, S.L. Página 10 de 24
4.5 Visualización del diario de documentos compacto Utilización El diario de documentos compacto muestra los datos más importantes de las cabeceras y las posiciones de documento en forma de tabla para el documento seleccionado. La lista se puede utilizar como diario de documentos compacto y en la reconciliación de los saldos de cuenta. Requisitos Se han contabilizado los documentos para el período seleccionado. Procedimiento 1. Acceda a la mediante una de las siguientes opciones de navegación: Menú del sistema SAP Gestión financiera Libro Mayor Sistema de Información Informes de libro mayor (nuevo) Documento General S_ALR_87012289 2. En la pantalla Libro diario compacto, efectúe las entradas siguientes: Sociedad 1000 Ejercicio <Ejercicio> P.ej., el año en curso Ledger Delimitaciones generales <en blanco> o 0L Seleccione el ledger que le interesa; si no se introduce nada, se mostrarán los documentos que pertenecen al ledger principal. Nº referencia Si es necesario, introduzca los números de documento de referencia especificados. Otras delimitaciones Documentos normales 3. Seleccione Ejecutar (F8). <Seleccionar> Excelium Consulting, S.L. Página 11 de 24
Resultado Se crea una lista independiente por status de documento (documento estándar, documento periódico original, documento tipo o documento estadístico en función de las demás opciones seleccionadas). El status de documento se indica en la cabecera de la lista. Se crean listas de totales separadas por cada período al final del diario de documentos compacto. 4.6 Visualización del diario de documentos Utilización El diario de documentos se crea una vez al mes y contiene todas las contabilizaciones de un período contable en particular. Se puede imprimir en papel con un timbre notarial oficial. El diario de documentos contiene los datos más importantes de la cabecera y las posiciones del documento. Requisitos Se han contabilizado los documentos para el período seleccionado. Procedimiento 1. Acceda a la mediante una de las siguientes opciones de navegación: Menú del sistema SAP Finanzas Gestión financiera Libro Mayor Sistema de Información Informes Libro de Mayor Documento General S_ALR_87012287 2. En la pantalla Diario de doc., efectúe las entradas siguientes: Sociedad 1000 Ejercicio <Ejercicio> P.ej., el año en curso Ledger Delimitaciones generales Fecha de contabilización De - hasta <en blanco> o 0L 01.01.FY 31.12.FY Seleccione el ledger que le interesa; si no se introduce nada, se mostrarán los documentos que pertenecen al ledger principal. FY = Ejercicio (p. ej. 2009) Excelium Consulting, S.L. Página 12 de 24
Nº referencia * Si es necesario, introduzca los números de documento de referencia especificados. Otras delimitaciones Cuenta de mayor Control de salida Ejecución test Sólo partidas individuales Nº de recuento de documento Total de páginas 3. Seleccione Ejecutar (F8). Ejecución test: <Cuenta de mayor> a <Cuenta de mayor> Si es necesario, introduzca los números de cuenta que desea notificar. Esta opción controla si una tabla de la base de datos en la que hay saldos almacenados se debería actualizar o no. Para obtener información detallada, consulte la documentación del informe. Si la opción Ejecución test: está activada, el sistema sólo genera un log. Los datos no se actualizan ni cambian en la tabla de la base de datos mencionada. Si Ejecución test: no está activada, el sistema actualiza los datos en la base de datos. En función de las selecciones del control de salida, por ejemplo, diferentes niveles de detalle y totalización, se puede obtener la numeración consecutiva de las partidas individuales o la salida del número de cuenta alternativo en lugar del número especificado en el documento. Si desea información detallada, consulte la documentación del programa (Mayús+F1) Si el diario de documentos tiene una selección múltiple activa ( ) por defecto: esto no es posible para la sociedad, el ejercicio y la fecha de contabilización. Excelium Consulting, S.L. Página 13 de 24
En este caso se crea un mensaje de advertencia <Sólo un intervalo es posible para la fecha de contabilización; otros intervalos son ignorados>. Seleccione Enter. Se crea otro mensaje de advertencia: < Debe indicarse exactamente un ejercicio> Seleccione Enter. Resultado Se crea una lista en función de los parámetros indicados en la pantalla de selección. Se imprime la clave de contabilización y, cuando corresponda, el indicador de operación en cuenta de mayor especial para cada posición del documento. 