I.- CONTENIDO DEL CONTRATO

Transcripción

1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TECNICAS PARTICULARES PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE EDICIÓN, IMPRESIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LA REVISTA MUNICIPAL ZIKOINA Y OTROS SERVICIOS EDITORIALES, DE IMPRENTA Y COMUNICACION DEL AYUNTAMIENTO DE ORDUÑA, MEDIANTE PROCEDIMIENTO ABIERTO, OFERTA ECONÓMICAMENTE MÁS VENTAJOSA, VARIOS CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN. I.- CONTENIDO DEL CONTRATO 1.- OBJETO Y CALIFICACION DEL CONTRATO El contrato que en base al presente pliego se realice tendrá por objeto la prestación del servicio de edición, impresión y distribución de la Revista Municipal Zikoina y otros servicios editoriales, de imprenta y comunicación del Ayuntamiento de Orduña. La contratación del servicio se desglosa en las siguientes actuaciones: 1.- La realización de los trabajos de edición, diseño, coordinación, redacción, traducción, maquetación, impresión, gestión de la publicidad y distribución de la revista municipal Zikoina. 2.- Diseño y aplicación gráfica en carteleria, folletos y similares del Ayuntamiento de Orduña. En particular el Programa Oficial de fiestas Patronales de Otxomaio. 3.- Elaboración y gestión periódica de notas de prensa y comunicados. Los servicios a prestar se desarrollarán en los dos idiomas oficiales llevando a cabo las traducciones necesarias la empresa adjudicataria, excluyendo la documentación oficial del Ayuntamiento. Se garantizará un correcto y adecuado tratamiento de ambos idiomas. En consecuencia, el adjudicatario deberá tener en cuenta en el desempeño de los servicios a prestar las siguientes directrices: Directrices generales: - Informar a la ciudadanía de las resoluciones y de los planes del Ayuntamiento. - Recibir aportaciones, propuestas y opiniones de la ciudadanía. Directrices específicas: - Dar a conocer las resoluciones y anuncios municipales. - Dar a conocer los proyectos en los que trabaja el Ayuntamiento (planes, obras, etc.). - Dar a conocer periódicamente la agenda social, cultural y deportiva. - Servir de soporte de campañas puntuales. - Fortalecer la participación ciudadana en los asuntos municipales. - Responder a inquietudes, preguntas, etc. que plantee la ciudadanía. - Potenciar el sentimiento de arraigo a Orduña. - Potenciar el uso del euskera. - Facilitar trámites municipales, informar de gestiones, requisitos, plazos, cursos, avisos, etc. 1

