Fomentando una Cultura Ética

Transcripción

1 CÓDIGO DE CONDUCTA

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3 Fomentando una Cultura Ética A Todo el Personal de Affinia: Nos Mantenemos sumamente ocupados promoviendo una cultura ética alrededor del mundo, desde la base a la cabeza, todos los días que nos presentamos a trabajar. Personalmente creo que la ética y la integridad son tanto el cimiento de nuestra Compañía así como la estructura para nuestro crecimiento y éxito en el futuro. Por favor, tómese unos minutos para analizar por qué es importante una buena ética y lo que significa para usted una conducta ética. Mientras piensa en eso, confío en que usted verá los esfuerzos para fomentar una sólida cultura de conducta ética aquí en Affinia. Keith Wilson Chief Executive Officer Usted tiene aquí el Código de Conducta de Affinia. Nuestro Código es una herramienta de uso, diseñada para fortalecer nuestra cultura ética global y dotarnos de lineamientos básicos para las situaciones en donde surjan problemas éticos. Aplica a cada miembro de esta Compañía, nuestro personal, directores y funcionarios por igual. En este Código usted no sólo encontrará las reglas que seguimos sino además referencias a las personas con las que puede hablar cuando tenga dudas o preguntas. En cualquier momento en que se enfrente usted a una situación que viole una ley o nuestro Código, deberá contactar a reporte de buena fe. La ética es una actitud y esa actitud es contagiosa. Difunda esa actitud en las plantas locales de Affinia y entre nuestros socios comerciales. David Sturgess Director General de Cumplimiento i

4 Nuestra Misión En Affinia nos ayudamos para hacer siempre lo correcto. Juntos luchamos por alcanzar el más alto estándar ético en nuestras relaciones con nuestros colegas, clientes y accionistas. Al comprometernos con nuestro Código, nos comprometemos con el enfoque a nuestras metas con integridad superando las expectativas de aquellas personas con las que hacemos negocios. Creemos que actuar con objetivos e integridad significa siempre decir la verdad, siempre mantener nuestra palabra y siempre hacer lo correcto. Nuestros Principios Generales Nuestros Valores como una Compañía Impulsada por un Propósito Para poder cumplir con nuestro objetivo colectivo - las razones de la existencia de nuestra Compañía - debemos motivar a nuestro personal, encantar a nuestros clientes e impresionar a nuestros inversionistas. Lo logramos por medio de nuestra unidad de equipo, mejora continua y un sólido rendimiento financiero en todos los lugares donde hacemos negocios. Inspirando a Nuestro Personal Hacer lo correcto significa compartir nuestras metas comunes, motivar una comunicación abierta, actuar con una integridad intachable y reconocer nuestros logros individuales y grupales. Para alcanzar el éxito conjunto todos tenemos la responsabilidad de asegurar que nuestro personal no solo está involucrado sino plenamente comprometido. Encantando a Nuestros Clientes Nuestra meta es no solo exceder las expectativas actuales de nuestros clientes sino crear expectativas constantemente. Vemos mas allá de lo que hoy se necesita, y encontramos las formas de servir mejor a nuestros clientes en el futuro. Siempre estamos activamente en búsqueda de información de los clientes y trabajamos arduamente para comprender las necesidades de nuestros clientes y la evolución de los negocios. Impresionando a Nuestros Inversionistas Cuando hacemos lo correcto, impresionamos a nuestros inversionistas, a nuestra comunidad y a nosotros mismos. La alta calidad de nuestro rendimiento se reflejará en la retroalimentación positiva y en las retribuciones financieras que recibimos. Al cumplir nuestro Código de Conducta aseguramos nuestra reputación y fortalecemos el Ciclo de Éxito de camino hacia el aprendizaje continuo y hacia un negocio sustentable. ii

5 i Fomentando una cultura 16 ENFOQUE EN NUESTROS INVERSIONISTAS ii Nuestros Principios Generales 16 Conflictos de Interés 16 Obsequios y Entretenimiento 02 INTRODUCCION: HACIENDO LO CORRECTO 17 Actividades Externas 02 Nuestro Código y su Objetivo 18 Interés en Otros Negocios 02 Cumpliendo Nuestro Código 18 Hacer Negocios con Parientes y Amigos 03 Cumpliendo la Ley 19 Libros y Registros 03 Reportando Inquietudes 19 Contabilidad Honesta y Veraz 03 Confidencialidad 19 Falsificación de Registros 03 No Represalias 20 Administración de Registros 04 Información de Contacto 20 Investigaciones Gubernamentales 21 Uso de Información y Propiedad de la Compañía 06 ENFOQUE EN NUESTRO PERSONAL 21 Propiedades e Instalaciones 06 Políticas laborales 21 Marcas y Otra Información Confidencial 06 Prácticas Laborales Justas 23 Propiedad Intelectual 06 Cero Tolerancia al Acoso o Discriminación 23 Oportunidades Corporativas 07 Salud y Seguridad en el Sitio de Trabajo 24 Uso de Computadoras, Correos Electrónicos e Internet 07 Drogas, Alcohol y Tabaco 08 Expectativas Adicionales para los Supervisores 26 ENFOQUE EN NUESTRO MERCADO 08 Participación Política 26 Leyes Anti-Monopolio y de Competencia 26 Interacciones con Competidores 10 ENFOQUE EN NUESTROS CLIENTES 27 Interacciones con Clientes 10 Calidad de Productos 27 Leyes de Valores e Información Privilegiada 11 Trato Justo 29 Importaciones y Exportaciones 12 Información de los Clientes y de Terceros 29 Anti-corrupción 12 Clientes Gubernamentales 29 Soborno y Comisiones Ilegales 13 Protección Ambiental 31 Pagos de Tramitación 31 Boicots 31 Relación con Funcionarios Públicos 32 Trato Justo de Proveedores 34 Información de Contacto para el Reporte de Inquietudes iii

6 1 Los reportes se pueden presentar en forma anónima en línea o por teléfono. Referirse a

