AMBIENTLIZACIÓN DE EVENTOS (congresos, seminarios )

Transcripción

1 AMBIENTLIZACIÓN DE EVENTOS (congresos, seminarios ) Ecoinstitut Barcelona Bilbao, 12 de diciembre de 2007 Esta obra está sujeta a una Licencia de Creative Commons

2 Compra Pública Verde conjunto de iniciativas que la administración lleva a cabo para mejorar su comportamiento ambiental interno Criterios: Reducción del consumo de recursos Reducción de la generación de residuos Uso de recursos renovables Uso de productos de larga vida, fácilmente reparables Uso de productos fácilmente reciclables y reciclados Eliminación de productos tóxicos o problemáticos Correcta gestión de los residuos

3 Productos y Servicios Prioritarios Características Criterios ambientales claros Importancia económica Experiencia exitosa previa Sencillez Aportación a mejora ambiental Productos y Servicios (2007) Servicio limpieza edificios Vehículos Equipos informáticos Mobiliario urbano y oficinas Papel y productos derivados Servicios de jardinería Eventos

4 Eventos - Características Gran variedad en la tipología de eventos : núm. participantes, duración, características lugar de celebración Se trata de varios servicios (alquiler salas, impresión material difusión, catering, servicios de transporte,...) Tipología de empresas contratadas: contratos llave en mano o contratación parcial de algunos servicios / subcontratas Tipologías según volumen de contratación: concurso, procedimiento negociado, contratos menores

5 Criterios ambientales

6 Objetivos La ambientalización de eventos no consiste sólo en minimizar los impactos ambientales que se puedan producir en el: - Diseño - Desarrollo - Conclusión sino que representan una gran oportunidad para fomentar la cultura de la sostenibilidad tanto de las empresas implicadas como de los mismos participantes. proceso continuo que se ha de ir implantando paso a paso

7 Estrategia Establecer un plan de acción ambiental con objetivos precisos y que enumere las responsabilidades de los actores para cada evento. Ofrecer programas especiales de concienciación para empleados y voluntarios. Difunde las buenas prácticas entre los participantes. Aplicar criterios de compra sostenibles en los contratos con proveedores

8 Elementos donde actuar Recinto y salas para el evento Hoteles para ponentes y participantes Servicio de autobuses Materiales de comunicación/ difusión Servicio de catering Formación del personal

9 El recinto y las salas Selección del recinto del evento El recinto que se seleccione para acoger el evento ha de tener medidas de calidad y ambientales implementadas. Por tanto, se ha de garantizar que el recinto cumple con los siguientes requisitos: * El recinto es fácilmente accesible en transporte público * Alrededor hay hoteles donde pueden hospedarse los ponentes/ participantes (por lo menos uno de los hoteles ha de cumplir con los requisitos fijados en el apartado siguiente)

10 El recinto y las salas * El recinto tiene una política y sistema de gestión ambiental implantadas o ha implementado medidas en los siguientes aspectos : Medidas para el ahorro de energía Medidas para el ahorro de agua Sistema de recogida selectiva de residuos (fracciones y ubicación) Medidas para la minimización del uso de sustancias peligrosas Compra de productos y materiales ambiental y/o socialmente responsables Otras iniciativas ambientales

11 El recinto y las salas * El recinto dispone del equipamiento y apoyo técnico necesarios (escenario, ordenadores, etc.). De este modo se reduce el transporte de equipos * Los equipos son eficientes energéticamente

12 El recinto y las salas Selección de salas * Las zonas de encuentro, pausascafé, comida y exhibición disponen de luz natural * Las salas tienen luz natural y los mecanismos para su control son fácilmente manipulables * Todas las salas y zonas tienen control de la iluminación y climatización independientes, pudiéndose regular en función del uso

13 Elección de los hoteles Elección de los hoteles El/los hotel/es que se seleccionen para acoger el evento han de tener medidas de calidad y ambientales implementadas. Por tanto, se ha de garantizar que estos cumple con los siguientes requisitos: Presentar toda esta información para todos los hoteles que se quieran recomendar. La elección de los mismos se hará ponderando los costes de los mismos con su comportamiento ambiental.

