Suplidores Capítulo 4 Iniciando Contabilidad DacEasy DacEasy Contabilidad Versión 11

CAPÍTULO 4 Suplidores Capítulo 4 Iniciando Contabilidad DacEasy DacEasy Contabilidad Versión 11 En adición al control de cuentas individuales de clientes, puede controlar suplidores individuales en DacEasy. Debe configurar sus suplidores en DacEasy si: Quiere seguir el monto de las compras hechas a un suplidor individual. Quiere acumular información histórica para suplidores individuales. Quiere generar cheques y el formulario 1099s para los suplidores a quien compra productos y servicios. Quiere imprimir Etiquetas y directorios para suplidores. Quiere imprimir un reporte por antigüedad de todas las facturas pendientes a los suplidores. DacEasy crea y mantiene datos históricos por tres años. Si respondes Si en el campo seguir Transacciones Históricas de Suplidores en la pantalla de Preferencia del Sistema, puede ver el detalle histórico de las transacciones. Analizando este historial de datos le ayudará a planear sus estrategias de compras para el futuro. Después de completar este capítulo, sabrá como: Configurar un suplidor. Ver una transacción histórica de un suplidor. Añadir una nota a una cuenta de suplidor. Entrar balances iniciales para sus suplidores. Imprimir el Directorio de Suplidores. 4-1

PROVEEDORES Crear un Suplidor Puede añadir un suplidor en Configuración Fácil o desde el menú Edición. Use la Configuración Fácil si solamente necesita entrar información básica acerca de su suplidor. Para tomar ventaja de todas las características asociadas con los suplidores, necesitará entrar sus suplidores por la pantalla de Editar Proveedores. Para configurar sus suplidores, escoja Edición/Proveedores del menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. La pantalla de Editar Proveedores se desplegará. Figura 4-1: Use la pantalla de Editar Proveedores para entrar la información acerca de cada suplidores. Esta pantalla tiene tres áreas principales: Información de los Suplidores, Información de la Cuenta e Información del Balance. Cada área es descrita a continuación: Campos en la pantalla de editar Proveedores Código Entre un código alfanumérico de 10 dígitos como máximo para identificar este suplidor en todo DacEasy. Nombre Entre el nombre del suplidor o de su compañía. 4-2

CAPÍTULO 4 Area de Información del Suplidor. Información tal como el nombre de la persona a contactar dentro de la compañía que está identificada en esta área. Contacto Dirección Si entra el nombre de una organización en el campo Nombre, escriba el nombre de la persona que contacte cuando llame al suplidor. Entre la dirección del suplidor. EMAIL, Ciudad, Estado, C.P. Impuesto Entre la dirección de Email, la Ciudad, el Estado y el código postal del suplidor en estos campos. Entre el número de Identificación de RNC del Suplidor. Teléfono 1, Teléfono 2. Entre el código de área principal del Suplidor y el número de teléfono, y un número telefónico secundario en los campos apropiados. Fax País Entre el número de fax del Suplidor. Entre el país del Suplidor. Área de Información de la Cuenta. Esta área define el tipo de cuenta que tiene con el suplidor. Vea la pantalla a continuación: 4-3

PROVEEDORES Figura 4-2: Pantalla con las informaciones de la Cuenta de un Suplidor. Tipo de Cuenta. La información en este campo Identifica como DacEasy maneja el balance de un suplidor. Tres tipos de cuentas son posibles: Abierto, Acumulado y Contado. El suplidor extiende crédito, debe asignar Abierto o Acumulado. Si el suplidor no extiende crédito, asigne Contado como el tipo de cuenta. Abierto: Este tipo de cuenta mantiene la información por facturas individuales hasta que cada factura sea pagada totalmente. Cuando cierre un período contable, DacEasy limpia todas las facturas del reporte por antigüedad y estados de cuentas que estén pagadas totalmente. Las facturas no pagadas se mantienen en estos reportes. Esta característica le permitirá imprimir detallado el reporte por antigüedad y los estados de cuentas, listando cada factura no pagada. Nota: Si un suplidor está en una cuenta tipo Abierta y escoge seguir transacción por detalle en la pantalla del Sistemas de Preferencias, puede ver el resumen histórico de la transacción presionando desde el campo Nombre. Para revisar el detalle de una línea seleccionada, presione Enter o F9. 4-4

