RECEPTAR Y ANALIZAR DIMISION DE BIENES CÓDIGO: AP-01.2.6.3 FECHA: 27-04-12 CONTROL DE CAMBIOS Versión Sección y/o página Descripción de la modificación Fecha de la Modificación
ÍNDICE OBJETO...4 ALCANCE...4 NORMATIVA...4 GLOSARIO...4 CARACTERIZACIÓN...5 RESPONSABILIDADES...7 PROCEDIMIENTO...9 FLUJOGRAMA... 13 FORMULARIOS... 16
OBJETO Facilitar la aplicación de las normas para la recaudación de los valores por concepto de contribuciones y multas que las compañías, personas naturales y demás entes en el ámbito societario y de mercado de valores adeudan a la Superintendencia de Compañías. ALCANCE Este procedimiento inicia con la recepción de los títulos de crédito notificados y concluye con la recaudación de los valores. NORMATIVA Ley de Compañías. Resoluciones de la Superintendencia de Compañías. Ley Orgánica de Código Tributario. Código de Procedimiento Civil. Código Civil. Reglamento Orgánico Funcional de la Superintendencia de Compañías. GLOSARIO Coactiva.- Potestad de diferentes organismos del Estado para cobrar acreencias directamente, sin necesidad de recurrir a la Función Judicial, sin perjuicio del régimen aplicable a las excepciones de los demandados y las tercerías. Título de Crédito.- Órdenes de cobro emitidas por la autoridad competente de la respectiva administración cuando la obligación fuere determinada y líquida. CAU.- Centro de Atención al Usuario. Expedientillo.- Carpeta física en la que se archivan todos los documentos inherentes a un proceso de ejecución coactiva. Resolución.- Decisión adoptada por una entidad pública en aplicación de sus facultades. Sistema.- Aplicación o conjunto de aplicaciones informáticas que la Superintendencia ha puesto a disposición de su personal para llevar a cabo sus actividades. Firma Electrónica.- Certificado digital equivalente a la firma manuscrita, con la misma validez legal, que requiere cumplir con los requisitos establecidos en la Ley de Comercio Electrónico, Firma Electrónica y Mensajes de Datos. No se debe confundir con la imagen digitalizada o escaneada de una firma manuscrita.
CARACTERIZACIÓN
TIPO DE PROCESO: Habilitantes de Apoyo FECHA: 30-04.12 MACROPROCESO: Gestión Administrativa Financiera VERSIÓN: 01 PROCESO: Administrativo Financiero ELABORADO POR: Ma. Gabriela García SUBPROCESO: Coactiva APROBADO POR: Ing. Daniel Morales. PROCEDIMIENTO: Receptar y Analizar Dimisión de Bienes CONTROLES INDICADORES: Numero de solicitud de Dimisión de Bienes NORMATIVA: Ley de Compañías Resoluciones de la Superintendencia de Compañías Ley Orgánica de procedimiento Civil Ley Orgánica de Código Tributario Código Civil Reglamento Orgánico Funcional de la Superintendencia de Compañías. ENTRADAS SALIDAS PROVEEDORES Contribuciones Solicitud de Demisión de Bienes Bienes Avalúos para Dimisión de CLIENTES Usuarios Receptar y Analizar Dimisión de Bienes TECNOLOGICOS: Sistema de Coactiva HUMANOS: Superintendente de Compañías Director Financiero Delegado de Coactiva Secretario de Coactiva Depositario Notificador de Coactiva Personal de Ventanilla CAU Notificador RECURSOS
RECEPTAR Y ANALIZAR DIMISION DE BIENES CÓDIGO: AP-01.2.6.3 FECHA: 27-04-12 RESPONSABILIDADES DELEGADO DE COACTIVA JEFE Revisar y calificar la solicitud de dimisión de bienes. Remitir al Superintendente de Compañías. Comunicar al representante legal la aprobación o negativa de su petición. Suscribir las providencias. Designar Perito Avaluador. Revisar informe de Perito Avaluador y disponer se continúe con la acción para el remate de los bienes. SECRETARIO COACTIVA Revisar los documentos en el Sistema. Completar y suscribir los formatos de nombramiento de perito, providencias, oficios, y más documentos inherentes a la dimisión de bienes. Ingresar información en las tarjetas de control del proceso coactivo y seguimiento al mismo. Incorporar al expediente todos los documentos respectivos. DIRECTOR FINANCIERO O QUIEN HAGA SUS VECES EN LAS DEMAS INTENDENCIAS Revisar y aprobar informes de evaluación de la gestión coactiva. SUPERINTENDENTE DE COMPAÑÍAS Revisar los documentos en el Sistema. Aprobar o negar la dimisión de bienes. PERITO AVALUADOR Comunicar la aceptación. Presentar informe. PERSONAL VENTANILLA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS CAU Receptar y revisar los documentos presentados por el Usuario. Remitir el trámite a la Sección Coactiva. NOTIFICADOR COACTIVA Notificar la posesión del Perito Avaluador. 7 Dirección de Organización y Métodos Prohibida su reproducción parcial o total
RECEPTAR Y ANALIZAR DIMISION DE BIENES CÓDIGO: AP-01.2.6.3 FECHA: 27-04-12 Entregar documentos al Secretario de Coactiva. NOTIFICADOR SERVICIOS GENERALES Prestar colaboración a la Delegación de Coactiva.
