Facturación Automática de Ventas WhitePaper Noviembre de 2006
Contenidos 1. Propósito 3 2. Particularidades del asistente 3 2.1. Accesos en PrefGest 3 2.2. Requisitos de los documentos a albaranar / facturar 4 3. Albaranar varios pedidos 5 4. Facturar varios albaranes / pedidos 7 Facturación Automática de Ventas WhitePaper 2
1. Propósito Entre de las tareas principales de PrefGest está la de gestionar los documentos de venta, y que esta labor sea de manera sencilla y rápida para el usuario. Una de las herramientas que hace posible este propósito es el asistente de facturación automática de ventas, el cual permite facturar uno o varios albaranes o pedidos, y crear un albarán de uno o varios pedidos de venta, siempre y cuando este grupo de documentos estén creados para un mismo cliente. Este documento va dirigido a aquellas personas que se encarguen de crear documentos de envío (albaranes) y facturación (facturas) de venta. 2. Particularidades del asistente Para trabajar con el asistente de facturación automática de ventas debemos de conocer, por un lado, donde se encuentran los accesos de esta herramienta dentro de PrefGest, y por otro los requisitos que deben tener los pedidos a albaranar o facturar y los albaranes a facturar. Veamos estos 2 puntos: 2.1. Accesos en PrefGest En PrefGest encontramos dos accesos al asistente de facturación automática de ventas, que se encuentran: Dentro de la bandeja de los documentos de venta en PrefGest, seleccionando la opción Enviar/Facturar Automáticamente dentro del menú Operaciones. Figura 1. Acceso al asistente desde la bandeja de documentos de venta. Facturación Automática de Ventas WhitePaper 3
Dentro de un documento de venta en PrefGest, seleccionando la opción Enviar/Facturar Automáticamente dentro del menú Operaciones. Figura 2. Acceso al asistente desde un de documento de venta. Aunque el programa disponga de distintos accesos para este asistente, el funcionamiento de éste es siempre el mismo. 2.2. Requisitos de los documentos a albaranar / facturar Debemos de tener en cuenta para que el asistente nos presente los pedidos a albaranar o facturar, o los albaranes a facturar es que, estos documentos deben tener activada la opción A Procesar dentro de la solapa Estado que se encuentra en el visor del documento. Según el tipo de documento con el que estemos trabajando, estará seleccionado por el programa o no, es decir: o El programa activa automáticamente en los albaranes de venta el check de A procesar. o Para que en el asistente de facturación automática de ventas aparezca/n el/los pedido/s a albaranar ó facturar, debemos de activar manualmente la opción A Procesar. Figura 3. Opción A Procesar activa. Facturación Automática de Ventas WhitePaper 4
Todos los pedidos y albaranes que queramos agrupar en un nuevo albarán (en el caso de los pedidos) o en una nueva factura (en el caso de los albaranes y los pedidos) deben de: o Tener la misma numeración. o Pertenecer al mismo cliente. 3. Albaranar varios pedidos Desde el asistente de facturación automática de ventas podemos crear un albarán de uno o más pedidos de un mismo cliente. En la pantalla inicial del asistente seleccionamos los datos de los documentos origen, especificando el tipo de documento (en este caso sería pedido) y la numeración de los mismos. En esta misma pantalla también debemos detallar los datos del documento destino (en este caso sería albarán). Del mismo modo, especificaremos la numeración con la que queremos crear este albarán. Una vez hecho esto, pulsaremos el botón Siguiente. Figura 4. Pantalla inicial. Datos de los pedidos origen y del albarán destino. En la siguiente pantalla seleccionaremos un rango de fechas, que corresponde a la fecha de solicitud de los pedidos a buscar, así como el cliente al que están asociados esos pedidos (mirar apartado 2.1.2. Requisitos de los documentos a albaranar / facturar). Una vez hecho esto, pulsaremos el botón Siguiente (el campo obra aparece desactivado porque solo es útil cuando estemos facturando uno o varios albaranes. Este campo lo explicaremos en el siguiente punto). Facturación Automática de Ventas WhitePaper 5
Figura 5. Selección del rango de fechas y cliente de los pedidos. En la siguiente pantalla nos aparece un listado de todos los pedidos que cumplen con los requisitos especificados en las pantallas anteriores, expresados con el número de documento y el nombre de la obra al que está asociado el pedido (en caso de que haya información sobre esta obra). Esta pantalla tiene como objeto seleccionar qué pedidos de los que hemos filtrado queremos que compongan nuestro nuevo albarán. Por defecto, aparecerán todos seleccionados. Para deseleccionarlos, debemos de desactivar el check que está justo al lado del pedido en cuestión. Una vez hecho esto, pulsaremos el botón Terminar. Figura 6. Listado de pedidos filtrados. Una vez hecho esto, nos aparecerá en la siguiente pantalla la información del nuevo albarán que hemos creado. Facturación Automática de Ventas WhitePaper 6