CAPÍTULO 4 Cuenta de Gastos. Cuenta CxP Acumulado: Este tipo de cuenta no mantiene facturas individuales una vez cerrado un período contable. DacEasy limpia todas las facturas pagadas del reporte por antigüedad y en los estados de cuentas. Las facturas no pagadas para el período son consolidadas dentro de un solo balance, la cual es llevada dentro del próximo período. Esta característica le permite mantener un solo balance por período para sus suplidores sin mantener información de facturas individuales. Contado: Escoja este tipo de cuenta para los suplidores a los que siempre les paga totalmente al momento de la compra. Nunca tiene un balance pendiente con un suplidor designado como Contado porque el pago total es hecho al momento de la compra. Entre el número de la cuenta de gastos que quiera afectar cada vez que use este suplidor. Use este campo para especificar la cuenta Cuentas por Pagar a actualizar cuando el saldo del proveedor cambia. Usando múltiples cuentas de Cuentas por Pagar le provee de información detallada acerca de los desembolsos de efectivo en el futuro. El valor de omisión para este campo es el asignado en la cuenta Cuentas por Pagar en la caja de dialogo Cuenta Interfaz, pero puede ser editada. Para cambiar el valor en este campo, teclee una cuenta de detalle valida o haga clic en Buscar para seleccionar una cuenta. Tabla de Impuestos. Identifique la tabla que aplicará a sus compras con sus suplidores. Configurando tablas de impuestos. En DacEasy, puede configurar tablas para diferentes tipos de porcentajes de impuestos. Por cada tabla, puede especificar la cuenta que DacEasy debe actualizar cuando el programa calcule el impuesto en una factura u orden de compra. Si su suplidor le carga impuestos por ventas (impuestos por compras), debe tener una cuenta de gastos y/o pasivos para seguir el impuesto por compra. 4-5

PROVEEDORES Con la tabla de impuestos de DacEasy, puede definir un número ilimitado de tasas de impuestos para usarla con sus suplidores. En lugar de entrar una tasa de impuesto para cada suplidor, entre una vez el porciento de la tasa en la tabla de impuestos, entonces asigne un código a cada suplidor. Tabla de Términos. Mensajes. Identifique la tabla que contiene los términos que su suplidor le extiende. Usando la información de términos para calcular la fecha de vencimiento y los días de descuentos. Los términos de ventas o compras, llamados términos de créditos, son los términos bajo los cuales un negocio requiere el pago de sus ventas o servicios. Los términos especifican cuando el balance está vencido y si un descuento es ofrecido por pronto pago. Estos términos usualmente incluyen la fecha de vencimiento, la fecha de descuento y el monto de descuento si paga a la fecha de descuento. Por ejemplo, un pago común de términos es 2/10, Neto 30, significa que si paga los días 10 de cada mes, tiene un 2% de descuento. De lo contrario, el monto neto es vencido a los 30 días. Un descuento usualmente garantiza un pronto pago. DacEasy usa la información de términos que entre a cada suplidor para calcular la fecha de vencimiento y los días de descuentos. La tabla de mensajes de DacEasy tiene dos funciones. Este le permite imprimir mensajes usados frecuentemente en facturas entrando un código. También le desplegará mensajes recordatorios acerca de suplidores específicos cuando entre una transacción. Si presiona podrá ver la pantalla de búsqueda de mensajes. Desde la pantalla de Búsqueda de mensaje no solo podrá escoger mensajes sino también agregar nuevos. 4-6

