GUÍA DE USO DE MUNDOCRUZROJA

Transcripción

1

2 ÍNDICE Sección Página INTRODUCCIÓN 3 Actividades 3 Blogs 3 Comunidades 4 Marcadores (Dogear) 4 Perfiles 4 Archivos Personales (Files) 4 Wikis 5 Inicio (HomePage) 5 1. ACTIVIDADES 6 2. BLOGS COMUNIDADES MARCADORES (Dogear) PERFILES ARCHIVOS PERSONALES (FILES) WIKIS INICIO (HOMEPAGE) CONECTORES DE MUNDOCRUZROJA 55 2 de 59

3 0. INTRODUCCIÓN IBM Lotus Connections es la solución que existe detrás de MundoCruzRoja. Ofrece software social preparado para la empresa, es una solución ampliable que incluye servicios predefinidos de comunicaciones y colaboración que permiten a los usuarios gestionar de manera más eficiente la colaboración, encontrar profesionales y compartir información dentro y/o fuera de la organización. Ayuda a los usuarios a encontrar la experiencia y la información necesaria y a construir nuevas relaciones profesionales basadas en necesidades de negocio. IBM Lotus Connections introduce nuevos servicios y características con el objetivo de crear comunidades y redes sociales de alto rendimiento. Con el uso de Actividades, Blogs, Comunidades, Perfiles, Marcadores sociales, Archivos y Wikis, Lotus Connections se ha convertido en una solución real para las redes sociales empresariales. Vamos a poder crear una ventaja competitiva sostenible en un entorno de cambio constante y competitivo gracias a la innovación que nos brinda el hecho de capturar y desplegar las mejores ideas de nuestros usuarios internos, externos y proveedores. Aumentará a su vez nuestro ritmo de crecimiento y podremos capturar el conocimiento colectivo que reside dentro y fuera de Cruz Roja Española, convirtiéndonos en una organización más ágil y que ejecuta más rápido. 1. Actividades Permite a los usuarios crear y definir de manera instantánea un conjunto de actividades que requieran uno o más individuos para conseguir un objetivo concreto. Las actividades se pueden completar, asignar, priorizar, compartir y gestionar las tareas más importantes. Se pueden poner fechas de vencimiento y descubrir y compartir las mejores metodologías al crear plantillas de actividades para reutilizar los procedimientos. Una actividad se crea con el fin de comunicarse y colaborar con otras personas para alcanzar un objetivo común, organizando todo el trabajo necesario. 2. Blogs Es un sistema de blogging corporativo donde los usuarios pueden compartir sus perspectivas y sus experiencias, solicitar sugerencias y compartir información. Pueden ser gestionados por un individuo o un grupo, pudiendo añadir entradas que contengan texto, imágenes, enlaces o incluso video. La verdadera fortaleza de los blogs es el hecho de que los demás lectores pueden calificar y responder a entradas del blog lo que facilita las discusiones en el tiempo que luego pueden ser introducidas en la organización. 3 de 59

4 3. Comunidades Una comunidad reúne a los usuarios que poseen un interés común y ésta ayuda a que dichos usuarios puedan colaborar, intercambiar y compartir información interactuando entre sí Las Comunidades permiten colaborar, intercambiar y compartir información sobre un tema concreto a usuarios que comparten ese mismo interés o responsabilidad. 4. Marcadores (Dogear) Permite guardar, organizar, mantener y almacenar los marcadores personales en un repositorio central pudiendo compartirlos si se desea. Esto permite que otros usuarios se beneficien de nuestras búsquedas, ahorrando de esta forma un tiempo valioso, descubriendo la fuente de información imprescindible sin perder tiempo. Los marcadores sociales son una necesidad ya que permiten que nuestros equipos compartan información en tiempo real de manera sencilla, pudiendo organizar información interna y externa en un único punto. 5. Perfiles Es un Directorio de personas que forman parte de una organización así como la información necesaria para crear y fomentar redes eficientes. Incluye información de usuario básica además de experiencia técnica y/o de negocio, experiencia pasada y áreas de interés. Facilita así la creación de perfiles por parte de los usuarios, que pueden ser recorridos para descubrir a la persona adecuada basándonos en su nombre, organización, localización, intereses y conocimientos. El servicio de Perfiles nos ayuda a construir una red de colaboración de personas conectadas. 6. Archivos Personales (Files) El servicio de archivos provee a un usuario con un forma sencilla y rápida de compartir su contenido con otros subiendo presentaciones, documentos, videos o cualquier tipo de archivo a su propia librería de archivos compartidos. Los archivos pueden ser privados, medio privados o públicos y mediante el uso de características de la Web 2.0 como etiquetas, valoraciones, recomendaciones, combinado con los comentarios de cada versión permite compartir contenido y a otros usuarios descubrir contenido que ha sido publicado. Permite que un usuario tenga su repositorio personal centralizado y online, facilitando la consulta de sus archivos en el futuro. 4 de 59

