Guía Transferencia de Conocimiento

Transcripción

1 GRP-ISSSTE Guía Transferencia de Conocimiento Proveedor Intellego. Responsable Proveedor Nombre de la Guía Entregable Noviembre Manuales Modulo CO_V2 Versión V3 Fecha última Versión Revisó 1/176

2 C o n t e n i d o Introducción 3 Objetivo 4 Consideraciones 5 Procedimiento 6 Guía de funcionalidad de botones 168 Glosario de términos usados en SAP /176

3 Introducción Modulo GL (Libro Mayor) En el presente Manual se presentara de forma clara los distintos procesos para configurar y contabilizar Financieramente diferentes operaciones propias para el Modulo GL (Libro Mayor). En Modulo GL (Libro Mayor) se podrán realizar operaciones como el tratamiento de los datos maestros de cuentas de mayor la generación de pólizas contables automáticas para contabilizar en este caso la nómina del ISSSTE, registrar un documento solo afectando cuentas de mayor, (Recordemos que para GRP las cuentas de mayor son todas aquellas cuentas distintas a Deudores, Acreedores, Activos Fijos y Bancos) como por ejemplo reclasificaciones entre cuentas de gastos, entre cuentas de ingresos, transferencias entre cuentas de bancos, registro de gastos contra bancos, registros de ingresos contra bancos, etc. También se podrá realizar consultas de saldos de cuentas de mayor, generación de pólizas contables mediante una previamente creada que contenga características similares. Por ejemplo las pólizas necesarias para el registro de los intereses recibidos. A demás de las operaciones anteriormente mencionadas el Modulo de GL (Libro Mayor) por su naturaleza se elaborar y consultar los reportes de las distintas operaciones almacenadas en el sistema que afectan la contabilidad financiera (Estados Financieros). 3/176

4 O b j e t i v o Este manual tiene por objetivo capacitar al usuario mostrando de forma clara y sencilla el tratamiento de los datos maestros de cuentas de mayor (Creación, visualización, consulta, bloqueo y marcado para borrado) en forma central, es decir a nivel plan de cuentas y a nivel sociedad, registrar un documento solo afectando cuentas de mayor de forma preliminar o de forma definitiva, así como la administración de dicho documento (visualización, consulta y anulación) y la forma correcta de ejecutar reportes financieros. El listado de los manuales para el Modulo GL se conforma de la siguiente forma: Numero de Manual + Modulo + Nombre del Manual FI-GL_01_Contabilización documento. FI-GL_02_Consultas de saldos de Cuentas de Mayor. FI-GL_03_Administración de datos maestros. FI-GL_04_Operaciones periódicas. FI-GL_05_Reportes Financieros. FI-GL_06_Contabilizaciones con modelo. Iniciador del proceso Realizar estos procedimientos cuando se requiera trabajar con las funcionalidades del modulo de GL. Código de transacción. FB50, FV50, f-02, FBV3, FB03, FBV2, FBV2, FB08, FBV6, F.80, FAGLB03, FBL3N, F-03, FS00, FSP0, FSS0, OB_GLACC11, OB_GLACC13, S_ALR_ , F.13, FAGLF03, FAGLGVTR, S_BCE_ , F.19, S_ALR_ , S_ALR_ , S_ALR_ , S_ALR_ , S_ALR_ , S_ALR_ , S_ALR_ , FB50, F-02. 4/176

5 Consideraciones Es importante antes de iniciar el procedimiento, tomar en cuenta que la guía de transferencia de conocimiento, indica solo los campos requeridos para la ejecución correcta de una transacción del GRP-ISSSTE. En el Sistema GRP ISSSTE Existen 3 tipos de campos: R = Requerido O = Opcional C = Condicional Por otra parte el sistema GRP-ISSSTE ofrece una opción de búsqueda en algunos campos dentro del sistema y esta se ejecuta con la función F4 o dando clic en el combo que aparece del lado derecho del campo el cual abrirá una pantalla adicional el cual usted puede seleccionar de un listado. En todos los campos del sistema, si usted oprime la función F1, aparecerá una ventana de ayuda específica del campo y proporciona información que sirve y su utilización. 5/176

6 Procedimiento 1. Inicie la transacción utilizando la ruta del menú o el código de transacción. FI-GL_01_Contabilización documento. Cod y Nom: Proceso: Ruta: MA01 / GL_ Registrar doc. cuenta de mayor Contabilización de documento cuenta de mayor. Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Contabilización FB50 - Registrar doc. Cuenta de mayor. Paso 1 Acceder a la ruta anterior o a la transacción FB50. Nos presenta la siguiente pantalla (1) de captura de apuntes a cuentas de mayor siendo los campos más importantes los siguientes: P (1) Si desea cambiar la sociedad oprima el botón Paso 2 En la pantalla (1) registre los siguientes campos: e ingrese la sociedad deseada. 6/176

7 Nombre del campo Descripción Longitud Observaciones Fecha documento Fecha del documento original a registrar 10 Obligatorio Fecha contab. Fecha en que afecta los registros contables. 10 Obligatorio Referencia Dato que identifique el documento a registrar. 20 Opcional Texto de cabecera Concepto al que se refiere el registro del apunte contable 50 Opcional N multisoc. En caso de que el documento afecte más de una sociedad FI. 20 Opcional Cuenta de Mayor Contra cuenta que se desea afectar (posición 1) con el registro contable. 10 Obligatorio D/H (posición 1) Movimiento que desea registrar en la cuenta Debe / Haber (cargo o 7 Obligatorio abono) Importe moneda doc Valor del documento a registrar. (posición 1) 20 Obligatorio Centro de costos Clave del centro de costos donde (posición 1) quedará registrado el gasto 10 Opcional Centro gestor (posición 1) Desde el punto de vista de presupuestos, indica el área de responsabilidad que esta ejerciendo el gasto. (el sistema rellena este campo dependiendo del centro de costos que se ingrese) 10 Opcional Nombre del campo Descripción Longitud Observaciones Posición financiera Partida presupuestal (posición 1) Presupuestalmente corresponde al rubro de gastos o ingresos (el sistema rellena este campo) 14 Opcional Fondo (posición 1) Cuenta de Mayor (posición 2) D/H (posición 2) Representa el origen de los recursos utilizados. (el sistema rellena este campo) Contra cuenta que se desea afectar con el registro contable. Movimiento que desea registrar en la cuenta Debe / Haber (cargo o abono) 10 Opcional 10 Obligatorio 7 Obligatorio Importe moneda doc Valor del documento a registrar. 20 Obligatorio (posición 2) Centro de costos Clave del centro de costos donde 10 Opcional (posición 2) quedará registrado el gasto Centro gestor Desde el punto de vista de 10 Opcional 7/176

8 (posición 2) Posición financiera Partida presupuestal (posición 2) Fondo (posición 2) presupuestos, indica el área de responsabilidad que esta ejerciendo el gasto. (el sistema rellena este campo dependiendo del centro de costos que se ingrese) Presupuestalmente corresponde al rubro de gastos o ingresos (el sistema rellena este campo) Representa el origen de los recursos utilizados. (el sistema rellena este campo) 14 Opcional 10 Opcional Nota: Puede registrar las posiciones deseadas pero siempre el saldo entre el cargo y el abono (debe y haber) debe ser cero. Pantalla (2) con campos registrados: P (2) Paso 3 8/176

9 En la pantalla anterior en la sección de posiciones únicamente se llenan los campos de Cta de mayor (Cuenta de mayor), el Importe moneda doc (documento) y el centro de coste, ya que se registraron esos campos se da un Enter y el sistema automáticamente deriva los campos de centro gestor fondo y posición presupuestal como muestra la pantalla (3) Paso 4 Cuando registramos los datos necesarios y oprimimos Enter o intentamos grabar, aparece el mensaje, este es solamente un mensaje de advertencia que indica que las cuentas de mayor son relevantes para impuestos y nosotros no le hemos colocado ningún indicador de impuestos. Simplemente de un Enter cada vez que aparezca este mensaje para que nos permita seguir con el proceso. P (3) Si oprime la pestaña de aplique. puede visualizar el campo de tipo de cambio y fecha de conversión en caso que Paso 5 9/176

10 Oprima el botón para contabilizar este documento, de esta forma el sistema registrará la póliza contable y afectará en línea a la contabilidad presupuestal y la contabilidad de costos enviando el siguiente mensaje REGISTRO PRELIMINAR DE DOCUMENTOS DE CUENTA DE MAYOR Paso 1 Si no desea contabilizar el documento pero desea guardarlo para no perder los datos, puede grabar el documento en forma preliminar pulsando el botón: desde la pantalla anterior en lugar de contabilizar. NOTA: También se puede realizar el registro de forma preliminar desde la transacción FV50 en la ruta: Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Contabilización FV50 - Registrar previamente o tratar docum.cuenta de mayor (documento cuenta de mayor) El sistema asignará un número de documento, el cual aún no se contabiliza en la sociedad, indicándonos el siguiente mensaje: De igual forma se podrá visualizar el documento registrado de forma preliminar para posteriormente modificarlo, rechazarlo, borrarlo o contabilizarlo en forma definitiva. Es importante mencionar que un documento preliminar no crea ningún registro contable definitivo, hasta que este quede contabilizado. CONTABILIZACION GENERAL DE DOCUMENTO DE CUENTA DE MAYOR Paso 1 Además de la transacción FB50 Existe otra transacción donde También se puede realizar el registro de documento de cuenta de mayor donde lo que cambia es que se puede especificar la clase de documento así como la clave de contabilización y además el layout y el llenado de los datos es diferente. En la ruta: Menú SAP Finanzas Gestión financiera Acreedores Contabilización F-02 - Contabilización general 10/176

11 Al ingresar a la ruta anterior o a la transacción F-02 nos presenta la siguiente pantalla (4). P (4) 11/176

12 Paso 2 En la pantalla anterior registre los siguientes campos: Nombre del campo Descripción Longitud Observaciones Fecha documento Fecha del documento original a registrar 10 Obligatorio Fecha contab. Fecha en que afecta los registros contables. 5 Obligatorio Referencia Dato que identifique el documento a registrar. 20 Opcional Text cab. doc Texto de cabecera de documento deseado 50 Opcional Clase Doc. Clave de la clase de documento a utilizar, en esta transacción el sistema propone la SA que significa documento de cuenta de mayor, 2 Obligatorio pero si desea utilizar otra clase similar, puede hacerlo. Periodo Período en que se realizará la contabilización, si este espacio no se registra el sistema lo actualiza con el mes de la fecha 2 Opcional de contabilización señalada. Sociedad Clave de la sociedad FI en la que se registrará la contabilización 4 Obligatorio Moneda/T/C Clave de la moneda en la que se gestionan los importes en el sistema. 3 Obligatorio Fe. conversión Fecha para la determinación del tipo de cambio a emplear en la conversión. Los tipos de cambio están almacenados en el sistema. En la entrada de documentos sólo será 10 Opcional necesario entrar esta fecha, si no coincide con la fecha de contabilización. Nombre del campo Descripción Longitud Observaciones N multisoc. En caso de que el documento afecte más de una sociedad FI. 20 Opcional ClvCT Clave de contabilización que indica si será un cargo o abono y a que clase de cuenta (deudor, Acreedor, cuenta de mayor, etc.) Para una documento de cuentas de mayor el 2 Obligatorio sistema propone en la primer posición la clave de contabilización 40 que significa cargo a cuenta de mayor Cuenta Número la cuenta de mayor a la que se le 10 Obligatorio hará el cargo. Ind. CME En caso de que se tengan configuradas las Operaciones de Mayor Especial como anticipos. 1 Opcional 12/176