7 Nuestro Código y su Objetivo Al trabajar para Affinia Group Holdings Inc. y sus empresas filiales ( Affinia ), se espera que cada uno de nosotros realice su trabajo con integridad, honestidad y propósito. En Affinia, alcanzamos el éxito trabajando con inteligencia, entregando productos y servicios de calidad y haciendo negocios en forma ética. Igualmente importante es el conocimiento de la importancia que nuestros esfuerzos son más gratificantes si son equilibrados con una actitud positiva, un entorno respetuoso y una constante motivación irrenunciable entre cada uno Si alguna vez no está seguro si una acción o decisión es ética o aceptable bajo nuestro Código, pregúntese: Estoy apegado al espíritu y significado de todas las leyes aplicables, nuestro Código y políticas de la Compañía? Querría que mis acciones fueran reportadas en las noticias? Estarían orgullosos de mis acciones mi familia, amigos y vecinos? Sufriría Affinia consecuencias potencialmente negativas debido a mis acciones? Introducción: Haciendo lo Correcto de nosotros. Estos principios están contenidos en nuestro Código de Conducta (nuestro Código ) y en nuestra políticas, mismas que deben cumplirse en todo momento, donde sea que hagamos negocios. Nuestro Código es una guía para hacer decisiones de negocios correctas en situaciones complejas. Nos proporciona información, apoyo y recursos para ayudarnos a actuar de forma ética y cumplir las leyes que regulan nuestro negocio. Nuestras decisiones de negocios individuales afectan nuestro desempeño y nos ayudan a mantener la confianza que hemos desarrollado con nuestros inversionistas. Por ello, tenemos la permanente responsabilidad de comprender y vivir bajo nuestro Código, buscar la guía cuando sea apropiado y reportar violaciones cuando ocurran. Mis acciones son consistentes con los valores generales de nuestro Código y con el libro de valores Compañía Impulsada por un Propósito? Cumpliendo Nuestro Código Nuestra Compañía se esfuerza por hacer negocios con personas con carácter correcto y reputación de cumplir con todas las leyes y obligaciones éticas. Por ello, nuestro Código y altos estándares de conducta ética aplican a todos los que hacen negocios con o en representación de Affinia, incluyendo a nuestro personal, funcionarios, directores, proveedores, agentes, consultores, asociados, clientes y concesionarios. Cada uno de nosotros representa a nuestra Compañía donde quiera que operemos y en todo aspecto de nuestra conducta comercial y debemos reflejar el estándar ético de nuestra Compañía a través de nuestra conducta en los negocios. 2

8 Cumpliendo con la Ley Nuestro Código es importante para nuestro negocio, sin importar donde trabajemos. Debemos conocer y cumplir las leyes y reglamentos que regulan el trabajo que hacemos y los países donde hacemos negocios. Las leyes y reglamentos a nivel mundial son complejas, cambiantes y, comúnmente, distintas en cada país. Debemos familiarizarnos con las políticas, procedimientos y leyes que aplican a nuestra ubicación en particular así como a las funciones laborales. Si usted tiene dudas acerca de si una acción es legal y apropiada, o está inseguro de lo que sea correcto, pida ayuda a su supervisor o al Departamento Legal de Affinia. Reportando Inquietudes Un documento difícilmente puede responder a todas las preguntas a las que usted enfrentará. Más bien, el Código sirve como una guía para una conducta ética y legal. Está diseñada para mostrarnos como tomar decisiones éticas y legales en nuestro trabajo cotidiano. Sin embargo, a veces, el curso correcto de la acción no es fácil de conocer. Si no está usted seguro de qué hacer, no adivine ni actúe. Si tiene dudas, busque asesoría antes de actuar. Si una situación que podría involucrar una violación de nuestro Código o cualquier ley aplicable es de su conocimiento, usted tiene un deber de reportarla inmediatamente. Ello ayudará a nuestra Compañía a prevenir cualquier mala conducta legal o ética antes de que se convierta en un problema, o evitar que una situación empeore. Reportar también ayuda a nuestra Compañía a evitar malas conductas en el futuro. Confidencialidad Como parte del compromiso de nuestra Compañía con una conducta ética y legal, cada uno de nosotros deberá reportar de manera oportuna cualquier violación, conocida o que se sospeche, de la ley o nuestro Código por el personal o agente de Affinia. Nuestra Compañía tratará la información reportada en forma confidencial, en la medida que lo permitan las leyes locales, y siempre cumpliremos con el compromiso a nuestra política de no represalias. Cuando usted realiza un reporte, puede esperar lo siguiente: Su reporte será tratado en forma oportuna y discreta Se verificará la veracidad del reporte y que sea completo. Se le podrá solicitar que proporcione mayor información. Podrá recibir información de seguimiento acerca del manejo de su reporte. Nuestra Compañía investigará todos los reportes oportunamente en forma justa y completa, y tomará las medidas apropiadas. Todos los reportes de violaciones se investigarán bajo la supervisión del Director de Cumplimiento. Se espera que todos colaboremos plenamente con cualquier investigación interna. No Represalias Usted puede reportar cualquier sospecha de violación de una nuestro Código, políticas de la Compañía o la ley sin temor a una represalia en forma directa o en forma indirecta o a cualquier impacto negativo a su empleo. Affinia estrictamente prohíbe actos de represalia en contra de cualquier persona que reporte de buena fe una posible violación o participación en una investigación que involucre una posible mala conducta. 3

9 Actuar de buena fe significa que usted presenta toda la información que tenga y que usted presuma que está efectuando un reporte leal y completo. Aquellas personas que tomen acciones en contra de una persona que de buena fe efectúa un reporte o que participa en una investigación, serán sujetas a acciones disciplinarias que puede llegar hasta el despido. Cualquier persona que efectúe de mala fe un reporte también podrá estar sujeta a acciones disciplinarias. Información de Contacto Usted puede hacer preguntas o manifestar su preocupación de varias formas: Su Supervisor Su Representante de Recursos Humanos Contacte a su Director General de Cumplimiento Escribir una carta al Comité de Auditoría del Consejo de Administración de Affinia Llamar al número telefónico de EthicsPoint Ingresar al sitio web de EthicsPoint en El número telefónico de EthicsPoint cuenta con personal de una Compañía externa y está disponible 24 hrs al día, 7 días a la semana. Recuerde que si usted hace un reporte en esta línea telefónica su identidad se mantendrá en confidencialidad, si lo permite la ley local, y la información será reenviada a Affinia para una investigación posterior. Sin embargo, por favor comprenda usted que pudiese ser más difícil para nuestra Compañía conducir una investigación completa de los reportes anónimos. Por ello se le motiva a conocer su identidad al hacer el reporte. En la cubierta interna de este Código encontrará una lista más detallada de información de contacto de estos recursos. Affinia will protect anyone who makes a good faith report. 4