5 7. Wikis Los wikis son una forma estupenda de proveer a los usuarios con la herramienta perfecta para crear contenido Web de manera colaborativa dentro de un entorno sencillo. Todo el que tenga acceso al wiki podrá crear, editar o ver el contenido en función de su rol. Posee una estructura de versionado automático y una vista de cambios recientes para que se pueda visualizar lo más nuevo. Como los wikis se han diseñado para soportar muchas páginas enlazadas entre sí, es muy sencillo crear enlaces entre páginas en un wiki creando sitios complejos completos y multipágina con tabla de contenidos. El servicio de Wikis permite trabajar con un editor de texto rico o con HTML/wiki markup directamente facilitando y acelerando el proceso de construcción de páginas 8. Inicio (HomePage) Este servicio sirve para aunar en una única vista agregada todos los servicios que engloban Lotus Connections. Desde este servicio se observan las actualizaciones y notificaciones de tu red. Este flujo de información facilita mucho la labor de mantenerse al día de las actualizaciones de la red, nuevos archivos, cambios en los perfiles y mucho más. La otra gran fortaleza de la página de inicio es la vista de Widget, totalmente personalizable desde los cuales se puede mostrar información de los servicios de Lotus Connections o fuentes externas. 5 de 59

6 1. ACTIVIDADES Las actividades proveen una forma más natural de realizar nuestro trabajo, al contrario que las herramientas centradas en documentos o en herramientas. La aproximación al trabajo con las actividades es dejar que el trabajo tenga lugar y capturar la colaboración y los elementos que se generan en el momento que se crean. De esta forma es más fácil gestionar el trabajo diario con otros compañeros y descubrir y capturar las buenas prácticas de una manera sencilla. Una Actividad es una colección de relaciones entre las personas, los materiales con los que trabajan, sus comunicaciones y los procesos que utilizan para llegar a un objetivo común. En vez de realizar el trabajo en varios sitios dispares y herramientas desconectadas, Actividades aúna información de varias herramientas y sitios para que sea compartido por el equipo. De manera resumida, las Actividades son tareas que requieren coordinación y colaboración con otros para ser completadas. Por ejemplo una actividad puede ser: Conducir un proceso de venta hasta su cierre Preparar una reunión importante Escribir un informe para un cliente/socio/proveedor Contratar a un nuevo empleado Compartir actividades es muy sencillo y se puede hacer uso del cuadro de mando Web para hacer seguimiento de las actividades pendientes, prioritarias y completadas. Usa las actividades para ser más eficiente. Las Actividades son un buen método para mejorar la conciencia y coordinación en pequeños equipos o grupos. Actividades se puede convertir en el repositorio central en el que agregar los elementos varios necesarios para completar una tarea o proyecto incluyendo chats, documentos, imágenes, mensajes y enlaces Web. 6 de 59

7 Página de Actividades Esta vista muestra las Actividades que están en proceso de finalización Fig.1 1. Para crear una nueva actividad, presionar el botón Iniciar una actividad. 2. Se puede filtrar la lista de actividades para ver aquellas de prioridad media o alta. También se puede filtrar por actividades activas, finalizadas o eliminadas. 3. Las actividades se pueden etiquetar así como su contenido. Utiliza esta vista para ver tus actividades en función de las etiquetas. 4. Esta vista te muestra las acciones más recientes que han tenido lugar en tus actividades y permite navegar a los elementos seleccionados. Uno puede suscribirse a esta vista haciendo uso del icono de lectura RSS que se puede encontrar situado al final de la lista. ( ) 7 de 59