13 Pantalla (5) con campos registrados: P (5) Paso 3 Oprima Enter o el botón y aparecerá la siguiente pantalla (6). P (6) 13/176

14 Esta pantalla debe llevar los datos de la primera posición que es el cargo a la cuenta de gastos, Paso 4 En la pantalla anterior registre los siguientes campos: Nombre del campo Descripción Longitud Observaciones Importe Importe de la posición de documento en la moneda del documento. 10 Obligatorio Ind. impuestos Clave del indicador de impuestos que desee que el sistema calcule 2 Opcional Centro de coste Clave del centro de costos donde se registrará el gasto en la contabilidad de 10 Obligatorio 14/176

15 costos Texto Texto deseado para la posición 1 50 Opcional Pantalla (7) con campos registrados: P (7) 15/176

16 Paso 5 Después de ingresar los campos necesarios oprima Enter para indicar los datos de la segunda posición que sería la contrapartida, es decir el abono a otra cuenta de mayor como muestra la pantalla (8). P (8) Paso 6 En la pantalla anterior registre los siguientes campos: Nombre del campo Descripción Longitud Observaciones Importe Importe de la posición de 10 Obligatorio 16/176

17 documento en la moneda del documento. Ind. impuestos Clave del indicador de impuestos que desee que el sistema calcule 2 Obligatorio Centro de coste Clave del centro de costos donde se registrará el gasto en la 10 Obligatorio contabilidad de costos Texto Texto deseado para la posición 2 50 Opcional Pantalla (9) con campos registrados: P (9) 17/176

18 Paso 7 Para visualizar los datos de presupuestos de un Enter y Oprima el botón pantalla (10) y aparecerá la siguiente 18/176

19 P (10 En esta pantalla podemos ver que los campos de presupuestos los registró el sistema automáticamente. Oprima el botón. Paso 8 Hasta este momento ya se registraron las dos posiciones del documento y puede contabilizarse, si antes desea visualizar la póliza que se registraría al contabilizar, seleccione el menú Documento/Simular como muestra la siguiente pantalla (11) P (11) 19/176

20 Al seleccionar este menú nos aparece la siguiente pantalla (12) P (12) 20/176

21 Paso 9 Esta es la póliza que nos crearía por lo que si desea contabilizarla oprima el botón aparecerá el mensaje. en el inferior de la pantalla VISUALIZAR DOCUMENTOS PRELIMINARES Cod y Nom: Proceso: Ruta: FBV3 Visualizar Visualizar documentos preliminares. Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Documento Documentos preliminares FBV3 Visualizar Paso 1 21/176

22 Acceder a la ruta antes mencionada o a la transacción FBV3. Nos aparecerá la siguiente pantalla(13). P (13) Paso 2 Ingresar la Sociedad, el número de documento preliminar que desea visualizar y el ejercicio en que se registró el documento como muestra la pantalla anterior. Una vez registrados los campos necesarios, presionar el botón el documento preliminar, mostrándonos la siguiente pantalla (14). Enter y podremos visualizar y en su caso modificar Nota: Si no conoce el número de documento que desea visualizar oprima el botón y delimite por fechas, clases de documentos, referencias, usuarios, para que el sistema muestre la lista de los documentos que cumplan con esas características, posteriormente seleccione el documento que desea visualizar. Pantalla (14) 22/176

23 P (14) Paso 3 Este es el documento donde puede visualizar los datos registrados. Si desea hacer alguna modificación al documento, regrese a la pantalla (13) y en menú seleccione Documento/Modificar como muestra la siguiente pantalla (15). P (15) 23/176

24 Paso 4 Dar un clic en Modificar y nos muestra la pantalla (16), en la cual podemos modificar, corregir, registrar nuevos datos. P (16) 24/176

25 Paso 5 Al tener ya el documento corregido se procede a contabilizar en forma definitiva oprimiendo el siguiente botón y l documento quedara registrado aun de forma preliminar mostrándonos el siguiente mensaje en la pantalla (17). P (17) 25/176

26 VISUALIZAR DOCUMENTOS CONTABILIZADOS Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Documento FB03 Visualizar Paso 1 Ingresar al menú indicado.se mostrara la siguiente pantalla (18) P (18) Paso 2 Ingresar el número de documento que desea visualizar, la sociedad y el ejercicio en que se registró el documento como muestra la pantalla anterior. Paso 3 Presione el botón de Enter y nos aparecerá la siguiente pantalla (19) 26/176

27 Nota: Si no conoce el número de documento que desea visualizar oprima el botón y delimite por fechas, clases de documentos, referencias, usuarios, para que el sistema muestre la lista de los documentos que cumplan con esas características, posteriormente seleccione el documento que desea visualizar. P (19) Paso 4 Esta pantalla muestra la póliza contable del documento, si desea visualizar el detalle de alguna posición oprima dos veces en la línea deseada. Si oprime el botón aparecerá la pantalla (20) donde el sistema muestra distintos datos como las fechas de contabilización y de documento así como la fecha en que se registró el documento, el usuario, la hora, la transacción utilizada y varios datos de control. P (20) 27/176

28 Para regresar Oprima el botón Paso 5 Si desea visualizar la póliza con una vista distinta donde se muestran los datos de presupuestos y costos seleccione en el menú Documento/presentación preliminar como muestra la pantalla (21) P (21) Después de seleccionar el menú indicado aparecerá la siguiente pantalla (22) 28/176

29 P (22) Paso 6 Oprima el botón para seleccionar la vista de Presupuestos y nos aparecerá la siguiente pantalla (23) P (23) 29/176

30 Paso7 Seleccione el primer renglón y oprima dos veces en él, nos aparecerá la siguiente pantalla (24) P (24) Este documento nos muestra la póliza contable con los datos que afectó en las 3 contabilidades (financiera, presupuestal y de costos) Nota: El sistema brinda la oportunidad de visualizar las modificaciones que haya tenido un documento cuando seleccionamos del menú Modificaciones de documento como se muestra en la pantalla P (25) P(25) Al seleccionar este menú se pasa a la pantalla (26) siguiente: P (26) 30/176

31 En esta pantalla podemos ver de primera instancia que el documento ha tenido modificaciones. Para visualizarlas damos un clic sobre la información que queremos ver, por ejemplo al dar doble clic en la primera línea donde dice modificado el, vamos a ver la información de cuándo fue modificado el documento, como se muestra en la pantalla (27): P(27) 31/176

32 MODIFICAR DOCUMENTOS PRELIMINARES Cod y Nom: Proceso: Ruta: FBV2 Modificar Modificar documentos preliminares. Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Documento Documentos preliminares FBV2 - Modificar Paso 1 Acceder a la ruta antes mencionada o a la transacción FBV2. Nos aparecerá la siguiente pantalla (13M). P (13M) Paso 2 Ingresar la Sociedad, el número de documento preliminar que desea visualizar y el ejercicio en que se registró el documento como muestra la pantalla anterior. Una vez registrados los campos necesarios, presionar el botón el documento preliminar, mostrándonos la siguiente pantalla (14M). Enter y podremos visualizar y en su caso modificar Nota: Si no conoce el número de documento que desea visualizar oprima el botón y delimite por fechas, clases de documentos, referencias, usuarios, para que el sistema muestre la lista de los documentos que cumplan con esas características, posteriormente seleccione el documento que desea visualizar. Pantalla (14M) P (14M) 32/176

33 Paso 3 Esta pantalla es posible modificar los datos registrados de manera preliminar. Paso 4 En este momento es posible grabar el documento aún como preliminar o contabilizarlo. En el último caso el sistema desplegará el mensaje correspondiente. MODIFICAR DOCUMENTOS CONTABILIZADOS Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Documento FB02 Modificar Paso 1 Ingresar al menú indicado. Se mostrara la siguiente pantalla (18M) P (18M) 33/176

34 Paso 2 Ingresar el número de documento que desea modificar, la sociedad y el ejercicio en que se registró el documento como muestra la pantalla anterior. Paso 3 Presione el botón de Enter y nos aparecerá la siguiente pantalla (19M) Nota: Si no conoce el número de documento que desea visualizar oprima el botón y delimite por fechas, clases de documentos, referencias, usuarios, para que el sistema muestre la lista de los documentos que cumplan con esas características, posteriormente seleccione el documento que desea modificar. P (19M) Paso 4 Esta pantalla muestra la póliza contable del documento, si desea modificar alguna posición oprima dos veces en la línea deseada. Si oprime el botón aparecerá la pantalla (20M) donde el sistema muestra distintos datos como las fechas de contabilización y de documento así como la fecha en que se registró el documento, el usuario, la hora, la transacción utilizada y varios datos de control. Los campos en blanco son los únicos susceptibles a modificarse. P (20M) 34/176

35 Para regresar Oprima el botón Paso 5 Para modificar alguna posición oprima dos veces en él, nos aparecerá la siguiente pantalla (24M) P (24M) Los campos en blanco son los únicos susceptibles a modificarse. Paso 6 Una vez que haya realizado las modificaciones presiones el botón de grabar para registrar los campos o cancele. El sistema emitirá el mensaje correspondiente. 35/176

36 DOCUMENTOS PRELIMINARES CUENTAS DE MAYOR Cod y Nom: Proceso: Ruta: FBV0 Contab./borrar Contabilizar ó borrar documento preliminar libro mayor Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Documento Documentos preliminares FBV0 Contab./borrar. Paso 1 Si deseamos contabilizar o borrar un documento preliminar, podemos acceder a la ruta anterior donde nos presenta la siguiente pantalla (25). P (25) Paso 2 Ingresar la sociedad FI en la que se registró el documento preliminar, así como el número asignado por el sistema al documento preliminar y el año en que se registró. Después de llenar dichos datos, oprimir el botón la siguiente pantalla (26)., lo cual nos lleva a P (26) 36/176

37 Paso 3 Aquí se tienen varias opciones. La primera, en caso de que se decida contabilizar definitivamente el documento preliminar, oprimir el botón desee guardar oprima el botón, si no se desea contabilizar aún pero sí se realizaron cambios al documento los cuales Paso 4 En caso de que se desee borrar el documento preliminar, oprimir en el menú de la pantalla, Documento / Borrar documento preliminar, como se muestra en la pantalla (27) 37/176

38 P (27) Al seleccionar el menú anterior nos mostrará la siguiente pantalla (28) P (28). Paso 5 Oprimir el botón y nos mostrará el siguiente mensaje en el fondo de la pantalla: En caso de que se decida rechazar un documento preliminar, acceder a la siguiente transacción: 38/176

