I. Presentación Evaluación de la gestión División Análisis y Control de Gestión. II. Presentación Evaluación de la gestión División Administración y Finanzas III. Presentación Evaluación de la gestión División Planificación
Programa de Mejoramiento de la Gestión 2012 (Formulario H) DAF/DACG/DIPLAN Indicador Meta 2012 Efectivo Diciembre 2012 Porcentaje del costo efectivo de las obras terminadas en el año t, en relación al monto inicial contratado Promedio de fiscalizaciones a proyectos de infraestructura en ejecución, realizado por analista del Gobierno Regional 115% 102,7% 30 30,9 Porcentaje de proyectos iniciados en el año t con difusión hacia la comunidad regional. Porcentaje del presupuesto comprometido en arrastre para el año t+1, en relación al presupuesto vigente al final del año t Porcentaje de iniciativas de inversión de arrastre identificadas al 30 de abril del año t. Porcentaje de avance de la ejecución presupuestaria de iniciativas de inversión (proyectos) al 30 de junio del año t. 56% 56,8% 65% 65% 96% 97% 51% 53,9%
Convenio de Desempeño Colectivo 2012 DAF/DACG/DIPLAN Indicador Meta 2012 Efectivo Diciembre 2012 Porcentaje de recursos destinados del FNDR 2012, a proyectos marítimos y viales que aseguren la Conectividad de la Provincia de Palena, con el resto de la Región de Los Lagos. Porcentaje de ejecución de proyectos APR financiados con el FRIL en la Provincia de Chiloé. Porcentaje de municipios capacitados en procedimientos sobre liquidación de contratos de ejecución de obra y caución de boletas de garantía, con convenios celebrados con el Gobierno Regional (del programa 02 subtítulo 31 ítem 02 asignación 004 financiados a través FNDR). Porcentaje de difusión de los Manuales de procedimiento relacionados con las Liquidaciones de Contrato y, la Caución y Control de Boletas de Garantía, para la ejecución de proyectos del programa 02 subtítulo 31 ítem 02 asignación 004 financiados a través FNDR. Porcentaje de proyectos FRIL, de ejecución de obras, contratados con los municipios de la región de Los Lagos, al 30 de octubre de 2012 que aplican el Manual de Procedimiento para Visitas y Control de Obras en Terreno, a las iniciativas de inversión financiadas con el Fondo Regional de Inversión Local (FRIL). 6% 6,37% 100% 100% 50% 63% 50% 60%
Plan de Mejoras (AMIs o Líneas de Acción) 2012 DAF/DACG/DIPLAN Indicador Meta 2012 Efectivo Diciembre 2012 Existencia del software para Evaluación Ex post Existencia de manuales de procedimientos Informe etapa 4 validado (incorpora evaluación de los Procesos y Resultados del modelo de evaluación ex post). Informe etapa 4 validado (incorpora evaluación de los procesos y resultados de la aplicación de los instrumentos técnicos requeridos). Existe Existe
Principales logros y no logros en el año 2012 Logros: - Mejoramiento en el nivel de cumplimiento en la ejecución de los proyectos del 2%, a través de la implementación de un equipo de inspección. - Se cumplieron todas las metas, tanto del PMG, como de Desempeño Colectivo y Plan de Mejoras, a pesar de no siempre contar con los recursos necesarios (humanos, financieros, de tiempo). - La creación de la Unidad de Evaluación ExPost. No logros: - Se esperaba ejecutar un 99% de Presupuesto del FNDR, se logró el 98%. - La división no ha logrado constituirse como un equipo de trabajo integral ni hemos conseguido modificar la cultura organizacional en los compromisos vinculados con el cumplimiento de las metas de gestión. - No haber iniciado un proceso de liderazgo con las Unidades Técnicas, ITO s y Empresas.