8 Aspectos Clave de una Actividad Fig. 2 Secciones. Una Actividad puede contener una lista desordenada de elementos o se puede organizar en secciones. Las secciones son personalizables por parte del propietario de la Actividad y, una vez se han añadido están disponibles para todos los integrantes de la Actividad para agrupar el contenido relativo a dicha Actividad. Para añadir una nueva sección, presiona el botón Añadir sección e introduce un título para la sección. Las secciones son opcionales pero necesarias si se quiere gestionar una Actividad muy grande. Añadir entrada. Una manera de añadir información nueva a una Actividad es presionando el botón Añadir entrada. En el formulario por defecto de creación de entrada se puede añadir un título, descripción y etiquetas a la entrada que se va a crear. Esto se puede observar en la Figura número 3. 8 de 59

9 En el ejemplo observamos una Actividad ya creada denominada Formación de IBM Lotus Connections con 3 secciones: Pasos Previos, Formación y Para saber más todavía. Vemos que la entrada puede ir asociada a una sección existente o a ninguna. Añadir una nueva entrada a una Actividad Fig. 3 Opcionalmente se pueden añadir campos personalizados a la entrada como por ejemplo el campo de Persona, Calendario o enlaces a otras fuentes de información o incluso un campo de texto para añadir cualquier otro tipo de información. Se pueden renombrar los campos haciendo clic en el nombre. Si observas que utilizas la misma entrada para diferentes Actividades, se puede crear una plantilla para reutilizarla en el futuro. Para ello hay que presionar el botón Más acciones una vez creada la entrada y Guardar como plantilla de entrada. Añadir Tarea Pendiente. Utilizando Tareas Pendientes se pueden crear acciones mientras se trabaja con una Actividad, asignarles fechas de entrega así como propiedad si se desea. 9 de 59

10 Pueden ayudar a asignar el trabajo a los involucrados en la Actividad. Todas las tareas pendientes de todas tus Actividades se muestran en una única vista para que se pueda actuar sobre ellas. Añadir Miembros. Se pueden compartir las Actividades con otras personas directamente desde el formulario de Nueva Actividad. La función de escritura anticipada permite encontrar a personas dentro de la organización. Si no se encuentra la persona deseada de esta forma, se puede añadir usando su dirección de correo electrónico. Se puede añadir a más de una persona usando listas de personas separadas por comas. (Figura número 4) Añadir nuevos miembros Fig. 4 Se pueden configurar las Actividades como Actividades Públicas. El acceso Público (sólo lectura) hace que una Actividad sea Pública para que todos la puedan ver pero no editar. El acceso Público (sin ser sólo lectura) permite que cualquier persona añada contenido a la Actividad y editar sus propias entradas. Existen 3 tipos de roles diferentes: Propietario, Autor y Lector a los que se pueden asignar diferentes niveles de acceso dentro de las Actividades: 10 de 59

11 Propietarios: pueden ver, editar y eliminar todos los objetos de una Actividad. Pueden añadir a miembros a la Actividad con cualquier rol. Autores: tiene la posibilidad de ver y añadir objetos así como editar y eliminar sus propias entradas. Pueden añadir personas a la Actividad con el rol de Autor o Lector. Lectores: sólo pueden leer el contenido de una Actividad. Plantillas: Reutiliza el conocimiento existente. Si resulta que repetimos ciertas Actividades (por ejemplo crear una patente, realizar una presentación, elaborar un presupuesto, etc.) se pude crear una Plantilla de Actividad con elementos necesarios. Notificaciones por . Se pueden enviar notificaciones a todos los usuarios o a unos cuantos haciendo uso del filtro. Para ello, en la tarea o en la Actividad presionamos Más acciones Notificar a otras personas y escribimos para filtrar. Esto se puede observar en la Figura 5. Notificaciones por Fig de 59

12 2. BLOGS Los Blogs proveen un medio para compartir conocimiento y construir redes y relaciones. Los Blogs se pueden utilizar para múltiples propósitos desde compartir la dirección de un proyecto, preguntando y respondiendo dudas, recopilando sugerencias y feedback y aprendiendo las buenas prácticas por mencionar algunas. La primera página de Blogs consiste en un cuadro de mando con la información de los Blogs activos, búsqueda, el más comentado, el más visitado que se verán en la Figura número Fig Las Últimas entradas de Blog muestran la actividad reciente de posts de dichos Blogs. Se pueden ordenar por fecha, título, recomendaciones, comentarios y visitas. Se puede ver en formato de lista simple o detallada. 2. Las Entradas de blog destacadas muestra los Blogs que poseen la actividad más reciente. 3. Las etiquetas son opcionales pero se recomienda su uso como método para que la búsqueda sea más sencilla. Utilizar etiquetas en los blogs hace que sea muy fácil encontrar la información necesaria en el cuerpo del Blog. 12 de 59

13 4. La sección de Más recomendados muestra una lista de los Blogs con la mayor puntuación. 5. La sección de Más comentados muestra una lista de los blogs con más comentarios permitiendo que podamos compartir nuestras ideas y opiniones con nuestros compañeros, socios o clientes. 6. La sección de los Más visitados nos muestra aquellas entradas de blog que han sido más visitadas (obviamente). Crear un blog. Simplemente hay que hacer clic en el botón Iniciar un Blog situado en la esquina superior izquierda de la página de inicio de blogs y añadir un título y una descripción para tus lectores. Como propietario del Blog puedes modificar el tema visual, que es la colección de plantillas que controlan el diseño y vista del Blog. Editor de Texto Rico. Cuando se añade una entrada a un Blog, disponemos de un editor de texto rico que nos permite insertar hipervínculos, imágenes, reglas horizontales, viñetas y mucho más. Los atributos de texto disponible son color, cursiva, negrita, subrayado y tachado. Subir un archivo a un Blog. La utilidad de subida de archivos se pude utilizar para mejorar tu Blog con gráficos, podcasts u otros ficheros. Se pueden gestionar los archivos subidos y añadir fácilmente nuevas imágenes o imágenes ya existentes al Blog. Cambiar el estilo y el diseño del Blog. Existe una gran variedad de opciones para los temas con las cuales se puede cambiar el diseño y el estilo. Por ejemplo, se puede cambiar el esquema de color e incorporar otros servicios de Lotus Connections como los marcadores. Blogging de Equipo. Un blog puede tener un único autor/propietario o múltiples contribuyentes. Blogs de Comunidad. Un Blog de Comunidad está diseñado para ser integrado en el servicio de Comunidades de Lotus Connections. De esta manera damos permiso de autor por defecto a todos los integrantes de la Comunidad para que puedan contribuir. Además de estar disponible dicho Blog para los integrantes o visitantes de la Comunidad, se muestran en la página de inicio de Blogs. Marcar una Entrada para Revisión. Si un usuario encuentra información que le resulta poco apropiada, puede marcar el contenido para que el Administrador lo revise y tome las acciones pertinentes. Se debe notificar el área de conflicto, ya sea Legal o de Recursos Humanos. Ver Figura número de 59

14 Marcar una entrada de Blog como poco apropiada Fig. 7 Utilizar editores de Blog de terceros para crear entradas para tu Blog. Se puede configurar el Blog para poder usar herramientas de edición de Blog de terceros para crear entradas para nuestro Blog. Esto se suele hacer si, por ejemplo queremos crear entradas offline. Esto es posible si se activa la API de MetaWeblog para nuestro Blog. La API de MetaWeblog es una interfaz de programación de aplicaciones que permite que se escriban, editen y eliminen entradas de weblog usando un servicio Web como w.blogger o ScribeFire. Notificar a un usuario acerca de una entrada de Blog. Puedes notificar a otros usuarios de Blog sobre una entrada mediante la opción de , enviando de esta manera un a dichos usuarios con un enlace a la entrada del Blog. Las Notificaciones que se envían se listan en la lista de Notificaciones Recibidas del receptor y en nuestra lista de Notificaciones Enviadas en la pestaña de Actualizaciones de la Página de Inicio de Lotus Connections. Ver el número de visitas del Blog. Se puede ver cuantas veces ha sido visitado tu Blog desde la pestaña de Mi Blog Entradas Referencias donde veremos el número de visitas y el sitio desde el cual han accedido. Las visitas desde lectores RSS o feeds se cuentan como Directa. Gestionar comentarios de Blog. Al activar la función Moderar comentarios dentro de un Blog, los propietarios del Blog podrán utilizar la vista de Comentarios en Administración Comentarios para ver y gestionar los comentarios de nuestro Blog. Filtra y ordena los comentarios y elige cuál publicar y cuál eliminar. 14 de 59

