Compras y Evaluación de Proveedores COPIA CONTROLADA: SI_ NO_ DESTINATARIO: ENTREGADA A: ELABORADO REVISADO Y APROBADO FECHA: REVISIÓN FECHA MODIFICACIONES 0 dd/mm/aaaa Creación del documento
ÍNDICE 1. OBJETO... 3 2. ALCANCE... 3 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES... 3 4. DOCUMENTOS ASOCIADOS... 3 5. DESCRIPCIÓN... 4 5.1 Proveedores... 4 5.2 Compras... 5 5.2.1 Compra de materias primas... 5 5.2.2 Compra de equipos/servicios... 6 5.3 Recepción de compras... 7 6. INDICADORES... 7 7. FORMATOS APLICABLES... 8 ANEXO.9 F-AD-14: Lista de proveedores aceptados F-AD-15: Ficha de Proveedor F-AD-16: Seguimiento de proveedores F-AD-17: Hoja de pedido de compra
1. OBJETO Definir la metodología utilizada por AGUILAR DE DIOS para llevar a cabo la formalización de las solicitudes de necesidades de material, equipos o servicios, así como de la posterior tramitación de los pedidos. También se establecerán las pautas a seguir para la selección y evaluación de proveedores de productos y servicios con incidencia en el Sistema de Gestión de la Calidad. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación a todo el personal implicado en el proceso completo de compras dentro de AGUILAR DE DIOS. Además, es aplicable a los proveedores de productos, servicios y/o materiales que afecten a la calidad de los productos y servicios. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Proveedor habitual: Proveedor del que existe un conocimiento justificado derivado de un histórico de compras. 4. DOCUMENTOS ASOCIADOS Manual de Gestión de la Calidad. Todos los procedimientos. Todos los formatos. 3
5. DESCRIPCIÓN 5.1 Proveedores La compra se realiza a los proveedores que forman parte del formato F-AD-14: Lista de proveedores aceptados y la lleva a cabo el Departamento de Administración y Finanzas. El proceso de evaluación de proveedores es realizado por la Dirección y el Responsable de Calidad quienes realizan un seguimiento continuo. Se desarrolla una comprobación efectiva de que el proveedor mantiene regularmente la calidad de los productos y servicios solicitados. Cada proveedor aceptado poseerá una ficha, formato F-AD-15: Ficha de Proveedor donde vendrán indicados: Datos del proveedor. Producto/servicio suministrado. Observaciones. Requisitos exigibles. Cada año, el Responsable de Calidad y la Dirección analizarán las incidencias detectadas a través del seguimiento realizado a los proveedores (F-AD-16: Seguimiento de Proveedores). El criterio a seguir para rechazar a un proveedor temporalmente, será que se hayan abierto 5 partes de no conformidad en caso de incidencias graves o 1 parte de no conformidad, en caso de incidencias inaceptables, habiendo determinado previamente qué se considera incidencia grave y qué inaceptable, según el procedimiento. 4
Cuando el resultado de esta evaluación será rechazado, el Responsable de Calidad informará al Proveedor de la necesidad de corregir y/o mejorar ciertos aspectos del servicio o, en casos extremos, de la suspensión de sus servicios en un futuro próximo sino actúa correctamente (Plan de acciones correctivas, etc.). 5.2 Compras 5.2.1 Compra de materias primas AGUILAR DE DIOS establece una sistemática a la hora de realizar las compras de materias primas. a. Detección de necesidades Tras la detección de necesidades de material, el personal demandante del mismo comprobará si dispone de stock en almacén. En el caso del oro, dado que su valor fluctúa mucho, sólo se realiza una compra cuando se va a utilizar, para no especular, por lo que no se dispondrá de stock en el almacén. b. Comunicación al responsable de administración El personal que detecte la necesidad de compra comunicará, a través de la vía estipulada al Responsable de Compras las necesidades de material, especificando la cantidad y referencia a pedir. c. Elaboración del pedido El responsable de Compra genera la hoja de Pedido de compra, según el formato F-AD-17: Hoja de pedido de compra. d. Aprobación del pedido Es la Dirección la encargada de la aprobación del pedido. 5
e. Envío del pedido Dependiendo del producto y del proveedor, el envío se realiza por email, por teléfono o en persona. 5.2.2 Compra de equipos/servicios a. Detección de necesidades El personal demandante de un equipo/servicio comunicará al Responsable de Compras todas las características del mismo. b. Solicitud de presupuesto Se requerirá la solicitud de ofertas a los proveedores habituales, previo conocimiento de las especificaciones del equipo/servicio requerido. c. Aprobación del presupuesto Una vez recibidos los presupuestos, serán analizados desde dos puntos de vista: Por parte del demandante, quien revisará el cumplimiento de los requisitos técnicos. Por parte del responsable de administración, quién revisará los requisitos económicos. En función del análisis realizado por ambas partes, el responsable de compras junto con la Dirección, decidirá la aprobación o rechazo del presupuesto. d. Comunicación al proveedor La aceptación del presupuesto se llevará a cabo remitiendo el presupuesto firmado por parte del Responsable de Compras. 6
5.3 Recepción de compras En el momento de entrega se procederá a revisar la coincidencia de los requisitos del pedido con el producto/servicio recibido: Material: el personal de almacén comprueba la coincidencia de cantidad, referencias, plazos y estado del producto. Servicios: el usuario comprueba que la ejecución del servicio se realiza según las condiciones pactadas. El albarán de entrega indicará la fecha de recepción y deberá estar firmado. En el caso de existir algún tipo de incidencia, ésta será registrada en el albarán, que se remitirá al Responsable de Administración, quien procederá a tramitarlos como no conformidad y a resolverlos con el proveedor. 6. INDICADORES Para reflejar la calidad del servicio de proveedores, teniendo en cuenta el porcentaje de productos que son rechazados por AGUILAR DE DIOS, se utilizan el siguiente marcador: M 1 = Cuyo valor óptimo tiende a cero. Nº de productos rechazados Nº total de artículos recepcionados 7
7. FORMATOS APLICABLES Véase anexo adjunto a este procedimiento. F-AD-14: Lista de proveedores aceptados F-AD-15: Ficha de Proveedor F-AD-16: Seguimiento de proveedores F-AD-17: Hoja de pedido de compra 8