REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EPS MOQUEGUA S.A.

Transcripción

1 Entidad Prestadora de Servicios de Saneamiento REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES EPS MOQUEGUA S.A. Moquegua, Diciembre del 2008

2 INDICE ç CONCEPTO PAG. TITULO I ASPECTOS GENERALES CAPITULO I DEL CONTENIDO Y ALCANCE 05 CAPITULO II DE LA NATURALEZA, MISION, POLÍTICA DE CALIDAD Y OBJETIVOS 05 CAPITULO III DE LAS FUNCIONES GENERALES 06 CAPITULO IV DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA 07 TITULO II DE LOS ORGANOS DE DIRECCIÓN CAPITULO I JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS 08 CAPITULO II DIRECTORIO 08 CAPITULO III GERENCIA GENERAL 09 TITULO III DEL ORGANO DE CONTROL CAPITULO I ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL 11 TITULO IV DE LOS ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO CAPITULO I OFICINA DE ASESORÍA LEGAL 12 CAPITULO II OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO 13 2

3 CONCEPTO PAG. TITULO V DE LOS ÓRGANOS DE APOYO CAPITULO I OFICINA DE RELACIONES PUBLICAS 15 CAPITULO II OFICINA DE INFORMATICA 15 CAPITULO III OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Departamento de CONTABILIDAD Departamento de DE LOGISTICA Departamento de RECURSOS HUMANOS 17 TITULO VI DE LOS ÓRGANOS DE LÍNEA CAPITULO I GERENCIA DE OPERACIONES Oficina de CATASTRO TÉCNICO Departamento de INGENIERÍA Departamento de PRODUCCION Y TRATAMIENTO DE AGUAS SERVIDAS Departamento de DISTRIBUCION DE AGUA Y CONTROL DE PÉRDIDAS Departamento de MANTENIMIENTO CAPITULO II GERENCIA COMERCIAL Departamento de PROCESOS COMERCIALES Departamento de ATENCIÓN AL CLIENTE Equipo OPERATIVA COMERCIAL TITULO VII DEL REGIMEN LABORAL DEL RÉGIMEN LABORAL 28 TITULO VIII DEL REGIMEN ECONOMICO DEL RÉGIMEN ECONÓMICO 29 3

4 TITULO IX DE LAS DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Y FINALES CAPITULO I DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 31 DISPOSICION FINAL 31 ANEXO ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL 32 4

5 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO MOQUEGUA S. A. TITULO I ASPECTOS GENERALES CAPITULO I DEL CONTENIDO Y ALCANCE DEL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Artículo 1º.- El presente Reglamento de Organización y Funciones establece las funciones generales y la estructura orgánica, así como el régimen económico y laboral de la Entidad Prestadora de Servicios de Saneamiento Moquegua Sociedad Anónima, identificada en adelante como E.P.S. MOQUEGUA S.A. Artículo 2º.- Las normas estructurales, funcionales y de supervisión, son aplicables a todo el ámbito de E.P.S. MOQUEGUA S.A. Artículo 3º.- La E.P.S. MOQUEGUA S.A. tiene como domicilio legal la ciudad de Moquegua, calle Ilo Nº 653, su duración es indefinida y solo podrá ser disuelta por ley expresa. Artículo 4º.- La EPS MOQUEGUA S.A. se encuentra dentro del siguiente marco legal: a) Ley Nº Ley General de Servicios de Saneamiento. b) Ley Nº Ley Marco de los Organismos Reguladores de la Inversión Privada en los Servicios Públicos. c) Reglamento General de la SUNASS aprobado por D.S. Nº PCM. d) Normatividad vigente emitida por SUNASS. e) Estatuto Social de la EPS Moquegua S.A. CAPITULO II DE LA NATURALEZA, MISION Y OBJETIVOS DE LA EMPRESA Articulo 5º.- La EPS Moquegua S.A. es una Entidad Prestadora de Servicios de Saneamiento de propiedad Municipal con Personería Jurídica de Derecho Privado y con autonomía económica, administrativa y financiera, que presta sus servicios en el ámbito de de Moquegua y cuyo capital está suscrito en su totalidad por la Municipalidad provincial de Mariscal Nieto. Articulo 6º. MISIÓN Somos una entidad prestadora de servicios de agua potable y alcantarillado sanitario que contribuye al desarrollo social y económico de Moquegua. 5

6 Articulo 7º. POLÍTICA DE CALIDAD En el marco del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001, la EPS Moquegua ha establecido las siguientes políticas de calidad: Suministramos servicios de agua potable y de alcantarillado sanitario con el más alto nivel de calidad para lograr la satisfacción del cliente. Tomamos acciones para el cuidado y preservación del medio ambiente. Mantenemos una relación y comunicación apropiada con nuestros usuarios. Estamos comprometidos con el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad para lograr la mejora continua y garantizar la sostenibilidad económica y financiera de la EPS MOQUEGUA S.A. Articulo 8º. OBJETIVOS La EPS Moquegua tiene objetivos básicos, los que son fundamentales para el cumplimiento de la misión; estos objetivos deben lograrse en función de la capacidad operativa de la entidad y disponibilidad de sus recursos económicos y financieros: Producir y brindar servicios de agua potable y de alcantarillado sanitario en calidad, cantidad, oportunidad y a precio justo. Mejorar y ampliar la cobertura de los servicios de agua potable y alcantarillado sanitario. Realizar el mantenimiento oportuno para garantizar el adecuado funcionamiento y durabilidad de la infraestructura. Consolidar la organización, a través de la aceptación de la Gestión Política Social como un instrumento de gestión sostenible empresarial que permita establecer condiciones técnicas, financieras e institucionales para la prestación eficiente y eficaz del servicio de agua potable y alcantarillado sanitario de alta calidad y costos eficientes; de la sostenibilidad social como un compromiso de participación y control ciudadano y la sostenibilidad ambiental para prevenir, proteger y mitigar efectos negativos sobre el medio ambiente. Mejorar la imagen institucional a través de la implementación adecuada de un plan de comunicaciones al interior y exterior de la EPS, que permita un acercamiento entre la empresa y el cliente interno y externo. Establecer los Programas de Educación Sanitaria y Ambiental como los pilares para la gestión sostenible de la EPS. Cumplir los dispositivos legales y normas reguladoras del Sector de Saneamiento. CAPITULO III DE LAS FUNCIONES GENERALES Artículo 9º.- Son Funciones Generales de la EPS MOQUEGUA S.A., en el ámbito de su jurisdicción y en el marco legal que le compete, las siguientes: a) Producir, distribuir y comercializar agua potable; así como efectuar la recolección, tratamiento y disposición final de las aguas servidas. 6