15 3. COMUNIDADES El servicio de Comunidades de Lotus Connections nos provee de una herramienta para encontrar, unirse y visualizar Comunidades y los usuarios pueden ver qué es lo nuevo, lo popular o lo que está activo. En una Comunidad puedes trabajar con personas que comparten un interés común, una responsabilidad o una especialidad. Este servicio posee la capacidad de integrar a través de Widgets los Blogs, Archivos, Wikis, widgets personalizados y mucho más. Se puede crear una Comunidad fácilmente usando el botón de Iniciar una comunidad. La información que se debe facilitar es el nombre de la comunidad; todos los demás datos son opcionales incluyendo la descripción, etiquetas, fotos y miembros. Por defecto, las Comunidades son Públicas pero se puede iniciar una Comunidad Moderada o Privada de la siguiente manera: Comunidad Pública: Cualquiera puede unirse y participar. Toda la información compartida es de carácter público Comunidad Moderada: Cualquiera puede solicitar su alta en la Comunidad pero el propietario debe aprobar el ingreso antes de que el solicitante pueda participar. Toda la información compartida es de carácter público. Comunidad Privada: Sólo el propietario puede añadir nuevos miembros a dicha Comunidad. Toda la información es de acceso privado para los integrantes de la Comunidad. Las Comunidades Privadas no aparecen listadas en la vista de Comunidades Públicas. Adicionalmente a esto, el propietario de la Comunidad tiene la capacidad de personalizar el estilo y el diseño de la Comunidad con plantillas de serie o puede implementar un diseño propio. Un ejemplo del estilo lo vemos en la Figura número 8. Nota: Si eres Propietario de la Comunidad y quieres hacer uso de la funcionalidad de Importar miembros para poblar la lista de usuarios de la Comunidad, debes tener en cuenta que el archivo CSV que se utiliza para este fin debe contener sólo direcciones de correo electrónico válidas de usuarios ya registrados en MundoCruzRoja, de no ser así recibirás una notificación de que los usuarios no se han añadido. Recibirás la misma notificación si intentas añadir a miembros que ya han sido agregados con anterioridad. 15 de 59

16 Ejemplo de Personalización de la Comunidad Fig. 8 La personalización disponible va más allá del acceso y el estilo y diseño de la Comunidad. Ahora el propietario puede personalizar que widgets aparecen en la Comunidad así como la posibilidad de activar/desactivar los foros, añadir Marcadores y mucho más. Ver Figura número 9 para más información. Fig. 9 La integración con los servicios de Blogs, Wikis, Actividades y Archivos hacen que las Comunidades sean una solución comprensiva para grupos dentro y fuera de una organización. Las Comunidades ofrecen una forma excelente de conectar a personas que se encuentran en silos o que tienen barreras físicas que impiden su conexión. 16 de 59

17 Página de Todas las Comunidades Fig Observa todas las comunidades de tu organización o sólo aquellas a las que perteneces utilizando la barra de navegación. 2. Observa las Comunidades recientes o las más populares o ponlas en orden alfabético. 3. Inicia una Comunidad rápidamente proveyendo un nombre, descripción y etiqueta(s). 4. Navega por el contenido de la Comunidad mediante etiquetas, filtrando por las etiquetas más utilizadas según las necesidades. Ya estés iniciando una nueva Comunidad o ingresando en una ya creada, puedes utilizar las características explicadas anteriormente para sacar el máximo provecho de tu experiencia con Comunidades. 17 de 59

