CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

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1 Código: M-SA Versión: ADMINISTRATIVA CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN 3 17 de enero de 2011 Versión original adoptada por Resolución N 197 de Versión mejorada adoptada por Resolución N 359 de 13 de junio de Versión 3 aprobada por Comité de Archivo Acta No. 003 del 17 diciembre de 2010 y adoptada mediante Resolución No del 17 de enero de INTRODUCCIÓN El Programa de Gestión Documental se deriva del análisis y procesamiento de la información contenida en cada uno de los documentos y se enmarca en el conjunto de actividades administrativas y técnicas direccionadas al adecuado manejo de la información producida o recibida en las entidades en ejercicio de sus funciones. La promulgación de la Ley 594 del 14 de julio de 2000 (Ley General de Archivos) está orientada básicamente a racionalizar el trámite de los documentos de la administración pública, promover la organización técnica de los archivos de gestión, garantizar la conservación de los documentos de valor histórico de las entidades oficiales y estimular la conservación y consulta de los archivos. Teniendo en cuenta que la Alcaldía de Leticia como entidad del Estado debe dar cumplimiento a la Ley General de Archivos, que le determina la responsabilidad en el manejo adecuado de sus documentos y archivos, durante todo su ciclo vital, se hace necesario orientar a los funcionarios sobre los procedimientos que deberán aplicar en el manejo de sus comunicaciones y en la organización y archivo de sus documentos. Ruta: MANUALES/Programa de Gestión Documental Fecha: 17 de diciembre de 2010 Página 1 de 37

2 Se soportan estas orientaciones en las disposiciones contenidas en la Ley, la reglamentación del Archivo General de la Nación a través de Acuerdos 1, la normatividad interna de la Alcaldía, relacionadas con la producción documental, el control y seguimiento, la organización de los archivos de gestión, el procedimiento para las transferencias documentales al archivo central, procedimientos para consulta y conservación, hasta llegar a la disposición final de los documentos, todo enmarcado en el concepto de Archivo Total. OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Disponer de recursos de información para la toma de decisiones al interior de la Alcaldía de Leticia. Normalizar y racionalizar la producción documental. Optimizar los recursos disponibles. Agilizar los procesos. Controlar y administrar el sistema de archivo de una manera eficiente y eficaz, en cumplimiento de la normatividad vigente. 1 Especialmente: Acuerdo 060 de 2001, 037, 038, 039 y 042 de 2002 Ruta: MANUALES/Programa de Gestión Documental Fecha: 17 de diciembre de 2010 Página 2 de 37

3 MARCO NORMATIVO NORMAS CONSTITUCIONALES PARA LOS ARCHIVOS CONSTITUCIÓN NACIONAL DE 1991 Constitución Política de Colombia. Artículo 8. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación. Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sin previa orden judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones el gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo incurrirán en falta gravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003). Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. Ruta: MANUALES/Programa de Gestión Documental Fecha: 17 de diciembre de 2010 Página 3 de 37

4 Artículo 27. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra. Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables. Artículo 70. El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional. Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura.... Artículo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica. Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Artículo 94. La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la Constitución y en los convenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negación de otros que, siendo inherentes a la persona humana, no figuren expresamente en ellos. Artículo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Toda persona esta obligada a cumplir la Constitución y las leyes. Son deberes de la persona y del ciudadano: 1. Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios; 2. Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas; 3. Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas para mantener la independencia y la integridad nacionales; 4. Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacífica; 5. Participar en la vida política, cívica y comunitaria del país; 6. Propender al logro y mantenimiento de la paz; 7. Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de la justicia; 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano; 9. Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de justicia y equidad. Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar Ruta: MANUALES/Programa de Gestión Documental Fecha: 17 de diciembre de 2010 Página 4 de 37

5 alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación oficiales; de uso de los medios de comunicación social del Estado de acuerdo con la representación obtenida en las elecciones para Congreso inmediatamente anteriores; de réplica en los medios de comunicación del Estado frente a tergiversaciones graves y evidentes o ataques públicos proferidos por altos funcionarios oficiales, y de participación en los organismos electorales... Artículo 113. Son Ramas del Poder Público, la legislativa, la ejecutiva y la judicial. Además de los órganos que las integran existen otros, autónomos e independientes, para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. Los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines. Ley 23 de Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Artículos Nos. 33, 34, 35. Regula archivos de las historias clínicas. Ley 23 de Artículo 2. Sobre derechos de autor (Reglamentada Decreto 1369/89 y Decreto 2145/85) Ley 80 de Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 31de Artículos 54 y 55. Publicidad, reserva y conservación de documentos del Banco de la República. Ley 44 de Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de Ley 23 de Artículo 37. Factura electrónica. Ley 190 de Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos. Ley 270 de Estatutaria de la administración de justicia. Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. Ley 527 de Ruta: MANUALES/Programa de Gestión Documental Fecha: 17 de diciembre de 2010 Página 5 de 37