4.7 Visualización de los saldos de la cuenta de mayor (lista) Utilización La lista permite evaluar cuentas de mayor con todos los elementos clave de la contabilidad principal, por ejemplo, la cuenta de mayor (si hay instalados building blocks opcionales especiales: centro de beneficio y segmento). La lista muestra (además de la denominación de cuenta y las claves de los elementos seleccionados) el saldo del año anterior y los períodos anteriores, los totales Debe y Haber de los períodos del informe y el saldo final de los elementos seleccionados. A diferencia del aspecto en la FAGLB03 (Véase Visualización de saldos a continuación), con esta puede conseguir una visualización de una o diversas cuentas del período seleccionado y las unidades organizativas relevantes. Si están instalados los building blocks opcionales, puede crear, por ejemplo, una lista de saldos de cuentas de mayor para un segmento o un centro de beneficio. Requisitos Se han contabilizado los documentos para el período seleccionado. Procedimiento 1. Acceda a la mediante una de las siguientes opciones de navegación: Menú del sistema SAP Finanzas Gestión financiera Libro Mayor Sistema de Información Informes de libro mayor (nuevo) Lista de saldos General Saldos de cuenta de mayor S_PL0_86000030 Excelium Consulting, S.L. Página 14 de 24
2. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla Selección: cuentas de mayor-saldos: Delimitacio nes generales Tipo de moneda 10 Moneda de la sociedad Sociedad 1000 Centro de beneficio Moneda Segmento Selección de informes EUR Si es necesario, seleccione un centro de beneficio que se haya contabilizado. Si es necesario, seleccione un segmento que se haya contabilizado. Ledger 0L Seleccione el ledger principal (0L) u otro ledger que haya definido personalmente. Realice la selección mediante la ayuda para entradas (F4). Ejercicio <Ejercicio> P.ej., el año en curso de periodo <Desde el período> P. ej., 01; Si es necesario, seleccione otro período para el inicio de la selección. A periodo <Hasta el período> P. ej., 12; Si es necesario, seleccione otro período para el fin de la selección. Excelium Consulting, S.L. Página 15 de 24
Clase de salida Informe de investigació n clásico X Marque esta opción. 3. Seleccione Ejecutar (F8). Resultado El resultado de la selección se muestra como un informe de investigación clásico cuyo aspecto se puede modificar. En la pantalla de visualización, seleccione Opciones Representación de características Columna clave para visualizar el número de cuenta junto a la descripción de la cuenta. Como alternativa al informe de investigación clásico, el programa ofrece una visualización de informes gráfica o una lista de objetos. Para utilizar estas funciones, seleccione la opción correspondiente en la pantalla de selección. Para realizar la selección por criterios adicionales del libro mayor del registro maestro del libro mayor, seleccione Selección libre, copie los criterios seleccionados en la pantalla de selección e introduzca la selección. Estas selecciones se tendrán en cuenta al ejecutar el programa (F8). Si ejecuta la vista de saldos de cuentas de mayor, aparecerá una ventana de diálogo con el mensaje: < Desea que al abandonar el informe se graben los saldos?> SI dice <sí>, el informe se grabará con los datos de la lista. Cuando se vuelva a iniciar la lista, aparecerá un mensaje y podrá seleccionar si desea realizar una nueva selección o si desea visualizar la lista grabada. 4.8 Anulación de documentos Utilización En este escenario se describe el procedimiento para la anulación de documentos contables. Durante este proceso, el sistema genera documentos contables, añade información a los documentos existentes y actualiza las cifras de movimiento de los ledgers afectados. El sistema admite los tipos de anulación siguientes: Anulación individual Anulación en masa Excelium Consulting, S.L. Página 16 de 24
Requisitos Los documentos contables se contabilizan y se deben anular. 4.8.1 Anulación de documentos: anulación individual Utilización Se puede anular un documento creado en la contabilidad financiera. Requisitos Se han contabilizado los documentos. Procedimiento 1. Acceda a la mediante una de las siguientes opciones de navegación: Menú del sistema SAP Finanzas Gestión financiera Libro Mayor Documento Anular Anulación individual FB08 2. En la pantalla Anular documento: datos cabecera, efectúe las entradas siguientes: Número de documento xxxxxxxxxx Introduzca el número de documento. Sociedad 1000 Ejercicio <año en curso> P. ej.,actual Causa de no validez 03 Contabil. negativa en período actual 3. Contabilice (Ctrl+S) el documento de anulación. Si no se indica una fecha de contabilización, se contabilizará el documento con la fecha actual. 4. Si ha olvidado el número del documento que desea anular, puede encontrarlo con la función de ayuda para búsqueda. Para ello, seleccione Lista documentos (F6). 5. Puede volver a visualizar el documento para comprobarlo antes de anularlo. Para ello, seleccione Visualizar antes de anular (F5). 6. Seleccione contabilizar (Ctrl+S) para contabilizar el documento de anulación. El sistema mostrará el mensaje documento xxxxxxxxxx fue contabilizado en sociedad 1000. 7. Anote el número de documento. Excelium Consulting, S.L. Página 17 de 24
