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Captura de una Solicitud de Viático En la pantalla principal se realiza la captura de una solicitud de viático. Esta sección se compone de dos partes principales. En la primera se encuentran los datos personales del solicitante y en la segunda los datos correspondientes a la comisión. En la parte superior de la pantalla de captura se muestran los datos del solicitante, además de la fecha de captura y el número de folio de la solicitud. Estos datos son desplegados automáticamente por el sistema: 2 1 1. En esta parte se muestran los datos del solicitante. Aunque estos datos se despliegan automáticamente por el sistema, se puede cambiar el nombre del solicitante, y los datos correspondientes serán mostrados por el sistema. 2. Aquí se muestra la fecha de captura y el número de folio correspondiente a la solicitud, ambos datos son capturados por el sistema. En la siguiente sección de la página se encuentran los campos para capturar la comisión del viaje. 2
Al seleccionar el lugar al que se viajará, presionar sobre el botón Agregar. Se generará un recuadro con los lugares seleccionados: Para quitar una comisión de las que se encuentran en el cuadro, presionar sobre el link Eliminar. Después de seleccionar el lugar de la comisión, se debe capturar la fecha de salida y la fecha de regreso. Y además proporcionar la duración en días del viaje. Al seleccionar las fechas de la comisión, hacer clic sobre el campo donde se indica Días para realizar el cálculo del número de días. Esto se calcula automáticamente por el sistema. A continuación se captura la información detallada de la comisión. 1 2 1. Primero se debe introducir cuál es el motivo del viaje, esto se hace en el campo de Trabajo a Desempeñar 2. También capturar una pequeña justificación del motivo de la comisión 3
3 4 5 6 7 3. Seleccionar el tipo de transporte en que se realizará el viaje, este puede ser Aéreo o Terrestre 4. Cuando el viaje sea por tierra, entonces se especifica si se utilizará uno de los vehículos de la Institución o en Autobús. 5. Debe capturarse la trayectoria que será recorrida, esto con la finalidad de tener conocimiento del kilometraje a recorrer. Esta será seleccionada del listado de trayectorias que se muestran 6. Al seleccionar la trayectoria, los campos de Casetas y Kilómetros serán llenados de forma automática por el sistema. 7. Cuando el viaje sea por vehículo, el solicitante puede especificar si requerirá de gasolina extra. Para esto, hay que capturar la cantidad solicitada en el campo de Litros de Gasolina Adicional. Si no se solicita gasolina extra, entonces el sistema asigna la cantidad de cero Al término de la captura, los campos correspondientes a Gastos de Camino, Casetas de Peaje, Combustible y Viáticos serán calculados automáticamente por el sistema, excepto cuando se requiera de la compra de un boleto, ya sea de autobús o avión, en este caso se debe capturar el costo del boleto. 4
Una vez terminada la captura de la solicitud, para obtener el total de la cantidad que se esta solicitando, hacer clic sobre el botón con la imagen se mostrará la suma del viático., y en el campo Total Si se requiere agregar una cantidad adicional para la realización del viaje, ésta se debe solicitar, para esto se debe seleccionar el botón de Agregar Cantidad Esta opción abre una pequeña ventana en donde se captura una justificación del por qué se está solicitando una cantidad extra. Finalmente para que la solicitud quede almacenada, presionar sobre el botón. En el caso de que no se quiera guardar la captura realizada, seleccionar el botón 5
Consulta y Modificación de una Solicitud de Viático. Para realizar la consulta de alguna solicitud capturada, primeramente se selecciona del menú la opción Consulta Estado de Viáticos Se desplegará la pantalla con el listado de solicitudes que pertenezcan al usuario en sesión. Podrá consultar cualquier solicitud que se encuentre en la lista haciendo clic sobre el link Consultar. En la siguiente pantalla se muestran los datos de la solicitud. Si se va a realizar alguna modificación a la información, se siguen los mismos pasos que en la captura de una solicitud. En esta página se encuentra la función para impresión de la solicitud. Para llevar a cabo esto, la solicitud debe estar autorizada en su totalidad. Si se va a imprimir la solicitud se debe hacer clic sobre el botón de 6
Proceso de Autorización. Primeramente se selecciona en el menú la opción de Consultar Viáticos. Se desplegará un recuadro con el listado de solicitudes que se tengan pendiente por autorizar dependiendo del usuario en sesión. La autorización puede hacerse desde este listado haciendo clic en el botón de la columna Autorizar. Entonces, la solicitud quedará automáticamente autorizada y pasará al siguiente nivel de autorización. Otra manera de realizar este proceso es consultando primero la solicitud, esto se lleva a cabo seleccionando la misma opción en el menú, pero en el recuadro hacer clic sobre el link de Consultar Se desplegará la solicitud seleccionada a la cual se le podrán realizar los cambios que se consideren necesarios, siguiendo el proceso de modificación. Al final de la página se encuentra un botón para llevar a cabo la autorización de la solicitud. Entonces la solicitud pasará al siguiente nivel de autorización. Una vez que se haya realizado la autorización se desplegará nuevamente la pantalla que contiene el listado de las solicitudes pendientes por autorizar. En el caso que el usuario no desee autorizar la solicitud, es decir, que rechace la solicitud, hacer clic en el botón de. Esto abrirá una pequeña página para que se introduzca una justificación del rechazo de la solicitud. 7
A B A. Se debe indicar a qué nivel se va a regresar la solicitud. B. En el recuadro se debe introducir una justificación del por qué se rechaza la solicitud consultada. A continuación se presiona sobre el botón Aceptar. Cuando se desee cancelar una solicitud se debe hacer clic sobre el botón de y la solicitud quedará cancelada. 8
Comprobación de Gastos Después de realizado un viaje, se procede a llevar a cabo una comprobación de gastos, para esto se selecciona del menú Comprobación de Gastos Comprobar Gastos Se desplegará una pantalla con las solicitudes de viáticos que estén pendientes por comprobar. En el listado, seleccione la solicitud que se va a comprobar haciendo clic en el link Seleccionar Se desplegará la información necesaria para realizar este proceso. 2 1 3 5 4 1. Se despliega un número de folio de comprobación, éste se calcula de forma automática. 2. Se muestra la fecha en que se realiza la comprobación de gastos. 3. Se despliegan los datos del solicitante, el(los) lugar(es) a donde se realizó la comisión y el periodo de tiempo. Esto datos son desplegados automáticamente por el sistema 4. Además, automáticamente, se muestran las cantidades que fueron originalmente entregadas para realizar el viático. Cuando las cantidades a comprobar son diferentes a las que fueron entregadas se debe introducir en los campos de la columna IMPORTE 5. Se captura la cantidad a comprobar en cada uno de los gastos realizados en el viático 9
Una vez que se han capturado las cantidades, se debe introducir el total para obtener la diferencia en los saldos. 6 7 6. Se captura el total de las cantidades introducidas 7. Para obtener la diferencia de saldos seleccione sobre el botón Finalmente para almacenar los datos de la comprobación, hacer clic sobre el botón de Guardar. Consulta de Comprobación de Gastos Para realizar la consulta de la comprobación de gastos, seleccione del menú Comprobación de Gastos Consulta Comprobaciones Se desplegará una pantalla similar a la de captura de comprobación, en la cual se desplegarán los datos que fueron introducidos para la comprobación de gastos. En esta página se encuentra el botón para llevar a cabo la impresión del formato de comprobación de gastos. Para imprimir, hacer clic en el botón y el proceso se llevará a cabo, para que se dé seguimiento al proceso de comprobación. 10
Historial Para conocer el proceso que ha llevado una solicitud de viático, entrar en el menú Reportes Historial para mostrar el listado de las solicitudes capturadas. Para mostrar una solicitud en particular hacer clic sobre el link Consultar y se mostrará el resumen de actividades realizadas sobre esa solicitud. 1 2 1. Aquí se despliegan el folio de la solicitud consultada y el nombre de la persona que lo solicitó. 2. Fecha, hora y actividad que se efectuó sobre la solicitud Para imprimir un reporte del historial de la solicitud, seleccionar el botón de. Para consultar una solicitud diferente, seleccione el botón a la página anterior donde se muestra el listado de las solicitudes. y se regresará 11
Reportes Para obtener los reportes de viáticos, seleccionar del menú Reportes Reporte de Viáticos. Se desplegará la página para seleccionar el tipo de reporte que se desee generar. 1 2 1. Para general el reporte, se seleccionar el tipo de reporte 2. Además se debe de seleccionar un rango de fechas Una vez introducidos los datos requeridos, hacer clic sobre el botón generará el reporte seleccionado. y se 12