CODIGO: -UPR-001-05 VERSION: PRIMERA AREA: DIRECCION NACIONAL DE PROYECTOS ESPECIALES UNIDAD DE PROYECTOS DE RECONSTRUCCION TITULO: RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA Formulado por: Aprobado por: V B OPP: Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) - OPP Dirección Nacional de Proyectos Especiales Oficina de Planificación y Presupuesto
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -UPR-001-05 PAG. FECHA: 01/07/2005 2/21 1. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es normar la gestión, canalización, asignación y supervisión de la donación de cemento de las empresas productoras de cemento, en calidad de miembro del ASOCEM, el que será destinado a los Gobiernos Regionales/Locales para la ejecución de trabajos de rehabilitación o reconstrucción en zonas afectadas por desastres de gran magnitud. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación de todos los Comités de Defensa civil, los Gobierno Regionales/Locales que requieran apoyo para la ejecución de obras de rehabilitación o reconstrucción en las zonas afectadas por desastres de gran magnitud (más de un departamento), estipuladas por INDECI y la Asociación de Productoras de Cemento (ASOCEM). Describe las actividades a desarrollarse posterior a la ocurrencia de un desastre de gran magnitud, desde la suscripción del Acta de Entendimiento entre INDECI y la Asociación de Productoras de Cemento (ASOCEM), la entrega de las cartas de cada una de las productoras de cemento especificando la cantidad de cemento que cada una va a donar, hasta la presentación de un Informe Final por parte del Gobierno Regional que evidencie que se ha empleado el cemento para lo solicitado. 3. BASE LEGAL 3.1. Decreto Supremo N 154-2001-EF, que aprueba el Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal, Artículo 172. 3.2. Resolución N 021-2002/SBN, que aprueba la Directiva N 004-2002/SBN que regula el Procedimiento para el Alta y la Baja de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal y su Recepción por la Superintendencia de Bienes Nacionales. 3.3. Resolución N 031-2002/SBN, aprueba Directiva N 009-2002/SBN que regula el Procedimiento para la donación de Bienes Muebles dados de baja por las Entidades Públicas y para la aceptación de la donación de bienes muebles a favor del Estado. 3.4. Decreto Ley N 19338, Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil. 3.5. Decreto Supremo N 059-2001-PCM, aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del INDECI. 4. REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Suscripción del Acta de Entendimiento entre INDECI y la Asociación de Productoras de Cemento (ASOCEM). 4.2. Carta de cada Productora de Cemento dirigida al INDECI, especificando la cantidad, el tipo y el costo de las bolsas de cemento a ser donadas; con dicha información el INDECI elabora la Resolución Jefatural aceptando la donación. 4.3. Fichas Técnicas enviadas por el Gobierno Regional y/o Gobierno Local solicitante, sustentando la cantidad de cemento requerida, adjuntando de preferencia un Panel Fotográfico.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -UPR-001-05 PAG. FECHA: 01/07/2005 3/21 5. RESPONSABLES DEL PROCESO Unidad de Proyectos de Reconstrucción (UPR) de la Dirección Nacional de Proyectos Especiales (). 6. CONSIDERACIONES 6.1. Es conveniente que las coordinaciones entre el ASOCEM e INDECI para la donación de bolsas de cemento, se realice con el apoyo de la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM) y del Gobierno Central. 6.2. La factura por el Cemento donado que remite al INDECI la Empresa Productora de Cemento deberá ser entregada a la Dirección Nacional de Proyectos Especiales (), para que esta realice la consolidación de la información y se remita a la Dirección Nacional de Logística (DINALOG). 6.3. La evaluación de las Fichas Técnicas y del Panel Fotográfico la debe realizar la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente, las fichas conformes tendrán el VºBº de dicho órgano, serán remitidas tanto a la Dirección Nacional de Proyectos Especiales () para aprobación y asignación de cemento, tanto las que cuenten con V B como las consideradas no conformes. 