DE AUDITORÍA INTERNA DE LA CALIDAD SGC.AIC Elaborado por Revisado por Aprobado por Nombre Cargo Fecha Firma Macarena Guzmán Cornejo Paulina Fernández Pérez Jimena Moreno Hernández Analista de Planificación y Control de Gestión Analista de Planificación y Control de Gestión Representante de la Dirección 10.09.2010 10.09.2010 10.09.2010
Página: 2 de 23 HISTORIA E IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS VERSIÓN ÍTEM FECHA CAMBIOS 4.0 -- 13.08.08 Se modifica el nombre del Procedimiento por Auditoría Interna de la Calidad 4.0 3 13.08.08 4.0 8 13.08.08 4.0 9 13.08.08 4.0 10 13.08.08 5.0 3 22.04.2009 5.0 7 22.04.2009 Se establecen las responsabilidades del encargado del Procedimiento de AIC. Se establecen los lugares de almacenamiento para todos los registros; se modifican los responsables en los registros Listado de Auditores Internos de la Calidad y Evaluación de Auditores Internos. Se modifica el flujograma, quedando como responsable de la definición del Plan de AIC el Coordinador(a) de la Calidad. Además se agrega al proceso al encargado/a de procedimiento AC/AP. Se incluye al representante de la Dirección. En la actividad N 1 se establece como encargado de desarrollar el Plan de Auditoría al Coordinador(a) de la Calidad. Se agregan responsabilidades al encargado/a del procedimiento. Se modifica referencia a Norma ISO 9001:2008 y se hace referencia a documento conceptos y terminología 5.0 8 22.04.2009 Se modifica almacenamiento de los registros. 5.0 Anexo C 22.04.2009 Se modifica columna documentos a auditar por procesos a auditar. 5.0 Anexo F 22.04.2009 Se modifica anexo. 6.0 7 09.10.2009 7.0 -- 26.07.2010 7.0 1 26.07.2010 Se mejora la descripción de lugar y responsable de los registros. Se modifica formato del procedimiento, por cambio de logo. Se mejora la definición del objetivo de este procedimiento, a fin de aclarar todos aquellos elementos que en la versión anterior no quedaban claros. 7.0 2 26.07.2010 Se mejora definición del alcance 7.0 3 26.07.2010 Se detallan la totalidad de responsables y actores que forman parte de este procedimiento, especificando claramente las tareas que cada uno de ellos realiza.
Página: 3 de 23 7.0 5 26.07.2010 7.0 6 26.07.2010 7.0 7 26.07.2010 7.0 8 26.07.2010 Se modifican indicadores de gestión, de acuerdo a las necesidades Se actualiza versión de Norma de Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión y/o ambiental, de la versión 19011:2002 a versión 19011:2003. Se modifican registros, actualizándolos de acuerdo al nuevo flujograma. Se modifica completamente flujograma que describe el proceso, dividiéndolo en los procesos de preparación de programa para la auditoría interna de calidad, preparación de la auditoría interna de calidad, y realización de auditoría interna de calidad. 7.0 9 26.07.2010 Se eliminan los anexos A, F,I. 8.0 8 30.07.2010 9.0 5 10.09.2010 9.0 7 10.09.2010 Se agrega flujograma que describe la elaboración del Plan Anual de Auditorías Internas de la Calidad. Corrección de los signos de los indicadores del procedimiento. Se eliminan algunos registros derivados del procedimiento.