Tenga en cuenta que no se puede volver a anular un documento anulado. Resultado Cuando contabilice la anulación, el sistema anulará el documento original. La selección del motivo de la anulación le permite dar a las cifras de movimiento (después de la anulación) el status que tendrían sin contabilizar el documento anulado y su documento de anulación. Este tipo de anulación se denomina contabilización negativa. 4.8.2 Anulación de documentos: anulación en masa Utilización Se pueden anular varios documentos creados en la contabilidad financiera. Requisitos Se han contabilizado los documentos. Procedimiento 1. Acceda a la mediante una de las siguientes opciones de navegación: Menú del sistema SAP Finanzas Gestión financiera Libro Mayor Documento Anular Anulación en masa F.80 2. Indique los datos siguientes en la pantalla Anulación de documentos en masa: Acceso, por ejemplo, para seleccionar los documentos que desea anular. Sociedad 1000 Número de documento a Ejercicio Motivo anulación <número de documento> <número de documento> <ejercicio de los documentos> Introduzca el número de documento de Introduzca el número de documento para (sólo si se debe anular el rango completo de documentos) P.ej., el año en curso 01 P. ej., normalmente se utiliza el motivo de anulación 03 para anular el documento en el Excelium Consulting, S.L. Página 18 de 24
Ejecución de test <Seleccionar> mismo período Selecciónelo primero si desea verificar los documentos y después desmárquela si desea anularlos 3. Seleccione Ejecutar (F8). Si selecciona la casilla de selección Ejecución de test, el sistema comprobará si se puede anular el documento antes de llevar a cabo el proceso de anulación. 4. Seleccione Ejecutar para iniciar el proceso de anulación en el sistema. Si se deben anular varios documentos que no se encuentren en un rango, seleccione sólo (selección múltiple) en la línea del número de documento e introduzca los valores de los números de documento que se deben anular. Resultado Si no selecciona la opción Ejecución de test, el sistema anula los documentos originales. La selección del motivo de la anulación le permite dar a las cifras de movimiento (después de la anulación) el status que tendrían sin contabilizar el documento anulado y su documento de anulación. Este tipo de anulación se denomina contabilización negativa. 4.9 Actualización de cuentas: compensación automática Utilización En este paso se compensan periódicamente las partidas abiertas de cuenta de mayor. Requisitos El sistema contiene partidas abiertas que se pueden compensar. Esto significa que las partidas abiertas deben cumplir los criterios descritos en la documentación de la F.13: La compensación se da cuando para el grupo de partidas abiertas seleccionadas según los criterios, la sociedad, el número de cuenta y la clave de moneda, el saldo en la moneda de actualización es cero. Recomendación: Utilice esta para probar los rangos de número de documento especificados (o números de documento específicos para poder utilizar el siguiente paso: compensación manual). Si ejecuta esta sin ninguna especificación, no habrá más documentos que compensar manualmente. Excelium Consulting, S.L. Página 19 de 24
Procedimiento 1. Acceda a la mediante una de las siguientes opciones de navegación: Menú del sistema SAP Finanzas Gestión financiera Libro Mayor Operaciones periódicas Compensar autom. Sin modelo de moneda de compensación F.13 2. Efectúe las entradas siguientes en la pantalla compensación automática (SAPF124): Sociedad 1000 Ejercicio <Ejercicio> P. ej., Número de documento a Seleccionar ctas. mayor <número de documento> <número de documento> X Si desea compensar determinados documentos, seleccione los números Si desea compensar determinados documentos, seleccione los números 3. Seleccione Ejecutar (F8). 4. Primero realice una ejecución de prueba; el indicador se activará automáticamente. 5. Seleccione Ejecutar (F8). Resultado intermedio Se proporciona un log de la ejecución de test. Se disponen por cuenta de mayor todos los grupos de partidas abiertas que muestran el mismo importe de compensación en el Debe y el Haber. Si los criterios de compensación estándar (sociedad, número de cuenta y clave de moneda) y las demás características de agrupación / criterios de (en este caso la asignación y el número de sociedad asociada) concuerdan, se indica una fecha de compensación en la columna Compensación. 6. Seleccione Volver (F3). 7. Desmarque el Ejecución de test, todas las demás entradas se conservarán. 8. Seleccione Ejecutar (F8). 9. Confirme el mensaje Esta es una ejecución real con Enter. Excelium Consulting, S.L. Página 20 de 24