6 Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 734 de Código Disciplinario Único Artículo DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido. No. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas. Ley 795 de Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera. Artículo 22. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación. Ley 951 de Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión Ley 962 de 2005 Ley anti trámites. Decreto 624 de Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales. Artículo 633. Información en medios magnéticos. Para efectos del envío de la información que deba suministrarse en medios magnéticos, la Dirección General de Impuestos Nacionales prescribirá las especificaciones técnicas que deban cumplirse. Decreto 663 de Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se modifica su titulación y numeración. Artículo 93. Red de oficinas. Ruta: MANUALES/Programa de Gestión Documental Fecha: 17 de diciembre de 2010 Página 6 de 37

7 Decreto 1748 de Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención y demás condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los Decretos Leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de Artículo 47. Archivos laborales informáticos. Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de Sobre uso de la factura electrónica. Decreto 1052 de Sobre la expedición de licencias de construcción y urbanismo. Decreto 147 de Reglamenta la Ley 527 de Decreto 4124 de Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Acuerdo 002 de Organización de Fondos Acumulados Circular AGN No. 1 de Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en Colombia. Circular AGN No. 2 de Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos. Circular AGN y DAFP No. 004 de Organización de Historias Laborales. Circular DAFP No. 012 de Organización de Historias Laborales NORMATIVIDAD INTERNA ALCALDÍA DE LETICIA Resoluciones 0430 de 2009 y 0351 de Firmas autorizadas. Ruta: MANUALES/Programa de Gestión Documental Fecha: 17 de diciembre de 2010 Página 7 de 37

8 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Ruta: MANUALES/Programa de Gestión Documental Fecha: 17 de diciembre de 2010 Página 8 de 37

9 1. PRODUCCIÓN En la producción de comunicaciones oficiales tanto internas como externas se tendrán en cuenta las directrices del Archivo General de la Nación 2, entendiéndose como comunicaciones oficiales todas aquellas producidas o recibidas en el desarrollo de las funciones legalmente asignadas a una entidad, independientemente del medio utilizado. De igual forma, con el propósito de que la Alcaldía de Leticia proyecte una adecuada imagen corporativa se tienen en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y se presenta un orden para cada tipo de documento, con base en el estilo y la presentación que demandan los protocolos organizacionales, según la Guía Técnica Colombiana GTC Creación y Diseño de Documentos Selección de Papelería Para las comunicaciones oficiales y cualquier otro tipo documental que se elabore en la Alcaldía de Leticia se empleará papelería pre-impresa o diseñada en el computador, de acuerdo con el modelo adoptado. (VER Listado Maestro de Documentos en el Capítulo de Anexos). Elegir Tipo Documental Se establecen los siguientes tipos documentales: carta interna y externa, memorandos, circulares internas, constancias, certificados, informes, actas, resoluciones, decretos, contratos, convenios y documentos especiales como proyectos y manuales. Se utilizará papel bond tamaño carta, gramaje 75. Número de Copias Las Comunicaciones Oficiales producidas en soporte papel, se elaborarán en original y dos copias, excepto en los casos en los cuales se anuncien copias informativas para otros destinatarios. Firmas autorizadas 2 Acuerdo 060 de 2001 Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en Ruta: MANUALES/Programa de Gestión Documental Fecha: 17 de diciembre de 2010 Página 9 de 37

10 Con el fin de brindar transparencia en la gestión de cada una de las dependencias de la Alcaldía con la normalización del uso de las firmas y determinar responsabilidades en el uso de las mismas, se hace necesario realizar un control de los funcionarios autorizados para suscribir comunicaciones, teniendo en cuenta las Resoluciones 0430 de 2009 y 0351 de 2010, a saber: 1. El Alcalde 2. Secretaria Privada del Despacho del Alcalde 3. Secretarios de Despacho 4. Subsecretarios 5. Jefes de Oficinas Asesoras 6. Control Disciplinario 7. Inspector de Tránsito y Transporte 8. Inspector Policía Urbana y Rural 9. Comisario de Familia NOTAS: Las secretarias de la Inspección de Policía, Control Disciplinario y Comisaría de familia están autorizadas para firmar informes secretariales y citaciones. El Técnico de Talento Humano está autorizado para firmar certificaciones laborales y las demás comunicaciones externas que tengan que ver con Historias Laborales. Los demás funcionarios podrán firmar documentos internos y comunicaciones internas que tengan que ver con el cumplimiento de sus obligaciones laborales. Los contratistas de prestación de servicios deberán elaborar sus comunicaciones en papel y presentación diferente a la de la entidad y de considerarlo necesario, radicarlo como una Comunicación Oficial Recibida, para que sea allegada a la dependencia correspondiente. La Unidad de Correspondencia radicará y tramitará únicamente las comunicaciones oficiales firmadas por los funcionarios autorizados. Codificación de Dependencias Se adopta la siguiente codificación para las dependencias de la Alcaldía: DAM: Despacho Alcaldía Municipal. OAP: Oficina Asesora de Planeación. OAJ: Oficina Asesora Jurídica. OCI: Oficina Asesora de Control Interno de Gestión y Resultados. CD: Control Disciplinario SAF: Secretaria Municipal Administrativa y Financiera. SGC: Secretaría Municipal Gobierno y Convivencia Ciudadana. SAD: Secretaría Municipal de Ambiente y Desarrollo Productivo. SSP: Secretaria Municipal de Salud y Protección Social. Ruta: MANUALES/Programa de Gestión Documental Fecha: 17 de diciembre de 2010 Página 10 de 37

