ADMINISTRACION BASICA LIC LUIS C. VALDIVIESO M.
DEFINICION: La administración es un proceso sistemático que consiste en el desarrollo de actividades de PLANEACION, ORGANIZACIÓN, INTEGRACION, DIRECCION y CONTROL efectuados para lograr los objetivos de una organización a través de un adecuado manejo de los recuerdos existentes. Es el proceso por medio del cual el hombre trata de dar orden, dirección y control a las diversas instituciones de la sociedad para lograr determinados objetivos, incluyendo en esto el bien común
LA ADMINISTRACION CIENTIFICA A fines del siglo XIX y principios del siglo XX aparecieron las escuelas modernas de administración: a) Escuela Mecanisista: Nacida al amparo de los estudios de F.W. Taylor sobre la eficiencia de los trabajadores de las relaciones hombre-máquina, para elevar el rendimiento a partir del estudio de tiempos y movimientos. b) Escuela del proceso administrativo: Fundada por H. Fayol, estableció un esquema conceptual de la administración con base en el proceso administrativo c) Escuela Psico-sociológica (o de comportamiento humano) Auspiciada por Elton Mayo y por estudios de un grupo de la escuela de graduados en administración de negocios de la Universidad de Harvard
Nació cuando en una planta textil en Filadelfia no se pudo resolver el problema de rotación de personal, que se realizó con un enfoque mecanicista en donde se descubrió que los grupos informales constituyen una organización unida, de amistad y solidaridad d) Enfoque sistemático: La aplicación de este enfoque presupone el uso de tecnicas sustentadas en sistemas de información que posibiliten el control de la gestión administrativa e) Teoría Z: La filosofía y valores de la administración japonesa: Explica abiertamente su concepción sobre políticas de persona, empleo de por vida, entrenamiento horizontal, critica a los grandes Egos, decisiones por consenso, análisis profundo de los problemas, etc, etc, etc.
PROCESO ADMINISTRATIVO 1.- PLANEACION: Qué se va a hacer? Objetivos, políticas, diagnóstico, programas y presupuestos 2.- ORGANIZACIÓN: Cómo se dividirá el trabajo? Unidades de mando y procedimientos 3.- INTEGRACION: Quién y con qué se va a hacer? Personal: selección, contratación, capacitación, materiales, finanzas, compras, producción, etc. 4.- DIRECCION: Cómo se debe hacer? Autoridad, mando, toma de decisiones, supervisión, delegación, instrucciones y comunicación 5.- CONTROL: Cómo se hizo? Evaluación, comparación, determinación de las desviaciones, corrección de fallas y retroalimentación
PLANEACION Definiciones: Planear consiste en la definición de objetivos, la ordenación de recursos materiales y humanos, la determinacion de metodos y las formas de organización, el establecimiento de medidas de tiempo, cantidad y calidad, la localizacion especial de las actividades y otras especificaciones necesarias para encausar racionalmente la conducta de la persona o grupo. La planeación es trazar un curso concreto de acción para alcanzar un objetivo Planear es diseñar un método para lograr una meta definida Planear es decidir de antemano que hacer, como hacerlo, cuando y quien deberá llevarlo a cabo
PRINCIPIOS DE LA PLANEACION RACIONALIDAD: La acción ordenada con fines específicos PREVISION: La planeación es previsión del futuro UNIVERSALIDAD: La planeación y la programación deben abarcar las diferentes etapas del proceso económico, social y administrativo y preveer las consecuencis que producira su aplicación UNIDAD: Que los planes y programas tengan unidad, que estén integrados entre si y formen un todo organizado y compatible CONTINUIDAD: La planeación y la programación son un proceso de duración permanente INHERENCIA: La planeación y programación son necesarias en cualquier actividad humana y son inherentes a la administración
ELEMENTOS DE LA PLANEACION DIAGNOSTICO: Investigar los problemas que se presentan y que obstaculizan el logro de los objetivos de la organización OBJETIVOS: Son los fines o metas que se pretenden alcanzar ya sea con la realización de una sola operación de una actividad concreta, de un procedimiento de una función completa o de todo el funcionamiento de la institución POLITICAS: Son líneas generales de acción que guian a los miembros de una empresa PLANES: Entendemos como plan, un curso determinado de acción que se considera el mas recomendable para el logro de un objetivo, así mismo, es necesario que cada una de las funciones de una organización tenga sus propios objetivos y de igual forma sus planes
PROGRAMAS: Un programa está destinado a cumplir las funciones de una determinada entidad, por lo que se establecen objetivos o metas cuantificables que se cumplieran a traves de la integración de un conjunto de esfuerzos, con recursos humanos, materiales y financieros a el asignados, con un costo global y unitario determinado y cuya ejecución en principio queda a cargo de una unidad administrativa de alto nivel. PRESUPUESTOS: El presupuesto consiste en planear numericamente los resultados de una organización e incluye tres elementos principales. 1.- Se refiera a hechos futuros, lo que estimula a pensar en planeas concretos, valorando costos y beneficios 2.- Tiene fechas de desarrollo o de terminación que están relacionados con el costo 3.- Se mide en unidades económicas, proporcionando estándares contra los cuales se puede comparar
ORGANIZACIÓN Definiciones: Organización es el arreglo de funciones necesarias para lograr un objetivo con indicación de la autoridad y la responsabilidad asignadas a los puestos que tienen a su cargo las ejecuciones de las funciones respectivas Organización es el orden que guardan las diferentes órganos que constituyen un grupo humano en cuanto a relaciones, de responsabilidad, interdependencia jerarquica, comunicación y división del trabajo, necesarios
DIVISION DEL TRABAJO Es el desglose del trabajo en bloques, partes o unidades a fin de que pueda ser realizado por las diversas personas que integran una unidad administrativa, el trabajo se divide en: -FUNCIONES: (generales, específicas, sustantiva, apoyo, asesoría, complementarios, primarias, secundarias) -ACTIVIDADES: (genéricas, específicas) -OPERACIONES; (físicas, mentales)
FORMAS DE ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN FORMAL: Es la oficial, la teórica y se apega a las normas materializadas en organigramas, contratos colectivos o individuales, reglamentos, manuales, políticas y procedimientos ORGANIZACIÓN INFORMAL: Es la extra oficial, representa lo que realmente está sucediendo, es la resultante de las reacciones individuales y colectivas entre la organización formal en busca de satisfacción a necesidades y deseos de pertenencia, reconocimiento o amistad.
