FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso: Gestión recursos físicos Código: Versión: GRF-PD-020 Fecha Aprobación: Procedimiento: Aseguramiento y reclamación por s Acto Administrativo: Resolución 421 2009 Fecha Vigencia: Página: 1 7 Firma Autorizaciones ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre(s): Javier Hernán Correa C. Nombre(s): Rusby Elena Sanchez Ortiz Nombre(s): Maria Margarita Arbelaez Villegas Firma(s) Firma(s) Firma(s) Almacenista Cargo(s) Contratista - Subgerencia Cargo(s) Cargo(s) (Lír Operativo Gestión Recursos Físicos)/ Administrativa y Financiera Subgerente Administrativa y Financiera Control Cambios Fecha Versión Descripción Se anexa información relacionada con el flujograma l formato intificación l procedimiento. 1. Objetivo Mantener el aseguramiento los bienes propiedad l FVS acuerdo a la Ley 45 1990 y el Acuerdo 28 1992 l Concejo Bogotá e iniciar las reclamaciones ante la aseguradora por cualquier tipo los bienes asegurados. 2. Alcance Este procedimiento inicia con la solicitud por parte l área Almacén incluir o excluir bienes en la póliza seguros correspondiente, bien sea por compra, traspaso o ; continua con la recompilación y presentación la documentación exigidos por la aseguradora, continua con la expedición o actualización las Asegurados los bienes y con estado pólizas vigentes, en cualquier momento, se pue presentar un l bien por perdida, daño o hurto, el cual es comunicado al Corredor Seguros y a la Asegurador; posteriormente, se remite la documentación respectiva al corredor seguros para reconocimiento y pago l o para la restitución l bien; finaliza el información. 4. Normatividad CONSTITUCIÓN POLÍTICA: Articulo 355 la Constitución Política 1991 reglamentado por el Gobierno Nacional mediante los Decretos 777 y 1403 1992. CÓDIGO CIVIL COLOMBIANO: Artículo: 2200, siguientes y concordantes LA LEY 9 DE 1989, Artículo: 38. LEY 80 DE 1993, Artículo 2º. LEY 489 DE 1998, Artículo 95 en concordancia con lo dispuesto en los numerales 15 y 16 l artículo 189 la Constitución Política. LEY 1150 DE 2007, literal c, numeral 4, artículo 2. RESOLUCIÓN 001 DE 2001, Artículo, 3.2.15, 4.6 Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas l Sistema Integrado Gestión l Fondo Vigilancia y Seguridad
Documentos Externos 5. Documentos Referencia Documentos Internos Convenio interadminstrativo traspaso o contrato adquisición Justificación para inclusión bienes en Estudios previos AD-FT-004 v.2.5 Acta entrega y recibo a satisfacción bienes o servicios AD-FT-002 V.2.0 Control los códigos barras asignados GRF-FT-027 V. 2.0 Nota ajuste - GRF-FT-010 v.2.2 Karx mensual almacén GRF-FT-008 v.2.0 Balance Mensual almacén GRF-FT-007 v.2.0 6. Definiciones Póliza: Documento legalizado ante una compañía seguros, con el fin salvaguardar o proteger los bienes la Entidad, ante cualquier eventualidad Entrada Almacén: Es el formato establecido por el FVS para el registro los bienes propiedad la Entidad Intermediario Seguros o Corredor Seguros: Los intermediarios seguros, en cualquiera sus modalidas, son personas jurídicas que tienen a su cargo asesorar al FVS manera integral en todo los trámites relacionados con la administración riesgos y el corretaje seguros en todos y cada una las ramas contratadas l programa seguros Acta entrega o Recibo a Satisfacción: es el documento mediante el cual se hace la entrega los Bienes a la Entidad. Siniestro: Es un hecho violento, súbito y extenso, cuyas consecuencias generan una avería grave o pérdida importante prevista en el contrato seguro que sufren los bienes propiedad la Entidad o don esta tenga un interés asegurable y cuyo acontecimiento genera la obligación a la aseguradora inmnizar En el caso Responsabilidad Civil: Son los daños materiales, así como los perjuicios y daño moral que se cause a terceros. Inmnización: Pago la suma asegurada establecida en la póliza, siendo el beneficiario en primer término el FVS. 7. Políticas Operación La adquisición y entrega los bienes para uso l FVS o para terceros, be estar acor con el requerimiento l stinatario final y el documento contractual adquisición. convenio interadministrativo traspaso o donación. El almacén l FVS, se compromete a hacer un uso eficiente los recursos, especialmente frente al uso l papel. General l Procedimiento En caso que el comodatario opte o este en la obligación asegurar los bienes, be solicitar la exclusión los bienes la póliza l FVS, anexando soporte aseguramiento los bienes por su cuenta. Para un con vehículo y en caso que se requiera asistencia, inicialmente se be avisar a la línea atención al cliente la aseguradora 8. Tiempo l Procedimiento Procedimiento continuo Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas l Sistema Integrado Gestión l Fondo Vigilancia y Seguridad
