CÓDIGO PCD-APY-11-05-01 % COLOMBIANA DE de/talento humano G) Contenido 1. Objetivo 3 2. Descripción del Procedimiento 3 3. Alcance 3 4. Requisitos y Políticas 3 S. Definiciones 3 6. Desarrollo 5 6.1 Realizar la solicitud de requisición de personal 5 6.2 Validar la requisición de personal 5 6.3 Iniciar el proceso de reclutamiento 6 6.4 Realizar el análisis del perfil y cumplimiento de requisitos de los candidatos6 6.5 Realizar las entrevistas preliminares a los candidatos 6 6.6 Realizar pruebas y estudios a los candidatos pre seleccionados 7 6.7 Solicitar la contratación del candidato seleccionado para ocupar la vacante7 6.8 Solicitar la elaboración del contrato laboral del candidato seleccionado 8 6.9 Solicitar los servicios administrativos 8 6.10 Informar al candidato seleccionado fecha, lugar y hora de ingreso 8 6.11 Firmar contrato laboral 3 7. Diagrama de Flujo 9 8. Documentos Asociados 12 9. Anexos 12 pág. 1
PCD-APY-11-05-01 2 28/03/2016 'estión 2 Versión Fecha Versión Nombre de quien aprueba 28/03/2016 2 David Moya Ibarra 28/03/2016 2 Pablo Alberto Morales García Cláusula de Con fidencialidad Toda información contenida en este documento es considerada privilegiada y confidencial, ya que este material incluye descripciones metodológicas de propiedad exclusiva de la Federación Colombiana de Municipios. Ninguna parte de este documento podrá ser reproducida por cualquier medio sin la previa autorización de la Federación Colombiana de Municipios. pág. 2
. COLOMBIANA DE \~nm9~ Procedimiento de selección ycontratacion CÓDIGO PCD-APY-11-05-01 DE PERSONAL PR-APY-11-05 1. Objetivo Establecer los lineamientos para el reclutamiento, selección y contratación de personal d la Fedéración Colombiana de Municipios con el fin de asegurar que el candidato contratado sea idóneo de acuerdo a la identificación de las necesidades de las áreas y el perfil definido en el manual de funciones de la Entidad. 2. Descripción del Procedimiento El presente procedimiento permite seleccionar y contratar al personal idóneo que cuente con el perfil y las competencias requeridas para ocupar la vacante. 3. Alcance Este procedimiento aplica para todas las necesidades de selección y contratación del talento humano teniendo en cuenta la planta de personal y el presupuesto aprobado por la Entidad. Inicia con la solicitud de requisición de personal y finaliza con la firma del contrato laboral. 4. Requisitos y Políticas Reglamento Interno de Trabajo Código Sustantivo del Trabajo Políticas de Gestión S. Definiciones Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos: Reclutamiento: proceso para identificar y atraer personas capacitadas e idóneas al proceso de selección Fuente interna: la empresa dará prioridad a la fuente interna, es decir, revisará la posibilidad de encontrar entre el grupo de funcionarios existentes el (los) candidato (s) que pueden cumplir con los requisitos del cargo. Para ello, se publicará la vacante pág. 3
'I COLOMBIANA DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN E INDUCCIÓN CÓDIGO PCD-APY-11-05-01 FECHA 28/03/2016 para que quienes estén interesados y cumplan con el perfil puedan postularse. El empleado interesado deberá contar con la aprobación del jefe inmediato. Fuente externa-:-se deb íüdtr a una fuente externa, como referidos, agencias de empleo, universidades, escuelas de formación tecnológica, anuncios publicitarios, etc., en caso que no existan candidatos internos que cumplan los requisitos. Selección: es el proceso de determinar cuáles entre los candidatos al empleo, son los que mejor llenan los requisitos del cargo. Manual de funciones: documento que constituye una fuente de información para los funcionarios sobre la misión, responsabilidades, competencias, nivel de autoridad y de decisión de los distintos cargos establecidos en la estructura administrativa y planta de personal de la Entidad. Competencia: es la capacidad de articular, movilizar y colocar en acción valores, conocimientos y habilidades necesarias para el desempeño eficiente y eficaz de actividades requeridas por la naturaleza del trabajo. Entrevista por competencias: hace referencia a una entrevista estructurada que permite evaluar a un candidato que participa en un proceso de selección a través de preguntas específicas para evidenciar la existencia de las competencias requeridas para el cargo. Visita domiciliaria: es un instrumento de investigación y análisis del núcleo familiar-de un candidato. Consiste en la realización de una entrevista al candidato y a los miembros de su familia en la que se observan y se indagan aspectos relacionados con la dinámica familiar, el entorno socio económico, las relaciones y roles del candidato con su familia, el tipo de interacción, el clima emocional, la correlación entre el nivel de ingresos económicos y el estilo de vida, los valores y costumbres del candidato y su familia, la red de apoyo familiar y social del candidato, el tipo y condiciones de la vivienda y del sector en el que habita el candidato. Estudio de seguridad: a través del estudio de seguridad se busca verificar si la persona que se postula al proceso es realmente quien dice ser, por lo tanto incluye la verificación de Cédula de Ciudadanía y la validación de antecedentes disciplinarios. Profesiograma: es el documento en el cual se establecen los perfiles de exposición a los riesgos laborales de la Entidad y los requerimientos en lo referente a las condiciones mínimas de salud que debe poseer un funcionario para poder laborar en un cargo de manera segura y sin perjuicio para su salud. Dichos requerimientos están pág. 4
L. COLOMBIANA DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN E INDUCCIÓN DE PERSONAL PR-APY-11-05 CÓDIGO VERSIÓN FECHA PCD-APY-11-05-01 2 28/03/2016 definidos a partir de los riesgos inherentes a las condiciones laborales a las que un funcionario en su trabajo se expone y la frecuencia de su valoración. Contratación: la contratación es la materialización de un contrato dentro del cual se conviene y acuerda entre las partes intervinientes, generalmente empleador y empleado, la realización de un determinado trabajo o actividad, a cambio de la cual, el contratado, percibirá una suma de dinero estipulada en la negociación de las condiciones o cualquier otro tipo de compensación negociada. 6. Desarrollo 6.1 Realizar la solicitud de requisición de personal El Director / Asesor del Área donde se genera la vacante, solicita a través de un comunicado a la Dirección Administrativa y Financiera con copia a la Jefatura de Gestión adelantar las gestiones pertinentes para iniciar el proceso de selección. La solicitud se deberá realizar treinta (30) días calendario antes de la fecha de vinculación. 6.2 Validar la requisición de personal Cuando una requisición de personal se genera, la Jefatura de Gestión deberá verificar que el cargo existe dentro de la planta de personal y se encuentra presupuestado. En caso de que el cargo no exista dentro de la planta de personal, el Director / Asesor del Área solicitante deberá justificar la necesidad del cargo y establecer en conjunto con la Jefatura de Gestión las condiciones requeridas para la creación del mismo. Así mismo, si el cargo requerido hace parte de la planta de personal, pero no está presupuestado, se deberá revisar en conjunto con el Director / Asesor del Área solicitante y la Dirección Administrativa y Financiera para definir las acciones a que haya lugar. pág. 5