7 b) Operar, mantener y renovar las instalaciones y equipos utilizados en la prestación de los servicios de saneamiento, de acuerdo a las normas técnicas correspondientes y a lo establecido en el presente Reglamento. c) Efectuar la prestación de los servicios en los niveles de calidad, cantidad, continuidad, oportunidad y demás condiciones establecidas en el Reglamento de Prestación de Servicios, o la normativa vigente. d) Formular y ejecutar el Plan Maestro Optimizado, cumpliendo la normatividad vigente. e) Asesorar en aspectos técnicos y administrativos a las localidades del ámbito rural comprendidas en la jurisdicción de su responsabilidad. f) Formular estudios, proyectos y ejecutar obras para ampliar la capacidad de los servicios que brinda. g) Aprobar, supervisar y evaluar los proyectos a ser ejecutados por terceros dentro de su ámbito de responsabilidad y coordinar las acciones que sean necesarias para la transferencia de aquellos que serán administrados por la Entidad. h) Elaborar, aprobar e implementar los programas de Educación Sanitaria y Ambiental para el uso eficiente de los servicios, el cuidado del medio ambiente y el valor económico del agua. CAPITULO IV DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA Artículo 10º.- La Estructura Orgánica de la EPS MOQUEGUA S.A. es la siguiente: ORGANOS DE DIRECCIÓN - Junta General de Accionistas - Directorio - Gerencia General ÓRGANO DE CONTROL - Órgano de Control Institucional ÓRGANOS DE ASESORÍA - Oficina de Asesoría Legal - Oficina de Planificación y Presupuesto ÓRGANOS DE APOYO - Oficina de Relaciones Públicas. - Oficina de Informática - Oficina General de Administración y Finanzas ÓRGANOS DE LÍNEA - Gerencia de Operaciones 7

8 - Gerencia Comercial 8

9 TITULO II DE LOS ÓRGANOS DE DIRECCIÓN CAPITULO I DE LA JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS Artículo 11.- La Junta General de Accionistas, es el órgano de mayor jerarquía de la sociedad, está integrada por el Alcalde de la Provincia de Mariscal Nieto, que por Ley es el representante legal de dicha Municipalidad, o en su ausencia por quien éste designe como lo dispone el art. 38 del D.S. Nº VIVIENDA propietaria única del patrimonio de la EPS MOQUEGUA S.A., y como tal se constituye en su Presidente. El Gerente General de la sociedad actúa como Secretario, salvo en los casos de ausencia o cuando la Junta designe otro concurrente para tal función. La Junta General de Accionistas es competente para conocer los asuntos que señale el presente Estatuto y todo lo que le atribuye la Ley General de Sociedades: Todos los miembros, incluso los que no participen en la reunión quedan sometidos a los acuerdos de la Junta General de Accionistas adoptados conforme a ley y al presente Estatuto. Artículo 12.- Son funciones de la Junta General de Accionistas: a) Aprobar o desaprobar la memoria anual, las cuentas, los estados financieros, el balance general de ejercicios económicos y la gestión social. b) Acordar luego de cubrir las necesidades de la sociedad, las inversiones previstas y cuando procediera la distribución de las utilidades, el pago de dividendos y la creación de fondos especiales de acuerdo al Plan Maestro Optimizado, aprobado por la SUNASS. c) Elegir, cuando corresponda a los miembros del Directorio y a su Presidente por el período de tres años período luego del cual podrán ser reelegidos por lo menos dos miembros del Directorio a elección de la Junta General de Accionistas, con el objeto de darle continuidad a la gestión. d) Fijar su retribución, con arreglo a la Ley y el Estatuto. e) Tratar los asuntos correspondientes a la Junta General Extraordinaria de Socios, si esos asuntos se hubieren indicado en el aviso de convocatoria y existiera el quórum fijado en este estatuto CAPITULO II DEL DIRECTORIO Artículo 13º.- El Directorio tiene la representación y la administración de la sociedad y ejercerá los derechos y las atribuciones necesarias para la dirección de ésta, exceptuándose tan solo las facultades reservadas por la Ley General de Sociedades o por el presente Estatuto a la Junta General de Accionistas. Artículo 14º.- Corresponde al Directorio las siguientes funciones: a) Dirigir y administrar los negocios de la sociedad teniendo como objetivo primordial brindar los servicios en las mejores condiciones de calidad y continuidad, así como buscar la viabilidad económica. b) Aprobar el Plan Maestro de la Sociedad. 9