ESTRUCTURA ORGANICA Es la forma en que están ordenadas las unidades administrativas de un organismo y la relación que guardan entre si. Debido a la necesidad de la división del trabajo y de los requerimientos de especialización, nace la división en donde determinan la forma en que van a integrarse los diversos órganos o dependencias de una institución, relaciones de mando, niveles jerárgicos, proceso a su cargo, tramos de control, equipos naturales de administración y ámbito de aplicación
MANUALES Son las herramientas administrativas para transmitir conocimientos y experiencias para documentar la tecnología acumulada sobre un tema específico. Contienen información e instrucciones sobre la organización, políticas y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución de un trabajo. Se clasifican en: Manuales de Operación Manuales de Organización Manuales de Procedimientos
INTEGRACION En el proceso administrativo, se distingue una parte que se refiere a la estructuración y otra que es la actuación en si, en la primera tenemos la planeación y la organización, en la segunda, la integración, la dirección y el control. La integración es el punto de contacto entre la parte estática y la parte dinámica del proceso administrativo. Definición: Integración es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la planeación y la organización señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de una organización.
TIPOS DE INTEGRACION A) DE PERSONAL DE MATERIALES a) Reclutamiento b) Selección y contratación c) Inducción d) Capacitación e) Desarrollo f) Carrera institucional a) Finanzas b) Compras c) Producción d) Mantenimiento e) Comercialización o prestación de servicios
DIRECCION La eficiencia con la cual puede ser operada cualquier organización dependerá, en gran medida, de la forma en que se utilice y administre a sus trabajadores. Definición: Es el elemento mas dinámico del proceso administrativo que implica la responsabilidad que tiene todo jefe de dirigir, conducir, motivar, ordenar e impulsar al personal subordinado a la mejor realización de sus funciones, con el máximo de eficiencia y colaboración.
IMPORTANCIA DE LA DIRECCION Algunos autores consideran que es el elemento mas importante y complejo de la administración, puesto que se ponen en juego aspectos relacionados con el comportamiento individual y de grupo. En la dirección se ejerce el mando, se delega la autoridad, se toman decisiones, se coordinan y supervisan las actividades y todo ello a través de un proceso de comunicación que ya de por si es complejo
PRINCIPIOS DE LA DIRECCION COORDINACION: Lograr coordinar los intereses individuales y grupales IMPERSONALIDAD DEL MANDO: Cuanto mas se impersonalice la orden, será mejor obedecida. RESPECTO A LA LINEA JERARQUICA: Al transmitirse una orden deben asegurarse los conductos previamente establecidos y jamás saltarlos sin razón. RESOLUCION DE CONFLICTOS: Debe procurarse que los conflictos se resulevan lo mas pronto posible de modo que, sin lesionar la disciplina, puedan producir mayor tranquilidad a los implicados en el.
