MANUAL DE RECOMENDACIONES PARA EL CONTROL Y MANEJO DE LA DISPONIBILIDAD.
INDICE Página Concepto de Disponibilidad 1 Integración de la Disponibilidad 1 Fondos Fijos 2 Fondos para gastos menores 2 Fondos para Cajas 3 Bancos 4 Ingresos 4 Egresos 4 Conciliaciones bancarias 5 Ejercicio de elaboración de conciliación bancaria 7 Cuentas por cobrar 10 Anticipos para gastos 10 Anticipos para gastos de viaje 10 Anticipos para adquisiciones de bienes y servicios 10 Préstamos al personal 11 Deudores diversos 12 Subsidio para el empleo 12 Depósitos en garantía 13 Cuentas por pagar 13 Impuesto sobre la Renta retenido al personal 13 Impuesto sobre la Renta retenido por honorarios y arrendamiento (10%) 14 Otras retenciones 15 Depósitos en garantía 15 Reporte del sistema Detalle de la Disponibilidad 16
Concepto de Disponibilidad Se utiliza el término Disponibilidad para identificar los recursos económicos con que cuentan los municipios para llevar a cabo el funcionamiento y programas de obras, servicios y beneficios para sus habitantes que le son inherentes como entidad gubernamental. Integración de la Disponibilidad La Disponibilidad se integra por los conceptos siguientes: Activos: Fondos Fijos Fondo para gastos menores Fondo para cajas Fondos para préstamos Bancos Cuentas productivas Cuentas de Inversión Cuentas normales Cuentas por cobrar Anticipos para gastos Préstamos al personal pendientes de recuperar Deudores Diversos Subsidios para el empleo Depósitos en Garantía Pasivos: Cuentas por pagar Impuesto sobre la Renta retenido al personal 10% Impuesto sobre la Renta retenido por honorarios y arrendamientos. Otras Retenciones Depósitos en garantía 1
Fondos Fijos Los fondos fijos son valores en efectivo asignados a funcionarios municipales responsables de alguna área administrativa, para efectuar gastos menores, o bien, para tenerlos en las cajas recaudadoras para dar cambios monetarios. Fondos para gastos menores El tesorero municipal analizará el área o áreas que de acuerdo a sus actividades requieran contar con un fondo fijo para el pago de gastos menores inmediatos, determinando conforme a sus necesidades y frecuencia de gastos, el monto que se asigne a cada caso. Determinado el importe del fondo fijo, se fijará el valor máximo del gasto a pagar con el fondo, recomendando que éstos sean inferiores a $ 2,000.00 no incluyendo pagos por concepto de préstamos al personal ni cambio de cheques personales. El responsable del fondo, tomará las precauciones necesarias para efectuar las reposiciones de gastos oportunamente evitando quedarse sin recursos para el pago de erogaciones en su área de responsabilidad. El tesorero municipal elaborará recibo custodia, mediante el cual se acepta por parte del tenedor de los fondos la responsabilidad de los mismos y el correcto manejo de estos valores. El cheque que se elabore para la creación del fondo fijo se registrará en la cuenta de Fondo Fijo, con cargo al responsable del fondo. Tanto el cheque que se expide para la creación del fondo fijo, como los subsecuentes por reposiciones de gastos, se expedirán a nombre del tenedor y responsable de este fondo. Los gastos que se liquiden con este fondo se deben comprobar con documentos que cumplan con los requisitos fiscales y administrativos establecidos, estampándoles sello fechador de pagado para su invalidación. 2
Los documentos a pagar con el fondo fijo deberán ser autorizados con el nombre y firma de funcionario responsable designado para esta función. Se recomienda que las reposiciones de fondo fijo se efectúen mediante relación ordenada de gastos señalando beneficiarios e importes, detallándolos secuencialmente por conceptos de gastos, cuidando que cada comprobante pagado especifique la cuenta contable en la serán registrados. El tesorero municipal realizará de manera sorpresiva y periódica arqueos a los fondos y valores en custodia, verificando mediante recuento del efectivo, y en su caso los comprobantes pagados con el fondo, que su monto sea el importe de los recursos asignados. En el caso de determinar alguna cantidad faltante al efectuar el arqueo del fondo fijo, su