10 c) Convocar a la Junta General de Accionistas. d) Remover por causa justificada al Gerente General, determinando sus obligaciones y remuneraciones. e) Evaluar y controlar la gestión del Gerente General. f) Aceptar la renuncia de los Directores y proveer las vacantes con cargo de dar cuenta a la próxima Junta General de Accionistas para que resuelva lo que considere conveniente, cuando no hubiere directores suplentes. g) Velar por la formulación, aplicación y actualización de los planes Maestros y los programas de operación y mantenimiento que en cumplimiento de la normatividad vigente debe formular la sociedad. h) Velar por el cumplimiento de las normas de salud relacionadas con la prestación del servicio, protección de los recursos hídricos y del medio ambiente. Las demás facultades que le señale la ley o el presente estatuto. i) Las demás facultades que le señale la Ley o el Estatuto. CAPITULO III DE LA GERENCIA GENERAL Artículo 15º.- Es el órgano máximo ejecutivo de la EPS MOQUEGUA S.A. Responsable de ejecutar todas las disposiciones del Directorio; representa a la Sociedad Anónima en los actos y contratos de administración; conduce a la Entidad hacia sus objetivos cumpliendo las políticas y estrategias fijadas por su Estatuto Social y por el Directorio. El Gerente General responde ante la sociedad y terceros, por los daños y perjuicios que ocasionen el incumplimiento de sus obligaciones, dolo, abuso de facultades y negligencia grave. Artículo 16º.- El Gerente General podrá ejercer a sola firma las facultades siguientes: Representar a la Sociedad ante toda clase de autoridades judiciales, ya sea en lo civil, penal laboral, agrario, fiscalía; así como ante las autoridades administrativas, los de la jurisdicción arbitral y militar gozando de las facultades generales del mandato y las señaladas; en los Art. 64, 74 y 75 del Código Procesal Civil, e intervenir en las actuaciones judiciales en las que la sociedad sea demandante, demandada, denunciante, denunciada, tercerista o tuviese legítimo interés. En ejercicio de estas facultades y las señaladas más adelante podrá interponer acciones, reconvenir, contestar demandas y reconvenciones, presentar escritos y medios impugnatorios, interponer excepciones, desistirse del proceso y de la pretensión, allanarse a la pretensión, conciliar, transigir, someter a arbitraje las pretensiones controvertidas en el proceso, sustituir o delegar la representación procesal, así como intervenir en todo tipo de diligencias o actuaciones judiciales y para los demás que exprese la Ley. Podrá sustituir sus facultades de representación en procesos con las atribuciones generales del mandato y las especiales que fueren necesarias a favor de terceras personas, revocando dichas, sustituciones y reasumiendo sus facultades cuantas veces lo creyera oportuno. Asimismo, representar a la sociedad ante toda clase de autoridades sean policiales, políticas, militares, administrativas, aduaneras, fiscales, del gobierno central, gobiernos locales y regionales, públicas o privadas, laborales o independencias del Ministerio de Trabajo y las diversas reparticiones, presentando toda clase de escrituras, escritos, recursos, reclamos, apelaciones y tomar personería de la sociedad en sus relaciones laborales con las mas amplias facultades, sin reserva ni limitación de ninguna clase. Podrá conjuntamente con el Jefe de la Oficina General de Administración o quien haga sus veces; abrir, transferir y cerrar cuentas corrientes bancarias, girar, endosar y cobrar cheques; depositar, retirar, vender y comprar valores; aceptar, girar, renovar, descontar, endosar, cobrar y protestar letras de cambio vales, pagarés, giros, certificados y demás documentos civiles mercantiles: abrir cartas de 10

11 crédito, afianzar y prestar aval, contratar seguros y endosar pólizas; abrir, operar y cancelar cuentas de ahorro, contratar el alquiler de cajas de seguridad, abrirlas, operarlas y cerrarlas: celebrar contratos de arrendamiento de toda clase y naturaleza, inclusive de corriente, con garantía o sin ella, bajo responsabilidad. Artículo 17º.- Son atribuciones adicionales del Gerente General. a) Celebrar y ejecutar los actos y contratos relativos al objeto social y otros que estuvieren dentro de sus facultades o que le fueren delegados por la Junta General de Accionistas y el Directorio. b) Dirigir las operaciones comerciales, administrativas y de ejecución de las Operaciones Sociales que se efectúen. c) Organizar el régimen interno de la Sociedad, expedir la correspondencia, cuidar que la contabilidad esté al día, inspeccionar los libros, documentos y operaciones de la Sociedad y dictar las disposiciones para el correcto funcionamiento de la misma. d) Contratar y despedir a los trabajadores de acuerdo a la ley y al Reglamento Interno de Trabajo (RIT). e) Dar cuenta en cada sesión de Directorio, cuando se le solicite sobre la marcha de los negocios sociales, f) Supervisar la elaboración de los Estados Financieros. g) Supervisar la ejecución de los planes y presupuestos de acuerdo a las normas legales aplicables. h) Ejecutar acuerdos y disposiciones de la Junta General de Accionistas. i) Llevar la firma y representación legal de la sociedad ante las distintas entidades nacionales o extranjeras, públicas o privadas, pudiendo suscribir los convenios interinstitucionales correspondientes, etc. j)vigilar la correcta y oportuna aplicación de las normas técnicas y legales que rigen la prestación de los servicios de saneamiento, k)asistir con voz pero sin voto, a las sesiones de la Junta General de Accionistas, l)0rdenar pagos y cobros, otorgando cancelaciones o recibos, ll)está impedido de dar o hacer intervenir a la sociedad en asuntos de índole personal y a otorgar fianzas y letras a su favor como obligaciones para la sociedad, m) Designar mediante Resolución a los servidores titulares y suplentes responsables del manejo de cuentas bancarias. 11

12 TITULO III DEL ORGANO DE CONTROL CAPITULO I DEL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL Artículo 18º.- El Órgano de Control Institucional es el Órgano encargado de programar, coordinar, conducir, ejecutar y evaluar permanente el control interno especializado de las actividades que realiza la entidad de conformidad con la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y demás dispositivos vigentes relacionados con su función, velando para que todos los elementos de control funcionen adecuadamente. Artículo 19º.- El Órgano de Control Institucional tiene las funciones generales siguientes: a) Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones de la entidad sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan Anual de Control a que se refiere el artículo 7º de la Ley, así como el control externo a que se refiere el artículo 8º de la Ley, por encargo de la Contraloría General. b) Efectuar auditorías a los estados financieros y presupuestarios de la entidad, así como a la gestión de la misma, de conformidad con los lineamientos que emita la Contraloría General. c) Ejecutar las labore de controla los actos y operaciones de la entidad que disponga a la Contraloría General. Cuando estas labores de control sean requeridas por el Titular de la entidad y tengan el carácter de no programadas, su ejecución se efectuará de conformidad con los lineamientos que emita la Contraloría General. d) Ejercer el control preventivo en la entidad dentro del marco de lo establecido en las disposiciones emitidas por la Contraloría General, con el propósito de contribuir a la mejora de la gestión, sin ello comprometa el ejercicio del control posterior. e) Remitir los informes resultantes de sus labores de control tanto a la Contraloría General como al Titular de la entidad y del sector, cuando corresponda, conforme a las disposiciones sobre la materia. f) Actuar de oficio cuando en los actos y operaciones de la entidad se adviertan indicios razonables de ilegalidad, de omisión o de incumplimiento, informando al Titular de la entidad para que se adopten las medidas correctivas pertinentes. g) Recibir y atender las denuncias que formulen los servidores, funcionarios públicos y ciudadanía en general, sobre actos y operaciones de la entidad, otorgándole el trámite que corresponda a su mérito, conforme a las disposiciones emitidas sobre la materia. h) Formular, ejecutar y evaluar el Plan Anual de Control aprobado por la Contraloría General, de acuerdo a los lineamientos y disposiciones emitidas para tal efecto. i) Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas que implemente la entidad como resultado de las labores de control, comprobando y calificando su materialización efectiva, conforme a las disposiciones de la materia. j) Apoyar a las Comisiones que designe la Contraloría General para la ejecución de las labores de control en el ámbito de la entidad. Asimismo, el Jefe del OCI y el personal de dicho Órgano colaborarán, por disposición de la Contraloría General, en otras labore de control, por razones operativas o de especialidad. 12