Principales desafíos y metas para el año en curso. Internos: En este punto no sólo hemos incorporado los desafíos que requieren de la gestión al interior de nuestra división, sino también aquellos que se vinculan con otras instancias, pero que son resorte nuestro. - Consolidar el equipo, logrando un trabajo más orientado hacia los resultados globales, más que sólo al cumplimiento de metas personales o por unidad. - Mejorar el seguimiento y control de la inversión regional, a través de un trabajo directo con las unidades técnicas e ITO s. - Implementar un proceso de difusión hacia la comunidad (Plan de medios) - Informatizar loa procesos de seguimiento y control al interior de la DACG - Crear la Unidad de Gestión para articular el quehacer de las distintas unidades, convirtiéndose en el motor que impulse y promueva el cumplimiento de las metas, tanto internas como asociadas a desempeño. Asimismo, deberá gestionar las políticas internas que propicien el mejoramiento del clima laboral y del trabajo en equipo.
Principales desafíos y metas para el año en curso. Externos: En este caso, hemos incluido metas que son parte de la gestión propia de la división, pero que para ser alcanzadas requieren de la intervención de las otras divisiones. - Trabajo más articulado con la DIPLAN para proponer un ARI 2014 más consolidado con las políticas regionales, con una cartera con más peso técnico y evaluada oportunamente. - Articulación con la DAF con mayor apoyo de la Oficina de Partes, fundamentalmente en las fechas de pago; así como la oportuna entrega de instrumentos financieros, como Boletas de Garantía y un trabajo más integrado con los controles financieros.
I. Resultados. Programa de Mejoramiento de la Gestión 2012; Convenio de Desempeño Colectivo 2012; Plan de Mejoras 2012; II. Principales logros División en el año 2012. III. Principales desafíos y metas para el año en curso.
Programa de Mejoramiento de la Gestión 2012 Sistema Acreditación de la Calidad Indicador Meta 2012 Efectivo Diciembre 2012 Análisis del resultado % de ejecución de la programación física y financiera del Programa de Trabajo Anual Física 90% Financiera 90% Física 90% Financiera60% Cuatro LA no ejecutaron la totalidad de la programación financiera, pero tales incumplimientos fueron debidamente explicados y fundamentados. Se espera que SUBDERE y DIPRES acojan al menos tres justificaciones y por lo tanto validar el 90% de ejecución financiera. Sistema Seguridad de la Información Indicador Meta 2012 Efectivo Diciembre 2012 Análisis del resultado Sistema de Gestión de Seguridad de la información implementado y funcionando. 100% 100% El servicio establece una política de seguridad para resguardar los activos de información. Se crea un comité seguridad de la información para asegurar la gobernabilidad del sistema.
DIVISION Línea de Acción del Plan de Mejora Meta financiera M$ Ejecución Financiera % M$ % Ejecu ción Física DACG DACG DACG DIPLAN DIPLAN DIPLAN DAF Diseño y aplicación de una Metodología de Evaluación ex post de Inversiones del FNDR. Elaboración y aplicación metodologías de seguimiento inversión e instructivo para la ejecución presupuestaria. 70.000 70.000 100% 100% 37.000 37.000 100% 100% Implementación Transparencia en la Gestión del Gobierno Regional. 41.544 41.516 99% 100% Implementar y aplicar un modelo de planificación regional con énfasis en el seguimiento de la ERD. 65.000 64.484 99% 95% Diseñar un Sistema e Indicadores que de cuenta de la relación con los actores claves. 9.400 9.400 100% 100% Diseño Instrumento de Articulación entre el Gobierno Regional y los Municipios. 59.000 45.725 78% 90% Clima y Cultura Organizacional. 12.529 12.529 100% 100% DAF DAF Proyecto Transversal de Planificación Institucional. 65.018 64.672 99% Evaluación Gestión Planificación Institucional. 2.700 2.700 100% 95% 100% DAF Implementación Sistema centro de costo, planilla registro monitoreo cumplimiento de plazos y capacitación contabilidad internacional IFRS. 6.150 6.150 100% 100% DAF Estrategia Difusión del Gobierno Regional. 30.000 30.000 100% 100% Totales 398.341 381.476 98% 98%
Programa de Mejoramiento de la Gestión 2012 (Egresado) Gobierno Electrónico Indicador Meta 2012 Efectivo Diciembre 2012 Análisis del resultado % tickets finalizados en Módulo de Soporte Técnico. 95% 100% Existe Planilla con la BD de tickets ingresados y respondidos. % Equipos Computacionales registrados en Sistema de Inventario TI. 80% 90% Se encuentra implementado el Sistema en Servidor SITI y se generan los informes. % Sistemas implementados 100 % 100% Existen los sistemas: Planificación Institucional, Evaluación Ex post y Pre inversión en la Plataforma del GORE. % gasto Sistemas Informáticos 90% 90% Existen los informes de ejecución de cada uno de los Sistemas. Sistema Acceso Información Pública Indicador Meta 2012 Efectivo Diciembre 2012 Análisis del resultado % de solicitudes respondidas dentro de los plazos legales 90% 95% Existe y se encuentra disponible el SGS % cumplimiento Transparencia Activa 100% 100% Existe reporte mensual de autoevaluación emitido por el Consejo Transparencia. Sistema Gestión Archivos implementado y Funcionando. 100% 100% Sellos de seguridad para mejorar el almacenamiento de documentos. Plan de contingencia y software en línea a partir de marzo 2013. Secretarias capacitadas en Gestión de Archivos.