11 SEC: Secretaria Municipal de Educación, Cultura y Deporte. SIS: Secretaria Municipal. Infraestructura, Servicios Públicos y Vivienda. SA: Subsecretaria Administrativa. SF: Subsecretaria Financiera. SC: Subsecretaria Administrativa Centro de Convivencia Ciudadana. Codificación de Documentos Se debe emplear la codificación que corresponda, de acuerdo a la tabla de retención documental de la dependencia. Versión: Es una identificación numérica que indica el control de cambios. Ejemplo: Versión: Dependencia: se consigna el nombre de la dependencia productora incluyendo el nombre de la dependencia a la que está adscrita. Ejemplo: Titulo del documento Código: Versión: Dependencia : Imagen Corporativa La Alcaldía de Leticia establece en este Manual las formas para la presentación y manejo de las comunicaciones y demás documentos producidos por las diferentes dependencias de la entidad. Todos los funcionarios son responsables de su estricto cumplimiento y los funcionarios autorizados para firmar las comunicaciones oficiales deberán velar por su aplicación. (VER Listado Maestro de Documentos Anexo). Toda modificación o actualización que se deba hacer a las formas adoptadas, se realizará mediante acto administrativo, previa divulgación y oficialización del nuevo documento, labor que coordinará la Subsecretaría Administrativa. Ruta: MANUALES/Programa de Gestión Documental Fecha: 17 de diciembre de 2010 Página 11 de 37

12 El encargado de la Unidad de Correspondencia revisará que las comunicaciones oficiales y demás documentos cumplan con los procedimientos establecidos en el Programa de Gestión Documental adoptado por la entidad. Además, revisará que estén acompañadas de sus antecedentes y anexos, así como de las copias que se anuncian y de los sobres correspondientes para su envío. Gestión de las comunicaciones oficiales internas En la Alcaldía de Leticia se utilizará el aplicativo adquirido para la gestión de comunicaciones internas, es decir que todas las comunicaciones oficiales internas se realizarán por correo electrónico, cumpliendo las normas de presentación indicadas en Listado Maestro de Documentos anexo. Únicamente se utilizará soporte papel cuando la comunicación forme parte integral de un expediente (Historia Laboral, Contrato, Proceso Disciplinario). Elaboración y numeración de circulares. Estas comunicaciones pueden ser dirigidas tanto a nivel interno como externo, siempre y cuando el contenido general o normativo sea el mismo y se encuentre dirigida a varios destinatarios, deben ser elaboradas en cumplimiento de las normas de presentación indicadas en el Anexo. La expedición de circulares de carácter normativo es potestad del señor Alcalde, mientras que las de carácter informativo, además del Señor Alcalde, pueden ser expedidas por los funcionarios autorizados para firmar, según Resolución No de 2009, su numeración es responsabilidad de la oficina productora. Resoluciones: se elaboran en original y una copia, el original para el consecutivo que se conserva en la oficina del Despacho del Alcalde y la copia para el expediente de la oficina productora. Decretos: se elaboran en original y una copia, el original para el consecutivo que se conserva en la oficina del Despacho del Alcalde y la copia para el expediente de la oficina productora. Acta Administrativa: se elaboran en original, la cual se conserva en el expediente. Si algún participante de la reunión requiere una copia, se le debe facilitar una fotocopia del original que reposa en el expediente de la oficina productora. Proyectos: se elaboran en original, será conservada en el expediente de la oficina productora, y ésta expedirá fotocopia a aquellos que lo requieran, previa autorización del Jefe de dependencia. Para la elaboración de proyectos no existe un modelo definido por ningún tipo de normas, por lo tanto, se debe utilizar el formato EBI actualizado para el Municipio de Leticia, que se puede encontrar en la Oficina Asesora de Planeación. Contratos y Convenios: se elaboran en original y copia; el original para el expediente que se conserva en la Oficina Asesora Jurídica y la copia para el expediente de la oficina Ruta: MANUALES/Programa de Gestión Documental Fecha: 17 de diciembre de 2010 Página 12 de 37