13 k) Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna aplicables a la entidad por parte de las unidades orgánicas y personal de ésta. l) Formular y proponer a la entidad, el presupuesto anual del OCI para su aprobación correspondiente. m) Cumplir diligente y oportunamente con los encargos y requerimientos que le formule la Contraloría General. n) Cautelar que la publicidad de los informes resultantes de sus acciones de control se realice de conformidad con las disposiciones de la materia. o) Cautelar que cualquier modificación del Cuadro para Asignación de Personal, así como de la parte correspondiente del Reglamento de Organización y Funciones, relativos al OCI se realice de conformidad con las disposiciones de la materia. p) Promover la capacitación permanente del personal que conforma el OCI, incluida la Jefatura, a través de la Escuela Nacional de Control de la Contraloría General o de cualquier otra institución universitaria o de nivel superior con reconocimiento oficial en temas vinculados con el control gubernamental, la Administración Pública y aquellas materias afines a la gestión de las organizaciones. q) Mantener ordenados, custodiados y a disposición de la Contraloría General durante diez (10) años los informes de control, papeles de trabajo, denuncias recibidas y los documentos relativos a la actividad funcional de los OCI, luego de los cuales quedan sujetos a las normas de archivo vigentes para el sector público. El jefe del OCI adoptará las medidas pertinentes para la cautela y custodia del acervo documentario. r) Cautelar que el personal del OCI dé cumplimiento a las normas y principios que rigen la conducta, impedimentos, incompatibilidades y prohibiciones de los funcionarios y servidores públicos, de acuerdo a las disposiciones de la materia. s) Mantener en reserva la información clasificada obtenida en el ejercicio de sus actividades. t) Otras que establezca la Contraloría General. Adicionalmente al cumplimiento de las funciones asignadas, el Órgano de Control Institucional ejercerá las atribuciones que le confiere el Artículo 15º de la Ley. Artículo 20º.- La Oficina Control Institucional está a cargo del Auditor y depende jerárquicamente del Presidente del Directorio, a quien reporta los resultados de las acciones de control. Mantiene relación funcional con la Contraloría General de la República. No cuenta con estructura orgánica desagregada. TITULO IV DE LOS ORGANOS DE ASESORAMIENTO Artículo 21º.- Los Órganos de Asesoramiento son los encargados de prestar asesoría a los órganos de dirección y dependencias de la EPS Moquegua S. A. en asuntos específicos de sus áreas de responsabilidad. Artículo 22º.- Los Órganos de Asesoramiento son: - Oficina de Asesoría Legal. 13

14 - Oficina de Planificación y Presupuesto. CAPITULO I DE LA OFICINA DE ASESORIA LEGAL Artículo 23º.- La Oficina de Asesoría Legal es el órgano responsable de emitir opiniones de carácter jurídico-legal a la Alta Dirección y a todos los demás órganos de la EPS Moquegua S.A., sistematizar la legislación y proponer sobre la aplicación de las normas legales pertinentes, así como de pronunciarse sobre la legalidad de los actos que le sean remitidos para su revisión y/o visación. Esta a cargo del Asesor Legal quien depende directamente de Gerencia General. Artículo 24º.- La Oficina de Asesoría Legal tiene las funciones generales siguientes: a) Asesorar a la Alta Dirección y a todos los demás órganos de la EPS Moquegua, en los aspectos jurídico-legales-administrativos que le sean consultados. b) Emitir informes donde se comenta la aplicación de la normatividad legal que se publica. Planear, organizar, ejecutar y controlar las actividades de la oficina de Asesoría Legal, en función a los objetivos institucionales. c) Formular y proponer, en coordinación con los órganos de la EPS Moquegua S.A., los proyectos relacionados con la normatividad de la entidad. d) Recopilar, controlar y compendiar sistemáticamente e interpretar de oficio la legislación relacionada con la EPS Moquegua S.A. y comunicarlo a la Gerencia General. e) Elaborar proyectos de Directivas y proyectos de resolución de carácter administrativo sobre asuntos relacionados con la Entidad o los que encomiende la Gerencia General. f) Formular, proponer y ejecutar el Plan Anual de Actividades de la Oficina de Asesoría Legal g) Interponer y/o representar en los procesos judiciales y/o administrativos en los que la entidad sea parte, presentando oportunamente los recursos ordinarios o extraordinarios que sean necesarios en defensa de los intereses, imagen y patrimonio de la entidad. h) Elaborar contratos y convenios sobre cualquier acto de la vida institucional de la entidad que genera derechos y obligaciones. i) Elaborar proyectos de normas de carácter administrativo sobre asuntos relacionados con la Entidad o los que le encomiende la Gerencia General. j) Cumplir con otras funciones que le asigne los órganos de dirección. CAPITULO II DE LA OFICINA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO Articulo 25 La oficina de Planificación y Presupuesto es el órgano responsable de proporcionar a la Gerencia General, estrategias empresariales, el presupuesto anual, las metodologías de formulación presupuestal, indicadores de gestión, la evaluación global de resultados, así como facilitar el cumplimiento de la misión empresarial a través de la ejecución de los planes y programas de inversión, operación, racionalización y estadística. Instancia técnica en material 14