RECEPTAR Y ANALIZAR DIMISION DE BIENES CÓDIGO: AP-01.2.6.3 FECHA: 27-04-12 PROCEDIMIENTO 1.1. RECEPTAR Y ANALIZAR SOLICITUD DE DIMISIÓN DE BIENES Antecedentes: Se podrá enviar solicitud de dimisión de bienes dentro de los 10 días posteriores a la publicación por la prensa o dentro de los 20 días posteriores a la citación. PERSONAL VENTANILLA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS - CAU 1. Recepta del Usuario la solicitud de dimisión de bienes y los documentos de respaldo respectivo (solicitud con firma de abogado, fotocopia de la cédula de ciudadanía y certificado de votación, factura de servicios básicos o fotocopia de la factura que emite el contribuyente, dirección y teléfono para su respectiva notificación). 2. Registra en Sistema de tramite la siguiente información y obtiene un número de trámite - Número de Expediente / RUC del coactivado. - Nombre del Representante y/o Abogado del trámite - Documentos que se receptan 3. Remite a través del Sistema el trámite al Delegado de Coactiva Jefe. 4. Imprime Ticket con el número de trámite y lo entrega al Usuario. 5. Imprime número de trámite, fecha y usuario del sistema en los documentos. 6. Remite el trámite para que se desarrolle la actividad de digitalización. 7. (Nota: La actividad control de flujo de documentos del proceso de administración de documentos se aplicará en todos los casos en los que haya movimiento de documentación física entre departamentos) DELEGADO DE COACTIVA JEFE 8. Recepta el trámite remitido desde digitalización bajo la actividad de control de flujo de documentos del proceso de administración de documentos (Nota: Esta actividad se aplicará en todos los casos en los que haya movimiento de documentación física entre departamentos) 9. Revisa y califica los documentos 10. Solicita el proceso al Secretario de Coactiva. SUPERINTENDENTE DE COMPAÑIAS O SU DELEGADO 11. Revisa los documentos en el Sistema de trámite. 12. Mediante Memorando, aprueba o niega la dimisión de bienes con las observaciones que considere necesarias. 13. Remite memorando al Delegado de Coactiva Jefe con los antecedentes. DELEGADO DE COACTIVA JEFE 14. Revisa los documentos 15. Si el Superintendente de Compañías no aprueba la dimisión de bienes se le deberá oficiar al representante legal de la compañía, para notificarle la negativa de su petición.
RECEPTAR Y ANALIZAR DIMISION DE BIENES CÓDIGO: AP-01.2.6.3 FECHA: 27-04-12 16. Ingresa en el formato de la providencia en la que se indican las razones de la negación de la petición de la dimisión de bienes y la suscribe. 16.1. Ingresa en el formato del oficio para el envío de la providencia 16.2. Remite el oficio y providencia para su notificación, al Notificador. NOTIFICADOR 17.1. Notifica al coactivado. 17.2. Entrega la recepción de la notificación al Secretario de la Coactiva. 18. Incorpora los documentos originales al proceso coactivo. 19. Ingresa en el formato la información de la providencia en el que se certifica que se ha notificado con la misma y la suscribe. DELEGADO DE COACTIVA JEFE 20. Si el Superintendente de Compañías aprueba la dimisión de bienes: 20.1. Revisa los documentos para proceder a iniciar el trámite correspondiente. 20.2. Ingresa en el sistema las observaciones que considere necesarias. 20.3. Remite el proceso coactivo al Secretario de Coactiva 21. Completa el formato de la providencia en la que el Delegado de Coactiva Jefe ordena que se proceda con el avalúo de los bienes mediante informe de un Perito Avaluador calificado por la Superintendencia de Compañías, el mismo que percibirá un honorario que deberá ser cancelado por el coactivado. 22. Completa el formato del oficio para el envío de la providencia. 23. Completa el formato del documento (providencia) en el que certifica lo actuado por el Delegado de Coactiva Jefe y la suscribe. 24. Remite el proceso coactivo al Delegado de Coactiva Jefe. DELEGADO DE COACTIVA JEFE 25. Revisa los documentos. 25.1. En caso de que deban hacerse cambios en la providencia, se devolverá los documentos al Secretario de Coactiva. 26. Suscribe los documentos. 27. Remite oficio con la providencia al Notificador. NOTIFICADOR 27.1. Notifica al coactivado. 27.2. Entrega la recepción de la notificación al Secretario de Coactiva.