39 Cod y Nom: Proceso: Ruta: FBV6 Rechazar Rechazar documento preliminar libro mayor Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro Mayor Documento Documentos preliminares FBV6 Rechazar. Al acceder a la ruta anterior nos presenta la siguiente pantalla (29). P (29) Ingresar la sociedad FI en la que se registró el documento preliminar, así como el número asignado por el sistema al documento preliminar y el año en que se registró. Después de llenar dichos datos, oprimir el botón, lo cual nos lleva a la siguiente pantalla (30). 39/176

40 P (30) Paso 5 Para rechazar el documento preliminar seleccionado oprimir el botón y nos regresará a la pantalla inicial quedando como rechazado el documento el cual ya no podrá contabilizarse debido al rechazo. ANULACION DE DOCUMENTOS Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Documento Anular FB08- Anulación individual Paso 1 Acceder a esta ruta el sistema nos muestra la siguiente pantalla (31). P (31) 40/176

41 Paso 2 En la pantalla anterior se deben llenar los siguientes datos: Nombre del campo Descripción Longitud Observaciones Número del Número del documento a anular se documento tiene que tener muy identificado. 10 Obligatorio Sociedad Sociedad FI en donde esta registrado el documento. 4 Obligatorio Ejercicio Año que corresponde a la contabilización del documento. 4 Obligatorio Motivo de anulación Característica en donde se va a registrar la anulación del documento, Valor que se puede consultar con la tecla F4 2 Obligatorio Pantalla (32) con campos registrados: 41/176

42 P (32) Paso 3 Si no conoce el número de documento a anular oprima el botón (33). y aparecerá la siguiente pantalla 42/176

43 P (33) Paso 4 Delimitar las características del documento para que el sistema nos muestre los documentos que cumplan con esas especificaciones, en este caso se indica que muestre todos los documentos con fecha de contabilización del Oprimir el botón y mostrará la siguiente pantalla (34) P (34) 43/176

44 Paso 5 Seleccione el documento deseado oprimiéndolo dos veces y aparecerá la siguiente pantalla (35) P (35) Si desea visualizar el documento antes de anularlo oprima el botón Paso 6 Ingresar los datos después presionar el botón de contabilizar para anular el documento seleccionado y aparecerá el siguiente mensaje:. Esto indica que el documento ya fue anulado y si lo queremos visualizar ir al menú de Documento Visualizar y mostrara el documento anulado. 44/176

45 Aparecerá la siguiente pantalla (36) P (36) Como se puede observar se registró un documento inverso al que originalmente estaba registrado y al pulsar el botón de Visualizar cabecera de documento nos muestra los datos de registro del documento pero además nos muestra la información del documento anulado como muestra la pantalla (37) 45/176

46 P (37) Paso 5 En la pantalla anterior al hacer doble clic en el campo de Doc. anul p. (Documento de Anulación) nos muestra el documento anulado (documento original) pantalla (38) P (38) 46/176

47 47/176

48 ANULACION EN MASA DE DOCUMENTOS Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Documento Anular F.80- Anulación en masa Paso 1 Acceder a esta ruta o a la transacción F.80 el sistema muestra la siguiente pantalla (39) P (39) En esta pantalla debemos de poner los siguientes datos: Nombre del campo Descripción Longitud Observaciones Sociedad Sociedad FI en donde están 4 Obligatorio registrados los documentos. Número del Número de documentos a 10 Obligatorio 48/176

49 documento anular se deben de tener identificados. Ejercicio Año que corresponde a la contabilización de los 4 Obligatorio documentos. Motivo de anulación Es el motivo de anulación de los documentos, si es en el mismo periodo o en periodo cerrado, etc. Se puede 2 Obligatorio consultar el menú con la tecla F4 Fecha de contabilización (datos para Fecha en que se contabiliza la anulación de los documentos (si se deja en blanco se 10 Opcional contabilización de anulación) anulará con la misma fecha del documento original) Período contable (datos para contabilización de Mes en que se contabiliza la anulación de los documentos (si se deja en blanco se 02 Opcional anulación) anulará con el mismo período del documento original) Fecha de documento (datos para Fecha en que se queda registrado el documento de la contabilización de anulación (si se deja en blanco anulación) se anulará con la misma fecha 10 Opcional de documento del documento original) Nombre del campo Descripción Longitud Observaciones Ejecución de test. Al marcar este campo se ejecuta este programa en prueba y se emite un reporte 1 Opcional que al revisarlo se puede ejecutar en definitivo. Operaciones entre Solo se marca este campo, si sociedades se tienen operaciones con sociedades dentro del mismo sistema R/3 1 Opcional Pantalla (40) con campos registrados P (40) 49/176

50 50/176

51 Paso 2 Ejecutar el programa presionando el botón de ejecutar y el sistema muestra la siguiente pantalla (41) P (41) Paso 3 Como se puede observar en este reporte, se listan los documentos que se pueden anular y cuales por alguna razón no se puede. Si al revisar los documentos estos son los que se tienen que anular entonces se desmarca el campo de Ejecución de test y se manda en definitivo generando así la anulación de los documentos. FI-GL_02_Consultas de saldos de Cuentas de Mayor Cod y Nom: Proceso: Ruta: MA02 / GL_ Visualizar saldos. Consulta de saldos de cuentas de mayor. Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Cuenta FAGLB03 - Visualizar saldos (nuevo) VISUALIZAR SALDOS CUENTA DE MAYOR Paso 1 51/176

52 Acceder a la ruta anterior o a la transacción FAGLB03 se presenta la siguiente pantalla (1) de consultas de saldos de cuentas de mayor: P (1) Paso 2 En la pantalla anterior debe registrar los siguientes campos: Nombre del campo Descripción Longitud Observaciones Número de cuenta Cuenta contable de la que se solicita consultar el saldo. (puede poner una cuenta o un rango, además apretando la 10 Obligatorio flecha amarilla puede solicitar varios rangos o varias cuentas) Sociedad Sociedad FI en donde se registra la contabilidad de las cuentas. (Puede visualizar 4 Obligatorio una sociedad o varias) Ejercicio Año en que se requieren consultar los saldos contables. 4 Obligatorio Pantalla (2) con campos registrados: 52/176

53 P (2) Paso 3 Al tener completos estos datos oprima el botón ejecutar y nos genera la siguiente pantalla (3). 53/176

54 P (3) En esta pantalla en los datos de cabecera nos está mostrando la cuenta de la sociedad 1000 En la posición del documento se pueden observar los cargos y abonos que se han registrado a la cuenta consultada por cada uno de los periodos del ejercicio, así como el saldo del período y el saldo acumulado. 54/176

55 Si desea ver el detalle de los registros de algún saldo, seleccione y oprima dos veces el monto de la columna del período deseado dependiendo la información que necesite, puede seleccionar solo los cargos o abonos por período o totales, así como los saldos y saldos acumulados por períodos o por totales. Paso 4 Oprimir el monto de la columna de Saldo y de la fila 11 y nos aparece la siguiente pantalla (4) P (4) Esta pantalla nos muestra una lista de los documentos que han afectado esa cuenta con ciertos campos informativos, si desea cambiar el layout o el diseño de la pantalla quitando ciertos campos que no necesita o añadiendo otros que si, oprima el botón y aparecerá la siguiente pantalla (5) 55/176

56 P (5) Paso 5 Seleccionar de la columna Campos suprimidos el campo que desea visualizar en el reporte y oprima el botón pasar el campo en la columna de visualización como muestra la pantalla (5). Si desea grabar esa vista oprima el botón y aparecerá la siguiente pantalla (6) para P (6) 56/176

57 Paso 6 En esta pantalla ingresar el nombre de la Disposición en el campo Layout y la denominación de la misma en el campo Denomin. Si desea que al ingresar a esta transacción y solamente el usuario pueda visualizar la disposición active el campo de Específico usuario de otra forma cualquier usuario puede visualizarla. Pantalla (7) con campos registrados: P (7) Paso 7 Oprima el botón para regresar a la pantalla (9) principal 57/176

58 P (9) Esta pantalla muestra ya el campo que se ingresó anteriormente. Se pueden grabar todas las vistas o disposiciones que desee y para visualizar una en específico oprima el botón y seleccione la disposición deseada. Paso 8 Para consultar el detalle de cualquiera de los documentos se hace doble clic en uno de ellos y nos muestra la siguiente pantalla (10) 58/176

59 P (10) Cod y Nom: Proceso: Ruta: FAGLL03 - Visualizar/Modificar partidas Consulta y modificación de partidas de cuentas de mayor. Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Cuenta FBL3N- Visualizar/Modificar partidas Paso 1 Acceder a la ruta anterior o a la transacción FBL3N se presenta la pantalla (11) de visualización y modificación de partidas de cuentas de mayor: P (11) 59/176

60 Paso 2 Registrar en la pantalla anterior los datos siguientes: Nombre del campo Descripción Longitud Observaciones Cuenta de Mayor Cuenta contable de la que se solicita consultar o 10 Obligatorio modificar las partidas. Sociedad Entidad financiera o sociedad FI en donde se 4 Obligatorio registra la contabilidad. Selección de partidas/todas las partidas. Selección de las partidas a consultar/modificar. (puede seleccionar las 1 Obligatorio 60/176

61 Clase de partidas partidas abiertas únicamente, o las partidas compensadas o todas las partidas) En este campo se selecciona la clase de partidas a consultar. (pueden ser partidas normales y/o de apuntes estadísticos y/o partidas registradas de forma preliminar) 1 Opcional Pantalla (12) con campos registrados: P (12) 61/176

62 Paso 3 Presionar el botón de ejecutar programa para visualizar y en su caso modificar las partidas de las cuentas de mayor se mostrara la siguiente pantalla (13): P (13) 62/176

63 Paso 4 Al tener este reporte se selecciona la partida a visualizar o modificar y se hace doble clic en ella nos muestra la pantalla (14): P (14) 63/176

64 Paso 5 Esta pantalla muestra la posición 2 del documento seleccionado, si desea modificar algún campo oprimir el botón de modificar y se muestra la siguiente pantalla (15) para modificar los campos necesarios. P (15) 64/176

65 Paso 6 En esta posición del documento solo se puede modificar los campos de Asignación y texto, en los campos de cabecera de documento se pueden modificar los campos de referencia y texto de cabecera, presionando el botón la siguiente pantalla (16). se muestra P (16) 65/176

66 Paso 7 Oprimir el botón para regresar a la pantalla inicial. Al haber realizado los cambios en la posición del documento y en la cabecera se graben los cambios oprimiendo el botón. COMPENSAR PARTIDAS ABIERTAS DE CUENTAS DE MAYOR Cod y Nom: F-03 Compensar Proceso: Compensación de partidas abiertas de cuentas de mayor. Ruta: Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Cuenta F-03 Compensar Paso 1 Acceder a la ruta anterior,se presenta la siguiente pantalla (17) de compensación cuentas de mayor: P (17) 66/176

67 Paso 2 En la pantalla anterior debe llenar los siguientes campos: Nombre del campo Descripción Longitud Observaciones Cuenta de Mayor Cuenta contable a compensar partidas. 10 Obligatorio Fecha de Fecha en que se registra el compensación apunte contable de la compensación. (El sistema 10 Obligatorio propone la del día) Periodo Mes en que se registrará contablemente la compensación (el sistema 2 Obligatorio propone el mes actual) Sociedad Sociedad FI en donde se registra la contabilidad. 4 Obligatorio Moneda Código de moneda en que 3 Obligatorio 67/176

