MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DEL FONDO DEL CISSCAD

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DEL FONDO DEL CISSCAD Aprobado en la XXXVI Asamblea Ordinaria 18, 19 y 20 de mayo 2015 renovado 2016 San José, Costa Rica

INTRODUCCIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DEL FONDO DEL CISSCAD En este manual de procedimientos, se detallan los aspectos regulatorios para la administración del Fondo del CISSCAD, estipulados en el Estatuto y Reglamento del Consejo de Instituciones de Seguridad Social de Centroamérica y República Dominicana (CISSCAD), con base en el Artículo 24, que a la letra dice: El CISSCAD tendrá su propio patrimonio. Sus recursos provendrán de las cuotas que aporten sus miembros, así como de otras fuentes de ingreso que provengan de contribuciones de organismos, empresas o instituciones internacionales o nacionales, de las donaciones e intereses bancarios. Estos recursos deberán destinarse exclusivamente a cumplir con los objetivos y finalidades del CISSCAD. Base legal El Estatuto y Reglamento del Consejo de Instituciones de Seguridad Social de Centroamérica y la República Dominicana, aprobados en Managua, Nicaragua el 27 de octubre de 2007. Objetivo General Regular el proceso de la ejecución de los recursos financieros de conformidad con el Estatuto para el uso del fondo del CISSCAD. Objetivos Específicos 1. Desarrollar los procedimientos. 2. Identificar los responsables de su ejecución. 2

1. Conformación CAPÍTULO I CONSTITUCIÓN DEL FONDO DEL CISSCAD 1.1 El Fondo del CISSCAD, se conforma de dinero en efectivo depositado en dólares americanos (membresía), en una cuenta en una institución bancaria autorizada por el Estado y elegida por la Institución que ejerce la Presidencia Pro-Témpore. 1.2 Los recursos financieros son responsabilidad administrativa de la Institución que ejerce la Presidencia Pro-Témpore. 1.3 El país que asumirá la Presidencia Pro-Témpore, antes de la celebración de la Asamblea Ordinaria en la que se realizará el traspaso, debe realizar las gestiones necesarias que garanticen la existencia de una cuenta bancaria para el traspaso y administración de los fondos del CISSCAD. 2. Procedimientos 2.1 De la cuenta Bancaria CAPÍTULO II CARACTERÍSTICAS DEL FONDO DEL CISSCAD 2.1.1 Se realizará la apertura de una cuenta bancaria en un Banco debidamente autorizado. La Secretaría Técnica informará con la mayor oportunidad a los países miembros del Consejo, los números de cuenta para realizar el pago de las membresías (reformado según acuerdo de la XXXVI Asamblea Ordinaria). 2.1.2 Captará depósitos de las cuotas anuales ($3.000 dólares americanos) canceladas por los países miembros al 30 de junio de cada año, así como de otras fuentes de ingresos. 2.1.3 Se utilizará para pagar los gastos que se considere de beneficio para todos los países miembros y específicamente, para cubrir los gastos directamente relacionados con las actividades del CISSCAD. 2.1.4 Los firmantes autorizados en la cuenta serán el Presidente y la Secretaría Técnica del CISSCAD. Todas las transacciones monetarias y/o solicitudes que afecten los fondos requerirán de la firma de las dos personas autorizadas. 2.2 Presupuestos 3

2.2.1 El presupuesto para las actividades contenidas en el Plan Operativo del CISSCAD, deberá ser aprobado en la Asamblea Ordinaria, anterior a la ejecución de las actividades por el Presidente del Consejo. 2.2.2 En la Asamblea Extraordinaria anterior a la Asamblea de Ordinaria Traspaso, los países miembros del CISSCAD, deberá establecer el Plan de Trabajo, así como, el presupuesto a ejecutar por la próxima Presidencia Pro-Témpore. 2.2.3 En el presupuesto deberá incluirse el financiamiento para la asistencia de un participantes por Institución Miembro de CISSCAD a las Asambleas Ordinarias o extraordinarias, garantizando así la participación de un representante por país: 2.2.3.1 Estar al día en el aporte de cuotas de membresía tal y como está estipulado en el Estatuto. 2.2.3.2 Estar participando en al menos en un proyecto en curso, se tomará en consideración la situación de cada país al momento de la Asamblea. 2.3 Controles e informes 2.3.1 La Secretaría Técnica, designará a un Administrador Financiero del CISSCAD. 2.3.2 Al final de cada año, serán objeto de análisis por medio del Departamento de Auditoría de la Institución. 2.3.3 El Fondo estará sujeto a conciliación semestral, a fin de documentar su adecuada gestión; pero esto no impedirá verificación de auditoría que la Presidencia pueda ordenar en cualquier momento dado. 2.3.4 Todas las actividades llevadas a cabo por el CISSCAD deberán ser presentadas en un informe de gastos anual ante la Asamblea Ordinaria. Se incluirán en dicho informe, aquellos gastos cubiertos por otras entidades cooperantes del CISSCAD. (reformado según acuerdo de la XXXVI Asamblea Ordinaria). 2.3.5 Todos los gastos bancarios y comisiones cobradas por el banco para el procesamiento del pago de membresía será responsabilidad de cada país miembro y no será cubierto con el Fondo del CISSCAD. 2.3.6 En caso que el administrador o depositario del Fondo renuncie a sus deberes por motivos de vacaciones, licencia, transferencia, suspensión o despido; la Secretaría Técnica deberá solicitar una auditoría de la cuenta antes que la transferencia se haya completado. Esta tarea debe ser llevada a cabo por el Departamento de Auditoría de la organización que ejerza la Presidencia Pro-Témpore. 2.4 Caja Chica Para atender las compras menores de $1000 dólares americanos, se creará un fondo de caja chica. 4

