CAPITULO V PROPUESTA DE UN SISTEMA DE COBRANZAS EN LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE LA CIUDAD DE LA UNION

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1 CAPITULO V PROPUESTA DE UN SISTEMA DE COBRANZAS EN LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE LA CIUDAD DE LA UNION

2 MUNICIPIO DE LA UNION PROPUESTA DE UN SISTEMA DE COBRANZAS DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE LA UNION OCTUBRE DE 2000

3 INTRODUCCIÓN El Sistema de Cobranzas que se propone tiene como finalidad principal contribuir al mejor funcionamiento de la Alcaldía del municipio de la ciudad de La Unión, específicamente en el área de la Administración Tributaria, proporcionando al personal directriz y empleados del área en mención, una herramienta administrativa que le permita conocer el proceso de cobros y recuperación de mora y lograr así una administración más eficiente. El documento describe el proceso que debe seguirse para lograr la efectividad en el cobro de los diferentes tributos que pagan los contribuyentes, así mismo, hace referencia a los distintos elementos que deben participar activamente en dicho proceso, a fin de darle consistencia y formalidad a las actividades de la gestión. El Sistema se ha estructurado con el contenido siguiente: Concepto del sistema, importancia, objetivos, ámbito de aplicación, instrucciones para su uso, actualización, objetivos, políticas, normas, procedimientos, estructura organizativa integral con énfasis en el área tributaria (descripción de elementos de organización) y los instrumentos a utilizar en el proceso. i

4 1. RESUMEN EJECUTIVO El municipio de La Unión, está ubicado en la zona oriental a 187 kilómetros de la ciudad capital y constituye un polo de desarrollo del departamento del mismo nombre y del país, por estar situado en un punto marítimo estratégico, que une con los países de Honduras y Nicaragua al nororiente y al oriente con puertos nacionales importantes que conducen a la República de Guatemala. Además, existe el proyecto importante como es la reactivación del Puerto de Cutuco que unirá dos mercados importantes como son Norte y Sur América, y la Alcaldía debe estar preparada para tal evento. Su población es de 63,927 habitantes y su densidad es de 443 habitantes por kilómetro cuadrado, cuenta con 12 cantones y 42 caseríos, su principal actividad económica, es la agricultura, el comercio y la pequeña industria 1. La administración municipal, se caracteriza por no contar con una gerencia administrativa y herramientas técnicas que permitan un funcionamiento integral permanente, su estructura organizativa actual (organigrama) no responde a una realidad existente y el personal, no tiene una interpretación al respecto, lo que da lugar a la falta de claridad sobre las líneas jerárquicas. En el área administrativa financiera, se hace necesario realizar estudios específicos y hacer cambios fundamentales, en lo que respecta a organización, descripción de funciones y puesto, capacitación de personal, catastro, contabilidad y otros. 1 Dirección General de Estadísticas y Censos, MINEC, Censo Poblacional de

5 En los elementos de organización que están involucrados directamente con el cobro y recuperación de mora (catastro, contabilidad y cuentas corrientes) es importante que a corto plazo se implemente los cambios que se proponen en el presente estudio a fin de lograr el desarrollo sostenible tanto a nivel corporativo como de la comunidad. 3

6 2. SISTEMA DE COBRANZA 2.1. CONCEPTO Documento Administrativo que describe en forma especifica y coordinada el proceso para el cobro de tributos y recuperación de mora en la Alcaldía Municipal de la Ciudad de La Unión IMPORTANCIA Esta radica en que permitirá estructurar los elementos de organización involucradas en el cobro y recuperación de mora en forma técnica y sistematizar los procedimientos para el logro de los objetivos en una forma efectiva OBJETIVOS General Proporcionar a los miembros del Concejo Municipal y al personal de Administración Tributaria, un sistema de cobranzas que oriente y regule los procedimientos para la recaudación tributaria Específicos - Describir los objetivos, políticas y normas sobre el cobro de tributos y recuperación de mora. - Establecer la estructura organizativa de los elementos involucrados directamente en el proceso de cobro y recuperación de mora. 4

