MANUAL DE PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CULTURAL PÁGINA: 1 1. OBJETIVO Fortalecer la participación de la comunidad en actividades que promuevan la identidad cultural, el desarrollo de actitudes y aptitudes artísticas y el rescate de tradiciones. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a toda la comunidad (estudiantes, docentes y administrativos) y su familia, enfocado a una proyección social y prestación de servicios. 3. RESPONSABLE El Jefe de Sección, es el responsable de que este procedimiento se cumpla y de asegurar el entrenamiento del personal para la implementación de este procedimiento. 4. DEFINICIONES Cultura: Proceso mediante el cual la comunidad busca a través del arte el rescate y fortalecimiento de las tradiciones de regionales, nacionales e internacionales. Grupos culturales: Grupo donde se realiza y socializa la persona para desarrollar sus fines sociales a través de expresiones artísticas que definen su identidad. Instalaciones locativas: Lugares dentro de la institución en el cual se realizan las actividades culturales y demás. Aptitud: Idoneidad para el buen desempeño de alguna cosa. Actitud: Es la disposición de un ánimo que se manifiesta de algún modo. Actividades Intrainstitucionales: Actividades que se llevan a cabo entre las dependencias de una misma institución. Actividades Interinstitucionales: Actividades que se llevan a cabo entre diferentes instituciones.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CULTURAL PÁGINA: 2 5. CONTENIDO DEL DOCUMENTO 5.1 GENERALIDADES 5.1.1 El subproceso de gestión cultural es el encargado de fortalecer la participación de la comunidad en actividades que promuevan la identidad cultural, el desarrollo de actitudes y aptitudes artísticas y el rescate de tradiciones. 5.1.2 El jefe de la sección de Gestión tiene el deber de hacer cumplir los objetivos establecidos por la Institución que son de competencia de este subproceso. 5.1.3 Para cumplir con los objetivos de este proceso, es necesario la división de éste en varios procedimientos: programación anual de actividades, realización de eventos culturales, conformación de grupos culturales, actividades culturales formativas, participación de grupos en eventos culturales, participación en encuentros de arte universitario y evaluación de actividades. 5.1.3.1 Programación anual de actividades Objetivo: Elaborar la programación anual de las actividades a desarrollar por la División de Bienestar Universitario. van desde establecer fechas de recepción de las programaciones hasta enviar informe, para lograr así la consecución de los objetivos. 5.1.3.2 Realización de eventos culturales Objetivo: Desarrollar eventos artísticos y culturales que fomenten la integración y el bienestar institucional dirigidos a estudiantes de pregrado y postgrado, docentes, administrativos y la comunidad en general. Los responsables de este procedimiento se encargan de realizar diferentes actividades tales como temporadas teatrales y ciclos de cine y semana. Todo con el fin de alcanzar los objetivos propuestos. 5.1.3.3 Conformación de grupos culturales Objetivo: Fomentar la creación artística y cultural a través de la conformación de grupos en las diferentes sedes de la Universidad de Cartagena.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CULTURAL PÁGINA: 3 van desde planear las actividades hasta que finaliza el taller y se evalúe el informe. De esta forma se logran los objetivos planteados. 5.1.3.4 Actividades culturales formativas Objetivo: Desarrollar eventos formativos que refuercen la creación artística y cultural en la comunidad. Los responsables de este procedimiento se encargan de realizar las actividades que van desde planear eventos hasta elaborar el informe, permitiendo así la consecución de los objetivos. 5.1.3.5 Participación de grupos en eventos culturales Objetivo: Facilitar la participación de los grupos culturales de la Universidad de Cartagena en eventos intra e interinstitucionales a los que son invitados. van desde recibir las solicitudes, hasta evaluar el servicio, alcanzando así los objetivos planteados. 5.1.3.6 Participación en encuentros de arte universitario Objetivo: Representar a la Universidad de Cartagena en encuentros de arte interuniversitario a nivel local, regional y nacional. van desde la planeación de los encuentros con representantes de instituciones de educación superior de la ciudad vinculadas a ASCUN CULTURA, hasta que se gestionan los recursos para poder participar y elaborar un informe final, alcanzando así los objetivos planteados. 5.1.3.7 Evaluación de actividades Objetivo: Hacer seguimiento a la programación establecida para definir acciones de mejoramiento. van desde establecer fechas de reuniones de evaluación, hasta elaborar el informe, alcanzando así los objetivos planteados.