14 Elección de los hoteles * El hotel es fácilmente accesible en transporte público * El hotel esta cerca del recinto del evento * El hotel tiene una política y sistema de gestión ambiental implantadas o ha implementado medidas en los siguientes aspectos:

15 Elección de los hoteles Medidas para el ahorro de energía Medidas para el ahorro de agua Sistema de recogida selectiva de residuos Medidas para la minimización del uso de sustancias peligrosas en la limpieza Compra de productos y materiales ambiental y/o socialmente responsables (como papel reciclado TCF, jabón y shampoo a granel distribuido en contenedores reutilizables, productos de Comercio Justo y ecológicos para las comidas, etc.) Otras iniciativas ambientales, p.e. que los clientes puedan elegir que no se cambien las toallas y sábanas cada día

16 Elección de los hoteles * El hotel informa de su política ambiental a sus clientes y de cómo ellos pueden contribuir a un uso menor de los recursos naturales

17 La empresa de autobuses Elección de la empresa de autobuses Si se contrata el servicio de autobuses para el traslado de ponentes y participantes en actividades paralelas (visitas), desde el aeropuerto o desde localidades vecinas, la empesa dispondrá de una flota de bajas emisiones y de conductores entrenados en conducción ecológica. Por tanto, se valorarán los siguientes requisitos: Presentar toda esta información para todas las empresas que se quieran recomendar. La elección de la misma se hará ponderando los costes de las mismas con su comportamiento ambiental.

18 La empresa de autobuses * % de conductores que han recibido formación de conducción ecológica * Estándar EURO medio de la flota de vehículos * Emisiones de CO2 medias de la flota de vehículos * % de vehículos que pueden circular con biofueles (biodiesel, bioetanol, biogas) * % de vehículos que disponen de sistemas de monitorización de la presión de las ruedas * % de vehículos que disponen de indicador de cambio de marchas

19 La empresa de autobuses * La empresa tiene una política y sistema de gestión ambiental o ha implementado medidas en los siguientes aspectos: Recogida y tratamiento por gestor autorizado de aceites lubricantes, líquidos anticongelantes, etc. * Todos los vehículos destinados para el evento cumplen los siguientes requisitos: Son eficientes energéticamente y dimensionados a sus funciones Los niveles de emisiones son EURO IV Los conductores tienen formación en ecoconducción

20 Mecanismos de difusión Difusión del evento * La difusión principal a través de una Web * Los anuncios e invitaciones se harán vía correo electrónico, no papel (excepto casos excepcionales) * Cualquier documento que se decida imprimir tendrá que hacerse en papel reciclado (mínimo 65% post-consumo) y a doble cara y siempre en formatos estándar (p.e. DINA4 o A3)

21 Mecanismos de difusión Comunicación con ponentes/ participantes * La comunicación con ponentes se mantendrá vía correo electrónico y teléfono * Toda la documentación a disposición en la Web * El registro de participantes se realizará vía Web y fax, se diseñará el formulario para que sea lo más pequeño posible * En la Web y material informativo se incluirá información sobre como llegar al hotel, recinto, aeropuerto, etc. en transporte público y otra información ambiental relevante

22 Mecanismos de difusión * También se informará sobre la posibilidad de compensar las emisiones de CO2 producidas por el viaje durante el encuentro y a través de Internet * Los regalos a ponentes y VIPs se elegirán con criterios ambientales y/o sociales y/o producidos localmente * La comunicación post-evento continuará vía Web y correo electrónico

23 Material de comunicación/ decoración * Se reducirán al mínimo elementos como banners, posters, banderolas, etc. y se utilizarán principalmente las pantallas de las salas del evento para poner nombre, fechas, logotipos en lugar de usar elementos gráficos en el escenario (banners, etc.) * Los elementos de señalización (flechas, cartel de recepción, etc.) serán reutilizables en otros eventos * Las impresiones se harán en papel reciclado (mínimo 65% post-consumo) y TCF (totalmente libre de cloro)

