COORDINACIÓN DE ARCHIVOS CRITERIOS ESPECÍFICOS PARA LA CLASIFICACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DEL INE AGOSTO 2005 1
CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DEL INE A partir de la publicación de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, de la designación tanto del coordinador de archivos como de los responsables de los archivos de trámite, concentración e histórico, de cada una de las Unidades Responsables (URs) del INE, y de la publicación de los instructivos para la elaboración de los instrumentos de consulta para la organización de archivos por parte del Archivo General de la Nación, se establecieron los siguientes criterios para la organización de archivos del INE: Para la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística, donde se identifican el fondo, sección y serie, se procedió de la siguiente manera: Se utilizó el instructivo para la elaboración de este instrumento de consulta. Para identificar el fondo fue necesario determinar claramente al organismo creador de la documentación que en este caso es el Instituto Nacional de Ecología, el cual quedó identificado como INE. Para la identificación de las secciones, que son una subdivisión del fondo, fue necesario consultar el reglamento interior del instituto, determinando que cada una de las URs que conforman al INE, quedarán identificadas por su clave presupuestal. Por último, para poder identificar las series documentales, fue necesario que los responsables de los archivos de cada una de las URs del INE, consultaran el reglamento interior del instituto para poder determinarlas de acuerdo a las atribuciones correspondientes, las cuales se identificarán con una clave de tres dígitos y con múltiplos de 10, es decir 010, 020, 030 etc. Para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental : Se utilizó el instructivo para la elaboración de este instrumento de consulta, y partiendo de que ya se tienen identificados el fondo, las secciones y las series en este instrumento, los responsables de los archivos de cada una de las URs del INE, determinarán las subseries o tipología documental, valor documental, vigencia documental, disposición documental, clasificación y en su caso observaciones. Cabe señalar que dicho catálogo cuenta con el visto bueno del 2
Comité de Información de este instituto, y el cual fue enviado al Archivo General de la Nación para su registro y validación, de conformidad con los lineamientos en la materia. - Subseries o tipología documental.- Se determinarán de acuerdo al tipo de información que contienen los expedientes que la conforman. Y se acordó entre los responsables de los archivos, que se identificarán con dos dígitos con números consecutivos, es decir 01, 02, 03 etc. - Valor documental.- Se identificará de acuerdo a la condición del documento, que le confiere características administrativas, legales, fiscales o contables. - Vigencia documental.- Se determinará por el periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, tanto en el archivo de trámite como en el de concentración, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables. - Disposición documental.- Es el destino final de la documentación que haya prescrito en sus tiempos de conservación, tanto en el archivo de trámite, como en el archivo de concentración, y esta puede ser de tres tipos: baja, baja con muestreo e histórica. Lo anterior, a través de un dictamen emitido por parte del Archivo General de la Nación. - Clasificación.- Es el proceso de identificar los expedientes que cuentan con información reservada o confidencial, y marcarlo en el espacio correspondiente. - Observaciones.- Se anotará la información que se considere importante o relevante con respecto a las series y/o subseries. Para la elaboración de la Guía Simple de Archivos : Se utilizó el instructivo para la elaboración de este instrumento de consulta. Esta guía se divide en dos secciones denominadas área de identificación y área de contexto. En al área de identificación se encuentran los datos del área a la que pertenece el archivo (trámite, concentración e histórico), así como los datos del responsable del archivo. En el área de contexto se encuentran los datos de la sección y series de la misma, incluyendo una descripción básica de estas últimas, así como su fecha, volumen y ubicación. Esta guía se encuentra publicada en la página web del INE, de conformidad con los lineamientos en la materia. 3
Para la elaboración del Calendario Institucional : En reuniones sostenidas entre el coordinador de archivos del INE y los responsables de archivos de cada una de las URs del mismo, y con apoyo del instructivo para la elaboración del calendario institucional, se elaboró dicho instrumento de consulta, el cual se encuentra publicado en la página web del INE, de conformidad con los lineamientos en la materia. Información General: 1.- Mediante oficio DOO.100.-199, del 9 de julio de 2004, el Presidente del INE, designo al coordinador de archivos. 2.- Mediante oficio DOO.100.-200, del 9 de julio de 2004, el Presidente del INE, responsabilizo a todas y cada una de las URs del instituto, del manejo, organización y conservación de sus archivos (trámite, concentración e histórico). 3.- Mediante oficio DOO.100.-067, del 25 de febrero de 2005, el Presidente del INE, envió al Archivo General de la Nación, el Catálogo de Disposición Documental para su validación y registro. 4.- Mediante oficio DOO.100.-249, del 31 de mayo de 2005, el Presidente del INE, envió a la coordinación de archivos del sector medio ambiente un informe de avances así como copia fotostática y en magnético de los instrumentos de consulta elaborados por el INE, lo anterior de conformidad con los lineamientos en la materia. 5.- Debido a que el manejo, organización y conservación de los archivos es responsabilidad de cada UR, lo será también: a) El establecimiento de procedimientos para le recepción de archivos semiactivos y control de préstamos de expedientes. b) La elaboración de un manual de procedimientos del archivo de trámite, partiendo de la recepción de los documentos a través de la ventanilla única (Oficialía de Partes del INE). c) El establecimiento de recursos materiales y espacios físicos adecuados para la conservación de archivos (mobiliario, espacios y medidas de seguridad). 6.- Actualmente el INE utiliza el Sistema Automatizado de Integración de los instrumentos de Consulta y Control Archivístico (SICCA), recomendado por el 4
Instituto Federal de Acceso a la Información Pública (IFAI), y el Archivo General de la Nación (AGN). 7.- El formato y descripción de la clave para la identificación de expedientes quedará de la siguiente manera: 000/000/00/000/0000 a) El primer segmento de la clave corresponde a la sección y será de tres dígitos (clave presupuestal). b) El segundo segmento de la clave corresponde a la serie documental y será de tres dígitos con múltiplos de diez (010, 020, 030 etc.). c) El tercer segmento de la clave corresponde a la subserie y será de dos dígitos con números consecutivos (01, 02, 03 etc.). d) El cuarto segmento de la clave corresponde al número del expediente y será de tres dígitos con números consecutivos (001, 002, 003 etc.). e) El quinto y último segmento de la clave corresponde al año de apertura del expediente y será de cuatro dígitos. La división entre cada segmento de la clave se acordó que fuera con una diagonal. 8.- El uso de de los diversos materiales de oficina para la organización de los archivos, será determinada por cada una de las URs (color, textura, tamaño y diseño) y deberá guardar una uniformidad en ellos. 5