TRATAMIENTO DE Responsable: Jefe de Control de Aportes PÁGINA: 1 de 9 ÍNDICE: 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. GENERALIDADES 4. DESARROLLO 5. RESPONSABILIDADES 6. REFERENCIAS 7. REGISTROS 8. ANEXOS HISTORIAL DE CAMBIOS Revisión Descripción del cambio Fecha 0 Edición inicial 25/11/2016 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 REDACTÓ: REVISÓ: APROBÓ: Mónica Villarruel Rafael Miranda Ariela Rodriguez FECHA DE IMPRESIÓN: 02/12/2016 (VALIDEZ DE COPIA IMPRESA 24 HS.)
PÁGINA: 2 de 9 PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE 1. OBJETIVO Describir el circuito que se sigue para hacer efectivas las devoluciones. 2. ALCANCE Desde la presentación del Escribano solicitando la devolución, hasta el pase al Sector Finanzas, para hacer efectivo el pago, o la aplicación del monto liquidado a una deuda que mantenga con la Caja, debidamente autorizada por el notario. 3. GENERALIDADES El origen de las devoluciones es el pago en demasía de aportes notariales, personales y de terceros. Las mismas pueden originarse en el pago en demasía en escritura detectada por Lectura Temprana de Copias Simples, pago doble de Declaraciones juradas, pago erróneo de comprobantes de pago adelantado, pago doble de comprobantes emitidos por la Caja, demasía en escritura detectada por el propio escribano, demasías a reintegrar como resultado de una inspección, presentación extemporánea de descargos, cargos de aportes y de salud, diferencias de salud y otras. Se analiza cada solicitud de devolución, ya que al carecer de un sistema para su liquidación, se adecua a la operatoria del sector, en función de los sistemas disponibles. Los pedidos de compensación entre diferencias y demasías, deberán ser solicitados por el Notario, mediante nota dirigida al Secretario de Aportes, ingresando la misma por Mesa de Entrada. El importe mínimo a reintegrar para los pagos en demasía de Aportes Notariales será establecido por el Comité Ejecutivo (Resolución Nº 1171 del 27/08/2015) tomando el 1.5 de los aportes mínimos, o sea actualmente es de $375. 4. DESARROLLO 4.1 Ingreso del trámite Administrativo de Mesa de Entrada de Aportes: recibe nota de solicitud de devolución de aportes pagados en demasía por parte de un Escribano, en ella se describe la situación que originó el ingreso indebido. Verifica la documentación requerida que de acuerdo al tipo de devolución solicitada: - demasía en escritura: copia de la escritura matriz y certificado de catastro; - pago duplicado de escritura: copia de la escritura matriz, certificado de catastro y constancia del pago (no es necesaria cuando ya ha sido acreditado por el banco); - escrituras anuladas: copia de la escritura matriz; - pago duplicado de DDJJ: copia de comprobante de pago. (no es necesaria cuando ya ha sido acreditado por el banco); Verificar que ninguna de las escrituras contenidas en esa DDJJ. Tuvieren reclamos por lectura temprana de 2da.copia simple.