Programa de Mejoramiento de la Gestión 2012 (Egresado) Sistema Capacitación Indicador Meta 2012 Efectivo Diciembre 2012 Análisis del resultado % Ejecución Presupuesto de Capacitación 95% 99% $ 17.755.639 / $ 17.797.017 Se ejecutaron 16 actividades de capacitación. Destacando área de informática oficial de fundamentos ITIL V3, Sistema Acreditación, Inglés y programas office modalidad e- learning. Sistema Evaluación del Desempeño Indicador Elaborar y/o actualizar al menos 30 perfiles de cargo Meta 2012 Efectivo Diciembre 2012 Análisis del resultado 30 30 Se elaboraron perfiles de cargo correspondiente a los niveles técnico, administrativo, auxiliares, Profesionales y actualización de jefes de departamento.
Convenio de Desempeño Colectivo 2012 Indicador 1.- Ingresar entre julio y diciembre, a través del Sistema Informático, al menos el 50% de las solicitudes de bienes y servicios superiores a 3 UTM. 2.- Ejecutar Programa de Trabajo sobre monitoreo y evaluación uso del Sistema de Gestión Documental. 3.- Ejecutar los productos de la etapa I del Proyecto Transversal Planificación Institucional del Plan de Mejoras 2011. Meta 2012 Efectivo Diciembre 2012 Análisis del resultado 50% 53% Sistema informático Solicitud de adquisiciones implementado. 141 solicitudes ingresadas al sistema de las cuales 96 mayores a 3 UTM. 90% 100% Existe manual de Procedimiento y 108 funcionarios capacitados y evaluados en el uso del Sistema. 90% 100% 31 funcionarios capacitados. Existe Manual de procedimiento sobre Planificación Institucional. Formulación A1 y H 2013. 4.- Ejecutar Programa de Trabajo sobre Sistema Informático para la evaluación del desempeño. 100% 100% Sistema informático implementado y 66 funcionarios(as) capacitados en el uso del Sistema.
Plan de Mejoras Línea de Acción Análisis del resultado Proyecto Transversal Planificación Institucional Estrategia de difusión Existe Manual de procedimiento Proceso Planificación Institucional y solución tecnológica. Capacitación Usuarios Marzo 2013. Contiene entre otros: Plan y Productos comunicacionales valorados, estrategia de medios. Capacitación Finanzas y gestión pública con énfasis en normas internacionales de contabilidad para el sector público Ejecutar segundo estudio de clima y cultura organizacional 4 profesionales capacitados en normas Internacionales de Contabilidad que se aplicará a los servicios públicos a partir del 2014. Permitirá enfocar esfuerzos para mejorar prácticas de gestión de personas y mejorar el grado de satisfacción de los funcionarios. Implementar Sistema que consolide la información de las características del personal del Gore. (AMI) Incluye la Hoja de vida del personal planta, contrata y honorarios con la información actualizada al 1 de enero del 2012.
