PÁGINA 1 de 8 1. OBJETIVO Establecer los mecanismos a seguir en la empresa para el aseguramiento de la competencia del personal de la empresa, con la finalidad de dar cumplimiento a los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad. 2. ALCANCE Aplica al proceso de Talento Humano. 3. RESPONSABLE Gerente Talento Humano 4. RECURSOS Computador, papelería, humano. 5. VOCABULARIO GESTIÓN DEL : Son las actividades coordinadas para dirigir y controlar la selección, definición de responsabilidades y autoridades, contratación, capacitación y evaluación del talento humano de la organización. COMPETENCIA: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos o aptitudes. CAPACITACIÓN: Proceso de enseñanza que proporciona las herramientas teóricas y prácticas para adquirir, mantener, reforzar y actualizar conocimientos, destrezas y aptitudes necesarias requeridas para su buen desempeño en sus ámbitos de trabajo. FORMACIÓN: Educación impartida al empleado para contribuir a su desarrollo en el puesto de trabajo. Su eficacia se mide a largo plazo. RECLUTAMIENTO: Es el conjunto de actividades que lleva a cabo la organización para atraer, para sus puestos vacantes candidatos con las capacidades y aptitudes necesarias para que la organización pueda alcanzar sus objetivos. SELECCIÓN: Es el proceso mediante el cual la organización elige de una lista de aspirantes a la persona o personas que mejor cumplan con las responsabilidades, funciones y objetivos específicos del cargo a desempeñar. INDUCCIÓN PREVIA: es un proceso mediante el cual se da a conocer a la persona que ingresa a la empresa, aspectos generales sobre la misma y algunas herramientas necesarias para su desempeño dentro de la empresa.
PÁGINA 2 de 8 INDUCCIÓN AL CARGO: Es un proceso mediante el cual se da a conocer a la persona que va ocupar un cargo, todos los aspectos relacionados con este, como son funciones, responsabilidades y todo aquello que le permita desarrollar las actividades rutinarias del cargo a desempeñar. ENTRENAMIENTO: Preparación y adiestramiento impartido al empleado para ponerlo en práctica en sus actividades. Su eficacia se puede medir con la reproducción inmediata del conocimiento adquirido. HABILIDADES: Características propias del ser humano, en cuanto a aptitud, actitud y personalidad, las cuales hacen parte del desempeño exitoso en su puesto de trabajo y en la organización. INCAPACIDADES: Período en el que se impide a una persona la realización de las actividades rutinarias de trabajo, y que se basa en un diagnóstico médico que indica el descanso o reposo que necesita a fin de recuperarse de lo que le impide el normal desarrollo de sus labores. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: Es la metodología aplicada por la organización para medir el desempeño del personal, con respecto al cumplimiento de sus responsabilidades, funciones, actitud y comportamiento en su relación social y laboral. 6. ACTIVIDADES RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DEL PERSONAL. Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Determinación de la necesidad de aprovisionamiento de recurso humano: Se considera objetivamente los siguientes aspectos: Gerente TTHH Finalización de contrato. Aumento de demanda para prestación del servicio. Posibles movimientos internos. Se tiene en cuenta también los planteamientos inevitables de nuevas e imprevistas necesidades de recursos humanos (fallecimientos, accidentes, renuncias etc.). Esta necesidad debe ser informada a Talento Humano por medio de Comunicado Interno o E- mail. La situación es analizada con gerencia para definir
PÁGINA 3 de 8 la necesidad del ingreso. 2 Reclutamiento: El Reclutamiento que se emplea es a nivel Interno y Externo, lanzando la convocatoria dentro y fuera de la empresa simultáneamente. Los medios de reclutamiento pueden ser: Presentación de candidatos por parte de los directivos, jefes de áreas y demás trabajadores de la organización, plataforma virtual, aviso en prensa y otros medios de comunicación masivos. 3 Preselección, Entrevista, aplicación de pruebas y exámenes médicos: La Asistente Administrativa o Auxiliar de Talento Humano realiza la recepción de hojas de vida de acuerdo al perfil establecido para el cargo solicitado, las cuales comparan las hojas de vida con Manual de Perfiles y Cargos para el cargo vacante, donde se destaca la evaluación de aspectos como experiencia laboral, educación y destrezas laborales y humanas a partir de ello se preseleccionan a aquellos candidatos que cumplen con los requisitos exigidos en su perfil. Gerente TTHH Gerente TTHH/Auxiliar de Talento Humano Se realiza una entrevista personal dirigida por la Gerente de Recurso Humano indagando sobre los puntos clave de desempeño del cargo, entre los cuales se tienen en cuenta conocimientos, seguridad, atención al cliente, grado de confianza que genera, compromiso, sentido de pertenencia, entre otras. Verificar la información de las hojas de vida en aspectos relacionados con referencias personales y experiencia laboral del (los) candidato (s). Aquellos candidatos aprobados en la etapa anterior se podrán aplicar pruebas de conocimientos, medidoras de destreza, e algunos casos se les aplica una clínica para medir su desenvolvimiento en el área y bajos situaciones específicas, todo lo anterior es practicado por la Gerente de Recurso
