PLAN ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2014 1
PROYECTOS A) Integración de los inventarios generales y de transferencia primaria de expedientes de los planteles del Distrito Federal y Representación Oaxaca Objetivos: Relacionar los expedientes que se tienen bajo resguardo de los planteles Identificar la información que es factible transferir para tramitar su baja documental ante el Archivo General de la Nación, con base en el Catálogo de Disposición Documental. Alcance: 27 planteles del Distrito Federal y 6 del Estado de Oaxaca Recepción, revisión y validación de inventarios generales de expedientes bajo el resguardo de las diferentes unidades administrativas de los planteles Liberación de inventarios Revisión del procedimiento de transferencia primaria de expedientes de planteles para baja directa Transferencia primaria de expedientes al Archivo de Concentración del CONALEP Periodo de ejecución: Enero a Diciembre del 2014 2
CUMPLIMIENTO DEL PROYECTO AL CIERRE 2014 (Actividad que permanece abierta en el 2015 hasta su conclusión) Seguimiento al levantamiento de inventarios generales de expedientes en planteles DISTRITO FEDERAL Áreas internas que han enviado sus inventarios para revisión: 243 de un total de 243 4o. Trimestre del 2013 1er. Trimestre del 2014 2do. Trimestre del 2014 3er Trimestre del 2014 4o Trimestre del 2014 Revisión de inventarios al cierre del periodo 118 45 25 23 Áreas que concluyeron satisfactoriamente sus inventarios en el periodo Áreas pendientes de atender observaciones para poder concluir sus inventarios al cierre del periodo Porcentaje de avance de un total de 243 áreas internas Áreas que recibieron capacitación para transferencia primaria de expedientes Cantidad de cajas que se transfieren al Archivo de Concentración Baja documental (No. de cajas) 56 9 5 4 187 178 173 169 169 23.04% 26.74% 28.80% 30.45% 30.45% 43 22 378 312 Áreas internas que han enviado sus inventarios para revisión: 6 de un total de 54 OAXACA Revisión de inventarios al cierre del periodo 6 Áreas que concluyeron satisfactoriamente sus inventarios en el periodo Áreas pendientes de atender observaciones para poder concluir sus inventarios al cierre del periodo Porcentaje de avance de un total de 54 áreas internas Áreas que recibieron capacitación para transferencia primaria de expedientes Cantidad de cajas que se transfieren al Archivo de Concentración Baja documental (No. de cajas) 4o. Trimestre del 2013 1er. Trimestre del 2014 2do. Trimestre del 2014 3er Trimestre del 2014 4o Trimestre del 2014 6 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 3
B) Clasificación, organización y conservación de la información electrónica Ordenar la información electrónica de acuerdo a lo señalado en la normatividad vigente en materia de archivos, a fin de establecer plazos de conservación de la misma para transferirla, conservarla o darla de baja. Alcance: Todo el personal de Oficinas Nacionales, Unidad de Operación Desconcentrada para el Distrito Federal, Representación del Conalep en el Estado de Oaxaca y de los 27 planteles del Distrito Federal y 6 del Estado de Oaxaca. Difusión de boletines informativos señalando los pasos a seguir para la creación de carpetas en sus equipos de trabajo y correo electrónico Seguimiento de estas acciones al interior de cada unidad administrativa con el apoyo de los responsables de archivo de trámite de las unidades administrativas. Periodo de ejecución: Abril a Junio del 2014 AVANCES Se han difundido a la fecha 7 correos masivos con información sobre el tema de archivos, incluido el tema sobre clasificación, organización y conservación de archivos electrónicos. 07 de abril del 2014 21 de mayo del 2104 29 de mayo del 2014 02 de septiembre del 2014 09 de septiembre del 2014 26 de septiembre del 2014 19 de noviembre del 2014 El periodo de ejecución de esta actividad se amplió hasta el mes de noviembre del presente año. CUMPLIMIENTO DEL PROYECTO AL CIERRE 2014: 80% (Quedo pendiente la reunión para el seguimiento de estas actividades al interior de las unidades administrativas, con el apoyo de los Responsables de Archivo de Trámite, misma que se retomara en el 2015) 4
C) Capacitación al personal designado como responsable de archivo de trámite Proporcionar los conocimientos básicos que les permitan ejercer adecuadamente su función como responsables de archivo de trámite. Alcance: Personal designado como responsable de archivo de trámite en las unidades administrativas. Identificación del personal designado como nuevo responsable del archivo de trámite. Capacitación que abarque los siguientes temas: Normatividad Registro de expedientes que se abren en un nuevo ejercicio fiscal Clasificación de expedientes Elaboración de carátulas Ordenación de expedientes Transferencia primaria de expedientes del archivo de trámite al archivo de concentración Levantamiento de inventarios de expedientes en el archivo de trámite de las unidades administrativas Trámite de baja documental Periodo de ejecución: Abril del 2014 AVANCES Del 02 al 16 de junio del 2014 se llevaron a cabo 18 seminarios que incluyeron una capacitación sobre términos y conceptos archivísticos básicos y en los cuales participaron los responsables de archivo de trámite de oficinas centrales. El 18 de junio del 2014 se otorgó la capacitación a los responsables de archivo de trámite del Estado de Oaxaca. El 24 de septiembre del 2014, se otorgó la capacitación a los responsables de archivo de trámite de los planteles del Distrito Federal. CUMPLIMIENTO DEL PROYECTO AL CIERRE 2014: 100% 5
D) Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental de Oficinas Centrales, Unidad de Operación Desconcentrada para el Distrito Federal y Representación Oaxaca Tener instrumentos de control archivístico alineados a lo establecido por el Archivo General de la Nación, con la finalidad de homologar la clasificación de la información en todas las unidades administrativas. Alcance: Todas las unidades administrativas de Oficinas Centrales, Unidad de Operación Desconcentrada para el Distrito Federal y Representación Oaxaca y sus planteles. Recopilación y análisis de la información normativa de unidades administrativas de Oficinas Centrales, Unidad de Operación Desconcentrada para el Distrito Federal y Representación Oaxaca. Identificación de series documentales a partir de la documentación recapitulativa previamente analizada. Impartición de seminarios de análisis de series con el personal de planteles encargados del manejo y uso de los instrumentos de control archivístico. Integración de series documentales en los instrumentos de control archivístico. Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística. Actualización del Catálogo de Disposición Documental. Presentación de resultados para consenso final en reuniones de trabajo con el personal. Integración de reporte final con recomendaciones de mejora. Periodo de ejecución: Mayo - Agosto del 2014 CUMPLIMIENTO DEL PROYECTO AL CIERRE 2014: 95% (Se está realizando una pre validación con el Archivo General de la Nación y se están atendiendo todos sus comentarios para concluir con este proyecto) 6
E) Organización del archivo contable del Conalep con base a la normatividad emitida por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública Tener un archivo contable debidamente ordenado y resguardado, que cumpla con la estructura y los plazos de conservación señalados en la normatividad vigente. Alcance: Dirección de Administración Financiera y áreas contables de la Unidad de Operación Desconcentrada para el Distrito Federal, Representación Oaxaca y planteles. Solicitar a la Dirección de Administración Financiera, informe sobre el cumplimiento a lo señalado en la Norma NACG 01 Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental, tanto en oficinas centrales como en las áreas contables de la Unidad de Operación Desconcentrada para el Distrito Federal, Representación Oaxaca y planteles. Realizar en los plazos señalados, de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental vigente, las transferencias de la documentación contable al Archivo de Concentración del CONALEP. Integrar y gestionar ante la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes de la Gestión Pública de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público la baja documental del archivo contable del CONALEP. Periodo de ejecución: Mayo a Octubre del 2014 AVANCES El Archivo de Concentración está atendiendo los comentarios realizados por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes de la Gestión Pública, para realizar la baja documental del archivo contable. Con fecha 02 de octubre del 2014, se asistió a las instalaciones de la Unidad de Contabilidad Gubernamental para recibir una asesoría al trámite de baja documental contable, de la cual se nos hicieron nuevas observaciones, mismas que ya fueron canalizadas a la Dirección de Administración Financiera para su atención, mediante oficio CGA/109/2014. CUMPLIMIENTO DEL PROYECTO AL CIERRE 2014: 50% (Esta actividad permanece abierta durante el 2015, se está en espera de complementar el inventario de parte de la Dirección de Administración Financiera) 7
F) Gestionar ante el Archivo General de la Nación las bajas documentales de la información que, de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental, ya cumplió con sus plazos de conservación y cuyos valores administrativos, legales, contables y fiscales han concluido. Tener un archivo dinámico y ordenado, en el que se resguarde únicamente información relevante, con valor informativo, testimonial o evidencial (Histórico) Alcance: Todas las unidades administrativas de Oficinas Centrales, Unidad de Operación Desconcentrada para el Distrito Federal y Representación Oaxaca y sus planteles. Identificar de acuerdo a lo señalado en el Catálogo de Disposición Documental, aquellas series documentales cuyo destino final es la eliminación y cuyos los plazos de conservación han concluido. Preparar el inventario de baja documental Integrar toda la documentación requerida para el trámite de baja, recabando las firmas de autorización correspondientes Remitir al Archivo General de la Nación la solicitud de dictamen de baja documental Publicar en el portal CONALEP los tramites de baja realizados y el correspondiente dictamen favorable Periodo de ejecución: Abril a Agosto del 2014 AVANCES Mediante oficio de referencia DG/DSNA/034/14, el Archivo General de la Nación remitió el Dictamen de Valoración Documental No. 0030 y el Acta de Baja Documental No. 0027, mediante la cual procede la baja de la documentación de la Secretaría Académica, correspondiente a los años 1995 a 2004. Se encuentran aún en el Archivo General de la Nación 8 trámites de baja pendientes. CUMPLIMIENTO DEL PROYECTO AL CIERRE 2014: 0% (Durante el 2014 no se ingresó ninguna baja documental, debido a que el Archivo General de la Nación determino no revisar ningún trámite si el Catálogo de Disposición Documental no estaba validado) 8