68 se compensarán las partidas abiertas. Pantalla (18) con campos registrados: P (18) Paso 3 Al tener estos datos en la pantalla anterior se pulsa el botón de Enter o el de y el sistema nos muestra la pantalla (19). 68/176

69 P (19) Paso 4 En esta pantalla se seleccionan las partidas a compensar y se pulsa doble clic en ellas para que queden marcadas en color azul y se puedan conciliar, es importante observar que el saldo sin asignar es cero. Paso 5 Al tener marcadas las partidas a compensar, se procede a pulsar el icono de grabar y así registrar la compensación de estas partidas. Paso 6 Si se desea visualizar el documento oprimir en el menú superior Documento/Visualizar como muestra la pantalla (20) P (20) 69/176

70 Al seleccionar el menú indicado el sistema muestra la siguiente pantalla (21). P (21) Al ser un documento de compensación este no registra posiciones contabilizadas, solo les cambia el estatus a las partidas marcándolas como partidas compensadas. Si visualizamos el saldo de la cuenta en la transacción FBL3N - Visualizar/Modificar partidas se visualiza como muestra la siguiente pantalla (22) 70/176

71 P (22) En la pantalla anterior podemos visualizar las dos partidas que se acaban de compensar con un estatus de semáforo verde en la segunda sección del reporte. 71/176

72 FI-GL_03_Administración de datos maestros Cod y Nom: AM03 / GL_Administración de datos maestros Proceso: Tratamiento de datos maestros de cuentas de mayor en forma central. Ruta: Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Datos maestros Tratamiento individual FS00 Central Paso 1 Acceder a la ruta anterior, se presenta la siguiente pantalla (1) de cuenta de mayor central- tratamiento: P (1) Paso 2 En la pantalla anterior debe registrar los siguientes campos: Nombre del campo Descripción Longitud Observaciones Cuenta de Mayor Cuenta contable que se desea consultar. 10 Obligatorio Sociedad Entidad financiera en donde se registra la contabilidad. 4 Obligatorio 72/176

73 Paso 3 Al tener completos estos datos pulsar el siguiente botón y nos muestra la siguiente pantalla (2). P (2) 73/176

74 En esta pantalla podemos observar que existen una serie de botones de tratamiento a los datos maestros. Estos tratamientos son los siguientes: Visualizar la cuenta, nos permite hacer consultas de cada uno de los campos. Modificar la cuenta, con esta opción podemos cambiar alguno de los datos del registro maestro que más adelante se van a explicar. Crear dato maestro sin modelo, permite crear un dato maestro sin copiar de uno ya existente. Crear dato maestro con modelo, con este botón podemos crear un dato maestro con modelo de otro ya existente y así tomar todas las características del mismo grupo de cuentas. Bloquear dato maestro, permite bloquear el dato maestro a nivel plan de cuentas y a nivel sociedad, este tipo de bloqueo es para creación, para contabilización y planificación. Petición de borrado, en esta opción se marcan para borrado los datos maestros, tanto a nivel plan de cuentas como a nivel sociedad y posteriormente ejecutar un programa de archivado. Como se puede observar, contamos con 6 pestañas que contienen información del dato maestro que se describen a continuación: TIPO/ DENOMINACION pantalla (2) Grupo de cuentas.- El grupo de cuentas es una característica clasificadora dentro de los registros maestros de cuenta de mayor. El grupo de cuentas es una entrada obligatoria. Cuentas de beneficios o cuenta de balance.- Es una clasificación para determinar el tratamiento a la cuenta de mayor y con que características se van a manejar. Texto breve.- Descripción corta del nombre de la cuenta y su longitud es de 20 caracteres. Texto explicativo.- Descripción larga de la cuenta y su longitud es de 50 caracteres. DATOS DE CONTROL Pantalla (3) P (3) 74/176

75 Moneda de la cuenta.- Describe la moneda en la que se gestiona la cuenta. Si introduce la moneda de la sociedad, podrá efectuar contabilizaciones en todas las monedas. Saldos solo en moneda local.- Este indicador señala que en las contabilizaciones de la cuenta, los datos sólo se actualizan en la moneda local. Categoría fiscal.- Decida si desea utilizar la cuenta para contabilizaciones relevantes para impuestos. Si no es así, deje el campo vacío Permitida contabilizar sin IVA.- Provoca que también se pueda contabilizar la cuenta sin tener que introducir un indicador de impuestos. Gestión de partidas abiertas.- Específica que se gestionen las partidas abiertas para la cuenta. El saldo de una cuenta con gestión de PAs se deriva siempre del saldo de las partidas abiertas. 75/176

76 Visualización de partidas individuales.- Permite visualizar partidas individuales de la cuenta. Clave de clasificación.- Clave que simboliza la regla de estructuración para el campo Asignación en la posición del documento. ENTRADA/BANCO/INTER pantalla (4) P (4) Control de entrada de documentos en sociedad. Grupo status campo.- Determina el formato de imagen en la entrada de documentos. 76/176

77 Solo contabilizar automáticamente.- Indicador que determina que esta cuenta sólo deberá admitir contabilizaciones automáticas; es decir, las hechas por el sistema. Postimputar contabilizaciones automáticas.- Este indicador especifica que las posiciones de documento de esta cuenta generadas automáticamente por el sistema pueden imputarse posteriormente de forma manual. Cuenta asociada lista para entrada.- Este indicador señala que la cuenta asociada admite entradas en la contabilización de documentos. Datos bancarios / financieros sociedad Nivel de tesorería.- El nivel de tesorería se emplea para el control en la gestión de caja. Relevante para movimiento de caja.- Este indicador señala que en la cuenta de mayor en cuestión se contabilizan movimientos de caja. Pospre.- Código alfanumérico de la posición presupuestaria, la cual crea, modifica y visualiza o a la cual asigna un presupuesto. Banco propio.- Con esta clave se determinan los datos bancarios. ID de cuenta.- En combinación con la clave del banco propio, esta clave identifica unívocamente una cuenta bancaria. PALABRA CLAVE Y TRADUCCIÓN. Pantalla (5) P (5) 77/176

78 En este apartado se definen las descripciones del plan de cuentas en caso de utilizarse en otro idioma. INFORMACIÓN PLAN DE CUENTAS. Pantalla (6) P (6) 78/176

79 En esta pantalla se puede observar la información acerca de cuándo fue creado el dato maestro y por cuál usuario, así como las modificaciones al mismo. 79/176

80 INFORMACIÓN SOCIEDAD. Pantalla (7) P (7) Al igual que en la pestaña anterior en esta se puede consultar la información del registro maestro desde el punto de vista de la sociedad, cuando fue creado el dato maestro, por quien fue creado el dato maestro, a que plan de cuentas pertenece, cual es la clave del país, cual es la entidad CP (Entidad presupuestal) y cual la sociedad CO. Así como los documentos de modificación por los cambios realizados al registro maestro. 80/176

81 TRATAMIENTO INDIVIDUAL DE CUENTAS A NIVEL PLAN DE CUENTAS Paso 1 Si se desea dar una cuenta de alta solamente en el plan de cuentas, debe ingresar a la transacción FSP0 y aparecerá la siguiente pantalla (8) P (8) Paso 2 Como se puede ver en la pantalla anterior, al dar de alta una cuenta solamente en el plan de cuentas, únicamente deben llenarse las pestañas Tipo/denominación, Palabra clv.traduc. y Información TRATAMIENTO INDIVIDUAL DE CUENTAS A NIVEL SOCIEDAD Paso 1 81/176

82 Si se desea dar una cuenta de alta solamente en la sociedad, debe ingresar a la transacción FSS0 y aparecerá la siguiente pantalla (9) P (9) Paso 2 Como se puede ver en la pantalla anterior, al dar de alta una cuenta solamente en el plan de cuentas, únicamente deben llenarse las pestañas Datos de control, Entrada/banco/Inter. y Información TRATAMIENTO COLECTIVO DE DATO MAESTRO A NIVEL PLAN DE CUENTAS Cod y Nom: OB_GLACC11 - Datos del plan de cuentas Proceso: Tratamiento colectivo de campos en el dato maestro a nivel plan de cuentas. Ruta: Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Datos maestros Cuentas de Mayor Tratamiento colectivo OB_GLACC11 - Datos del plan de cuentas Paso 1 Acceder a la ruta anterior nos muestra la pantalla (10) de actualización en masa- cuentas de mayor: 82/176

83 P (10) Paso 2 En la pantalla anterior Se deben capturar los siguientes datos: Nombre del campo Descripción Longitud Observaciones Plan de cuentas Cuenta de Mayor Pantalla (11) con campos registrados P (11) Catalogo definido de cuentas de mayor 4 Obligatorio Cuenta contable de la que se solicita 10 modificar. Obligatorio 83/176

84 Estos son los campos a indicar para ejecutar el programa, sin embargo si pulsamos el botón seleccionar campo selección ubicado en la parte inferior de la pantalla, podemos elegir otros criterios de selección como se muestra en la siguiente pantalla (12) P (12) 84/176

85 Esta forma de elegir nuevos criterios de selección es opcional y al tener ya los criterios seleccionándolos de la columna derecha y pasándolos hacia la de la izquierda oprimiendo el botón posteriormente oprimir el botón, Paso 3 Ya que se encuentra en la pantalla inicial ejecutar el programa pulsando el botón pantalla (13). y el sistema muestra la siguiente P (13) 85/176

86 Paso 4 Seleccionar los campos deseados a modificar oprimir el botón y aparecerá la siguiente pantalla (14) P(14) 86/176

87 Paso 5 Como muestra la pantalla anterior, marque el campo a modificar de la columna del lado derecho y páselo a la columna del lado izquierdo con el botón. En este caso lo que indicaremos al sistema es que todas las cuentas seleccionadas sean marcadas para borrado, posteriormente oprimir el botón y aparecerá la siguiente pantalla (15) P (15) 87/176

88 Como puede visualizar, ahora aparece el campo seleccionado marcar para borrado del lado derecho de la pantalla anterior (Bloque..). Paso 6 En la pantalla anterior,seleccionar las cuentas que a modificar oprimiendo el botón y posteriormente debe indicar el dato a modificar en la sección de arriba de la pantalla ingresando el dato en la fila de Valores nuevos, o si desea remplazar oprima el de la fila Reemplace sólo como muestra la siguiente pantalla (16) P (16) Paso 7 Presiona el botón de siguiente pantalla (17) P (17) efectuar modificación en masa y el sistema efectúa las modificaciones como muestra la 88/176

89 Paso 8 Ya modificados los campos como muestra la pantalla anterior, oprimir el botón y aparecerá la siguiente pantalla (18) P (18) Paso 9 Oprimir el botón y aparecerá la siguiente pantalla (19) 89/176

90 P (19) Paso 10 La pantalla anterior nos muestra un estatus de las modificaciones realizadas a cada cuenta, si el semáforo está en verde indica que todo se modificó correctamente. Oprimir el botón y aparecerá la siguiente pantalla (20) P (20) 90/176

