No. 1 de 6 1. APLICACIÓN Este procedimiento tendrá aplicación cuando un funcionario administrativo o docente reporta una diligencia personal (permiso o ausencia), compensatorio o una diligencia institucional durante su jornada laboral. Es importante tener en cuenta en el caso de la ausencia o permiso, esta debe estar debidamente soportada con los registros de las citas médicas u otros documentos que así lo justifiquen. Se considera para dichas solicitudes de permiso o ausencia como justificaciones: Derecho al sufragio. Cargos oficiales transitorios de forzosa aceptación. Calamidad doméstica. Servicio médicos (cita prioritaria, exámenes de laboratorio, odontología, urgencia médica o medicina general). Comisiones sindicales inherentes a la organización. Entierro de un compañero. Licencia de maternidad o ley María (*). Incapacidades Fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad y primero civil. Permisos o ausencia hasta por un (1) día laboral son dadas para: Personal administrativo por el jefe inmediato. Planta docente por el jefe inmediato y en ausencia de él por Vicerrector(a) Académico (a). Permisos especiales hasta por tres (3) días laborales o más de este tiempo son dadas para: Personal administrativo por. Planta docente, Decanos o Coordinadores por Vicerrector(a) Académico(a). Según lo contemplado dentro del reglamento Interno de trabajo Artículo No.24. (*) En el caso de licencia por ley María, ambos cónyuges deben pertenecer a la misma EPS para que sea otorgada. Se revoca esta decisión a través de la Sentencia T-709 de 2003.
No. 2 de 6 Para el caso de las diligencias institucionales grupales la persona responsable del evento debe diligenciar el formato FR-GH-004 con sus datos y anexar en un listado de asistencia los nombres de los funcionarios y el número de sus documentos de identidad. 2. OBJETIVO Definir la metodología para desarrollar las actividades involucradas en el proceso para reportar diligencias personales o institucionales 3. RESPONSABLE Vicerrectoría Administrativa es la dependencia responsable en la definición y aprobación de este documento, delegando a Gestión Humana para el seguimiento, ejecución y actualización de las actividades que se desarrollan en el mismo. 3.1. Procesos o Áreas Involucradas Vicerrectoría Administrativa. Gestión Humana. Todas las dependencias. Toda la planta docente. 4. DOCUMENTOS DE CONTROL ASOCIADOS Reglamento interno de trabajo No. RG-DP-007 Código sustantivo laboral Colombiano No. DE-RG-002 Formato reporte de diligencias personales o institucionales No. FR-GH-008 Sentencia T-709 de 2003 No. DE-SN-001 Listado maestro de documentos No. LMD-001
No. 3 de 6 5. GLOSARIO Ausencia laboral: Es cuando un empleado falta o abandona total o parcialmente las actividades que le han sido encomendadas dentro de su jornada laboral, con justa causa, sin dar previo aviso a su jefe inmediato o instancias correspondientes. Compensatorio: Es cuando la Institución aprueba compensa en tiempo un tiempo adicional laborado por un funcionario. Diligencia institucional: Trámite o actividad laboral (Administrativa o Docente) que se realiza fuera de la Institución en representación de la Escuela y no necesariamente se relaciona con el cargo o la dependencia a la cual el funcionario se encuentra asignado. Permisos laborales: Es cuando un empleado solicita previamente faltar total o parcialmente a las actividades que le han sido encomendadas dentro de su jornada laboral. Permisos especiales: Se solicitan cuando un empleado debe ausentase por tres (3) o más días, este puede ser remunerado o no, según las condiciones del permiso, previa revisión y aceptación del responsable.
No. 4 de 6 6. MÉTODO FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLE INICIO 1. Definir el tipo de reporte 1. Definir el tipo de reporte. Nota: Si un permiso se solicita con antelación y de la ausencia se debe formalizar una vez que se produce el hecho. Es ausencia? SI 2. Informar al jefe inmediato 2. Informar al Jefe Inmediato a través de vía telefónica o por correo electrónico los motivos por los cuales no cumplió su jornada laboral, encaso de que sea una ausencia. NO 3. Diligenciar el Formato 4. Anexar soportes al formato FR-GH-004 3. Diligenciar el Formato de reporte de diligencias personales o institucionales No. FR-GH-008, con todos los datos solicitados, el cual se encuentra publicado en la página Web de la Institución. Nota: Para una diligencia institucional grupal la persona responsable del evento debe anexar el listado de asistencia FR-GH-015 los nombres de los funcionarios con su respectivo número de sus documentos de identidad. 4. Anexar los documentos de soporte requeridos para la aprobación de la diligencia. Soportes 5. Presentar el formato a la instancia respectiva 5. Presentar al ente respectivo el formato diligenciado con los respectivos soportes. 6. Verificar soportes 6. Verificar los soportes anexados al formato de permisos o ausencias. Jefe Inmediato / Gestión Humana (funcionarios administrativos) - Vicerrectoría Académica (planta académica) 7. Autorizar el tipo de trámite 7. Autorizar el tipo de reporte solicitado según los datos diligenciados en el formato. Jefe Inmediato / Gestión Humana (funcionarios administrativos) - Vicerrectoría Académica (planta académica) a
No. 5 de 6 6. METODO (Continuación) FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLE a 8. Regresar al empleado el formato 8. Regresar al empleado el formato que fue diligenciado, con los respectivos soportes anexados. Jefe Inmediato / Gestión Humana (funcionarios administrativos) - Vicerrectoría Académica (planta académica) 9. Radicar el formato en Gestión Humana 9. Radicar el formato con los respectivos anexo(s) en Gestión Humana. 10. Firmar y sellar el formato 10. Firmar y sellar el respectivo formato. Gestión Humana. 11. Archivar el formato 11. Archivar el formato diligenciado y actualizar en el documento de registro. Profesional en salud Ocupacional - Gestión Humana. Archivo 12. Registrar en la bases de datos el permiso o la ausencia 12. Registrar en la base de datos respectiva, los datos de los permisos o ausencias presentadas. Profesional en salud Ocupacional - Gestión Humana. Base de Datos Es diligencia institucional? SI NO 13. Reportar a la ARL 13. Reportar a la ARL Administradora de Riesgo Laboral los datos de la diligencia institucional. Profesional en salud Ocupacional - Gestión Humana. FIN
No. 6 de 6 7. REGISTROS DE CALIDAD Registro de permisos o ausencias debidamente diligenciado. Registro histórico dentro del control de asistencia. Documentos de soporte del permiso. 8. CONTROL A FALLOS