PÁGINA 4 de 8 Humano o quien esta delegue. Se realiza una selección del personal acorde a las necesidades y a sus resultados en las pruebas mencionadas y se envía una orden por correo electrónico para Exámenes Médicos Ocupacionales al proveedor de la empresa y se realizan de acuerdo al cargo a desempeñar. En casos de que se emita un certificado de NO APTO, se deberá seleccionar otra persona y practicarle los exámenes. Luego de ello se efectúa el ingreso formal de personal. 4 Contratación: Se realiza la entrega, con anterioridad, al empleado de un listado de documentos (Formato Documentos de Ingreso) que este debe tener al momento de firmar el contrato y la orden de apertura de cuenta. Diligenciar el contrato según el caso, recopilando las firmas del trabajador y el gerente de la organización y un testigo (los contratos ya se encuentra establecidos por la ley). La Auxiliar de Recurso Humano realizar el contacto con asesores para las afiliaciones respectivas al régimen de seguridad social vigente, no obstante, anteriormente a esto se verifica en las páginas Web de FOSYGA y SISPRO el estado de afiliación del empleado para evitar dobles afiliaciones, o posibles situaciones indeseables relacionadas con ello. INDUCCIÓN, ENTRENAMIENTO, EVALUACIÓN Y FORMACIÓN Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Inducción : En esta inducción el líder del proceso da a conocer al personal nuevo, desde su primer día de ingreso a la Empresa la siguiente información: Plataforma estratégica de la empresa (Misión, Visión, Política y Objetivos de
PÁGINA 5 de 8 calidad). Breve descripción de los beneficios de los trabajadores. Reglamento Interno de Trabajo. Se entrega Manual de Perfiles y Cargos correspondiente. Manejo de Plataforma Winsiper. El líder del proceso o a quien este delegue le enseña al personal nuevo las instalaciones de la Empresa donde desempeñará sus funciones y los compañeros de trabajo con los cuales interactuará. 2 Entrenamiento: El entrenamiento es realizado por una persona que ostente el mismo cargo dentro de la organización. Se le da a conocer al nuevo empleado: Los procedimientos e instructivos del área. Planeación y organización de horarios de trabajo. Manejo de registros. Si la persona que abandona el puesto de trabajo es el líder del proceso, este debe entregar al nuevo empleado: Documentación del proceso al que pertenece. Proyectos de mejora que se encuentren en ejecución. Compromisos pendientes. Seguimiento a indicadores de gestión. Inducción sobre el manejo de formatos, acciones correctivas y preventivas levantadas al proceso. Los tiempos de entrenamiento los establece el líder de proceso de acuerdo a la complejidad de los cargos.
PÁGINA 6 de 8 3 Evaluación y registro de Inducción y Entrenamiento: Al finalizar el entrenamiento se aplica una evaluación al nuevo empleado, la cual se evidencia en el formato de evaluación de la inducción y entrenamiento. Esta se realiza en el segundo mes en que este desempeñándose el trabajador en el cargo, por parte del líder del proceso, con el fin de tomar las acciones necesarias para dar continuidad o no a su contrato. 4 Evaluación de desempeño: Semestralmente, al personal se le aplica una Evaluación de Desempeño, donde se evalúan el mejoramiento de las habilidades propias del cargo y los objetivos correspondientes. Los resultados de la evaluación son registrados en el formato Evaluación del Desempeño. Esta evaluación es gestionada y aplicada por el líder del proceso de Talento Humano. Para el caso de los gerentes, estos son evaluados por el Gerente, quien a su vez es evaluado por la persona el Gerente de Recurso Humano. 5 Identificación de necesidades de formación: El programa de formación en la empresa, se elabora y actualiza de acuerdo a los siguientes criterios: Como consecuencia de los resultados de la evaluación descrita en el numeral anterior. Actualizaciones en materia de legislación. Por invitación de entes externos a la Empresa. Por documentación, implementación y mejora del Sistema de Gestión de Calidad. Anualmente se establece un Cronograma de Actividades de Capacitación del personal y se le hace seguimiento, sin embargo, se le pueden realizar modificaciones al mismo, teniendo en cuenta las necesidades que se pueden presentar. A través de la aplicación de dinámicas evaluativas y evaluaciones escritas o in situ se evalúa la eficacia una vez el empleado reciba la capacitación.