importe deberá ser pagado e ingresado por el responsable del mismo, si por el contrario se detecta un valor sobrante, éste se ingresará en la tesorería municipal. Fondos para caja. Los fondos para caja son dotaciones pequeñas de efectivo que se entregan a las cajeras recaudadoras y se utilizan para dar el cambio monetario a los contribuyentes. Los montos de los fondos para caja serán fijados por el tesorero y su monto será bajo, ya que regularmente se tratará de billetes de baja nominación y morralla. El tesorero municipal elaborará recibo custodia, mediante el cual se acepta por parte del tenedor de los fondos la responsabilidad del buen uso de los mismos. Los fondos para caja serán restituidos a la tesorería al dejar de funcionar las cajas recaudadoras o al cierre del ejercicio. Se recomienda prohibir la utilización de estos fondos para el pago de gastos menores. 3
Bancos. El municipio para seguridad, control y manejo de sus recursos, utiliza los servicios bancarios, mediante la apertura de cuentas a su nombre en los que registrarán la totalidad de los ingresos que reciba y la liquidación de gastos mediante expedición de cheques firmados mancomunadamente por los funcionarios autorizados para hacerlo. Asimismo, atendiendo a los recursos de que se traten, algunos de éstos se depositarán en cuentas productivas, de inversión a plazo fijo o en mesa de dinero. Para el mejor control de las actividades de ingresos y egresos que realizan los municipios, se recomienda lo siguiente: Ingresos. Los ingresos, independientemente del concepto que los origine y de su monto, se registrarán y depositarán totalmente a más tardar el día siguiente de su recepción en cuentas bancarias a nombre del municipio, eliminando la acción de tomar fondos recaudados para efectuar con ellos pagos directos de gastos u otras erogaciones. Egresos Todas las erogaciones que efectúe el municipio, a excepción de las realizadas con fondo fijo, se pagarán con cheques que invariablemente se expedirán a nombre del proveedor de bienes, de servicios o de contratista, adjuntando las facturas y documentación comprobatoria que soporten cada pago. Los cheques y la póliza del cheque, se emitirán por el Sistema de Egresos en equipos de cómputo, imprimiendo invariablemente la leyenda Para abono en Cuenta del Beneficiario. 4
Conciliaciones bancarias Los tesoreros municipales o las personas responsables que él designe, elaborarán mensualmente, con base a los estados de cuenta bancarios originales y los auxiliares contables de bancos las conciliaciones de saldos de cada cuenta con las que opere el municipio, incluyendo las relativas a inversiones. Las conciliaciones invariablemente se efectuarán entre los estados de cuenta enviados por el banco y los auxiliares contables nunca contra chequeras, procedimiento equivocado observado en algunos municipios. La elaboración y revisión de las conciliaciones bancarias por parte del tesorero municipal tiene como objetivo: Confirmar que la totalidad de los ingresos recaudados se hayan registrado y depositado. Verificar que los cheques expedidos para pago de erogaciones se hayan registrado en su totalidad. Investigar y controlar los posibles depósitos de ingresos registrados, no considerados por el banco según estado de cuenta. Controlar los cheques que hayan quedado en tránsito a efecto de tomar las acciones que procedan en los casos que muestren antigüedades superiores a dos meses. Detectar los cargos y créditos por concepto de comisiones e intereses efectuados por el banco no considerados ni registrados por el Municipio. Conocer los posibles cargos por cheques expedidos a favor del municipio por terceros devueltos por el banco, a efecto de tomar acciones inmediatas para su registro y recuperación de su valor. Detectar los cheques expedidos por el municipio los cuales por alguna causa específica fueron devueltos por el banco, tomando las acciones inmediatas para su registro y restitución en caso de proceder ésta. 5