10 5 Los reportes se pueden presentar en forma anónima en línea o por teléfono. Referirse a

11 Políticas Laborales Affinia está comprometida en la promoción de un entorno laboral a base de equipo en el que tratamos a todo nuestro personal con dignidad y respeto. Esperamos que todas las relaciones en nuestro sitio de trabajo sean profesionales, libres de influencias ilegales y que cumplan plenamente con nuestra política de no represalias. Si usted tiene cualquier pregunta acerca de las leyes o políticas que regulan los asuntos de relaciones laborales y empleados que no trata este Código, consulte el Manual de Empleados de sus instalaciones, o pregunte servicios involuntarios. Respetamos plenamente las leyes aplicables que fijen una edad mínima laboral a efecto de apoyar la abolición efectiva de la mano de obra infantil a nivel mundial. Además, nunca asignaremos tareas peligrosas a empleados menores a 18 años. Cero Tolerancia al Acoso o Discriminación En apoyo a una fuerza laboral divergente, debemos hacer nuestra parte para asegurar que la Compañía atraiga, desarrolle y retenga a personal altamente calificado. Ello significa tratar a cada uno profesionalmente y apoyarlo Enfoque en Nuestro Personal al Departamento de Recursos Humanos o al Departamento Legal de Affinia para mayores detalles. Prácticas Laborales Justas Estamos firmemente comprometidos a respetar y proteger los derechos humanos básicos en todos los lugares en que operamos. En apoyo a este compromiso cumplimos las leyes aplicables relacionadas con horario laboral y salarios. En situaciones en donde interactuamos con sindicatos laborales nuestro compromiso con las prácticas laborales Justas incluyen nunca pagar o recibir algo de valor de una organización laboral. en sus esfuerzos y logros. Nuestra Compañía asegura que cada uno reciba una oportunidad equitativa para el éxito- con base en méritos- dentro de Affinia. Nunca tomamos decisiones relacionadas con el empleo basadas en raza, color, religión, origen de nacionalidad, preferencia sexual, genero, estado civil, edad, incapacidad física o mental, estado de veterano o cualquier otro estado legalmente protegido. Affinia no tolera el acoso o amenazas contra otra persona. Aunque la definición de acoso puede variar, en Affinia se refiere a la conducta que tiene por objeto o efecto crear un entorno laboral ofensivo, hostil o intimidatorio para otra persona. No utilizamos mano de obra infantil o forzada en ninguna de nuestras operaciones o instalaciones a nivel mundial. Específicamente, no permitimos la explotación infantil, abuso verbal físico o emocional; o Affinia protegerá a cualquier persona que presente un reporte de buena fe. 6

12 P R James ha trabajado en la planta de Affinia durante cinco años. Ha tenido a la misma supervisora hace un tiempo, y se ha dado cuenta de que su supervisora promueve siempre la gente que es de su misma raza. James no se siente cómodo con esto, pero piensa que no tiene derecho a decir nada. Qué debería hacer? James debería hablar sobre esto con otro supervisor, un representante de Recursos Humanos, el Director General de Cumplimiento de asuntos Legales de Affinia. James también puede usar EthicsPoint, el sistema de denuncia anónima de la Compañía, para reportar sus inquietudes. Affinia no tolera la discriminación basada en características como raza, religión o género, y siempre debemos hablar cada vez que veamos una violación de los principios de nuestra Compañía. Una conducta de acoso puede ser de naturaleza sexual o no y puede incluir entre otras cosas: Contacto físico no deseado, incluyendo el contacto físico, abrazos o masajes Comentarios verbales, como calumnias, comentarios ofensivos o bromas Despliegues visuales, tales como fotografías ofensivas, videos y dibujos Agresiones, contacto físico no deseado, bullying o intimidación. Independientemente de si el acoso o la discriminación son cometidas por un compañero de trabajo, un supervisor o incluso un tercero ajeno, nunca será tolerado en Affinia. 7 Los reportes se pueden presentar en forma anónima en línea o por teléfono. Referirse a Salud y Seguridad en el Sitio de Trabajo Todos tenemos derecho a trabajar en un entorno seguro y saludable. Affinia se esfuerza por un lugar de trabajo con cero tolerancia y libre de incidentes. Se confía y se espera que todos los empleados promuevan un comportamiento seguro y un ambiente de trabajo seguro. Con el fin de evitar accidentes, nos mantenemos atentos a lo que nos rodea en todo momento. Reportamos cualquier accidente laboral, enfermedad, condiciones cercanas a la inseguridad o inseguras, no importa que tan insignificantes sean. Para ayudar a nuestra Compañía a mantener un ambiente de trabajo seguro, debemos seguir todas las políticas de seguridad adoptadas en las instalaciones de Affinia, así como las leyes y reglamentos conexos. Nuestra Compañía siempre proporcionará los recursos necesarios y la capacitación para apoyar a nuestras políticas de seguridad en cada una de nuestras instalaciones. Las preguntas sobre la salud y posibles riesgos de seguridad deben dirigirse inmediatamente a su gerente de ambiente, salud y seguridad o al gerente de las instalaciones. Drogas, Alcohol y Tabaco Nunca debemos acudir a trabajar bajo la influencia de drogas, alcohol o cualquier otra sustancia que pueda poner en peligro nuestra capacidad para trabajar de forma segura. Nuestra Compañía prohíbe la posesión, uso, venta, compra o distribución de drogas ilegales o sustancias de prescripción médica por cualquier persona de Affinia o contratista en las instalaciones de la Compañía, durante las jornadas laborales o cuando se hacen negocios de la Compañía. Tenga en cuenta que inclusive los medicamentos adecuadamente recetados puede suponer un problema si alteran su capacidad para trabajar de forma segura. No obstante el hecho que Affinia pudiera permitir el uso limitado de alcohol en conjunción con eventos aprobados de la Compañía, siempre se debe usar el buen juicio y la moderación en estas situaciones.