7 - Diseñar los procedimientos para el cobro de tributos y recuperación de mora. - Sugerir los medios más convenientes para promover el pago. - Crear en los contribuyentes una cultura de responsabilidad en el pago de sus tributos. - Mejorar las finanzas municipales mediante la recaudación eficaz y oportuna de los tributos AMBITO DE APLICACIÓN El área de aplicación del sistema serán los elementos de organización que desempeñan funciones relacionadas con el cobro de tributos y recuperación de mora tales como: Concejo Municipal, Alcalde, Catastro, Mercado y en forma especifica el Departamento de Administración Tributaria, constituido por las secciones de Finanzas, Contabilidad y Cuentas Corrientes INSTRUCCIONES PARA SU USO El documento estará disponible a todo el personal involucrado en el proceso y bajo la responsabilidad del jefe del departamento de Administración Tributaria, quien lo dará a conocer al personal del área a fin de asignar responsabilidades, aumentar la eficiencia y la actualización del conocimiento ACTUALIZACION Como todo instrumento administrativo, este sistema está expuesto a volverse obsoleto con el transcurso del tiempo debido al dinamismo de las instituciones, por lo tanto, es recomendable su revisión periódica (cada seis meses) para ajustarlo a la realidad. 5

8 3. OBJETIVOS, POLÍTICAS Y NORMAS DE LA CUENTAS CORRIENTES 3.1. OBJETIVO GENERAL Mantener un registro actualizado de contribuyentes a fin de lograr una eficiente recaudación tributaria y disminuir la mora OBJETIVOS ESPECÍFICOS - Registrar oportunamente a cada contribuyente. - Fomentar en los contribuyentes la responsabilidad en sus deberes con la alcaldía. - Facilitar a los contribuyentes el pago de sus impuestos y tasas oportunamente. - Lograr el libre flujo de ingresos relativos a los impuestos y tasas en la alcaldía. - Garantizar que los usuarios reciban un servicio eficiente y eficaz del personal de la Alcaldía. - Coordinar con la sección de catastro las labores de calificación y recalificación de contribuyentes. - Realizar la emisión de los avisos recibos de cobros de impuestos y tasas por servicios, así como los reportes de los contribuyentes en mora. - Efectuar revisiones periódicas de los registros de cuentas corrientes, para comprobar la veracidad de estos POLÍTICAS - Distribuir a su debido tiempo los avisos de cobro a cada contribuyente. 6

9 - Establecer las proyecciones de recuperación de mora en coordinación con los diferentes niveles jerárquicos. - Mantener con todos los departamentos y secciones relacionadas con el área de cobranza una efectiva comunicación para una mejor coordinación de las actividades. - Realizar acciones que permitan tener tecnología actualizada para lograr una efectiva recaudación tributaria. - Mantener herramientas administrativa actualizadas que faciliten el desarrollo de las funciones NORMAS - Cada actividad del proceso debe desarrollarse sistemáticamente. - El encargado del registro de contribuyentes, no debe ser el mismo que recauda los tributos municipales. (Normas Técnicas de Control Interno, Corte de Cuentas de la República ). - El pago de obligaciones tributarias, los contribuyentes, solo ha de hacerlo contra entrega del recibo y con el sello de cancelado. - El aviso de cobro, debe contener: el monto a pagar por el contribuyente, su mora, si la tiene y toda la información que le motive a estar solvente con la municipalidad. - No se debe multar arbitrariamente a los contribuyentes, sin tomar en cuenta las leyes y ordenanzas respectivas. - El encargado de cobros y recuperación de mora atenderá en forma expedita a los contribuyentes y usuarios de los servicios municipales que soliciten su solvencia municipal cuya extensión no excederá mas de 24 horas. 7

10 - Queda totalmente prohibido emitir solvencias municipales a los contribuyentes que se encuentran en mora, cualquiera que sea la cantidad que adeuda. - La comisión financiera del concejo municipal, los encargados de los departamentos de cuentas corrientes, cobro y recuperación de mora se reunirán periódicamente con los contribuyentes morosos, donde se les planteará su estado de morosidad, las complicaciones de las sanciones y las facilidades de pago para la cancelación de la deuda. - Mantener actualizados los registros de cumplimientos de plazos de los convenios de los contribuyentes morosos. 8