Verificar que no existan cargos por pagos efectuados en ventanilla directamente a funcionarios del municipio, en caso de detectar alguno, proceder a su investigación inmediata y solicitar al funcionario responsable receptor del valor observado, la comprobación o restitución del mismo. Se recomienda eliminar esta práctica y hacerlo del conocimiento de los funcionarios responsables. Tomar decisiones y acciones para eliminar oportunamente las partidas pendientes que presenten las conciliaciones. Con la finalidad de recomendar los criterios a considerar en la elaboración y presentación de las conciliaciones bancarias, a continuación se presenta un ejercicio en el cual se toman los registros y saldo de auxiliar contable de una cuenta bancaria y el estado de cuenta que debe proporcionar mensualmente la institución bancaria con que se este operando. 6
EJERCICIO DE CONCILIACIÓN BANCARIA AUXILIAR CONTABLE DE LA CUENTA BANXICO NO. 1936 Fecha Póliza Referen Cargos Creditos Saldos 03-03 20090301 Ing. 5,000 5,000 04-03 20090302 Ing 6,000 11,000 05-03 36 011 2,000 05-03 36 012 1,000 05-03 36 013 3,000 5,000 08-03 20090303 ing 7,000 12.000 10-03 36 014 4,000 10-03 36 015 1,000 7,000 15-03 20090304 ing 4,000 11,000 21-03 36 016 2,000 21-03 36-017 3,000 21-03 36-018 1,000 5,000 26-03 20090305 ing 3,000 8,000 28-03 20090306 ing 7,000 15,000 30-03 36 019 5,000 30-03 36 020 2,000 8,000 30-03 20090307 2.000 10,000 Saldo en auxiliar de la Cuenta BANXICO No. 1936 $ 10,000 ESTADO DE CUENTA BANCARIO BANXICO 1936 Fecha Concepto Cargos Creditos Saldos 03-03 Su depósito 5,000 5,000 04-03 Su depósito 6,000 11,000 06-03 Su cheque 11 2,000 9,000 07-03 Su cheque 13 3,000 6,000 09-03 Su depósito 7,000 13,000 15-03 Su cheque 15 1,000 12,000 15-03 Su depósito 4,000 16,000 16-03 Su cheque 14 4,000 12,000 18-03 Pago directo Sr. X 3,000 9,000 22-03 Su cheque 16 2,000 7,000 Su cheque 17 3,000 4,000 26-03 Su depósito 3,000 7,000 28-03 Su depósito 7,000 14,000 28-03 Cheque devuelto 1,000 13,000 28-03 Su cheque 19 5,000 8,000 30-03 Comisiones 500 7,500 30-03 Intereses ganados 700 8,200 Saldo bancario $ 8,200 Los valores marcados ( ) son partidas cruzadas entre auxiliares contables y estado de cuenta, a continuación se presenta la conciliación bancaria. 7
CONCILIACIÓN BANCARIA AL 31 DE MARZO DE 2009 Conciliación de la Cuenta Productiva BANXICO No. 1936 (Reporte de Operaciones Bancarias del Sistema de Contabilidad) Saldo según Estado de cuenta bancario 8,200 Más: Cargos del banco no considerados por el municipio: Pago Directo a funcionario municipal 3,000 Cheque devuelto de contribuyente 1,000 Comisiones bancarias 500 4,500 Sub-total : 12,700 Menos: Creditos bancarios no considerados por el municipio: Intereses ganados 700 Sub-total : 12,000 Más: Cargos del municipio no considerados por el banco: Depósito en tránsito del día 30-03-09 2,000 Sub-total 14,000 Menos: Créditos del Municipio no considerados por el banco : Cheques en tránsito: No. 15 de fecha 5-03-09 1,000 No. 18 de fecha 21-03-09 1,000 No. 20 de fecha 30-03-09 2,000 4,000 Total: 10,000 Saldo según auxiliares contables: 10,000 Diferencia: -0- Elaboró Nombre y firma Autorizó Nombre y firma (Tesorero) Para la conciliación se tomará el estado de cuenta original recibido del banco, no siendo útiles los cortes bancarios que se obtengan de Internet por no mostrar éstos, el total de movimientos de cargos y créditos bancarios como son comisiones, intereses, cheques devueltos, etc. 8
Determinadas las partidas pendientes resultantes de la conciliación, el Tesorero Municipal tomará las acciones necesarias para su depuración y registro cuando así proceda: Cargos del banco no considerados por el municipio. En la partida Pago directo a funcionario municipal, solicitará a éste, la devolución o comprobación del valor recibido, ingresando o bien en su caso, contabilizando la documentación comprobatoria que recabe. El cheque devuelto, se recuperará del banco y se registrará su valor en Deudores Diversos, gestionando, si fuese necesario por la vía legal, la restitución de su valor más comisiones. El valor de las comisiones bancarias se registrarán con base al valor presentado en el estado de cuenta. Créditos bancarios no considerados por el municipio Con base al estado de cuenta se procederá