Proceso: Procedimiento: FORMATO PROCEDIMIENTOS Código: Gestión recursos físicos Versión: Aseguramiento y reclamación por 9. Diagrama Flujo Fecha Aprobación: Acto Administrativo: GRF-PD-020 Fecha Vigencia: Página: 3 7 Resolución 421 2009 Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas l Sistema Integrado Gestión l Fondo Vigilancia y Seguridad
FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso: Gestión recursos físicos Código: Versión: GRF-PD-020 Fecha Aprobación: Procedimiento: Aseguramiento y reclamación por s Acto Administrativo: Resolución 421 2009 Fecha Vigencia: Página: 4 7 10. Descripciòn l Procedimiento No. Entrada Actividad Descripción la actividad Depenncia Responsable Punto Control La persona encargada mantener actualizada las pólizas los bienes, permanentemente realiza verificación los requisitos, documentos y vencimiento pólizas y tramita solicitus inclusión o exclusión bienes. Verificar estado aseguramiento 1 Así mismo, existir compra bienes, termina la póliza bajo la cual quedaran Almacén Personal apoyo los bienes asegurados los mismos y si hay lugar a realizar cotizaciones por medio l Corredor Seguros para generación nuevas En el caso automotores, verifica si existen seguros obligatorios accintes tránsito (SOAT) a vencerse. Verificar el estado las pólizas en relación con los bienes Informe estado aseguramiento los bienes SI = Validar si es adquisición vehículos Hay adquisición bienes? NO = Validar si existe algún SI = Actividad 2 Es adquisición vehículos? NO = Actividad 6 Acta entrega y recibo Solicitar expedición seguro Con oficio y copia la tarjeta propiedad l vehículo, se solicita al Corredor 2 a satisfaccción bienes obligatorios accintes tránsito - Almacén Personal apoyo Seguros, indicar a la Aseguradora, expedir el SOAT por primera vez l vehículo. y servicios. SOAT - por primera vez Oficio solicitud expedición SOAT primera vez por Se proce a validar las fechas vencimiento los seguros obligatorios Validar si existen seguros obligatorios accinte tránsito -SOAT- con el fin prevenir la reclamación inapropiada 3 accintes tránsito -SOATpróximos a vencer SOAT por primera vez, en un sola solicitud al Corredor sinestros; los SOAT próximos a vencer, se adjuntan junto con la expedición los Almacén Personal apoyo Seguros Reporte SOAT próximos a vencer Reporte SOAT Iniciado el tramite solicitud ante la Aseguradora para expedición o actualización 4 próximos a vencer seguros obligatorios accintes tránsito - SOAT-, paralelamente, el Expedir o actualizar seguro obligatorio Oficio solicitud Corredor Seguros solicita a la Subgerencia Administrativa y Financiera, iniciar Corredor Seguros accintes tránsito -SOAT expedición SOAT por el tramite expedición CDP. Personal apoyo primera vez 5 Certificado gestión y SOAT Solicitar registro presupuestal - CRP-, y programación PAC Con el certificado gestión y el SOAT, la Subgerencia Administrativa y Financiera, solicita realizar: - Registro presupuestal -CRP Presupuesto) - Programar los pagos -PAC- acuerdo con las fechas establecidas (Tesorería) - Realizar los pagos a la aseguradora, ntro los primeros diez (10) cada mes (Tesorería) Subgerencia Administrativa Financiera y Personal apoyo Validar que el SOAT expedido, este acor con los datos y vigencia l vehículo Certificado gestión Certificado Disponibilidad Presupuestal - CDP Registro Presupuestal - CRP Programación PAC Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas l Sistema Integrado Gestión l Fondo Vigilancia y Seguridad
