Administración de Compras e Inventarios
1 Sesión No. 5 Nombre: Selección de proveedores Contextualización En esta semana revisaremos y analizaremos a detalle la forma en cómo deberemos seleccionar o elegir a nuestros proveedores al momento de realizar una adquisición o compra dentro de la organización. De igual forma, se revisará la importancia de la investigación de proveedores nacionales y extranjeros e identificará los aspectos básicos en los que se deben evaluar antes de hacer negociaciones
2 Introducción al Tema El origen de una compra puede tener numerosas implicaciones, pero la más importante y necesaria siempre será la selección previa o preliminar de un proveedor que sea el más factible para cubrir los requerimientos de forma adecuada y óptima, con el propósito de establecer una lista confiable de candidatos a quienes se les pueda solicitar una cotización y un posible surtimiento de un producto o servicio dentro de la empresa.
3 Explicación III.1 Investigación de proveedores nacionales y extranjeros Fuentes de información El comprador podrá hacer uso de todos aquellos impresos disponibles en la oficina de compras, los cuales serán considerados como una fuente de búsqueda para comenzar a revisar, depurar y elegir de forma preliminar al proveedor. Otras fuentes de información a las que se recurre son electrónicas o vía sistema que maneje internamente la organización. Actualmente, las fuentes de datos impresas que pueden ayudar se enlistan a continuación: 1. Directorios telefónicos clasificados, tanto impresos como electrónicos: son útiles para la búsqueda de artículos y servicios que se encuentran disponibles localmente. 2. Catálogos y literatura de publicidad (revistas especializadas, folletos): estos materiales son excelentes para la búsqueda de referencias específicas, permitiéndole al comprador una mejor selección con base en lo que requiere comprar. La única limitación que se tiene es que este material ocupa mucho espacio y su vigencia es muy corta. Éstos deberán mantenerse bien organizados y actualizarse constantemente, por ejemplo a través de alguna suscripción. 3. Fuentes de contactos personales y experiencia con algunos proveedores. III.2 Evaluación del proveedor Una función importante, permanente y trascendental del departamento de compras es efectuar una evaluación a sus proveedores, para lo cual será necesario analizarlos con la finalidad de cerciorarse si efectivamente están cumpliendo eficazmente con su cometido, de tal forma que se puede medir con
4 mayor precisión su potencial al momento de abastecer, los tiempos de entrega y su cumplimiento en general, así podrá tomarse en consideración para las compras futuras o subsecuentes. Para evaluar objetivamente a los proveedores, éstos se clasifican según su giro: Fabricantes Distribuidores Por lo anterior, los criterios considerados para la evaluación de fabricantes, serán los siguientes: Prestigio y capacidad financiera. Se le solicitará al proveedor un listado con los clientes que atiende, el tiempo que tiene trabajando con ellos y si tiene reconocimientos por escrito de clientes y premios obtenidos (currículo: calidad, servicio, participación, etc.). Se investigará la confiabilidad del proveedor cuando en un momento dado se requiera conceder un anticipo para la compra. Por último, es indispensable contar con referencias sobre la situación financiera actual del proveedor, como soporte y seguridad para el comprador. Capacidad técnica. Cuando se trata de materiales es importante considerar el tipo, cantidad y precisión de la maquinaria, la distribución de la planta y la habilidad técnica del proveedor, ya que siempre que se finca una orden de compra se exigen especificaciones técnicas que deberán cumplirse al 100%, para lo cual se sugiere elaborar un breve cuestionario por escrito que deberá contestar el proveedor aspirante. Capacidad de producción. Ésta es fundamental y esencial, ya que le permitirá al comprador conocer si el proveedor tiene la disposición para cumplir con sus obligaciones de producción de materiales o productos en un determinado tiempo. Se deberá medir su capacidad productiva global, su disponibilidad de maquinaria y equipos en funcionamiento, su número de empleados, entre los más importantes. Sistema de aseguramiento de calidad. Se deberá recabar información sobre los métodos de aseguramiento de calidad del proveedor aspirante. Se recomienda que el proveedor cuente con un sistema de certificación que le
5 permita dar atención a los clientes en tiempo y forma de acuerdo con lo negociado o pactado. Los criterios para la evaluación de los distribuidores serán los siguientes: Acreditamiento. Se le deberá solicitar al proveedor aspirante el documento legal que lo acredite como distribuidor autorizado del producto o marca, para tener la confianza de que habrá un soporte en caso de surgir alguna inconformidad. Capacidad. Se considerará si el proveedor aspirante cuenta con la capacidad de entrega de materiales, debiendo cumplir los siguientes puntos: - El tiempo de respuesta a una orden de compra no deberá ser mayor de 5 días hábiles. - Deberá contar presentemente con transporte propio o particular para realizar las entregas a domicilio, garantizando las mismas en el lugar, cantidad y tiempo pactados y negociados. Sistema de aseguramiento de calidad. Se verificará y comprobará por medio de un cuestionario por escrito que el distribuidor cuenta con las instalaciones y métodos adecuados de manejo, empaque y embarque que aseguren las condiciones del material, así como que dé respuesta y atención a las quejas proponiendo acciones correctivas.
6 Conclusión A manera de conclusión, en lo que respecta a la evaluación de proveedores, tanto del fabricante como del distribuidor, será fundamental considerar el factor de comunicación con el departamento de compras, ya que para ambas partes deberá manejarse información continua sobre el estatus de las órdenes de compra en proceso, sobre los problemas que se presenten (responder de inmediato), las oportunidades adquisitivas que le puedan ser de utilidad al comprador, así como de las innovaciones que vayan surgiendo en el mercado.
7 Para aprender más Cómo seleccionar proveedores? S.a. (2012) Criterio de selección de proveedores. Consultado el 26 de marzo de 2013 http://brd.unid.edu.mx/criterio-de-seleccion-de-proveedores/ S.a. (s.f.) Búsqueda y selección de proveedores. Mc Graw Hill. Consultado el 26 de marzo de 2013 http://brd.unid.edu.mx/busqueda-y-seleccion-de-proveedores/
8 Actividad de Aprendizaje Al realizar esta actividad el alumno podrá demostrar el nivel de apropiación del conocimiento obtenido a través de esta sesión, para esto elaborará un ensayo, en Word, de dos cuartillas, sobre los temas tratados, tomando en cuenta que se evaluarán las siguientes características: Título: a través de él se debe definir el tema que se abordará en el mismo. Introducción: se debe plantear de manera específica el objetivo del texto Desarrollo: debe de contar con fundamentos teóricos así como mínimo 2 fuentes bibliográficas. Conclusiones: debe de explicar la detonante planteada en la introducción. Así como bibliografía ortografía y redacción. Al finalizar el desarrollo de este tendrás que subirlo a la plataforma.
9 Referencias Cruz, L. (1999). Compras, principios generales. México: Compañía Editorial Continental. Del Río, C. (2002). Adquisiciones y abastecimientos. México: Thomson. Mercado, S. (1996). Compras, principios y aplicaciones. México: Limusa. S.a. (s.f.) Búsqueda y selección de proveedores. Mc Graw Hill. Consultado el 26 de marzo de 2013 de www.mcgrawhill.es/bcv/guide/capitulo/8448147731.pdf S.a. (2012) Criterio de selección de proveedores. Consultado el 26 de marzo de 2013 de http://www.crecenegocios.com/criterios-de-seleccionde-proveedores/