13 Además, nuestra Compañía mantiene un ambiente libre de tabaco en nuestras Oficinas Corporativas y también prohíbe o restringe el uso de productos de tabaco en otras instalaciones de Affinia. Debemos cumplir estas políticas en todo momento mientras estemos trabajando o visitando cualquier instalación de la Compañía. Expectativas Adicionales para los Supervisores Se anticipa que los Supervisores deben inspirar en otros una rendición de cuentas personal. Si usted es un supervisor, deberá: Asegurar que su personal entienda sus responsabilidades establecidas en nuestro Código. Crear un ambiente de puertas abiertas en donde usted dirija sus reportes y otro personal de Affinia se sienta cómodo haciendo preguntas o reportes. Motivar a su personal a expresar sus opiniones e inquietudes acerca de las políticas y prácticas internas. Actuar como modelo a seguir para inspirar en otros una conducta ética y de cumplimiento. Tomar en cuenta esfuerzos de cumplimiento al evaluar el rendimiento de sus subordinados. Monitorear a su personal para asegurar el cumplimiento de nuestro Código, las políticas y procedimientos de la Compañía y la ley. Corporativo de Recursos Humanos o al Departamento Legal de Affinia. Participación Política Affinia apoya totalmente nuestra participación en el proceso político. Todos somos libres de tener nuestras propias creencias sobre el sistema político y hacer contribuciones políticas dentro de los límites legales. Sin embargo, no podemos participar en actividades políticas durante las horas de trabajo, con equipo o recursos de Affinia (incluidos los fondos, papelería, suministros, equipo de cómputo o sistemas de telefonía y oficinas) o en las instalaciones de Affinia. Las contribuciones políticas no deben hacerse con la expectativa de una retribución favorable. Las contribuciones políticas están sujetas a complejas normas y reglamentos. Por lo tanto, usted también necesita asegurarse de que su participación no aparente ser ni siquiera un endoso de, o relacionada con Affinia inclusive remotamente. Si usted tiene alguna duda acerca de si sus acciones podrían afectar a nuestra Compañía, o ser interpretadas como una violación de nuestro Código, por favor hable con el Departamento Legal de Affinia para su aprobación, orientación. Como supervisor, usted también debe asegurarse de que el personal de Affinia que expresa su opinión o reporta una preocupación está protegido en contra de cualquier forma de represalia, directa o indirecta, por así hacerlo. Comunicar claramente la política de Affinia de no represalia a sus reportes. Tomar las medidas apropiadas si usted es testigo de un acto de represalia o sospecha que se haya producido Affinia protegerá a cualquier persona que presente un reporte de buena fe. 8

14 9 Los reportes se pueden presentar en forma anónima en línea o por teléfono. Referirse a

15 Calidad de Productos una calidad constante, independientemente de dónde se fabrique el producto, el Sistema de Aseguramiento de Calidad de Affinia alienta solamente las mejores prácticas de fabricación y calidad, tratando de superar todos los requisitos reglamentarios y de seguridad, a la vez de mantener nuestro compromiso con la sustentabilidad y responsabilidad corporativa. Todas las instalaciones de Affinia son evaluadas anualmente para asegurar la adhesión a nuestros estrictos seguridad de nuestros empleados y clientes. Nuestro equipo lleva a cabo auditorías regulares de producción y ensayos para validar continuamente la producción de calidad en nuestras plantas. Por supuesto, también cumplimos todas las especificaciones contractuales. Enfoque en Nuestros Clientes estándares de calidad, al tiempo que promueve las mejores prácticas a lo largo de Affinia. Además de asumir nuestra responsabilidad, también la exigimos a nuestros proveedores para asegurar la calidad de los productos y servicios que nos proporcionan. Para proporcionar un valor excepcional e incomparable a nuestros clientes y socios de negocios, nos esforzamos por proporcionar productos y servicios de calidad superior que cumplan o excedan las mantener el prestigio de nuestra Compañía en cuanto a seguridad y desempeño incomparables, cumplimos todas las normas de control de calidad relacionadas con nuestros productos. Esto incluye las normas y reglamentos aplicables, certificaciones de calidad reconocidas internacionalmente, así como los procedimientos de control internos destinados a garantizar la integridad de nuestros productos y la P R Magdalena, quien trabaja en el departamento de ventas de Affinia, está tratando de cumplir con su meta para este trimestre para recibir un reconocimiento por su alto desempeño. Ella está tratando de cerrar un trato con un cliente nuevo, pero las negociaciones se han estancado. Con el fin de evitar que el cliente se pierda, Magdalena sugiere que el trabajo podría efectuarse en un periodo de tiempo increíblemente corto. Ella piensa que aunque el pedido no se pueda cumplir en este tiempo, el cliente no se molestará, porque su contacto nunca mencionó la necesidad de cumplir con este pedido porque no lo había requerido tan rápido antes. Está haciendo lo correcto? No. Magdalena siempre debe ser honesta y sincera en las negociaciones con nuestros clientes. Establecer los términos del contrato que nuestra Compañía puede cumplir ayudará a dar una buena impresión con nuestros socios de negocios y crear más oportunidades para Affinia en el futuro. Por esta razón, no debemos poner nuestro deseo de cumplir con una cuota de ventas o recibir un bono por encima de los intereses de nuestra Compañía. Si usted tiene alguna pregunta acerca de si una práctica de venta es justa o ética, por favor póngase en contacto con el Departamento Legal de Affinia. Affinia protegerá a cualquier persona que presente un reporte de buena fe. 10