91 Paso 11 Oprimir el botón para finalizar. 91/176

92 TRATAMIENTO COLECTIVO DE DATO MAESTRO A NIVEL SOCIEDAD Cod y Nom: OB_GLACC12- Datos de la sociedad Proceso: Tratamiento colectivo de campos en el dato maestro a nivel sociedad. Ruta: Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Datos maestros Tratamiento colectivo OB_GLACC12 - Datos de la sociedad Paso 1 Acceder a la ruta anterior,se muestra la siguiente pantalla (21) P (21) Paso 2 En la pantalla anterior Se deben capturar los siguientes datos: Nombre del campo Descripción Longitud Observaciones Sociedad Clave de la unidad organizativa (Sociedad FI) 4 Obligatorio Cuenta de Mayor Cuenta contable de la que se solicita modificar. 10 Obligatorio Pantalla (22) con campos registrados P (22) 92/176

93 Al tener ya los datos se ejecuta el programa pulsando el botón y el sistema muestra la siguiente pantalla (23) P (23) 93/176

94 Paso 3 Seleccionar el botón de para efectuar modificaciones en masa y el sistema efectuara las modificaciones. Nota: Seguir los mismos pasos que el proceso anterior ya que la modificación se realiza de la misma forma. 94/176

95 TRATAMIENTO COLECTIVO DE DATO MAESTRO EN SUS DENOMINACIONES Cod y Nom: Proceso: Ruta: OB_GLACC13 Denominaciones Tratamiento colectivo de campos en el dato maestro a nivel sociedad. Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Datos maestros Tratamiento colectivo OB_GLACC13 - Denominaciones Paso 1 Acceder a la ruta anterior, nos muestra la siguiente pantalla (24) P (24) Paso 2 En la pantalla anterior se deben capturar los siguientes datos: Nombre del campo Descripción Longitud Observaciones Clave de idioma Clave del idioma de las cuentas a tratar 2 Obligatorio Sociedad Clave de la unidad organizativa (Sociedad FI) 4 Obligatorio Cuenta de Mayor Cuenta contable de la que se solicita modificar. 10 Obligatorio Pantalla (25) con campos registrados. P (25) 95/176

96 Paso 3 Oprimir el botón y aparecerá la siguiente pantalla (26) P (26) Paso 4 Modificar los campos de Texto breve y texto explicativo de las cuentas deseadas. Puede hacerlo directamente en cada cuenta, si deseara escribir el mismo en texto en varias cuentas modifique esos campos pero en la sección de arriba de la pantalla en la fila de valores nuevos y siga los mismos pasos de los dos procedimientos anteriores. 96/176

97 Registro automático a pólizas de más de 999 posiciones Cod y Nom: S_ALR_ Visualización de modificaciones de cuentas de mayor Proceso: Mantenimiento de datos maestros Ruta: Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Sistema de información Informes de libro mayor (nuevo) Datos maestros S_ALR_ Visualización de modificaciones de cuentas de mayor Acceda a esta transacción desde el menú en la ruta definida para poder obtener un reporte que indique las modificaciones que ha tenido una o varias cuentas.. Paso 1 Al acceder al reporte tiene los siguientes campos de selección: Al ejecutar el reporte para una o varias cuentas el sistema presentará la siguiente pantalla, indicando los campos que han tenido alguna modificación: 97/176

98 Vista acreedor automático Cod y Nom: ZAP_AUTOMATICO Tabla de cuenta asociada automática para acreedores Proceso: Mantenimiento de datos maestros Ruta: No aplica Esta transacción se utiliza para que de manera automática se coloque la cuenta asociada al proveedor dependiendo de su grupo de cuentas. Paso 1 Acceda directamente a la transacción. Paso 2 En la pantalla (27) se deben capturar los siguientes datos: Nombre del campo Descripción Longitud Observaciones Grupo Grupo de cuentas 4 Obligatorio Cuenta asociada Cuenta asociada Cuenta asociada para proveedores nacionales Cuenta asociada para proveedores internacionales 10 Obligatorio 10 Obligatorio 98/176

99 Registro automático a pólizas de más de 999 posiciones Cod y Nom: ZFI_REG_AUTOM Cuentas Contables Activas Proceso: Mantenimiento de datos maestros Ruta: No aplica Esta transacción se utiliza para que de manera automática se determine la cuenta de corte para pólizas de más de 999 posiciones. Paso 1 Acceda directamente a la transacción. Paso 2 En la pantalla (28) se deben capturar los siguientes datos: Nombre del campo Descripción Longitud Observaciones Cuenta contable Cuenta contable de corte de pólizas 10 Obligatorio Activo Indicador de que esta es la cuenta activa para el proceso. 1 Obligatorio 99/176

100 FI-GL_04_Operaciones periódicas OPERACIONES PERIODICAS Cod y Nom: Proceso: Ruta: MA04 / GL_Compensar automáticamente sin modelo de moneda de compensación Compensación automática de partidas cuentas de mayor. Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Operaciones periódicas Compensar automáticamente F.13 Sin modelo de moneda de a de compensación. COMPENSACION AUTOMATICA DE PARTIDAS CUENTAS DE MAYOR Paso 1 Acceder a la ruta anterior, se presenta la siguiente pantalla (1).P (1) Paso 2 Ingresar la sociedad en la que se desea realizar la compensación automática, así como el ejercicio y el rango de fechas de contabilización de los documentos que desea compensar. Marcar el campo para que el reporte se ejecute para cuentas de mayor. En caso de que se desee hacer por una o unas cuentas de mayor específicas, ingresar el o los números de cuentas que se deseen. Seleccione también el campo Pantalla (2) con campos registrados: P(2) 100/176

101 Paso 3 Ingresados los campos necesarios y oprimir el botón y nos mostrará la siguiente pantalla (3). P (3) 101/176

102 El reporte mostrará todas las partidas que pueden ser compensadas marcándolas de color verde en el campo de fecha Compensación, las partidas que no se pueden compensar simplemente las enlista pero sin registrar el campo antes mencionado. Además en el log adicional al final de la pantalla, indica las cuentas y números de documento correspondientes que no se compensaron. Es importante aclarar que aún no se ha compensado nada ya que ésta es una ejecución de prueba (test). Para realizarlo de forma real, oprimir el botón sección de Parám.contabiliz. desmarcar el campo nuevamente y nos mostrará el mensaje de advertencia: para regresar a la pantalla inicial y en la Posteriormente oprimir el botón pantalla (4) P (4) Oprimir la tecla Enter para continuar con el proceso y aparecerá la siguiente 102/176

103 Esta vez ya se compensó de forma real por lo que el sistema genera un número de documento de compensación que se muestra en el campo Doccomp RECONCILIACION DE CUENTAS Para reconciliar las cuentas de mayor con el resto de los módulos y validar que no existen diferencias entre ellos acceder a la siguiente transacción: Cod y Nom: Proceso: Ruta: FAGLF03 Reconciliación Reconciliación de cuentas de mayor. Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Operaciones periódicas Cierre Verificar/contar FAGLF03 Reconciliación. Descripción del proceso: El reporte efectúa una reconciliación ampliada en la Contabilidad financiera. En el marco del cierre mensual del libro mayor se efectúan las siguientes verificaciones de consistencia: 103/176

104 1. Las cifras de movimientos del Debe y del Haber de las cuentas de deudores, acreedores y de mayor con los totales del Debe y del Haber de los documentos contabilizados (función anterior del report SAPF070). 2. Las cifras de movimientos del Debe y del Haber de las cuentas de deudores, acreedores y de mayor con los totales del Debe y del Haber del índice de aplicación (índice secundario). Los índices de aplicación se utilizan internamente por el sistema para las cuentas con gestión de partidas abiertas o la visualización de partidas individuales. Todos los resultados de la reconciliación están conectados a una gestión del historial. Así pues, se pueden efectuar evaluaciones sobre la ejecución temporal y la adecuación de las tareas de reconciliación. Notas adicionales Se recomienda cerrar los períodos de contabilización a reconciliar. De esta forma, se evita que en la reconciliación de las cifras de movimiento: con los documentos: se contabilice un documento que conduce a la cancelación del reporte Documentación de programa SAPF070 con los índices de aplicación: se compensa una partida abierta que modifica los índices secundarios durante la ejecución del programa. Las diferencias en los índices de aplicación suelen tener consecuencias en la modificación de la parametrización "Visualización de las partidas individuales" de las cuentas de mayor afectadas. Los índices secundarios que no existan, y que se visualicen para todos los períodos antes de activar la visualización de las partidas individuales, se estructuran posteriormente con ayuda del reportrfsepa01. Encontrará más información en la nota OSS La ejecución del análisis de conciliación puede durar varias horas en determinadas circunstancias. Por este motivo, la selección de datos deberá ejecutarse en proceso de fondo (job de fondo). Al acceder a la ruta anterior o a la transacción F.03 nos presenta la siguiente pantalla (5). P (5) 104/176

105 En la pantalla anterior tenemos las siguientes opciones: Valores de entrada Los criterios de selección permiten restringir el análisis de conciliación. Es el caso, por ejemplo, de la sociedad o el ejercicio. También es posible parametrizar la clase de reconciliación mediante un parámetro. Para ello, deberá introducirse un parámetro de reconciliación como mínimo. El parámetro "Visualizar historial" permite visualizar los resultados de trabajos anteriores de reconciliación. Si se fija el parámetro "Visualizar historial", en la selección no se tomará en cuenta el resto de parámetros de selección (por ejemplo, sociedad, parámetro de reconciliación, etc.). Salida Si se ejecuta un análisis de reconciliación, se darán salida a los correspondientes totales de las cuentas. Si el total del Debe y del Haber difieren entre la cuenta y los documentos, o bien, entre la cuenta y el índice de aplicación, también se visualizará el importe de la diferencia, así como la cuenta de diferencias. Si se desea visualizar el historial, se obtendrá una relación de todas las reconciliaciones ejecutadas. El status proporciona la información siguiente: 1. Status Okay: No se han encontrado diferencias. Se pueden visualizar los totales del Debe y del Haber especificados. 105/176

106 2. Status Error: Se han encontrado diferencias. Se pueden visualizar los totales del Debe y del Haber especificados y las cuentas con diferencias. Después de seleccionar las opciones deseadas oprimir el botón. Nos mostrará la siguiente pantalla (6).P (6) En la pantalla anterior podemos visualizar si existen diferencias entre la contabilidad principal y el resto de los módulos. En la parte de hasta debajo de la pantalla podemos visualizar las cuentas en las que han aparecido diferencias ARRASTRE DE SALDOS Al finalizar el ejercicio, se necesita pasar los saldos finales del ejercicio al siguiente ejercicio, lo cual se realiza mediante el arrastre de saldos, a través de la siguiente transacción: Cod y Nom: Proceso: Ruta: FAGLGVTR Arrastre de saldos Arrastre de saldos de cuentas de mayor. Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Operaciones periódicas Cierre Arrastrar FAGLGVTR Arrastre de saldos (nuevo). Objetivo: Este programa se utiliza para arrastrar los saldos del libro mayor o de un ledger(libro) al nuevo ejercicio. El programa se puede repetir tantas veces como se desee. Sin embargo, normalmente no es necesario repetir la ejecución ya que, al contabilizar en el ejercicio anterior, las contabilizaciones se arrastran automáticamente al ejercicio actual, siempre que el arrastre de saldos ya se haya ejecutado para el ejercicio actual. Por defecto, el arrastre de saldos se realiza de la manera siguiente: Las cuentas de balance se toman con todas sus imputaciones adicionales. Las cuentas de beneficios se transfieren a la cuenta de arrastre de resultados. No se transfieren las imputaciones adicionales. Se suprimen las monedas de transacción y se compactan en moneda local. 106/176