Página: 4 de 23 1. OBJETIVO Este procedimiento tiene por objetivo, establecer la metodología que permitirá llevar a cabo las Auditorías Internas del Sistema de Gestión de la Calidad en la Subsecretaría del Trabajo. La finalidad de la realización de Auditorías Internas de la Calidad, es obtener evidencias sobre el funcionamiento de los procesos que forman parte del alcance del Sistema y así evaluar de manera objetiva que la implementación de éste se efectúa de acuerdo a los requisitos normativos, reglamentarios y exigencias del cliente. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todas las Auditorias Internas de la Calidad que se realicen en la Subsecretaría del Trabajo dentro del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad. 3. RESPONSABLES - Profesional de la Unidad de Planificación y Control de Gestión, será encargado de elaborar el Plan Anual de Auditorías Internas y los Programas de Auditorías, los que serán revisados por el Coordinador de la Calidad, para luego ser validado por el Representante de la Dirección. Además, será responsable de velar por el cumplimiento de este procedimiento. - El Equipo de Auditores Internos de la Calidad capacitados con, a lo menos, un curso de 16 horas, de acuerdo a lo exigido en los Requisitos Técnicos y Medios de Verificación de la Etapa Marco Avanzado de los Programas de Mejoramiento de la Gestión. Son responsables de recopilar información y verificar la exactitud de la misma, mantener la confidencialidad y seguridad de la información, confirmar que la evidencia de la Auditoría es suficiente y apropiada, y de comunicar eficazmente. - Auditor Líder: Será el Encargado de apoyar en la coordinación y realización de todas las etapas de la auditoría, hacer uso eficaz de los recursos, representar al equipo auditor ante la Dirección, preparar y presentar al Coordinador de la Calidad el Informe de de Auditoría, prevenir y resolver conflictos, y tomar las decisiones finales con relación a la conducción de la Auditoría. - Coordinador de la Calidad: Es responsable de recibir y analizar Informe de Auditoría, e Informar a la Dirección resultados de Auditorías Internas de la Calidad.
Página: 5 de 23 - Auditado: Será el responsable de dar facilidades y proporcionar documentación y evidencias objetivas conforme lo requiere el Auditor, y de hacer entrega de los partes de no conformidad de acuerdo a los plazos establecidos en este procedimiento. 4. DISPOSICIONES GENERALES Es responsabilidad del auditado o Jefe de área respectiva enviar el análisis de la no conformidad que incluya la identificación de la causa y la definición de la acción correctiva / preventiva en un plazo no mayor a 8 días hábiles desde la fecha en que se formalizó la no conformidad (entrega del parte de no conformidad). 5. HERRAMIENTA DE CONTROL Y/O INDICADOR DE GESTIÓN CLASIFICACIÓN DEL RESULTADO INDICADOR MALO REGULAR BUENO PERIODICIDAD DE MEDICIÓN Porcentaje de hallazgos 1. detectados en Auditorías Internas de la Calidad, cerradas según plazo IG < 80% 80% < IG < 100% IG = 100% Semestral acordado Porcentaje de Auditorías 2. Internas de la Calidad realizadas de acuerdo a los plazos establecidos en el Plan IG < 70% 70%< IG < 90% IG>=90% Anual de Auditorías Internas.
Página: 6 de 23 6. REFERENCIAS Norma ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos Norma ISO 19011:2003 Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental Manual de Calidad Subsecretaría del Trabajo Procedimiento documentado SGC.CD, Control de Documentos Procedimiento documentado SGC.CR Control de Registros Procedimiento documentado SGC.PNC, Producto no Conforme Procedimiento documentado SGC.ACP, Acciones Correctivas y Preventivas Procedimiento documentado SGC.RD. Revisión por la Dirección
Página: 7 de 23 7. REGISTROS Identificación Responsable(s) Almacenamiento Tiempo Medio de Soporte Lugar y Responsable Disposición Correo con envío de propuesta Plan Anual de Auditorías Internas aprobado Propuesta preliminar Programa de Auditoría Interna de la Calidad Correo electrónico que envía propuesta de Programa -Encargado(a) de procedimiento Auditoría Interna de la Calidad/ Coordinador de la Calidad -Coordinador de la Calidad -Encargado(a) de procedimiento Auditoría Interna de la Calidad/ Coordinador de la Calidad Encargado(a) de procedimiento Auditoría Interna de la Calidad/ Coordinador de la Calidad Encargado(a) de procedimiento Auditoría Interna de la Calidad/ Coordinador de la Calidad 2 años Digital 2 años Papel 2 años Digital y/o Papel 2 años Digital y/o Papel Digital: Correo electrónico del Encargado/a de Procedimiento, y correo electrónico del Coordinador de la Calidad. Papel: Archivador Partes de no Conformidad Auditorías Internas de la Calidad. Digital: Encargado/a de Procedimiento de Auditorías Internas de la Calidad: PC Carpeta ISO, sub carpeta Auditorías Internas de la Calidad, se encuentran los programas separados en carpetas según fechas de auditorías internas. Coordinador de la Calidad: PC en Carpeta ISO, sub carpeta auditoría internas de la calidad. Papel: Archivador de Partes de no Conformidad Auditorías Internas de la Calidad, separador Programa Auditorías Internas ubicado en Oficina de la Unidad de Planificación y Control de Gestión. Digital: Correo electrónico del Coordinador de la Calidad, y en el correo electrónico del Encargado/a del Procedimiento.