13 interventora del Contrato o Convenio. Por ningún motivo, la oficina interventora del Contrato o Convenio se podrá quedar con documentos originales. Planes y Manuales: se elaboran en original, debe conservarse en el expediente de la oficina productora. No existe un modelo definido para estos tipos documentales, cada dependencia podrá utilizar o adoptar modelos de acuerdo a sus requerimientos y necesidades. 2. RECEPCIÓN Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una personal natural o jurídica. (GRGA) 3. EL Acuerdo 060 de 2001 expedido por el Archivo General de la Nación, en su artículo tercero determina que las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Unidad de Correspondencia En cumplimiento del Artículo del Acuerdo 060 de 2001, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, la Alcaldía de Leticia centralizará la recepción, distribución y trámite de sus comunicaciones en la Unidad de Correspondencia, que también se entenderá con las Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR). Toda la correspondencia que llegue a la Alcaldía de Leticia, debe ser recepcionada en la Unidad de Correspondencia, ningún funcionario debe recibir documentos, en su defecto deben ser entregadas inmediatamente para su recepción y radicación. Las comunicaciones oficiales que se reciban en la Alcaldía de Leticia se someterán a un proceso de revisión antes de legalizar su recepción, con el fin de determinar si son de carácter oficial o personal y si ameritan radicación y registro. Se debe tener especial cuidado de confrontar que la documentación que se recibe es de competencia de la entidad, si está completa, si tiene los anexos que se anuncian, así como los datos de origen de quien remite y si se encuentra en buen estado de conservación. 3 Glosario Reglamento General de Archivos Acuerdo 007 de 1994 AGN Ruta: MANUALES/Programa de Gestión Documental Fecha: 17 de diciembre de 2010 Página 13 de 37

14 Formatos a utilizar en la Recepción de Documentos Registro de correspondencia externa recibida Control de correspondencia interna Planilla radicación de correspondencia producida Planilla radicación de actos administrativos (Decretos, Resoluciones) Planilla radicación de documentos contractuales (Contratos, Convenios) 2.1 Radicación de comunicaciones oficiales recibidas Es el procedimiento que se aplica con el propósito de situar el documento en la empresa, oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos y cuando el usuario o peticionario presente personalmente la comunicación, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada 4. Todas las comunicaciones oficiales recibidas serán entregadas en la Unidad de Correspondencia. La Unidad de Correspondencia identificará el trámite de acuerdo con las funciones vigentes, con el fin de iniciar y orientar el proceso de respuesta; en consecuencia, en la Alcaldía se atenderán las solicitudes acorde con las funciones de cada dependencia y no con base en el nombre de la persona a quien se dirige la comunicación. Correspondencia personal. La correspondencia personal como: extractos bancarios, telegramas, notificaciones judiciales de carácter personal, invitaciones, etc., los folletos y las publicaciones periódicas (revistas), que no constituyan una suscripción institucional, no darán lugar a ningún tipo de trámite o responsabilidad por parte de la Alcaldía y por ende no se radicarán. En caso de ser remitidos con una persona y pese a su apertura, se le indicará a la persona que lo porta que debe contactar directamente al destinatario para hacerle la entrega del documento. Comunicaciones sin firmas. Cuando una comunicación dirigida a la Alcaldía no esté firmada, pero presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, no se considerará anónima y se radicará para ser remitida a la oficina que por el asunto se considere competente, en ningún caso la dependencia receptora devolverá a la Unidad de Correspondencia la comunicación, obligándose a darle el trámite correspondiente. 4 Acuerdo 060 de Ruta: MANUALES/Programa de Gestión Documental Fecha: 17 de diciembre de 2010 Página 14 de 37