6.4. Las asignaciones se realizan a los Gobiernos Regionales correspondientes, sin embargo la ejecución de obras podrán ser realizadas en convenio con los Gobiernos Locales u otras instituciones, siempre bajo la supervisión del Gobierno Regional. 6.5. En el caso que el recojo de bolsas de cemento se encuentre pendiente, se notificará vía oficio al Alcalde Municipal o Distrital o al Presidente del Gobierno Regional correspondiente, que habiendo transcurrido un tiempo prudencial desde que se asignó el material se le da un plazo perentorio de siete (07) días para el recojo del material, con las coordinaciones pertinentes, caso contrario se procederá al a reasignación inmediata del mismo. 7. SIGLAS 7.1. ASOCEM: Asociación de Productoras de Cemento 7.2. DINALOG: Dirección Nacional de Logística 7.3. : Dirección Nacional de Proyectos Especiales 7.4. DRDC: Dirección Regional de Defensa Civil 7.5. DON: Area de Donaciones de la UCP 7.6. FT: Ficha Técnica 7.7. GG.LL: Gobiernos Locales 7.8. GG.RR: Gobiernos Regionales 7.9. INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil 7.10. PCM: Presidencia del Consejo de Ministros 7.11. RJ: Resolución Jefatural 7.12. : Secretaría General e Imagen Institucional 7.13. UCP: Unidad de Control Patrimonial 7.14. UPR: Unidad de Proyectos de Reconstrucción
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -UPR-001-05 PAG. FECHA: 01/07/2005 4/21 8. DEFINICIONES 8.1. ASOCEM: Asociación de Productoras de Cemento integrada por: Cementos Pacasmayo S.A., Cementos Lima S.A., Yura S.A., Cemento Andino S.A., Cemento Sur S.A. y Cementos Selva S.A. 8.2. Ficha Técnica: Formato que es llenado por la entidad que solicita la donación de cemento, consigna datos relevantes de la zona afectada por desastre, cantidad de bolsas de cemento necesarias para la ejecución de obras, tipo de obra, los principales daños ocasionados por el desastre, entre otros aspectos. Al término de la ejecución de la obra de rehabilitación emitirá una Ficha Técnica Final donde detallará en forma explícita el uso del cemento donado. 8.3. Informe Consolidado: Informe Final donde se incluye la Ficha Técnica Final y un panel fotográfico final, donde se detalla el uso del cemento donado, además de un resumen general a través del uso del Cuadro Consolidado de Donación. 8.4. Panel Fotográfico: Fotografía detallada de la zona donde ha ocurrido el desastre, certificando de esta manera la autenticidad de la Ficha Técnica presentada por el solicitante. El Gobierno Regional y/o Gobierno Local presentará un panel fotográfico inicial y final evidenciando gráficamente el uso adecuado del cemento donado. 9. ANEXOS Anexo 1: Ficha Técnica para la donación de bolsas de cemento. Anexo 2: Acta de Entrega-Recepción. Anexo 3: Cuadro Consolidado de Donación de Cemento.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -UPR-001-05 PAG. FECHA: 01/07/2005 5/21 10. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ASOCEM / Productora de Cemento DINALOG / UCP / Area de Donaciones ASOCEM / Productora de Cemento Desastre de gran magnitud afecta a más de un departamento Gerente General de Productora de Cemento-Oficina de Ventas Secretaría General Responsable Gerente General de Productora de Cemento Oficina de Ventas 1. Ocurrido un desastre de gran magnitud, que afecte a más de un departamento, se podrán realizar coordinaciones entre INDECI, PCM y ASOCEM para lograr donación de cemento para que los Gobiernos Regionales/Locales ejecuten las obras de rehabilitación y/o reconstrucción correspondientes. 2. Firma Acta de Entendimiento con la Jefatura del INDECI. 