GUÍA COMPROBACIÓN DE RECURSOS
Introducción La presente guía tiene como objetivo apoyar a las Instituciones de Asistencia Privada en la comprobación de los recursos otorgados por Nacional Monte de Piedad y contestar sus principales dudas Contenido Consideraciones al ejercer el recurso Proceso comprobación de recursos
Consideraciones al ejercer el recurso Al ejercer los recursos del proyecto o solicitud debe asegurarse que son los mismos autorizados por Nacional Monte de Piedad. Si desconoce esta información puede consultarla en su contrato de donación o bien en su carta de notificación. Si no le es posible ejercer los recursos de acuerdo a lo autorizado deberá solicitar autorización a Nacional Monte de Piedad a través de un Oficio de Cambio de destino Las facturas que acrediten los gastos de su proyecto deben cumplir los requisitos fiscales y ser emitidas en fechas posteriores a la fecha de autorización de Nacional Monte de Piedad Si desconoce esta información puede consultarla en su carta de notificación Todos los comprobante deben emitirse a nombre de la institución y ser legibles No olvide que las facturas o documentos comprobatorios deben presentar la leyenda Pagado con un donativo de Nacional Monte de Piedad y deberá darse a conocer al público en general 3
Proceso Comprobación de Recursos Llenado de formato Envió de Formato Revisión Estatus comprobación Actividades de la institución Actividades de Nacional Monte de Piedad
Llenado de Formato Como obtengo el formato: 1. Ingresa a la página de Internet de Nacional Monte de Piedad en la sección de Donativos o a través de la siguiente liga http://donativos.montepiedad.com.mx/donativos/convocatoria.aspx 2. En el apartado Convocatoria podrá descargar el documento Reporte de aplicación Como hacer el llenado: 1. Deberá capturar el nombre completo de la institución sin abreviaturas y el año en que fue autorizado el recurso 2. En el recuadro deberá capturar los conceptos en que utilizó los recursos, el monto utilizado por cada uno y el periodo de fechas en que realizó los gastos. 3. En el espacio de observaciones podrá incluir información que considere importante del concepto relacionado o alguna aclaración en relación al comprobante del gasto.
Llenado de Formato 4. Se podrán agregar las líneas que considere necesarias 5. La suma Total del recuadro deberá de coincidir con el monto otorgado por Nacional Monte de Piedad 6. Deberá capturar los logros obtenidos y la población beneficiada con el proyecto o solicitud apoyado por Nacional Monte de Piedad. 7. Capturar fecha de llenado 8. El formato deberá ser firmado por el Representante Legal de la institución. 9. No olvide leer las notas 1 2 4 5 6 8 9 3 7 6
Llenado de Formato: Ejemplo Contrato Monto autorizado Reporte de aplicación Monto comprobado
Envío de Formato 1. Una vez llenado y firmado el formato deberá ser escaneado, de la misma forma que las facturas con montos mayores a $100,000.00 2. El formato y las facturas escaneadas deberán enviarse por correo electrónico a inversionsocial@montepiedad.com.mx y/o al correo de su ejecutivo de Inversión Social (si no conoce el nombre de su Ejecutivo comuníquese con nosotros al 52781800 Ext. 4093, 4095 ó 4100) No olvide confirmar que se haya recibido correctamente su información 3. No es necesario que envié la información físicamente al Área de Inversión Social Si en su comprobación no cuentan con facturas mayores a $100,000.00 es deseable que envíen de forma escaneada algunas de las facturas o recibos de los gastos realizados más representativos y de proveedores diferentes para poder completar la revisión de su comprobación.
Revisión Con la comprobación de recursos recibida, el Ejecutivo realizará la revisión de la información la cual incluye: Verificar que el monto comprobado coincida con el monto otorgado por Nacional Monte de Piedad Los conceptos solicitados deberán coincidir con los autorizados Revisar que los gastos no se hayan efectuado antes de la autorización de Nacional Monte de Piedad El uso correcto de los recursos otorgados (uso asistencial)
Estatus comprobación Para dar a conocer el resultado de la revisión de la Comprobación del recurso, Nacional Monte de Piedad emite un oficio el cual es enviado por correo electrónico a la Institución y contiene el detalle de la información revisada. En el recuadro Estatus de Aplicación encontrará el resultado final de la revisión.
Resultados de la revisión (Estatus comprobación): Estatus comprobación o Aplicado correctamente: Revisión sin observaciones o Ejercido parcialmente: Existen montos pendientes de comprobar por parte de la institución o Pequeñas desviaciones: La institución hizo pequeños cambios de acuerdo a lo aprobado sin autorización o No comprobó adecuadamente: Los comprobantes presentados por la institución no cumplen con requisitos fiscales o No cumplió: La institución no ejerció los recursos de acuerdo a lo autorizado o hizo un mal uso o En proceso: Nacional Monte de Piedad tiene información pendiente de revisar por ejemplo cuando no se ha visitado a la institución
ANEXO Comprobaciones anteriores a la Convocatoria 2013
Reporte de aplicación de donativos Anteriores Las instituciones que tengan pendiente la comprobación de recursos de Convocatorias anteriores a la 2013 deberán presentar su comprobación en el formato Reporte de aplicación de donativos Anteriores atendiendo las observaciones mencionadas en el presente documento
Contacto Tel: 01 (55) 52 78 18 00 Ext. 4100, 4093, 4095 Correo electrónico: inversionsocial@montepiedad.com.mx Página internet: http://donativos.montepiedad.com.mx/donativos/default.aspx