SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD BOLETÍN INFORMATIVO En esta edición Funcionarios formados en Calidad. Dinámica Documental Auditoría de seguimiento del Centro de Conciliación. Actualización de Auditores
Porque quiero excelencia YO PROMUEVO la mejora continua Sistema de Gestión de Calidad Funcionarios formados en Calidad CAMBIOS EN LA NUEVA VERSIÓN NTC ISO 9001: 2015 Para dar a conocer los recientes cambios en la Norma de Calidad NTC ISO 9001:2015, se realizó durante el 23 y 24 de octubre un programa de formación dirigido a los facilitadores de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad. Este es un programa preparado por la Vicerrectoría Administrativa y la División de Recursos Humanos, con el propósito de actualizar a los profesionales y auditores en los nuevos cambios y retos que presenta la nueva norma. En primer plano el ingeniero Javier Antonio Díaz García, representante del equipo de SGS Colombia, entidad encargada de este proceso de formación. El curso fue dictado por Javier Antonio Díaz García, ingeniero metalúrgico egresado UIS y representante del equipo de SGS Colombia, entidad encargada de este proceso de formación. La actividad contó con la participación de 33 profesionales facilitadores de los procesos, incluyendo las Sedes Regionales de la Universidad Industrial de Santander. Representantes y facilitadores de los procesos de calidad de la Universidad Industrial de Santander durante la capacitación en la actualización de la Norma NTC ISO 9001:2015
Taller en Gestión del Riesgo Con el propósito de fortalecer la identificación, valoración y administración del Riesgo de Gestión en los procesos de la Universidad Industrial de Santander, así como el pensamiento basado en las oportunidades según la norma ISO 9001: 2015, se realizó la capacitación efectuada por Integral Consulting Colombia S.A.S. durante el 30 y 31 de octubre, dirigido a los facilitadores de los procesos y demás funcionarios responsables de la gestión del Riesgo en la Institución. Esta actividad contó con la participación de 36 profesionales de la Universidad. En primer plano el Profesor Francisco Andrade, representante del equipo de ICC, entidad encargada de este proceso de formación. La actividad se desarrolló en dos etapas: Primera Etapa Consistió en dar a conocer los requisitos normativos de gestión del riesgo y administración del riesgo de acuerdo con la Guía de Administración del Riesgo del DAFP, Gestión del Riesgo de Corrupción, NTC ISO 31000 2011, NTC ISO 9001 2015. Representantes y facilitadores de los procesos de calidad de la Universidad Industrial de Santander durante la capacitación en Gestión del Riesgo. Segunda Etapa Orientada en construir los riesgos en los procesos mediante el uso de legos y la interacción entre los procesos.
Porque quiero excelencia YO PROMUEVO la mejora continua Sistema de Gestión de Calidad Auditoria de seguimiento de la certificación de calidad del centro de conciliación Bajo la norma NTC 5906:2012 Durante el 16 y 17 de noviembre se realizó Auditoria de seguimiento de ICONTEC al Centro de Conciliación del Consultorio Jurídico de la Escuela de Derecho y Ciencia Política de la UIS bajo la Norma NTC 5906:2012. Esta Auditoria tuvo como alcance la prestación de servicio al Consultorio Jurídico como mecanismos de resolución de conflictos y como mecanismo previo a la judicialización de los asuntos que sean competencia del Consultorio Jurídico. Dorys Mireya Clavijo Parra junto con representantes del Consultorio Jurídico de la Universidad Industrial de Santander durante auditoria de seguimiento de la certificación de calidad del centro de conciliación bajo la norma NTC 5906:2012. Una vez evaluado el cumplimiento de los requisitos se estableció que si bien la Institución tiene la capacidad de cumplir los criterios definidos en las normas de programa y del reglamento, a la fecha se presentan oportunidades de mejora, para lo cual es importante implementar las acciones pertinentes necesarias a fin de asegurar la mejora continua del desempeño del Sistema de Gestión. Observación del evaluador Dorys Mireya Clavijo Parra. Así mismo, se ratifica la continuación con la certificación del Sistema de Gestión de Calidad del Centro de Conciliación de la UIS.