L 'I COLOMBIANA DE del talento humanó SELECCIÓN, CONTRATACIÓN E INDUCCIÓN DE PERSONAL PR-APY-11-05 CÓDIGO PCD-APY-11-05-01 FECHA 28/03/2016 6.3 Iniciar el proceso de reclutamiento Para iniciar a reclutar hojas de vida de_ personas _a vincular al proceso de selección, primero se define si la fuente va a ser interna, externa o mixta. En el caso que el proceso de selección contemple las fuentes internas y externas se procederá a publicar la vacante por los medios definidos por la Entidad y a identificar que colaboradores cuentan con el perfil y requisitos establecidos para el cargo vacante. La fase de reclutamiento tendrá una duración de cinco (5) días hábiles. 6.4 Realizar el análisis del perfil y cumplimiento de requisitos de los candidatos Una vez se cuente con las personas interesadas en participar en el proceso de selección, se procede a realizar el análisis de las hojas de vida con el fin de identificar aquellas que cumplan con los requisitos del cargo definidos en el manual de funciones de la Entidad. Este análisis del perfil y cumplimiento de requisitos tendrá una duración de tres (3) días hábiles. Las hojas de vida preseleccionadas serán enviadas al cuarto día hábil al Director / Asesor del Área para su revisión, esté contará con tres (3) días hábiles para comunicar a la Jefatura de Gestión fecha, hora y candidatos a citar para la realizar las entrevistas preliminares. La Jefatura de Gestión es la responsable de coordinar la entrevista y su logística. 6.5 Realizar las entrevistas preliminares a los candidatos Con el fin de identificar al candidato más idóneo para la Federación, el Director/ Asesor del Área o a quien este delegue, realizará las entrevistas preliminares a los candidatos, cuyas hojas de vida fueron remitidas por la Jefatura de Gestión. Esta entrevista tiene como objetivo conocer si los candidatos poseen atributos que correspondan a las exigencias de la Entidad y cargo a cubrir. pág. 6
t (., - COLOMBIANA DE CÓDIGO PCD-APY-11-05-01 VERSIÓN 2 En caso de que los candidatos presentados por la Jefatura de Gestión no cumplan con las expectativas del área solicitante, se retomará el proceso desde la fase de reclutamiento. El Director / Asesor del Área, contará con cinco (5) días hábiles para entrevistar a los candidatos e informará a la Jefatura de Gestión su decisión. 6.6 Realizar pruebas y estudios a los candidatos pre seleccionados Una vez se tenga información sobre los candidatos que continúan en el proceso de selección, la Jefatura de Gestión solicitará a la empresa de selección de personal, realizar Ja entrevista por competencias, aplicación de pruebas, visita domiciliaria y estudio de seguridad. El proceso de evaluación de los candidatos vinculados al proceso de selección, tendrá una duración de siete (7) a diez (10) días hábiles. Posteriormente se informará al Director/ Asesor y/o Jefe del área solicitante sobre los resultados de las pruebas y estudios realizados a los candidatos. En caso que los resultados de las pruebas y estudios realizados no cumplan con las expectativas del Director / Asesor del Área solicitante, se retomará el proceso desde la fase de reclutamiento en caso de ser necesario. 6.7 Solicitar la contratación del candidato seleccionado para ocupar la vacante Una vez el Director / Asesor del Área solicitante tenga el informe de resultados de las pruebas y su apreciación de los candidatos, deberá enviar en los siguientes tres (3) días hábiles, una comunicación interna a la Jefatura de Gestión solicitando la contratación del candidato a ocupar la vacante. Una vez se cuente con la solicitud de contratación emitida por la Dirección /Asesoría donde se encuentra la vacante, la Jefatura de Gestión procede a informar al candidato por medio de un correo electrónico sobre el interés de la Entidad en contratarlo, los documentos requeridos y la autorización para realizarse los exámenes de ingreso de acuerdo al profesiograma establecido para el cargo. El candidato contará con cinco (5) días hábiles para enviar los documentos solicitados a la Jefatura de Gestión y practicarse el examen de ingreso. pág. 7
