1 INDICE CARTAS DESCRIPTIVAS S3 CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO CICLO III ORGANIZACIÓN DE OFICINA 2009
2 ORGANIZACIÓN DE OFICINA I. DATOS GENERALES: CURSO : ORGANIZACIÓN DE OFICINA CODIGO : S3S CICLO : III DURACIÓN : 80 HORAS HORAS/Teoría sem. : HORAS PREREQUISITO : Ninguno II. OBJETIVOS GENERALES: Conocer y usar los procedimientos y equipos adecuados para una eficaz clasificación u ordenamiento de los documentos. Adquirir habilidades y destrezas para desempeñar con eficiencia y efectividad las diversas labores secretariales. Lograr una formación amplia y con capacidad para desempeñar tareas inherentes a todos los niveles de la organización de la empresa. III. SUMILLA: Conceptos generales, exigencias y requisitos del archivista, recursos básicos, manejo o clasificación de la correspondencia y los principios de ordenamiento; alfabético, numérico, cronológico y por asuntos. La oficina moderna, funciones básicas de la secretaria, organización del trabajo, productividad y eficiencia, normas de evaluación, ambientación y automatización de la oficina, formación de la secretaria en diversas áreas, actualización profesional. Principios éticos. Organización de las comunicaciones internas, organización de los viajes de negocios, convocatorias, reuniones o juntas, la secretaria y los departamentos de la empresa, búsqueda de empleo, la entrevista y como progresar en el empleo. IV. PROGRAMACIÓN ACADEMICA: SEMANA SESIONES OBJETIVOS Pautas generales. El archivo Determinar los objetivos e dentro de la empresa. Objetivos e importancia del archivo. importancia. Conceptos: archivos-clasificación, Diferencias conceptos generales del 1 título unidad de orden. Prácticas. archivo. Exigencias y requisitos del archivo. Resaltar las funciones y habilidades Funciones básica de la secretaria técnicas de la secretaria para el en la organización del archivo. manejo del archivo. Recursos básicos del archivo. Materiales y equipos para archivo. 2 Manejo de la correspondencia. Conceptos-Recepción-Pasos para el archivo Clasificación de la correspondencia Emitida y recibida. Lograr la clasificación con propiedad de la correspondencia emitida y recibida. Reforzar clasificación de correspondencia emitida y recibida. Aprender a descargar Registro de la correspondencia correspondencia recibida como Cuaderno de cargo. emitida. Elaboración de registros. Prácticas. Aplicar registro de correspondencia.
3 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Clases de archivos: activossemiactivos-inactivos-centralizado y descentralizado. Principios de ordenamiento: Archivo alfabético- Alfabético Geográfico-Alfabético Por Asuntos- Ordenamiento Numérico..Archivo Alfabético. Reglas. Archivo Alfabético. Reglas. Archivo Alfabético. Reglas para ordenar nombres de firmas comerciales. Archivo Alfabético. Reglas para ordenar nombres de firmas comerciales. Conocer y distribuir adecuadamente la documentación de acuerdo a las clases de archivos. Conocer principios de ordenamiento de documentación. Ordenar adecuadamente nombres de personas naturales. Aplicar reglas para ordenar nombres naturales. Ordenar adecuadamente nombres de firmas y razones comerciales. Prácticas por reglas. Aplicar reglas para ordenar nombres de firmas y razones comerciales. Prácticas. Archivo alfabético geográfico. Aplicar orden alfabético. Archivo alfabético por asunto. Aplicar orden alfabético. Archivo Numérico Reforzar ordenamiento numérico. Archivo numérico. Afianzar ordenamiento numérico PRACTICA CALIFICADA Medir aprendizaje del alumno Revisión de Práctica Calificada Revisión práctica. Organización de Oficina Determinar objetivos e importancia. Pautas generales y sus ocupaciones Determinar objetivos e importancia Funciones de la secretaria Conocer y perfeccionar técnicas Trabajo cotidiano de la secretaria Conocer y perfeccionar técnicas Simplificación del trabajo administrativo