CAPÍTULO 4 Figura 4-3: Pantalla para editar mensaje, asígnele un código, una descripción e indique si el mensaje se mostrará o no en el pie de la factura. Territorio. Tipo Entre la información en el campo Territorio para usar la clasificación y agrupar sus suplidores cuando genere reportes. Por ejemplo, podría comprar a suplidores de varias ciudades. Puede entrar un código para cada ciudad en el campo Territorio, entonces imprima una lista de suplidores por ciudad. Este es un campo opcional que usted puede utilizar para teclear información miscelánea acerca de cada proveedor. El valor que usted teclee aquí se imprime en el Directorio de Proveedores y esta disponible cuando esté construyendo reportes adaptados utilizando Consultas DacAccess y Generador de Reportes. Usted puede también utilizar este campo para agrupar sus proveedores y luego utilizarlo para clasificar cuando esté imprimiendo la mayoría de los reportes de cuentas por pagar. Contrato de Labor. Use este campo para identificar el contrato de labor del suplidor para quien deberá generar el formulario 1099s al final del año. Para identificar al suplidor como un suplidor 1099, seleccione este campo. Limite de Crédito. Entre el limite de crédito cedido por el suplidor 4-7

PROVEEDORES Área de Información del Balance. DacEasy calcula y despliega la información del balance en esta área. Esta información es actualizada cuando la rutina de Fin de Período de las Cuentas por Pagar es corrida. Observe la pantalla a continuación: Area de Saldos Figura 4-4: Pantalla con las informaciones de los balances del Suplidor. Saldo Inicial El campo de saldo inicial es el total de todas las transacciones asentadas para el proveedor, anterior a la última vez que usted ejecutó la rutina de Cuentas Por Pagar Fin de Periodo. Cuando usted ejecuta la rutina de Cuentas Por Pagar Fin de Periodo, DacEasy pone este campo igual que el saldo circulante. Saldo del Periodo Este campo contiene un total de todas las transacciones asentadas involucrando al proveedor desde la última vez que usted ejecutó la rutina de Cuentas Por Pagar Fin de Periodo. Si usted no ejecuta el fin de período, esta cifra es acumulativa (o sea, es la suma de toda la actividad desde que el último periodo se ejecuto. Cuando usted ejecuta la rutina de Cuentas Por Pagar Fin de Periodo, DacEasy pone el saldo en cero en Este Periodo. 4-8

CAPÍTULO 4 Balance Actual. Este campo desplega el total de su balance actual, el cual es el Saldo Actual El saldo Actual es el total de todas las transacciones asentadas involucrando al proveedor. El saldo actual se imprime en el reporte de Directorio de Proveedores. Crédito Disponible El crédito disponible es la diferencia entre el limite de crédito y el saldo circulante. Este campo cambia si usted cambia el limite de crédito o si usted asienta un cambio al saldo del proveedor. Área de Información de Compra/Pago. DacEasy calcula y despliega la información en esta área. Fecha de Última Compra. DacEasy despliega la última fecha de compra al suplidor. Monto de Última Compra. DacEasy despliega el monto de su última compra al suplidor. Fecha de Último Pago. DacEasy despliega la fecha de su último pago al suplidor. Monto de Último Pago. DacEasy desplegará el monto de su último pago al suplidor. La carpeta Personalizado en el cuadro de dialogo Editar Proveedor incluye seis campos de textos, cuatro campos numéricos y dos campos de fecha que pueden usarse para almacenar alguna información que necesite. Para acceder al cuadro de dialogo Editar Proveedor, seleccione Proveedor desde el menú Edición. Puede incluir estos campos en reportes personalizados generados con DacAccess. 4-9

PROVEEDORES Figura 4-5: Pantalla con las informaciones de la carpeta Personalizado. Opciones de la Carpeta Personalizado Area de campos de texto Digite un valor para cada campo de texto que desee controlar. Los campos de texto pueden incluir letras, números o símbolos. Area de campos de cantidad Digite un valor para cada campo numérico que desee controlar. Puede realizar cálculos y editar el formato de estos campos en DacAccess. Area de campos de fecha Digite un valor para cada campo de fecha que desee controlar. Los campos de fecha aparecen en formato MM/DD/YYYY; sin embargo, puede modificar el formato cuando imprima el reporte con DacAccess. 4-10