15 presupuestal con la DNPP, SUNASS y el INEI, Esta a cargo de un Jefe de Oficina, quien depende directamente de Gerencia General. Articulo 26 Funciones de la Oficina de Planificación y Presupuesto son las siguientes: a) Formular y proponer el Plan de Gestión de la entidad, proyectando las necesidades físicas, económicas, financieras y organizacionales, controlar y evaluar el desarrollo de los planes de la entidad en coordinación con los diversos órganos de la misma. b) Dirigir y conducir el proceso metodológico para desarrollar el diagnóstico empresarial y los Planes Estratégicos, Plan Maestro Optimizado y Planes Operativos, planteando medidas correctivas. c) Asesorar a la gerencia general y a las demás jefaturas en la formulación y reformulación de planes y programas generales de la empresa con el sustento técnico requerido, mediante una adecuada identificación de las necesidades de los recursos disponibles y el establecimiento de políticas, objetivos, directivas y metas. d) Formular y evaluar el Plan Operativo y Presupuesto de la Entidad en función de los objetivos, metas, indicadores y estrategias fijadas por el Directorio, en coordinación con las Gerencias de Línea. e) Formular los informes de evaluación de la Gestión Empresarial y coordinar la formulación de la Memoria Anual. f) Elaborar y aplicar sistemas de evaluación y control que permitan analizar y supervisar la ejecución de los programas en sus aspectos físicos, económicos y financieros. g) Coordinar con los sistemas involucrados directa e indirectamente con el sistema de planeamiento empresarial, suministrando y recogiendo información, promoviendo reuniones y visando, consolidando y ejecutando los planes de gestión de la empresa. h) Plantear a la gerencia general la reprogramación presupuestal, proponiendo correctivos a las desviaciones detectadas. i) Promover y coordinar la elaboración de estudios tarifarios de la entidad, dentro de los parámetros establecidos por los dispositivos legales vigentes. j) Mantener actualizado un archivo de información disponible, recolectando información y estableciendo la evaluación de los indicadores de gestión que permitan conocer la realidad y evolución de la entidad. k) Establecer la metodología para controlar la ejecución de los presupuestos y señalar en los casos necesarios, los ajustes o modificaciones. l) Elaborar documentación e información presupuestal establecida en las disposiciones generales y específicas, propias del proceso presupuestario. m) Proponer las normas y criterios técnicos- metodológicos, que orienten las fases del proceso presupuestario. n) Elaborar los programas y presupuestos Operativos y de Inversión en coordinación con los órganos de la EPS. o) Implementar y mantener un sistema de indicadores de gestión. p) Elaborar y actualizar los instrumentos de gestión: ROF, MOF, RIT y otros. 15

16 q) Otras que le asigne el Gerente General en materia de su competencia. 16

17 TITULO V DE LOS ÓRGANOS DE APOYO Artículo 27º.- Los Órganos de Apoyo son los encargados de realizar las actividades administrativas de sus respectivas áreas funcionales, a fin de permitir el mejor cumplimiento de la responsabilidad que compete a la Alta Dirección, Gerencia General y a las demás dependencias de la EPS Moquegua S. A. Artículo 28º.- Los Órganos de Apoyo son: - Oficina de Relaciones Públicas - Oficina de Informática - Oficina General de Administración y Finanzas. Artículo 29º.- Las Oficinas de Relaciones Públicas, Oficina de Informática y Oficina General de Administración y Finanzas, dependen directamente de la Gerencia General. CAPITULO I DE LA OFICINA DE RELACIONES PUBLICAS Artículo 30 Es el órgano responsable de velar por la imagen positiva de la EPS y de sus actividades al servicio de la comunidad y de proponer y ejecutar programas orientados a obtener el apoyo y participación de la comunidad y de los propios trabajadores de la empresa, en las actividades que esta desarrolle en su beneficio y en beneficio de la colectividad. Esta a cargo de un Jefe de Oficina, quien depende directamente de Gerencia General. En esta oficina se centra la gestión político social y la educación sanitaria ambiental. Articulo 31 Funciones de la Oficina de Relaciones Públicas: a) Elaborar, implementar y evaluar el Plan de Relaciones Institucionales que comprende el Programa de Comunicación y Relaciones Públicas y el Programa de Educación Sanitaria. b) Coordinar las actividades de comunicación social relacionadas con la promoción de la imagen positiva de la empresa. c) Mantener actualizada la información relativa a los servicios de agua y desagüe en las poblaciones atendidas por la empresa. d) Mantener buenas relaciones con los medios de comunicación, con la población y con las entidades públicas relacionadas con el objeto de la EPS Moquegua. e) Coordinar y controlar que los clientes estén debidamente informados de las tarifas, pago oportuno y otras actividades de su interés. f) Proyectar una adecuada imagen de eficiencia y eficacia de la empresa, a nivel de la comunidad y de los trabajadores, manteniendo informada a la comunidad de los proyectos y obras que para su beneficio esta desarrollando la EPS. g) Conocer la apreciación de la comunidad respecto a la calidad del servicio (encuestas periódicas) y recabar sus sugerencias. 17