J%.. %. t,. COLOMBIANA DE CÓDIGO PCD-APY-11-05-01 6.8 Solicitar la elaboración del contrato laboral del candidato seleccionado Una vez validada ldinentación enviada por el candidato, se procede a solicitar la elaboración del contrato laboral a la Dirección Jurídica por medio de un comunicado - interno con toda la documentación soporte del proceso de selección. Lo anterior deberá realizarse con mínimo tres (3) días hábiles a la fecha propuesta para el inicio de la contratación del candidato seleccionado. 6.9 Solicitar los servicios administrativos La Jefatura de Gestión solicita los servicios administrativos a la Jefatura Administrativa del candidato a ocupar el cargo. Lo anterior deberá realizarse con mínimo tres (3) días hábiles a la fecha propuesta para el inicio de la contratación del candidato seleccionado. 6.10 Informar al candidato seleccionado fecha, lugar y hora de ingreso Una vez se haya radicado la solicitud de contratación a la Dirección Jurídica se procede a informar al candidato por medio de un correo electrónico, la fecha, lugar y hora en que debe presentarse en la Entidad para iniciar su jornada laboral. 6.11 Firmar contrato laboral Una vez la persona seleccionada se presenta en la Entidad para iniciar su jornada laboral, se procede a la firma del contrato laboral y afiliaciones a la seguridad social. pág. 8
\ COLOMBIANA DE CÓDIGO PCD-APY-11-05-01 Diagrama de Flujo DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSA OBSERVAdO Realizarla solicitud de requisición de personal Director/ Asesor de área - - Oirect/ Asesor de álo Realízriá solicitud de requisición de personal Validar la requisición de personal Jefe de Gestión Validar la rusic6n Jefe de de personal Iniciar el proceso de reclutamiento Profesional de Gestión - Profesional de Gestin.. Iniciar el proceso de - reclutamiento. Realizar el análisis del perfil y cumplimiento de requisitos de los candidatos Profesional de Gestión pág. 9
9 COLOMBIANA DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN E INDUCCIÓN CÓDIGO PCD-APY-11-05-01 VERSION 2 FECHA 28/03/2016 Profesional de Gestión Realizarel analisis del -- Real izar -las - J-- -J peifil y cumplimiento entrevistas preliminares a los de requisitos delos candidatos candida J Director y/o Asesor de área - 1 Dir. Realizar las entrevistas.j preliminares aloe candidatos Realizar pruebas y estudios a los candidatos pre seleccionados Profesional de Gestión --.ProfesiondeGestión :! Realizar pruebas y estudios abs Solicitar la candidatos píe contratación del Director y/o seccionados candidato Asesor de 1 seleccionado para área ocupar la vacante. Solicitar la contratacióni del candidato seleccionado para Director/ Asesor d Pi área ocupara vacante.11 Solicitar la elaboración del Profesional contrato laboral del de Gestión candidato Human seleccionado. pág. 10
CÓDIGO PCD-APY-11-05-01 j)\ COLOMBIANA DE Profesional de Gestió Solicitar la elaboración [cóiitra1óiabraldée. - candidato seleccionado. Solicitar los servicios. - ------- - administrativos Profesional de Gestión :.. Profesional de Gestión. (1 - ---- Informar al candidato Solicitar los servicios seleccionado fecha, administrativos lugar y hora de ingreso Profesional de Gestión -. Informar al candidato _...) seleccionado fecha, Jugar y hora de ingreso. Profesional de Gestión.,J, Firmar contrato J_Profesional de Gestió laboral Profesional de Gestión Firmar contrato laboral Tabla 1. Diagrama pág. 11
t ( CÓDIGO PCD-APY-11-05-01 COLOMBIANA, DE Objeto Actividad Significado Descripción de la acción que ejecuta el encargado/rol, es quien interactúa en la actividad Operadores lógicos Rol Documento án Encargado de ejecutar la actividad, este debe ser el cargo. Elemento que se utiliza para apoyar la acción de la actividad, puede ser un instructivo, guía, acta, formato, entre otros. Elemento que ayuda a tomar a una decisión en el flujo del proceso Figura 1. Simbología Diagrama de Flujo 8. Documentos Asociados MIA 9. Anexos N/A Anexo Nombre pág. 12