II. Principales logros DAF Instalar una nueva práctica sobre Planificación Institucional CIERRE EVALUACIÓN PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN Año t-2 Año t-1 Año t Diciembre Cierre año t-2 Enero Evaluación Gestión Año t-2 Marzo Definiciones estratégicas Año t Abril Definición indicadores de gestión Año t Mayo Planificación Operativa y Presupuesto Año t Junio Formulación y discusión del presupuesto Año t Diciembre Ajuste a la Planificación con la asignación presupuestaria Enero a Diciembre Control de la ejecución e indicadores año t
Solución tecnológica en Planificación Institucional y Sistema de Acreditación
Clima y Cultura Organizacional Mayores Brechas o o o o o Los jefes contratan personas que calzan bien con nuestra cultura. Yo creo que los jefes despedirían a la gente sólo como último recurso. Los ascensos se les da a quienes más lo merecen. Este es un lugar físicamente seguro donde trabajar Nuestra infraestructura contribuye a un buen ambiente de trabajo.
Clima y Cultura Organizacional Menores Brechas o o o o o o Yo siento que recibo una parte justa de los incentivos que obtiene esta organización. Siento que mi participación hace la diferencia. Cuando veo lo que logramos siento una sensación de orgullo. Mi trabajo tiene un significado especial: este no es sólo un trabajo. Me siento bien por la manera que contribuimos como institución a la comunidad. Me gustaría trabajar aquí por largo tiempo más.
Propuesta Estrategia Comunicacional Plan y Productos comunicacionales valorados. Estrategia de medios. Propuestas mejoras: al sitio web institucional y video de inducción. Propuesta elementos publicitarios. Propuesta Exposiciones. Propuesta letrero de obras. Video institucional. Actualización logotipo.
III. Principales desafíos y metas para el año en curso. 1.- Autoevaluación 2013 (primer semestre). Designación equipo validador de evidencias de cada división. 2.- Mejorar la gestión de Información: Oficina de Partes y Archivo. 3.- Mejorar la formulación del presupuesto de funcionamiento: Centros de costos, Planificación Operativa y asignación presupuestaria 2013. 4.- Gestionar recursos para ejecutar Propuesta Estrategia de Difusión 5.- Control del patrimonio informático institucional. 6.- Evaluación del Desempeño a través de la herramienta tecnológica. 7.- Concretar mejora de la infraestructura. 8.- Ligar la Capacitación a la Planificación Institucional. 9.- Instalar las prácticas de gestión del Equipo Directivo de acuerdo al modelo de acreditación de la calidad.
Producto o Proceso Estratégico al que se Vincula Programa de Mejoramiento de la Gestión 2012 (Formulario H y PMG Género) DIPLAN Indicador Meta y Análisis del resultado FORMULARIO H SERNAM PMG GENERO Coordinación de la inversión pública en los instrumentos de planificación región: Porcentaje de proyectos identificados en el ARI ejecutados en el PROPIR Al menos dos modalidades de inversión FNDR cuentan en sus procesos con técnicas y herramientas tendientes a la equidad de género en los programas de Fomento Productivo y Circular 33 Los programas de fomento e innovación reconocen la participación de la mujer en sus diferentes líneas de acción Numerador: 118 Denominador: 264 Resultado: 44,7% 101,5% Fomento y C33 FIC 46%. Fomento productivo a 30,77% Indicador de gran relevancia en la gestión GORE, con meta baja. Próximo 2013 es preciso aumentar. Indicadores que dan cuenta de una baja participación de la mujer. Sin embargo, el desafío es revisar la forma de medición y/o incorporación de otras variables.
