PÁGINA: 1 de 6 ELABORADO POR: REVISADO Y APROBADO POR: Coordinación General de Planificación Ricardo Carvajal, Subcoordinador Nacional de Institucional Gestión Financiera FECHA: Noviembre 2012 FECHA: Noviembre 2012 VIGENCIA A PARTIR DE: Noviembre 2012 1. CONTROL DEL DOCUMENTO Versión Motivo Cambio ó Anulación Fecha de Actualización 2. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es realizar y controlar el pago de viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación a los (las) servidores (as) y Autoridades por realizar comisiones de servicio requeridas por la Institución fuera de su domicilio y lugar habitual de trabajo dentro y fuera del país, y el pago de residencia a servidores (as) y Autoridades que hayan cambiado su lugar habitual de residencia por trabajo. 3. ALCANCE Este procedimiento aplica a toda cancelación oportuna y justa a los (las) servidores (as) y Autoridades del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social, de los viajes que realizan con la finalidad de cumplir con la misión Institucional. 4. DEFINICIONES Viático.-... Es el estipendio monetario o valor diario que los servidores de las instituciones, entidades, organismos y empresas del Estado, reciben por el cumplimiento de servicios institucionales cuando tienen que pernoctar fuera de su domicilio y lugar habitual de trabajo, destinado a sufragar los gastos de alojamiento y alimentación en el lugar donde cumple la licencia. Capítulo II.. Viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación. Art 4. Del Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación para el cumplimiento de las licencias de servicios institucionales - SENRES Subsistencias.- Es el estipendio monetario o valor destinado a sufragar los gastos de alimentación en el lugar donde cumplen la licencia los servidores de las instituciones, entidades, organismos y empresas del Estado. Son declarados en licencia de servicios institucionales con subsistencias cuando tengan que desplazarse fuera de su domicilio y lugar habitual de trabajo por jornadas de 6 a 8 horas diarias de labor, y, cuando el viaje de ida y de regreso, se efectúe el mismo día. Capítulo II.. Viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación. Art 5. Del Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación para el cumplimiento de las licencias de servicios institucionales - SENRES Alimentación.-... Se reconoce el pago por alimentación cuando la licencia deba realizarse fuera del domicilio y lugar habitual de trabajo por jornadas de 4 hasta 6 horas y el viaje de ida y regreso se efectúe el mismo día. Capítulo II.. Viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación. Art 6. Del Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación para el cumplimiento de las licencias de servicios institucionales - SENRES
PÁGINA: 2 de 6 Movilización o Transporte.- Los gastos de movilización o de transporte son aquellos en los que incurren las instituciones, entidades, organismos y empresas del Estado, por movilización y transporte de los servidores, cuando se trasladan a ciudades, u otros lugares fuera de su domicilio y lugar habitual de trabajo. Capítulo II.. Viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación. Art 7. Del Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación para el cumplimiento de las licencias de servicios institucionales - SENRES CUR.- Comprobante único de registro. 5. BASE LEGAL Constitución de República del Ecuador. Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación emitido por la SENRES. Resolución 2009-000080. Normativa del Sistema Financiero. Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones y subsistencias en el exterior, para las y los servidores y obreros públicos MRL-2011-00051 Ley del Servicio Civil y Carrera Administrativa. Tabla de viáticos CAPITULO II DE LA FORMA DE CALCULO Art. 8 del Reglamento de de Pago de viáticos SENRES-2011. RESOLUCION N0. MRL-2012-0021 DEL MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES. Clasificación de Puestos. Reglamento para el pago de la compensación y residencia de transporte, resolución SENRES 2008-147 6. DIRECTRICES 6.1. Antes de realizar la comisión de servicio el servidor (a) debe existir la disposición o invitación que abalice la misma. 6.2. La solicitud de viáticos debe ser realizada después del aval de la comisión de servicio y previa a la solicitud de certificación presupuestaria. 6.3. Antes de que el servidor ejecute la comisión de servicios debe asegurarse que exista la certificación presupuestaria. 6.4. Respetar el debido proceso desde la certificación presupuestaria hasta la cancelación de pago en función al cumplimiento del Plan Operativo Anual del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social. 6.5. Es responsabilidad de Recursos Humanos realizar la retroalimentación adecuada de la clasificación del puesto, grado y domicilio del servidor o Autoridad. 6.6. Para el cálculo de los viáticos se debe considerar lo siguiente: hora de salida y fecha, hora de llegada y fecha de la comisión de servicio, lugar de residencia o domicilio y cargo del servidor o Autoridad, y el Reglamento aplicable según corresponda la comisión de servicio. 6.7. Para viáticos al exterior las Resoluciones son aprobadas según se indica a continuación. Consejeros, aprobada por el Pleno del CPCCS. Funcionarios, aprobada por la Máxima Autoridad del CPCCS. 6.8. Es responsabilidad de la Coordinación General de Relaciones Internacionales del CPCCS avalizar la documentación de la invitación o designación de la comisión de servicios al exterior.