11 ORGANIGRAMA DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE LA UNIÓN (PROPUESTO) CONCEJO MUNICIPAL AUDITORIA INTERNA SECRETARIO MUNICIPAL ALCALDE COMITÉ POLÍTICO ECONÓMICO COMITÉ DE CONTROL DE CALIDAD COMITÉ PROYECCIÓN SOCIAL SECRETARIA GERENTE ADMINISTRATIVO SECRETARIA RECEPCIONISTA DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE REGISTRO DEL ESTADO FAMILIAR DEPARTAMENTO DE PROYECTOS DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA MUNICIPAL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES REGISTRO REGISTRO CATASTRO FINANZAS CAJERA RASTRO ARCHIVO ARCHIVO CONTABILIDAD MERCADO POLICÍA CÉDULA CUENTAS CORRIENTES ASEO CEMENTERIO ESTADIO Fecha de Elaboración: octubre de

12 DESCRIPCIÓN DE LOS ELEMENTOS DE ORGANIZACIÓN INVOLUCRADOS EN EL SISTEMA DE COBRANZAS DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA. I. Nombre del Elemento de Organización: Departamento de Administración Tributaria Municipal. II. Relación de Autoridad: 1. Depende de: Gerencia Administrativa. 2. Integrado por: - Sección de Finanzas. - Sección de Contabilidad. - Sección de Cuentas Corrientes. III. Función General: Planificación, organización y control de las diferentes funciones relacionadas con el cobro de tributos y recuperación de mora. IV. Funciones Especificas: Elaboración de planes y programas de trabajos. Supervisar las secciones bajo su responsabilidad. Aplicar las leyes y ordenanzas emanadas del Concejo Municipal y Asamblea Legislativa. Elaboración de proyectos del área. Coordinación de labores de las diferentes secciones bajo sus responsabilidad. 10

13 Revisión mensual de estados de cuentas corrientes de contribuyentes. Participar en la elaboración de programas de publicidad y contratación de medios publicitarios. Otras que le sean asignadas. 11

14 I. Nombre del elemento de Organización: Sección de Cuentas Corrientes. II. Relación de Autoridad: 1. Depende de: Departamento de Administración Tributaria Municipal. 2. Integrado por: - Jefe de Sección. - Auxiliar III. Función General: Planificar, organizar, dirigir y controlar las funciones de la sección de cuentas corrientes. IV. Funciones Especificas: Mantener registros actualizados de contribuyentes. Actualización de estados de cuentas de cada contribuyente. Llevar registros de contribuyentes por actividad económica. Elaboración de los recibos de cobros. Llevar registros por tipo de contribuyentes. Elaboración de listas de contribuyentes morosos mensualmente. Elaboración y despacho de avisos de cobros. Elaboración de citatorios de contribuyentes. Elaboración de convenios de pagos. Elaboración y archivo de expedientes de contribuyentes. Recepción de calificación y recalificación de contribuyentes. Asumir otras responsabilidades inherentes a su cargo que le sean asignadas. 12

15 INSTRUMENTOS A UTILIZAR EN EL SISTEMA DE COBRANZAS

16 Carta informativa de cobro PRIMER AVISO La Unión: de de Estimado (a) Señor (a) (ita): Con el objeto de tratar el estado de su cuenta en mora por Impuestos y Servicios Municipales, por este medio solicito a usted, presentarse a la Sección de Cuentas Corrientes de la Alcaldía Municipal, ubicada en la segunda planta del edifico, dentro de los diez días siguientes a la fecha de recibido este aviso. En caso de no presentarse, usted pierde una valiosa oportunidad para obtener financiamiento municipal a través de un plan de pagos de mutuo acuerdo, evitando de esa manera tener que llevar su caso al cobro judicial, tal como lo establece la Ley General Tributaria Municipal vigente. Atentamente, Jefe de Cuentas Corrientes. Alcaldía Municipal de la Unión

17 Carta informativa para inicio del cobro judicial La Unión de de Estimado (a) Señor (a) (ita): El Departamento de administración Tributaría a través de cuentas corrientes de esta a Alcaldía Municipal hace de su conocimiento que el expediente a nombre de ha sido trasladado al abogado de la Alcaldía para que proceda iniciar el proceso de cobro judicial ya que a la fecha se han agotado los procedimientos administrativos establecidos por la Ley General Tributaria Municipal. Atentamente, Jefe de Cuentas Corrientes Alcaldía Municipal de la Unión