PÁGINA: 3 de 9 - pago duplicado de cuota de plan por descargo: copia de comprobante de pago (no es necesaria cuando ya ha sido acreditado por el banco); - demasía en Fondo Distributivo: copia de comprobante de pago (no es necesaria cuando ya ha sido acreditado por el banco); - demasía por descargo (plan de pago anulado o reemplazado por monto menor): copia de la escritura matriz y certificado de catastro; - demasía por Afiliados adherentes al Sistema de Salud: copia de comprobante de pago (no es necesaria cuando ya ha sido acreditado por el banco); - demasía por Cargos de salud y jubilaciones: copia de comprobante de pago (no es necesaria cuando ya ha sido acreditado por el banco); - Otras: los requisitos se definirán de acuerdo al caso planteado. Envía documentación al Sector Liquidación de deudas y devoluciones (Inspecciones). 4.2 Control de prescripción y documentación Administrativo de Liquidación de deudas y devoluciones (Inspecciones): recibe documentación, genera el expediente con la documentación recibida y registra en Tramitex. Verifica que la documentación sea la correcta de acuerdo al tipo de devolución solicitada. En el caso de los escribanos de CABA, deberán presentar autorización con firma certificada de los terceros, detallando el escribano que reclama el aporte de terceros pagado en demasía y datos bancarios: CUIL, CBU el número de cuenta (sucursal banco) al cual se deberá realizar la transferencia en caso de aprobarse; y domicilio para Tesorería donde enviará liquidación y orden de pago para la firma correspondiente del Escribano quien solicitó la devolución en cuestión. Si existe un faltante de documentación, el expediente quedará en estado pendiente desestimado y notifica al escribano, dando inicio al PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE ENVÍOS DE CORRESPONDENCIA MANUALES. Controla que no haya sido reintegrada con anterioridad. De acuerdo al tipo verifica en los aplicativos respectivos. Por ejemplo: en el aplicativo de Inspecciones, a través del Tipo de Inspección (pedido de devolución por Mostrador y/o Resolución 240) número de carnet y el número de escritura o por monto, en caso de que se trate de una escritura en un archivo Word por número de carnet; donde se detalla por Nº de DDJJ cada situación, cuando se trate de cualquier otro origen de devolución; y en el aplicativo DDJJ cuando se trate de pago doble de declaraciones juradas. Pago doble de Pago Adelantado. El Sistema de Cobranzas no genera el crédito. Verificar y en Word se liquida manualmente y se fuerza el crédito por Devolución en Inspecciones. Controla la existencia de rectificativas asociadas a esa DDJJ y que no hubieran generado formulario de pago, es decir, que no se haya compensado con alguna otra demasía o con la que se está solicitando.(verificar en PAGOS A CUENTA de la DDJJ.. vigente - total Aportes) si la diferencia es mayor se verifica con la devolución en cuestión. Si son iguales se liquida la demasía. Caso contrario verificar si compensa con alguna escritura que se declara a posterior de la versión original.
PÁGINA: 4 de 9 Si ha sido devuelto con anterioridad o han sido utilizados para compensar diferencias anteriores, o en escrituras de la misma quincena en el SIESBA, el pedido de devolución será desestimado y se notificará al Escribano, dando inicio al PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE ENVÍOS DE CORRESPONDENCIA MANUALES. Si corresponde hacer efectiva la devolución controla la prescripción del pedido. Para ello coteja la fecha del sello de entrada contenido en la nota de solicitud y la fecha del pago del aporte ingresado en demasía. La fecha de este último se determina en función de la tipificación que se le haya dado cuando se determinó el origen. Si el pedido de devolución prescribió, notifica al notario, dando inicio al PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE ENVÍOS DE CORRESPONDENCIA MANUALES. Si han prescripto todos los pedidos de devolución, archiva el expediente y notifica al notario, dando inicio al PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE ENVÍOS DE CORRESPONDENCIA MANUALES. Caso contrario, se liquidarán aquellos no prescriptos contenidos en el expediente. 4.3 Elaboración de informe de deuda Administrativo de Liquidación de deudas y devoluciones (Inspecciones): verifica la existencia de deudas anteriores, controlando si existen deudas por copias simples observadas (reclamos no liberados por alguna rectificación anterior y planes de pago de Lectura Temprana), por R550E (reclamos vencidos e impagos y planes de pago vencidos e impagos), por R511 (consolidaciones vencidas e impagas), inspecciones anteriores (planes de pago de inspección vencidos e impagos), aporte del Fondo Distributivo (planes de pago de fondo distributivo vencidos e impagos), consolidaciones de cualquier tipo de deuda, cargos por subsidios o jubilación vencidos e impagos, préstamos vencidos e impagos, planes de pago vencidos impagos generados por falta de pago de DDJJ, uso indebido del sistema de salud, gastos por gestión de cobro de deuda. Consulta las deudas en los sistemas con los que trabaja la Caja, a excepción de la información de préstamos que solicita al Sector Préstamos y Turismo. Con la información recopilada, genera un informe de deudas actualizado al día de la fecha. Si el notario no tiene deudas, inicia 4.4. Liquidación de la devolución. Si se verifican compromisos impagos, solicita mediante nota firmada por el Secretario de Aportes con el aval del Jefe de Control de Aportes, al notario que regularice la situación, referenciando la deuda reclamada y adjuntando el reclamo. Informa al escribano la posibilidad de compensar los pagos en demasía con las deudas, dando inicio al PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE ENVÍOS DE CORRESPONDENCIA MANUALES. Si la deuda es inferior a la demasía solicitada se informa al escribano la posibilidad de realizar la compensación entre ellos. Si la deuda es superior a la demasía determinada se solicita al escribano autorización para aplicar la misma a la deuda existente, debiendo abonar la diferencia resultante. Archiva transitoriamente el expediente generado, permaneciendo en estado pendiente de liquidación.