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CULTURAL PÁGINA: 4 5.1.4 Se debe cumplir con los parámetros de archivo de toda la documentación y registros que se generen en el desarrollo e implementación de este procedimiento de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de Control de Registros. 5.1.5 Para la aplicación del presente subproceso, este debe ser leído y comprendido en su totalidad por parte de las personas responsables de su aplicación; en caso de existir dudas, estas deben ser consultadas para su aclaración al responsable del proceso, subprocesos o procedimientos. 6. PROCEDIMIENTOS Ver procedimientos revisión SGC El subproceso Gestión tiene los siguientes procedimientos: Programación anual de actividades: Realización de eventos culturales: Conformación de grupos culturales: Actividades culturales formativas: Participación de grupos en eventos culturales: Participación en encuentros de arte universitario: Evaluación de actividades: PP-BU/CU-001 PP-BU/CU-002 PP-BU/CU-003 PP-BU/CU-004 PP-BU/CU-005 PP-BU/CU-006 PP-BU/CU-007 7. CONTROL DE REGISTROS Identificación Clasificación Almacenamiento Cronograma semestral de actividades de teatro y cine cronológico-, carpeta cronograma de actividades Tiempo de Retención Acceso Disposición. Formato de inscripción FO- BU/CU-001 cronológico.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CULTURAL PÁGINA: 5 Programación de ensayos de grupos culturales FO- BU/CU-002. Carpeta programación de ensayos de grupos culturales. Formato asistencia a ensayos FO- BU/CU-003. Carpeta formato asistencia a ensayos Asistencia mensual/semest ral a ensayos FO-BU/CU-004 Carpeta asistencia mensual/semestral a ensayos Formato asistencia actividades FO- BU/CU-005 Carpeta formato asistencia actividades Formato de asistencia a actividades culturales de extensión FO- BU/CU-006 Evaluación de eventos culturales FO- BU/CU-007 cronológico carpeta asistencia actividades culturales de extensión carpeta formato evaluación de eventos culturales Toda la organización
MANUAL DE PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CULTURAL PÁGINA: 6 Hoja de vida de indicadores FO-BU/CU-008 Asistencia a ensayos prácticas y eventos de los instructores y directores culturales de extensión FO- BU/CU-009 Hoja de vida de estudiantes FO- BU/CU-010 Herramienta de entrega periódica de registro FO-BU/CU-011 cronológico cronológico - por agrupación cultural Responsable: Jefe Sección Lugar: Disco Duro, carpeta Sistema de Calidad Medio: Archivo P.C. carpeta Formato Asistencia a ensayos prácticas y eventos de los instructores y directores culturales de extensión Medio: físico Formato Hoja de vida de estudiantes carpeta control de entrega de registros Medio: Físico 5 años 10 años Jefe Sección Toda la organización Jefe de Sección Instructores y Auxiliares Jefe de Sección Instructores y Auxiliares documento Propuestas de proyectos de Grupos culturales FO-BU/CU-012 agrupación cultural Carpeta propuesta de proyectos Medio: Físico 5 años Jefe de Sección Instructores y Auxiliares Archivar 8. FORMATOS Formato de inscripción Formato de programación de ensayos Formato asistencia a ensayos Formato de asistencia mensual/semestral a ensayos Formato asistencia actividades FO-BU/CU-001 FO-BU/CU-002 FO-BU/CU-003 FO-BU/CU-004 FO-BU/CU-005
MANUAL DE PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CULTURAL PÁGINA: 7 Formato de asistencia a actividades culturales de extensión Formato evaluación eventos culturales Formato Hoja de vida de indicadores Formato asistencia a ensayos prácticas y eventos de los Instructores y directores culturales de extensión Hoja de vida de estudiantes Herramienta de entrega periódica de registro Propuesta de proyectos de grupos culturales FO-BU/CU-006 FO-BU/CU-007 FO-BU/CU-008 FO-BU/CU-009 FO-BU/CU-010 FO-BU/CU-011 FO-BU/CU-012 9. CONTROL DE CAMBIOS CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE APROBACIÓN 00 25-03-2011 - Inclusión de las actividades: programación anual de Jefe Sección actividades y evaluación de actividades - Actualización de las actividades: Conformación de 01 30-07-2012 grupos culturales y Actividades culturales formativas - Se excluyeron del manual de procedimientos los flujogramas y los formatos. 02 08-05-2014 - Se eliminó el color amarillo. Se utiliza escudo vectorizado en blanco y negro Jefe Sección / Jefe División de Calidad y MI Jefe de División de Calidad y MI ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: Nombre: Harold Páez Romero Nombre: Ederlinda Sierra Puente Nombre: Germán Sierra Anaya Cargo: Jefe Sección Cargo: Jefe División de Calidad Cargo: Rector y Mejoramiento Institucional Firma: Firma: Firma: