SUBMÓDULO DE PEDIDOS SUBMÓDULO DE ADQUISICIONES Filemon Sulca Peña 1
INDICE I. REGISTRO DEL PEDIDO DE COMPRA DE B/S... 3 A. AUTORIZAR TOTAL DEL PEDIDO:... 10 B. AUTORIZACIÓN DEL PEDIDO PARCIAL:... 10 III. PAO ACTUALIZADO... 13 A. GENERACIÓN DE P.A.O: EXISTEN DOS OPCIONES:... 13 1. ORDEN DE COMPRA DIRECTA.... 13 2. CONSOLIDADO DE PEDIDOS.... 16 B. ESTUDIO DE MERCADO... 21 C. AUTORIZACION PRESUPUESTAL... 24 IV. CUADRO DE ADQUISICION... 26 V. ORDENES DE COMPRA Y/O SERVICIO... 28 Filemon Sulca Peña 2
I. REGISTRO DEL PEDIDO DE COMPRA DE B/S 1. Dar clic en Pedidos >>Registro de Pedido>>Pedidos de Compra de B/S. 1 2. Vemos Centro de Costos de nivel superior GOBIERNO REGIONAL. Clic en la carpeta amarilla 2 3. Se muestra la pantalla Registro de Pedidos de Compra con los siguientes campos: Seleccionamos el Centro de Costo, clic en Binoculares Seleccionamos el mes 3 Filemon Sulca Peña 3
4. En la siguente, en Campo seleccionamos Descripción, luego en Dato colocamos en este caso Infraestructura infra 4 5. Clic derecho para insertar la cabecera del pedido Clic derecho en el área del recuadro rojo para insertar la cabecera del pedido 5 Filemon Sulca Peña 4
6. Registrar los campos de la cabecera del pedido: fecha, meta, fte/rubro, Tarea, Tipo Uso, CHECK EN EXTERNO DESTINO y seleccionar O para entrega en Obra, entregar a, Motivo y finalmente clic en. 6 7. Para registrar el detalle del pedido. 7 b. Clic derecho >> Insertar Bien Filemon Sulca Peña 5
8. Se muestra la pantalla para buscar el ítem a solicitar e ingresamos la cantidad. a. Ingresamos la cantidad. 8 b. Clic para guardar 9. Si es necesario registrar las especificaciones técnicas 9 Clic en la carpeta amarilla para registrar las especificaciones técnicas Filemon Sulca Peña 6
10. Aparece el ítem elegido, con la clase, familia y unidad correspondiente. a. Clic derecho para insertar las especificaciones técnicas. 10 b. Clic en guardar. 11. Para eliminar un ítem de este pedido. Seleccionamos el Ítem que queremos eliminar y hacemos clic derecho. 11 Filemon Sulca Peña 7
12. Una vez que hemos terminado el registro de los Ítems debemos dar Visto Bueno al Pedido que aún se encuentra en estado pendiente. Clic para dar VB 12 Si el Pedido no cambia al Estado de VB Jefe no se puede avanzar a la siguiente etapa que es la Autorización del Pedido. 13. Observamos que el estado cambió a VB JEBE, en este estado de VB Jefe no se podrá realizar cambios en el pedido. Clic en Pendiente Para regresar al estado anterior, PENDIENTE Filemon Sulca Peña 8
II. AUTORIZACION DE PEDIDO 1. Hecho el pedido, ingresamos a la opción de autorización de pedidos. 13 2. Elegimos el centro de costo al que pertenece el pedido que vamos a autorizar, y hacemos clic en la carpeta amarilla. Todos los centros de costo que tengan pedidos pendientes de autorizar se mostraran en color verde, y los que no los tengan se mostrarán en color negro. 14 Filemon Sulca Peña 9
3. Tenemos dos opciones: autorizar el pedido total o autorizar una parte del pedido. a. AUTORIZAR TOTAL DEL PEDIDO: Hacemos clic en el botón >>Para Compra. 15 b. AUTORIZACIÓN DEL PEDIDO PARCIAL: Ingresamos en la carpeta amarilla de cada uno de los ítems solicitados. 16 En la parte de la venta que corresponde a >>Autorización de Pedido de Compra, tenemos una caja de texto >>Cant. Aprobada, ahí registramos la cantidad que deseamos autorizar (debe ser menor a la cantidad solicitada). Y finalmente hacemos clic en >> Filemon Sulca Peña 10
17 Repetimos el procedimiento para cada uno de los ítems solicitados y finalmente hacemos clic en el botón >>Autorizar 18 Filemon Sulca Peña 11