PÁGINA: 5 de 9 4.4 Liquidación de la devolución Para el caso de los notarios de provincia, se liquidará tanto el aporte de terceros como el aporte personal. Para los que correspondan a CABA, sólo se liquidará el aporte de terceros. La liquidación se organiza de acuerdo al origen de la demasía. 4.4.1 Demasía en escritura-pago duplicado de escritura-escrituras anuladas: Administrativo de Liquidación de deudas y devoluciones (Inspecciones): accede al sistema de Inspecciones para la liquidación e Ingresa la codificación de la escritura matriz. Si ya fue verificada por Lectura Temprana se consigna la codificación realizada oportunamente, se corrobora que la copia simple coincida con la escritura matriz presentada. Verifica los pagos asociados. Adjunta la codificación a los documentos del expediente. En caso de que no haya mediado notificación de Lectura Temprana al Notario, solicita intervención de Asesoría de Aportes a fin de determinar el código correspondiente. Verifica los pagos asociados controlando los pagos de DDJJ originales, rectificativas, pagos adelantados, R550 E pagados, R550E consolidados, consolidados de pagos de DDJJ, diferencias consolidadas de Lectura Temprana e inspecciones liquidadas, a través de la consulta en cada sistema de los datos existentes para esa escritura. Determina (a través del módulo gestión de Devolución por Inspección: *solo por prescripción) la liquidación del saldo a favor del notario, que surge de la diferencia entre el monto total de aportes que se ha determinado en la codificación y el monto total de aportes resultante de la recopilación de pagos. Luego, verifica que el monto a devolver sea mayor al mínimo a devolver establecido por el Comité Ejecutivo. Si el monto es menor, notifica al escribano, dando inicio al PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE ENVÍOS MANUALES DESDE LA DIVISIÓN CONTROL DE APORTES. Se archiva. Si es mayor continúa con en 4.5 Compensación de deuda. 4.4.2 Pago duplicado de DDJJ- Pago doble de Pago Adelantado- de cuota de plan por descargo-de cuota de afiliados adherentes al Sistema de Salud-de cuota o plan de pago por cargos de salud y jubilaciones, comprobante o plan de pago de fondo distributivo de honorarios y Plan de pago anulado. (estas situaciones tienen lugar cuando el escribano paga dos veces la misma deuda o cuando el escribano realiza un pago único y luego el pago de las cuotas, estando saldada la deuda total): Administrativo de Liquidación de deudas y devoluciones (Inspecciones): corrobora que el número de comprobante presentado por el notario coincida con el comprobante rendido por el banco que generó el saldo existente en la base de datos (número de formulario R550E, quincena o número de DDJJ asociada). Verifica si tiene observaciones de lectura temprana antes de efectuar la liquidación y observa a que corresponden las mismas a fin de verificar si es una escritura contenida en el comprobante pagado doble. Si confirma el pago doble genera la devolución. Si no existiera se procede al envío de un pedido de confirmación de pago al sector Tesorería, quien consulta al banco.
PÁGINA: 6 de 9 Esta última situación es sólo excepcional, por ejemplo, porque no ingresó el pago al momento del control. Dicha situación es informada al escribano Determina el saldo a favor del notario, que surge del saldo registrado en el sistema de cobranzas. Verifica que el monto a devolver sea mayor al mínimo a devolver establecido por el Comité Ejecutivo. Si el monto es menor, notifica al escribano, dando inicio al PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE ENVÍOS MANUALES DESDE LA DIVISIÓN CONTROL DE APORTES. Archiva la documentación. En caso de que sea mayor continúa con el procedimiento en 4.5. Compensación de deuda. 4.4.3 Demasía en Fondo Distributivo (copia de comprobante de pago reclamado): Administrativo de Liquidación de deudas y devoluciones (Inspecciones): como resultado del PROCEDIMIENTO PARA DETERMINAR EL IMPORTE DEL FONDO DISRIBUTIVO DE HONORARIOS LEY 9.020 Y APORTE NOTARIAL, surge el crédito correspondiente y el Sector Convenio ARBA informa el importe a devolver. Da de alta el saldo en el sistema de Inspecciones y verifica si existen observaciones de lectura temprana asociada a esa DDJJ. Realiza el procedimiento descrito en 4.5. Compensación de deuda. 4.4.4 Demasía por descargos efectuados (devolución por descargo): Administrativo de Liquidación de deudas y devoluciones (Inspecciones): este tipo de devolución tiene por origen un descargo presentado fuera de término, siempre y cuando el plan de pago asociado al expediente haya sido abonado por el notario. Por lo cual, es necesario acceder nuevamente al contenido del expediente a los efectos de rever las escrituras reclamadas y, considerando el descargo, determinar la deuda que hubiera correspondido reclamar. Los descargos con plan de pago abonado provienen de los siguientes expedientes: Inspecciones; Lectura Temprana; Consolidación de DDJJ impagas; Fondo Distributivo. Los descargos presentados por el escribano pueden ser parcial o totalmente aprobados. Será totalmente aprobada aquella presentación en la cual se validan cada uno de los puntos ratificados. Si alguno de los actos ratificados por el escribano no son dados como válidos estaremos ante un descargo parcialmente aprobado. Recibe el descargo y verifica el estado del plan de pagos asociado al expediente. Si se ha pagado en su totalidad, solicita al Sector Desarrollo la anulación del plan, lo que genera automáticamente un saldo a favor del escribano en el sistema de cobranzas. Analiza el descargo. Si el mismo fuere parcialmente aprobado, re-codifica las diferencias ingresando un descargo por cada una de ellas y seleccionando el estado
PÁGINA: 7 de 9 pertinente (aceptado-rechazado). Si el descargo es aceptado en su totalidad re-codifica, para lo cual ingresa el descargo, elimina la diferencia, en caso de corresponder, recodifica en el sistema de Lectura Temprana y agrega al expediente confeccionando el nuevo plan de pagos. Arma el nuevo plan de pagos, dividiendo el saldo generado por el pago anteriormente realizado por el escribano, en un importe igual al plan de pagos que se está generando y, en caso de existir un remanente, lo deja disponible. Este último es informado al Liquidador de deudas y devoluciones (Inspecciones) para generar la devolución correspondiente. Remite al Jefe de Control de Aportes para su control y posterior aprobación. 4.5 Compensación de deuda En los casos que existan deudas el Notario puede optar por su compensación. Administrativo de Liquidación de deudas y devoluciones (Inspecciones): recibe la solicitud de compensación de deudas, mediante nota dirigida al Secretario de Aportes, por parte del escribano. Si el compromiso impago es menor al que correspondería devolver, descuenta del monto de la devolución, recalcula las distribuciones y registra en el sistema el origen de la misma, haciendo efectiva la devolución. Si se presentan dudas, consulta al Jefe de Control de Aportes. Resuelta la compensación o si no tuviera deudas continúa el procedimiento. Una vez determinado el saldo, confecciona las notas informativas y eleva al Jefe de Control de Aportes para su aprobación. 