Página 1 de 6 1. Objetivo y Alcance Establecer los lineamientos para la solicitud y trámite de constancias o certificados de Pregrado y Postgrado en la Universidad de Pamplona. Inicia con la solicitud del interesado y termina con el archivo de documentos e información en la Universidad de Pamplona. 2. Responsables Los responsables de hacer cumplir lo establecido en el presente documento son: el Director de la Oficina de Admisiones, Registro y Control Académico en Académico en la extensión Villa del Rosario y los. 3. Definiciones 3.1 Estudiante La calidad de estudiante se adquiere con la legalización de la matrícula académica en un periodo académico, adquiriendo en consecuencia los derechos y deberes establecidos en la Ley y en el Reglamento Estudiantil. 3.2 Solicitud Requerimiento por parte de un estudiante en atención a los servicios que ofrece la Oficina de Admisiones, Registro y Control Académico. 3.3 Servicios Servicios asociados al proceso académico y que la Oficina de Admisiones, Registro y Control Académico ofrece: 1. Trámite para expedición de constancias y certificados académicos 2. Trámite para revisión y actualización de homologaciones 3. Trámite de cancelación de matrícula 4. Trámite para cambio de sede 5. Trámite para reserva de cupo 6. Trámite para expedición de duplicado de Carnet 7. Trámite para verificación de requisitos de grado 3.4 Constancias Documento oficial que se le expide al estudiante en las diferentes modalidades, donde se da constancia de la situación académica, de inscripción, admisión o reserva de cupo. Elaboró Aprobó Validó Firma Firma Firma Elied Sofía Romero Castellanos Socorro Guerrero Meaury María Victoria Bautista Bochagá Fecha: 5 de julio de 2013 Fecha: 5 de julio de 2013 Fecha: 8 de julio de 2013
Página 2 de 6 3.5 s Documento oficial que se expide al estudiante en las diferentes modalidades, donde se certifica el historial académico, parcial o total, del plan de estudios que cursa o cursó. 3.6 Revisión de Homologaciones Trámite que se aplica dentro del periodo académico en el que se ingresa en calidad de transferencia, o como resultado de asimilación, al que tiene derecho un estudiante ante la no conformidad en los resultados del estudio de homologación realizado. 3.7 Cancelación de Matrícula Proceso de anulación de la matrícula académica de un estudiante en un periodo académico, según Calendario Académico, que tiene como efecto el cambio de categoría de activo a excluido por cancelación de matrícula con lo que se debe adelantar el proceso de reingreso para continuación de estudios. 3.8 Cambio de Sede Posibilidad que tiene un estudiante de cambio de lugar de estudios para cualquier extensión o unidad operativa que cuente con la modalidad y programa con semestre activo solicitado. 3.9 Reserva de Cupo Es la posibilidad que tienen, los admitidos en nuevo ingreso o estudiantes antiguos que se retiran, de reservar cupo en un programa definido en un periodo determinado sujetos a disponibilidad de cupos o existencia de semestre y cursos para reingreso, respectivamente. 3.10 Duplicado de Carnet Copia del Carnet estudiantil, por motivo de pérdida, deterioro o actualización de datos. 3.11 Retiro de Documentos Opción que se tiene para retirar documentación en calidad de inscrito, admitido o matriculado en la Universidad. 3.12 Actualización de Documentos Requisito que debe cumplir un estudiante cuando la documentación presentada para el proceso de admisión requiera ser actualizada, como cambio de documento de identidad, cabio en la situación militar, renovación permanente de documentación de extranjeros o cualquier otro que la Universidad pueda requerir.
Página 3 de 6 3.13 Revisión de Información Trámite que permite a un estudiante acceder a la información contenida de su documentación o su historial académico. 3.14 Actualización de Datos Opción que tiene un estudiante de actualizar la información suministrada en el proceso de admisión y sobre la que no tiene acceso desde su Campus TI. 3.15 Verificación de Requisitos de Grado Trámite para constatar el cumplimiento de los requisitos exigidos para trámite de grado. 3.16 Candidato a Grado Calidad que adquiere un estudiante que presenta documentación para trámite de grado dentro las fechas estipuladas en el Calendario Académico y cumple con todos los requisitos. 3.17 Grado o Título Académico El título académico es el logro académico que alcanza una persona a la culminación de un programa de formación universitaria y que, según la ley, lo acredita para el ejercicio de una profesión. Es expedido por la Universidad de Pamplona a quienes hayan cumplido con los requisitos de un programa de formación, debidamente aprobado, y con las exigencias establecidas en los reglamentos internos y las demás normas legales. Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005. Sistemas de Gestión de la Calidad Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido N DE ACTIVIDAD ACTIVIDADES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS 1 1.1 1.2 SOLICITUD DE CONSTANCIAS O CERTIFICADOS El interesado ingresa al sitio web de la Universidad (SERVICIOS Y TRÁMITES), descarga la solicitud, consulta los requisitos y adjunta el recibo de consignación, el pago de estampilla Erasmo Meoz y Colecturía de Rentas Departamentales Presenta la solicitud diligenciada y los documentos soporte, en la oficina de Registro y Control Académico ventanilla 4, o Coordinación Académica Extensión Villa en la Dirección del respectivo. Interesado N. A. Interesado N. A.
