Dirección General de Aguas MOP Proyecto: Optimización de Recursos con el apoyo de la Gestión por Procesos Cristián Seguel 24 de Julio 2013
Temario Qué es y qué hace la DGA? Problema por el cual origina cambio de plataforma e implementación de procesos Metodología de Implementación de Proceso y sus adecuaciones Gestión del Cambio (involucramiento de la dirección, metodología de implementación ) Problemas que surgieron y solución Presentación de Plataforma DGA (en vivo) Preguntas
Qué es y qué hace?
Temario Qué es y que hace la DGA? Problema por el cual origina cambio de plataforma e implementación de procesos Metodología de Implementación de Proceso y sus adecuaciones Gestión del Cambio (involucramiento de la dirección, metodología de implementación ) Problemas que surgieron y solución Presentación de Plataforma DGA (en vivo) Preguntas
Temario Qué es y que hace la DGA? Problema por el cual origina cambio de plataforma e implementación de procesos Metodología de Implementación de Proceso y sus adecuaciones Gestión del Cambio (involucramiento de la dirección, metodología de implementación ) Problemas que surgieron y solución Presentación de Plataforma DGA (en vivo) Preguntas
Metodología La propuesta metodológica de la herramienta esta basada en el concepto de Playbacks Este concepto considera el levantamiento hasta la puesta en producción un ciclo de vida de definición, construcción y pruebas. Este modelo propone un ciclo iterativo para cada etapa 8
Metodología Analista BPM (1) Gerente de Proyecto (1) Especialista de Infraestructura (1) + Desarrolladores BPM (2) + Arquitecto (1) + Especialista Infraestructura (1) Días 1-7 Días 8-21 Días 22-75 Días 76-90 Día 91 Descubrimiento Requerimientos Detallados Desarrollo iterativo con playbacks frecuentes QA En Marcha PLAYBACK 0 Definir el Proceso Mapas de Procesos As-Is y To- Be Historias de Usuarios Problemas y Puntos críticos KPIs/Metricas/SLAs Oportunidades de Mejora Clasificación de Procesos PLAYBACK 1 Construir el Proceso Construir el Modelo de Procesos de Negocio Definir Roles / Participantes Definir Elementos de Datos / Variables Configurar Pantallas Modelar las reglas a través de pantallas y modelos PLAYBACK 2 Conectar con la Infraestructura A través de flujos de Dato Otros sistemas de almacenamiento SMTP Data Warehouse LDAP / SSO EAI PLAYBACK 3 Refinar la Entrega Modelar casos de borde Expandir Capacidades de búsqueda Construir Metricas y Reportes de desempeño (Tuning y mediciones) Otros tipos de automatización de procesos Feedback desde los Playbacks 9
Metodología SOAINT(adecuación a DGA) Analista BPM (N) Gerente de Proyecto (N) Especialista de Infraestructura (N) + Desarrolladores BPM (N) + Arquitecto (1) + Especialista Infraestructura (1) Días 1-14 Días 15-28 Días 29-75 Días 76-90 Día 91 Descubrimiento Requerimientos Detallados Desarrollo iterativo con playbacks frecuentes QA En Marcha PLAYBACK 0 Definir el Proceso Mapas de Procesos As-Is y To- Be Historias de Usuarios Problemas y Puntos críticos KPIs/Metricas/SLAs Oportunidades de Mejora Clasificación de Procesos PLAYBACK 1 Construir el Proceso Construir el Modelo de Procesos de Negocio Definir Roles / Participantes Definir Elementos de Datos / Variables Configurar Pantallas Modelar las reglas a través de pantallas y modelos PLAYBACK 2 Conectar con la Infraestructura A través de flujos de Dato Otros sistemas de almacenamiento SMTP Data Warehouse LDAP / SSO EAI PLAYBACK 3 Refinar la Entrega Modelar casos de borde Expandir Capacidades de búsqueda Construir Métricas y Reportes de desempeño (Tuning y mediciones) Otros tipos de automatización de procesos Feedback desde los Playbacks 10
Temario Qué es y que hace la DGA? Problema por el cual origina cambio de plataforma e implementación de procesos Metodología de Implementación de Proceso y sus adecuaciones Gestión del Cambio (involucramiento de la dirección, metodología de implementación ) Problemas que surgieron y solución Presentación de Plataforma DGA (en vivo) Preguntas
Acciones METODOLOGÍA APLICADA Situación Actual Estado Deseado Visión del Cambio Análisis de la situación actual Definición de planes y Herramientas Establecer las bases para el cambio Implementación Masiva Consolidar los logros TIEMPO DIAGNÓSTICO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN MONITOREO EVALUACIÓN Definición Estrategia de Gestión del Cambio Plan Comunicacional Plan de Formación Plan de Incentivos Mapa de Impactos Implementación de Planes Preparación de la Organización Entrenamiento y evaluación Ejercitación Motivación Soporte Reconocimiento
Temario Qué es y que hace la DGA? Problema por el cual origina cambio de plataforma e implementación de procesos Como fue abordado, involucramiento de la dirección, gestión del cambio a toda la organización, metodología de implementación (gestión del Cambio) Problemas que surgieron y solución Presentación de Plataforma en vivo Preguntas
Problemas y Soluciones por usar BPM Concepto Antes Ahora Ejemplo Tareas Claves y Valor Agregado La expertise de las personas daba el ritmo de avance de las solicitudes El proceso establece puntos de control y carga por actividades para monitorear el avance de la solicitud Subprocesos de: - Oposiciones - Reconsideraciones Visibilidad de Estado de Solicitud ROL Había estadísticas por Región Existen las estadísticas por Región, pero se sabe que persona y cuanto tiempo la tiene a su cargo Generación de Indicadores del Proceso. Carpeta de la Solicitud Carpeta Física que viaja para ser revisada de nivel local a nivel central Disponibilidad de documentos digitalizados a nivel central sin viaje de carpeta o de personas Expediente Virtual Cumplimiento de Metas Había reportes mensuales que obtenían las solicitudes completadas y estado final Información precisa por Solicitud Región para tomar decisiones tempranas Generación de Reportes y Consultas en cualquier instante, según datos de negocio Proceso de Negocio estándar Había versiones locales sobre el proceso y sus tareas El proceso esta estandarizado visible y medible para optimizar recursos y roles (centralización de roles) Un único proceso a nivel nacional: ND (Nuevos Derechos)
Problemas y Soluciones por usar BPM
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Temario Qué es y que hace la DGA? Problema por el cual origina cambio de plataforma e implementación de procesos Como fue abordado, involucramiento de la dirección, gestión del cambio a toda la organización, metodología de implementación (gestión del Cambio) Problemas que surgieron y solución Presentación de Plataforma en vivo Preguntas
Preguntas.
Dirección General de Aguas MOP Proyecto: Optimización de Recursos con el apoyo de la Gestión por Procesos Cristián Seguel 24 de Julio 2013