CAPÍTULO 4 Añadir una nota a un suplidor Puede añadir una nota a cada suplidor. Puede usar esta característica como un papel, añadiendo información miscelánea acerca del suplidor para el registro del suplidor. Complete los siguientes pasos para añadir una nota a un registro de suplidor. 1. Escoja Edición/Proveedor. La pantalla de Editar Proveedores se desplegará. 2. Presione y seleccione un suplidor. 3. Presione F3 para añadir una nota a un suplidor. Una página de notas se desplegará, la cual puede usar para entrar información miscelánea acerca de un suplidor específico. Puede tener múltiples notas para cada suplidor. 4. Presione para salvar la información. 4-11

PROVEEDORES Realizando llamadas a un suplidor Si su computadora tiene un módem, DacEasy puede marcar automáticamente el número de teléfono de un proveedor por usted. Primero, escoja el suplidor que desee llamar ya sea digitando el número del mismo o presionando para buscarlo. Presione la opción Marcar. Aparecerá una ventana con los números telefónicos del proveedor, donde escogerá cual desea llamar. Figura 4-6: Pantalla para llamar a suplidores 4-12

CAPÍTULO 4 Manejo de correspondencia para suplidores en DacEasy En caso de que necesite enviarles a sus suplidores documentos con ofertas o con informaciones relevantes ya sea por E mail o por fax en Daceasy puede hacerlo. Pasos para enviar correspondencias a un suplidor. 1. Seleccione Editar/Proveedores. 2. Presiones para escoger el suplidor al cual le va a enviar la correspondencia. 3. Haga clic en Correspondencia o presione Shift + F8. Se desplegará la pantalla Trabajos de Combinar Correspondencia Directa. Figura 4-7- : La pantalla Trabajos de combinar correspondencia directa permite el envío de documentos a clientes y también a proveedores. Además de enviarlo por email, puede imprimir el documento en caso de que se quiera enviar por fax. 4-13

PROVEEDORES Los campos de la pantalla anterior se describen a continuación Nombre del trabajo Teclee el nombre de la tarea de Correspondencia Directa. Usted puede guardar cada tarea y usar la tarea guardada las veces que sea necesario. Daceasy contiene diferentes formatos de documentos que se pueden utilizar. Presione buscar y elija una de las planillas existentes. Estas planillas pueden ser editadas, presione Editar desde la pantalla Trabajos de combinar correspondencias directas e inserte las informaciones en el modelo que le presentará en word. Documento Principal Teclee el nombre del archivo Word que usted desea usar. Fecha Cierre Teclee la fecha de cierre. Esta fecha es usada cuando se determina la opción de rango u ordenación seleccionada. Eliminar líneas en blanco Seleccione esta opción si usted desea excluir líneas en blanco causadas por combinar campos vacíos. Presione F7 o el icono con la impresora en caso de que desee imprimir o F3 para enviar por E mail. 4-14

CAPÍTULO 4 Entrar Balances Iniciales a un Suplidor Después de entrar sus suplidores, necesitará entrar a cada suplidor el balance inicial. 1. Escoja Edición/Proveedor para desplegar la pantalla de Editar Proveedores. 2. Entre el código del suplidor o presione y selecciónelo desde la búsqueda. 3. Presione F7 para accesar a la pantalla de Entrada de Balance de Factura. Fígura 4-8: Configurar balances iniciales de Suplidores en la pantalla de Introducir Facturas Saldo Inicial. 4. Complete cada campo como se describe. Campos en la pantalla de configurar balances de facturas Fecha Este campo determina en que período el balance de la cuenta se asienta en el Libro Mayor. Este desplega la fecha corriente del sistema. Es importante que use la misma fecha cuando entre todos los balances. 4-15

