DGA - CAJAS CHICAS Normativa Vinculada a Gastos de Caja Chica

Transcripción

1 DGA - CAJAS CHICAS Normativa Vinculada a Gastos de Caja Chica Normas para gastos mediante el mecanismo de Caja Chica Los pagos mediante el sistema de Caja Chica constituyen un procedimiento de excepción, limitado a casos de urgencia que no permitan la tramitación normal del documento de pago, por consiguiente tanto la clase de gasto, como el monto del mismo, responderán a un criterio restrictivo y únicamente podrán ser aplicados a transacciones de contado (inciso c articulo 81 Decreto 1344/2007) Es responsabilidad de la Dirección General de Administración, observar aquellas rendiciones cuya documentación no responda a las normas y criterios establecidos por los organismos de control de la Administración Pública, políticas de restricción del gasto público dispuestas por el Poder Ejecutivo Nacional y Resolución de la S.H. 591/1994 art. 6 ". Por estas razones, se notifica, que en lo sucesivo, solo se dará curso a las rendiciones de caja chica que encuadren dentro de los límites expuestos anteriormente. Facturas De acuerdo con lo establecido por la Resolución de la Secretaria de Hacienda 591/1994, todas las facturas que integran la rendición de la Caja Chica, deben estar firmadas por el funcionario que solicitó el gasto y el responsable de la misma. No se admitirán facturas enmendadas o con errores de cualquier naturaleza o que ofrezcan dudas respecto de su autenticidad. Todo comprobante debe ajustarse estrictamente a las normas establecida por la Administración Federal de Ingresos Públicos (A.F.I.P.) en la R.G. N 1415/2003 y sus complementarias. A todos los efectos impositivos, deberá tenerse en cuenta que el Ministerio de Economía, reviste el carácter de consumidor final, por lo que en las facturas que se presenten para su reintegro, no deberá estar discriminado el IVA y estas deberán ser de tipo B o C según corresponda. Indefectiblemente toda factura deberá estar a nombre de MINISTERIO DE ECONOMIA y PRODUCCIÓN C.U.I.T: Con IVA: no alcanzado o exento. Las facturas incluidas en la rendición de gastos de caja chica, deben estar ordenadas cronológicamente, debiéndose justificar, la inclusión de comprobantes, cuya fecha de emisión, exceda a la de la última presentación. Para aquellos comprobantes de gastos cuyo respaldo sea un ticket, este deberá ser emitido por un controlador fiscal, que se identifica al pie del mismo con las siglas CF D.G.I. Asimismo, se recuerda que por Resolución S.H. N 591/1994, las rendiciones de fondos de caja chica deben ser efectuadas como mínimo el día 25 de cada mes, cualquiera sea el porcentaje de pagos realizados. Montos Maximos por Facturas: El importe máximo por comprobante, no deberá exceder de los tres mil pesos ($3.000), de acuerdo con lo establecido por el artículo 80 de la ley dejándose sin efecto lo establecido en el artículo 1 de la Decisión Administrativa 148/1996. Por ningún concepto serán abonados comprobantes que superen dicho monto ó que evidencien el desdoblamiento de importes mayores al indicado.

2 Servicios de Remises y Taxis: Todo servicio de movilidad de funcionarios o transporte de documentación, deberá ser canalizado a través de la SECCIÓN AUTOMOTORES de este Ministerio, quién dispondrá lo necesario conjuntamente con la empresa adjudicataria por licitación, para cumplimentar el requerimiento interpuesto. El criterio para su utilización mediante el mecanismo de caja chica, deberá seguir los lineamientos establecidos en el Decreto 1344/2007, es decir " un procedimiento de excepción limitado solo a casos de urgencia", circunstancia que deberá contar en una nota adjunta al comprobante. Adquisición de Útiles de Oficina y Consumibles de Informática: En razón de que el sector Coordinación Área Suministros, está en condiciones de proveer artículos de uso común en oficinas, los comprobantes de gastos de este tipo, deben ir acompañados por la constancia de dicha dependencia, de que no hay existencia a la fecha de que se trate. Impresión de Tarjetas Personales, Sellos, Esquelas, Papeleria con Membrete y Formularios en General: Este tipo de gasto encuadra en lo establecido en los Decretos 333/1985 y 586/1981: Para el caso de tarjetas personales su uso se limita a: Ministros, Secretarios, Subsecretarios y funcionarios con jerarquía equivalente, titulares de Organismos Descentralizados, Directores Nacionales ó Generales, Asesores de Gabinete de Ministro y funcionarios del servicio exterior. Se informa que todo trámite vinculado con la temática referida requiere la intervención previa de la Dirección de Organización y Sistemas Administrativos, de conformidad con la responsabilidad que le asigna el Decreto 1450/1996. Almuerzos y Cenas de Trabajo: Estas erogaciones corresponden a almuerzos ó cenas de trabajo, realizados por los señores Ministros, Secretarios, Subsecretarios y autoridades máximas de Organismos Descentralizados, el comprobante de gasto deberá estar conformado únicamente por el funcionario respectivo y el responsable de la caja chica. Los gastos incurridos por Funcionarios de menor nivel que el descripto precedentemente, deberán conformar el comprobante de gasto por la máxima autoridad de su dependencia, no menor a Director General o Director Nacional. La realización de este tipo de gasto deberá responder a un criterio limitado y restrictivo, Dto. 1946/1986 y Dto. 945/1989. Gastos en Medicamentos y Elementos de Primeros Auxilios: Todo gasto que involucre este concepto queda absolutamente reservado a la Unidad de Servicio Médico dependiente de la Dirección General de Recursos Humanos. Quedan exceptuadas de este requisito los distritos del interior del país y las dependencias que no cuenten con unidades de primeros auxilios establecidas por la mencionada Dirección General.