18 ALCALDÍA MUNICIPAL DE LA UNIÓN CONVENIO DE FINANCIAMIENTO AL CONTRIBUYENTE CONVENIO Nº : La Unión, de de Nombre del contribuyente: Cuenta Nº Dirección: Cédula de identidad personal NIT DETALLE DE LA CUENTA Mora acumulada hasta el. Multas e intereses Total adeudado Fiestas patronales Total a pagar Por este medio me comprometo a pagar la cantidad mencionada en la forma siguiente: En caso de incumplimiento con el compromiso adquirido, la Alcaldía Municipal continuará con el trámite de cobro por medios judiciales de acuerdo a lo establecido en la Ley General Tributaria Municipal. Contribuyente Jefe de cuentas corrientes Jefe de administración tributaria municipal Representante jurídico

19 ALCALDÍA MUNICIPAL DE LA UNION - CUENTAS CORRIENTES DISTRIBUCIÓN DE CUOTAS SEGÚN CONVENIO DE PAGO FECHA DE CELEBRACIÓN DE CONVENIO: CONTRIBUYENTE: MESES EN MORA: CUENTA Nº: SALDO ACTUAL : Concepto de Pago Pago Cuota Cuota Cuota Cuota Cuota Cuota Total a Saldo a Tasas e impuestos inicial mensual cobrar plazos Alumbrado Barrido público Tren de aseo Mercados Industria SUB TOTAL Fiestas patronales Multas e intereses Total a pagar FECHAS DE VENCIMIENTO El pago de la cuota convenida no incluye el pago normal del mes. Contribuyente Jefe de cuentas corrientes

20 MODELO DE RECIBO AVISO DE COBRO

21 REVERSO DE AVISO DE COBRO Señor contribuyente: Usted puede pagar el valor del mes que se le notifica o cancelar el saldo total de su cuenta para estar solvente con la Alcaldía. La administración le facilita para que sus pagos mensuales los efectúe en bancos y financieras o en la Alcaldía. Mucho agradeceremos cancelar su cuenta en la fecha indicada en este aviso. Se prohibe quedar en mora para evitar posibles recargos. Para que sea valido como recibo cancelado deberá llevar el sello de pago del colector o cajero respectivo. La cancelación del saldo que ampara este recibo no exime al contribuyente de deudas pendientes de cancelación. Al tramitar solvencias, favor presente copia de ultimo recibo cancelado.

22 ASPECTOS QUE DEBE CONTENER EL MENSAJE DE PUBLICIDAD A NIVEL DE RADIO Y TELEVISIÓN - El proceso a seguir para realizar los pagos de tributos Municipales. - Las sanciones por contravenciones tributarias ( multas e intereses y trámites judiciales ), por el incumplimiento de los deberes relacionados con los tributos municipales. Orientación a los contribuyentes sobre las obligaciones tributarias. Los beneficios para la población. Facilidades que se le da para el pago de su mora tributaria.

23 PROCEDIMIENTO DE COBRO NORMAL (SITUACION ACTUAL) Contribuyente se presenta a contabilidad y solicita a primer auxiliar le elaboren recibos para la cancelación de su deuda tributaria. Primer auxiliar de contabilidad elabora recibos de cancelación y los entrega al contribuyente para su respectiva cancelación. Contribuyente presenta en caja los recibos junto con el efectivo o cheque certificado. El encargado de caja firma y sella los recibos y entrega copia a contribuyente, dejando una copia para archivo temporal de contabilidad Contabilidad solicita copia a tesorería, actualiza registro de cuentas corrientes y solicita a catastro que actualice su registro también.

24 PROCEDIMIENTO DE COBRO NORMAL (PROPUESTO) Jefe de administración tributaria municipal solicita a jefe de cuentas corrientes estados de cuentas de contribuyentes. Jefe de cuentas corrientes solicita a auxiliar de cuentas corrientes la elaboración de estados de cuentas de los contribuyentes. Auxiliar de cuentas corrientes elabora estados de cuenta y avisos de cobro y entrega al notificador. Notificador recibe y entrega avisos de cobro (original y dos copias) a contribuyente. Contribuyente presenta a caja de tesorería recibos de cobro y efectivo o cheque certificado. Si Paga en Alcaldía Contribuyente recibe avisos de cobro y luego se presenta a pagar su deuda tributaria. No Encargado de caja toma recibos y efectivo. Entrega original a contribuyente, deja una copia para caja y la otra para cuentas corrientes. Contribuyente presenta a caja de banco recibos de cobro y efectivo o cheque certificado. Auxiliar de cuentas corrientes retira copias de bancos y caja de tesorería, registra los pagos realizados y actualiza el sistema. Archivo final de documentos.