15 Las comunicaciones anónimas no se radicarán, pero se remitirán a la oficina que por el asunto se considere competente para el trámite a que haya lugar 5. Datos de radicación En aras de velar por la transparencia de la actuación administrativa, está totalmente prohibido realizar la reserva de números de radicación, no podrán existir números de radicación repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos. Las radicaciones de las comunicaciones recibidas se realizarán en estricto orden de llegada a la Unidad de Correspondencia y en ningún caso se atenderán usuarios por fuera de la misma Cada año se inicia un consecutivo de radicación. La fecha que acompaña el número de radicación es la del día en el cual se radica la comunicación. Hora de recibo. Nombre del funcionario que radica. El número consecutivo y los demás datos de radicación se colocarán en el extremo superior derecho de la hoja (Zona 3). Para el registro de los datos se podrá emplear: sello de caucho, la impresión de los datos mencionados sobre la comunicación y cualquier otro sistema manual, mecánico o automatizado, que permitan ejercer el control de la comunicación a través de todas las etapas en las que se encuentre. Registro en la Planilla o Formato de Excel Es el procedimiento por medio del cual el funcionario de la Unidad de Correspondencia registra en sus sistemas manuales o automatizados todas las comunicaciones recibidas, ingresando los siguientes datos: Número y fecha de radicación Nombre de la persona y/o entidad remitente Nombre o código de la dependencia destinataria Nombre del funcionario responsable del trámite Anexos (si los hay) Tiempo de respuesta (si lo amerita) Asunto o Tema 2.2 Radicación de comunicaciones oficiales producidas El funcionario que reciba la documentación en la Unidad de Correspondencia deberá revisar que las comunicaciones cumplan con las normas establecidas en el Programa de 5 Acuerdo 060 de 2001 Ruta: MANUALES/Programa de Gestión Documental Fecha: 17 de diciembre de 2010 Página 15 de 37

16 Gestión Documental para su producción, con las normas legales y reglamentarias pertinentes. Revisará que estén acompañadas de sus antecedentes, anexos, así como de las copias que se anuncian y de los sobres correspondientes para su envío. Si la comunicación no se ajusta a los modelos y a los requerimientos establecidos el funcionario devolverá la comunicación a la oficina productora para que se efectúe la respectiva corrección y así poder continuar con el trámite. Las Comunicaciones Oficiales producidas en soporte papel, se elaborarán en original y dos copias, excepto en los casos en los cuales se anuncien copias informativas para otros destinatarios. El original se remitirá al destinatario; la primera copia simple para el consecutivo que debe organizar el funcionario a cargo de la radicación de la correspondencia; la segunda copia, acompañada de anexos (si los hay) y los antecedentes, se entregará a la oficina productora para que sea archivada en la serie documental a la cual corresponde, por el tiempo establecido en la Tabla de Retención Documental Organizar y Conservar consecutivo de correspondencia + ORIGINAL ANTEC. 1a. COPIA 2a. COPIA ANEXOS DESTINATARIO CONSECUTIVO DE CORRESP. OFICINA PRODUCTORA. Datos de radicación Cada año se inicia un consecutivo de radicación. La fecha que acompaña el número de radicación es la del día en el cual se radica la comunicación. El número consecutivo de radicación se colocará inmediatamente después del código de la dependencia productora y código de la serie documental. Ejemplo: DAM Ruta: MANUALES/Programa de Gestión Documental Fecha: 17 de diciembre de 2010 Página 16 de 37

17 El número de radicación se podrá colocar con un numerador de caucho. Registro en la Planilla o Formato de Excel Es el procedimiento por medio del cual el funcionario de la Unidad de Correspondencia registra en sus sistemas manuales o automatizados todas las comunicaciones producidas, ingresando los siguientes datos: Número y fecha de radicación Nombre de la oficina productora Nombre del destinatario Anexos Copias Antecedente Asunto o Tema Radicación de Actos Administrativos (Decretos y Resoluciones) En el Despacho del Alcalde se designará el funcionario que estará a cargo de la radicación, conservación y consulta de los Decretos y Resoluciones que se produzcan. Este funcionario deberá gozar de la mayor confiabilidad y ética para adelantar este proceso. Estos tipos documentales se elaborarán en papel tamaño carta con recuadro y logotipo. (Ver Anexo Listado Maestro de Documentos). Se iniciará numeración consecutiva por año, iniciando desde el La fecha que acompañe el número de radicación corresponderá al día en el cual se está radicando el documento. El número de radicación y la fecha se imprimirán después de firmado el documento. Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos y cuando el usuario o peticionario presente personalmente la comunicación, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Cuando existan errores en la radicación y se anulen números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del funcionario a cargo de la radicación y de su Jefe inmediato 6. 6 Acuerdo 060 de 2001 Ruta: MANUALES/Programa de Gestión Documental Fecha: 17 de diciembre de 2010 Página 17 de 37