3. Cada productora de cemento remite una carta al INDECI especificando la cantidad, tipo y el costo de las bolsas de cemento que se donará, además indicando la finalidad de la misma. Se inicia el subproceso Administración del Proceso de Trámite, el que concluye con la recepción de Carta de cada productora de cemento en la. Se inicia el subproceso Aceptación de Donación a favor del INDECI efectuada por una Persona Natural o Jurídica de Nacionalidad Peruana (Donación Nacional), emitiéndose la Resolución Jefatural que acepta la donación de cemento otorgada por cada productora de cemento, el que concluye con la distribución de la Resolución Jefatural a las unidades orgánicas del INDECI. 4. Cada productora de cemento miembro del ASOCEM, recibe una Resolución Jefatural de INDECI, aceptando la donación otorgada. Espera hasta que el INDECI le comunique a través de oficio una lista con los Gobiernos Regionales beneficiados con la asignación de cemento. Ir a la actividad 28. 5. Recibe Resoluciones Jefaturales (RJ), firma cargo, registra en cuaderno de cargo; entrega a. 6. Recibe Resoluciones Jefaturales con Actas de Entendimiento, asigna responsable y entrega a para su distribución. 7. Registra personal de destino, entrega a las Resoluciones Jefaturales.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -UPR-001-05 PAG. FECHA: 01/07/2005 6/21 / UPR GOBIERNO REGIONAL / LOCAL DRDC GOBIERNO REGIONAL / LOCAL DRDC 8. Recibe copias de cada una de las Resoluciones Jefaturales aceptando la donación de cada productora de cemento, firma en el cuaderno de cargo. Espera el envío de fichas técnicas de las Direcciones Regionales de Defensa Civil generadas por parte de los Gobiernos Regionales y/o Locales, en relación al desastre de gran magnitud. Ir a la actividad 17. Requiere donación de cemento 9. Evalúa daños en su zona y prioriza la atención en las zonas más afectadas por el desastre. 10. Elabora Fichas Técnicas determinando Presidente la cantidad de bolsas de cemento para la ejecución de obras de rehabilitación y/o reconstrucción. Asimismo debe preparar un panel fotográfico donde se pueda apreciar la zona que ha sido afectada. 11. Asesora al Gobierno Regional/Gobierno Local en la elaboración de las Fichas Técnicas y del panel fotográfico correspondiente a cada ficha. 12. Envía Fichas Técnicas y Paneles Presidente Fotográficos a la Dirección Regional de Defensa Civil. 13. Recibe Fichas Técnicas y Paneles Fotográficos de la zona afectada; las revisa y da VºBº a las obras de rehabilitación relacionadas con la emergencia o desastre materia de la donación, las envía a Dirección Nacional de Proyectos Especiales (). Se inicia el proceso Administración del Secretaría General Proceso de Trámite, el que concluye con la entrega de la documentación a la. 14. Recibe documentación, firma cargo de Secretaría General, registra en cuaderno de cargo y entrega a. 15. Determina destino de Fichas Técnicas y entrega fichas a la para su distribución. 16. Registra en cuaderno de cargo, entrega fichas a.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -UPR-001-05 PAG. FECHA: 01/07/2005 7/21 / UPR GOBIERNO REGIONAL / LOCAL / UPR Secretaría General Presidente 17. Recibe fichas técnicas, firma cuaderno de cargo. 18. Verifica la disponibilidad de cemento, materia de donación. Realiza la evaluación de cada una de las Fichas Técnicas recibidas, evalúa tomando en cuenta si tienen el VºBº de la DRDC, la obra de rehabilitación y/o reconstrucción en la que se emplearán las bolsas de cemento, si corresponde a desastre ocurrido y/o si la cantidad solicitada esta acorde con la obra a ejecutar. No requiere donación de cemento: 19. Prepara informe sobre fichas técnicas remitidas por el Gobierno Regional o Local que no requieren donación de cemento. Además proyecta Oficio para comunicarle al Gobierno Regional o Local. Entrega a de la. 20. Revisa informe y Oficio, si es conforme firma el informe en señal de aprobación y lo deriva a, caso contrario coordina con para efectuar correcciones. 21. Registra documentación que será derivada a la Secretaría General. Se inicia el proceso Administración del Proceso de Trámite, el que concluye con la entrega del oficio al Gobierno Regional y/o Local, comunicándoles la no aprobación de las fichas técnicas. 22. Gobierno Regional/Gobierno Local recibe oficio del INDECI con la NO aprobación de la(s) Ficha(s) Técnica(s), se da por terminado el proceso. SI requiere donación de cemento: Ficha Técnica NO está bien elaborada: 23. Se comunica al Gobierno Regional/Local vía correo electrónico o teléfono, para reformulación de las fichas. Ir a la actividad 10. Ficha Técnica está bien elaborada: 24. Aprobada la Ficha Técnica verifica la disponibilidad de cemento con la que se cuenta y de haberla, determinará la asignación de cemento para cada Gobierno Regional/Local. Actualiza el archivo de asignación de la Donación de