16 Trato Justo Estamos comprometidos con el trato justo con los clientes, distribuidores, proveedores y competidores en todo momento. Esto significa que nunca tergiversamos la calidad, características o disponibilidad de nuestros productos. Nuestra Compañía proporciona únicamente información honesta y veraz, y no se involucrará en ninguna conducta ilegal o poco ética al tratar de obtener o realizar negocios. No menospreciamos ni hacemos declaraciones falsas sobre los productos o servicios de nuestros competidores. En lugar de ello, hacemos hincapié en las ventajas que ofrece Affinia y sólo hacemos comparaciones precisas y justas entre nuestra oferta y la de nuestros competidores. Nos concentramos en anticipar y satisfacer las necesidades de nuestros clientes, y no vamos a tratar de limitar las oportunidades competitivas de nuestros rivales de manera engañosa o fraudulenta. Aunque es importante saber lo que nuestros competidores están haciendo con el fin de seguir siendo competitivos, siempre debemos conducirnos de una manera ética y legal. Cuando trate con información de la competencia, recuerde las siguientes directrices: Obtenga información de carácter competitivo solamente de fuentes de dominio público u otra procedencia lícita. Informe a los agentes, consultores y otros socios de negocios que deben acatar las directrices de Affinia cuando actúen en nombre de nuestra Compañía. Devuelva o destruya la información confidencial o patentada de otra empresa si la recibe involuntariamente. 11 Los reportes se pueden presentar en forma anónima en línea o por teléfono. Referirse a

17 Nunca mienta ni engañe cuando reúna información. Nunca contrate a personal con la intención de obtener ilegalmente información confidencial. Información de los Clientes y de Terceros En el proceso de hacer negocios, en ocasiones es probable que necesitemos manejar información confidencial de nuestros clientes, proveedores o socios comerciales. Es importante que salvaguardemos toda la información confidencial que se nos confíe a través de las relaciones comerciales con terceros con la misma diligencia y cuidado que usaría usted con la información confidencial de nuestra Compañía. La información confidencial de nuestros clientes, proveedores y otros socios comerciales puede comprender: Registros o datos comerciales Información personal y financiera Números de identificación personal Registros bancarios Si usted tiene acceso ó entra en contacto de cualquier otra forma con este tipo de información, debe asegurarse de que se maneje adecuadamente. Si no está seguro de qué hacer con cierta información, o si tiene preguntas, por favor hable con su supervisor o el Departamento Legal de Affinia. También tenemos el deber de respetar la propiedad intelectual de terceros, al igual que protegemos la nuestra. Esto incluye obtener el permiso para utilizar las marcas registradas, marcas de servicio y derechos de autor de terceros. Affinia respeta las marcas de los demás, de manera que cuando damos un nombre a nuevos productos y servicios, debemos asegurarnos que el nombre no está en uso por otra persona. Debemos involucrar al Departamento Legal de Affinia cuando desarrollamos nombres de nuevos productos y antes de utilizar los nombres de nuevos productos en los documentos oficiales. Del mismo modo, nunca copie, use o extracte ningún material con derechos de autor a menos que esté seguro de que tiene permiso para hacerlo. Recuerde, sólo porque el material está disponible a través de Internet, no significa automáticamente que usted tiene permiso para usarlo. Clientes Gubernamentales Affinia tiene valiosas relaciones con las agencias gubernamentales que son parte integral de nuestro éxito. Cuando el gobierno o una entidad gubernamental es nuestro cliente, se aplican leyes y normas especiales que son considerablemente más estrictas que las que rigen nuestro trabajo con clientes comerciales. Estas normas son extensas y complejas, y las consecuencias de su incumplimiento son delicadas tanto para nuestra Compañía como para los individuos involucrados. Las sanciones pueden incluir multas y pena de prisión, así como la inhabilitación para recibir futuros contratos gubernamentales. Esta sección no ofrece toda la información y orientación necesaria para asegurar que estamos cumpliendo con la ley. Si usted trabaja con contratos o subcontratos que involucran a entidades gubernamentales o estatales, debe familiarizarse con los aspectos adicionales de las leyes y reglamentos de contratación que aplican a su trabajo. Si su trabajo consiste en la comercialización, venta, contratación o desarrollo de proyectos con cualquier agencia del gobierno o paraestatales, asegúrese de que entienda y cumpla todas las políticas, leyes y reglamentos que aplican a su trabajo, incluidas las disposiciones de las leyes y reglamentos federales y locales relacionadas con adquisiciones, arrendamientos y servicios. Affinia protegerá a cualquier persona que presente un reporte de buena fe. 12

18 Si tiene preguntas consulte inmediatamente al Departamento Legal de Affinia o cualquiera de los recursos enumerados en la sección Reporte de Inquietudes de nuestro Código. Protección Ambiental Affinia está comprometida a proteger el medio ambiente y a la aplicación accionistas y mejora nuestro negocio. Para tal efecto, hacemos todo lo posible por ser ambientalmente responsables en cada etapa del diseño, fabricación y distribución de nuestros productos. Nos esforzamos por evaluar y mejorar continuamente nuestros procesos, es decir, reduciendo al mínimo la generación de residuos y los impactos ambientales de nuestras operaciones. Motivamos a nuestros socios comerciales a que hagan lo mismo. P R Gabriel ha sido recientemente promovido en una instalación de Affinia. Durante la primera semana en su nuevo puesto, los trabajadores que ahora supervisa insinúan que su antecesor no siempre cumplió algunos de los requisitos ambientales de las emisiones atmosféricas. Gabriel piensa que lo hecho, hecho está, y le dice a sus trabajadores que ahora van a cumplir los requisitos todo el tiempo. Hay algo más que debería haber hecho? Si bien Gabriel hizo lo correcto al recordar a sus trabajadores de cumplir siempre con las regulaciones ambientales, también debería haber informado al Director de Seguridad y Salud Ambiental y al Departamento Legal de su unidad de negocio que su antecesor no cumplía la ley para que nuestra Compañía esté plenamente informada y pueda tomar las medidas apropiadas. Recuerde, hacer caso omiso de cualquier acto ilegal o poco ético nunca es correcto. Nuestros objetivos no sólo tienen por propósito el cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas, sino dirigir nuestra industria en un comportamiento responsable. Medimos el éxito ambiental, de salud y seguridad a través de medios internos y externos (auditorías de ejemplares. Cada uno de nosotros tiene la responsabilidad de informar inmediatamente a su supervisor, gerente de las instalaciones, gerente de ambiente, salud y seguridad o al Departamento Legal, cualquier práctica que sea perjudicial para el medio ambiente, sea insegura o que incumple nuestras políticas de la Compañía, las leyes aplicables o cualquier otra norma o reglamento. 13 Los reportes se pueden presentar en forma anónima en línea o por teléfono. Referirse a

