REMUNERACIONES Y COMPENSACIONES SEMANA 3 1
ÍNDICE UNIDAD 3... 3 PROCESO DE CÁLCULO Y LIQUIDACIÓN DE REMUNERACIONES... 4 Etapas del Proceso... 4 Datos Permanentes... 4 Novedades del Personal... 4 Cálculos... 5 Preparación de la Liquidación Individual... 5 Libro de Remuneraciones... 5 Contabilización de las liquidaciones... 5 Pago... 6 DATOS PARA LA LIQUIDACIÓN... 6 CÁLCULOS PREVISIONALES, DE IMPUESTOS Y OTROS DESCUENTOS... 7 Descuentos previsionales... 7 Descuento de Impuesto a la Renta... 8 Otros descuentos... 9 PRESENTACIÓN DE LA LIQUIDACIÓN... 9 CÁLCULO DE HORAS EXTRAS... 11 Recargo en el valor de la hora... 11 Factor de cálculo para horas extras... 11 2
UNIDAD 3 PROCESO DE CÁLCULO Y LIQUIDACIÓN DE REMUNERACIONES Objetivos Calcular y elaborar liquidaciones de remuneraciones de trabajadores dependientes. Contenidos Proceso de cálculos y liquidación. Datos para la liquidación. Cálculos previsionales, de impuestos y otros descuentos. Presentación de la liquidación. Cálculos de horas extras. 3
PROCESO DE CÁLCULO Y LIQUIDACIÓN DE REMUNERACIONES La liquidación de remuneraciones forma parte de un proceso que se inicia con la disposición de los datos permanentes del trabajador y culmina con el pago de las retenciones y descuentos. ETAPAS DEL PROCESO Este proceso se resume en las siguientes siete etapas: 1) Datos Permanentes 2) Novedades del Personal 3) Cálculos 4) Preparación de la Liquidación 5) Registro en el Libro de Remuneraciones 6) Contabilización 7) Pagos DATOS PERMANENTES El primer paso del proceso de liquidación y pago corresponde a la reunión de los Datos Permanentes del trabajador, los que se encuentran en los contratos individuales o colectivos de trabajo, en fichas, carpetas u hojas de vida laboral. De estos archivos y documentos se extraen los datos correspondientes a la identificación del trabajador (nombre y número del Rol Único Tributario, RUT), los tipos y monto de remuneraciones y asignaciones, la afiliación previsional y los descuentos a que está afecta la remuneración. NOVEDADES DEL PERSONAL En segundo término, se requiere conocer las Novedades del Personal en las que figuran los antecedentes destinados a actualizar los Datos Permanentes y otros acerca de nuevos antecedentes del período de liquidación. Por ejemplo, se informa de los retiros, promociones y nuevas contrataciones; modificaciones a las remuneraciones o asignaciones, existencia de horas extraordinarias, anticipos otorgados. En esta fase se incluyen también las actualizaciones de tablas por conceptos y valores para descuentos, actualización de tablas de impuesto y de porcentajes para cotizaciones previsionales. 4
CÁLCULOS El tercer paso del proceso, se refiere a los Cálculos que deben efectuarse teniendo en cuenta los Datos Permanentes y las Novedades del Personal. En esta fase, se determinan los haberes, la remuneración afecta a leyes sociales y afecta a impuesto, se efectúan los cálculos de descuentos previsionales, por impuestos, así como los agregados por asignaciones y remuneraciones no imponibles y las deducciones por descuentos legales y voluntarios, hasta determinar la remuneración líquida a pagar al trabajador. PREPARACIÓN DE LA LIQUIDACIÓN INDIVIDUAL Efectuados estos cálculos sigue, en cuarto lugar, la Preparación de la Liquidación Individual de cada trabajador, en la que consta el período de pago, los conceptos y valores de los haberes, el tipo y monto de los descuentos y el líquido a pagar. Esta liquidación se entrega al trabajador junto al pago de su Remuneración Líquida. LIBRO DE REMUNERACIONES A continuación, en quinto término, se procede al registro de las liquidaciones en el Libro de Remuneraciones, el que es de uso obligatorio para los empleadores y empresas que tienen cinco o más trabajadores. Este libro tiene el carácter de auxiliar del Libro Diario de la contabilidad, como lo son el Libro de Compras y el de Ventas de mercaderías. En el Libro de Remuneraciones se anotan individualmente las liquidaciones con identificación del trabajador (nombres y apellidos, y RUT), los conceptos y montos de los haberes, los conceptos y montos de los descuentos y el líquido a pagar, sumándose luego las columnas de haberes, descuentos y líquido para determinar las remuneraciones (o valor de la nómina) de cada período de pago. CONTABILIZACIÓN DE LAS LIQUIDACIONES En sexto lugar se contabilizan las liquidaciones registradas en el Libro Auxiliar de Remuneraciones mediante asiento de centralización en el Libro Diario. En este asiento, se cargan las cuentas de gastos por los diversos conceptos de haberes con abono a las cuentas del pasivo por los descuentos y retenciones, además de los abonos a cuentas del activo por eventuales descuentos de anticipos y de préstamos. 5