3 Gastos Menores de Mantenimiento de Oficinas: Previo a la realización de gastos menores de obras, o de tareas relativas al mantenimiento y mejoras de oficinas, se deberá contar con la autorización de la Dirección Técnica Operativa, dependiente de la Dirección General de Administración. Gastos en Telefonia Celular Movil: Los gastos por este concepto no podrán ser cancelados mediante el mecanismo de caja chica. El uso del servicio de telefonía celular móvil, queda exclusivamente limitado a los señores Ministros, Secretario General, Secretarios de la Presidencia de la Nación y Secretarios Ministeriales, conforme a la siguiente normativa: Decreto 35/2001, Decreto 116/2001, Resolución Ministerio de Economía 19/02 y Resolución S. L. y A. 3/02 Combustibles y Lubricantes: Este ítem de gastos está reservado para los distritos en el interior del país y para las dependencias autorizadas del Ministerio de Economía y Producción que posean automotores. En todos los casos en el comprobante de pago se deberá indicar: Tipo y Marca del vehículo: Patente: Afectación: Adquisicion de Equipos de Computacion y/o Partes de los Mismos: Previo a su compra deberá consultarse a las respectivas Unidades de Informática, a efectos de que los elementos a adquirir se ajusten a las necesidades, garantías y calidad que marca la normativa vigente. Por lo tanto el gasto deberá estar respaldado por el informe aprobatorio de la mencionada Dirección General. Adquisicion de Equipos Electricos en General: Toda adquisición de equipos eléctricos, tales como calentadores, caloventores, estufas, cafeteras, ventiladores, microondas, heladeras y demás artículos alimentados mediante una fuente eléctricas, estarán sujetas a los términos de la Resolución Ministerial N 1335/1998. Esta reglamentación tiene como objeto optimizar el espacio y las funcionalidades de las áreas de trabajo, garantizar el funcionamiento racionalizado y seguro de las instalaciones eléctricas y el ambiente laboral. Por lo tanto el gasto deberá estar respaldado por el informe aprobatorio de la Dirección Técnica Operativa, responsable del cumplimiento de la mencionada resolución. Cursos de Capacitacion: Toda erogación que involucre la realización de cursos de capacitación para agentes de este ministerio, deberá contar con la intervención previa de la Dirección General de Recursos Humanos

4 y la resolución del Secretario del Área que autorizó el gasto en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 35 inciso d) del Decreto 1344/2007 Consultas Para cualquier consulta relacionada con la interpretación y aplicación de las normas mencionadas, se podrán comunicar con la Coordinación Área Rendición de Cuentas de la Dirección de Contabilidad y Finanzas dependiente de la Dirección General de Administración, a los internos 8405 Cdor. Alberto A. Bambara o al 8410 Srta. Nadia Grelus, oficina 739 B del Palacio de Hacienda, en el horario de 10 a 18 hs o al mail rendcuenta@mecon.gov.ar. Indice Normativo - Decreto Nro. 1946/1986; link: - Decreto Nro. 945/1989; link: - Decreto Nro. 2662/1992; link: - Resolución S. H. Nro. 591/1994; link: - Decreto Nro. 2380/1994 (Derogado por art, 2 Nro. 1344/2007); link: - Decisión Administrativa Nro. 148/1996; link: - Decreto Nro. 35/2001; link: - Decreto Nro. 116/2002; link:

5 - Resolución General Nro. 1415/2003; link: - Decreto Nro. 1344/2007; link: Ley; link: Instructivo - Solicitud para compra de Utiles de Librería y Artículos para Oficina Generales: La tramitación de compras por Caja Chica se ajustará a las normas y condiciones establecidas en el Decreto Nº 2380/94. Toda adquisición realizada a través de este reglamento deberá contar con la autorización previa de la Dirección de Organización y Sistemas Administrativos (Decreto Nº 1450/96). La Dirección de Organización y Sistemas Administrativos deberá intervenir sólo en los casos que se solicite la provisión de todos aquellos elementos contemplados en los Decretos Nros. 586/81, 333/85 y sus modificatorios, indicando si los mismos se ajustan a lo establecido en las mencionadas normas y en caso contrario, efectuará las observaciones que estime necesarias a través de un informe que se adjuntará a este formulario. Los elementos adquiridos deberán ser entregados al responsable de la Caja Chica correspondiente, quien procederá a su distribución y posterior rendición. Particulares: 2.1. Llenado del Formulario Indicar la fecha de emisión del formulario. Consignar el código y nombre de la Dependencia solicitante, indicando un número de teléfono para posibles consultas.