2.4.1 Características 2.4.1.1 Será para cubrir gastos menores de eventos previamente autorizados por la Presidencia Pro-Témpore y considerados en el presupuesto anual del CISSCAD (reformado según acuerdo de la XXXVI Asamblea Ordinaria). 2.4.1.2 El mecanismo de pago por caja chica estará en concordancia con los procedimientos para los desembolsos financieros establecidos en el Reglamento. 2.4.1.3 El control y custodia de la caja chica estará a cargo del Administrador Financiero. 2.4.1.4 Todos los gastos a cubrir mediante éste mecanismo, deberán ser avalados por el Administrador Financiero y contar con la autorización de la Secretaria Técnica. 2.4.1.5 El Administrador Financiero, deberá presentar ante la Secretaria Técnica, un informe de liquidación una vez concluido el evento objeto de la autorización. 2.4.1.6 Este mecanismo de caja chica, utilizará los formularios debidamente creados para este fin. (Anexo 1). 2.5 Compras 2.5.1 Para la compra de bienes y servicios, debe haber por lo menos dos cotizaciones para cada artículo que vaya a ser adquirido. En los casos en que los proveedores de servicios sean limitados, la Secretaría Técnica podrá autorizar, con razón, que sólo se obtenga una cotización. 2.5.2 La Secretaría Técnica autorizará la compra de bienes y servicios respaldados en las cotizaciones presentadas. La aprobación debe documentarse según los lineamientos del país que ejerce la Presidencia Pro Témpore. 2.5.3 Para cada compra, se creará un expediente físico que deberá contener toda la documentación que respalda dicha acción. 2.5.4 El pedido se confirmará con el proveedor después de recibir la aprobación de la Secretaría Técnica, para lo cual se emitirá una orden de compra al proveedor seleccionado. 2.5.5 Cuando los bienes o servicios se reciban, la Secretaría Técnica debe firmar la factura para comprobar que los productos o servicios se recibieron en buen estado. 2.5.6 Una copia de los cheques y los recibos se adjuntará a todas las órdenes de compra y/o facturas para documentar el pago. En las compras mayores a US $1.000 se sugiere la elaboración de un acta de recepción del servicio o bien comprado (reformado según acuerdo de la XXXVI Asamblea Ordinaria). 2.5.7 Este proceso de compra, utilizará los formularios debidamente creados para este fin. (Anexo 2). 5