PÁGINA: 3 de 6 7. RESPONSABLES DE EJECUTAR EL PROCESO Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional Gestión Financiera. 8. RESPONSABLES DEL RESULTADO DEL PROCESO Máxima Autoridad o su Delegado (a) Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Financiera. Contador 9. PROCEDIMIENTO VIÁTICOS, MOVILIZACIONES, SUBSISTENCIAS Y ALIMENTACIÓN 9.1. El (la) Asistente de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera responsable de viáticos recibe la documentación física por parte de la Subcoordinación Nacional Gestión Administrativa: Solicitudes de Licencia con Remuneración con los justificativos y sus firmas de responsabilidad correspondiente que abalice la comisión de servicios Informes con los documentos de soporte que justifican los gastos realizados. Estos documentos deben ser ORIGINALES y sin EMNENDADURAS, entre ellos pases a bordo, facturas de alimentación, facturas de hospedaje, facturas de combustible, peajes, entre otros. 9.2. El (la) Asistente de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera responsable de viáticos realiza el control previo de la documentación y cálculos, envía al Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Financiera para que apruebe el cálculo de la liquidación, quien remite a la Máxima Autoridad o su Delegado (a). 9.3. La Máxima Autoridad o su Delegado (a) envía a la Subcoordinación de Recursos Humanos para que verifique la comisión de servicios, una vez verificado aprueba el pago y remite al (la) Asistente de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera. 9.4. El (la) Subcoordinador (a) de Gestión Financiera solicita a el (la) Asistente Financiero responsable de presupuesto que verifique la existencia de fondos y los comprometa, una vez comprometidos los fondos envía a el (la) Asistente Financiero responsable de certificación presupuestaria. 9.5. El (la) Asistente Financiero responsable de certificación presupuestaria emite la certificación presupuestaria y solicita aprobación del (de la) Subcoordinador (a) de Gestión Financiera, una vez aprobada la certificación presupuestaria la envía al Contador (a), sino devuelve a El (la) Asistente de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera responsable de viáticos 9.6. El (la) Contador (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera analiza los registros contables, solicita a Asistente de Contabilidad responsable de devengado, que realice el devengado. 9.7. El (la) Asistente de Contabilidad responsable de devengado, una vez realizado el devengado solicita su aprobación a Contador (a). 9.8. El (la) Contador (a) registra el pago y lo remite a el (la) Subcoordinador (a) Nacional de
PÁGINA: 4 de 6 Gestión Financiera para su aprobación y ejecución 9.8.1. En caso de que el (la) Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Financiera no apruebe el pago se devuelve al (la) Asistente responsable de viáticos para que realice las correcciones hasta su aprobación. 9.9. El (la) Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Financiera aprueba, ejecuta el pago obteniendo el respectivo comprobante en el sistema ESIGEF y lo envía al Ministerio de Finanzas, entidad que procederá a cancelar el valor al Servidor (a) a través del BCE o el SPI (Sistema de Pago Interbancario). 9.10. El (la) responsable del Archivo de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera imprime y archiva el comprobante de pago generado en el sistema ESIGEF. ANTIICPOS DE VIATICOS AL EXTERIOR. 9.11. El (la) Contador(a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera recibe la documentación física por parte de la Subcoordinación Nacional Gestión Administrativa para que proceda con el cálculo de los viáticos: Solicitudes de Licencia con Remuneración, invitación, itinerario, justificativos y sus firmas de responsabilidad correspondiente que avalice la comisión de servicios en el exterior. Resolución emitida por el Pleno para Autoridades y Consejeros, y para Funcionarios Resolución aprobada por la Máxima Autoridad del CPCCS. 