Tabla de Contenido 1. Introducción 1 2. Navegación en Dynamics SL 7.0 3 3. Uso de Pantallas 5 4. Lotes y Periodos 7 5. Emisión de reportes 8 1. INTRODUCCIÓN Qué es Dynamics Solomon es un sistema ERP. ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning ó Planificador de Recursos de Empresa. Un ERP es una herramienta que auxilia en la operación de las empresas, proporcionando acceso en línea a información de sus diferentes áreas. Se utiliza de forma indistinta el nombre Solomon, Dynamics SL ó Dynamics Solomon, que forma parte de la línea de productos ERP de Microsoft Forma de Ingresar al sistema Se puede ingresar al sistema por medio del ícono del escritorio ó en el botón INICIO, seleccionando Todos los programas y en la opción Microsoft Dynamics SL 7.0 Se despliega la pantalla de bienvenida, donde se debe registrar ó seleccionar (F3) la compañía donde se desea ingresar, se anota el nombre del usuario y su contraseña: Página 1 de 12
Identificación de compañía Cada compañía tiene la siguiente estructura para identificación: 1000 San Toribio S. A. de C. V. 2000 Kopla S. A. de C. V. 3000 San Jorge S. A. de C. V. Para salir ó cambiar de una compañía a otra Para salir de Dynamics SL, se puede seleccionar la opción Salir del menú Aplicación u oprimiendo el signo X de la esquina superior derecha de la pantalla. En ésta última opción, se tiene también el botón Cambiar Compañía que permite seleccionar con F3 otra compañía a donde se desea cambiar, desde la pantalla de bienvenida. También en el menú Aplicación, está la opción Cambiar Compañía. Página 2 de 12
2. NAVEGACION EN DYNAMICS SL 7.0 Selecciones de la ventana principal La pantalla principal de Dynamics SLmuestra las siguientes opciones de Módulos: Administración: que abarca la administración de los recursos del sistema. Finanzas: Que incluye las opciones de Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Administración de Efectivo Ordenes: Incluye las operaciones de Compras y Ventas Inventarios: Donde se maneja las diversas opciones de la administración de los Inventarios Base: Donde se configuran las opciones deinformación compartida e intercompañías Por cada tipo de usuario, sólo se mostrará las opciones a las que tiene acceso Página 3 de 12
Grupos de opciones por modulo Cada Módulo presenta las siguientes opciones: Al dar click sobre alguna de las opciones, cada una despliega un sub menú con su respectivo contenido Página 4 de 12
Las funciones de cada opción son: Mantenimiento: Donde se efectúa la configuración de catálogos, como el caso de Proveedores, asi mismo, se puede establecer determinados parámetros a funciones. Entradas: Donde se efectúan los diversos registros de transacciones. Procesos: Ejecución de procesos de actualización masiva de la información Consultas: Consulta de información pora pantalla Configuración: Parámetros generales de cada módulo Reportes: Documentación impresa de la información procesada 3. USO DE PANTALLAS Código de Identificación por pantalla Cada pantalla tiene una clave de identificación con el siguiente formato: MM.PPP.SS, donde: MM = Módulo PPP = Pantalla del módulo SS = Sub Pantalla del Módulo Cada módulo se identifica de la siguiente forma: 01 GL (General Ledger) Contabilidad 03 AP (Account Payable) Cuentas por Pagar 04 PO (Pourchase Orders) Compras 08 AR (Account Receivable) Cuentas por Cobrar 10 IN (Inventory) Inventarios 13 MC (Multi Company) Multicompañías 20 CA (Cash Account) Administración de Efectivo 24 CM (Currency) Multimonedas 40 OM (Order Merchandising) Ventas Teclas de función Para: Ver la Ayuda de Dynamics SL Editar un campo en una tabla o ingresar una fórmula en fecha ó periodo Ver valores posibles o un calendario para ingresar una fecha Buscar valores posibles extendidos Alternar entre formulario y tabla Limpiar un campo en una forma Ingresar la fecha actual para un campo de Fecha Desplegar notas Presionar: [F1] [F2] [F3] [Shift]+F3] [F4] [F5] [F7] [F9] Página 5 de 12