RECEPTAR Y ANALIZAR DIMISION DE BIENES CÓDIGO: AP-01.2.6.3 FECHA: 27-04-12 28. Ingresa la información de la providencia en el formato, en la que certifica que se ha notificado al coactivado y la suscribe. DELEGADO DE COACTIVA JEFE 29. Selecciona en el Sistema un Perito Avaluador de la base de datos de peritos avaluadores calificados por la Superintendencia de Compañías 30. Se comunica telefónicamente con el perito avaluador seleccionado para verificar su disponibilidad de tiempo: 30.1. Si el perito avaluador seleccionado no se encuentra disponible, se selecciona del listado otro perito avaluador. 30.2. Remite carta a perito avaluador. PERITO AVALUADOR 31. Comunica su aceptación. 32. Remite al Delegado de Coactiva DELEGADO DE COACTIVA JEFE 33. Recepta carta de aceptación del Perito Avaluador. 34. Remite al Secretario de Coactiva para que elabore la providencia para la posesión. 35. Elabora acta para la posesión del Perito Avaluador. 36. Imprime el acta de posesión. 37. Remite al Delegado de Coactiva Jefe. DELEGADO DE COACTIVA JEFE 38. Revisa el acta de posesión 39. Suscribe el acta, el Delegado Jefe de Coactiva, conjuntamente con el Secretario de Coactiva y el Perito Avaluador. 40. Remite el proceso coactivo al Secretario de Coactiva. 41. Certifica la posesión del cargo del perito avaluador, de forma previa a su notificación. NOTIFICADOR 42. Notifica la posesión del perito avaluador. 43. Entrega la recepción del documento al Secretario de Coactiva. (Nota: Si el Usuario no está de acuerdo con el Perito Avaluador designado por la Superintendencia de Compañías, podrá sugerir otro Perito Avaluador a través del CAU para consideración del Delegado de Coactiva Jefe)
RECEPTAR Y ANALIZAR DIMISION DE BIENES CÓDIGO: AP-01.2.6.3 FECHA: 27-04-12 44. Ingresa en el formato de la providencia la posesión del cargo del Perito Avaluador. 45. Ingresa en el formato de la providencia, la indicación del Delegado de Coactiva de que se proceda con el avalúo de los bienes en el rango del coactivado que ha dimitido. DELEGADO DE COACTIVA 46. Ordena al perito avaluador que se proceda con el avalúo de los bienes dimitidos; y, le da plazo de 5 días para que remita el Informe respectivo. 47. Ingresa la información en el formato del oficio para el envío de la providencia al perito avaluador y al coactivado sobre las actuaciones dentro del proceso de la dimisión de bienes. 48. Ingresa la información en el formato de la razón, en la que certifica lo actuado por el Delegado de Coactiva Jefe y la suscribe. 49. Incorpora al proceso coactivo los documentos. DELEGADO DE COACTIVA JEFE Y PERITO AVALUADOR 50. Revisa los documentos 50.1. En caso de que existan correcciones en el informe, devuelve los documentos al perito avaluador. 50.2. En caso de que no existan cambios disponen se continúe con la acción correspondiente de acuerdo a lo que establece el Código Tributario para el remate de los bienes que fueron dimitidos por parte del coactivado. DELEGADO DE COACTIVA JEFE 51. Realizado el remate de los bienes dimitidos, se remitirá copia del depósito realizado con el producto del remate (dinero) y del Acta de Adjudicación al Jefe de Caja. 52. Ordena al Secretario de Coactiva se incorpore al proceso coactivo, fotocopia del acta de adjudicación y copia del depósito realizado. 53. Ordena se notifique al coactivado. 54. Certifica la actuación del Delegado de Coactiva Jefe para su notificación NOTIFICADOR 55. Notifica la providencia al coactivado. 56. Entrega al Secretario de Coactiva la recepción de la notificación. 57. Incorpora al proceso coactivo la notificación y sienta razón de lo actuado. FIN DEL PROCESO
