ORGANIGRAMA DE LA COORDINACION DE SERVICIOS GENERALES C. CONRRADO PERES COORDINADOR DE SERVICIOS GENERALES AUXILIAR ADMINISTRATIVO SARA QUINTANILLA LOPEZ Tecnico Electricista JUAN LUEVANO CASTILLO Auxiliar Tecnico Ramon Cruz Aguilar Empleado General Margarita Laredo Tenorio Auxiliar General MA DEL PILAR MORALES HERNANDEZ MA. DOLORES FERNANDEZ C. JESUS LUNA LOERA MARINA MTZ. HDZ. CATALINA ORTIZ FLORES SUPERVISOR (3 PERSONAS) Intendente (19 PERSONAS)
H. AYUNTAMIENTO SOLEDAD DE GRACIANO SANCHEZ MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS C. CONRRADO PERES COOORD. SERVICIOS GENERALES
La coordinación de servicios generales proporciona mantenimiento general a las instalaciones que ocupan las diversas áreas del Ayuntamiento, ya sea dentro del edificio principal o en los diferentes inmuebles ubicados en el Municipio y que son áreas del Ayuntamiento y también a otras áreas que son de instituciones oficiales y que requieren apoyo Lo anterior encaminado a prestar un servicio integral, de una forma ágil y eficiente, que contribuya al adecuado funcionamiento de la Coordinación de Servicios generales y por ende un adecuado desenvolvimiento de las diversas dependencias de este Honorable Ayuntamiento de Soledad de Graciano Sánchez. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO. Diariamente se llevan a cabo trabajos en las áreas que así lo solicitan siendo estos principalmente en problemas relacionados con las instalaciones eléctricas, plomería y mantenimiento de muebles e inmuebles. Se da mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones de agua potable de las diferentes áreas que ocupa el Ayuntamiento. PLOMERIA.- Se le da mantenimiento constantemente a los baños públicos ubicados en Presidencia Municipal y en la Unidad Administrativa Municipal así como lavabos, reparación de bombas de agua, cambios de sanitarios y se brindan apoyos externos a escuelas, instituciones educativas y religiosas, etc. CARPINTERIA.- Se atienden a los departamentos que a si lo requieren en este tipo de trabajo se repararan y corrigen escritorios y puertas a si como la instalación de chapas de tambor. ELECTRICIDAD.- Se realiza mantenimiento en general de instalaciones eléctricas, cambios de lámparas de 32W, 39W y 75W, instalación de contactos, instalación de flotadores automáticos, instalación y cambio de línea telefónica, instalación de tierra física para proteger equipo de computo, inspección visual a departamentos de manera constante con el objetivo de detectar necesidades etc. SERVICIOS EN GENERAL.- Se apoyan a los departamentos que solicitan traslados de cajas de archivo al departamento de Archivo. General, entrega constante y eficiente de garrafones de agua así mismo como el correcto
funcionamiento de los despachadores de agua, colocación de papel higiénico junior y papel toalla en los sanitarios LIMPIEZA Y ASEO DE OFICINAS.- Se realiza y cubre la limpieza en cada una de las áreas y oficinas que conforman este Honorable Ayuntamiento al 100%, haciendo roles de personal de área de intendencia además de realizar apoyos extraordinarios de intendencia, en los lugares y departamentos que solicitan dicho servicio, fuera de los lugares oficiales. AREA DE INTENDENCIA.- Esta área esta bajo la responsabilidad de un supervisor, el cual tiene como función primordial llevar un control del personal adscrito al área de intendencia, coordinan los servicios de limpieza en cada una de las dependencias a las cuales se les presta servicio, así mismo es el encargado de suministrar el material necesario para el adecuado desempeño del personal a su cargo, así como la entrega y administración de material de limpieza a departamentos que lo solicitan de lo anterior mediante solicitudes internas giradas por escrito al encargado de almacén de limpieza, previa autorización del Coordinador de Servicios Generales. TRABAJOS DE ENMICADO Y ENGARGOLADO.- Se realizan trabajos de enmicado a los distintos departamentos que así lo solicitan, sobre los documentos de informes, etcétera. Así como trabajos de enmicado de gafetes de los distintos Eventos Especiales, que se realizan en este Municipio, por parte de este Honorable Ayuntamiento y engargolados de todas las áreas así como el recorte de hojas y trípticos.
PROCEDIMIENTOS Los servicios se solicitaran a esta Coordinación, por medio de memorando o solicitud, previamente autorizada o con el visto bueno de la Dirección de Servicios Municipales y Oficial Mayor. Para poder realizar los trabajos descritos anteriormente, se requiere de material para poder elaborarlos, primeramente trabajos de intendencia (su nombre lo indica, material de limpieza), Trabajos de mantenimiento (material herramientas). De lo anterior se realiza una solicitud primeramente al Oficial Mayor con atención a compras para la adquisición delo que se requiera Cualquier trabajo extraordinario se realizara previa solicitud elaborada y dirigida al Oficial Mayor para su autorización previo estudio realizado por este departamento, para poder realizar la adquisición del material que se requiera posteriormente. De todos los servicios que se realiza este departamento se llevan a cabo por medio de reportes de trabajo internos previa solicitud elaborada o llamada telefónica recibida. De las labores realizadas en general se lleva una bitácora.
Cualquier servicio que se requiera de esta Coordinación, se pedirá por medio de oficio memorándum solicitud y si fuese de manera urgente bastara con una llamada telefónica, ya que todo trabajo que se realiza se elabora un reporte de trabajo donde el departamento que solicito el servicio, firmara y sellara una vez realizado. Para poder realizar los trabajos que se solicitan, se requiere de material para poder elaborarlos, primeramente trabajos de intendencia (su nombre lo indica, material de limpieza. Trabajos de mantenimiento (herramienta en general, material eléctrico y material de plomería). De lo anterior se realiza una solicitud dirigida al Oficial Mayor con atención Compras para la adquisición de lo que se requiera. Cualquier trabajo extraordinario se realizara previa solicitud elaborada y dirigida al Oficial Mayor para su autorización previo estudio realizado por este departamento, para poder realizarla adquisición del material que se requiera para posteriormente realizarlo El tiempo de respuesta es inmediatoy para realizarla será de acuerdo al tiempo que se requiera para la adquisición del material. De los servicios que realiza esta coordinación se lleva una bitácora. Se anexa diagrama de flujo.
DIAGRAMA DE FLUJO (PLANEAR, REALIZAR, VERIFICAR Y ACTUAR) INICIO RECEPCION DE SOLICITUD VIA MEMORANDUM, OFICIO, ORDEN DE TRABAJO. VERIFICAR SI ES POSIBLE REQUERIMIENTO DE MATERIALES ASIGNACION DE PERSONAL Y EQUIPO PARA LA REALIZACION DE LA TRASLADO AL AREA REALIZACIONDE ACTIVIDAD: MANTENIMIENTO, INSTALACION INSPECCION DE ACTIVIDADES TERMINO DE ACTIVIDAD ELABORACION DE REPORTE