Actualización de los Auditores Internos según norma ISO 9001:2015 Con el propósito de actualizar las competencias de los auditores internos de la Institución, se realizó durante el 14 y 15 de noviembre por parte de SGS Academy el módulo de actualización de Auditores Internos según norma ISO 9001: 2015. Objetivos Auditores internos y facilitadores de los procesos de la Universidad Industrial de Santander durante la capacitación en la actualización de Auditores de la Norma NTC ISO 9001:2015 Comprender el espíritu de la norma ISO 9001:2015. Conocer los aspectos fundamentales de la ISO 9001:2015. Desarrollar y mejorar las habilidades para ejecutar auditorías internas bajo los parámetros de la norma ISO 19011:2011. Establecer los métodos para planear y conducir una auditoria de acuerdo con los parámetros de la ISO 19011:2011. Participaron 22 profesionales quienes previamente habían cursado la formación de actualización en los cambios de la norma. Esta actividad fue realizada por el Ing. Javier Antonio Díaz, encargado de evaluar las competencias en el proceso de formación. En primer plano el ingeniero Javier Antonio Díaz García, representante del equipo de SGS Colombia, entidad encargada de este proceso de formación.
Porque quiero excelencia YO PROMUEVO la mejora continua Sistema de Gestión de Calidad Importancia de la Documentación del SGC La documentación de una organización representa su capital intelectual, es decir el saber hacer que se ha adquirido con la experiencia. Si no se preserva adecuadamente ese conocimiento, se podría perder. La documentación de procesos tiene una utilidad palpable, es una tarea dinámica que busca la mejora continua. Esto nos permite establecer objetivos y orientar al personal hacia la consecución de estos. La documentación institucional del Sistema de Gestión de Calidad refleja el quehacer de las actividades académicas y administrativas de la Universidad. Ventajas de la Documentación de Procesos Capital Intelectual Documentar apropiadamente permite a la institución generar valor del conocimiento adquirido. La planificación organizacional Al documentar los elementos importantes, como acciones, recursos y tiempos estamos direccionando o enfocando a las personas a cargo, hacia el logro de determinados objetivos y metas. Gestión del Conocimiento Permite garantizar que las operaciones no se paralicen y en caso de rotación no se afecte el funcionamiento. La estandarización de los procesos Estandarizar un proceso es establecer un nivel de operación que se debe mantener para lograr unos resultados esperados. Control de las actividades realizadas Auditorías Este ítem se asocia a los registros, que son un tipo especial de documento. Básicamente es la información contenida en formatos diligenciados durante los procesos y que nos va a suministrar evidencia o soporte de la realización de determinadas actividades. Los registros permiten conocer y evaluar la gestión realizada. Las auditorías en una organización se basan en los documentos que se tengan. Los documentos representan los criterios de auditoría y los registros representan las evidencias de auditoría.
Mejoramiento de Procesos La documentación, permite mejorar los procesos consistentemente. La documentación debe servir a los procesos y no los procesos servir a los documentos. Adaptado de: http://iso9001-calidad-total.com/importancia-de-la-documentacion-de-un-sistema-de-calidad/ Resultado de la dinámica documental 2017 29 122 22 2 3 38 2 6 Convenciones Caracterizaciones Formatos Guía Instructivo Manual Procedimientos Programa Protocolo En total 244 documentos actualizados en 2017. Los procesos de mayor dinámica documental en 2017: Bienestar Estudiantil Talento Humano Relaciones Exteriores Extensión Consultorio Jurídico + 212 + Modificación + 12 = Creación 31 Eliminación Sabías que... Caracterizaciones Procedimientos Programa Formatos Programa Formatos Formatos Guía La UIS cuenta aproximadamente con 1174 documentos que apoyan y soportan el desarrollo de las actividades académicas y/o administrativas. Guía Protocolo Instructivo Manual Instructivo Procedimientos
Política de Calidad La Universidad Industrial de Santander, como ente público y autónomo, está comprometida con la eficacia, la eficiencia, la efectividad y el mejoramiento continuo de sus procesos, en consonancia con el Proyecto Institucional, para lograr la satisfacción de las necesidades de sus beneficiarios y fortalecer el desarrollo de la Educación Superior. Promueve para ello una cultura de calidad basada en el autocontrol, la oportunidad en el servicio y la asertividad en la comunicación de todas las acciones universitarias Contacto: Sistema de Gestión de Calidad UIS Vicerrectoría Administrativa sanjulpe@uis.edu.co 6344000 Ext. 2921