18 Página de una Comunidad concreta Fig El Resumen de la Comunidad es una vista que aúna el contenido que ha sido añadido a la Comunidad recientemente. Esta vista se divide en secciones que muestran las últimas actualizaciones. 2. La Tarjeta de Comunidad en la parte izquierda incluye el icono personalizado de la Comunidad y los elementos de navegación. Se verá esta tarjeta en cualquier página que sea parte de la Comunidad como entradas de Blog, Wikis y más. 3. La vista de Miembros muestra la lista de miembros de la Comunidad. Utilízalo para añadir o eliminar miembros de tu Comunidad. Blog. Este Widget muestra las entradas más recientes del Blog que se comparten con la Comunidad. Los propietarios pueden añadir este Widget y elegir quién puede crear y modificar nuevas entradas. Para más información consultar la sección Blog de este manual. 18 de 59

19 Widget de Blog Fig. 12 Actividades. Los miembros pueden crear Actividades que pertenezcan a la Comunidad, por ejemplo para planificar reuniones, eventos, asignar tareas pendientes y más. Este Widget muestra las Actividades actualizadas más recientemente y provee un método para crear nuevas Actividades de forma rápida. Para más información consultar la sección Actividades de este manual. Widget de Actividades Fig. 13 Archivos. Usando este Widget se pueden subir y compartir archivos relevantes con la Comunidad. Los propietarios de la Comunidad pueden escoger qué miembros o sólo los propietarios tienen la posibilidad de subir. Todos los miembros pueden descargar archivos e información como número de descargas, fecha de subida y autor están disponibles para consulta. Para más información consultar la sección de Archivos de este manual. Widget de Archivos Fig. 14 Wikis. Este Widget permite a los usuarios de la Comunidad ver las páginas de Wiki que han sido actualizadas recientemente y provee un enlace para ver el contenido completo de la página. Los miembros pueden editar, añadir e interactuar con las páginas del Wiki mediante calificaciones, comentarios y observando los cambios históricos. Los propietarios pueden añadir este widget a su Comunidad que a cambio crea automáticamente un espacio Wiki para que sea usado por la Comunidad. Para más información consultar la sección Wikis de este manual. 19 de 59

20 Widget de Wikis Fig. 15 Foro de Discusión. Los miembros pueden añadir nuevas materias a discutir y comenzar una discusión para cada materia. El contenido del Foro de Discusión puede contener imágenes, enlaces y texto rico. Los Foros de Discusión poseen una interfaz mejorada que permite a un usuario seguir visualmente un hilo de discusión. Los usuarios pueden también seleccionar Marcar este tema para mantener un tema de discusión en la parte alta de la lista de Foros de Discusión. Foros de Discusión Fig de 59

21 Canales de Información. Con este widget los usuarios pueden añadir fuentes de información RSS o Atom al canal compartido de la Comunidad. Widget de Canales de Información Fig. 17 Marcadores. Los miembros pueden añadir Marcadores a sitios Web o fuentes de información a la Comunidad. Para más información consultar la sección Marcadores de este manual. Widget de Marcadores Fig. 18 Etiquetas. Utiliza etiquetas para asignar palabras descriptivas a tu Comunidad. Las Etiquetas son útiles a la hora de buscar una Comunidad concreta o filtrar la lista de Comunidades. Gráficos. Sube un gráfico como por ejemplo un logo, para darle un aspecto único y original a tu Comunidad. 21 de 59