Programa de Mejoramiento de la Gestión 2012 (PMG Descentralización) DIPLAN Producto o Proceso Estratégico al que se Vincula Incidencia de la ERD en la inversión local y sectorial Indicador Numero de iniciativas implementadas a partir de la ERD Efectivo Diciembre 2012 3 iniciativas se implementaron a partir de la ERD: 1. Programa Estratégico de la ERD en proceso de implementación. (Documentación para ser evaluado con la ERD) 2. Proceso de formulación de los Planes Marco de desarrollo territorial por cinco (de siete) zonas de la ERD. Indicador de gran relevancia para DIPLADE. Se logró alcanzar las metas. Sin embargo, se debe trabajar el año siguiente para iniciar acciones otras dimensiones de la ERD y demás instrumentos de planificación. 3. Programa productivo en la Zona Patagonia Verde, definido en la ERD. (documentación que avala la implementación)
Producto o Proceso Estratégico al que se Vincula Asistencia técnica a los equipos municipales Indicador Número de proyectos asistidos se encuentran técnicamente financiable Efectivo Diciembre 2012 Se asistieron técnica-mente 15 proyectos de los 5 municipios propuestos (San Juan de la Costa, Futaleufu, Purranque Puyehue y Los Muermos). Formula: (5/15)*100=33,3% Se capacitó y asistió a 17 equipos municipales con el propósito de mejorar sus carteras de proyectos locales destinadas al FNDR. De ellos, logramos obtener en este proceso, cinco proyectos que quedarán técnicamente financiables. Meta baja. Es en este indicador, donde la división tiene la gran tarea de establecer procedimientos para mejorar procesos de planificación y carteras de inversión comunales
Producto o Proceso Estratégico al que se Vincula Seguimiento a la implementación del Plan de Los Lagos Indicador Porcentaje de iniciativas implementadas Meta 2012 50% iniciativas implementadas 64/127= 50,3% Las reuniones bilaterales de los sectores con el GORE e Intendente permiten aplicar acciones de corrección y acelerar la implementación de las medidas. Conjuntamente, se ha reconocido en la Región que estas reuniones constituyen instancias formales de control, seguimientos y gestión del Plan.
Producto o Proceso Estratégico al que se Vincula Comité Técnico para la Gestión del Plan Ciudad y Convenios de Programación Indicador Convenio de Programación Plan Ciudad aplicado en el proyecto Habilitación Acceso Norte a Osorno Ficha IDI 20167439-0 - Convenios de programación ejecutándose (Proceso = N Total de Convenios Programación Ejecutándose / N Total Convenios programación Vigentes) - Formulación de nuevo Convenio de Programación Meta 2012 2012: Convenio mandato firmado 2013 2014 ejecución del proyecto 2012 2014 ejecución de los convenios de programación 2012: presentación a comisión de hacienda y de infraestructura del CORE del nuevo convenio de programación Efectivo Diciembre 2012 Si existe Convenio mandato entre el GORE y MOP para la ejecución del proyecto 20167439-0, firmado con fecha 22 de junio de 2012 3 (tres) Convenios Programación Ejecutándose / 3 (tres)l Convenios programación Vigentes Durante el presente año se programaron pagos de este proyecto, sin embargo la Dirección Regional de Vialidad aun está estudiando las bases para licitarlo, lo que genera un atraso en la ejecución del proyecto y un incumplimiento de la programación financiera del GORE. Tarea a trabajar: definición conjunta de nuevos Convenios en conjunto divisiones DACG- DIPLADE
Producto o Proceso Estratégico al que se Vincula Coordinación de la inversión pública en los instrumentos de planificación regional. Convenio de Desempeño Colectivo 2012 DIPLAN Indicador 1.- Instalar el proceso formal de seguimiento y monitoreo del Plan de Gobierno: Plan Los Lagos 2010 2014 Coordinación de la 2.- Elaborar un procedimiento para el seguimiento y inversión pública en los coordinación del Ante Proyecto Regional de instrumentos de Inversión 2013. planificación regional. Coordinación de la 3.- Implementar una práctica de relacionamiento inversión pública en los con los actores claves para la gestión estratégica del instrumentos de GORE. planificación regional Nota: meta vinculada a línea de acción del Plan de Mejoras 2011 Diseñar un sistema e indicadores que dé cuenta de la relación con los actores clave, Coordinación de la 4.- Capacitar al menos al 50% de los municipios de inversión pública en los la región en materia de planificación comunal. instrumentos de Nota: Meta vinculada a la línea de acción del Plan planificación regional. de Mejoras 2011 Diseño instrumento de articulación entre el GORE y los municipios. Metas cumplidas. Año de organización de procedimientos de la DIPLADE. Tarea a trabajar: fortalecer prácticas con los Municipios y revisión de mecanismos.