107 Para las cuentas de beneficios deben actualizarse cuentas de arrastre de resultados donde se compactarán todas las cuentas de beneficios. Al acceder a la ruta anterior o a la transacción F.16 nos presenta la pantalla (7). P (7) Paso 1 Ingresar la sociedad a la que se desea arrastrar saldos. Marcar el campo (el sistema lo propone), también marcar el campo para que nos muestre el detalle de las cuentas donde se envía el resultado del ejercicio, si desea primero visualizar los saldos de las cuentas que se arrastrarán pero sin hacerlo realmente marque el campo (el sistema lo propone). Una vez ingresado lo anterior, oprimir el botón y aparecerá la siguiente pantalla (8). Ledger solo se tiene el Z0. 107/176

108 P (8) Paso 2 Esta pantalla nos muestra los resultados del arrastre de saldos al siguiente ejercicio, de manera preliminar o de prueba (test). Oprimir el botón para regresar a la pantalla principal. Desmarcar el botón para en esta ocasión se realice la ejecución de forma real. Oprimir el botón definitivo. nuevamente para realizar el arrastre de saldos INTRODUCIR TIPOS DE CAMBIO Cod y Nom: S_BCE_ Introducir tipos de cambio Proceso: Actualización de tipos de cambio. Ruta: Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Entorno Opciones actuales S_BCE_ Introducir tipos de cambio En este proceso se realiza la actualización de los tipos de cambio utilizados en el sistema, en base a el dato que se registre en esta transacción, el sistema realizará la conversión de la moneda correspondiente. Paso 1 Acceder a la ruta anterior, se presenta la siguiente pantalla (9). P (9) 108/176

109 La pantalla anterior nos muestra todos los tipos de cambio que están dados de alta en el sistema de las distintas monedas, las cuáles vienen estándar. Para actualizar el tipo de cambio de dólares a pesos por ejemplo: Paso 1 Buscar uno ya existente para copiarlo Paso 2 Actualizar la fecha y el tipo de cambio, para esto, en el inferior de la pantalla oprimir el botón aparecerá la siguiente pantalla (10) y P (10) Paso 3 En la pantalla anterior debe llenar los campos siguientes: Nombre del campo Descripción Longitud Observaciones 109/176

110 Tipo cotización Tipo de cotización bajo la que se almacenan los tipos de cambio, utilizar siempre el tipo de cotización 4 Obligatorio Moneda procedencia Identificador o nombre de la moneda extranjera Moneda destino Identificador o nombre de la moneda destino Válido de Fecha en que es válido el tipo de cambio 4 Obligatorio 10 Obligatorio 10 Obligatorio Pantalla (11) con campos registrados: P (11) }Al ingresar los datos mencionados y oprimir el botón el sistema nos muestra la siguiente pantalla (12) P (12) Esta pantalla nos muestra en el primer renglón la cotización que existe en el sistema para el tipo de cambio USD a MXN y nos muestra que la ultima fecha en que se actualizó el tipo de cambio fue el y con un factor de conversión de $12.90 pesos por 1 dólar. 110/176

111 Cuando se realizan operaciones en dólares el sistema convierte automáticamente a la moneda local tomando el último tipo de cambio que se haya actualizado en esta tabla, es por eso que en el día a día debe actualizarse el tipo de cambio. Paso 4 Para actualizarlo seleccione el renglón de la cotización deseada y oprima el botón copiar pantalla (13) como muestra la siguiente P (13) Al indicar al sistema que copie la cotización indicada nos crea una nueva línea con los campos en blanco para poder modificar como muestra la siguiente pantalla (14) P (14) Paso 5 En esta pantalla ingrese en el campo Válido de la fecha a partir de la cual será válido el tipo de cambio y en el campo Cotiz di. (Cotización) Ingrese el factor de conversión a la moneda destino como muestra la siguiente pantalla (15) 111/176

112 P (15) Paso 6 Después de registrar los campos indicados oprimir la tecla ENTER y la pantalla (16) se verá de la siguiente forma: P (16) Paso 7 Oprimir el botón Si desea dar de alta algún tipo de cambio de alguna moneda que no exista en la tabla de la pantalla inicial, cree el factor de conversión de la moneda deseada oprimiendo el Botón y Aparecerá la siguiente pantalla (17) P (17) 112/176

113 Paso 8 En la pantalla anterior debe ingresar los campos siguientes: Nombre del campo Descripción Longitud Observaciones T.Cot. Tipo de cotización bajo la que se almacenan los tipos de cambio 4 Obligatorio Válido de A partir de cuando va a ser válido el tipo de cambio 10 Obligatorio Factor (de) Factor de la moneda de procedencia 1 Obligatorio De Identificador o nombre de la moneda extranjera 4 Obligatorio Cotiz.di. Factor de conversión a la moneda destino 10 Obligatorio A Identificador o nombre de la moneda destino 4 Obligatorio Paso 9 Una vez ingresados los datos anteriores, oprimir el botón para guardar los cambios. 113/176

114 TRASLADO DE IVA Cod y Nom: F.38 - Traslado IVA diferido Proceso: TRASLADO DE IVA Ruta: Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Operaciones periódicas Cierre Notificar F.38 - Traslado IVA El traslado automático del IVA se efectúa periódicamente mediante esta transacción. La declaración debe realizarse dentro de un plazo determinado, una vez efectuado el pago de la factura. Ésta transacción crea en primer lugar un log de las facturas de deudor o de acreedor compensadas en el período y que se contabilizaron con un indicador de impuesto determinado. Los importes del impuesto con sus bases imponibles se toman de los apuntes de IVA de los documentos. Los datos de acreedor o de deudor y la correspondiente fecha de compensación se toman de las posiciones de contrapartida. Las posiciones de IVA sólo se compensan una vez se han compensado todas las posiciones correspondientes. Al acceder a la ruta anterior nos presenta la siguiente pantalla (18). P (18) Nombre del campo Descripción Longitud Observaciones Plan de cuentas Clave que identifica unívocamente un plan de cuentas. 4 Obligatorio Se utiliza para delimitar los apuntes para el traslado del IVA Cuentas de mayor (de impuestos) Cuentas de IVA 10 Obligatorio Se utiliza para delimitar los apuntes 114/176

115 para el traslado del IVA Sociedad Entidad Legal 4 Obligatorio Se utiliza para delimitar los apuntes para el traslado del IVA Otras delimitaciones Indicador de IVA Indicador de IVA 2 Opcional Parámetros para contabilizaciones Ejecutar Batch input Ejecutar Batch input 1 Juego de datos Batch input Obligatorio al correr el proceso en real. Nombre del archivo batch 12 Obligatorio. 115/176

116 Pantalla con los campos llenos. Pantalla (19) P (19) 116/176

117 Se ejecuta y presenta la siguiente pantalla (20) P(20) Al correrse en real se obtiene un archivo de procesamiento por lotes o Batch input que se ha de correr en la transacción SM35. Dicho archivo tendrá el nombre y el usuario específicado en la transacción F.38, como se muestra en la pantalla (21). P(21) 117/176

118 Al correrse este archivo se contabilizará el traslado del IVA. 118/176

119 COMPENSACIÓN EM/RF Cod y Nom: F.19 - Compensación EM/RF Proceso: Compensación EM/RF Ruta: Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Operaciones periódicas Cierre Reclasificar F.19 - Compensación EM/RF Una vez que ha llevado a cabo todos los pasos de preparación, puede comenzar a reclasificar las cuentas EM/RF, Lo cual hará que las partidas abiertas que no se reclasificaron, puedan ser presentadas y/ó clasificadas adecuadamente en el Balance General. Al acceder a la ruta anterior nos presenta la siguiente pantalla (22). P (22) Nombre del campo Descripción Longitud Observaciones Cuentas de mayor Cuenta EM/RF EM/RF Sociedad Entidad Legal 4 Obligatorio Fecha clave Fecha de selección de 10 Obligatorio partidas Si se marca este parámetro, Compensación el sistema efectuará la EM/RF compensación de la cuenta 10 Obligatorio 119/176

120 Generar contabilizaciones Nombre del juego de datos batch input EM/RF. Si marca este campo, el sistema creará un juego de datos de batch inputcon contabilizaciones. Nombre del juego de datos batch input 1 12 Obligatorio al correr en real Obligatorio al correr en real Se ejecuta la transacción y si no se marca el campo de Generar contabilizaciones el sistema no realizará ningún archivo batch y presentará la siguiente pantalla (23), con el análisis de la cuenta. P (23) Al marcar el check de generar contabilizaciones y colocar el nombre del archivo batch se realizará el juego de datos. Este juego de datos se ejecuta en la transacción SM /176

121 ABRIR Y CERRAR PERIODOS CONTABLES Cod y Nom: Proceso: Ruta: S_ALR_ Abrir y cerrar períodos contables Abrir y cerrar períodos contables. Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Entorno Opciones actuales S_ALR_ Abrir y cerrar períodos contables Con este proceso se controlan los períodos contables en la contabilidad financiera, al abrir los períodos se podrán efectuar contabilizaciones desde cualquier operación que afecte contablemente pero si éstos están cerrados de ninguna manera podrán registrarse contabilizaciones Al acceder a la ruta anterior nos presenta la siguiente pantalla (18). P (18) La pantalla anterior nos muestra todos los períodos que están abiertos en la contabilidad financiera, Los períodos se abren y cierran por clases de cuentas para tener un mejor control de cada área al cierre de cada mes. Podemos visualizar en el campo de Var la variante 0401 que son las que afectan a este sistema, las demás variantes son estándar del sistema, 121/176

122 pero las que se controlarán son las de la variante 0401, en el siguiente campo C se especifica la clase de cuenta que son las siguientes que muestra la pantalla (19). P (19) Los campos De cuenta y A cuenta son los rangos de las cuentas a que aplicará la regla pero como en este caso se controlará abarcando todas las cuentas por clase de cuenta el campo De cuenta se deja en blanco y el campo A cuenta se escribe zzzzzzzzz Posteriormente en las columnas 5, 6, 7 y 8 tenemos los períodos normales y los años que están abiertos en la contabilidad, el campo de período indica desde que periodo se encuentra abierto, el campo Ej (ejercicio) indica el año del período indicado en el campo anterior, el campo A período indica el período hasta el que está abierto y el campo Ej (ejercicio) indica el año del período indicado en el campo anterior. En las columnas 9, 10, 11 y 12 tenemos los mismos campos que en las 4 columnas anteriores, pero aquí se controlan los períodos especiales (13 al 16). Para abrir y cerrar períodos simplemente modifique los campos anteriores teniendo en cuenta que los rangos que indique son los períodos y años que quedan abiertos para contabilizar y oprimir el botón para guardar los cambios. Nota: Si no está abierto algún período en esta transacción, no se podrá realizar ninguna operación en el sistema que afecte cuentas contables en ese período. Si desea crear un rango de cuentas específico o para alguna variante para su control específico, Oprimir el botón P (20) y nos mostrará la siguiente pantalla (20) En la pantalla anterior debe ingresar los siguientes campos: Nombre del campo Descripción Longitud Observaciones Var. Variante de periodo contable 4 Obligatorio C Clase de cuenta 1 Obligatorio 122/176