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TIPO DE PROCESO: Habilitantes de Apoyo FECHA: 22-05-12 MACROPROCESO: PROCESO: Gestión Administrativa Financiera Administración Financiera VERSIÓN: PÁGINA: 1 1 1 OF 7 SUBPROCESO: Coactivo ELABORADO POR: Gabriela García PROCEDIMIENTO: Receptar y Analizar Dimisión de Bienes APROBADO POR: Ing. Daniel Morales CAU Inicio Recepta Solicitud de dimisión de bienes, registra en Sistema de trámite, remite a Delegado de Coactiva a través del sistema. DELEGADO DE COACTIVA Recepta el trámite remitido desde digitalización, revisa y califica y remite la Superintendente de Compañía Revisa los dctos. Si el Superintendente no aprueba la dimisión, se deberá Enviar oficias al representante legal la negativa a su petición, ingresa en el formato de la providencia indicando las razones, ingresa en el formato del oficio para envío de providencia y remite a notificador. Si el superintendente aprueba la dimisíón, revisa dctos. E ingresa en el sistema las observaciones y remite a secretario Revisa los dctos. Y en caso de cambios, se devuelve, si no lo suscribe y remite oficio con providencia al notificador. Selecciona en el sistema un perito avaluador en base de datos, se comunica telefónicamente su disponibilidad de tiempo si este no se encuentra disponible se selecciona otro y se remite carta a perito avaluador. 1 SUPERINTENDENTE DE COMPAÑÍAS. Revisa dctos. En el sistema, mediante memo aprueba o niega la dimisión de bienes y remite a Delegado de Coactiva NOTIFICADOR NOTIFICA AL REPRESENTANTE LEGAL Y ENTREGA LA RECEPCIÓN DE LA NOTIFICACIÓN AL SECRETARIO. Notifica al representante legal y entrega con notificación al secretario SECRETARIO DE COACTIVA Incorpora los dctos. Originales e ingresa la información de la providencia en el que certifica que se ha notificado. Completa el formato de providencia en el que se ordena avaluo, completa el formato de oficio para envío de providencia, completa el formato de providencia en el que certifica lo actuado por Delegado. Y remite a Delegado. Ingresa la información de la providencia en el formato que certifica que se ha notificado a la cía y suscribe.
TIPO DE PROCESO: Habilitantes de Apoyo FECHA: 22-05-12 MACROPROCESO: PROCESO: Gestión Administrativa Financiera Administración Financiera VERSIÓN: PÁGINA: 1 1 1 OF 7 SUBPROCESO: Coactivo ELABORADO POR: Gabriela García PROCEDIMIENTO: Receptar y Analizar Dimisión de Bienes APROBADO POR: Ing. Daniel Morales PERITO AVALUADOR 1 Comunica su aceptación y remite a Delegado de Coactiva DELEGADO DE COACTIVA Recepta aceptación y remite a Secretario Revisa y suscribe acta conjuntamente con Secretario y remite a Secretario Revisa dctos. Si existen correcciones se devuelve, si no existen, se dispone se continúe con la acción correspondiente de acuerde lo estipule el Código Ttributario para el remate de los bienes. Realizado el remate de los bienes, se remite copia del deposito y del acta de adjudicación al jefe de caja, ordena al secretario se incorpore el proceso coactivo, copia de acta y de deposito y remite a secretario Elabora acta para posesión de perito, imprime acta y remite a Delegado Certifica previo a la notificación la posesión y remite a notificador. Ingresa la providencia de posesión, ingresa la providencia en donde dice que se proceda al avaluo de los bienes y remite a Delegado. Certifica la actuación del delegado de coactiva para su notificación. Incorpora el proceso coactivo la notificación y sienta razón de lo actuado. Fin NOTIFICADOR Notifica posesión y entrega recepción al Secretario Notifica la providencia y entrega a secretario la notificación de recepción.
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