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -UPR-001-05 PAG. FECHA: 01/07/2005 8/21 / UPR JEFATURA General Jefe del INDECI General Cemento por el ASOCEM. Elabora Informe y proyecta oficio, si hay disponibilidad de cemento comunica a la productora de cemento la asignación para el Gobierno Regional/Local, asimismo, comunica asignación a los Gobiernos Regionales y elaborará las Actas de Entrega Recepción de Bolsas de Cemento (por cuadriplicado) para que sean firmadas por el Jefe del INDECI y el Presidente del Gobierno Regional. Entrega toda la documentación al. Si no hay disponibilidad de cemento comunica a los Gobiernos Regionales, comprendidos en la zona de rehabilitación, que ya no existe disponibilidad de cemento. 25. Revisa el informe, el Oficio y las Actas de Entrega Recepción, si no tiene observaciones firma el informe en señal de aprobación y deriva la documentación a la. 26. Registra la documentación en el cuaderno de cargo, destina a Secretaría General. Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite, el que concluye con la autorización y comunicación de la Jefatura del INDECI de la asignación de cemento realizada por la, en caso de existir disponibilidad de cemento. En caso de que no haya disponibilidad de cemento revisa y firma oficio dirigido al Gobierno Regional/Local correspondiente. 27. Firma el Oficio y el Acta de Entrega-Recepción por cuadriplicado y deriva a Secretaría General para que las Actas sean remitidas a los Gobiernos Regionales para su suscripción. Se reinicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite, mediante el cual se entrega el oficio con la asignación de cemento a la productora comunicando beneficiario, adjuntando Actas con copias (por cuadriplicado) a las Direcciones Regionales de Defensa Civil y el Acta de Entrega Recepción para su entrega al Gobierno Regional y/o Local.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -UPR-001-05 PAG. FECHA: 01/07/2005 9/21 Productora de Cemento DRDC GOBIERNO REGIONAL / LOCAL Productora de Cemento / UPR Gerente General- Gerente Ventas Presidente Gerente General- Gerente Ventas Secretaría General Secretaría General 28. Recibe oficio con asignación de cemento. Espera hasta la solicitud del Gobierno Regional, indicando las bolsas de cemento que han sido asignadas. 29. Recibe oficio comunicando asignación y las cuatro copias firmadas del Acta de Entrega-Recepción de bolsas de cemento. Remite documentos al Gobierno Regional y/o Local. 30. Envía oficio a la Productora de Cemento que atenderá la asignación de cemento (se puede hacer vía fax, de acuerdo a los recursos disponibles), y a la, indicando los datos de transportista y del vehículo destinado al transporte del cemento donado (DNI, N brevete, placa de vehículo). 31. Recibe oficio con datos de transportista y del vehículo y Actas. Se inicia proceso Administración del Proceso de Trámite, el que concluye con la entrega del oficio en la. 32. Recibe oficio, firma el cargo correspondiente, registra en cuaderno de cargo y entrega al. 33. Determina destino de oficio y entrega a la para su distribución. 34. Registra destino, entrega documentos al. 35. Recibe documentación y firma cargo. 36. Verifica la información de los datos del transportista y el vehículo y prepara oficio, dirigido a la productora de cemento, confirmando los datos del transportista y del vehículo. 37. Revisa el oficio y de estar conforme, firmará en señal de conformidad, caso contrario hará las observaciones correspondientes y devolverá a para su corrección. 