123 De cuenta A cuenta De periodo Cuenta inicial a la que aplica la regla Cuenta final a la que aplica la regla Mes inicial del ejercicio 10 Obligatorio 10 Obligatorio 2 Obligatorio Ej. Año del ejercicio inicial por el que se quiere abrir el período 4 Obligatorio contable A periodo Mes final del ejercicio 2 Obligatorio Ej. Año del ejercicio final por el que se quiere abrir el período 4 Obligatorio contable De periodo Período inicial del período extraordinario del ejercicio 2 Obligatorio Ej. Año del ejercicio inicial por el que se quiere abrir el período 4 Obligatorio contable extraordinario. A periodo Período final del período extraordinario del ejercicio 2 Obligatorio Nombre del campo Descripción Longitud Observaciones Ej. Año del ejercicio final por el que se quiere abrir el período contable extraordinario. 4 Obligatorio Una vez ingresados los datos anteriores, oprimir el botón para guardar los cambios. 123/176

124 FI-GL_05_Reportes Financieros Cod y Nom: Proceso: MA05/ GL_ Reportes Financieros Reportes Financieros BALANCE PÉRDIDAS Y GANANCIAS Ruta: Menú SAP Finanzas Gestión Financiera Libro mayor Sistemas de información Informes para Libro Mayor Balance/PyG/Flujo de Caja General Comparaciones Real/Real S_ALR_ Balance/PyG Descripción del Proceso Este reporte crea el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias para un intervalo de tiempo determinado dentro de un ejercicio, incluyendo comparaciones absolutas y relativas con los valores de un periodo de comparación. Con este informe pueden generarse cuantos balances y cuentas de pérdidas y ganancias se deseen, de acuerdo con diferentes criterios de clasificación. La estructura del balance y la cuenta de pérdidas y ganancias la determina el usuario a través de la versión de cuenta de resultados que indique en el campo 'Versión de resultados'. Paso 1 Acceder a la ruta anterior o ingresar a la transacción F.01 se presenta la siguiente pantalla (1). 124/176

125 P (1) Paso 2 En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos: Campo Descripción Longitud Observaciones Plan de cuentas Clave del plan de cuentas 4 Opcional En este campo se puede rangos de cuentas. Si no Cuenta de especificar alguna cuenta de Mayor mayor a visualizar o uno o varios 10 Opcional 125/176

126 especifica ninguna cuenta, el informe mostrará todas. Sociedad Clave de la Sociedad FI 16 Obligatorio Estructura Balance PyG Año del informe Periodos del informe Año de Comparación Periodos de comparación Edición de lista: (lista clásica, control grid LVA, control tree LVA) Clave de la estructura de balance creada anteriormente que desea visualizar. Año del ejercicio que desea visualizar en el reporte Período del ejercicio indicado anteriormente en que desea visualizar en el reporte (puede especificarse un período, o un rango) Año del ejercicio que desea visualizar como comparativo en el reporte Períodos del ejercicio indicado anteriormente que desea visualizar como comparativo en el reporte. (puede especificarse un periodo, o un rango) 4 Obligatorio 4 Obligatorio 3 Obligatorio 4 Opcional 3 Opcional Campo Descripción Longitud Observaciones Este campo sirve para especificar la presentación en que el sistema muestra el balance. Seleccione la opción deseada (Se recomienda utilizar 1 Obligatorio la opción Control tree LVA que nos muestra jerárquicamente la información del estado financiero) Pantalla (2) con campos registrados: 126/176

127 P (2) Oprima la pestaña y nos mostrará la siguiente pantalla (3). P (3) 127/176

128 Paso 3 En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos: Campo Descripción Longitud Observaciones Tipo de balance Controla los periodos que se han de incluir en el intervalo del informe y de comparación. El sistema propone 1 que significa que se crea un balance acumulado 1 Obligatorio Cuentas con saldo cero Petición de borrado Moneda de Visualización Si se activa este campo nos mostrará las cuentas que tengan saldo cero. Si se marca este campo, las cuentas con petición de borrado también se visualizarán Moneda en que visualizará el reporte (el reporte permite emitir información en moneda distinta a pesos) Fecha clave para Fecha de tipo de cambio para 10 1 Opcional 1 Opcional 5 Obligatorio 128/176

129 conversión Tipo cotización para conversión conversión de moneda Clave bajo la cual se almacenan tipos de cambio para la conversión en el sistema. 4 Obligatorio 129/176

130 Pantalla (4) con campos registrados: P (4) Oprima la pestaña y nos mostrará la siguiente pantalla (5). P (5) 130/176

131 Paso 4 En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos: Campo Descripción Longitud Observaciones Este campo solo aplica si se tiene mas de una sociedad FI (como es el caso) y te da opción de visualizar una o varias 1 Opcional sociedades en el mismo reporte Compresión de sociedades Informe de totales Este campo controla la salida de informes de totales, en lo que '1' genera la lista más comprimida y 'blanco' genera la lista más detallada. 1 Opcional Campo Descripción Longitud Observaciones Este campo se refiere al cálculo de la Clase de columna comparación 'Desviación relativa'. 1 Opcional Con este campo se controla la representación de importes. El valor 0/0 significa que los importes se Escala editan de acuerdo a la moneda y con longitud completa. El valor 3/1 significaría que los importes se editarían en miles 4 Opcional Separación de listas deseada con una coma decimal. Si se activa este campo, las listas de impresión son separadas en función de la tabla de separación de listas, es decir, los distintos reportes que conforman este informe se imprimen en hojas separadas 1 Opcional 131/176

132 Imprimir info microfilm Título adicional Inicio numeración de páginas Impresión sobre formulario En impresora Si se marca este campo se imprimirá en la línea superior de cada página de impresión una línea en la que estarán contenidas informaciones como mandante, fecha, sociedad, hora, etc. En este campo puede indicarse un texto que ha de servir como título adicional en la salida de listas El contador de páginas comienza con el número indicado en este lugar. Nombre del formulario que dará salida al balance/pyg Nombre de la Impresora que dará salida al formulario de balance. 1 Opcional 40 Opcional 6 Opcional 16 Opcional 30 Opcional Pantalla (6) con campos registrados: P (6) Paso 5 Después de haber seleccionado todos los campos deseados, pulse el botón Ejecutar reporte como muestra la pantalla (7) para que aparezca el 132/176

133 P (7) En la cabecera del informe nos muestra ciertos datos como el tipo de moneda, el año y los períodos de informe y de comparación que se están visualizando. En la sección de abajo del informe podemos ver del lado izquierdo las descripciones o títulos que a su vez contienen las cuentas contables afectadas, para ver el detalle de estas cuentas puede ir abriendo el menú oprimiendo las flechas pantalla (8) y podrá visualizarlas como se muestra en la siguiente 133/176

134 P (8) En la columna de TotPerInf, nos muestra el saldo que tienen las respectivas cuentas de los períodos y ejercicio del informe, en la siguiente columna TotPerComp, nos muestra el saldo que tienen las cuentas de los períodos y ejercicio de comparación y en la última columna nos muestra la Desviación absoluta entre las dos columnas anteriores. La fórmula de esta columna es Des.rel.= (SaldoI - SaldoC) * 100 / SaldoC 134/176

135 SALDOS DE CUENTA DE MAYOR Ruta: Menú SAP Finanzas gestión Financiera Libro mayor Sistemas de información Informes para Libro Mayor Lista de saldos General Saldos de cuenta de mayor S_ALR_ Saldos de cuenta de mayor Descripción del Proceso Con el Reporte de saldos de cuentas de mayor, podemos visualizar las siguientes cifras mensuales: Saldo a cuenta nueva al inicio del ejercicio Total Debe del periodo de informe Total Haber del periodo de informe Saldos Debe o Haber del periodo total Al final de la lista, se obtienen los siguientes totales por moneda local: Totales por sociedad Total final de todas las sociedades Paso 1 Acceder a la ruta anterior o ingresar a la transacción S_ALR_ ,se presenta la siguiente pantalla (8). P (8) 135/176

136 Paso 2 En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos: Campo Descripción Longitud Observaciones Plan de cuentas Clave del plan de cuentas de 4 Opcional Sociedad Clave de la Sociedad FI 16 Obligatorio Ejercicio Año del ejercicio que desea 4 Obligatorio Periodos del informe Nivel de Compresión visualizar en el reporte Período del ejercicio indicado anteriormente en que desea visualizar en el reporte (puede especificarse un período, o un rango) Todas las clasificaciones de cuentas, disponen de niveles de compactación por medio de los cuales puede delimitar la salida a los 3 Obligatorio 1 Obligatorio 136/176

137 Imprimir ctas no contabiliz datos relevantes (el valor estándar es 0 ) Si se activa este campo, el reporte muestran también las sociedades no contabilizadas de las cuentas 1 Opcional Pantalla (9) con campos registrados: 137/176

138 P (9) Paso 3 Después de haber seleccionado todos los campos deseados, pulse el botón Ejecutar reporte como muestra la pantalla (10) para que aparezca el 138/176

139 P (10) LISTA DE SALDOS ESTRUCTURADA Ruta: Menú SAP Finanzas gestión Financiera Libro mayor Sistemas de información Informes para Libro Mayor Lista de saldos General Lista de saldos estructurada S_ALR_ Lista de saldos estructurada Los saldos de las cuentas visualizadas en ese reporte se suman según la estructura existente del balance/cuenta de pérdidas y ganancias. En función a la estructura se visualizan los saldos de las cuentas de forma agrupada. Los grupos de compresión no se soportan en la evaluación pero si se soportan las posiciones Debe/Haber para las cuentas individuales. Paso 1 Al acceder a la ruta anterior o ingresar a la transacción S_ALR_ nos presenta la siguiente pantalla (11). 139/176

140 P(11) Paso 2 En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos: Campo Descripción Longitud Observaciones Plan de cuentas Clave del plan de cuentas 4 Opcional Sociedad Clave de la Sociedad FI 16 Obligatorio Estructura de balance Clave de la estructura de balance que se desea visualizar 4 Obligatorio 140/176

141 Año del informe Año de Comparación Periodos del informe creada anteriormente Año del ejercicio que desea visualizar en el reporte Año del ejercicio que desea comparar en el reporte Período del ejercicio indicado anteriormente en que desea visualizar en el reporte (puede especificarse un período, o un rango) 4 Obligatorio 4 Opcional 3 Obligatorio Pantalla (12) con campos registrados: P (12) 141/176

