INFORME DE CONFORMIDAD DEL AFINADOR

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1 INFORME DE CONFORMIDAD DEL AFINADOR La LBMA Responsible Gold Guidance ha sido establecida para afinadores de Oro Good Delivery con objeto de adoptar los más altos estándares de Due Diligence mediante el combate sistemático o abusos de los derechos humanos, para evitar contribuir al conflicto, para cumplir con la normativa de blanqueo de capitales y las prácticas de combate de financiación al terrorismo. Este informe resume como SEMPSA Joyería Platería SA como afinador de Oro Good Delivery han cumplido con los requisitos de Responsible Gold Guidance. Tabla 1: Detalles del Afinador Razón social: SEMPSA JOYERÍA PLATERÍA S.A. Ubicación: Madrid, AVENIDA DE LA DEMOCRACIA Nº13. MADRID Otros centros de venta en : Barcelona Aragó, principal 3ª Córdoba A.I.E. Parque Joyero de Córdoba - Fábrica 75 Ctra. Palma del Río Valencia Doctor Zamenhoff, 35 Informe anual: 31 de diciembre de 2012 Fecha de este informe: 26 de noviembre de 2013 Responsable Sénior de gestión para este informe: Carlos Díaz Pinto Evaluación de SEMPSA Joyería Platería SA La siguiente lista de tablas de requisitos mínimos, debe ser satisfecha por los afinadores en concordancia con LBMA Responsible Gold Guidance ( ), para demostrar su conformidad con dicha norma. Mediante la cumplimentación de los apartados establecidos más abajo, se suministran los motivos que lo evidencian. Página 1

2 Tabla 2: Resumen de actividades llevadas a cabo para demostrar la Conformidad Paso 1: Establecimiento de un fuerte sistema de gestión en la compañía Enunciar conformidad con el requisito SEMPSA JP tiene un completo cumplimiento con el Paso 1: Establecimiento de un fuerte sistema de gestión en la compañía Ha adoptado SEMPSA JP una política en relación con la Due Diligence para la cadena de suministro del oro? Se implementó la Política de la cadena de suministro del oro a fecha 20 de diciembre de 2011, la cual ha sido modificada a fecha 27 de octubre de 2013 ( ) ajustándose más a los requisitos marcados en el anexo II de OECD Due Diligence Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict-Affected and High-Risk Areas y la norma LBMA Responsible Gold Guidance. Como evidencia de ello se adjuntó en el anexo I del presente informe dicho documento. Ha establecido SEMPSA JP una estructura interna para apoyar la cadena de suministro del Due Diligence? En el procedimiento PG-17-COO- Control del Origen del Oro implantado el 21 de diciembre de 2011 con revisión 0 y posteriormente modificado el 26/11/2013 en estado de revisión 01, se describe la estructura interna que se ha definido para garantizar el buen funcionamiento de los procesos vinculados a asegurar la buena procedencia y la trazabilidad del oro en SEMPSA JP. Esta estructura puede verse completada por el organigrama anexado en el Manual del Sistema de Gestión Integrado. Ha establecido SEMPSA JP un fuerte sistema interno de Due Diligence, acerca de los controles y transparencia de la cadena de suministro de oro, incluyendo trazabilidad e identificación de otros actores en la cadena de suministro? Página 2

3 SEMPSA JP tiene integrado en su operativa, con anterioridad a la publicación de la norma LBMA Responsible Gold Guidance, unos fuertes controles administrativos de Due Diligence para todos sus proveedores de metal precioso, independientemente de la naturaleza del metal (oro, plata o PGM s). Dichos procesos de control se han visto reforzado desde la implantación del procedimiento PG-17-COO- Control del Origen del Oro al unificar en un solo documento de forma más específica toda la información relativa a la trazabilidad del metal, evaluación de proveedores, actuación frente a la posible identificación de riesgos, etcétera. Toda la documentación Due Diligence se ha reunido en un archivo central dentro de la sección comercial, siendo está gestionada por una persona destinada a tal efecto. Ha fortalecido SEMPSA JP su compromiso con suministro a terceras partes y donde sea posible, asistido suministrando a dichas terceras partes en su potencial desarrollo de Due Diligence? La empresa a través de su página web, pone a disposición de todas las partes interesadas en la cadena de suministro del oro su política de la cadena de suministro del Oro. Al mismo tiempo que invita a seguir dichas directrices marcadas en el documento y se pone a su disposición para la implementación de las reglas estipuladas. ( ) Como refuerzo desde el departamento comercial se remiten s a proveedores y clientes, donde se solicita su adhesión a los principios éticos y morales. Como evidencia se incluye un ejemplo en el Anexo II. Paso 2: Identificación y evaluación de riesgos en la cadena de suministro Enunciar conformidad con el requisito SEMPSA JP tiene un completo cumplimiento con el Paso 2: Identificación y evaluación de riesgos en la cadena de suministro Posee SEMPSA JP un proceso para la identificación de riesgos en la cadena de suministro? La empresa ha establecido una serie de pasos detallados en el procedimiento PG17-COO, con los que se asegura no establecer relaciones comerciales con aquellos proveedores que incumplan alguno de los puntos tratados en nuestra política, para nosotros mismos. Página 3