Página: 8 de 23 Programa de Auditoría Interna de la Calidad validado Correo electrónico que difunde Programa de Auditoría Correo electrónico de coordinación con equipo de auditores Acta reunión apertura de de Acta de reunión de enlace equipo de auditores Encargado (a) de procedimiento de Auditoría Interna de la Calidad Auditor Líder/ Encargado (a) de Procedimiento/ Coordinador de la Calidad. Encargado/a Procedimiento/ Coordinador de la Calidad. Encargado/a Procedimiento Encargado/a de Procedimiento/ Auditor Líder/ Coordinador de la Calidad 2 años Digital y/o Papel 2 año Digital y/o Papel 2 años Digital y/o Papel 2 años Digital y/o Papel 2 años Digital y/o Papel Digital: PC Encargado/a de Procedimiento Carpeta ISO, sub carpeta Auditorías Internas de la Calidad, se encuentran los programas separados en carpetas según fechas de auditorías internas. Papel: Archivador Partes de No Conformidad Auditorías Internas de la Calidad, en separador llamado Programa de Auditorías, ubicado en Oficina de Unidad de Planificación y Control de Gestión. Digital: Carpeta ISO, en sub carpeta Auditoría Interna de la Calidad, en archivo Informes de Auditoría. Ubicado en PC de Encargado (a) de Procedimiento. y/o Archivador Partes de No Conformidad Auditorías Internas de la Calidad ubicado en Oficina de Unidad de Planificación y Control de Gestión. Papel: Archivador Sistema Gestión de la Calidad, en el separador año xx, Actas reunión ISO, ubicado en Oficina de la Unidad de Planificación y Control de Gestión. Papel: Archivador Sistema Gestión de la Calidad, en el separador año xx, Actas reunión ISO, ubicado en Oficina de la Unidad de Planificación y Control de Gestión. Papel: Archivador Sistema Gestión de la Calidad, en el separador año XX, Actas reunión ISO, ubicado en Oficina de la Unidad de Planificación y Control de Gestión.
Página: 9 de 23 Acta reunión de cierre auditoría interna de la calidad Informe Final de Auditoría Interna de la Calidad Evaluación de Auditores Internos Encargado/a de Procedimiento/ Auditor Líder/ Coordinador de la Calidad Encargado/a de Procedimiento/ Auditor Líder/ Coordinador de la Calidad Encargado de área, sistema o proceso auditado 2 años Digital y/o Papel 2 años Digital y/o Papel 3 años Digital Papel: Archivador Sistema Gestión de la Calidad, en el separador año XX, Actas reunión ISO, ubicado en Oficina de la Unidad de Planificación y Control de Gestión. Digital: PC Encargado/a de Procedimiento, en carpeta ISO, y dentro de la sub carpeta Auditoría Interna de la Calidad. Papel: Archivador Partes de No Conformidad Auditorías Internas de la Calidad, en los separadores correspondientes a la fecha de cada auditoría realizada. Papel: Archivador Sistema Gestión de la Calidad, separador evaluación de Auditores Internos de la Calidad año XX. Ubicado en Oficina de la Unidad de Planificación y Control de Gestión.
