ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA CONTRATAR EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO MECANICO CON SUMINISTRO DE REPUESTOS PARA LOS VEHÍCULOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD De conformidad con lo establecido en el artículo 1 del Decreto 2153 de 1992, el artículo 71 de la Ley 1151 de 2007 y el Decreto 3523 de 2009, la Superintendencia de Industria y Comercio es un organismo de carácter técnico con personería jurídica, que goza de autonomía administrativa, financiera, presupuestal y cuenta con patrimonio propio, denominada entidad estatal para efectos contractuales de acuerdo con lo señalado en el literal b) del numeral 1 del artículo 2 de la Ley 80 de 1993. La Superintendencia de Industria y Comercio cuenta con un parque automotor, asignado a las siguientes dependencias: Secretaria General y los Despachos de los delegados de Protección del Consumidor, Propiedad Industrial, Promoción de la Competencia y Asuntos Jurisdiccionales; los vehículos asignados prestan el servicio de transporte a los jefes de dichas áreas en el cumplimiento de las funciones propias de su cargo. Teniendo en cuenta que el vehículo Mazda 6 de placas CLV 447 y la camioneta Grand Cherokee de placas OBH 672 en la actualidad no tienen vigente la garantía, toda vez que la misma se venció, se hace necesario adelantar la contratación para el mantenimiento integral para la camioneta marca JEEP tipo GRAND CHEROKEE y mantenimiento correctivo para el vehículo MAZDA 6 de la Superintendencia de Industria y Comercio, con el fin de garantizar el normal funcionamiento y que los mismos se encuentren en óptimas condiciones para prestar adecuadamente el servicio de transporte de los funcionarios 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 2.1. OBJETO: Contratar la prestación del servicio de mantenimiento integral para la camioneta marca JEEP tipo GRAND CHEROKEE y mantenimiento correctivo para el vehículo MAZDA 6 de la Superintendencia de Industria y Comercio. 2.2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO: 2.2.1. RELACION DEL PARQUE AUTOMOTOR CLASE VEHICULO MARCA TIPO COLOR CILINDRAJE MODELO PLACA DEPENDENCIA CAMPERO -AUT JEEP WILLY GRAND CHEROKEE NEGRO BRILLANTE 2987 2009 OBH 672 DESPACHO AUTOMOVIL (5 PASAJEROS) MAZDA 6 NEGRO 2300 2004 CLV 447 ASUNTOS GENERALES DE LA ENTIDAD Nota: El parque automotor podrá variar al presentarse ingreso de nuevos vehículos o salida de alguno de los que conforman el parque automotor. 1
2.2.2. Mantenimiento preventivo: La labor de mantenimiento preventivo comprende las revisiones periódicas, inspección, ajuste, cambio de piezas menores, en los sistemas de los vehículos y debe incluir como mínimo las siguientes actividades para cada uno de los vehículos de la Superintendencia: Mecánica en general Alineación de dirección (incluye balanceos) Sincronización: bujías, filtro de gasolina, filtro de aire, líquido, lavador de inyectores y liquido lavador de cuerpo de mariposa. Revisión general del sistema de frenos: boster o suavizador de frenos, disco de freno delanteros, disco de freno traseros/ campanas, mangueras de freno, guaya freno de mano, pastillas delanteras, pastillas traseras o bandas, cilindros de freno, liquido de frenos. Diagnóstico y chequeo de todo el sistema eléctrico. Revisión y ajuste de dirección: caja de dirección, terminales de dirección, tijeras de dirección completas. Engrase rodamientos, terminales y rotulas de dirección completas. 