PÁGINA 7 de 8 ROTACIÓN Y RETIRO DEL PERSONAL Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Rotación por vacaciones o licencias: El Gerente de TTHH establece un cronograma para la planificación de licencias y periodos de salidas de tal manera que se pueda planificar el evento y las actividades de empalme. Gerente TTHH Con dos semanas de anticipación, se ubica como reemplazo a la persona en el mismo nivel, en común acuerdo con el Líder del proceso afectado. Previa salida del cargo el empleado debe entregar un informe a la Gerente TTHH a través de correo electrónico a fin de que este tenga conocimiento del estado del cargo. El personal que haya regresado de licencias prolongadas (maternidad, vacaciones, licencias no remuneradas) debe recibir esta inducción al cargo por parte del líder del proceso o en su defecto por un colaborador en el mismo nivel, como evaluación de la eficacia de tal inducción se realiza una prueba de la cual los resultados se archivan en la respectiva hoja de vida de la persona a la cual se le realiza la inducción. 2 Rotación por incapacidades o imprevistos: En caso de incapacidades o imprevistos el jefe inmediato informa la situación al Gerencia para tomar la decisión, si se ve la necesidad el Gerente autoriza al Líder del proceso Talento Humano para la realización del proceso de selección, y determinar el respectivo reemplazo de manera inmediata. Para este reemplazo se deben cumplir con la entrega de una inducción previa con sus respectivos registros. NOTA: Se tiene en cuenta que el personal de cada proceso recibe inducción de las diferentes actividades de los cargos dentro de su proceso a fin de contar con ellos para este tipo de reemplazos. Esta actividad es ejecutada por los líderes de cada Proceso. Gerente TTHH
PÁGINA 8 de 8 3 Desvinculación o retiro del personal: Para todo empleado que por cualquier motivo, se desvincule de la empresa, el jefe inmediato debe informarle a al líder del proceso para que se cumpla el procedimiento de retiro consistente en: Cuando es por ejecución de una falta grave se le entrega la resolución de desvinculación del empleado o recibir carta de renuncia del empleado. Cumplir con los requisitos legales de terminación unilateral de contrato. Los auxiliares de Talento Humano se encarga de presentar las novedades de retiro al área financiera a su vez esta procede a generar la liquidaciones, pago oportuno de las mismas y desvinculación del sistema de seguridad social, para la ejecución de este paso es necesario que Contabilidad cuente con un formato de solicitud de terminación de contrato por finalización de la obra y paz y salvo, el cual le debe suministrar auxiliar de talento humano, con las firmas pertinentes; se reporta el retiro en el software para desactivar al empleado. Luego del retiro, en caso de que el empleado requiera una información como certificados laborales y desprendibles de pago y liquidaciones, entre otros podrá acceder a la plataforma Winsiper. Gerente TTHH / Auxiliar Talento Humano /Auxiliar Contable 7. GENERALIDADES Todo el personal se califica respecto a los requerimientos del cargo, a través de la evaluación de desempeño y de los programas de capacitación. El personal que requiera nivelar sus competencias será elegido de acuerdo a la calificación de su desempeño. El personal que vaya a ser contratado por la organización debe estar acorde al Manual funciones de cada cargo. 8. FORMATOS RELACIONADOS Manual de Funciones y Competencias. Base de Datos del personal
PÁGINA 9 de 8 Requisición de personal Documentos de Ingreso Evaluación de Capacitaciones Evaluación de Desempeño Prueba de Inducción y Entrenamiento del Personal Registro de Asistencia Cronograma de Capacitaciones Encuesta clima organizacional Hojas de Vida. 9. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN CAMBIO REALIZADO Elaboró: Líder del Proceso Talento Humano. Revisó: Diana Puello Representante de la dirección Aprobó: Jesús Leonardo Palencia- Gerente