4 La clasificación de proveedores se categoriza en alto o moderado, en base al nivel de riesgo asociado que se extrae de la información obtenida. Se presta atención a los siguientes puntos para la identificación de riesgos: - Origen y/o país de tránsito del metal (extracomunitarios, sin legislación anti blanqueo, anticorrupción y/o similar, paraísos fiscales, etc) - Por las características del proveedor como su ubicación o la de sus delegaciones, propietarios, personal integrante, vinculaciones a grupos no gubernamentales, uso de intermediarios, etcétera - Circunstancias varias que genera una sospecha razonable Todo esto se refleja en la Ficha de Cliente/Proveedor. Recientemente se han contratado los servicios de la plataforma digital con la que se optimiza la identificación de personas políticamente expuestas o implicadas en casos de corrupción. Evalúa SEMPSA JP riesgos destacados de las normas de su sistema de Due Diligence? Cualquier riesgo real o potencial queda reflejado en la ficha de cliente/proveedor, pudiendo ser consultada, ampliada o actualizada en todo momento en los archivos centrales del departamento comercial. Reporta SEMPSA JP la evaluación de riesgos a la Dirección General? La Dirección General revisa y da visto bueno a los expedientes de Due Diligence y sus posteriores revisiones, quedando informado de esta manera de los resultados del análisis de riesgos y toda aquella información recabada del proveedor. En el caso que se detectasen proveedores de alto nivel de riesgo, la Compliance Officer redactará un informe para la Dirección General, cuando así proceda, donde se detallarán los motivos que lo clasifican en dicho nivel, las evidencias que avalan su estado, el tiempo de permanencia en el mismo, el histórico de operaciones realizadas y comentarios que puedan resultar de interés. Página 4

5 Paso 3: Diseñar e implementar un sistema de gestión para responder a la identificación de riesgos Enunciar conformidad con el requisito SEMPSA JP tiene un completo cumplimiento con el Paso 3: Diseñar e implementar un sistema de gestión para responder a la identificación de riesgos Ha previsto SEMPSA JP una estrategia para la gestión de riesgos de un riesgo identificado, en el caso de: a) Atenuación de los riesgos mientras continúen las transacciones? b) Atenuación de los riesgos mientras se suspende el comercio? c) Desvinculación de los riesgos? Tras cualquier evaluación de riesgos que se demuestre fehacientemente o con alta probabilidad de certeza, un riesgo alto en algún eslabón de la cadena de suministro, se parará de forma inmediata la entrada de metales de esta procedencia. Posteriormente si el producto ha llegado a nuestras instalaciones será debidamente identificado y puesto en cuarentena hasta nueva orden informando al Compliance Officer, la cual iniciará las investigaciones necesarias hasta esclarecer la situación que se haya producido. En el caso que el riesgo fuese detectado documentalmente, se detendrá cualquier transacción de dicha procedencia hasta su aclaración. El Compliance Officer recabará la información necesaria para resolver cualquier asunto que implique cierta probabilidad de riesgo, mediante auditorias, visitas, solicitud de documentación, contratación de servicios externos o cualquier medio necesario. Nunca se trabajará con proveedores cuyo nivel de riesgo se haya determinado en la evaluación como alto o haya cambiado a alto desde un nivel inferior. Se eliminará de la base de datos de proveedores en activo y se notificará en la portada del expediente de Due Diligence dicho status, para evitar así cualquier confusión. Con objeto de eliminar posibles fuentes de riesgo que sean detectadas, el Compliance Officer solicitará la apertura de un informe de no conformidad para proponer las adecuadas acciones correctivas que impidan su reproducción y así la empresa quede desvinculada de ellas. Dónde se lleva a cabo una estrategia de gestión para la atenuación de los riesgos, se deben incluir pasos medibles a ser tomados y alcanzados, con seguimiento de actuación, reevaluaciones periódicas de riesgos e informes regulares destinados a la Dirección General Página 5