Entrada No. Actividad Descripción la actividad Depenncia Responsable Punto Control En el oficio que se remite al Corredor Seguros, se relaciona: 1. Descripción l bien Entrada Almacén o 2. Valor a asegurar Acta entrega y recibo Remitir documentación para 6 3. Fecha inicio aseguramiento l bien Almacén Personal apoyo a satisfaccción bienes aseguramiento y servicios. 4. Entrada a almacén o acta entrega y recibo a satisfacción bienes o servicios(ad-ft-002) 5. Copia tarjeta propiedad y copia l SOAT (en caso vehículos) Verificar que la documentación este completa y correcta Oficio solicitud inclusión o exclusión bienes y/o generación nuevas pólizas Hay manifestación un? SI = Actividad 7 NO = Actividad 21 Con el informe tallado presentado por la persona que tiene a cargo el bien, el responsable signado por el área Almacén, evalua los diferentes 7 Informe tallado l aspectos mencionados en la claración y proce a notificar el al Evaluar procencia l Almacén Personal apoyo Corredor Seguros y a la Aseguradora (línea atención al usuario) para que clasifiquen y/o cataloguen el y remitan informe, indicando la restitución l bien o el pago la inmnización. Analizar tipo y evaluar si proce Informe reconocimiento l Para procer a la reclamación l, el área Almacén, anexa el informe entradas y salidas, y el área Inventarios, el reporte "sabana inventarios" para ubicación l bien. De acuerdo al tipo bien, se proce a solicitar al Comodatario, remitir copia la documentación requerida por el Corredor Seguros: - Automotores: Tarjeta propiedad, SOAT, croquis accintalidad, original l nuncio, copia la cédula y pase l conducto y cédula policial, carta l dirigida al FVS (firmada por el Jefe Administativo la MEBOG o por el jefe l Grupo Movilidad-GRUMO), copia documento entrega provisional l vehículo (cuando se presentan lesionados), certificado idoneidad l conductor (opcional), pantallazo la página l Ministerio Transporte Solicitar, completar y verificar información l conductor (área Transportes l FVS). 8 documentos para reclamación l Almacén Personal apoyo - Semovientes: Informe indicando las circunstancia tiempo, modo y lugar, original acta función, original acta necropsia, original la nuncia penal ante autoridad penal competente (indicando circunstancias tiempo y lugar (hurto) - Inmuebles: Registro notarial, certificado tradición y libertad. - Equipos computo y comunicación y accesorios y otros bienes: a.por daño: Factura o documento que acredite propiedad l bien, valor y fecha adquisición, dos (2) cotizaciones y/o certificado único proveedor, e informe técnico b. Por hurto: Factura o documento que acredite propiedad l bien, valor y fecha adquisición, dos (2) cotizaciones y/o certificado único proveedor, y nuncia penal. Verificar que la documentación este completa y correcta Oficio remitiendo informe l, junto con la documentación requerida para pago o restitución l bien Informe reconocimiento l 9 Informe clasificación l El es catalogado perdida total? Solicitar ejecución acciones SI = Actividad 9 NO = Actividad 20 Cuando el bien pertence a un, el personal apoyo a la supervisión los s, informa al Subgerente Administrativo y Financiero l FVS para que diriga un oficio al Comodatario, solicitando el informe acciones disiciplinarias. Cuando el bien esta en uso por el FVS, el área Inventarios informa al Subgerente Administratvo y Financiero para que informe a Control Interno Disciplinario, el inicio l proceso responsabilidad. (Ver procedimiento CID-DE- 01-Control Disciplinario Ordinario) Subgerencia Administrativa Financiera Subgerente y Administrativo Financiero y Oficio solicitud accciones disciplinarias Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas l Sistema Integrado Gestión l Fondo Vigilancia y Seguridad
Entrada No. Actividad Descripción la actividad Depenncia Responsable Punto Control El personal apoyo l área Almacén, verifica si esta próximo a vencerse un ; ser así, proce a remitir oficio firmado por la Subgerente 10 Verificar vencimiento s Administrativa y Financiera, solicitando al Corredor Seguros que interrumpa en Almacén Personal apoyo tiempo la prescripción. Igualmente, el personal apoyo, proce a verificar y completar la información requerida para reclamación s. Oficio solicitud interrupción prescripción l El área Almacén, solicita a Inventarios que anexe el reporte "sabana inventarios" los bienes a dar baja por con el fin presentarla al Cómite Inventarios para que éste, emita recomendaciones a seguir. La documentación a presentar al Cómite es: - Informe solicitud acciones disciplinarias Informe - Documento acta perdida o daño bienes (firmado) reconocimiento l 11 Presentar informe