38. Recibe oficio firmado, registra en cuaderno de cargo y deriva a Secretaría General. Se inicia el proceso Administración del Proceso de Trámite, que concluye con la entrega del oficio a la Productora de Cemento.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -UPR-001-05 PAG. FECHA: 01/07/2005 10/21 Productora de Cemento / UPR DINALOG GOBIERNO REGIONAL / LOCAL Gerente General/ Gerente Ventas Secretaría General UCP/DON Presidente 39. Recibe oficio del INDECI con los datos de la empresa transportista que va a trasladar las bolsas de cemento. 40. Cruza información, verificada ésta ordena atención y entrega de bolsas de cemento asignadas al beneficiario. 41. Productora de cemento genera orden de despacho. 42. Realiza la entrega física de las bolsas de cemento al Gobierno Regional/Gobierno Local, se traslada las bolsas de cemento de planta de la productora a la zona afectada. Ir a la actividad 51. 43. Genera Factura por la entrega física y envía a la Dirección Nacional de Proyectos Especiales (). Se inicia proceso Administración del Proceso de Trámite, el que concluye con la recepción de la factura de la productora de cemento en la. 44. Recibe factura de la productora de cemento, firma el cargo de recepción, registra en cuaderno de cargo de la, entrega a. 45. Determina destino de factura de la productora de cemento. 46. Registra destino, entrega facturas a, solicita firma de cargo. 47. Recibe factura emitida por productora de cemento por la cantidad de bolsas de cemento donadas, firma cargo. 48. Consolida la información y entrega la factura a Dirección Nacional de Logística (DINALOG). Ir al procedimiento Aceptación de Donación a favor del INDECI efectuada por una Persona Natural o Jurídica de Nacionalidad Peruana (Donación Nacional). 49. Archiva una copia de la factura. Recibe copia de factura de productora de cemento y se inicia el Procedimiento Aceptación de donación a favor de INDECI efectuada por una persona natural o jurídica de nacionalidad peruana. 50. Una vez que las bolsas de cemento han sido trasladadas a la zona afectada y verificadas por el Gobierno Regional, su Presidente firmará las cuatro copias del Acta de Entrega-Recepción, se queda con una copia firmada y remitirá las tres copias restantes al INDECI.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -UPR-001-05 PAG. FECHA: 01/07/2005 11/21 / UPR DINALOG / UPR GOBIERNO REGIONAL / LOCAL DRDC Secretaría General Presidente Se inicia el proceso Administración del Proceso de Trámite, el que concluye con la entrega de tres copias del Acta Entrega Recepción a la. 51. Recibe tres copias del Acta firmada, firma el cargo, registra en cuaderno de cargo de la, entrega al. 52. Determina destino y entrega a la para su distribución. 53. Registra destino, entrega documentos a previa firma en cuaderno de cargo. 54. Recibe documentos, firma cuaderno de cargo. 55. Entrega una copia del Acta a la Dirección Nacional de Logística (DINALOG). Se inicia el procedimiento de Aceptación de Donación a favor del INDECI efectuada por una persona natural o jurídica de nacionalidad Peruana (Donación Nacional). 56. Archiva una copia del acta firmada. Espera hasta la entrega de Fichas Finales (al término de obras de rehabilitación) del Gobierno Regional. Asimismo archivará en forma temporal una copia del Acta, para ser remitida a la productora de cemento. Se inicia el proceso Ejecución y Culminación de Obras de Rehabilitación y/o Reconstrucción con las bolsas de cemento donadas por las productoras de cemento. 57. Cuando la obra haya sido culminada elabora Informe Final Consolidado (incluye Ficha Final y panel fotográfico de la obra culminada). 58. Remite Informe Final Consolidado (incluye Ficha Final, Panel Fotográfico) de la(s) obra(s) a la Dirección Regional de Defensa Civil, quien los remitirá a la. En el caso que la ejecución de obra corresponda a Gobierno Local u otra institución, la responsabilidad de la supervisión de la misma corresponde al Gobierno Regional respectivo, en tal sentido elabora el Informe. 59. Remite oficio con Informe Final consolidado a la.