4. Una vez autorizado el pedido, pasa automáticamente del estado VB JEFE al estado Aprobado, en cualquiera de los dos casos anteriores. 19 5. Verificar que el pedido que estamos autorizando cuenta con disponibilidad presupuestal, hacienda clic en el botón >> Disponibilidad Pptal, Podemos observar que en nuestro caso contamos con disponibilidad presupuestal para esta cadena y el clasificador correspondiente. 20 Filemon Sulca Peña 12
III. PAO ACTUALIZADO A. GENERACIÓN DE P.A.O: Existen dos opciones: 1. ORDEN DE COMPRA DIRECTA. a. Clic en el botón >>Genera PAO 21 OJO: se opta por esta opción siempre y cuando todas los items van ha ser una sola compra b. Nos parece una ventana de actualización de precios masiva, que nos permite registrar el precio de los ítems, registramos los precios unitarios que corresponden y hacemos clic en guardar. En algunos casos no se muestra esta ventana porque el sistema asume el precio de la última compra realizada para ese ítem, que se va actualizando en catálogo de precios. 22 Filemon Sulca Peña 13
c. Aparece una ventana que nos indica el numero de PAO que se va a generar, hacemos clic en >> Aceptar 23 d. Detalle de PAO.- seleccionamos, responsable de la Meta, Modalidad de Adquisición, Proc. Selección, mes propuesto, objeto, Síntesis, etc. Luego grabar 24 Filemon Sulca Peña 14
e. Salimos de la ventana de autorización de pedido e ingresamos a la opción >>Programación>>Plan Anual de Obtención Logística>>P.A.O. Actualizado. 25 f. Observamos que en la parte final se ha generado el P.A.O Nº 1128. 26 Filemon Sulca Peña 15
2. CONSOLIDADO DE PEDIDOS. a. Ingresamos a la opción >>Programación>>Plan Anual de Obtención Logística>>P.A.O. Actualizado 27 b. Hacer clic derecho >>Insertar PAO desde pedidos. 28 Filemon Sulca Peña 16
c. Elegimos si lo que vamos a consolidar son bienes o servicios, por ítem o clase y el tipo de uso. 1. Seleccionamos bien o servicio 2. Ordenados por Clase o por ítem 3. Seleccionamos tipo de uso. 29 d. Nos muestra la relación de ítems que han sido autorizados para compra. Y marcamos con un check los que deseamos consolidar, así mismo filtramos el clasificador de gasto, metas, centros de costo, tareas, en ese orden. 30 Filemon Sulca Peña 17
Hacer clic en y aceptamos el mensaje al usuario. e. Nos parece una ventana de actualización de precios masiva, que nos permite registrar el precio de los ítems, registramos los precios unitarios que corresponden y hacemos clic en guardar. En algunos casos no se muestra esta ventana porque el sistema asume el precio de la última compra realizada para ese ítem, que está en catálogo de precios. 31 f. Aparece el número de consolidado que se va a generar y el número de P.A.O., luego aceptamos. 32 Filemon Sulca Peña 18
g. Seleccionamos el P.A.O. y hacemos clic en el botón >> Detalle del P.A.O. 33 h. Registramos los campos que faltan: Responsable, Mes propuesto, código CIU, Objeto, Síntesis de especificaciones técnicas, finalmente clic en salimos. y 34 Filemon Sulca Peña 19
i. Podemos modificar el precio de los ítems, seleccionando la opción >>Ajuste por P.A.O. en la columna estado del P.A.O, como se muestra en la figura. 35 j. Una ves cambiado el estado a >>Ajuste x P.A.O. ingresamos en la carpeta amarilla. Aparece la siguiente ventana. Ingresamos nuevamente en la carpeta amarilla que corresponde a cada Ítem. 36 Filemon Sulca Peña 20
k. Podemos modificar el precio, en la caja de texto Precio Unitario, como se muestra en la figura. Finalmente hacemos clic en guardar. 37 Luego de hacer la actualización se debe regresar el estado del P.A.O. de la opción >>Ajuste x P.A.O. a la opción >>Pendiente, para realizar ESTUDIO DE MERCADO. B. ESTUDIO DE MERCADO 1. Imprimir para cotización 38 Al hacer clic muestra la siguiente pantalla Filemon Sulca Peña 21
