4. Alcance de un proyecto

Transcripción

1 4. Alcance de un proyecto El alcance de un proyecto está definido como los trabajos necesarios para completar el proyecto con éxito. La administración del alcance del proyecto debe recurrir a las herramientas y los procesos que aseguren que se incluye todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto exitosamente. Se debe ocupar de definir y controlar qué trabajos se incluyen y cuales no se incluyen en el proyecto. Existe una distinción entre la administración del alcance del producto del proyecto y el alcance del proyecto: - El alcance del producto se mide comparándolo con los requerimientos y los objetivos del proyecto en términos de producto o servicio a crear. - El alcance del proyecto se mide en relación con el plan diseñado tras el fin de alcanzar los objetivos. La gestión de ambos alcances debe estar sólidamente integrada para asegurar que, a partir del trabajo definido en el alcance del proyecto, se pueda obtener el producto especificado en objetivos. Project Scope Definition La definición del alcance de un proyecto documenta los sig puntos: - Los trabajos que se realizarán y los trabajos que no se realizarán durante la ejecución del proyecto. - Los principales entregables. - Una estimación preliminar de costos y tiempos. - Los principales riesgos, supuestos y restricciones del proyecto. - Los niveles de aprobación. Existe una serie de pasos para obtener el documento de definición de Alcance de Proyecto que incluye: 1- Obtener información histórica que pueda ser de utilidad para el proyecto 2- Trabajar con el sponsor del proyecto y los niveles gerenciales que darán su aprobación a las diferentes etapas del proyecto para definir la forma en que serán las aprobaciones.. 3- Determinar los stakeholders principales para tratar de entender sus necesidades, inquietudes y brindarles información que ayude a la concreción del proyecto. 4- Crear una visión preliminar del Project Scope Definition que contenga : a) Resumen ejecutivo del proyecto: La definición del alcance del proyecto completa puede ser grande y engorrosa para la alta gerencia, razón por la cual debe escribirse un resumen ejecutivo para que pueda ser entendido por el top management. Es un resumen del Project Scope Definition, no un resumen del proyecto. b) Resumen del proyecto: 1

2 Define el propósito del proyecto, los beneficios que otorgará a la organización y de qué manera se inserta y contribuye con las metas globales de ésta. c) Objetivos del proyecto: Define los objetivos que serán alcanzados para dar soporte y contribuir con los objetivos de la organización. Debe ser redactado en función de los entregables que producirá el proyecto. d) Alcance del proyecto: Define los entregables que serán creados por el proyecto y qué elementos no serán creados por el proyecto. Es importante que sea definido en términos tales como: - el trabajo que estará dentro y fuera del alcance del proyecto. - los entregables del proyecto que serán obtenidos. - las organizaciones afectadas y las no afectadas - los procesos de negocios que estarán afectados y los que no lo estarán. - enunciar otros proyectos que puedan ser impactados por el proyecto que se encuentra en definición. e) Horas estimadas para el proyecto: Proveer información de la estimación de horas para el proyecto, la forma en que fueron estimadas, los supuestos y las restricciones en el momento de armar estimaciones del proyecto, etc. f) Estimación de Costos del proyecto: Proveer la información de los costos del proyecto basado en el costo de las horas estimadas de trabajo. Agregar además los costos de hardware, software, capacitación, viajes, viáticos en que deberá incurrirse durante el proyecto. g) Principales Supuestos: Los supuestos son sucesos externos que pueden o no suceder, pero que a los efectos del proyecto, se definen como reales. En gral., el listado de supuestos proviene de la experiencia del gerente de proyectos y su equipo de trabajo sobre la base de proyectos anteriores. h) Mayores Riesgos: Los riesgos son sucesos potenciales futuros que pueden afectar positiva o negativamente el proyecto. Debe realizarse una correcta identificación de estos sucesos para desarrollar planes de respuesta ante la posibilidad de enfrentar riesgos de mayor impacto. i) La organización del proyecto: Determina la forma en qué estará organizado el proyecto en función de los recursos asignados, la matriz de responsabilidades, etc. 5- Documentar los principales procedimientos del proyecto 6- Circular el borrador del Project Scope Definition 7- Actualizar el Project Scope Definition 8- Circular nuevamente el documento 9- Iniciar la aprobación del documento Una vez obtenidas las aprobaciones, el trabajo del proyecto debe comenzar de acuerdo con lo establecido en el Project Scope Definition. 2