18 El original de los Decretos y Resoluciones conformarán el Consecutivo a cargo del funcionario encargado de la radicación. La copia se entregará a la oficina productora para su conservación en el expediente de la serie documental que corresponda, de acuerdo con la Tabla de Retención Documental. El funcionario encargado de la radicación registrará en su sistema manual o automatizado (formato Excel), todos los actos administrativos referidos a Decretos y Resoluciones, teniendo en cuenta los siguientes datos: Número y fecha de radicación Nombre o código de la oficina productora Tema o Asunto del Decreto y/o Resolución Resumen del contenido Radicación de Documentos Contractuales (Contratos y Convenios) La dependencia encargada de la contratación estatal será la encargada de los procesos de radicación, conservación y consulta de toda la documentación relacionada con la contratación. Tendrán la obligación de garantizar su adecuada organización de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental para asegurar la transparencia de la actuación administrativa y para atender eficazmente los requerimientos de los organismos de control. Se elaborarán en papel tamaño carta, con recuadro y logotipo. (Ver Anexo Listado Maestro de Documentos). Se asignará numeración consecutiva por año, iniciando desde el Para los Contratos existirá un consecutivo único, sin tener en cuenta el tipo de contrato. La fecha que acompañe el número de radicación corresponderá al día en el cual se está radicando el documento. El original conformará el expediente del Contrato. El funcionario a cargo de la organización de los expedientes contractuales registrará en el formato de Inventario individual los documentos que ingresen al expediente y relacionará el tipo de documento y la fecha de ingreso. La organización de esta serie documental reflejará las tres etapas del proceso contractual: etapa precontractual, etapa contractual y etapa post-contractual, de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental. Ruta: MANUALES/Programa de Gestión Documental Fecha: 17 de diciembre de 2010 Página 18 de 37

19 El funcionario encargado de la radicación registrará en su sistema manual o automatizado (formato de Excel), todos los Contratos, teniendo en cuenta los siguientes datos: Número y fecha de radicación Nombre o código de la oficina productora Contratista Objeto del Contrato Valor Duración Fecha de terminación Acta de liquidación (número y fecha). Radicación de Convenios Se aplicará el mismo procedimiento establecido para los Contratos. Su numeración será independiente iniciando con el número 001 cada año y para su elaboración se seguirá el esquema establecido en el formato anexo. 3. DISTRIBUCIÓN Una vez registrada la información el funcionario de la Unidad de Correspondencia procederá a distribuir en cada uno de los casilleros 7, por dependencia, las comunicaciones y otros envíos de acuerdo con sus destinatarios. La Unidad de Correspondencia deberá establecer la programación de recorridos para todas las unidades administrativas que se encuentren ubicadas dentro del mismo edificio y para las dependencias que se encuentren en diferente lugar al sitio donde se radican las comunicaciones oficiales. Formatos a utilizar en la Distribución de Documentos Planilla control entrega correspondencia externa Planilla control entrega correspondencia interna Planilla control mensajería externa Controlar la entrega de comunicaciones oficiales y otros envíos postales 7 En la Unidad de Correspondencia se deberán colocar casilleros de madera o metálicos, debidamente identificados con el código de cada dependencia, para facilitar la distribución de las comunicaciones oficiales. Ruta: MANUALES/Programa de Gestión Documental Fecha: 17 de diciembre de 2010 Página 19 de 37

20 Se elaborará la planilla interna y externa de control de entrega de comunicaciones oficiales y otros envíos a cada una de las dependencias destinatarias, verificando que estén correctamente clasificados. Entregar comunicaciones oficiales y otros envíos postales a dependencias Se entregará en cada dependencia la documentación, junto con la planilla de entrega para que el encargado de su recibo confronte los documentos relacionados y firme el recibido a satisfacción o deje constancia de las observaciones necesarias. Entregar comunicaciones oficiales y otros envíos postales al medio externo Cuando los documentos estén dirigidos al medio externo, se entregarán a los mensajeros junto con la planilla de control. Cuando la oficina productora se haga cargo de la entrega de las comunicaciones a los destinatarios, el responsable de la radicación deberá diligenciar los datos en la Unidad de Correspondencia responsabilizándose de la entrega del documento. Distribución de comunicaciones oficiales a través de mensajería especializada Se enviarán las comunicaciones y otros envíos al tipo de servicio contratado (correo certificado, correo normal, correo internacional, entre otros), junto con el comprobante de entrega. El encargado del servicio contratado deberá confrontar el comprobante de entrega contra los documentos que está recibiendo para su distribución y lo devolverá firmado a la Unidad de Correspondencia, para que sea archivado y sirva de soporte para la consulta cuando se requiera y para el trámite de pago de las facturas correspondientes. 4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS 4.1 Controlar los documentos que ameritan seguimiento Cuando una dependencia reciba una comunicación oficial que no es de su competencia, deberá devolverla inmediatamente a la Unidad de Correspondencia para que sea reenviada a la oficina pertinente de realizar el trámite. Formatos a utilizar en el Trámite de Documentos Recordatorio de correspondencia en trámite Control Derechos de Petición Control P.Q.R. Ruta: MANUALES/Programa de Gestión Documental Fecha: 17 de diciembre de 2010 Página 20 de 37