Verificar eficiencia Productividad Factores Eliminar complicación innecesaria. Eficacia y eficiencia Verificar. Casuística Lograr eficiente trabajo. Normas de Evaluación Autoevaluación-Someter procesos de trabajos Calidad y cantidad Afianzar concepto de calidadcantidad. Casuística Reforzamiento Prácticas Reforzamiento Factores para un ambiente agradable de oficina Conocer factores de ambientación Factores para un ambiente agradable de oficina Reconocer factores de ambientación Características que debe cumplir el mobiliario Conocer factores de ambientación. Características que debe cumplir el Reconocer factores de ambientación mobiliario Tipos de oficina Conocer factores de ambientación Tipos de oficina Reconocer factores de ambientación. Examen parcial Medir nivel de aprendizaje. Revisión examen parcial Revisión de examen parcial. Automatización de la oficina. Conocer tecnología moderna Automatización de la oficina Reconocer tecnología moderna La Computadora Aplicar buen uso para eficaz desarrollo
4 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Conocimientos Programas que se deben conocer para su aplicación Acceder a otros cargos de los Formación de la secretaria diversos departamentos de la empresa Conocimientos profesionales Potenciar sus capacidades Capacitación Potenciar sus capacidades Actualización de la secretaria Actualizarse constantemente Planificación del viaje del jefe Conocer procesos de planificación de viaje Organización del viaje del jefe Organizar viaje de jefe Itinerarios-Reuniones-Almuerzos Coordinar sobre reuniones y otros Reuniones-Cenas-Entrevistas Coordinar sobre reuniones y otros Perfil de la Secretaria La Etica-conceptos Principios Éticos Desarrollar y aplicar principios éticos Tareas de la secretaria en ausencia Desarrollar labores en ausencia del del jefe jefe Tareas de la secretaria en ausencia Desarrollar labores en ausencia del del jefe jefe. Comportamiento con el jefe Desarrollo de cualidades para lograr buena relación secretaria-jefe. Comportamiento con los Desarrollo de cualidades para lograr compañeros buena relación secretaria-jefe. PRACTICA CALIFICADA Medir aprendizaje del alumno. Revisión práctica calificada Entrega de práctica calificada. Funciones de la Secretaria Poner a prueba capacidad de Organización de visitas relaciones humanas. Planificación de los viajes de Aplicar técnicas específicas de negocios Convocatorias-Junta de directores Aplicar técnicas específicas de o accionistas Organización de reuniones Aplicar técnicas específicas de La Secretaria en los diversos Conocer estructura y funciones para Departamentos ejercer labores con. Dirección general - tareas Dirección comercial - tareas Conocer funciones para ejercer con Departamento de Producción Conocer funciones para ejercer con Departamento de Finanzas y de Conocer funciones para ejercer con Personal Búsqueda de un puesto de Trabajo Aplicar procesos para búsqueda de empleo Proceso de Selección Conocer procesos de selección personal La Entrevista Personal Conocer sobe trucos sicológicos Actitud e imagen personal. La imagen corporal Diversos test de personalidad Desarrollar test de personalidad Aplicación de Test Desarrollar test de personalidad EXAMEN FINAL Medir aprendizaje del alumno. Revisión de examen final. Revisar exámenes finales. SUSTITUTORIO Medir aprendizaje del alumno Revisión de exámenes Revisión de exámenes sustitutorios sustitutorios.
5 V. FUENTES DE INFORMACION: Enciclopedia de la Secretaria: Océano Grupo Editorial España. Zúñiga de Castañeda, Elvira y Mora G. Guillermo: Gestión Secretarial Mac-Graw-Hill. VI. INFRAESTRUCTURA Y MATERIAL DIDACTICO: - Aula. - Manual del alumno - Pizarra, plumones, mota. VII. CRITERIOS DE EVALUACION: CRITERIO PORCENTAJE Examen Final 30% Examen Parcial 30% Prácticas Calificadas 20% Trabajos 20% VIII. RESPONSABLE DE ACTUALIZACIÓN: Prof. Juana Luz Párraga Echegaray