3 CAMBIOS DE ALCANCE DE UN PROYECTO En todo proyecto, conforme va avanzando, se producen cambios en su alcance. Estos cambios tienen siempre impacto positivo o negativo- sobre el trabajo del proyecto. Estos cambios de alcance pueden tener origen en: Cambios en las necesidades del negocio: muchas veces sucede que durante la ejecución del proyecto deben introducirse cambios en el alcance debido a que se modifican las situaciones que dieron origen al proyecto. Estos cambios pueden estar motivados por variaciones en las necesidades del mercado, en la competencia, en las condiciones económicas o financieras de la organización, etc. Deficiente definición original del proyecto: el otro motivo principal que produce los mayores cambios de alcance de los proyectos es la falta de una clara definición de los objetivos, ya sea porque éstos no eran precisos en el momento de comenzar el desarrollo del proyecto o por un mal desempeño del equipo de proyecto por no haber entendido cuales eran los objetivos El propósito de la administración de cambios en el alcance del proyecto es proteger la viabilidad del actual Project Scope Definition aprobado. Al definir y acordar el proyecto, se enumeraron ciertos supuestos, restricciones y riesgos asumidos en el momento de la aprobación. Si los entregables del proyecto cambian (porque el cliente necesita más o distintos entregables), las estimaciones de costo y tiempo seguramente van a cambiar. El gerente de proyectos y su equipo deben reconocer estos cambios como nuevos requerimientos e introducirlos en el proceso de control de cambios de alcance. Si el sponsor del proyecto aprueba los cambios, éstos se introducen en el alcance de proyecto, con la consiguiente modificación de costos, tiempos, supuestos, restricciones y riesgos. Proceso de Control de Cambios de Alcance El proceso de control de cambios de alcance es fundamental para la exitosa culminación de un proyecto. Este proceso asegura que los cambios que se introducen en el alcance del proyecto quedan adecuadamente definidos, evaluados, y aprobados antes de su implementación. El control de cambios de alcance consta de 5 procesos clave: 1. Remisión y Recepción de Solicitudes de Cambio Este proceso habilita a cualquier miembro del equipo de proyecto a remitir una solicitud de cambios que debe contener al menos los sig. ítems: Descripción del cambio propuesto Razones para el cambio, incluyendo necesidades del negocio Beneficios del cambio Estimación de costo y tiempo que implicará el cambio Impacto del cambio Documentación adicional de soporte a la solicitud 3

4 2. Revisión y Registro de Solicitudes de cambio Este proceso permite una revisión de la solicitud de cambios con el propósito de verificar que todos los aspectos formales han sido cubiertos y registrados en una planilla de log de solicitudes de cambio, que incluye, los sig ítems: Número de solicitud de cambios Solicitante Descripción Impacto Estado de la solicitud 3. Análisis y Estimación de Solicitudes de cambio Este proceso involucra un completa análisis de factibilidad e impacto de la solicitud de cambios para asegurar que el impacto sea positivo para el proyecto, en caso de ser aprobada el estudio debe definir: Requerimiento de cambios Alternativas Costos y beneficios del cambio Estimación de tiempos Riesgos Recomendación 4. Aprobación de Solicitudes de cambio Este proceso involucra una revisión formal, llevada a cabo por un comité de revisión, y la aprobación de cambios. En este proceso deben participar el gerente de proyectos, el sponsor, clientes clave. El comité de revisión y aprobación de cambios puede: - rechazar el cambio - requerir estudios adicionales - aprobar el cambio tal como fue solicitado - aprobar el cambio con restricciones Cada cambio es aprobado teniendo en cuenta: - los riesgos de implementar el cambio - los riesgos de no implementar el cambio - el impacto del cambio en el proyecto en términos de tiempo, recursos utilizados, costos y calidad obtenida 5. Implementación y cierre de Solicitudes de cambio Este proceso permite la implementación de todos los cambios aprobados. Incluye los siguientes ítems: Identificación del cambio de fechas en el proyecto 4

5 Pruebas del cambio previo a su implementación Implementación del cambio Revisión del éxito del cambio introducido Comunicación de la implementación del cambio Cierre de solicitud de cambios en el log de solicitudes de cambios. Remisión y Recepción de Solicitudes de Cambios Revisión y Registro de Solicitudes de Cambio Análisis y Estimación de Solicitudes de Cambio Requerimiento de Estudios Adicionales Aprobación de Solicitudes de Cambio NO Solicitud Rechazada SI Implementación y Cierre de Solicitudes de Cambio DOCUMENTOS ASOCIADOS AL ALCANCE DEL PROYECTO: a) Project Charter (acta de constitución del proyecto en etapa de Iniciación) b) Project Scope Definition (definición y enunciación de alcance en etapa de Planificación) c) Work Breakdown Structure (WBS) (definición detallada del trabajo a realizar en etapa de Planificación) 5