2 - Deberá respetarse las decisiones municipales en cuanto al tratamiento de la imagen corporativa. - Se deberá hacer uso de lenguaje e imágenes no sexistas: se evitará el uso de lenguaje e imágenes sexistas, adecuándose el mismo a las pautas marcadas por toda normativa que regula la igualdad de hombres y mujeres, la violencia de género y las pautas marcadas por el Instituto Vasco de la Mujer y los organismos encargados de controlar la violencia de género. - Así mismo se tendrá en cuenta el tratamiento de las imágenes de menores y la imagen del menor en general, adecuándose este tratamiento a la normativa que le sea de aplicación. - El Ayuntamiento exigirá que todo el material fotográfico aportado por el adjudicatario sea profesional y de buena calidad, y especialmente la foto principal a insertar en la portada de cada número de la revista. El adjudicatario deberá garantizar la disponibilidad de todas las imágenes para su libre publicación y difusión por parte del Ayuntamiento, haciendo compatible ese derecho con el de propiedad intelectual de los autores. El adjudicatario se hará responsable de contar con el consentimiento de las personas que puedan aparecer en las fotografías realizadas, para su libre difusión. Una vez publicadas, las fotografías pasarán a formar parte del archivo de la publicación, que será propiedad del Ayuntamiento y estará siempre a su disposición. - Asimismo el adjudicatario deberá cumplir lo dispuesto en el Articulo 18,d del decreto 86/1997 de 15 de abril de normalización del uso del euskera. A. La realización de los trabajos de edición, diseño, coordinación, redacción, traducción, maquetación, impresión, gestión de la publicidad y distribución de la revista municipal ZIKOINA. Los ejes de actuación serán los siguientes: 1.- Las características de la edición de la revista serán de acuerdo a los mínimos expuestos a continuación: a. Periodicidad: Emisión mensual, quedando excluido el mes de agosto. 11 números al año. b. Número de ejemplares: tirada de dos mil doscientos (2.200) ejemplares. c. Extensión: la extensión será de 16 páginas, incluidas la portada y la contraportada. d. Tamaño de las páginas: similar al actual formato. e. Texto: el texto en euskera será, como mínimo un 35% con relación al texto en castellano, excluyendo de este porcentaje la información que sea relativa a las decisiones y acuerdos municipales. Se determinará con la persona responsable designada por el Ayuntamiento las noticias que se publicarán en euskera en castellano o en ambos idiomas, aplicando para ello los criterios lingüísticos recogidos en el PLAN DE USO DEL EUSKERA PERIODO f. Tipo de papel: la portada y la contraportada serán en papel couche ecológico de 120grs. Las páginas interiores de papel couche ecológico de 100grs. g. Numero de tintas: cubierta (portada y contraportada) en cuatricromía e interiores a una tinta. Fotografías con calidad de laboratorio. h. Se exigirán por el Ayuntamiento los formatos PDF y JPG de la revista. i. Maquetación: la publicación incluirá la maquetación completa de los textos, haciéndose también cargo el contratista de las fotografías a publicar. 2

3 Tanto los textos como las fotografías podrán ser solicitados por el Ayuntamiento cuando este los requiera para su uso de difusión municipal. Se facilitarán todos los servicios de filmación a fin de que el Ayuntamiento de Orduña los tenga siempre disponibles. Si hubiese alguna imagen que se incluya por primera vez, se enviarán junto con los cd s de ese número de publicación. Cada número contará con un mínimo de diez imágenes. B. Diseño y aplicación gráfica en carteleria, folletos y similares del Ayuntamiento de Orduña. En particular el Programa Oficial de fiestas Patronales de Otxomaio. El diseño y aplicación gráfica de carteleria hace referencia a los siguientes tipos de formatos a editar: 1. Carteles municipales (de eventos, actuaciones etc.). α. Número de ejemplares: 250 anuales distribuidos en 5 diseños distintos, como mínimo, a determinar. β. Tamaño de los carteles; serán indistintamente en formatos de 30x50 cm. o 50x70 cm. χ. Tipo de papel: Couche satinado de 135gr. como mínimo. δ. Número de tintas: Cuatricomia 2. Flyers informativos o de invitaciones municipales: α. Número de ejemplares: 600 anuales distribuidos en cuatro diseños distintos, como mínimo, a determinar. β. Tamaño de los flyers; serán indistintamente en 10x30cm. o 15x30cm. χ. Tipo de papel: Couche satinado de 135gr. como mínimo. δ. Número de tintas: Cuatricomia. 3. Carteles mudos: se realizarán 200 carteles mudos en cuatricomía y papel couche satinado de 135gr. como mínimo. La papelería a la que se hace referencia en este apartado se editará a lo largo del periodo de vigencia del contrato, distribuidas las cantidades que aparecen en los puntos 1, 2 y 3 por año. La empresa adjudicataria será la responsable de la incorporación de los logos oficiales necesario que requiera cada aplicación gráfica. Programa Oficial de fiestas Patronales de Otxomaio. Características técnicas del Programa de fiestas: Dimensiones aproximadas: 220X200 Portada y contraportada: Contendrá los carteles ganadores de los concursos correspondientes. Contenido: α) 1 pagina para le saludo del alcalde. β) 1 pagina para datos de la Comisión de fiestas. χ) 2 paginas para texto literario. δ) Paginas informativas: 3