Plan de Mejoras (AMIs o Líneas de Acción) 2012 LINEAS DE ACCION O AMIS Implementar y aplicar un modelo de planificación regional con énfasis en el seguimiento de la ERD Diseñar un Sistema e Indicadores que dé cuenta de la relación con los actores claves. Diseño Instrumento de Articulación entre el Gobierno Regional y los Municipios. Indicador Informe final de consultoría validado. Informe final Nº 4 validado, que incorpora aplicación práctica de las propuestas para el fortalecimiento de la relación con los actores clave. Informe final, que incorpora documento Instrumento de Articulación. Meta 2012 Informe final de consultoría validado. 10% Informe final, que incorpora documento Instrumento de Articulación. DIPLAN Metas cumplidas. Año de organización de sistemas de gestión y procedimientos de la DIPLADE. Tarea a trabajar: Implementación de sistemas de gestión: con actores claves, con Municipios y del sistema de planificación regional. Evaluar mecanismos propuestos.
LOGROS III. Principales logros y no logros de la División de Planificación en el. 1. Ordenar, formalizar y transparentar procesos de preinversión (procedimientos, herramientas, gestión documental, estándares) 2. Aprobación de 1a Política Regional de localidades aisladas. 3. Aprobación de fondos para Políticas de Innovación (SUBDERE) y Turismo (FNDR). Facilitadores (causas) Mejora continua y apoyo de consultorías. Trabajo realizado desde la ERD y voluntad política de hacerlo. Interés regional y disposición a hacerlo. 4. Monitoreo y control del gasto público Desarrollo de un método y herramientas para hacerlo. 5. Aprobación CORE de la construcción conjunta de carteras plurianuales con los Municipios. 6. Desarrollo de un software que permitirá transparentar, organizar la preinversión en coherencia con la Planificación. Interés del Consejo por conocer y participar desde el principio. Proceso mejora continua. Visualización y trabajo conjunto equipos de planificación y preinv.
NO LOGROS Obstaculizadores (causas) 1. Implementación UGIT Procedimientos administrativos y plan de trabajo. 2. Trabajo cohesionado intradivisión y extradivisión. Disposición y directrices para hacerlo. 3. Definir y visibilizar el giro de la división interna y externa. 4. Proceso de implementación de instrumentos de planificación a partir de inversión regional y sectorial. Falta de definición de hacerlo. Faltan prácticas de coordinación y definición de hacerlo.
IV. Principales desafíos y metas para el año en curso. Desafíos internos DIPLADE: Implementar un proceso de coordinación intradivisión. Terminar procesos en curso: PROT, Políticas (desarrollo, implementación y evaluación), ZBC, UGIT, etc. Implementación de instrumentos de planificación, a través de los procesos de preinversión de la institución (existentes o nuevos). Trabajo mancomunado con Municipios en los diferentes ámbitos en que la división se relaciona con ellos (Preinversión, apoyo en la generación de cartera, etc). Desarrollo de un plan de gestión de la información regional. Definir e implementar una estrategia de posicionamiento interna y externa del rol de la DIPLADE en el GORE y con los actores regionales relevantes, en el marco de la modificación de la LOCGAR.
IV. Principales desafíos y metas para el año en curso. Solicitud a DAF y DACG: Construcción de un presupuesto de funcionamiento pertinente con las nuevas tareas de la DIPLADE. Capacitación e instrucción de procedimientos legales y administrativos. Establecer prácticas de coordinación constantes: desde la preinversión a la inversión y viceversa: Cartera emanada del ARI se transforme en Presupuesto, Retroalimentar la evaluación ex-ante con la evaluación ex-post, establecer prácticas de coordinación constantes para revisión del flujo de pre e inversión de la institución (generación de carteras, reevaluaciones, requisitos)