a registrar como ingreso el valor de los intereses ganados. Cargos del municipio no considerados por el banco Se verificará con la institución de crédito que el depósito en tránsito se acredite en el mes inmediato. Créditos del municipio no considerados por el municipio Se vigilará que los cheques en tránsito sean cobrados oportunamente, en caso de retraso de un mes, se investigará directamente con el beneficiario las razones de la falta de cobro a efecto de no arrastrar cheques con antigüedades superiores a dos meses. Analizadas y corregidas las partidas pendientes detectadas en las conciliaciones, éstas se archivarán adjuntando los auxiliares contables y los estados de cuenta bancarios originales, base de su elaboración, anexando copias de pólizas de diario y documentos comprobatorios de la depuración, quedando esta documentación bajo la custodia del tesorero municipal. 9
Cuentas por cobrar Se consideran cuentas por cobrar los adeudos de terceros a favor del municipio, los cuales deben estar debidamente soportados con documentación firmada por los deudores que permitan la exigibilidad oportuna de su pago en las fechas establecidas, a efecto de evitar retrasos en su recuperación que pueden convertirse en cuentas incobrables. Anticipos para gastos Los anticipos para gastos se otorgan al personal municipal para gastos en viaje fuera del municipio por comisiones conferidas, o bien, para adquisiciones de bienes o servicios que se requieran en alguna área de la entidad. Anticipos para gastos de viaje. Los anticipos para gastos de viaje serán autorizados previamente por el responsable del área a la que esté asignado la persona comisionada, quien al serle otorgados firmará recibo en el que se señale el valor del anticipo, la comisión conferida, el lugar a donde se dirigirá y la duración del viaje. Al término de la comisión el personal elaborará y presentará cuenta de gastos en la que detalle claramente, las erogaciones efectuadas por transportación o en su caso gasolina, alimentación, hospedaje, peaje y cualquier otro gasto realizado, anexando documentación comprobatoria por cada uno de los gastos, la cual deberá cumplir con los requisitos fiscales y administrativos establecidos. La cuenta de gastos deberá estar debidamente aprobada por el funcionario responsable del área. Anticipos para adquisición de bienes y servicios. Los anticipos para adquisiciones serán aprobados en cuanto a monto y destino por el funcionario responsable del área que requiere los bienes o servicios, anotando en el recibo la descripción de los mismos, firmando de recibido la persona a quien se otorgue el anticipo. 10
Los anticipos para adquisición de bienes y servicios, se sugiere sean comprobados en un período máximo de tres días posteriores a la fecha de las compras, presentando como documentación comprobatoria, factura o convenio, documentos debidamente autorizados por el responsable del área. Se recomienda establecer como norma que los anticipos para gastos de viaje se comprueben durante los tres días siguientes al término de la comisión, presentando la documentación comprobatoria correspondiente, restituyendo a la tesorería el dinero sobrante, o, en caso de no haber efectuado ningún gasto se restituirá el valor total del anticipo. En caso de que pasado los plazos establecidos y habiendo apercibido a las personas para que presenten sus cuentas de gastos o comprobaciones, sin que éstas atiendan este requerimiento, se procederá a efectuar descuentos de sus sueldos, hasta cubrir el importe del anticipo otorgado. Al cierre del ejercicio deberán quedar comprobados la totalidad de los anticipos otorgados, registrándolos oportunamente para eliminar los adeudos por este concepto. Préstamos al personal Los préstamos al personal se recomienda otorgarlos exclusivamente en caso de emergencias comprobadas, debiendo ser autorizados previamente por el Cabildo, ya que de lo contrario podría fincarse como un desvío de recursos al tesorero municipal, por no estar consideradas estas erogaciones dentro del presupuesto aprobado. En el caso de aprobarse préstamos al personal, el tesorero municipal, tomará las medidas necesarias para que su recuperación sea oportuna y en el plazo que se haya convenido con el empleado, procurando que al cierre del ejercicio de que se trate, queden liquidados. El valor de los préstamos debe reglamentarse, estableciendo un tope para cada caso, de tal forma que éste no exceda al importe del finiquito para poder recuperarlo en caso de que se liquidara al trabajador. 11