142 Paso 3 Después de haber seleccionado todos los campos deseados, pulse el botón Ejecutar reporte como muestra la pantalla (13) para que aparezca el P (13) 142/176

143 143/176

144 LISTA IMPRESIÓN PARTIDAS INDIVIDUALES LIBRO MAYOR Ruta: Menú SAP Finanzas gestión Financiera Libro mayor Sistemas de información Informes para Libro Mayor Partidas individuales Partidas individuales libro mayor S_ALR_ Lista impresión partidas individuales libro mayor Este reporte crea una lista de partidas abiertas o compensadas que pueden delimitarse en el tiempo. La lista contiene partidas de cuentas de mayor abiertas a la fecha indicada, así como partidas compensadas cuyas fechas de compensación se encuentran en el área de selección indicada. Así pueden seleccionarse todas las cuentas o sólo las que se gestionen con partidas individuales. Además de la habitual información sobre la partida se visualizan las siguientes imputaciones adicionales, siempre y cuando estén incluidas en la partida: Nota: Centro de coste y centro Si no se establece ninguna otra delimitación, este reporte seleccionará tanto partidas abiertas como partidas compensadas. Si sólo se desea seleccionar partidas abiertas, independientemente de la fecha clave, es necesario indicar como fecha de compensación un valor que no aparezca en los documentos, por ejemplo Paso 1 Acceder a la ruta anterior o ingresar a la transacción S_ALR_ , se presenta la siguiente pantalla (14). P (14) 144/176

145 Paso 2 En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos: Campo Descripción Longitud Observaciones Plan de cuentas Clave del plan de cuentas 4 Opcional Sociedad Clave de la Sociedad FI 16 Obligatorio Partid. Abierto en fecha clave Visualizar saldos de cuentas Se seleccionan todas las partidas que hayan sido contabilizadas hasta la fecha clave indicada y estén abiertas a dicha fecha. Año del ejercicio que desea visualizar en el reporte 10 Obligatorio 4 Obligatorio 145/176

146 Pantalla (15) con campos registrados: P (15) 146/176

147 Paso 3 Después de haber seleccionado todos los campos deseados, pulse el botón Ejecutar reporte como muestra la pantalla (16) para que aparezca el P (16) 147/176

148 DIARIO COMPACTO DE DOCUMENTOS Ruta: Menú SAP Finanzas gestión Financiera Libro mayor Sistemas de información Informes para Libro Mayor Documento General S_ALR_ Diario compacto de documentos El diario compacto de documentos visualiza los datos más importantes de las cabeceras y posiciones de documentos seleccionadas, en forma tabular. La lista es apropiada como registro y para la reconciliación con las listas de saldos (test de reconciliación). Paso 1 Acceder a la ruta anterior o ingresar a la transacción S_ALR_ ,se presenta la siguiente pantalla (17). P (17) Paso 2 En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos: Campo Descripción Longitud Observaciones Sociedad Clave de la Sociedad FI 4 Obligatorio Ejercicio Año que se desea visualizar en el reporte 4 Obligatorio Documentos Si se activa este campo sólo se normales visualizan documentos relevantes 1 Opcional 148/176

149 Documentos preliminares desde el punto de vista contable, es decir que los documentos estadísticos o grabados de forma preliminar no aparecen Si se activa este campo, además de los documentos normales, se seleccionaran adicionalmente los documentos de la entrada preliminar identificados como tal en el reporte 1 Opcional Pantalla (18) con campos registrados: P (18) 149/176

150 Paso 3 Después de haber seleccionado todos los campos deseados, pulse el botón Ejecutar reporte como muestra la pantalla (19) para que aparezca el 150/176

151 P (19) LIBRO MAYOR Ruta: Menú SAP Finanzas gestión Financiera Libro mayor Sistemas de información Informes para Libro Mayor Lista de saldos Chile S_ALR_ Libro Mayor La tarea de este reporte es la de representar en la forma específica de país correspondiente las cuentas de mayor y sus arrastres de saldo, movimientos de cuenta separados por debe y Haber, así como sus saldos finales. Paso 1 Al acceder a la ruta anterior o ingresar a la transacción S_ALR_ nos presenta la siguiente pantalla (20). P (20) 151/176

152 Paso 2 En la pantalla anterior debemos registrar los siguientes campos: Campo Descripción Longitud Observaciones Plan de cuentas Clave del plan de cuentas 4 Opcional Sociedad Clave de la Sociedad FI 4 Obligatorio Ejercicio Año que se desea visualizar en el 4 Obligatorio Partid. Abiertoen fecha clave Periodo reporte Se seleccionan todas las partidas que hayan sido contabilizadas hasta la fecha clave indicada y estén abiertas a dicha fecha. Período del ejercicio que desea visualizar en el reporte (Las cifras de movimientos de las cuentas se actualizan por períodos dentro del ejercicio. Como máximo, pueden actualizarse 16 períodos) 10 Obligatorio 4 Obligatorio Optimizar Este campo se activa para la 1 Opcional 152/176

153 columnas Var visualiz optimización de las columnas Este campo muestra la disposición que controla la edición de la lista, es decir algún formato en específico definido previamente 12 Opcional Pantalla (21) con campos registrados: P (21) 153/176

154 Paso 3 Después de haber seleccionado todos los campos deseados, pulse el botón Ejecutar reporte como muestra la pantalla (22) para que aparezca el P (22) 154/176

155 FI-GL_06_Contabilizaciones con modelo Cod y Nom: Proceso: Ruta: MA06 / GL_Realizar Contabilizaciones con Modelo Contabilizaciones con Modelo Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Contabilización FB50 Registrar doc. de cuenta de mayor Para efectos de este manual, se creó la póliza No como se muestra a continuación en la pantalla (1). Misma que será utilizada como modelo para crear una nueva. P (1) 155/176

156 CONTABILIZACIONES CON MODELO Paso 1 Acceder a la ruta anterior o ingresar a la transacción FB50, se presenta la siguiente pantalla (2), P (2) Paso 2 En el menú superior de la pantalla seleccione pasar a/ contab.c/modelo (Pasar a Contabilización con Modelo) como se muestra en la siguiente pantalla (3). P (3) 156/176

157 Al seleccionar el menú indicado se despliega la siguiente pantalla (4). P (4) Paso 3 En la pantalla anterior capture los siguientes campos: Campo Descripción Longitud Observaciones No. De Coloque el número de Documento documento que por sus características, desee utilizar 10 Obligatorio como modelo. Sociedad Coloque la sociedad que realizará el pago. 4 Obligatorio Ejercicio Coloque ejercicio en el cuál se 4 Obligatorio Crear asiento inversión Entrar apuntes de cuenta de mayor registró el documento modelo. En Caso de marcar estacasilla, el sistema realizará el mismo asiento de manera inversa (Ej. Intereses negativos) En caso de marcar este flan, el sistema colocará únicamente los asientos del documento modelo en el nuevo X X Opcional Opcional 157/176

158 No proponer importes Recalcular días y porcentajes Visualizar posiciones documento. El sistema no colocará los importes en las posiciones copiadas. El sistema le permitirá hacer el recálculo de los días base para el descuento por pronto pago y el porcentaje. El sistema copiará las posiciones y sólo permitirá su visualización. El sistema copiará las posiciones. X X X Opcional Opcional Opcional Copiar posiciones X Opcional Campo Descripción Longitud Observaciones Copiar Textos Transferir áreas de funciones Calcular importes moneda local de nuevo Transferir segmento y seg interlocutor El sistema copiará los textos de las posiciones. El sistema transferirá las imputaciones del documento modelo. El sistema calculará los importes en moneda local del nuevo documento El sistema transferirá las segmentos y segmentos de interlocutor del documento modelo X X X X Opcional Opcional Opcional Opcional NOTA: Cabe mencionar que se pueden marcar una, varias o todas las opciones dependiendo del asiento que desee realizar, por lo que esta herramienta ofrece gran versatilidad disminuyendo la captura Paso 4 Para este manual, se marcaron las casillas Copiar Textos y Transferir áreas de funciones Pantalla (5) con campos registrados P (5) 158/176

159 Paso 5 Una vez completos los campos oprima la tecla Enter, y aparecerá la siguiente pantalla (6). P (6) 159/176

160 Paso 6 El sistema muestra la siguiente pantalla, para que de ser necesario se puedan realizar modificaciones a las fechas, tanto de referencia como de contabilización, así como modificar el texto de cabecera copiado del documento modelo. Realice los cambios pertinentes como se muestra en el ejemplo de la pantalla (7) donde se modificarán las fechas de documento y contabilización: P (7) 160/176

161 Paso 7 Una vez realizadas las modificaciones, oprima la tecla Enter lo que lo llevará a la siguiente pantalla (8) donde se muestran las posiciones del documento y si desea puede realizar cambios (Ej. los importes, textos, etc.) pantalla (8). P (8) 161/176

162 Esta pantalla muestra la posición 1 del documento donde podemos modificar los campos deseados, en el inferior de la pantalla nos muestra el siguiente mensaje de advertencia Paso 8 Para continuar con el proceso oprima la tecla Enter cada vez que aparezca este mensaje de advertencia el cual nos indica que en el dato maestro de la cuenta contable se especificó que la misma podía ser relevante para impuestos. 162/176

163 Si desea modificar los datos de la contabilidad de costos o de presupuestos oprima el botón muestra la siguiente pantalla (9) P (9) como Después de modificar los datos necesarios oprima el botón Paso 9 Oprima el botón Enter o el botón siguiente pantalla (10) para desplazarse a la siguiente posición del documento como muestra la P (10) 163/176

164 La pantalla anterior nos muestra la posición 2 del documento donde se pueden modificar los campos deseados como importe, indicador de impuestos, textos, etc. Paso 10 Después de modificar los datos necesarios oprimir el botón muestra la pantalla (11) para visualizar el resumen del documento como 164/176

165 P (11) Paso 11 Una vez realizadas las modificaciones (si hubiere) Oprima el botón para contabilizar el documento. 165/176

166 NOTA: Las casillas en la pantalla (5), determinan lo que se copia del documento modelo, si en este ejemplo, se hubiera marcado lacasilla No proponer importes junto con las casillas que marcamos para este ejercicio, en las posiciones del documento no se hubieran copiado los importes. Existe otra forma de realizar contabilizaciones con modelo desde la transacción de contabilización general en la siguiente ruta: Cod y Nom: F-02/ Realizar Contabilizaciones con Modelo Proceso: Contabilizaciones con Modelo Ruta: Menú SAP Finanzas Gestión financiera Libro mayor Contabilización F-02 - Contabilización general Este proceso es exactamente el mismo que el anterior pero con la diferencia que se debe entrar a la transacción F- 02 mostrando la siguiente pantalla (12) P (12) Otra diferencia es que para poder contabilizar un documento con otro modelo debe oprimir el botón y aparecerá la siguiente pantalla (13) 166/176

167 P (13) Como puede observar nos aparece la misma imagen que en el proceso anterior en la Pantalla (4), por lo que en adelante el procedimiento es el mismo. Indique el número de documento modelo, sociedad y ejercicio del mismo así como los campos que desee en la sección Control de proceso y continúe con el proceso como se mostró anteriormente. 167/176