PAGO Por último, el séptimo paso corresponde al pago a los trabajadores de las Remuneraciones Líquidas determinadas en las liquidaciones individuales y, posteriormente, el pago o reembolso a los beneficiarios de las retenciones y descuentos efectuados, culminando el proceso con la contabilización de los mismos. DATOS PARA LA LIQUIDACIÓN La preparación de la liquidación de remuneraciones, como ya se indicó, requiere de los datos permanentes de la dotación de personal, de las novedades de personal ocurridas en el período que cubre la liquidación (semanal, quincenal o, a lo menos, mensual) para efectuar los cálculos e imprimir el formato con los haberes, descuentos y valor líquido de la liquidación. ANTECEDENTES Para ilustrar la preparación de la liquidación de un trabajador consideremos los siguientes datos mensuales y supongamos que se trata del mes de diciembre 2010: Sueldo mensual $ 850.000 Comisiones sobre ventas de $ 9.000.000 3% Asignación de movilización $ 50.000 Asignación de colocación $ 60.000 Asignación familiar 2 cargas a $?c/u Cotizaciones previsionales 19,5% Fondo de Pensiones 10% Fondo de Salud 7% Cotización adicional 1,9% Seguro de desempleo 0,6% + aporte empleador de 2,4% Impuesto Único a la Renta, según tabla del IUT de Diciembre 2010 (Apuntes semana 2) Descuento Anticipo sueldos $ 400.000 Cuota sindical $ 2.200 Valor de la UF (estimado) $ 21.000 Valor de la UTM a Diciembre (real) 37.605 Aporte Patronal por Accidentes del trabajo (Básico) 0,9% 6
Sobre estos datos, recuerde que: 1. La asignación familiar tiene un valor de acuerdo con la remuneración imponible del trabajador, por consiguiente en este caso no le corresponden, ya que su remuneración imponible de $ 1.120.000 está sobre los $ 464.823 (contenido revisado en la semana 2, Tabla 8). 2. De la cotización del seguro de desempleo debe considerar sólo el descuento al trabajador de 0,6 al preparar la liquidación, con tope de remuneración de 97,1 UF. El aporte patronal de 2,4% lo retoma al tratar los costos de empresa y contabilizaciones. 3. El aporte patronal de ley de accidentes del trabajo tiene sólo la tasa base de 0,9% la que puede aumentar hasta 3,4 según el riesgo empresa, con tope de remuneración de 64,7 UF. CÁLCULOS PREVISIONALES, DESCUENTOS DE IMPUESTOS Y OTROS Con estos datos el total de haberes y asignaciones del mes alcanza a la suma de $ 1.230.000, compuesto por: Cuadro de haberes Sueldo mensual Comisiones (3% de $ 9.000.000) Asignación de movilización Asignación de colación Asignación familiar (2 x $ 0) $ 850.000 270.000 50.000 60.000 0 Total de Haberes $ 1.230.000 DESCUENTOS PREVISIONALES Luego, para calcular los descuentos previsionales es preciso establecer el monto de la remuneración imponible y considerar que la base de cálculo tiene un tope máximo equivalente a 64,7 Unidades de Fomento para AFP y de 97,1 UF para AFC (al valor del último día del mes de la liquidación). 7
La remuneración imponible será la que resulte de restar al total de haberes las asignaciones y comparar este valor con el de las 64,7 UF, para en definitiva considerar como base de cálculo a la Remuneración imponible así determinada si su monto es inferior al de las 64,7 UF, o considerar sólo hasta este valor tope en caso que dicha remuneración imponible sea superior al mismo. El resultado de este procedimiento indica que la remuneración imponible de nuestro ejemplo es de $ 1.120.000 (total de haberes menos asignaciones) y que el valor de las 64,7 UF como tope es de $ 1.358.700 (64,7 UF x $ 21.000), por consiguiente, la remuneración base para el descuento previsional es inferior a la que indica el tope, o sea $ 1.120.000. En consecuencia, el descuento previsional alcanza a $ 218.400 (19,5% sobre $ 1.120.000). Total haberes $ 1.230.000 Asignaciones (110.000) Remuneración imponible 1.120.000 Cotización Previsional (19,5 %) (218.400) DESCUENTO DE IMPUESTO A LA RENTA A continuación, para calcular el Impuesto a la Renta es necesario determinar la cantidad afecta a impuesto o renta imponible, la que se obtiene restando al total de haberes el valor de las asignaciones y el monto por cotizaciones previsionales, esto es: Total haberes $ 1.230.000 Asignaciones (110.000) Remuneración imponible 1.120.000 Cotización Previsional (218.400) Remuneración (o Renta) Imponible $ 901.600 Esta renta imponible se ubica en la tabla del IUT, correspondiéndole el segundo tramo: Desde Hasta Tasa Rebaja 507.667,51 1.105.890,00 0,05 25.383,38 8