Deudores Diversos Se registran los adeudos de terceras personas físicas o morales a favor del municipio por concepto de: cheques devueltos, préstamos a productores, anticipos a proveedores, daños de particulares a patrimonio del municipio y por cualquier otro adeudo específico sujeto a recuperación. Los préstamos a productores o a vecinos deberán estar soportados con solicitud debidamente justificada, la cual será revisada y en su caso autorizada por el Cabildo. El tesorero municipal obtendrá en cada caso pagarés o documentos debidamente firmado por los deudores a efecto de controlar los adeudos y tener documentación suficiente para exigir su pago en el tiempo y condiciones establecidas. Los documentos firmados por los deudores quedarán bajo la custodia y salvaguarda del tesorero municipal. Los vencimientos de los adeudos se controlarán por el tesorero o persona responsable que éste designe, a efecto de que los cobros se hagan oportunamente y evitar retrasos en su recaudación, originando que las cuentas de deudores se conviertan en valores incobrables. Subsidio para el empleo Conforme a la Ley del Impuesto sobre la Renta (Artículo octavo del Decreto publicado el 14 de septiembre de 2007 que entró en vigor el 1 de enero de 2008), se otorga el subsidio para el empleo a los trabajadores conforme a la tabla publicada en el mismo. El valor del subsidio pagado en las nóminas se cargará a esta cuenta descontando su importe total en las declaraciones provisionales que presenta el municipio para efectuar el entero mensual del Impuesto sobre la Renta retenido al personal. El tesorero municipal estará al pendiente para registrar oportunamente contra la cuenta de pasivo Impuesto sobre la Renta retenido al personal, la aplicación del valor del subsidio descontado en la declaración provisional del Impuesto citado anteriormente, de tal manera que esta cuenta presente únicamente el saldo mensual 12
Depósitos en garantía (Otorgados por el municipio) Los depósitos en garantía son erogaciones con carácter transitorio y recuperable que el municipio otorga para garantizar a terceros el pago de compromisos, tales como: arrendamientos de inmuebles, depósitos a gasolineras y fianzas de garantía. El tesorero municipal al otorgar depósitos en garantía, deberá exigir a la persona física o moral beneficiada, recibo firmado en calidad de depositario, en que conste que los valores recibidos son para garantizar el concepto convenido y que serán devueltos a la tesorería municipal al terminar o cancelar el mismo. El recibo expedido por depósitos en garantía quedará bajo la custodia del tesorero municipal, quien será responsable de recuperarlo, o en su caso, aplicar su importe al adeudo que se tenga con el depositario. Cuentas por pagar Impuesto sobre la Renta retenido al personal La persona responsable de elaborar la nómina del personal, será quien efectúe las deducciones por retenciones correspondientes al Impuesto sobre la Renta. El contralor municipal o, en ausencia de este puesto, el tesorero municipal, verificará que los descuentos por concepto de retención del Impuesto sobre la Renta, se hayan efectuado conforme a las tablas y tarifas que presenta la Ley de la materia, a efecto de no hacer retenciones equivocadas al personal. El contador o persona responsable de la contabilidad, registrará el valor de las retenciones del Impuesto sobre la Renta en la Cuenta de pasivo aperturada para tal efecto. El tesorero municipal mensualmente elaborará la declaración del pago provisional del Impuesto sobre la Renta retenido al personal, descontando, en su caso, el monto pagado por concepto de subsidio para el empleo liquidado mediante nómina, presentando la citada declaración, al banco para su pago y certificación. 13