ALGUNAS CARACTERISTICAS DE LA DELEGACION DE AUTORIDAD - Puede ser general o específica - Puede ser temporal o ilimitada - Puede ser individual o colectiva - Aumenta la eficacia administrativa - Favorece la especialización - Permite que las decisiones sean tomadas con mayor base sobre la realidad
MANDO Si la autoridad es la capacidad de mandar y el derecho a ser obedecido, el mando es el ejercicio de ese derecho y de esa capacidad. El poder mandar, incluye tres elementos: Determinar lo que debe hacerse Establecer como debe hacerse Propiciar y vigilar que lo que debe hacerse se haga Algunos autores identifican a estas tres funciones como sigue: Directiva la primera, propiamente administrativa, la segunda y supervisora de ejecución la tercera
La toma de decisiones es un factor esencial de la función directiva, ya que, con base en ellas se marca el cambio a seguir de la organización. El proceso de la toma de decisiones es como sigue: - Diagnosticar el problemadefinir el problema - Definir las aternativas mas adecuadas - Analizar las alternativas y compararlas - Seleccionar la alternativa mas adecuada
PRINCIPIOS DE SUPERVISION El concepto actual de la supervisión, supone un ámbito de responsabilidad mas amplio y complejo que el de la administración tradicional basada unicamente en la autoridad y el conocimiento del trabajo, sino que ademas ubica como fundamental la satisfacción del usuario y el desarrollo personal. - Satisfacción del cliento o usuario: Es la única razón de la organización - Rentabilidad: Costo rendimiento de las operaciones cotidianas - Desarrollo de Personal. Mediante oportunidades y aprendizaje - Aceptación del cambio: Verlo como algo natural - Actitud crítica constructiva: Comunicar juicios e ideas - Excelencia en la persona: Calidad de vida y trabajo
CONTROL La etapa de control no existiría si la planeación y organización se ajustaran impecablemente a la integración y a la fase directiva, sin embargo, aún en planeaciones cuidadosas, surgen algunas necesidades de ajuste, correcciones o modificaciones a lo programado. Definición: Control es un conjunto de providencias incluídas en las estructuras y en las normas de trabajo de una empresa, para que en el desarrollo de las actividades se produzca una comprobación, previniendo errores y fallas, para proveer información segura, proteger los bienes de la empresa y promover la eficiencia en la operación y la adhesión a las políticas administrativas.
TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL 1.- Establecimiento de normas o estándares de ejecución 2.- Medición de la ejecución real en relación con los estándares establecidos 3.- Aplicación de la acción correctiva Define el estado de equilibrio o eficiencia que se desea lograr La administración enfocada a procesos se basa en mejorar procesos mas que en perfeccionar funciones Con este enfoque se marcan estándares que comprenden sistemas, procedimientos, métodos de trabajo, seguimientos operacionales y auditorías que deben formar parte de un sistema de calidad Las normas de calidad mexicanas están sustentadas en las normas ISO-9000 Requiere que la información sea procesada, interpretada y comparada con los estándares de ejecución a fin de establecer conclusiones sobre la ejecución real. Requiere una tomas de decisiones sobre modificaciones o ajustes a los recursos de la empresa, para esto es necesario conocer las causas de desviación
CARACTERISTICAS DE UN BUEN CONTROL - Selección de los criterios de control - Recolección, concentración y procesamiento de datos - Interpretación de los resultados - Elaboración de reporte de resultados - Utilización del mismo, para aplicar las medidas correctivas
EL CONTROL CONSTA DE CUATRO ETAPAS Evaluación de resultados Comparación de los resultados con los planeado Determinación de las causas de desviación Retroalimentación
INDICADORES Son los intrumentos cuya aplicación nos muestra la tendencia y la desviación de una actividad sujeta e influencias internas y externas con respecto a una unidad de medida convencional. En la administración y evaluación por procesos, los indicadores fortalecen la autonomía de gestión, en virtud de que a través de la medición que realicen los responsables en los niveles de operación conocerán de manera inmediata la situación en que se desarrollan sus servicios y de tomar oportunamente las medidas correctivas o de preferencia preventivas, que mejoren su actuación y resultados
Los indicadores deben contar con las tres características siguientes: CONGRUENCIA: Característica de la información que la hace coincidir en su forma y tamaño CONSISTENCIA: Característica de la información estadística mediante la cual los datos se basan en los mismos principios y reglas particulares de cuantificación CONFIABILIDAD: Característica de la información que el usuario acepta y utiliza para tomar decisiones basándose en ellas.
TIPOS DE INDICADORES INDICADORES DE EFICIENCIA Son los que permiten determinar cuantitativamente el grado de cumpliiento de las metas en un período determinado EFICACIA: = Resultados obtenidos Metas programadas La eficiencia es la capacidad de lograr los objetivos y metas programados con los recursos disponibles en un tiempo determinado INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD Se utilizan para determinar el rendimiento de los insumos empleados en la consecución de una meta o en la ejecución de una tarea, en una unidad de tiempo. Productividad: Bienes o servicios producidos Insumos utilizados La productividad puede medirse en función de los recursos humanos, materiales y financieros, sin embargo, no es siempre necesario utilizr las tres relaciones. El indicador se seleccionará en función del insumo mas relevante a considerar en el proceso que mida. INDICADORES DE CALIDAD Los indicadores de calidad persiguen dimensionar o cuantificar valores de tipo cuantitativo, es decir, maniifiestan el grado de satisfacción de las expecttvas o requerimientos de nuestros usuarios internos y externos, tales como: tiempos de espera, oportunidad, atención y solución a quejas, satisfacción por el otorgamiento del servicio, tiempos de traslado, etc. Se dice que un producto o servicio es de calidad cuando satisface plenamente al usuario