21 Semanalmente la Unidad de Correspondencia realizará seguimiento a las comunicaciones oficiales pendientes de trámite y se informará al Jefe de la dependencia respectiva sobre aquellas que no hayan sido tramitadas. Es responsabilidad del Jefe de la dependencia impartir las instrucciones que considere necesarias para realizar los trámites pertinentes y velar por el cumplimiento de los términos establecidos según las normas legales vigentes. El encargado de la Unidad de Correspondencia remitirá todos los meses a la Oficina de Control Interno de Gestión y Resultados, dentro de los cinco primeros días del mes un informe recordatorio de todas las comunicaciones oficiales producidas y recibidas que se encuentren pendientes de trámite en cada una de las dependencias. 4.2 Plazo para el trámite oportuno de las comunicaciones De acuerdo con lo previsto en las normas legales, el plazo para el trámite oportuno de las comunicaciones oficiales será el siguiente: Tipo de Derecho de Petición Tiempo Respuesta (días hábiles) Peticiones de Información 10 Derechos de Petición de Interés General o Particular 15 Quejas y Reclamos 15 Solicitudes o Consultas en Materia de Ejecución Contractual* 3 meses Consultas 30 Otras Comunicaciones** 20 Honorables Representantes del Congreso, organismos de control, entidades jurisdiccionales y representantes de los medios de comunicación** 3 *En relación con los derechos de petición en materia de ejecución contractual, éstos se encuentran regulados en el Numeral 16 del Artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y en el Artículo 15 del Decreto 679 de 1994, normas que establecen un plazo de 3 meses para su obtención. ** Las dos últimas categorías se incluyen a fin de estandarizar los tiempos para todos los documentos que ingresan a la Alcaldía. En caso de comunicaciones provenientes de Ruta: MANUALES/Programa de Gestión Documental Fecha: 17 de diciembre de 2010 Página 21 de 37

22 organismos de control y entidades jurisdiccionales, si éstas no incluyen un término de respuesta determinado, la Alcaldía deberá dar respuesta en tres (3) días hábiles. De igual manera, en virtud del trámite preferente a las peticiones provenientes de los Honorables Representantes del Congreso de la República o de periodistas acreditados, representantes de medios de comunicación, si éstas no incluyen un término de respuesta determinado, la Alcaldía deberá dar respuesta en tres (3) días hábiles. 5. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL La Ley General de Archivos estableció la obligatoriedad para las entidades del Estado de elaborar las Tablas de Retención Documental, así como la presentación de las mismas ante la instancia correspondiente para su aprobación. Teniendo en cuenta que el Consejo Municipal de Archivos aprobó las Tablas de Retención Documental de la Alcaldía de Leticia, la entidad estableció la obligatoriedad de su aplicación para todas las dependencias mediante Resolución del de marzo de Por inconvenientes en su conceptualización, se reformularon las TRD y se aprobaron por el Comité de Archivo mediante Acta 003 del 17 de diciembre de El riesgo de la Entidad por no tener organizados los archivos conforme a lo dispuesto en la Ley General de Archivos y a las pautas y normas técnicas se debe corregir en todas las dependencias de la Alcaldía de Leticia. Formatos a utilizar en la Organización documental Cuadros de Clasificación documental Tablas de Retención Documental Tablas de Valoración Documental Inventario individual de expediente o carpeta Formato Inventario Único Documental (FUID) Hoja Control de Historias Laborales Rótulo de Carpetas Rótulo de Cajas ARCHIVOS DE GESTIÓN Ruta: MANUALES/Programa de Gestión Documental Fecha: 17 de diciembre de 2010 Página 22 de 37

23 5.1 Criterios para la organización de Archivos de Gestión 8 La organización de los Archivos de Gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental, aprobada mediante Acta 003 del 17 de diciembre de 2010 y siguiendo las directrices del Acuerdo 042 del 2002, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada una de las dependencias La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma Los tipos documentales que integren las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. (Ver instructivo de Foliación Anexo) Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación. Las carpetas se deben rotular en el vértice superior derecho Un número adecuado de documentos por expediente está en el rango de 200 a 250 folios Para el control interno de documentos de archivo, actualice constantemente el Formato Único de Inventario Documental FUID, le facilitará el control y consulta permanente de la documentación. (Ver Anexo) Cada vez que una dependencia, entidad o persona requieran información referente a los documentos de archivo de la dependencia y sea indispensable retirar el expediente, se debe diligenciar el formato de Ficha de Afuera (Ver Anexo) El préstamo de documentos para consulta o fotocopia debe hacerse sólo con el visto bueno del Jefe de la dependencia y debe ser solicitado por escrito cuando se trate de otras entidades o personas particulares. 5.2 Elementos para la organización de los Archivos de Gestión Carpetas con aleta vertical, carpetas colgantes, tapas legajadoras o carpetas de cuatro aletas, de acuerdo con el tipo de archivador que maneje. El objetivo de contar con 8 Artículo Cuarto del Acuerdo 042 de 2002 AGN Ruta: MANUALES/Programa de Gestión Documental Fecha: 17 de diciembre de 2010 Página 23 de 37