Figura 7. Pantalla informativa sobre nuestro nuevo albarán. Con esto ya habríamos realizado nuestro nuevo albarán. Éste aparecerá en la bandeja de documentos de venta de PrefGest, donde vendrá especificado (por cada pedido que hayamos albaranado): o El número del pedido del que parte, en la primera línea. o El cuerpo del pedido especificado en la primera línea. Figura 8. Nuevo albarán. 4. Facturar varios albaranes / pedidos Desde el asistente de facturación automática de ventas podemos crear una factura de uno o más pedidos o albaranes, siempre y cuando pertenezcan a un mismo cliente. Según si estamos facturando albaranes o pedidos, se habilitan o deshabilitan algunos campos. Veamos como actúa el asistente en cada pantalla: En la pantalla inicial del asistente de facturación automática de ventas seleccionamos los datos de los documentos origen, especificando el tipo de documento (en este caso, podríamos seleccionar tanto Facturación Automática de Ventas WhitePaper 7
documentos de tipo pedido como de tipo albarán, sin cambio en esta pantalla) y la numeración de los mismos. En esta misma pantalla también debemos detallar los datos del documento destino (en este caso sería factura). Del mismo modo, especificaremos la numeración con la que queremos crear esta factura. Una vez hecho esto, pulsaremos el botón Siguiente. Figura 9. Pantalla inicial. Datos de los pedidos o albaranes origen y de la factura destino. En la siguiente pantalla seleccionaremos un rango de fechas, que corresponde a la fecha de solicitud de los pedidos/albaranes a buscar, así como el cliente al que están asociados esos pedidos/albaranes (mirar apartado 2.1.2. Requisitos de los documentos a albaranar / facturar). Para el caso de que estemos facturando uno o varios albaranes, se habilitará también el campo Obra. Este campo nos permite crear un filtro mas restrictivo, pudiendo filtrar (además de por el rango de fechas en el que fue creado el albarán, y cliente al que pertenece) por pedido del que parten estos albaranes. En este campo aparece un listado con el nº de pedido y el nombre de la obra del correspondiente pedido. Todos los pedidos que aparecen en el desplegable cumplen los requisitos que hemos especificado anteriormente (pertenecen al mismo cliente y fueron creados en ese rango de fechas). Este campo es totalmente opcional. Una vez configurados todos los parámetros, pulsaremos el botón Siguiente. Figura 10. Selección del rango de fechas y cliente de los pedidos. Facturación Automática de Ventas WhitePaper 8
Figura 11. Campo Obra habilitado para facturar albaranes. En la siguiente pantalla nos aparece un listado de todos los pedidos o albaranes que cumplen con los requisitos especificados en las pantallas anteriores, expresados con el número de documento y el nombre de la obra al que esta asociado el pedido o albarán (en caso de que haya información sobre esta obra). Esta pantalla tiene como objeto seleccionar qué pedidos o albaranes de los que hemos filtrado queremos facturar. Por defecto, aparecerán todos seleccionados. Para deseleccionamos, debemos de desactivar el check que está justo al lado del pedido o albarán en cuestión. Esta pantalla es igual tanto si estamos facturando albaranes como pedidos. Una vez hecho esto, pulsaremos el botón Siguiente. Figura 12. Listado de pedidos o albaranes filtrados. En la siguiente pantalla nos aparecerá los distintos modos en que podemos facturar (forma normal y forma acumulativa). Según si estamos facturando albaranes o facturas, nos aparecerán unas opciones habilitadas o no. Es decir: o Si estamos facturando uno o varios pedidos, el programa te permite seleccionar facturar únicamente de forma normal. Facturación Automática de Ventas WhitePaper 9
Figura 13. Selección de tipo de facturación con modo Acumulativa deshabilitado. o Si estamos facturando uno o varios albaranes, el programa te permite: Si no hemos seleccionado nada en el campo obra, el programa solo permitirá facturar de forma normal. Si hemos filtrado por un pedido en el campo obra, el asistente nos permitirá facturar tanto de forma normal como de forma acumulativa. Figura 14. Selección de tipo de facturación con ambos modos habilitados. Una vez seleccionado el modo de facturación, pulsaremos el botón Terminar. Una vez hecho esto, nos aparecerá en la siguiente pantalla la información de la nueva factura que hemos creado. Facturación Automática de Ventas WhitePaper 10
Figura 15. Pantalla informativa sobre nuestra nueva factura. Con esto ya habríamos realizado nuestra nueva factura. Ésta aparecerá en la bandeja de documentos de venta de PrefGest, donde vendrá especificado (por cada pedido o albarán que hayamos facturado): o El número del pedido o albarán del que parte, en la primera línea. o El cuerpo del pedido o albarán especificado en la primera línea. Figura 16. Nueva factura. Facturación Automática de Ventas WhitePaper 11