Página: 10 de 23 8. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
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Página: 14 de 23 Descripción de las actividades: Preparación del Plan Anual de Auditorías Internas de la Calidad: 1. El Encargado/a del Procedimiento, define a través de la elaboración del Plan Anual, las fechas de las auditorías internas de la calidad, a realizarse durante el año t+1, con los criterios de selección, que permitan justificar la cantidad de Sistemas seleccionados, y la periodicidad de las auditorías. 2. Una vez finalizada la propuesta, el Encargado/a del Procedimientos hace envío de ésta al Coordinador de la Calidad, a fin de que este documento sea aprobado. 3. Coordinador de la Calidad recepciona y evalúa propuesta de Plan, a fin de aprobarla o sugerir modificaciones, de acuerdo a la contingencia del Servicio, para que sean corregidas por el Encargado/a del Procedimiento. 4. Si el Plan es aprobado por el Coordinador de la Calidad, se presenta al Representante de la Dirección para someterlo a su aprobación, o para realizar las modificaciones que sugiera, las que al igual que en el caso del Coordinador de la Calidad serán subsanadas por el Encargado/a del Procedimiento. 5. Una vez que es validado el Plan, el Coordinador de la Calidad es el encargado de difundir el Plan a los funcionarios que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad. Preparación de Programa de Auditorías Internas de la Calidad. 1. El Encargado/a del Procedimiento de Auditoría Interna de la Calidad, define a través de la elaboración del Programa de Auditorías Internas, el objetivo, alcance, criterios de auditoría, la selección del equipo auditor, y del auditor líder, el que será seleccionado en base a las notas obtenidas en la última auditoría interna de la calidad realizada. 2. Una vez elaborada la propuesta preliminar del Programa de Auditoría Interna de la Calidad, se envía al Coordinador de la Calidad, para que la revise y realice las modificaciones en caso de ser necesario, y si considera que el Programa es correcto, se lo presenta al Representante de la Dirección, a fin de esperar su aprobación. 3. Coordinador de la Calidad recepciona y evalúa propuesta de Programa, a fin de aprobarla o sugerir modificaciones, de acuerdo a la contingencia del Servicio, para que sean corregidas por el Encargado/a del Procedimiento.
Página: 15 de 23 4. Si el Programa es aprobado por el Coordinador de la Calidad, se presenta al Representante de la Dirección para someterlo a su aprobación, o para realizar las modificaciones que sugiera, las que al igual que en el caso del Coordinador de la Calidad serán subsanadas por el Encargado/a del Procedimiento. 5. Una vez que es validado el Coordinador de la Calidad, es el encargado de difundir el Programa a los Encargados de los Sistemas que serán auditados. 6. El equipo de auditados recepcionará el Programa de Auditoría, y será responsable de proporcionar la información necesaria al equipo auditor para la realización de la auditoría. Preparación de Auditoría Interna de la Calidad. 1. Coordinador de la Calidad envía correo electrónico a equipo de auditores, a fin de comenzar a implementar el proceso de auditoría interna de la calidad, y de esta manera coordinar su realización. 2. Equipo de Auditores en la reunión a la que fueron convocados realizan las consultas que pudieren existir.el Coordinador de la Calidad indica la necesidad de comenzar con el proceso de revisión de la documentación, para posteriormente elaborar las listas de verificación. 3. Una vez realizada la reunión, el equipo de auditores realiza la solicitud de todos los documentos que pudiese necesitar para realizar su auditoría, y que forman parte del alcance definida en ésta, realizando a través de esta etapa el contacto inicial con el auditado. 4. A su vez el auditado, recepciona la solicitud y hace entrega de la documentación requerida. 5. Una vez analizada la información requerida, los auditores elaboran una propuesta preliminar de lista de verificación que utilizarán en la auditoría interna de la calidad. 6. Esta lista es revisada por el Encargado/a del procedimiento, a través de una reunión, en la que pudiese a su vez participar el Coordinador de la Calidad, y el Auditor Líder del equipo, a fin de trabajar en conjunto la lista de verificación definitiva para la auditoría. 7. Si la propuesta requiere modificaciones, serán los auditores los encargados de subsanar las observaciones y consolidar la lista de verificación final. 8. En caso de no tener observaciones, se consolida la lista de verificación que servirá de insumo para la auditoría.