baja bienes - Sabana inventarios, la cual be contener los siguientes datos: Almacén Personal apoyo por parte la Aseguradora a. Costo histórico b. Ajustes por inflación c. Depreciación d. Nombre l responsable l bien e. Valor reposición asegurado f. Concepto técnico experto la Subgerencia Técnica (si hubiere lugar) Acta Cómite Inventarios Emitida el acta baja bienes por el Cómite Inventarios, el abogado l Acta Cómite Proyectar borrador resolución 12 área Inventarios, proyecta borrador resolución baja para que Jurídica Almacén Inventarios baja elabore la respectiva resolución. Personal apoyo Con base en la resolución, el Área Almacén elabora la salida almacén, 13 Resolución baja registrando la información en el módulo SAE-SAI l sistema información Elaborar salida almacén Almacén inventarios SICAPITAL. Personal apoyo El personal apoyo a la supervisión los comdatos, proyecta borrador 14 Resolución baja Elaborar borrador minuta minuta modificación para que Jurídica elabore el otrosi l Inventarios inventarios modificación. Personal apoyo Resolución baja inventarios almacén Borrador minuta modificación Borrador minuta Elaborar minuta modificación Verificar que la modificación 15 modificación Elabora minuta exclusión bienes Oficina Asesora Jurídica Personal apoyo este numerada Copia modificación Informe recocimiento Se indica al Corredor Seguros, que solicite a la Aseguradora, realizar el pago 16 Solicitar pago l Almacén Personal apoyo Verificar realización l pago l l Recibo consignación Con base en el pago l, se realiza el recibo caja y se registra la 17 Recibo consignación Elaborar recibo caja Tesorería Personal apoyo Verificar pago Recibo caja información en el módulo OPGET l sistema información SICAPITAL copia modificación Consultar y verificar en el Base datos 18 Actualizar inventarios Se actualiza la infomación los inventarios en el aplicativo KNOW-IT Inventarios Personal apoyo sistema el registro actualizada almacén Se actualiza la información el el módulo LIMAY l sistema información Consultar y verificar en el Base datos 19 Actualizar registros contables Contabilidad Personal apoyo Recibo pago SICAPITAL que lleva el control la contabilidad. sistema el registro actualizada Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas l Sistema Integrado Gestión l Fondo Vigilancia y Seguridad
Entrada No. Actividad Descripción la actividad Depenncia Responsable Punto Control Catalogado el como perdida parcial, se proce a solicitar al Corredor Informe Seguros, solicite a la Aseguradora, restituir o arreglar el bien; al ser restituído o 20 reconocimiento l Solicitar restitución o arreglo l bien Corredor Seguros arreglado el bien, este berá ser evaluado por el técnico experto la Subgerencia Técnica Profesional signado Verificar que el certificado aseguramiento, corresponda a la cotización y al valor asegurado l respectivo bien. Verificar la inclusión o exclusión los bienes en las Certificado aseguramiento ó inclusión o exclusión bienes Con la validación la documentación, el Corredor Seguros solicita a la Aseguradora, presentar cotización los bienes a asegurar; así mismo, remitir el Oficio solicitud 21 inclusión o exclusión "certificado aseguramiento los bienes que son incluídos o excluídos en las Expedir y/o actualizar pólizas Corredor Seguros bienes y/o generación Personal apoyo nuevas pólizas Por otro parte, si existe reintegro automotores que tienen como stino la baja final, se solicita a la aseguradora el saseguramiento los mismos. Verificar que el certificado aseguramiento, corresponda a la cotización y al valor asegurado l respectivo bien. Verificar la inclusión o exclusión los bienes en las pólizas Certificado aseguramiento los bienes que son incluídos o excluídos en las 22 Certificado aseguramiento los bienes que son incluídos o excluídos en las Fin procedimiento Registrar y/o actualizar bienes en la base datos ocasionados por restitución un bien El área Almacén e Inventarios, procen a actualizar sus registros en la base datos respectiva (SICAPITAL - SAE-SAI y KNOW-IT), con el fin servir insumo para las mas áreas la Entidad. Almacén Inventarios Personal apoyo Consultar y verificar el Reportes registro la informacíón solicitados Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas l Sistema Integrado Gestión l Fondo Vigilancia y Seguridad