6 Marcar con una (x) el casillero correspondiente. Consignar la cantidad, el detalle y el valor estimado de los elementos, útiles, reparaciones y servicios menores solicitados con indicación del total respectivo. Indicar las observaciones que estime necesarias como así también las razones de urgencia, si las hubiera. Consignar firma y sello del funcionario del Area, a saber: El Director Nacional/General de la Dependencia solicitante. Los Directores y Jefes de Departamento o Coordinadores de Areas, por delegación de los anteriores. Los Jefes de las Secretarías Privadas de las Autoridades Superiores. Para ser cumplimentado por el Responsable de la Caja Chica del Area. Para intervención de la Coordinación Area Suministros. Para la intervención de la Dirección de Organización y Sistemas Administrativos Tramitación del Formulario a) La Dependencia solicitante deberá: Emitir un formulario por cada finalidad de compra (Ver instrucción nº 3). Cumplimentar el mismo por triplicado (Ver instrucciones nros. 1 a 6). Remitir a la Coordinación Area Suministros (1er. subsuelo-oficina 026) los 3 ejemplares solicitando la intervención del triplicado (firma y sello) como constancia de la entrega de la solicitud. Conservar el triplicado del mismo. b) La Coordinación Area Suministros: En caso de contar con existencias del elemento requerido: Dejará constancia de tal circunstancia en el formulario y lo proveerá de conformidad con lo establecido en el Reglamento de Almacenes y Suministros, dando por concluido el trámite de Solicitud de Compra por Caja Chica. En caso de no contar con el elemento requerido: Dejará constancia de tal circunstancia en el formulario, devolviendo el original de la solicitud a la Dependencia requirente, para la prosecución del trámite. c) El Responsable de la Caja Chica:

7 El Responsable de la Caja Chica de la Dependencia requirente, enviará el original de la Solicitud de Compra por Caja Chica a la Dirección de Organización y Sistemas Administrativos, acompañando el modelo y/o el acto dispositivo correspondiente (Decreto, Resolución de designación, etc.). d) La Dirección de Organización y Sistemas Administrativos: La Dirección de Organización y Sistemas Administrativos evaluará el ajuste de lo solicitado a la normativa vigente, y -en caso de corresponder algún ajuste- procederá a consignar los cambios pertinentes en un Informe Adjunto. Cumplido esto, devolverá el Original de la Solicitud a la Dependencia Requirente para la realización de la Compra por Caja Chica y posterior rendición en los términos del Decreto Nº 2380/94. Intranet del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas

8

9 RELACION DE GASTOS DE CAJA CHICA PERIODO DE RENDICION FECHA: / / Del: Al: DATOS DE LOS RESPONSABLES Nombre y apellido del Responsable: Nombre y apellido del Subresponsable: MOVIMIENTO DE FONDOS DE LA CAJA CHICA SALDO EN CAJA Y BANCO RELACIONES PENDIENTES DE COBRO IMPORTE DE LA PRESENTE RENDICIÓN REDUCCION O DEVOLUCIÓN DE LA CAJA CHICA AMPLIACIÓN DE LA CAJA CHICA TOTAL DEL CARGO Importe DETALLE DE LA RENDICIÓN Importe Codigo de Dependencia TOTAL

10 M inisterio de E conom ía y F inanzas P úblicas Solicitud de Automotores Buenos Aires, Dependencia que solicita automotor: Codep: Destino: Motivo: Día/s y hora/s en que se necesista la movilidad: En el día de la fecha se informa al responsable de la caja chica secundaria que el Area de Automotores, dependiente de la Dirección Técnica Operativa de la Dirección General de Administración del Ministerio de Economía y Producción: Dispone No Dispone (*) de un medio automotor para ser afectado a la dependencia solicitante en el día y horario indicado en el presente formulario. Firma y aclaración del solicitante Firma y sello del Responsable de Automotores Fecha: Nota:(*) Esta opción habilita al responsable de la caja chica secundaria a tramitar la reposición de fondos por el gasto del uso de otro medio de transporte, siempre y cuando este formulario esté adjunto al comprobante de gastos y la fecha del comprobante