Página: 16 de 23 Realización de Auditoría Interna de la Calidad. 1. El Coordinador de la Calidad, realiza presentación oficial de Auditor Líder en reunión de apertura, el que a su vez procede a dar inicio oficial al proceso de Auditorías Internas de la Calidad. 2. Una vez realizada la presentación del Auditor Líder, éste presenta el programa de auditoría interna de la calidad, al que se pueden realizar las últimas modificaciones de acuerdo a lo solicitado por los auditados o auditores. 3. En caso que no se requieran modificaciones al Programa, se procede a formalizar el proceso de apertura de las auditorías, dando por terminada la reunión de apertura. En caso que si requiera modificaciones, estas serán subsanadas por el Encargado/a del Procedimiento de Auditoría Interna de la Calidad, y posteriormente enviadas nuevamente a auditados auditores. 4. Una vez culminada la reunión de apertura, los auditores realizan las auditorías de la calidad, de acuerdo al alcance, objetivo y horarios señalados en el Programa. 5. A su vez, es responsabilidad de los auditados proporcionar la información solicitada por el equipo de auditores. 6. Durante el mismo proceso de Auditoría, los auditores consolidan la versión preliminar de hallazgos, la que es conversada inmediatamente con los auditados, a fin de conciliar las diferencias que pudiesen surgir al respecto. 7. Los auditados aprueban la versión preliminar de hallazgos, la que será difundida en la reunión de cierre, y formalizada con el Informe Final de Auditoría que realice el auditor líder. 8. Una vez finalizada la auditoría, el equipo de auditores consolida la lista de verificación que permitió detectar los hallazgos, para ser presentada al auditor líder, y a los demás integrantes del equipo de auditores. 9. Una vez finalizada la jornada de auditorías, el equipo de auditores realiza una reunión de enlace, que tiene como finalidad proporcionar al auditor líder las listas de verificación terminadas, a fin de comenzar a consolidar el Informe Final de Auditoría, y presentar en la reunión de cierre los hallazgos previamente conversados por la totalidad de auditores. 10. Una vez concluida la reunión de enlace, se procede a realizar la reunión de cierre, donde se da por finalizada la auditoría, y se leen los hallazgos detectados para los distintos Sistemas. 11. Finalmente el auditor líder es el responsable de consolidar el Informe Final de Auditoría, el que será entregado con un plazo de 3 días hábiles desde la finalización de la reunión de cierre.