9.12. El (la) Contador(a) realiza el cálculo, según el financiamiento indicado en la invitación, y procede a enviarlo a el (la) Subcoordinador (a) de Gestión Financiera para su aprobación. 9.13. El (la) Subcoordinador (a) de Gestión Financiera envía el cálculo aprobado a la responsable de Asignación Presupuestaria para comprometer los fondos. 9.14. El (la) Asistente Financiero responsable de asignación presupuestaria, si existen los fondos envía la asignación presupuestaria y la certificación presupuestaria a el (la) Subcoordinador Financiero para su aprobación, este trámite se realiza conjuntamente. 9.15. El (la) Asistente de Contabilidad encargada del devengado procesa el registro de pago y envía a Contador (a) el devengado para su aprobación, y continuar conforme a los numerales 9.8 a 9.10 de este manual. LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS AL EXTERIOR 9.16. El (la) Asistente de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera responsable de viáticos recibe la documentación física por parte de la Subcoordinación Nacional Gestión Administrativa para la liquidación: Informe de comisión de servicio que debe estar aprobado por el Jefe Inmediato y la Máxima Autoridad, con los documentos de soporte que justifican los gastos realizados. Estos documentos deben ser ORIGINALES y sin EMNENDADURAS, entre ellos pases a bordo, facturas de alimentación, facturas de hospedaje, facturas de combustible, peajes, entre otros. NOTA las facturas deben estar a nombres del funcionario.
PÁGINA: 5 de 6 9.17. El (la) Asistente de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera responsable de viáticos revisa que se haya cumplido el itinerario en fechas y horas de ida y llegada y comprueba el cálculo de los viáticos comparando con el cálculo del pago anticipado. 9.17.1. Si el cálculo de los viáticos al anticipo es igual a los cálculos de la liquidación, adjuntar al informe la documentación de dicho CUR. 9.17.2. Si existe diferencia a favor de la entidad, el (la) Subcoordinador de Gestión Financiero (a) solicita al Funcionario o Autoridad mediante memorando la devolución del excedente. 9.17.3. Si existe diferencia a favor del Funcionario o Autoridad se procede a realizar el pago. RESIDENCIA Aplica a Funcionarios y Autoridades que hayan cambiado su lugar habitual de residencia por trabajo, 9.18. El (la) Asistente de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera recibe de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano el informe con la documentación de soporte correspondiente: Copia de Cédula. Declaración juramentada emitida por la Notaria la que debe estar en función del formulario de la Contraloría General del Estado. Formulario de la Contraloría General del Estado. 9.19. El (la) Subcoordinador (a) de Talento Humano y el (la) Subcoordinador (a) de Gestión Financiera aprueban el rol de pago de residencia 9.20. El (la) Subcoordinador (a) de Gestión Financiera envía el rol de pago a Analista de Presupuesto para emitir el CUR de compromiso para cada uno de los Servidores, y envía a Contador (a) para su aprobación. 9.21. Una vez aprobado cada uno de los CUR, el (la) Contador (a) devenga los CUR y solicita su aprobación al (a la) Subcoordinador (a) de Gestión Financiera. 9.22. En caso de detectarse informe falseado o con errores, el (la) Subcoordinador (a) de Gestión Financiera solicita mediante memorando al (a la) Subcoordinador (a) de Talento Humano la devolución de los valores al Servidor (a). 10. REGISTROS DOCUMENTALES DEL PROCESO Proforma presupuestaria. Reporte de proforma presupuestaria. Certificación presupuestaria. Reforma presupuestaria. Reporte de liquidación presupuestaria. Documento del devengado (pago real en función de como se va entregando el producto). Retención lista para la cancelación. Comprobante único de registro (CUR). Informe de validación presupuestario en términos económicos. Rol de pago por residencia.
PÁGINA: 6 de 6 11. CONTROL DE REGISTROS Nombre Código Ubicación Física Criterio de Almacenamiento Tiempo de Conservación en Área Tiempo en archivo Inactivo Método de Destrucción Responsable