4.6 Aprobación de la devolución Jefe de Control de Aportes: controla el expediente y de no presentar observaciones firma y eleva al Secretario de Aportes. Secretario de Aportes: recibe expediente y firma, autorizando la devolución. Administrativo de Liquidación de deudas y devoluciones (Inspecciones): recibe el expediente autorizado, realiza el pase a Finanzas del saldo generado con lo cual se registran los asientos contables y se descuenta el importe de la cuenta de aportes, y envía a la firma del Director de la Caja para liberar la orden de pago. Envía el expediente al Sector Finanzas, ordenando depositar el dinero en la cuenta de reintegro salud del escribano o la que éste determine. Ingresa dicho pase en el sistema Tramitex. Verifica la recepción. Sector Tesorería: devuelve el expediente con una copia de la orden de pago emitida al escribano. Sector de Jubilaciones: cierra el circuito: En el Estado de Cuenta anual del Notario donde se refleja el descuento del expediente de devolución por fecha del expediente de devolución. Archiva la documentación. 5. RESPONSABILIDADES Administrativo de Mesa de Entrada de Aportes:
PÁGINA: 8 de 9 - Ingreso del trámite y control de la documentación; Administrativo de Liquidación de deudas y devoluciones (Inspecciones): - Control de prescripción y documentación; - Generación de expediente y registro en Tramitex; - Elaboración de informe de deuda; - Liquidación de la devolución; - Confección del nuevo Plan de pagos; - Recepción de solicitud de compensación de deudas; - Confección de notas informativas; - Elabora orden de pago; Jefe de Control de Aportes: - Control y aprobación del nuevo Plan de pagos; - Aprobación de notas informativas; - Control de expediente de devolución; - Visado de notificación; Director CSS: - Firma orden de pago; Secretario de Aportes: - Aprobación de expediente de devolución. 6. REFERENCIAS NORMATIVAS - Resolución de marzo del año 1999; - Resolución Nº 240 del Consejo Directivo, del 03/06/2004, deroga Resolución 214/2003. Resuelve reintegro de los pagos en demasía y condiciones; - Resolución del Comité Ejecutivo del 17/01/2008. Cuando la demasía fuera detectada por la lectura temprana, se informará al notario dicha situación, quien según el caso podrá: a) solicitar su devolución a la Caja de Seguridad Social si la misma se encuentra dentro de los plazos previstos por la Ley 6.983 modificada por la Ley 12.172, demasías no prescriptas; resolución anterior Nº 5; - Resolución del Comité Ejecutivo del 17/01/2008, establece modificar la Resolución de marzo del año 1999 del Comité Ejecutivo, eliminando, para los notarios de la Provincia de Bs. As, el requisito previo de la presentación de la nota firmada por los otorgantes del acto para la devolución del aporte notarial a cargo de estos últimos, cuando se hubiere abonado en demasía resolución anterior Nº 4; - Resolución Nº 6.405/13 de Comité Ejecutivo 08/08/2013, establece que para que sea procedente la compensación de las demasías detectadas en una inspección realizada por inspectores de la Caja con las deudas determinadas en la misma, como así también la devolución de las excedentes, no será necesario el requisito de agregar copias de las escrituras matrices que originaron las demasías, por cuanto se estima como suficiente la verificación efectuada por el inspector, manteniéndose tal requisito solamente para la devolución de los excedentes que resultaren de la lectura temprana de segundas copias simples provenientes del Registro de la Propiedad Inmueble, y para los casos en que el notario lo solicite espontáneamente. - Resoluciones del Comité Ejecutivo, Consejo Directivo y demás normativa vigente.
PÁGINA: 9 de 9 7. REGISTROS REGISTRO SOPORTE ACCESO Sistema de Inspecciones Sistema de DDJJ Sistema Adninistrativo Sistema de Aportes Sistema Afiliados Sistema Tramitex Sistema Lect.Temprana Sistema Tabla de Actos Sistema Envío Documentos Sistema Control de Pagos DD.JJ. Sistema ARBA CICS 8. ANEXOS N/A LUGAR ARCHIVO TIEMPO RET.