INDECI PROCEDIMIENTO: COD: -UPR-001-05 PAG. FECHA: 01/07/2005 12/21 / UPR JEFATURA ASOCEM/Productora de Cemento Secretaría General Secretaría General Jefe del INDECI Secretaría General Gerente General- Gerente Ventas Se inicia el proceso de Administración del Proceso de Trámite, el que concluye con la entrega de la documentación a la. 60. Recibe Informe Final Consolidado, firma el cargo, registra en cuaderno de cargo, entrega a. 61. Asigna atención de la documentación. 62. Registra personal asignado, entrega documentación al previa firma en cuaderno de cargo. 63. Recibe informe consolidado del Gobierno Regional/Gobierno Local, firma cuaderno de cargo de. 64. Revisa Informe Final Consolidado y realiza la verificación con antecedentes obrantes en archivo del uso del cemento. 65. Prepara Informe Final acerca del uso del cemento donado, adjuntando el Acta de Entrega-Recepción. 66. Revisa Informe Final, de estar conforme firma el Informe, caso contrario realiza observaciones y deriva al para las correcciones. 67. El Informe Final firmado junto con el Acta de Entrega-Recepción es registrado en el cuaderno de cargo, y entregado a la Secretaría General para la firma del Jefe del INDECI y su posterior envío a la Productora de Cemento. Se inicia proceso de Administración del Proceso de Trámite, el que concluye con la recepción del Informe Final en la Jefatura del INDECI. Se inicia el proceso de Trámite de Documentos en la Jefatura, donde el Jefe del INDECI analiza y firma el Informe Final consolidado por la. Deriva a la Secretaría General. Se inicia proceso de Administración del Proceso de Trámite, el que concluye con la recepción del Informe Final sobre el uso del cemento por parte de la productora que efectuó la donación. 68. Recibe Informe Final consolidado del INDECI, así como el Acta de Entrega- Recepción, dando fin al proceso.
10. DIAGRAMA DE FLUJO
Beneficiario (GG.RR/GG.LL) ASOCEM Productora de Cemento UPR INDECI DINALOG Dirección Regional de Defensa Civil Jefatura General Inicio Desastre de gran magnitud afecta a más de un departamento 1 Coordinan posibilidad de donación de cemento 1 Coordinan posibilidad de donación de cemento 2 Firma Acta Entendimiento con INDECI 3 C/productora de cemento remite CARTA detallando cantidad, unidad, costo, de bolsas cemento a donar Aceptación de Donación a favor del INDECI efectuada por persona natural o juridica de Nacionalidad Peruana Administración del Proceso Trámite 4 c/productora de cemento Recibe RJ 5 Recibe docs, registra, entrega a oficio GG.RR 8 Recibe copias de RJ y acta de entendimiento 6 Dispone personal 7 Registra y entrega a consultor a FT b Requiere donación de cemento 9 Evalua daños y prioriza la atención c 10 Elaboración FT y panel fotografico 11 Asesora en elaboración de FT 12 Envía FT y Panel fotografico FT y panel fotog. 13 Revisa, VºBº y remite Administración del Proceso Trámite Dcoumentario 14 Recibe fichas, registra, entrega a 15 Dispone personal destino, comunica a secretaria b 16 Registra usuario destino, entrega fichas a 17 Recibe Fichas técnicas, firma cargo 18 Verifica disponibilidad de cemento y Evalúa FT α