6 SEMPSA JP ha decidido no realizar compra de metal cuyo proveedor de origen posea un nivel de riesgo alto, evitando así el principal riesgo identificado en la Guía publicada por el OECD Due Diligence for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict-Affected and High Risk Areas. (Figure 1.) Igualmente, si en el proceso de homologación de proveedor resultase que su nivel de riesgo es alto, nunca se procederá a darse de alta como tal, con objeto de impedir cualquier relación comercial con él. De esta forma conseguimos mitigar el riesgo de uso de oro de procedencia incorrecta, siendo un dato medible por nuestro equipo comercial durante la conformación de la Ficha de Cliente/Proveedor. Por tanto, este requisito no es de aplicación para nuestra empresa. Se ha contemplado la posibilidad de incluir dentro del nuevo sistema informático una serie de indicadores para el seguimiento de este asunto. El planteamiento inicial de dicho proyecto, es la implantación en SEMPSA Joyería Platería SA dentro del tercer trimestre de Paso 4: Acuerdo para la realización de una auditoría independiente de tercera parte de la cadena de suministro Enunciar conformidad con el requisito SEMPSA JP tiene un completo cumplimiento con el Paso 4: Acuerdo para la realización de una auditoría independiente de tercera parte de la cadena de suministro La empresa KPMG llevará a cabo el proceso de revisión utilizando la norma ISAE 3000, evidenciando que SEMPSA Joyería Platería da conformidad a los requisitos establecidos en el LBMA Responsible Gold Guidance. La contratación de los servicios arriba indicados se evidencia en el documento de KPMG con referencia Sempsa_SMA_05CE_sep13. Paso 5: Informe de la cadena de suministro de Due Diligence Enunciar conformidad con el requisito SEMPSA JP tiene un completo cumplimiento con el Paso 5: Informe de la cadena de suministro de Due Diligence Para una información más detallada y datos específicos de cómo el sistema de gestión integrado donde se incluye el proceso de control de la cadena de suministro del oro, a través Página 6

7 de los controles, procedimientos y registros fueron implementados para cotejarse con los requisitos del LBMA Responsible Gold Guidance han sido dispuestos en nuestra política de la cadena de suministro de oro, la cual está disponible de nuestra página web indicada en el paso 1 de la tabla 2. Conclusiones acerca de SEMPSA Joyería Platería SA Se incluyen las conclusiones dentro de la Tabla 3 más abajo. Tabla 3: Conclusión de la gestión Está SEMPSA JP en conformidad con los requisitos del LBMA Responsible Gold Guidance para el periodo reportado? La Dirección General de SEMPSA Joyería Platería SA está sumergida en una continua implicación sobre la cadena de suministro del oro, por la relevancia del tema como una de las labores propias de su cargo, siendo un icono de referencia para el resto de empleados. El sistema necesita continuar con su evolución natural de mejora continua, logrando un alto nivel de implantación. La sistemática empleada permite garantizar que se cumplan los requisitos del LBMA, habiendo establecido las suficientes medidas de actuación para que llegado el momento en que se detecte alguna irregularidad sean rápidamente subsanados por la plantilla de trabajadores implicados en el proceso. En conclusión SEMPSA Joyería Platería SA ha implementado en su sistema de gestión integrado satisfactoriamente al igual que procedimientos, procesos y prácticas para conformar a los requerimientos de la norma LBMA Responsible Gold Guidance, tal y como se ha detallado previamente en la Tabla 2. La intención de la Dirección de SEMPSA JP, es que forme parte de la filosofía de trabajo siendo algo entendido y aplicado por todo el personal. Por ello, se van a llevar a cabo periódicamente acciones de sensibilización y formación para lograr que los propios responsables de cada proceso estén capacitados para detectar situaciones que den lugar a futuras No Conformidades. No se prevé para el próximo año la necesidad de nuevos recursos (ni humanos, ni técnicos). SEMPSA Joyería Platería SA está comprometida en mantener su disposición de mejora continua y cualquier acción correctiva será seguido internamente, según lo establecido en nuestro procedimiento de no conformidad, acción correctiva y preventiva. Por último, se aprueba realizar un nuevo informe de Conformidad del Afinador para el tercer trimestre del Página 7

8 Tabla 4: Otros comentarios al informe Comentarios Una vez se finalice la auditoría por parte de la empresa KPMG y se redacten los informes pertinentes para el LBMA y oportunidades de mejora, se hará público su resultado en la página web de SEMPSA Joyería Platería S.A. La persona de contacto para la recepción de las posibles respuestas que se generen tras la lectura del informe, será la siguiente: Carlos Díaz Pinto cdiaz@sempsajp.com Página 8

9 ANEXO I. Política de Control del Origen del Oro Página 9

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11 ANEXO II. a proveedor Página 11