18 h) Coordinar y atender eventos, culturales, cívicos, sociales, deportivos, reuniones de trabajo, congresos, inauguración de obras y otros. i) Identificar de manera concertada con la diversas áreas, temas básicos que respondan a las metas de los indicadores de gestión que vayan a ser trabajados con los usuarios. j) Identificar instituciones vinculadas al tema del agua y proponer espacio de concertación multisectorial para abordar la problemática del agua y saneamiento, y buscar se considere en los planes y programas institucionales. k) Desarrollar actividades de sensibilización e información, en coordinación con el departamento de Recursos Humanos sobre los siguientes temas: Manejo y solución de conflictos, VIH SIDA, Género, Prevención de desastres, Seguridad laboral y otros como actividades de responsabilidad social de la EPS. l) Las demás que le asigne el Gerente General. CAPITULO II DE LA OFICINA DE INFORMATICA Artículo 32 Es una oficina asistencial; responsable del adecuado funcionamiento de los equipos de computo y los software de la Empresa; así como, de dar el apoyo y asesoramiento a las demás áreas en cuanto a labores informáticas y de mantenimiento se refiere. Esta a cargo de un Jefe de Oficina, quien depende directamente de la Gerencia General. Articulo 33 Funciones de la Oficina de Informática: a) Formular, proponer y evaluar la política y el Plan Institucional de Informática. b) Supervisar y coordinar la realización de todas las actividades relativas al proceso de planeamiento informático. c) Elaborar el Plan Operativo de Desarrollo Informático. d) Efectuar la sistematización y procesamiento automático de la información necesaria para la toma de decisiones. e) Proponer y ejecutar los estudios de factibilidad técnico-económicos para el desarrollo de aplicaciones de procesamiento de información. f) Normar, coordinar y ejecutar el desarrollo del mantenimiento de equipos y aplicativos. g) Actualizar el Plan de Contingencias de Informática. h) Propiciar, organizar y dirigir el desarrollo y utilización de los sistemas de informática. i) Actualizar los sistemas aplicativos a la realidad de la empresa. j) Asesorar en los servicios de automatización de datos y procesos, instruyendo al personal para el uso correcto de los programas y equipos. k) Velar por la aplicación de normas y procedimientos que permitan regular la adecuada utilización del Sistema de Información (software y hardware) de la EPS y acciones complementarias de mecanización. 18

19 l) Proponer, dirigir y verificar el establecimiento de mecanismo de control, protección y seguridad de las instalaciones y equipos de cómputo; y de la información procesada de la EPS. m) Aprobar los diseños definitivos de los sistemas a aplicarse, así como las modificaciones en los programas computacionales vigentes. n) Mantener actualizada la página Web de la EPS MOQUEGUA S.A. o) Dar conformidad a las propuestas de capacitación presentadas por las áreas, en el campo de la informática, previa autorización de la gerencia general. p) Coordinar la adquisición, alquiler y/o prestación de servicios especializados de equipos o programas de cómputo con la Oficina General de Administración y Finanzas. q) Informar permanentemente sobre el cumplimiento de los objetivos, políticas, acuerdos y disposiciones internas; así como el avance de los planes y proyectos de la oficina de informática a la gerencia general. r) Integrar comisiones de trabajo para la realización de estudios especiales y/o brinda el apoyo técnico que requieran la alta dirección u otras áreas de la EPS. s) Administrar la red, que permite el flujo de datos entre sistemas, velando por su adecuado manejo. t) Las demás que le asigne el Gerente General. CAPITULO III DE LA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS Artículo 34 Es responsable de administrar los recursos humanos, suministros, bienes patrimoniales, servicios generales, recursos económicos y financieros, supervisar la Contabilidad General de la Entidad, además de apoyar administrativamente a todos los órganos de la empresa con eficacia para el cumplimiento de metas y objetivos por cada unidad orgánica cuyo titular depende directamente del Gerente General. Articulo 35 Funciones de la Oficina General de Administración y Finanzas: a) Definir y proponer al Gerente General, las normas y políticas que orientarán las actividades económicas, financieras, patrimoniales, contables, de recursos humanos y de logística, todas orientadas al logro de la máxima eficiencia. b) Cumplir y hacer cumplir las políticas económicas, financieras, patrimoniales, contables, de recursos humanos y de logística de acuerdo a las directivas emanadas por a la gerencia general. c) Planear, organizar, coordinar, ejecutar y evaluar el desarrollo de las actividades económicas y financieras de la entidad. d) Planear, organizar, coordinar, ejecutar y evaluar el desarrollo de las actividades de control patrimonial y saneamiento físico legal de bienes muebles e inmuebles. e) Planear, organizar, coordinar, ejecutar y evaluar el desarrollo de las actividades de recursos humanos, contabilidad y logística. 19

20 f) Elaborar, analizar e interpretar los estados financieros de la entidad, con estricto cuidado en el cumplimiento de los plazos establecidos. g) Abrir, administrar y controlar las cuentas bancarias de la entidad. h) Formular, proponer, ejecutar y evaluar el Plan Anual de Adquisiciones. i) Participar conjuntamente con la Oficina de Planificación y Presupuesto en las solicitudes de financiamiento al Sistema Financiero Nacional e Internacional. j) Planear, organizar, coordinar, ejecutar y evaluar medidas de traslado de fondos, previniendo la seguridad de los mismos y de los documentos valorados de la entidad. k) Formular, proponer, implementar y administrar estructuras remunerativas racionales, equitativas y técnicamente conceptualizadas en coordinación con la Oficina de Planificación y Departamento de Recursos Humanos. l) Emitir informes periódicos sobre el avance de acciones de su competencia así como sus respectivas evaluaciones. m) Emitir informes técnicos para la toma de decisiones en materia de su competencia. n) Las demás que le asigne el Gerente General en materia de su competencia. Articulo 36 La Oficina General de Administración y Finanzas cuenta con la siguiente estructura orgánica: - Departamento de Contabilidad. - Departamento de Logística. - Departamento de Recursos Humanos. Funciones del Departamento de Contabilidad: a) Planear, organizar, ejecutar y controlar los procesos técnicos de Contabilidad y Tesorería. b) Supervisar y controlar el movimiento económico y financiero de la entidad. c) Participar en la formulación del Presupuesto de la Entidad. d) Ejecutar el registro oportuno y confiable las transacciones financieras, en base a dispositivos legales vigentes, principios y normas de contabilidad. e) Elaborar y desarrollar los procesos de formulación, análisis e interpretación de los Estados Financieros, así como de la información contable. f) Dar cumplimiento a las normas y procedimientos de los Sistemas de Contabilidad. g) Ejecutar la toma del Inventario de Bienes Patrimoniales, inventario físico de almacén. h) Ejecutar acciones inherentes a las altas, bajas y transferencias de bienes patrimoniales de la empresa. i) Elaborar el flujo de caja proyectado de la empresa, como herramienta de gestión. j) Cumplir con las normas y procedimientos de los Sistemas de Tesorería. 20