2.2.3. Mantenimiento Correctivo: Si en el desarrollo del mantenimiento preventivo, se detectan fallas, se deberá realizar el mantenimiento correctivo correspondiente; reponiendo aquellas partes que sean necesarias para la puesta en funcionamiento del vehículo. Igualmente, en el caso de fallas diferentes a las detectadas durante el mantenimiento preventivo, se debe prestar el servicio de reparación de forma inmediata, una vez la empresa sea notificada por escrito, por parte del supervisor del contrato. El mantenimiento correctivo consiste en la reposición de piezas dañadas, por repuestos que sean necesarios para la correcta operación de los vehículos y que hayan fallado por desgaste natural de las mismas, por causas imputables al clima, condiciones del terreno o en desarrollo de alguna actividad inherente a su función. Los repuestos que sean objeto de cambio, serán originales de primera calidad y no remanufacturados; excepcionalmente se podrán usar repuestos homologados que cumplan con las especificaciones técnicas del repuesto que se requiera y sobre el que, el contratista otorgue garantía. El valor de los repuestos suministrados no excederá en ningún caso, los consignados en las listas oficiales de los concesionarios y talleres autorizados y/o representantes de las marcas nacionales o extranjeras. Una vez el supervisor solicite el servicio de mantenimiento correctivo, el contratista le informará las necesidades de repuestos o insumos, así como especificación de costos y solamente procederá a la realización del mantenimiento correctivo cuando medie autorización escrita del supervisor del contrato. 2
2.2.4. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA Realizar el mantenimiento integral para la camioneta marca JEEP tipo GRAND CHEROKEE y mantenimiento correctivo para el vehículo MAZDA 6 de la Superintendencia de Industria y Comercio Garantizar que los elementos o repuestos cambiados serán originales, de primera calidad y no remanufacturados. Excepcionalmente se podrán usar repuestos homologados que cumplan con las especificaciones técnicas del repuesto que se requiera y sobre el cual el contratista otorgue garantía. Para el evento de instalación de repuestos homologados, se requerirá el visto bueno escrito del supervisor del contrato. Asegurar que el valor de los repuestos suministrados no excederá en ningún caso, los consignados en las listas oficiales de los concesionarios y talleres autorizados y/o representantes de las marcas nacionales o extranjeras. Reemplazar los elementos o repuestos que resulten defectuosos o que no satisfagan las necesidades de la CONTRATANTE, dentro de los diez (10) días calendario siguientes al recibo del vehículo ante la solicitud escrita efectuada por el supervisor del contrato, sin ningún costo adicional para la Entidad. Garantizar la prestación del servicio, además de los repuestos y en general de todos los elementos suministrados, con un tiempo mínimo de seis (6) meses. Garantizar el servicio de grúa las 24 horas del día, los siete (7) días de la semana. Prestar el servicio en un taller ubicado en la ciudad de Bogotá D.C., indicando la(s) dirección(es), la descripción de las instalaciones con que cuenta para efectuar el mantenimiento y un detalle general de los equipos y servicios con que cuenta para prestar el mantenimiento. Hacer firmar por parte del conductor el documento donde certifique que recibió a satisfacción el automotor, indicando los trabajos realizados de manera detallada. Sin el cumplimiento de este requisito no se podrá hacer entrega del vehículo. Recibir y entregar debidamente inventariados los vehículos que se envíen para que sean atendidos en las instalaciones. Dicho inventario deberá contener la descripción detallada de los elementos del vehículo y estado de funcionamiento del mismo. Emplear personal idóneo directamente contratado y supervisado por el contratista. Garantizar la disponibilidad permanente de los equipos y herramientas automotrices. Presentar las facturas de los repuestos y mano de obra de acuerdo a la oferta económica presentada por el contratista. Aceptar los procedimientos administrativos que determine la Superintendencia, para la ejecución del contrato. 3
Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de la persona que llevará a cabo la supervisión del contrato. Mantener vigente durante la ejecución del presente contrato la afiliación a un Fondo de Pensiones y a una EPS y efectuar los pagos conforme al periodo y cuantía correspondiente. Obrar con lealtad y buena fe durante la ejecución del contrato, evitando dilaciones y entrabamientos que pudieran presentarse. Las demás que se deriven de la naturaleza del contrato y que garanticen su cabal y oportuna ejecución. 2.3. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: El plazo de ejecución del contrato será hasta 31 de diciembre o hasta agotar recursos asignados, contados a partir de la aceptación de la oferta por parte de la entidad y expedición del registro presupuestal. 2.4. FORMA DE PAGO: El valor estimado del contrato, se cancelará mensualmente, dentro de los quince (15) días siguientes a la radicación de la factura en la Superintendencia de Industria y Comercio, previa certificación de recibido a satisfacción por parte del supervisor del contrato. 2.5. TIPO DE CONTRATO: Prestación de servicio 2.6. LUGAR DE EJECUCIÓN: Bogotá D.C. 2.7. PRESUPUESTO ESTIMADO: El valor del presupuesto oficial establecido para la presente contratación es la suma QUINCE MILLONES DE PESOS MONEDA CORRIENTE ($15.000.000.oo m/cte) incluido IVA. 2.8. SUPERVISIÓN: La supervisión del contrato será ejercida por el Coordinador del Grupo de Trabajo Administrativo o por la persona que la ordenadora del gasto designe para este fin. 3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN 3.1. Ley 1474 de 2011 ARTÍCULO 94. Adiciónese al artículo 2 de la ley 1150 de 2007 el siguiente numeral. La contratación cuyo valor no excede del 10 por ciento de la menor cuantía de la entidad independientemente de su objeto, se efectuará de conformidad con las siguientes reglas: a. Se publicará una invitación, por un término no inferior a un día hábil, en la cual se señalará el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, así como las condiciones técnicas exigidas. b. El término previsto en la invitación para presentar la oferta no podrá ser inferior a un día hábil. c. La entidad seleccionará, mediante comunicación de aceptación de la oferta, la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas. 4
d. la comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuará el respectivo registro presupuestal. Decreto 2516 de 2011 Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación. El presente decreto reglamenta las adquisiciones de bienes, servicios y obra cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto, cuyas reglas se determinan exclusivamente en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y en el presente Decreto, el cual constituye el procedimiento aplicable a las adquisiciones que no superen el valor enunciado. 4. ESTUDIO DE MERCADO O ANÁLISIS ECONÓMICO DEL VALOR DEL CONTRATO Para realizar la estimación del valor del contrato se realizó el estudio de precios de mercado con los siguientes proveedores: AUTOMOTORES CAMPOS SAS GUILLERMO PINEDA ITEM. SERVICIO CANT TALLER GUILLERMO PINEDA TOTAL AUTOMOTORE S CAMPOS TOTAL 1 REVISION DE SUSPENSION 5 $ 46.912 $ 234.560 $ 70.000 $ 350.000 2 REVISION DE FRENOS 5 $ 46.400 $ 232.000 $ 128.000 $ 640.000 3 RECTIFICACION DE DISCOS 2 $ 58.000 $ 116.000 $ 54.000 $ 108.000 4 RECTIFICACION DE CAMPANAS 1 $ 58.000 $ 58.000 $ 36.000 $ 36.000 5 SINCRONIZACION 5 $ 162.400 $ 812.000 $ 220.000 $ 1.100.000 6 REPARACION GENERAL DE MOTOR 5 $ 2.378.000 $ 11.890.000 $ 1.550.000 $ 7.750.000 7 SCANEADA 6 $ 58.000 $ 348.000 $ 80.000 $ 480.000 8 ALINEACION 6 $ 52.780 $ 316.680 $ 50.000 $ 300.000 9 CAMBIO DE AMORTIGUADORES 6 $ 362.000 $ 2.172.000 $ 278.400 $ 1.670.400 10 (JUEGO) LIMPIEZA DE INYECTORES 5 $ 80.000 $ 400.000 $ 185.600 $ 928.000 TOTAL $ 16.579.240 $ 13.362.400 PROMEDIO $ 14.970.820 5. CRITERIO Y PROCEDIMIENTO de EVALUACIÓN Teniendo en cuenta que se trata de un contrato para la adquisición de bienes y/o servicios cuyo valor no excede el diez por ciento (10%) de la menor cuantía, se tomará como factor de selección la propuesta que ofrezca el menor valor y que reúna los requisitos solicitados por la entidad en el ANEXO TÉCNICO, para ser seleccionada por la oferta más ventajosa desde el punto de vista económico. 5