39 En esta pantalla seleccionamos nuestro pedido y vamos al Icono de la Impresora y hacemos clic. 40 Seguido, seleccionamos solicitud de cotizacion Seguido, para imprimir cotizacion sin proveedor seleccionamos GENERAL y luego clic en aceptar. Filemon Sulca Peña 22
41 Registrar estudio de Mercado Registro de valor por fuente Calculo de valor referencial Revisar Manual de estudio de mercado Filemon Sulca Peña 23
C. AUTORIZACION PRESUPUESTAL 1. Seleccionamos el P.A.O. con el que vamos a trabajar y hacemos clic en el botón >> Autorización Presupuestal. 42 2. Ingresamos los datos faltantes referentes al requerimiento y luego hacemos clic en. 43 3. Aparecerá el Nº y fecha de Certificación. Aceptar los mensajes al usuario. 44 Filemon Sulca Peña 24
4. Clic en el icono de la impresora para mostrar el formato de Certificación Presupuestal. 44 5. Se muestra el siguiente formato 45 Generada la certificación presupuestal, debemos elegir la ruta, existen tres opciones: - Cuadro de Adquisición: Compras que no generan un proceso de selección ni tampoco un contrato. Puede ser automático y manual AUTOMÁTICO.- es generado de forma automática cuadro de adquisiciones para luego pasar a generar la Orden de Compra o Servicios, siempre en cuando la fecha de orden sea del DIA. MANUAL.- se pasa a generar cuadro de adquisiciones de forma manual la ventaja de esta opción es regularizar la fecha. - Contrato: Permite registrar en el sistema el contrato, su cronograma y las órdenes de compra que deriven de este. - Procesos de Selección: Cuando se requiere hacer un proceso de selección y registrarlo en el sistema. Filemon Sulca Peña 25
IV. CUADRO DE ADQUISICION Para ingresar al Cuadro de Adquisición puede ser porque, hemos registrado un Contrato que deriva en un Cuadro de Adquisición, Proceso de Selección y porque en la Ruta del PAO actualizado, hemos enviado directamente a Cuadro de Adquisición. 1. Ingresar a la opción que se muestra en la figura: 46 2. Se muestra la relación de Cuadros de Adquisición generados a la fecha y hacemos clic derecho >> Insertar Cuadro de Adquisición. 47 Filemon Sulca Peña 26
3. En la pantalla que se muestra: En cuanto a la procedencia puede ser: Contrato, Proceso de selección (PS) o PAO. 2. Seleccionamos la procedencia 1. Seleccionamos si es Bien o Servicio 48 4. Registramos la fecha, marcamos con un check el que corresponde y luego guardar. 49 5. Aceptamos el mensaje al usuario: Desea Generar el Cuadro de Adquisición 6. Se muestra la pantalla y el Cuadro de adquisición, se ha generado en color azul, salimos de la pantalla. Filemon Sulca Peña 27
V. ORDENES DE COMPRA Y/O SERVICIO 1. Ingresamos a la orden de compra. 50 2. Seleccionamos el mes y luego hacemos clic derecho. 51 a. Seleccionamos el mes b. Clic derecho 3. Ingresamos la información necesaria, empezando por el Cuadro de adquisiciones, proveedor, almacén, mejor fecha de pago, etc y guardamos. 52 Filemon Sulca Peña 28
Seleccionamos el almacén que se hará responsable de la recepción de los materiales. 4. Registramos la glosa, marcas, etc. 53 En la glosa colocamos si es entrega en obra o en grifo 5. Guardamos y salimos para comprometer la orden de compra en la opción >> Fase Compromiso Definitivo. 54 Filemon Sulca Peña 29
6. Hacemos clic para en la opción >>comprometer, 55 PARA REALIZAR ORDEN DE SERVICIO ES SIMILAR A O/C EXCEPTO NO SE SELECCIONA ALMACEN Cualquier duda escribir a: Filemon Sulca Peña Consultor MEF para la Implantación del SIGA filemon25@gmail.com fsulca@mef.gob.pe Filemon Sulca Peña 30