Coordinación n General de la Comisión n Mexicana de Ayuda a Refugiados Encuesta de Clima Organizacional Programa de Acciones de Mejora (PAM) Octubre, 2008
Introducción Con el propósito de diagnosticar el clima organizacional en las Dependencias del Gobierno Federal se aplicó la encuesta de clima organizacional de la Administración Pública Federal. Para el caso de la Coordinación General de la Comisión Mexicana de Ayuda a Refugiados (COMAR) ésta se aplicó del 23 de junio al 04 de julio del año en curso, obteniendo la respuesta de 22 servidores públicos. Se evaluaron 7 factores: recompensas y reconocimientos capacitación y desarrollo mejora y cambio calidad y orientación al usuario equidad y género comunicación disponibilidad de recursos calidad de vida laboral balance trabajo-familia colaboración y trabajo en equipo liderazgo y participación identidad con la institución y valores austeridad y combate a la corrupción enfoque a resultados y productividad normatividad y procesos impacto de la encuesta en mi institución servicio profesional de carrera (factor referencial)
Edad Género Estado civil Puesto Análisis de resultados estadísticos sticos Cifras representativas Nivel de estudios Estudios actuales Años de servicio en la APF Antigüedad en el puesto 4% tiene entre 2-30 años 32% mujeres 68% hombres 45% casados 55% solteros 50% profesionistas 5% licenciatura inconclusa 59% ninguno 4% preparatoria o similar 32% tiene de 6 a 0 años 4% son enlaces 55% tienen de 0-5 años Índices generales FACTORES CLIMA ORGANIZACIONAL 2008 00-90 % 89-80 % 79-60 % 59-00 % MUY BIEN BIEN PRECAUCIÓN ATENCIÓN I. Recompensas y reconocimientos II. Capacitación y desarrollo III. Mejora y cambio IV. Calidad y orientación al usuario V. Equidad y género VI. Comunicación VII. Disponibilidad de recursos VIII. Calidad de vida laboral IX. Balance trabajo - familia X. Colaboración y trabajo en equipo XI. Liderazgo y participación XII. Identidad con la institución y valores XIII. Austeridad y Combate a la corrupción XIV. Enfoque a resultados y productividad XV. Normatividad y procesos XVI. Servicio Profesional de Carrera XVII. Impacto de la encuesta en mi Institución 0 62 67 59 57 70 66 66 65 70 72 80 8 80 82 79 86 GENERAL ECO 7
Análisis de resultados / comentarios y sugerencias Áreas de oportunidad FACTOR Comunicación Impacto de la encuesta en mi institución Recompensas y reconocimientos Mejora y cambio Balance trabajo y familia PORCENTAJE 66% 65% 62% 59% 57% Análisis de comentarios Falta de motivación hacia el trabajo y escasas oportunidades de crecimiento. Mejorar los horarios de trabajo. Más capacitación. Instalaciones funcionales.
Comparación n de resultados Sector central 2007 COMAR 2008 Balance trabajo - familia Balance trabajo - familia Recompensas y reconocimientos Recompensas y reconocimientos Equidad y género Áreas de oportunidad Comunicación Mejora y cambio Capacitación y desarrollo Impacto de la encuesta en mi institución Disponibilidad de recursos
Definición n de objetivos estratégicos y acciones de mejora Áreas de Oportunidad (Factores) Qué evalúa? Objetivo estratégico Acción de mejora Balance trabajo - familia Evalúa la percepción del SP sobre la carga laboral y su impacto en la vida familiar. Aprovechar la jornada laboral en extensión e intensidad considerando la realización del trabajo de manera eficaz y eficiente. Evitar jornadas de trabajo excesivas privilegiando en conjunto la eficacia y eficiencia de los procesos. Recompensas y reconocimientos Evalúa la percepción del SP respecto de su propio desempeño y cómo su jefe lo reconoce y recompensa. Efectuar una valoración objetiva del desempeño, integrando los factores de motivación y de confianza mutuamente benéfica. Reconocer por parte de los jefes inmediatos la labor diaria bien realizada. Comunicación Evalúa la percepción que el SP tiene sobre la funcionalidad, calidad y medios de la comunicación interna en su institución para el cumplimiento de sus objetivos. Establecer los canales de comunicación apropiados que fortalezcan el cumplimiento de las metas institucionales. Realizar reuniones de retroalimentación periódicas con el personal por área de adscripción. Mejora y cambio Evalúa el grado de aceptación del SP al cambio y su disposición a incorporar su experiencia a los procesos de mejora. Fomentar la disposición y apertura positiva al cambio en los SP sustentado en el fortalecimiento de la confianza en el capital humano. Sensibilizar al personal. Implementar acciones de mantenimiento correctivo y preventivo en las instalaciones. Impacto de la encuesta en mi institución Evalúa la percepción del SP sobre cómo su institución difunde los resultados del ejercicio anual de la encuesta y promueve acciones de mejora. Impulsar positivamente la utilidad de la aplicación y los resultados de la encuesta de clima organizacional en la institución. Difundir vía correo electrónico Difundir en la página web de COMAR los resultados de la encuesta.
Calendarización de acciones de mejora MESES 2008 2009 FACTOR ACCIÓN EVIDENCIA RESP. oct nov dic ene feb mar abr may Balance trabajo - familia Evitar jornadas de trabajo excesivas privilegiando en conjunto la eficacia y eficiencia de los procesos. Salida hora apropiada (intangible) Todas las áreas (Continuo) Recompensas y reconocimientos Reconocer por parte de los jefes inmediatos la labor diaria bien realizada. Retroalimenta ción inmediata (intangible) Todas las áreas (Continuo) Comunicación Realizar reuniones de retroalimentación periódicas con el personal por área de adscripción. Minutas Todas las áreas (Mensuales) Mejora y cambio. Sensibilizar al personal. 2. Implementar acciones de mantenimiento correctivo y preventivo en las instalaciones. Distribución de lecturas y documentos de apoyo Soporte documental Todas las áreas Dirección de Admón. 2 Impacto de la encuesta en mi institución. Difundir vía correo electrónico 2. Difundir en la página web de COMAR los resultados de la encuesta. Correo enviado y página web Dirección de Admón. 2
Fortalezas detectadas en la encuesta de Clima Organizacional Calidad y orientación al usuario. Austeridad y combate a la corrupción. Calidad de vida laboral Identidad con la institución y valores. Disponibilidad de recursos Enfoque a resultados y productividad. 79% FACTORES 86% 82% 80% 80% 8% FORTALEZAS