Barra de acciones Las opciones que se despliegan en cada pantalla en el menú Acciones, son las mismas que se visualizan en la parte superior de la misma pantalla: Opciones de aplicación de mantenimiento de notas En cada pantalla de Dynamics, es posible agregar notas o comentarios con respecto a algún proceso Notas Página 6 de 12
4. LOTES Y PERIODOS Secciones de una pantalla de captura de transacciones Un lote es un conjunto de documentos que contiene diversas partidas En algunas pantallas, el lote no contiene documentos, sólo partidas La excepción es el módulo de ventas Comportamiento de Lotes Numeración de Lotes: Dynamics SL asigna numeración consecutiva a cada lote independiente para cada módulo. Liberación: Cuando un lote es liberado, afecta el módulo de origen y genera una póliza en Contabilidad General. Un lote liberado ya no es posible modificarlo. Nivel de Detalle: Si se definió la característica de Sumarizar Lotes, en Contabilidad sólo se verán los totales de las cuentas afectadas y en el módulo de orígen, se podrá ver el detalle. Asentamiento: Cuando es asentado un lote, afecta saldo de las cuentas de Contabilidad. Estatus de lotes Los lotes pueden mostrar los siguientes tipos de estatus, dependiendo del proceso Estatus Significado H B S No Liberado Retenido No Liberado Balanceado Liberado Parcialmente C U P Liberado - Completado sin afectar a contabilidad Liberado - No asentado en contabilidad Liberado - Asentado en contabilidad V Eliminado antes de liberar (AR, AP, PO) D Eliminado antes de liberar (GL) Página 7 de 12
Uso de Periodos y Lineamientos de Control En cada lote que se captura, se identifica el periodo contable que va a afectar: Periodo de afectación Se tienen establecidos cuatro niveles de autorización para registrar fechas y afectar periodos contables: Nivel 1 Sucursal Transacciones del día Nivel 2 Contador Zona - Día 1 periodo actual, a la fecha actual del sistema Nivel 3 Contador General 1 de enero del ejercicio anual a la fecha del sistema Nivel 4 - Administrador Ejercicio Anterior y del 1 de enero del ejercicio actual a la fecha actual del sistema. Los periodos se controlan en forma independiente por cada módulo. Para asentar un lote debe afectar el periodo actualmente abierto en Contabilidad ó un periodo anterior El cambio de periodos se realiza al ejecutar el cierre desde el módulo de Contabilidad. 5. EMISION DE REPORTES Lanzamiento de Reportes Seleccionando en algún módulo la opción Reportes, es posible seleccionar alguno para consulta Página 8 de 12
Pestaña [Reporte] 5,c Pestaña [Seleccionar] Página 9 de 12
5,d Operadores de Selección Operador de selección Inicia con Entre Contiene Igual Mayor Que Mayor ó Igual Que Formato en columna valor <Valor con el que inicia> <Valor inicial del rango>,<valor final del rango> <Valor a buscar en cualquier posición> <Valor al que debe ser igual> <Valor al que debe ser mayor> <Valor al que debe ser mayor o igual> En <Valor 1>,<Valor 2>,, <Valor n> Es NULO Menor Que Menor o Igual Que No Entre No Contiene Diferente NO SE ESCRIBE VALOR <Valor al que debe ser menor> <Valor al que debe ser menor o igual> <Valor inicial del rango a omitir>,<valor final del rango a omitir> <Valor que no debe contener en ninguna posición> <Valor al que debe ser diferente> No En <Valor 1>,<Valor 2>,, <Valor n> No es NULO NO SE ESCRIBE VALOR Página 10 de 12
5,e Pestaña [Selección Compañía] 5,f Pestaña [Plantilla] Página 11 de 12
5,g Opciones de Vista Preliminar Versión: 2.0 Fecha Alta: 18/Dic/2008 Fecha Ultima Modificación: 08 / jun/ 2011 <FIN DE DOCUMENTO> Página 12 de 12