Entonces, se multiplica 901.600 x 0.05 = 45.080 Menos la rebaja (25.383,38) Impuesto que debe descontarse 19.697 Si la renta imponible hubiera sido inferior al equivalente de 13,5 UTM, o sea, $ 507.667,51 (13,5 UTM x $ 37.605), habría quedado en el primer tramo, el de rentas exentas y, en tal situación, no procedería descuento por impuesto único a la renta. OTROS DESCUENTOS En el ejemplo en desarrollo, efectuados los cálculos por los descuentos previsionales y de impuestos, corresponde determinar los descuentos voluntarios, estos es: Anticipo de sueldos por $ 400.000 Cuota sindical 2.200 En la práctica suelen haber diversos descuentos de este tipo, pero ello depende de la aceptación de la empresa para efectuarlos o de la situación laboral del trabajo que los acepta. PRESENTACIÓN DE LA LIQUIDACIÓN Efectuados los cálculos anteriores, se procede a llenar o imprimir el formato correspondiente a la liquidación de remuneraciones. El formato que se emplee puede tener variados diseños, dependiendo del interés de cada empresa y si el procesamiento es manual o computacional. Es frecuente, sin embargo, que se presenten separadamente los Haberes de los Descuentos y como diferencia entre ambos figure la Remuneración Líquida. En otras formas, se ordenan primeramente los haberes imponibles y tributables a los que se les restan los descuentos legales: previsional y tributario, se le suman las asignaciones y remuneraciones no imponibles y se le restan los descuentos voluntarios, hasta finalizar con la Remuneración Líquida. Con los datos de este ejemplo y los cálculos efectuados, la liquidación se presenta en la Figura N 17, siguiente. La liquidación se encabeza con la identificación de la empresa, datos del trabajador y el mes o período al que corresponde, sigue con los datos y valores de la liquidación misma y concluye con la fecha de pago y la firma del trabajador, indicando haber recibido conforme el pago respectivo. El original se entrega al trabajador y, generalmente, se guarda una copia o más en los archivos del empleador con la firma de este. 9
Liquidación de remuneraciones (Información de la empresa, del trabajador y periodo de pago) Sueldo Comisiones Asignaciones de movilización Asignación de colación Asignación familiar 850.000 270.000 50.000 60.000 0 Total de haberes 1.230.000 Menos descuentos legales Previsionales: (1.120.000 x 19.5%) Impuesto Único (901.600 x 0,05 25.383,38) Descuentos judiciales Menos anticipos quincenales Cuota sindical 218.400 19.697 0 400.000 2.200 Total descuentos 640.297 Remuneración líquida al trabajador $ 589.703 Fecha Firma Figura N 17 Estas liquidaciones deben efectuarse por cada trabajador. Los pasos siguientes corresponden a registro en el Libro de Remuneraciones, a la Contabilidad de las remuneraciones y pagos correspondiente. 10
CÁLCULO DE HORAS EXTRAS Las horas extras o de sobretiempo corresponden a las horas trabajadas por sobre la jornada legal semanal de 45 horas o la establecida en la empresa si es menor que la jornada legal. Ejemplo 1: horas extras en jornada legal de 45 horas Si trabajó 50 horas en la semana Las horas extras son 5 Ejemplo 2: horas extras en jornada empresa de 43 horas Si trabajó 50 horas en la semana Las horas extras son 7 RECARGO EN EL VALOR DE LA HORA De acuerdo con el Código del Trabajo, las horas extras deben pagarse con un recargo de 50% a lo menos, diferenciando si se trata de horario diurno, nocturno, domingo o festivos, en cuyo caso el recargo aumenta. Por ejemplo, si un trabajador tiene 10 horas extras y el valor normal de la hora es de $ 3.000, entonces el valor de la hora extra es de $ 4.500 (3.000 + (50% de 3.000), por lo tanto, las 19 horas son $ 45.000. Los montos de las horas extras son imponibles y tributables y deben liquidarse junto a las remuneraciones del periodo en que se devengaron. FACTOR DE CÁLCULO PARA HORAS EXTRAS En la práctica, se emplean algunas fórmulas para determinar rápidamente el valor de la hora extra a partir de la remuneración mensual u otro periodo y el cálculo de un factor. Por ejemplo, para determinar el factor de la hora extra mensual se emplea la siguiente fórmula: Factor: (1/45 x 1,5 x 7/30) = 0,0077778 11
El significado de los números que integran esta forma es: 1 = remuneración de un peso 45 = jornada de trabajo semanal 1,5 = el valor hora incrementado en 50% 7 = los siete días de la semana para la jornada laboral 30 = los treinta días del mes Este factor se aplica al monto de la remuneración mensual para obtener directamente el valor de una hora extra. Como los ejemplos que siguen: Remuneración normal Factor Valor de la hora extra 1. sueldo $ 400.000 0,0077778 $ 3.111 2. sueldo $ 350.000 0,0077778 $ 2.722 3. sueldo $ 300.000 0,0077778 $ 2.333 La fórmula de cálculo del factor anterior se puede readecuar a jornadas con otros topes de horas, periodo diferente u otras variables, con igual utilidad como la de los ejemplos entregados. 12