21 k) Emitir informes periódicos sobre el avance de acciones de su competencia así como sus respectivas evaluaciones. l) Emitir informes técnicos para la toma de decisiones en materia de su competencia. m) Intervenir en el proceso de planificación estratégica de la empresa. n) Intervenir en la formulación del Plan Maestro Optimizado. o) Otras funciones que le asigne el jefe inmediato. Funciones del Departamento de Logística: a) Planear, organizar, ejecutar y evaluar la aplicación de los procesos técnicos de los sistemas de abastecimiento y de almacenes. b) Planear, organizar, ejecutar y evaluar la adquisición y suministros de bienes y la prestación de servicios requeridos por los órganos de la empresa. c) Efectuar en coordinación con la Oficina de Planificación y Presupuesto, el seguimiento presupuestal para fines de requerimiento de Compromisos. d) Planear, organizar, ejecutar y evaluar el mantenimiento de los inmuebles, instalaciones, mobiliario, equipo y vehículos de la empresa. e) Planear, organizar, ejecutar y evaluar los aspectos de la seguridad integral de la empresa. f) Proveer de la información necesaria para la formulación y ejecución del Presupuesto del área. g) Elaborar el Presupuesto valorado de Bienes y Servicios y el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de acuerdo a las normas legales pertinentes. h) Administrar la flota vehicular y los servicios de transporte, así como ejecutar el servicio de mantenimiento y reparación automotriz. i) Planear, organizar, coordinar, ejecutar y evaluar la gestión de almacenes. j) Emitir informes periódicos sobre el avance de acciones de su competencia así como sus respectivas evaluaciones. k) Emitir informes técnicos para la toma de decisiones en materia de su competencia. l) Intervenir en el proceso de planificación estratégica de la empresa. m) Intervenir en la formulación del Plan Maestro Optimizado. n) Cumplir otras funciones que le asigne el jefe inmediato. Funciones del Departamento de Recursos Humanos: a) Planear, organizar, coordinar, ejecutar y evaluar el proceso de selección del Potencial Humano en lo concerniente a la atención de los requerimientos de personal, su reclutamiento, selección, contratación e inducción, formulando estrategias, políticas, normas y procedimientos que garanticen la admisión de personal idóneo en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos. 21

22 b) Planear, organizar, coordinar, ejecutar y evaluar planes y programas de motivación, capacitación y adiestramiento del personal orientados al logro de su máxima productividad. c) Definir metodología y ejecutar evaluación de personal. d) Programar, organizar, dirigir, ejecutar y controlar los procesos técnicos del sistema de Recursos Humanos. e) Formular el Presupuesto Analítico de Personal y el Cuadro de Asignación de Personal en coordinación con la Oficina de Planificación y Presupuesto, y Oficina de Administración y Finanzas. f) Cumplir la legislación, normas y procedimientos del Sistema de Personal, vigentes. g) Elaborar los contratos de personal, mantener actualizado los Legajos del personal, suministrar informes del personal. h) Estudiar y proponer medidas especificas para lograr una mayor integración, participación y rendimiento profesional de los trabajadores. i) Mantener un archivo actualizado de pactos, convenios y legislación laboral vigente. j) Coordinar las actividades de seguridad para el trabajo de la empresa, estudiando e implementando soluciones a la prevención de accidentes laborales y a la prevención de enfermedades laborales, de acuerdo con la legislación especifica. k) Emitir informes periódicos sobre el avance de acciones de su competencia así como sus respectivas evaluaciones. l) Emitir informes técnicos para la toma de decisiones en materia de su competencia. m) Intervenir en el proceso de planificación estratégica de la empresa. n) Intervenir en la formulación del Plan Maestro Optimizado. o) Otras funciones que se le asigne el jefe inmediato. 22

23 TITULO VI DE LOS ÓRGANOS DE LÍNEA Artículo 37º.- Les compete: Planear, dirigir, coordinar y evaluar en forma óptima las actividades correspondientes a los sistemas Operacional y Comercial en lo que compete a sus respectivas áreas funcionales, con el objeto de asegurar un buen servicio a la población. Los órganos de Línea de la Entidad son: - Gerencia de Operaciones - Gerencia Comercial CAPITULO I DE LA GERENCIA DE OPERACIONES Artículo 38º.- A la Gerencia de Operaciones le compete planear, organizar, coordinar, ejecutar y evaluar la producción, distribución y control de calidad del agua potable; la recolección, tratamiento y disposición final de desagües; el mantenimiento de la infraestructura, así como las actividades inherentes a los estudios, proyectos y obras para la expansión, rehabilitación y optimización de la infraestructura de los servicios de saneamiento. Está a cargo de un Gerente, quien depende jerárquicamente de la Gerencia General. Artículo 39º.- Son funciones específicas de la Gerencia de Operaciones: a) Planear, organizar, coordinar, ejecutar y evaluar todas las acciones para garantizar los servicios de agua potable y alcantarillado sanitario. b) Formular y proponer a la Alta Dirección, los objetivos, lineamientos de política, estrategias, planes y programas para el desarrollo de todas las actividades de su ámbito funcional, en coordinación con la Oficina de Planificación, Administración y Gerencia Comercial. c) Establecer normas, procedimientos y criterios técnicos para el desarrollo de los procesos y actividades bajo su competencia, así como elaborar directivas para la implantación de los lineamientos de política, estrategias, planes y programas referidos al sistema técnico. d) Planear, organizar, ejecutar, y evaluar los procesos vinculados con la captación, conducción, producción y distribución de agua; recolección, conducción, tratamiento y disposición final de desagüe; así como las referidas al control de pérdidas de agua. e) Planear, organizar, ejecutar, y evaluar el proceso general de mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura de saneamiento. f) Administrar un sistema de informaciones operacionales. g) Elaborar y/o actualizar manuales de operación y mantenimiento de la infraestructura de saneamiento. h) Elaborar y/o actualizar planes de emergencia. i) Consolidar información de la gestión y formular informes técnicos administrativos de evaluación de la gestión en el ámbito de su competencia y proponer a la Alta Dirección las medidas que sean necesarias para la mejora de los servicios. 23