4 Guía Civil: con teléfonos de urgencias y servicios municipales. Guía Comercial: El programa deberá ir en los dos idiomas oficiales cuidando en todo momento el estilo y la calidad de ambos. Numero de unidades: 2500 ejemplares del folleto del programa oficial de fiestas programas de mano con la programación general de fiestas programas de mano con la programación infantil. 500 carteles varios (verbenas y diferentes actividades organizadas por la Comisión de fiestas) 300 entradas para la comida infantil. 150 entradas para comida del joven ayer. C- Elaboración y gestión periódica de notas de prensa y comunicados. Los ejes de actuación con relación a este apartado serán los siguientes: α. Relación permanente con los medios de comunicación (periódicos, revistas generales y especializadas, medios radiofónicos, televisivos o digitales...): Elaboración y gestión periódica de notas de prensa y comunicados. β. Envío de forma periódica de la información que haga referencia a Orduña o que sea del interés del Ayuntamiento y elaboración de un dossier de prensa mensual recopilando toda información relacionada con Orduña y cualquiera de los departamentos, servicios o empresas municipales. Este dossier deberá entregarse al ayuntamiento tanto en formato físico como digital, en pdf. 2.- PERSONAL DEL EQUIPO Dado que se pretende crear un grupo de trabajo homogéneo y que esté operativo desde el primer momento, al menos el 50% del personal que se proponga para la realización de los trabajos objeto de este contrato, deberán pertenecer a la plantilla actual de la empresa licitadora. A fin de evitar una excesiva rotación del equipo técnico que afecte negativamente a la prestación del servicio, el adjudicatario mantendrá el mismo equipo técnico durante el periodo de vigencia del contrato. No obstante, en caso de que por cualquier circunstancia sea precisa la sustitución o cambio de alguno de los miembros del equipo, el adjudicatario informará con carácter previo al Ayuntamiento de la fecha y causas de la sustitución. El contratista mantendrá en cualquier caso para su sustituto las mismas características en cuanto a nivel académico, formativo y experiencia. El Ayuntamiento de Orduña supervisará el cumplimiento de las condiciones estipuladas en el presente pliego, durante y al finalizar el proceso de selección de técnicos sustitutos. 4

5 El personal adscrito a la ejecución del contrato deberá contar como mínimo con la titulación académica en Ciencias de la Información o Comunicación audiovisual y EGA o titulación equivalente. Además el personal adscrito a la ejecución del contrato deberá aportar curriculum vitae que señale los conocimientos técnicos y experiencia de los últimos 2 años en trabajos relacionados con el objeto del contrato principalmente en la edición, impresión y distribución de revistas similares. Los servicios o trabajos realizados deberán haber sido prestados en los dos idiomas oficiales de la Comunidad Autónoma Vasca. Esta atenderá en todo momento las indicaciones que se le señalen por el responsable o el equipo responsable designado por el Ayuntamiento, quien marcará la línea editorial del servicio. La Empresa adjudicataria, en cualquier caso, deberá disponer para desarrollar el objeto del contrato del personal suficiente y el perfil adecuado para garantizar las tareas a desarrollar. 3.- PLANIFICACIÓN, DIRECCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS TRABAJOS Los trabajos serán supervisados por el Ayuntamiento de Orduña designando una Comisión municipal de valoración a efectos de asesoramiento técnico del cumplimiento de los trabajos contratados; siendo sus funciones y responsabilidades: a. Dirigir, supervisar y coordinar la realización y desarrollo de los trabajos. b. Aprobar el Programa de realización de los trabajos. c. Velar por el nivel de calidad de los trabajos. (uso adecuado de los dos idiomas oficiales) d. Decidir sobre la aceptación de las modificaciones técnicas propuestas por el equipo, en su caso. e. Asegurar el seguimiento del Programa ó Calendario de realización de los trabajos. (principalmente en lo que se establezca respecto al reparto de la revista a los usuarios) f. Hacer cumplir las normas de funcionamiento y las condiciones estipuladas en este Pliego. g. Aprobar la participación en los trabajos de las personas aportadas por la empresa adjudicataria. h. La empresa adjudicataria designará un interlocutor con el Ayuntamiento. i. Aprobar los resultados parciales y totales de la realización de los trabajos. j. Autorizar cualquier alteración de la metodología empleada, tanto en los productos finales, como en la realización de las fases, módulos, actividades y tareas. Anualmente la citada comisión emitirá un informe de valoración sobre el cumplimiento de los trabajos contratados. 4.- CONTENIDO DE LA PROPUESTA Los licitadores deberán presentar exclusivamente la documentación necesaria para definir y valorar la propuesta presentada en los aspectos recogidos en la clausula de criterios de adjudicación ponderables a través de juicios de valor.. (Esta propuesta será la que constituya el sobre B). 5