PROVEEDORES Factura Número Nota: Para cambiar la fecha, presione F4 desde la pantalla de Editar Proveedores. Entre la fecha correcta en el campo Entre Fecha y presione. Use este campo para entrar las facturas pendientes del suplidor o una referencia, tal como PENDIENTE si está entrando una suma global de todas las facturas pendientes. Código Seleccione el tipo de transacción. I Las transacciones de factura incrementan el saldo del proveedor. Estos son los tipos más comunes de transacciones para teclear saldos iniciales. D Una transacción de cargo rebaja o disminuye el saldo de un proveedor. Las transacciones de Cargo son comúnmente utilizadas para disminuciones varias tales como registro de descuento. C Una transacción de abono aumenta el saldo del proveedor. Estas transacciones son comúnmente utilizadas para incrementos misceláneos al saldo de un proveedor tales como cargos por cheques devueltos. Fecha de la Factura. Entre la fecha original de la factura. Esta fecha es usada en el reporte por antigüedad. Fecha de Descuento. La fecha de descuento se desplegará basada en los términos que configure para el suplidor. Puede editar esta fecha. Fecha de Vencimiento. La fecha de vencimiento se desplegará basada en los términos configurados para el suplidor. Puede editar esta fecha. Valor de la Factura Entre el monto de la transacción. Entre siempre un número positivo. DacEasy incrementa o disminuye el balance de la cuenta de acuerdo al tipo entrado en el campo Código 4-16

CAPÍTULO 4 Valor de Descuento. DacEasy calcula el monto de descuento basado en el código de término asignado al suplidor. 5. Presione para grabar el balance configurado. 4-17

PROVEEDORES Verificar Información del Suplidor Después de entrar sus suplidores, debe imprimir el reporte de Directorio de Suplidores. Use este reporte para verificar que la información está correcta. Pasos Rápidos para Imprimir el Directorio de Suplidores 1. Seleccione Reportes/Cuentas por Pagar/Directorio del menú principal. Figura 4-9: Directorio de proveedores. 2. Presione para aceptar los campos fijados e imprime el reporte para todos los suplidores. 3. Seleccione su opción de impresión y presione para empezar a imprimir. 4. Revise el reporte por si existen errores en la información del suplidor. 4-18

CAPÍTULO 4 Historial de un suplidor DacEasy mantiene tres años de información histórica para sus proveedores. Cuando usted asienta una transacción que incluye a un proveedor, DacEasy actualiza las cifras históricas. A continuación se da una breve explicación de la información disponible en la pantalla histórica del proveedor, la cual se obtiene al presionar Shift+F3 desde la pantalla Editar Proveedores. Figura 4-10: Información histórica de un proveedor. Facturas El número total de facturas entregadas por proveedores. Este valor está disponible como una opción de rango cuando imprima reportes de cuentas por pagar. Devoluciones El número total de devoluciones de venta a proveedores. Pagos El monto total de pagos a realizar al proveedor. Compras El monto total de compras por el proveedor. Este valor esta disponible como una opción de clasificación cuando se imprimen los reportes del proveedor. 4-19

PROVEEDORES DacEasy mantiene tres años de información histórica para sus proveedores: 1er AÑO ALF (primer año a la fecha), UA (último año) y AAP (año anterior al pasado). Cuando usted asienta transacciones para el Año 1 que incluye un código de proveedor, DacEasy actualiza las cifras en la columna del 1er AÑO ALF. Si la fecha de la transacción está en el Año 2, DacEasy almacena esta información; como sea, usted no puede ver esta información en la caja de diálogo de Información histórica. Esta caja de diálogo incluye también las cifras de presupuestos para el año actual. Usted puede introducir las cifras de presupuesto, basada en sus propios cálculos, o usted puede ejecutar la rutina de Pronóstico de cuentas por pagar para permitir a DacEasy el cálculo de las cifras de presupuesto. Si usted está planeando el uso de capacidades de pronóstico automático de DacEasy, ejecútelo antes de ejecutar la rutina de fin de año de cuentas por pagar. Utilice las columnas de Varianza y de porcentaje para comparar las cifras actuales con las cifras de presupuesto. La diferencia actual del monto en moneda local se muestra en la columna de Varianza. La Varianza se muestra como un porcentaje en la columna de %. Cuando usted ejecute un fin de año, DacEasy transfiere los valores en la columna del 1er AÑO ALF (primer año a la fecha) al UA (último año) y el UA a AAP (año anterior al pasado). Usted puede introducir valores manualmente en estos campos, los cuales están disponibles cuando usted agrega nuevos proveedores. 4-20

CAPÍTULO 4 Time out Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture Factory para asegurarse de que está usando los datos ejemplo. Entonces, complete la: Aventura 8: Entrar un balance inicial de un suplidor. 4-21

PROVEEDORES Notas 4-22