Beneficiario (GG.RR/GG.LL) ASOCEM Productora de Cemento Dirección Regional de Defensa Civil SECRETARIA GENERAL INDECI UPR JEFATURA α Requiere donación de cemento Si No 20 Revisa informe y oficio si es conforme, firma informe 19 Prepara informe y oficio Administración del Proceso Trámite 21 Registra, deriva informe y oficio 22 Recibe oficio de NO aprobacion de FT Llenado adecuado de FT No FIN Si 24 Verifica disponibilidad cemento, asigna, actualiza datos y prepara informe y oficio y elabora actas de entrega-recepción 23 Comunica via mail, telefono a GG.RR/GG.LL que reenvie FT c... 25 Revisa informe, oficio y actas 25 Revisa informe, oficio y actas Administración del Proceso Trámite 26 Registra, entrega informe a SG Inf. FT aprob. 27 Autoriza asig.cem, Firma Oficio y Acta de Entrega- Recepción, entrega a SG 28 Recibe oficio de asignacion de cemento Administración del Proceso Trámite 29 Recibe acta de Entrega- Recepción 29 Recibe Acta de Entrega- Recepción, remite a GG.RR/GG.LL 30 Remite oficio con datos transportista (DNI, brevete, vehiculo) a Prod.cemento, INDECI Oficio Oficio 31 Recibe oficio de GG.RR a Administración del Proceso Trámite 32 Recibe oficio, registra, entrega a 33 Dispone personal destino, comunica a 34 Registra usuario destino, entrega oficio a 35 Recibe oficio, firma cargo 37 Revisa oficio 36 Prepara oficio confirmando datos del transportista Administración del Proceso Trámite 38 Registra, entrega a SG 39 Recibe oficio de INDECI Oficio c/ datos transp. 40 Cruza informacion β
Beneficiario (GG.RR/GG.LL) ASOCEM Productora de Cemento DIRECCION REGIONAL DE DEFENSA CIVIL UPR INDECI DINALOG SECRETARIA GENERAL JEFATURA β 41 Genera orden de despacho 42 Recibe cemento, transporta a zona afectada 42 Entrega bolsas de cemento llegada de cem.a zona afectada 43 Remite Factura a INDECI Administración del Proceso Trámite 44 Recibe docs, registra, entrega a 45 Decreta 47 Recepciona factura, firma cargo 46 Registra, entrega a 48 Entrega factura a DINALOG, archiva 1 copia 50 Firma Acta Entrega- Recepción, entrega a INDECI 3 copias 49 d Administración del Proceso Trámite copia copia acta 3 copia acta 2 acta 1 51 Recibe documentos, registra, entrega a 52 Dispone personal 54 Recibe acta y copia, firma cargo 53 Registra personal de destino, distribuye d Ejecución y Culminación de Obra 55 Entrega copia acta a DINALOG, archiva copia acta 56 Aceptación de Donación a favor de INDECI efectuada por una persona natural o juridídica de nacionalidad Peruana FIN 57 Elabora Informe Final (incluye Ficha Final + Panel Fotografico x obras culminadas) FT final 58 Remite Informe Final Consolidado 59 Envía informe, oficio final consolidado 61 Determina destino 60 Recibe informe consolidado, registra, entrega a Administración del Proceso Trámite FIN 63 Recibe Informe Final Consolidado, firma cargo 62 Registra destino, distribuye 64 Realiza constatación del uso de cemento 65 Informa sobre uso de cemento a y adjunta copia Acta Entrega-Recepción 66 Revisa Informe Final 67 Registra acciones, envia informe a Secretaría General Administración del Proceso Trámite Inf. final Acta Trámite de Documentos en la Jefatura 68 Recibe Informe Final consolidado Administración del Proceso Trámite Inf. final Acta FIN