6 Será motivo de rechazo de la oferta la inclusión en este sobre de cualquier dato que se refiera a los criterios cuantificables de forma automática, así como la propuesta económica. Los licitadores deberán presentar una propuesta técnica que deberá contener los siguientes apartados: En particular: a.- Revista Zikoina: La propuesta técnica de la revista desarrollara como mínimo los siguientes apartados: Metodología, estructuración y diseño de la revista: con los contenidos mínimos y apartados. Etapas a desarrollar para la ejecución de los trabajos y tiempo previsto, reflejados en un cronograma, en coherencia con los medios humanos y materiales disponibles. La descripción de las características y datos técnicos de maquetación e impresión, así como descripción de los medios y lugares de distribución que se proponen. Propuestas de cambios y mejoras al actual diseño de la publicación. Una maqueta del diseño a realizar en soporte gráfico que permita su examen a los efectos de valorar el diseño, calidad, fotografiá, ilustraciones y mejoras propuestas de la revista. b.- Carteleria, programas y folletos: La propuesta técnica para la elaboración de los encargos incluidos en este apartado desarrollara como mínimo los siguientes apartados: Metodología a seguir en el desarrollo de los trabajos junto con una propuesta de ejecución en cuanto a plazos, calidades, formatos, etc. c.- Notas de Prensa: La propuesta técnica incluirá una descripción de los servicios ofrecidos que abarque al menos los siguientes aspectos: Metodología a seguir en el desarrollo de los trabajos para la coordinación y seguimiento junto con una propuesta de ejecución en cuanto a plazos de elaboración y entrega, formatos, etc. En general: Propuesta de gestión de la publicidad, tanto en la Revista Zikoina como en el resto de servicios, con las limitaciones dispuestas en el Pliego Técnico. Se indicarán las mejoras y compromisos técnicos adicionales a los impuestos en el pliego de prescripciones técnicas, si procede. Se entenderá por mejora toda propuesta no incluida en los requisitos del presente pliego y que pueda resultar útil o conveniente para la ejecución del objeto del contrato. El importe de estas mejoras estará necesariamente incluido en el precio global ofertado. 5.- CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN El Ayuntamiento de Orduña, adjudicará el contrato al licitador cuya oferta se ajuste a los aspectos sustanciales del pliego de condiciones, sus requerimientos técnicos y obtenga el más alto puntaje 6