24 j) Ejecutar y/o supervisar estudios de preinversión y de inversión para le ejecución de obras de infraestructura de saneamiento. k) Planear, organizar, ejecutar y evaluar conjuntamente con la Oficina General de Administración y Finanzas estudios que tengan como fin elevar la productividad del trabajador. l) Ejecutar y/o supervisar la ejecución de obras de infraestructura de saneamiento. m) Coordinar con todos los órganos de la Entidad y organismos que corresponda, en asuntos de su competencia funcional. n) Intervenir en el proceso de planificación estratégica de la empresa. o) Intervenir en la formulación del Plan Maestro Optimizado. p) Emitir informes técnicos para la toma de decisiones en materia de su competencia. q) Cumplir otras funciones que le asigne el Gerente General. Articulo 40 La Gerencia de Operaciones cuenta con la siguiente estructura orgánica: - Departamento de Ingeniería. - Departamento de Producción y Tratamiento de Aguas Servidas. - Departamento de Distribución y Control de Pérdidas. - Departamento de Mantenimiento. - Equipo de Catastro técnico. Funciones de Departamento de Ingeniería: a) Planificar, dirigir y controlar el crecimiento de la infraestructura de saneamiento. b) Ejecutar y/o supervisar estudios de preinversión y de inversión para le ejecución de obras de infraestructura de saneamiento. c) Ejecutar y/o supervisar y/o inspeccionar la ejecución de obras de infraestructura de saneamiento. d) Evaluar la factibilidad de servicios de agua potable y alcantarillado sanitario. e) Elaborar lineamientos para la ejecución de estudios de preinversión y de inversión para la ejecución de obras de infraestructura de saneamiento. f) Elaborar y actualizar especificaciones técnicas para obras de saneamiento que se ejecuten en el ámbito de competencia de la empresa. g) Emitir informes periódicos de la marcha del avance de las acciones en marcha así como sus respectivas evaluaciones. h) Emitir informes técnicos para la toma de decisiones en materia de su competencia. i) Otras que disponga el Gerente de Operaciones. 24

25 Funciones del Departamento de Producción y Tratamiento de Aguas Servidas: a) Planear, ejecutar y controlar las actividades captación, conducción y tratamiento de agua. b) Planear, ejecutar y controlar las actividades de tratamiento y disposición final de aguas servidas. c) Planear, ejecutar y controlar las actividades de control de calidad de agua y de aguas servidas. d) Controlar y evaluar el mantenimiento de la infraestructura, equipos e instalaciones de captación, conducción y tratamiento de agua, y tratamiento y disposición final de desagües. e) Elaborar y/o actualizar manuales de operación de la infraestructura bajo su competencia. f) Participar en la formulación de los planes de emergencia. g) Implementar, mantener y evaluar indicadores de gestión. h) Implementar y administrar un sistema de informaciones de las variables operacionales de las acciones de su competencia. i) Emitir informes periódicos sobre el avance de acciones de su competencia así como sus respectivas evaluaciones. j) Emitir informes técnicos para la toma de decisiones en materia de su competencia. k) Intervenir en el proceso de planificación estratégica de la empresa. l) Intervenir en la formulación del Plan Maestro Optimizado. m) Las demás que le asigne la Gerencia de Operaciones en materia de su competencia. Funciones del Departamento de Distribución y Control de Pérdidas: a) Planear, ejecutar y controlar las actividades de almacenamiento, distribución de agua potable y control operacional. b) Planear, ejecutar y controlar las actividades de monitoreo de cloro residual y presiones en reservorios y redes de distribución. c) Controlar y evaluar el mantenimiento de la infraestructura, equipos e instalaciones de almacenamiento y distribución de agua potable. d) Planear, ejecutar y controlar las actividades inherentes al control de pérdidas de agua. e) Implementar, mantener y evaluar indicadores de gestión. f) Implementar y administrar un sistema de informaciones de las variables operacionales de las acciones de su competencia. g) Elaborar y/o actualizar manuales de operación de la infraestructura bajo su competencia. h) Emitir informes periódicos sobre el avance de acciones de su competencia así como sus respectivas evaluaciones. i) Emitir informes técnicos para la toma de decisiones en materia de su competencia. 25

26 j) Intervenir en el proceso de planificación estratégica de la empresa. k) Intervenir en la formulación del Plan Maestro Optimizado. l) Las demás que le asigne la Gerencia de Operaciones en materia de su competencia. Funciones del Departamento de Mantenimiento: a) Planear, ejecutar y controlar las actividades de mantenimiento preventivo y/o correctivo de la infraestructura, equipos e instalaciones de saneamiento. b) Determinar los requerimientos de materiales, repuestos, herramientas y equipos que sean necesarios para las actividades de mantenimiento. c) Elaborar y/o actualizar manuales de mantenimiento de los equipos, instalaciones y unidades operacionales de saneamiento. d) Coordinar con los departamentos de Producción y Distribución el mantenimiento de la infraestructura, equipos e instalaciones de saneamiento. e) Implementar, mantener y evaluar indicadores de gestión. f) Implementar y administrar un sistema de informaciones de las acciones de mantenimiento. g) Emitir informes periódicos sobre el avance de acciones de su competencia así como sus respectivas evaluaciones. h) Emitir informes técnicos para la toma de decisiones en materia de su competencia. i) Intervenir en el proceso de planificación estratégica de la empresa. j) Intervenir en la formulación del Plan Maestro Optimizado. k) Determinar normas y procedimientos correspondientes para la normalización y estandarización de los equipos, herramientas e instrumentos de mantenimiento. l) Las demás que le asigne la Gerencia de Operaciones en materia de su competencia. Funciones del Equipo de Catastro Técnico. a) Planear, organizar, ejecutar y controlar las actividades orientadas a la implantación de un sistema de catastro técnico actualizado y confiable. b) Planear, organizar, ejecutar y controlar las actividades inherentes a la actualización sistemática y del catastro técnico. c) Planear, organizar, ejecutar y controlar el archivo físico y digital del catastro técnico. d) Definir procedimientos para que la información catastral esté al servicio de lo usuarios internos y externos. e) Emitir informes periódicos sobre el avance de acciones de su competencia así como sus respectivas evaluaciones. 26