19 Affinia protegerá a cualquier persona que presente un reporte de buena fe. 14

20 15 Los reportes se pueden presentar en forma anónima en línea o por teléfono. Referirse a

21 Conflictos de Interés Cada uno de nosotros tiene en todo momento la responsabilidad de actuar en el mejor interés de Affinia. De vez en cuando, puede surgir un conflicto de intereses y lealtades que son o parecen ser incompatibles con los intereses de nuestra Compañía. Affinia requiere la integridad absoluta de todos nosotros y, por lo tanto, todos los conflictos deben ser estrictamente evitados. Dicho esto, si usted cree que está, o podría estar, involucrado en una situación de conflicto de interés, debe informarlo inmediatamente a su supervisor. Recuerde que la divulgación por si misma no es suficiente como siempre, se espera que usted haga lo correcto y actúe con transparencia e integridad hasta que la situación esté debidamente documentada y resuelta. A continuación se describen ciertas situaciones de conflicto de interés. Tenga en cuenta que estas reglas aplican no sólo a usted, como empleado de Affinia, sino también a su cónyuge, concubina o cualquier otro miembro de su familia inmediata. Enfoque en Nuestros Inversionistas P R Xiu-ying trabaja en el Departamento de Compras de Affinia. Escucha a su supervisor decirle a sus amigos que su nuevo Rolex grabado es un regalo de su esposa. Sin embargo, Xiu-ying sabe que el reloj de su supervisor es en realidad un regalo de un proveedor. Ella está casi segura que esto viola la política de Affinia sobre recibir regalos, ya que el reloj es muy costoso, pero ella no quiere meter a su jefe en problemas. Qué debe hacer? Xiu-ying está en lo correcto. Este es un regalo inadecuado. Su supervisor probablemente lo sabe también, ya que mintió acerca de quién le dio el regalo. Recibir regalos costosos nos puede hacer parciales o afectar nuestro buen sentido comercial, o puede dar esa apariencia. Xiu-ying debe informar inmediatamente sus inquietudes. OBSEQUIOS Y ENTRETENIMIENTO Los regalos y entretenimiento de negocios se intercambian con frecuencia para desarrollar y fomentar sólidas relaciones de trabajo con nuestros clientes, proveedores y otros socios comerciales. Con el fin de evitar incluso la apariencia de un conflicto de intereses, el buen sentido y la moderación deben siempre servir como directrices de estas situaciones. Tenga en cuenta que dar o recibir un regalo o entretenimiento no es una actividad apropiada si se crea en el sentido de una obligación, nos coloca en una situación en la que podríamos parecer parciales, o si se hace con la intención de influir en una decisión de negocios. Affinia protegerá a cualquier persona que presente un reporte de buena fe. 16

22 Regalos son por lo general bienes y servicios, pero pueden ser cualquier objeto de valor. Por ejemplo, cuando la persona que ofrece una comida o entretenimiento, no asiste al evento, se considera un regalo. Podemos dar o recibir un regalo solamente cuando cumpla con todos los siguientes criterios: Razonable en valor y no exagerado (un valor razonable es menor a $ 50 Dólares) Poco frecuente No solicitado No es dinero en efectivo o equivalente a efectivo No restringido o prohibido bajo los términos de cualquier contrato aplicable Entretenimiento incluye eventos en los que tanto la persona que ofrece como la persona que acepta asisten, como son las comidas o eventos deportivos. Podemos dar o aceptar el entretenimiento solamente cuando se cumplen todos los siguientes lineamientos: Poco frecuente No solicitado Razonable en valor y no exagerado En un entorno empresarial adecuado Si se nos ofrece un regalo o entretenimiento que no se ajuste a estos lineamientos, antes de aceptarlo debemos obtener aprobación por escrito del Departamento Legal de Affinia. En algunos casos, el regalo puede ser retenido por Affinia. Antes de ofrecer cualquier forma de entretenimiento, deberá obtener la previa autorización de su supervisor. También requiere de aprobación previa y por escrito antes de aceptar un regalo o entretenimiento que consista en el pago de los gastos de viaje o alojamiento. Tenga en cuenta que ciertas normas regulan la entrega de regalos y entretenimiento a los funcionarios de gobierno y empleados de empresas paraestatales. Si está trabajando con funcionarios gubernamentales o empleados de empresas paraestatales, para mayores detalles por favor consulte la sección de Anti - corrupción de nuestro Código. ACTIVIDADES EXTERNAS En algunos casos, podemos estar involucrados en trabajos o actividades externas que no están relacionadas con nuestro desempeño en Affinia. Ciertas actividades están permitidas en situaciones excepcionales, que no afectarán su capacidad para cumplir sus deberes con nuestra Compañía de forma adecuada y objetiva. Sin embargo, las actividades externas que comprometan los objetivos comerciales de Affinia, o su capacidad para llevar a cabo funciones laborales, nunca están permitidas. Evite las actividades que: Afecten negativamente la calidad de su trabajo Compitan con cualquier actividad de la Compañía Promuevan las actividades personales durante la jornada laboral o a través de su puesto en la Compañía Impulsen a usted a aprovechar cualquier oportunidad corporativa previo a que nuestra Compañía haya tenido la oportunidad de evaluar la situación Impliquen el patrocinio o apoyo de Affinia sin la debida autorización por la Compañía Afecten negativamente el prestigio de nuestra Compañía Involucren desempeñarse como director, funcionario o consultor de cualquier organización que suministre a, compre de o compita con Affinia 17 Los reportes se pueden presentar en forma anónima en línea o por teléfono. Referirse a