2.6 Pagos Con el fin de llevar a cabo desembolsos autorizados, en relación con cualquier actividad autorizada del CISSCAD, se debe seguir el procedimiento a continuación detallado: 2.6.1 Una vez que se cumplan con todos los requisitos establecidos en este manual, y esté debidamente autorizado el pago, podrá hacerse a través de cheques, giros bancarios, caja chica o transferencias bancarias, según el siguiente detalle: 2.6.1.1 Por cheque Los cheques deben ser elaborados por el importe de la factura y deberán ser presentados para firma del Presidente del Consejo y del Secretario Técnico. El importe de cada cheque debe coincidir con la orden de compra emitida con anterioridad o con la cotización previamente aprobada. Los originales deben acompañar toda solicitud de firma. 2.6.1.2 Giro bancario - Una vez aprobado por el Presidente del Consejo, el pago puede ser procesado a través de un giro bancario pagadero directamente de la cuenta bancaria del CISSCAD. Una carta al banco debe ser preparada y firmada por el Presidente del Consejo autorizando que el giro bancario sea preparado. 2.6.1.3 Caja Chica De conformidad con lo establecido en el punto 2.4, del presente Manual. 2.6.1.4 Transferencia electrónica El pago por transferencia electrónica se puede efectuar si los productos o servicios han sido adquiridos de un proveedor. El proveedor debe proporcionar en sus facturas las instrucciones para realizar la transferencia electrónica y debe aceptar correr con todos los gastos bancarios y con la pérdida derivada de la conversión de la moneda en relación con el pago por transferencia electrónica. 2.7 Desembolsos Los desembolsos del Fondo del CISSCAD deben ser debidamente justificados mediante documentos que deben cumplir con los siguientes requisitos: 2.7.1 Facturas y recibos originales a nombre del CISSCAD (reformado según acuerdo de la XXXVI Asamblea Ordinaria) deben ser presentados al solicitar el pago de bienes o servicios que correspondan a una actividad aprobada. 2.7.2 Las facturas y recibos deberán llevar el nombre del proveedor y deben incluir en detalle todos los bienes o servicios provistos. 6

2.7.3 La persona que recibe los bienes o servicios del proveedor debe firmar y fechar la factura o recibo como prueba de la transacción. 2.7.4 Las facturas deben ajustarse a la Normativa Fiscal del país que ostenta la Presidencia Pro- Témpore. 2.8 Reembolsos En los casos en que el país que ejerce la Presidencia Pro-Témpore incurra en gastos para desarrollar las actividades propias y debidamente autorizadas del CISSCAD, se realizará posterior a la actividad el reembolso respectivo, de la siguiente forma: 2.8.1 La secretaría técnica debe presentar al Administrador Financiero del CISSCAD, las facturas que respalden los gastos incurridos. 2.8.2 El Administrador Financiero, revisará las facturas asegurando que correspondan a actividades del CISSCAD. 2.8.3 El Administrador Financiero realizará o coordinará el reembolso respectivo según lo establecido en el CAPÍTULO II aparte N 2.6 Pagos incluido en este Manual, asimismo la documentación generada a raíz de esta operación la respaldará en un expediente, información que sustenta el reembolso. 7

CAPÍTULO III GLOSARIO Administrador Financiero del Fondo: Persona directamente responsable de la gestión del Fondo. Caja Chica: Cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheques son inconvenientes debido a la tramitología y por la baja denominación. Cheque: Documento que extiende y entrega una persona física o jurídica a otra para que ésta pueda retirar una cantidad de dinero de los fondos que aquella tiene en el banco. Desembolso: Acción de pagar o entregar una cantidad de dinero generalmente en efectivo o al contado. Factura: recibo o cuenta detallada de la mercancía comprada o vendida, y que es emitida por el vendedor. Firmantes Autorizados: se refiere a las personas con firmas debidamente reconocidas por el banco y que validan cheques y correspondencia del CISSCAD. Fondo: Activos del CISSCAD que se reservan con el propósito de disponer de los recursos financieros necesarios que permitan satisfacer los requerimientos derivados de la realización de actividades administrativas u operativas. Membresía: Condición de miembro de una entidad. Orden de Compra: documento que emite el comprador para pedir mercancías al proveedor, indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago entre otras cosas. Presupuesto: Calculo anticipado del coste de un servicio y/o actividad, así mismo es el conjunto de gastos e ingresos para un determinado periodo de tiempo. Reembolso: Devolución de una cantidad de dinero a la entidad o persona que la haya desembolsado. 8

ANEXO #1 9

COTIZACIÓN PARA PROVEEDORES CISSCAD Cotización para proveedores Pre-autorización de gasto Proveedor A. Proveedor B. Firma autorizada VALE DE CAJA CHICA CISSCAD -CRC Vale de Caja Chica # Objeto del gasto Monto aproximado Cuenta contable Firma autorizada 10

ANEXO #2 11

CONSEJO DE INSTITUCIONES DE SEGURIDAD SOCIAL DE CENTRO AMERICA Y REPUBLICA DOMINICANA (CISSCAD) ORDEN DE COMPRA Compra N 001-201X Fecha: Señor (es) Cantidad Unidad Descripción de la Mercadería Código Precio Unitario Precio Total Monto en Letras: Lugar de Entrega Garantía de la Mercadería Fecha de Entrega Total Revisado por: Autorizado por: Recibido Casa Comercial Observaciones : Si la mercadería no se entrega en la fecha estipulada, queda a juicio de la Secretaria Tècnica su aceptación. (CRC-2015) Fecha: 12