7 Para la valoración de las proposiciones y la determinación de la oferta económicamente más ventajosa se atenderá a varios criterios de adjudicación sobre un total de 100 puntos a.- Criterios cuya ponderación es automática: hasta 20 puntos. OFERTA ECONÓMICA: hasta 20 puntos. La valoración de la oferta económica se realizará con base a la siguiente fórmula: 20 x Ob P= Ol P: puntuación obtenida Ob: oferta más económica Ol: oferta correspondiente a la empresa licitadora que se valora b.- Criterios cuya ponderación dependa de un juicio de valor: hasta 80 puntos. En particular: 1.- Revista Zikoina: 40 puntos Valor Técnico y calidad: Propuesta de diseño gráfico y organización de contenidos (uso de fotografías recientes, uso correcto y adecuado de los dos idiomas oficiales, ilustradores, colaboración de especialistas en temas de interés y/o actualidad para la Administración Local, secciones, etc.). Se valorarán especialmente propuestas que aporten legibilidad y atractivo a la revista, y que muestren una continuidad con el actual diseño: 30 puntos. Propuesta de plazos de ejecución de la prestación (cronograma de plazos que median entre la redacción, impresión y entrega ó reparto, todo ello con criterios de rapidez, seguridad y calidad en la entrega): 10 puntos 2.- Carteleria, folletos y similares del Ayuntamiento de Orduña. Programa Oficial de fiestas Patronales de Otxomaio.: 20 puntos. Valor Técnico y calidad: 15 puntos Propuesta de plazos de ejecución de la prestación (cronograma de plazos que median entre la edición, impresión y entrega ó reparto, todo ello con criterios de rapidez, seguridad y calidad en la entrega): 5 puntos 3.- Elaboración y gestión periódica de notas de prensa y comunicados. 5 puntos. Valor técnico, disponibilidad: 5 puntos En general Propuesta de gestión de la publicidad: 5 puntos 7

8 Mejoras y compromisos técnicos adicionales a los impuestos en el pliego de prescripciones técnicas (mejora en la calidad, numero de ejemplares o unidades, etc...). 10 puntos 6.- PUBLICIDAD El o la contratista se encargará de la captación de la clientela a efectos de publicidad, así como la formalización, cobro y gestión de los contratos publicitarios. Las inserciones publicitarias gestionadas por el adjudicatario deberán ajustarse a la legislación vigente, siendo el adjudicatario el único responsable de su incumplimiento. El licitador deberá describir su propuesta de gestión de la publicidad así como de distribución de ingresos netos por la venta de espacios de publicidad y patrocinios, incluyendo el espacio ofrecido para este fin y las tarifas publicitarias que tiene previsto aplicar a los anunciantes, así como cualquier propuesta de reinversión en la mejora del producto o del servicio. Lo recaudado por la contratación de dicha publicidad serán ingresos propios de los adjudicatarios, si bien los precios de publicidad y la recaudación deberán ser notificados por el adjudicatario al Ayuntamiento de Orduña. En la revista Zikoina los anuncios publicitarios no podrán superar la el 20% del espacio total de la revista, así mismo se excluyen de publicidad las dos hojas centrales y la portada, siendo su incumplimiento causa de resolución del contrato. La publicidad deberá estar delimitada, identificándose claramente del resto de contenidos, no pudiendo estar camuflada en reportajes, noticias, etc La publicidad insertada únicamente podrá tener carácter comercial. La publicidad que se inserte en ningún caso implicarán divulgación de actos o ideología de un partido político determinado. 7.- CALENDARIO DE ACTUACIÓN El calendario de actuación se establecerá definitivamente con la empresa adjudicataria sin embargo y de manera orientativa a efectos de la licitación se establece lo siguiente: En el caso de la revista el reparto se garantizará con anterioridad al primer día hábil de cada mes. Para ello, el Ayuntamiento y la empresa adjudicataria señalarán la fecha limite de envió de información por parte del Ayuntamiento a partir de la cual comenzará a contar los siguientes plazos: 2 días hábiles para entrega del borrador de cada numero. Este envío se realizará por correo electrónico, en formato pdf. 2 días hábiles para la revisión por parte del Ayuntamiento. 2 días hábiles para una revisión ortográfica, de maquetación y de estilo por parte de adjudicatario. 8

9 Una vez recibida la conformidad del Ayuntamiento de Orduña por correo electrónico, el adjudicatario tendrá un plazo máximo de 3 días hábiles para la impresión, distribución y entrega de los ejemplares. En el caso de Carteleria, folletos y similares del Ayuntamiento de Orduña: Un plazo de entrega no superior al de 7 días hábiles desde la entrega de toda la información para la realización del pedido. En Orduña a 24 de enero de 2014 DILIGENCIA: Para hacer constar que el presente Pliego ha sido aprobado mediante Decreto de Alcaldía de fecha 27 de enero de En Orduña, a 27 de enero de 2014 EL SECRETARIO 9