Página: 17 de 23 ANEXOS Anexo A: Requisitos de Calificación de Auditores Internos Los auditores internos de la Subsecretaría del Trabajo, deben cumplir los siguientes requisitos de calificación: Nivel de educación Capacitaciones Habilidades Experiencia Enseñanza Media Completa Curso de formación de Auditores Internos de 16 horas (aprobado) Facilidad de comunicación oral y escrita Al menos un año de experiencia laboral
Página: 18 de 23 Anexo B: Formato Plan de Auditoria Interna Plan de Auditorias Internas Año 20 Área, sistema o procedimiento a auditar Cláusulas de la norma asociada Auditor Líder P Programada (fecha) Seguimiento Auditoría (fechas) R Realizada (fecha) C Cerrada (fecha) Programada por Coordinador de Calidad Stgo., / del 20 Aprobado por Representante de la Dirección Stgo., / del 20
Página: 19 de 23 Anexo C: Formato Programa de Auditoria Interna Sistema: N de Auditoría: Equipo Auditor: Objetivo: Alcance: Normativa: Preparado por: Fecha hora Área/ Actividades Procesos a auditar Auditados Cláusulas Específicas Auditores
Página: 20 de 23 Anexo D: Formato Lista de Verificación Lista de Verificación Req. Descripción (Pregunta) Respuesta Esperada Evidencia Objetiva Estado Conf/NC Hallazgo
Página: 21 de 23 Anexo E: Formato Resumen de No Conformidades Resumen de No Conformidades Sistema: N de Auditoria: Objetivo Auditoria: Alcance Auditoria: Fecha: de 20 Auditor: Descripción No Conformidad Auditado: Área, sistema o procedimiento en que se detecta Requisito vulnerado Tipo de NC
Página: 22 de 23 Anexo G: Formato Informe de Auditoria Interna Informe de Auditoría Interna Sistema de Gestión de Calidad N XX Año 20XX Fecha de Auditoría: / /20 Sistema: Objetivo : Alcance: Programa de Trabajo Día 1: Áreas: Auditado: Día 2: Áreas: Auditado: Día3: Áreas: Auditado: Principales Situaciones Detectadas No Conformidades Mayor Menor Conclusiones Recomendación / Oportunidad de Mejora Información Adicional Auditor Líder: Equipo Auditor: Coordinador de Calidad Auditor Líder
Página: 23 de 23 Anexo H: Formato Evaluación de Auditores Internos Evaluación de Auditores Internos Formulario para evaluar el trabajo de auditoría para comprobar el grado de cumplimiento de las obligaciones del Auditor Interno de Calidad, por parte del Auditado. Escala de evaluación: 1 a 7, siendo 7 el grado óptimo y 4 el grado de aprobación mínimo. NA indica ítem no evaluado o revisado. Marcar con una X sobre la nota que considera refleja el nivel de actuación del Auditor. Calificar solo los puntos que se discutieron o que se lograron evaluar, de lo contrario marcar columna NA. Nombre Auditor Evaluado Sistema: 1. Le explicó el Auditor, al presentarse, el alcance de la auditoria 1 2 3 4 5 6 7 NA 2. Le explico el uso y llenado del formato de evaluación de Auditor Interno 1 2 3 4 5 6 7 NA 3. Contribuyó el Auditor a entender su participación en el sistema 1 2 3 4 5 6 7 NA 4. 5. 6. 7. 8. Las desviaciones (no conformidades) y puntos débiles fueron discutidos en forma clara por el Auditor 1 2 3 4 5 6 7 NA El Auditor me motivó, por medio de aclaraciones, para la mejora continua 1 2 3 4 5 6 7 NA El Auditor realizó su entrevista y proceso de auditoría en forma sistemática y metódica 1 2 3 4 5 6 7 NA Los temas tratados fueron cerrados o quedaron dudas o interrogantes 1 2 3 4 5 6 7 NA El Auditor escuchó activamente durante la entrevista 1 2 3 4 5 6 7 NA 9. Contribuyó el Auditor a generar un clima de confianza y apoyo 1 2 3 4 5 6 7 NA 10. Fue el Auditor objetivo y justo en sus apreciaciones 1 2 3 4 5 6 7 NA Colaboró el Auditor a dar soluciones para corregir las 11. deficiencias encontradas (desde el punto de vista de las 1 2 3 4 5 6 7 NA necesidades del sistema) 12. En general fue el Auditor cortés y educado 1 2 3 4 5 6 7 NA Observaciones y Sugerencias: usar el reverso si fuera necesario; necesitamos sus recomendaciones para mejorar el proceso de auditoria interna de calidad y mejoramiento continuo. Firma Responsable de la Evaluación