ANEXOS
ANEXO 1 FICHA TECNICA PARA LA DONACION DE BOLSAS DE CEMENTO INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL DIRECCION NACIONAL DE PROYECTOS ESPECIALES FICHA TECNICA N DONACIONES DE BOLSAS DE CEMENTO - ASOCEM I. PLIEGO/SECTOR II. DENOMINACION DE LA ACTIVIDAD/PROYECTO III. UBICACIÓN DEPARTAMENTO PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD IV. ENTIDAD RESPONSABLE DE LA ADMINISTRACION Y/O OPERACIÓN V. DESCRIPCION DEL DESASTRE FECHA APROXIMADA DE OCURRENCIA DEL DAÑO / / VI. DAÑOS OCASIONADOS (Comparado con la situación antes de la emergencia) Identificación de los daños en la infraestructura afectada (productiva o servicios sociales). VII. BREVE DESCRIPCION DE LAS OPCIONES PARA SOLUCIONAR EL PROBLEMA (Se debe cuantificar principales unidades físicas) VIII. CANTIDAD DE CEMENTO ESTIMADA PARA EJECUTAR LAS ACCIONES (En Bolsas) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 PRINCIPALES RUBROS UNIDAD METRADO CANTIDAD n TOTAL Plazo de ejecución de obras Meses A. Población Beneficiada con Obras / Proyectos (Hab.) B. Costo estimado de las Obras / Proyectos (S/.)
IX. PROGRAMACION DE AVANCE RUBRO MES 1 MES 2 MES 3 MES n X. DOCUMENTACION DISPONIBLE RELACIONADA CON EL PROYECTO (Estudios, expedientes técnicos, planos u otros documentos) XI. FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LA IDENTIFICACION DEL PROYECTO 11.1 Funcionario que IDENTIFICO EL PROYECTO Y ELABORO LA FICHA TECNICA NOMBRE CARGO ENTIDAD TELEFONO DIRECCION E-MAIL 11.2 Funcionario Público que REFRENDA LA VERACIDAD DE LA FICHA DEL PROYECTO NOMBRE CARGO ENTIDAD TELEFONO DIRECCION E-MAIL XII. CROQUIS DE UBICACIÓN DEL PROYECTO XIII. FECHA DEL REPORTE Ciudad y fecha: de del V B DRDC
ANEXO 2 ACTA DE ENTREGA RECEPCION A los días del mes de del año 200, el INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL INDECI, hace entrega de la donación efectuada por la FABRICA DE CEMENTO, consistente en Bolsas de Cemento al Gobierno Regional de. Estando de acuerdo las partes y habiéndose verificado físicamente los bienes materia de la donación firman la presente en cuadriplicado en señal de conformidad....... SR... Jefe del Instituto Nacional de Defensa Civil SR... Presidente Gobierno Regional Presidente Comité Regional Defensa Civil REPRESENTANTE ENTREGUE Instituto Nacional de Defensa Civil RESPONSABLE RECIBI Gobierno Regional NOTA: Los beneficiaros asumen la responsabilidad del material correspondiente y deberán presentar los bienes cuando sean requeridos para su verificación por el organismo encargado. El Acta de Entrega debe estar exenta de errores y enmendaduras.
ANEXO 3 CUADRO CONSOLIDADO DE DONACION DE CEMENTO* GOBIERNO REGIONAL/LOCAL: FECHA: UBICACIÓN CANTIDAD CEMENTO ITEM OBRA N FICHA TECNICA PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD N Bolsas OBSERVACIONES TOTAL 0 (*) Cuadro Consolidado debe ser visado por Funcionario Público que refrenda la veracidad de datos del cuadro y autoridad de Defensa Civil de Comité Regional/Provincial/Distrital según corresponda.