Al registrar el pago provisional de las retenciones del Impuesto sobre la Renta su valor se debitará a la cuenta de pasivo, Impuesto sobre la renta retenido al personal, su saldo será el monto de las retenciones del mes pendientes de liquidar y será responsabilidad del tesorero mantener este pasivo depurado. Impuesto sobre la Renta retenido por honorarios y arrendamientos (10%). Conforme al Artículo 127, párrafo 6 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, se establece lo siguiente: Cuando los contribuyentes presten servicios profesionales a las personas morales, éstas deberán retener, como pago provisional, el monto que resulte de aplicar la tasa del 10% sobre el monto de los pagos que les efectúen, sin deducción alguna, debiendo proporcionar a los contribuyentes constancia de la retención; dichas retenciones deberán enterarse, en su caso, conjuntamente con las señaladas en el Artículo 113 de esta Ley, Se recomienda que para la prestación de servicios profesionales al municipio por terceras personas, se elabore contrato en el que se establezca el tipo de servicios a proporcionar, el lugar, la fecha, las condiciones, importe de los honorarios a pagar y responsabilidades para ambas partes, este documento será firmado por el presidente municipal y la persona contratada. Los pagos por la prestación de servicios por terceras personas, se soportarán con recibos expedidos por el prestador de servicios, en los que se señale, los trabajos realizados, el contrato, el monto de los mismos, firma de recibido y el importe del Impuesto sobre la Renta que descuenta. Invariablemente, conforme a la Ley de la materia, se deberá retener el 10% de Impuesto sobre la Renta que se descontará del importe bruto del recibo, registrándolo en esta cuenta de pasivo. Mensualmente los días 17 de cada mes, se presentará la declaración y el pago provisional del impuesto retenido a Servicios de Administración Tributaria. 14
Al efectuar los pagos provisionales a Servicios de Administración Tributaria, el tesorero municipal, vigilará que éstos se carguen a la cuenta de pasivo correspondiente, de tal manera que los saldos que presente ésta, muestre los impuestos a pagar el mes siguiente de que se trate. Conforme al Artículo 118 Fracción III de la Ley del Impuesto sobre la Renta, se proporcionará a las personas que les hubieran prestado servicios personales, constancia de remuneraciones cubiertas, de retenciones efectuadas y el monto del impuesto local a los ingresos por salarios. Las constancias deberán proporcionarse a más tardar el 31 de enero de cada año. Por arrendamiento de inmuebles en cuyos pagos se retengan el Impuesto sobre la Renta, se aplicarán las mismas recomendaciones expuestas anteriormente. Otras retenciones En esta cuenta se registran las deducciones efectuadas por cuenta de terceros, las cuales se ingresan y registran transitoriamente, siendo las principales de ellas: cuotas sindicales, préstamos sindicales, retenciones de salarios por orden jurídica, retenciones por créditos comerciales y alguna otra deducción especial que realice el municipio. Se vigilará por parte del tesorero o persona responsable que él designe, se paguen oportunamente los pasivos, verificando que los saldos que muestre esta cuenta sean correctos y correspondan a la realidad de las retenciones efectuadas por los distintos conceptos.. Depósitos en Garantía (Recibidos por el municipio). En esta cuenta se registran los depósitos en garantía con carácter transitorio recibidos por el municipio para garantizar alguna actividad específica, tales como arrendamiento de bienes muebles e inmuebles de su propiedad. 15
Reporte del Sistema Detalle de la Disponibilidad El sistema de contabilidad incluye el módulo de Cuenta Pública del cual se obtiene el reporte Detalle de la Disponibilidad en el que se presenta análisis por concepto y valor que integran la disponibilidad al cierre del ejercicio mensual, el cual se verificará con los auxiliares contables correspondientes de las cuentas de activo y pasivo. C.P. Jesús Morales Gómez jmorales@asenl.gob.mx 16