25 PROCEDIMIENTO DE RECUPERACIÓN DE MORA (SITUACIÓN ACTUAL) Contabilidad solicita a primer auxiliar que elabore avisos de cobro y envíe a departamento de catastro. Catastro recibe aviso de cobro y entrega a notificador. Contribuyente recibe aviso de cobro y se presenta a contabilidad para que le elaboren recibos de pago (original y copia). Notificador entrega avisos de cobro a contribuyentes. Primer auxiliar de contabilidad elabora recibos de pago y los entrega al contribuyente para su respectiva cancelación en caja de tesorería. Contribuyente presenta a caja los recibos junto con el efectivo o cheque certificado. Contabilidad solicita la copia a tesorería, actualiza el registro de cuentas corrientes y solicita a catastro que actualice su registro también. Caja toma recibos y efectivo, firma, sella y entrega original a contribuyente, dejando la copia para archivo temporal de contabilidad.

26 PROCEDIMIENTO DE COBRO ADMINISTRATIVO SIN CONVENIOS DE PAGO (PROPUESTO) Jefe de administración tributaria solicita a jefe de cuentas corrientes los estados de cuentas de los contribuyentes morosos, incluyendo multas e intereses por mora Jefe de cuentas corrientes solicita a auxiliar de cuentas corrientes la elaboración de estados de cuentas de los contribuyentes. Auxiliar de cuentas corrientes imprime estados de cuenta, y solicita calendarización de avisos de cobro a jefe de cuentas corrientes. Jefe de cuentas corrientes autoriza calendarización y envía avisos de cobro y recibos (original y dos copias) a notificador. Si Contribuyente presenta a caja de tesorería recibos de cobro y efectivo o cheque certificado. Paga en Alcaldía Contribuyente recibe avisos y luego se presenta a pagar deuda tributaria. Notificador recibe y entrega avisos de cobro y recibos a contribuyente No Encargado de caja toma recibos y efectivo. Entrega original a contribuyente, deja una copia para caja y la otra para cuentas corrientes. Contribuyente presenta a caja de banco recibos de cobro y efectivo o cheque certificado. Auxiliar de cuentas corrientes retira copias de bancos y caja de tesorería, registra los pagos realizados y actualiza el sistema. Archivo final de documentos.

27 PROCEDIMIENTO DE COBRO ADMINISTRATIVO CON CONVENIOS DE PAGO (PROPUESTO) Jefe de administración tributaria solicita a jefe de cuentas corrientes los estados de cuentas de los contribuyentes morosos, incluyendo multas e intereses por mora Jefe de cuentas corrientes solicita a auxiliar de cuentas corrientes la elaboración de estados de cuentas de los contribuyentes. Auxiliar de cuentas corrientes imprime estados de cuenta, y solicita programación de avisos de cobro a jefe de cuentas corrientes. Jefe de cuentas corrientes autoriza calendarización y envía avisos de cobro y recibos (original y dos copias) a notificador. Auxiliar de cuentas corrientes elabora planes de pago en base a políticas del sistema y los presenta a jefe para aprobación. Si Solicita facilidades de pago Si Contribuyente paga en alcaldía Notificador recibe y entrega avisos de cobro y recibos a contribuyentes No No Contribuyente firma convenios de pago, auxiliar entrega copia a contribuyente y elabora recibo de la prima convenida. Contribuyente presenta a caja de tesorería recibos de cobro y efectivo o cheque certificado. Contribuyente presenta a caja de banco recibos de cobro y efectivo o cheque certificado. Archivo final de documentos. Auxiliar de cuentas corrientes retira copias de bancos y caja de tesorería, registra los pagos realizados y actualiza el sistema. Encargado de caja toma recibos y efectivo. Entrega original a contribuyente, deja una copia para caja y la otra para cuentas corrientes.