Resultado Se proporciona un log de la ejecución de programa. Se disponen por cuenta de mayor todos los grupos de partidas abiertas que muestran el mismo importe de compensación en el Debe y el Haber. Si los criterios de compensación coinciden en la fecha de compensación y se indica el número de documento de compensación en el que ha tenido lugar la compensación. Si en el control de salida ha seleccionado que se debe dar salida a los documentos que se puedan compensar o los que no, recibirá una lista detallada. Si no ha fijado ninguno de los indicadores, obtendrá una lista breve. La lista detallada es una lista de las partidas individuales y ofrece información acerca de las partidas individuales abiertas o compensadas (o que se puedan borrar) seleccionadas. El grupo de posiciones que cumplen los criterios del sistema y los criterios del se resumen visualmente. Si se han cumplido las condiciones de compensación, se visualizan la fecha de compensación y, en una ejecución de actualización, el número de documento de compensación si la operación de compensación se ha realizado correctamente. Si se ha producido un error durante la compensación, aparece el mensaje No compensadas. La lista breve de partidas abiertas y compensadas ofrece un resumen de los resultados de la ejecución del programa. Se visualiza el número de partidas abiertas seleccionadas por cuenta, el número de aquellas que se pueden compensar y las partidas que se han compensado. En el log de errores podrá ver qué errores se han producido durante la compensación de un grupo (según los criterios del sistema y los criterios de ). En el Customizing permite añadir cinco criterios adicionales para agrupar las partidas abiertas. 4.10 Actualización de cuentas: compensación manual Utilización La se utiliza para compensar manualmente las partidas abiertas. Si el saldo de las partidas que se desea compensar no es 0, podrá crear una partida restante para pagos en exceso o en defecto. Requisitos El sistema contiene partidas abiertas que se pueden compensar. Procedimiento 1. Acceda a la mediante una de las siguientes opciones de navegación: Menú del sistema SAP Finanzas Gestión financiera Libro Mayor Cuenta Compensar F-03 2. En la pantalla compensar partidas abiertas:, efectúe las entradas siguientes: Excelium Consulting, S.L. Página 21 de 24
Cuenta * (cuenta con gestión de partidas abiertas) Seleccione la cuenta que desea compensar Sociedad 1000 3. Seleccione partidas abiertas (PA normales). 4. Después de acceder a la pantalla Compensar cuenta mayor-procesar partidas abiertas, todas las posiciones están activadas por defecto. Para desactivar todas las posiciones, seleccione primero marcar todo y, a continuación, desactivar partidas. Seguidamente puede seleccionar las que desee y a continuación activar partidas, para seleccionar las posiciones adecuadas que se desea compensar. Las posiciones activadas (representadas en azul) se pueden compensar si en el sin asignar el importe es 0,00 o la diferencia no excede el límite de tolerancia para los s. 5. Si desea dejar una partida restante: Se deben especificar las partidas abiertas que no se han compensado totalmente y aquellas para las que se debe crear una partida restante: Seleccione Partidas rest. e introduzca los datos necesarios. Partidas rest Importe de la diferencia Indique el importe de la diferencia de todas las partidas abiertas seleccionadas, como mínimo para una partida abierta. 6. Si desea realizar una contabilización de diferencias: Se compensarán todas las partidas abiertas seleccionadas. Se creará una nueva partida abierta para la diferencia en la cuenta. Eliminar diferencias Importe de la diferencia Indique el importe de la diferencia de todas las partidas abiertas seleccionadas. 7. Grabe las entradas. 8. Si aparece la pantalla Compensar cuenta mayor visualizar resumen con el mensaje Corrija las partidas seleccionadas. Seleccione las posiciones marcadas con un doble clic e introduzca la fecha de hoy en el Fecha valor. 9. Grabe las entradas. Puede añadir selecciones adicionales utilizando la casilla de selección de la pantalla de entrada de esta. La pantalla siguiente permite introducir los valores que se deben seleccionar y procesar criterios de selección adicionales. Excelium Consulting, S.L. Página 22 de 24
Resultado Se han compensado las partidas abiertas seleccionadas en la cuenta. Si se determina una diferencia, se crea una partida restante o una nueva partida abierta. Excelium Consulting, S.L. Página 23 de 24
5 Apéndice 5.1 Anulación de las etapas del proceso En la siguiente sección, se encuentran los pasos de anulación más frecuentes, que se pueden utilizar para anular algunas de las actividades descritas en este documento. Contabilización de documentos de cuenta de mayor (SAP GUI) FB50 Anulación: (SAP GUI) Rol de Menú de rol de Anular documento (manualmente) FB08 Visualice el documento antes de la anulación (pulsador F5) Contabilización de documentos de cuenta de mayor (SAP GUI) Anulación: (SAP GUI) Rol de Menú de rol de FB50 Anular documento (en masa) F.80 La anulación en masa debe utilizarse con precaución, especialmente cuando los números de documento no se encuentran en un rango Compensación manual (SAP GUI) Anulación: (SAP GUI) Rol de Menú de rol de F-03 Anular compensación FBRA Excelium Consulting, S.L. Página 24 de 24