24 las carpetas colgantes y las tapas legajadoras o carpetas, es la de tener una guía cuando se tenga que consultar o retirar un expediente, para lo cual se deberá emplear siempre una Guía de Afuera Cajas de archivo inactivo: Diseñadas para la conservación de documentos en el archivo central. Se emplean para la transferencia documental de los archivos de gestión al central El uso de A-Z no se recomienda técnicamente para la organización de los archivos porque contribuye al deterioro, pérdida y mutilación de la información. En lo posible no se deben utilizar y nunca se deben emplear para conservar documentación en el archivo central. 5.3 Recomendaciones generales para clasificar los documentos de archivo Todos los documentos que ingresen o produzcan las dependencias de la Alcaldía se deben clasificar teniendo en cuenta los siguientes conceptos y se deben abrir y cerrar expedientes por años. Se exceptúan los expedientes de Contratos, Convenios, Historias Laborales (Personal Activo y Pensionados), Procesos Judiciales y Disciplinarios, entre otros; los cuales se cierran únicamente cuando finaliza el proceso adelantado en desarrollo de un mismo contrato o convenio, cuando se retira el funcionario, cuando se finaliza el proceso judicial o disciplinario, o cuando se establece como disposición final de los documentos su eliminación. Estas series pueden estar conformadas por uno o más expedientes, de acuerdo con el volumen documental que manejen Series Documentales Si los documentos están relacionados con las funciones de la dependencia corresponden a documentos que deben archivarse en las series documentales establecidas en la TRD Documentos Facilitativos o de Apoyo Si los documentos sirven solamente de apoyo a la gestión que desarrolla la oficina, deben archivarse como documentos facilitativos o de apoyo, debidamente agrupados e identificados por tema o asunto. Pueden utilizarse A-Z y nunca deben mezclarse con los documentos de archivo identificados en la Tabla de Retención Documental. Entre otros se citan como ejemplo: las copias informativas de las comunicaciones que se reciben y las copias de las comunicaciones producidas entre dependencias, cuando los originales de éstas se deben conservar en las oficinas que adelantan los procesos y cumplen la función. Las invitaciones, copias de actos administrativos, normatividad. 5.4 Selección y Descarte Ruta: MANUALES/Programa de Gestión Documental Fecha: 17 de diciembre de 2010 Página 24 de 37

25 En el expediente de cualquier serie no se deben archivar documentos duplicados. Cuando se trate de varios ejemplares de un mismo documento se seleccionará aquel que se encuentre en mejores condiciones y se eliminarán las copias o fotocopias repetidas y duplicadas. 5.5 Pautas especiales para la organización y manejo de algunas series documentales Derechos de Petición y Tutelas Estas series documentales se deben organizar en expedientes con divisiones internas que agrupen todos los documentos producidos en la resolución de un mismo derecho de petición o de una tutela. La organización interna de cada derecho de petición o tutela es cronológica, agrupando siempre el antecedente con la respuesta. Cuando los derechos de petición o las tutelas se refieran a una serie documental específica se conservarán en el expediente de la serie o subserie documental a la cual pertenece. Ejemplo: Contratos, Historias Laborales, Pensiones Contratos y Convenios La Alcaldía de Leticia centraliza el manejo de toda la documentación relacionada con Contratos y Convenios en la Oficina Asesora Jurídica, con el fin de garantizar su adecuada conservación y consulta. La organización y el tiempo de retención estará acorde con la Tabla de Retención Documental. La numeración de los Convenios es consecutiva y se inicia y cierra cada año calendario. Para registrar el número en la oficina a cargo deberá dejarse el espacio necesario. 5.6 Inventario Único Documental Para asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases, todas las Unidades Administrativas deberán elaborar los inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones en el formato único de inventario documental regulado por el Archivo General de la Nación según acuerdo 042 de Entregar documentos a través de inventario Todo servidor público al ser vinculado, traslado o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública Transferencias Documentales 9 Artículo Segundo del Acuerdo 038/2002 del AGN Ruta: MANUALES/Programa de Gestión Documental Fecha: 17 de diciembre de 2010 Página 25 de 37