PROCEDIMIENTO PDI.PRO 12 Elaborar las nóminas ELABORA REVISA APRUEBA FECHA 24 07 2013 31 07 2013 31 07 2013 FIRMA Jefa Sección de Asesor RR.HH. Retribuciones y SS. Jefe Servicio Página 1 de 5
Tabla de contenido 1. OBJETO... 3 2. ALCANCE... 3 3. REFERENCIAS.... 3 4. DIRECTRICES... 3 5. REGISTRO Y ARCHIVO... 4 6. PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS... 4 7. DIBUJO DEL PROCEDIMIENTO... 5 Página 2 de 5
1. OBJETO El objetivo es definir las fases y actividades necesarias en el procedimiento de elaboración de las nóminas mensuales en la Universidad de Cantabria. 2. ALCANCE Este procedimiento será de aplicación desde la comunicación del alta, baja, variación, alteración o corrección, hasta el abono a los interesados y la liquidación y entrega de las aportaciones sociales y fiscales. El responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del proceso es el Jefe del Servicio de Personal Docente Investigador, Retribuciones y Seguridad Social. 3. REFERENCIAS NÓMINA: Documento individual o de relación de un conjunto de perceptores, referido a una empresa, en el que se lleva a cabo la liquidación de unos emolumentos como pago por servicios prestados. ALTERACIÓN: En referencia a la nómina, cambio o modificación que se produce por variación de las relaciones laborales del personal de una empresa, pueden ser de carácter temporal o indefinidas. CORRECCIÓN: En referencia a la nómina, acción tomada para eliminar una no conformidad El valor estratégico de este servicio es de 5 en una escala de 1 a 5. 4. DIRECTRICES NOMINA MENSUAL Alteraciones a incluir en la nómina mensual. Sólo se incluirán en la nómina del mes corriente las alteraciones que se reciban antes del día 7 de cada mes (diciembre día 1) en las diferentes Unidades Administrativas (Servicio de Gestión de la Investigación y Servicio de Contabilidad). Éstas deberán ser entregadas en la Sección de Retribuciones antes del día 8 del mes corriente (diciembre día 2). Elaboración nóminas provisionales Del día 8 al 20 de cada mes, la Sección de Retribuciones y Seguridad Social elaborará las nóminas provisionales (diciembre del 2 al 14). Comprobación nóminas provisionales El día 21 de cada mes (diciembre día 15), la Sección de Retribuciones y Seguridad Social pasará las nóminas al Servicio de Gestión de la Investigación y al Servicio de Contabilidad Página 3 de 5
para su comprobación (alteraciones, saldos, aplicaciones presupuestarias, etc...), las cuales remitirán a las diferentes Unidades las modificaciones a realizar. El día 24 de cada mes (diciembre día 18), los Servicios de Investigación y Contabilidad, una vez comprobadas, comunicarán a la Sección de Retribuciones los errores o incidencias hallados para su rectificación y elaboración de las nóminas definitivas. Nóminas definitivas El 26 de cada mes (diciembre día 20), la Sección de Retribuciones pasará al Servicio de Contabilidad las tres nóminas firmadas por el Gerente y el Jefe del Servicio de PDI, Retribuciones y Seguridad Social para su contabilización. El pago se realizará el día 27 de cada mes (diciembre el día 22). Si alguna de las fechas señalas fuera festivo se trasladará a la anterior fecha hábil. El documento de nómina será puesto a disposición de cada interesada/o a través del Campus Virtual. Liquidación de IRPF y Seguros Sociales El Servicio de Contabilidad tras la elaboración de los documentos contables, gestionará la transferencia del importe de la nómina desde la cuenta general de la UC a la de nóminas, a través de la cual se llevará a cabo el pago a los distintos perceptores. Asimismo, el Servicio de Contabilidad trasladará al Servicio Financiero y Presupuestario las órdenes oportunas para la deriven de las nóminas. 5. REGISTRO Y ARCHIVO El registro y archivo de los documentos que se generen, irán unidos inseparablemente a los documentos contables de la operación y por tanto obrarán en poder del Servicio de Contabilidad. El Servicio de PDI, Retribuciones y Seguridad Social guardará una copia en formato papel y otra en formato digital en las figuren las firmas de los intervinientes, llevando a cabo la guarda y custodia de dicha documentación al menos durante los siguientes 5 años, contados a partir de la fecha de emisión de la nómina. 6. PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS PDI.PRO 06 Gestionar complementos retributivos del PDI PDI PRO 13 Liquidar Seguros Sociales y enviar ficheros MUFACE PDI PRO 18 Gestionar altas y bajas en Seguridad Social (Afiliación) y Pluriempleo PDI PRO 20 Gestionar anticipos de haberes PDI PRO 22 Gestionar pagos por nómina PDI.PRO 65 Gestionar pagos personal UC en convenios de Fundaciones Página 4 de 5
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