Página 4 de 6 N DE ACTIVIDAD 2 RECEPCION DE LA SOLICITUD 2.1 ACTIVIDADES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS Recepcionan la solicitud, verifican los requisitos y entregan al interesado copia de la solicitud con el recibido. 3 TRÁMITE DE LA SOLICITUD 3.1 4 4.1 4.2 4.3 4.4 Si la información se encuentra registrada en el sistema ACADEMUSOFT, verifica los datos y expide la constancia, certificado de notas por semestre o sábana de notas para egresados. APROBACIÓN Y ENVÍO DE LA CONSTANCIA, CERTIFICADO O SÁBANA DE NOTAS DE EGRESADO Revisa y firma la constancia, certificado de notas por semestre o Sábana de Notas de Egresado. Escanea la constancia, certificado de notas por semestre o sábana de notas de egresado y lo envía al correo electrónico del interesado Si la información del interesado no se encuentra en el sistema ACADEMUSOFT, verifican la solicitud, los documentos soporte, los scanean y los remiten a la sede principal mediante correo electrónico a constanciasycertificados@unipamplona.edu.co. o postgrados@unipamplona.edu.co Descarga los documentos del correo electrónico, busca la información en el repositorio de Registro y Control Académico o en el Archivo Central o envía solicitud mediante el FGT-12 Memorando a la Facultad respectiva. Con la información del interesado, verifica los datos y elabora la constancia, certificado de notas por semestre o sábana de notas de egresado. 10 minutos 3 días hábiles para constancias o certificados de notas por semestre.g 10 días hábiles para sábana de notas para egresados 5 Minutos 10 minutos 1 Hora 5 días hábiles para constancias o certificados de notas por semestre 10 días hábiles para sábana de notas para egresados Directora de Registro y Control Académico Sede Principal Pamplona Solicitud con el recibido Constancia Elaborada o Elaborado s firmados firmados, escaneados y enviados Solicitud Documentos Soporte N.A.
Página 5 de 6 N DE ACTIVIDAD 5 ACTIVIDADES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS APROBACIÓN Y ENVÍO DE LA CONSTANCIA, CERTIFICADO O SÁBANA DE NOTAS DE EGRESADO 5.1 Revisa y firma la constancia o certificado 5 minutos 5.2 Escanea la constancia o certificado y lo envía al correo electrónico del interesado 6 ELABORACION DE INFORMES 6.1 6.2 7 7.1 Mensualmente elabora el informe de reporte de consignaciones. Envía mediante correo certificado el original del reporte y originales de las consignaciones a la oficina de Pagaduría y Tesorería de la Sede Principal mediante comunicación escrita. Mensualmente elabora el informe de Estampillas Erasmo Meoz y Rentas Departamentales. ARCHIVO DE DOCUMENTOS E INFORMACIÓN Son responsables de la guarda, almacenamiento y custodia de la información en medio físico y/o digital, generando copias de seguridad, según lo establecido en la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivo : Artículo 3: ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. 5. Documentos de Referencia 10 minutos 1 Día 1 Día Diario Directora de Registro y Control Académico Pamplona firmados firmados y escaneados FPT-12 Reporte de Pagos FGT -12 Memorando FGA-119 Informe Mensual Estampilla Erasmo Meoz y/o Rentas Departamentales Archivo de Gestión NTC ISO 9000:2005, Sistema de Gestión de la Calidad Fundamentos y Vocabulario. NTCGP 1000:2009 Gestión de la Calidad en el Sector Publico Ley 962 de 2005 Antitrámites Decreto 1151 de 2008, Lineamientos de Gobierno en Línea Directiva Presidencial No. 04 de 2012, Cero Papel Acuerdo 089 del 15 de Diciembre de 2011
Página 6 de 6 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio Fecha de Aprobación Fecha de Validación 6. Anexos. No aplica.