5.2. FACTORS TECNICOS: DOCUMENTOS TÉCNICOS A. EXPERIENCIA ACREDITADA Los proponentes deben aportar como mínimo dos (2) certificaciones de experiencia relacionadas con el objeto del presente proceso, cuya ejecución haya finalizado, los cuales pueden ser celebrados con entidades públicas o privadas. Igualmente, el oferente deberá presentar con su propuesta una (1) certificación en la que conste que es taller autorizado por los distribuidores de la marca JEEP para realizar el mantenimiento general de vehículos de esa marca incluidos los JEEP GRAN CHEROKEE. La Entidad se reserva el derecho de verificar la información suministrada por los oferentes. Si se advierten discrepancias entre la información suministrada y lo establecido por la Entidad, la propuesta será rechazada. FACTOR DE PONDERACION-MENOR PRECIO La escogencia recaerá sobre aquella oferta con el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la Superintendencia de Industria y Comercio. De igual manera se procederá si sólo se presenta una sola oferta. En caso de empate a menor precio, la entidad adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas. Los requisitos mínimos habilitantes serán verificados únicamente en el oferente con el precio más bajo. De no cumplir los requisitos habilitantes exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor precio previa verificación de sus calidades habilitantes y así sucesivamente. En el evento en que no cumpla el siguiente oferente se seguirá con el que continúe en orden de menor precio y así con cada uno de los siguientes oferentes hasta obtener uno habilitado. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de selección. NOTA: En caso de requerirse documentos de carácter habilitantes al oferente con el precio más bajo se realizará al día hábil siguiente de la fecha para presentar ofertas, por lo que se recomienda disponer de dichos documentos al momento de ofertar, de conformidad con el artículo 10 del decreto 2474 de 2008. 6. ANÁLISIS, ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO La presente contratación puede presentar los siguientes riesgos: TIPO DE RIESGO Fallas en la logística en la prestación del servicio. ESTIMACIÓN PROBABILIDAD MAGNITUD DE OCURRENCIA Menor Ocasional X ASIGNACIÓN CONTRATISTA ENTIDAD 6
TIPO DE RIESGO ESTIMACIÓN PROBABILIDAD MAGNITUD DE OCURRENCIA ASIGNACIÓN CONTRATISTA ENTIDAD Incumplimiento por parte del contratista en la entrega de los elementos o prestación del servicio Menor Ocasional X La Calidad no satisfactoria de los elementos suministrados Menor Ocasional X 7. ANÁLISIS DE LA EXIGENCIA DE LOS MECANISMOS DE COBERTURA: De conformidad con el artículo 7 del Capítulo II del Decreto 2516 de 2011 no se requieren garantías para el presente proceso. Artículo 7. No obligatoriedad de garantías. Las garantías no serán obligatorias en los contratos a que se refiere el presente decreto. En el evento en el cual la entidad las estime necesarias, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así lo justificará en el estudio previo de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1150 de 2007. Cordialmente, ORIGINAL FIRMADO LUIS ARMANDO ESTRADA ENCISO Coordinador Grupo de Trabajo Administrativo Proyectó: Luis Enrique Franco Moncada - Operario Calificado Revisó: Luis Armando Estrada Enciso - Coordinador Aprobó: Luis Armando Estrada Enciso Coordinador 7
ANEXO TECNICO ITEM DESCRIPCION CUMPLE Autorización de que es taller autorizado por la marca JEEP para mantenimiento integral de 1 sus vehículos. 2 Servicio de Mecánica en general 3 Servicio de Alineación de dirección incluye balanceos Servicio de Sincronización: bujías, filtro de gasolina, filtro de aire, líquido, lavador de 4 inyectores y liquido lavador de cuerpo de mariposa. Servicio para Sistema de frenos: boster o suavizador de frenos, disco de freno delanteros, 5 disco de freno traseros/ campanas, mangueras de freno, guaya freno de mano, pastillas delanteras, pastillas traseras o bandas, cilindros de freno, liquido de frenos. 6 Servicio de Diagnostico y chequeo de todo el sistema eléctrico. Servicio de Revisión y ajuste de dirección: caja de dirección, terminales de dirección, tijeras 7 de dirección completas. 8 Servicio de Engrase rodamientos, terminales y rotulas de dirección completas. NO CUMPLE 8