23 Por supuesto que nunca podemos usar el tiempo, instalaciones, recursos, suministros u otros bienes de la Compañía para beneficio de cualquier trabajo o actividad externa. Usted debe recibir el previo permiso por escrito de su supervisor antes de tomar cualquier trabajo o actividades externas que podrían afectar su desempeño laboral en Affinia. Si usted tiene alguna pregunta, por favor hable con su supervisor o al Departamento Legal de Affinia. INTERÉS EN OTROS NEGOCIOS Cada uno de nosotros es responsable de mantenerse imparcial y perseguir en todo momento los intereses de Affinia. Esto significa que, a menos que previamente lo apruebe su supervisor, no podrá tener un interés financiero directo o indirecto en otra empresa si usted o alguien a quien usted supervisa interactúa con ese negocio en el curso de su trabajo. Un interés financiero significa que la inversión es del uno por ciento o más de cualquier clase de valor de renta variable negociado públicamente, pero se excluyen las inversiones en fondos mutuos u otros intereses financieros intangibles. HACER NEGOCIOS CON PARIENTES Y AMIGOS También puede surgir un conflicto de intereses si usted, un pariente o un amigo tienen un interés personal o financiero en una empresa que es proveedor, posible proveedor, cliente, posible cliente o competidor de Affinia. Si usted se encuentra en dicha situación, no debe usar su puesto para influir en forma alguna en el proceso de licitación o negociación. Si usted tiene un conflicto y está directamente involucrado en la elección de proveedores, notifique a su supervisor inmediatamente y retírese del proceso de toma de decisiones. Si usted tiene un pariente o amigo cercano que trabaje para un competidor o un cliente también lo tiene que notificar a su supervisor. También es importante evitar la supervisión directa o indirecta de parientes y amigos. Cuando exista una relación personal o familiar entre el personal de Affinia especialmente si es una relación de subordinación- puede parecer que el subordinado aparentemente reciba un trato preferencial o favorito. Por esta razón, usted nunca debe estar colocado en un puesto en el que tenga una autoridad de decisiones directas sobre un pariente, o viceversa. Nuestra Compañía también desalienta las relaciones laborales indirectas entre parientes. Recuerde que lo importante es evitar incluso la apariencia de parcialidad. Si surge una situación así, debe revelar de inmediato los hechos a su supervisor. P R John, un nuevo Gerente de Planta, quiere contar con la ayuda de una empresa de marketing para promocionar un nuevo producto localmente. Está considerando a varias compañías diferentes, entre las cuales se encuentra una que pertenece a su hija, María. Después de haber recibido varias ofertas, la que presentó la empresa de María resultó ser la más conveniente para la tarea, con varias ideas nuevas para ingresar en el mercado local. Dado que John realmente piensa que la empresa de María sería la mejor entre todas las ofertas recibidas, puede contratarla? No. Debido a que se trata de la empresa de su hija, John debería apartarse del proceso de selección y dar a conocer inmediatamente este conflicto de intereses. Aún cuando las facturas llegaran a través de terceros proveedores a fin de evitar llamar la atención, se le considera un conflicto de intereses de todos modos y debería ser informado. Si usted tiene alguna duda acerca de si una relación comercial con una Parte Vinculada es justa o ética, por favor contacte al Departamento de Asuntos Legales de Affinia. Affinia protegerá a cualquier persona que presente un reporte de buena fe. 18

24 Libros y Registros CONTABILIDAD HONESTA Y VERAZ Affinia mantiene los más altos estándares de honestidad y transparencia. Esto significa entender y seguir los controles contables internos apropiados, políticas contables y leyes aplicables con el fin de garantizar la protección de nuestros activos y la veracidad de nuestros informes financieros. La información que presentamos como parte de nuestros deberes laborales diarios, incluyendo nuestros registros de tiempos y los informes de gastos, tienen un impacto crítico en muchos aspectos de nuestro negocio. P R Christopher y Lisa trabajan en el departamento de finanzas de Affinia, donde Cristopher ha notado las discrepancias de los registros que Lisa es responsable de mantener. El vigila su trabajo durante la siguiente semana, y está seguro que ella está tomando una pequeña cantidad de dinero de cada transacción. Qué debe hacer? Christopher debería comunicar de inmediato sus sospechas e informar al Departamento de Asuntos Legales de Affinia a su supervisor o al Director General de Cumplimiento.Al igual que cualquier otro activo, los fondos son propiedad de la Compañía, y por robar a la Compañía, Lisa está cometiendo un fraude. Debido a que Affinia es responsable de realizar informes legales precisos y honestos, las acciones de Lisa podrían resultar en severas sanciones para ella y para la Compañía. Por favor tome en cuenta los siguientes lineamientos cuando maneje información contable o financiera: Toda la información financiera debe ser registrada de acuerdo con nuestro Manual de Políticas Contables. Los informes internos y externos que sean públicos deben ser siempre completos, justos, precisos, oportunos y comprensibles. Políticas Contables deben ser reportados al Comité de Auditoría del Consejo de Administración para su aprobación. Nunca interferir ni tratar de influir indebidamente en la auditoría de los registros financieros. Si usted tiene conocimiento de cualquier transacción o procedimiento indebido, debe informar inmediatamente el asunto. Tenga en cuenta que también puede presentar un reporte confidencial anónimo al Comité de Auditoría del Consejo de Administración, según mas adelante lo indica la sección Reporte de Inquietudes de nuestro Código. Recuerde que nuestra Compañía no tomará represalias en contra de usted por reportar de buena fe dudas de contabilidad, auditoría o asuntos contables de control interno. La violación a nuestras reglas de contabilidad podrían exponerlo a medidas disciplinarias, incluyendo el despido, así como multas severas, mientras que nuestra Compañía puede ser sujeta a una responsabilidad civil y penal sustancial. Si usted tiene alguna pregunta acerca de esto, por favor hable con el Director Financiero o su Director de Grupo. FALSIFICATION DE REGISTROS Siempre debemos ser veraces y precisos al mantener nuestros registros y libros contables. Nunca debemos proporcionar información inexacta, incompleta o engañosa. Debemos revisar cuidadosamente todos los documentos enviados a los inversionistas y funcionarios del gobierno para asegurar que los documentos no sean falsos. La presentación de dichos documentos es una violación penal que puede exponerlo a nuestra Compañía y a los individuos involucrados a 19 Los reportes se pueden presentar en forma anónima en línea o por teléfono. Referirse a