24 Material de comunicación/ decoración * Los diseñadores e impresores tiene una política y sistema de gestión ambiental implantadas o ha implementado medidas en los siguientes aspectos: - gestión correcta de residuos generados - Uso de sustancias menos nocivas o tóxicas - Uso de técnicas y maquinaria con menor consumo de recursos y generación de impactos

25 Mecanismos de difusión Documentación y materiales durante el evento * El dossier con información debe estar hecho de: material reciclado y de bajo impacto (carpeta de papel reciclado mejor que de plástico sea reciclado o no), materiales textiles (como bolsas de algodón ecológico o de comercio justo), otros productos y materiales con valor ambiental y/o social añadido * Los bolígrafos, se puede optar por incorporarlos en los packs o darlos a petición. Estos serán de plástico biodegradable (Mater-bi o similar), o de papel. También podrían ser lápices FSC.

26 Mecanismos de difusión * El contenido del dossier deberá ser lo menor posible pero no debería incluir las presentaciones en papel. Estas se deberán poner a disposición de los participantes en la Web * Las insignias (tarjetitas con el nombre) serán reutilizables y serán impresas en papel reciclado. * Todos los documentos, tarjetas, etc. se imprimirán a doble cara y siempre en papel 100% reciclado y TCF (totalmente libre de cloro) * Las salas estarán dotadas de pizarras con marcadores borrables (sin contenido de substancias tóxicas) en lugar de papel. Si son de papel, este tendrá que ser reciclado.

27 Servicio de catering Contratación del servicio de catering * Asegurarse que los requisitos alimenticios de los participantes quedan recogidos- vegetarianos, alérgicos al gluten, etc. garantizando el respeto de los preceptos de alimentación de culturas y religiones diferentes (puedes usar el formulario de inscripción para hacerlo) * En la medida de lo posible las comidas estarán hechas con productos de temporada. * Se da preferencia al uso de alimentos de cultivo biológico y/o de Comercio Justo

28 Servicio de catering * Minimizar la generación de residuos mediante la provisión de los productos a granel o en contenedores de gran capacidad, no de uso individual. Las bebidas (refrescos, zumos), en la medida de lo posible, irán en botellas de vidrio, si puede ser, retornables. Se tendrá que presentar una lista con los productos a suministrar, capacidad del envase y material del mismo * Obligación del uso de vajilla, cubertería y mantelería (también las servilletas) reutilizables, no desechables * El agua será del grifo * Los productos de papel (servilletas, rollo de cocina..) serán de papel reciclado

29 Servicio de catering * La empresa se comprometerá a realizar la recogida selectiva durante la prestación de su servicio * Planificar la necesidad de comida cuidadosamente para reducir la producción de residuos innecesarios.

30 Servicio de catering * La empresa tiene una política y sistema de gestión ambiental implantadas o ha implementado medidas en los siguientes aspectos: - Gestión selectiva de residuos - Equipos que consumen menos energía y agua - Selección de productos locales, de temporada, orgánicos, no transgénicos * Utilizar contenedores reutilizables para el transporte y entrega de los productos alimenticios

31 Formación * Formación a los encargados de las salas y el recinto para garantizar una correcta y eficiente climatización * Formación del personal de catering sobre la gestión de residuos * Formación de recepcionistas/ auxiliares sobre las medidas ambientales (transporte público, etc.)

32 Ejecución del contrato * Asegurar la recogida de las insignias al final del evento * El servicio de limpieza tendrá que garantizar la recogida selectiva que disponga el recinto o habilitada para el evento * El contratista también deberá recoger, a través de los subcontratistas, la información de indicadores de progreso/ control de las medidas ambientales. * También se tendrá que recoger toda la información sobre problemas en la consecución de los criterios ambientales u otros aspectos relacionados.

33 Eskerrik asko Ecoinstitut Barcelona