25 un proceso penal. Si usted sospecha que nuestros libros o registros se mantienen de manera fraudulenta o inapropiada, usted tiene la responsabilidad de reportar el asunto inmediatamente. ADMINISTRACIÓN DE REGISTROS Cuando todos usamos los mismos procedimientos de conservación de registros aseguramos que nuestra Compañía tenga la información correcta para tomar una serie de decisiones de negocios. Una parte importante de este sistema es nuestra Política de Administración de Registros, la cual determina el tiempo que debemos conservar los documentos y datos y las circunstancias bajo las cuales debemos destruirlos. Antes de tomar cualquier acción siempre debemos considerar esta política. Mientras que resulta necesario deshacernos periódicamente de documentos, nunca debemos remover o destruir registros de la Compañía antes de las fechas especificadas en nuestra política. Entre los ejemplos de registros de negocios de Affinia cubiertos por esta política se incluyen: Contabilidad financiera y de costos Administración de pagos Adquisición y suministros Negociación de contratos Registros de Recursos Humanos Mensajes de correo y cualquier otro registro que se conserve vía electrónica Si a usted se le notifica que el registro que posee puede requerirse para un litigio pendiente o anticipado, investigación o auditoría ya sea interna o externa infórmelo inmediatamente al Departamento Legal de Affinia. Asegúrese de revelar cualquier notificacion o solicitud de información por escrito lo antes posible, y antes de tomar o prometer cualquier acción. Asegúrese de contar con la autorización del Departamento de Asuntos Legales de Affinia antes de destruir, modificar u ocultar cualquier registro o documento requerido para alguno de estos propósitos, aún si nuestras políticas de retención de documentación solicitaran que así se hiciera. Si tiene dudas acerca de si un registro tiene relación con una acción legal o investigación, también deberá contactar al Departamento de Asuntos Legales de Affinia inmediatamente. Investigaciones Gubernamentales Mantener buenas relaciones con nuestros contactos gubernamentales y un buen prestigio de conducta ética beneficia a nuestra Compañía, nuestros accionistas y a nuestros trabajadores. Por ello, es nuestro deber negociar de forma honesta con todos los representantes gubernamentales e investigaciones. Siempre colaboraremos y cumpliremos con todos los procedimientos y requerimientos gubernamentales razonables y válidos. Nuestra política aplica también a funcionarios gubernamentales quienes periódicamente podrán inspeccionar nuestras instalaciones o investigar nuestras actividades. Cuando se presentan investigaciones, debemos consultar al Departamento Legal de Affinia antes de someternos a cualquier entrevista, responder preguntas, presentar documentación o discutir su cumplimiento. Si usted recibe cualquier documento o correspondencia física, incluyendo una notificación de la investigación, demanda, citación o solicitud de documentos, por favor, reenvíelas inmediatamente junto con todos sus anexos, al Departamento Legal Affinia. Affinia protegerá a cualquier persona que presente un reporte de buena fe. 20

26 P R Lucas trabaja como coordinador de almacén de Affinia. Cuando una tarde se quedó más tiempo para terminar de hacer un inventario, vio a Adrián y a Regina, dos de sus compañeros, cargar varias cajas de filtros en un camión no identificado. Cuando Lucas se acerca a preguntar lo que están haciendo, Adrián le dice que las cajas no contienen productos en ellas, son sólo cajas viejas que su supervisor le dijo que podía usar. Lucas no quiere causar problemas si su supervisor le dio permiso, por lo que les da las buenas noches. Lucas hizo lo correcto? Lucas debe confirmar la historia de Adrian con su supervisor para asegurarse que Adrian estaba diciendo la verdad. Si Lucas tiene razón para pensar que su supervisor podría estar involucrado en el robo también, debe reportar el incidente al Departamento Legal de Affinia. Affinia considera el robo algo muy grave, ya que puede tener un impacto negativo para todos nosotros. El robo reduce nuestros beneficios, lo que significa que hay menos fondos disponibles para aumentos salariales y otras mejoras. De igual modo, al usar los bienes y recursos de Affinia, en ningún momento debemos participar en conductas que interrumpan o perturben el trabajo de otros. Por lo tanto, no debemos pedir a cualquier otro empleado de Affinia ni distribuir literatura no relacionada con Affinia en nuestras instalaciones, sin el previo permiso por escrito. MARCAS Y OTRA INFORMACION CONFIDENCIAL Un intercambio abierto y eficaz de Información de la Compañía es fundamental para nuestro éxito. La información relativa a nuestras actividades de negocios a menudo es confidencial y la divulgación de esta información fuera de Affinia podría dañar seriamente los intereses de nuestra Compañía. Por lo tanto, es responsabilidad de todos la protección de esta información. Uso de Información y Propiedad de la Compañía PROPIEDADES E INSTALACIONES Debemos utilizar los bienes, instalaciones y recursos físicos de Affinia para los fines de los negocios de nuestra Compañía. En ningún momento debemos tomar o intentar remover un bien de nuestra Compañía (incluidos los documentos, equipo o bienes personales de otro empleado de Affinia) sin autorización o una razón legítima de negocios. Además, debemos utilizar los bienes de la empresa sólo para los fines previstos y en cumplimiento de los negocios relacionados de Affinia. Cada uno de nosotros tiene la responsabilidad de informar de inmediato de cualquier robo, intento de robo o actividades inapropiadas. Proteger la información confidencial de nuestra Compañía (a veces llamada secretos comerciales ) es también extremadamente importante. La información confidencial puede incluir fórmulas y procesos de fabricación, registros de negocios, resultados financieros, cifras de ventas, registros de personal y cualquier otra información delicada para la Compañía creada por Affinia. Por ningún motivo debemos revelar dicha información a personas no autorizadas incluyendo a terceros y personas dentro de nuestra Compañía que no tienen una necesidad relacionada con un negocio de conocerla. Todas las personas ajenas a Affinia deben firmar un acuerdo de confidencialidad con nuestra Compañía antes de que reciban información confidencial relacionada con la Compañía. Debemos proteger de forma diligente toda la información confidencial contra robo o pérdida, asegurando que sigamos todas las medidas de seguridad y los controles internos de nuestros sistemas informáticos, 21 Los reportes se pueden presentar en forma anónima en línea o por teléfono. Referirse a