22 4. MARCADORES (Dogear) Los Marcadores de Lotus Connections son una herramienta para utilizar favoritos de forma social, que te permite almacenar, organizar y compartir esos marcadores. Los marcadores revelan recursos de información que han sido cualificados por otros con un interés y una experiencia similares. Aún cuando el etiquetado es una capacidad de la Web 2.0 que ofrecen todos los servicios de Lotus Connections, es especialmente beneficiosa en los Marcadores porque ayuda a navegar por todos los ellos para buscar y descubrir lo que nos interesa de verdad. Los Marcadores te permiten almacenar cualquier sitio Web o cualquier URL en un repositorio central para poder acceder a ellos desde cualquier lugar sin cambiar la experiencia de usuario. El hecho de hacer uso de etiquetas para los marcadores permite describir el sitio Web o la URL, algo de mucha ayuda cuando se comparte este tipo de información con otros. Te puedes suscribir a una persona o a una etiqueta para recibir conocimiento en el momento. Los Marcadores poseen las siguientes características: Un repositorio central para almacenar y organizar los Marcadores/favoritos de todos los integrantes Una forma de publicar algunos o todos tus Marcadores de manera que otros puedan ver tu colección de contenido. Etiquetas que te permiten identificar Marcadores con una palabra clave de tu elección. Las etiquetas ayudan a simplificar la búsqueda. La información de contacto del propietario del Marcador está disponible para localizar y conectarse con los otros usuarios. Los usuarios son notificados sobre Marcadores que pueden resultar interesantes. Almacenar los Marcadores/Favoritos en un repositorio central. El servicio de Marcadores te permite importar tus favoritos a un repositorio centralizado en vez de tenerlos dispersos en diferentes navegadores u ordenadores. La información se almacena en un servidor, facilitando el acceso, la gestión y la actualización desde cualquier lugar. Los Marcadores mitigan la necesidad de mover los favoritos entre ordenadores, cuando se adquiere una nueva máquina, el usuario simplemente entra en el servicio y ya está. Marcadores. El servicio de Marcadores se integra fácilmente con tu navegador para almacenar los favoritos/marcadores. Ya estés navegando por Internet o por la Intranet, la experiencia de adición de Marcadores es la misma. 22 de 59

23 Etiquetas. Cuando decides marcar un sitio Web, se presenta un cuadro de diálogo donde se ve un campo de Título, otro de descripción donde puedes añadir información para recordar los detalles importantes del sitio, la URL del sitio Web y el campo de Etiquetas. Este mismo cuadro de diálogo se utiliza para añadir Marcadores a Comunidades, Actividades y Blogs. Cuadro de Diálogo de Nuevo Marcador Fig. 19 Para guardar marcadores en Lotus Connections se debe instalar primero el botón de marcador para que aparezca en tu barra de herramientas del navegador. Esto se puede encontrar en la página de herramientas de Marcadores. Cuando visitas una página que quieres almacenar, haz clic en el botón Marca esto en tu navegador para almacenar el enlace. Los Marcadores proveen etiquetas recomendadas, populares y recientes que ayudan a las organizaciones a construir su propia jerarquía de etiquetas (folksonomía). Cuando añadimos una etiqueta, se activa la escritura anticipada que nos presenta una lista de etiquetas ya en uso, pudiendo utilizar las mismas a lo largo de la organización y pudiendo ver cuan populares son. 23 de 59

24 Interfaz Web de Marcadores Fig La sección de Marcadores Públicos provee una lista de los marcadores más recientes dentro de la red social. Los Marcadores te permiten almacenar cualquier sitio Web y facilitar una descripción, título y etiqueta(s) asociadas al sitio. La página de Mis Marcadores es específica para ti y permite ver tus marcadores más recientes. También hay una opción para que un Marcador sea privado. 2. Almacenar un Marcador no es un concepto nuevo aunque ahora sí existe la posibilidad de buscar marcadores o marcadores públicos del mismo lugar, ofreciendo una gestión de la información y productividad mejoradas. Usando el servicio de Marcadores, puedes buscar dentro de tus Marcadores o de todos los Marcadores compartidos y las etiquetas mejoran los resultados de búsqueda. Como los Marcadores te permiten añadir sitios Web internos y externos, la búsqueda retorna resultados internos y externos también. 24 de 59

25 3. Las etiquetas son una o más palabras clave que quieres que estén asociadas a un recurso o en este caso a un Marcador. Cuanto más grande sea el tipo de letra de una etiqueta, más veces se ha utilizado. Los Marcadores muestran las etiquetas asociadas a cada entrada. Lotus Connections ofrece nubes de etiquetas dentro de cada servicio como una representación visual de las etiquetas que se están usando. Esta nube permite también filtrar las etiquetas que te interesa ver así como las relacionadas con un tema concreto. 4. La lista de observación del usuario se muestra en la pestaña de Mis Actualizaciones. Tu lista de observación mantiene una colección de los marcadores creados recientemente por una persona concreta o una etiqueta a la que nos hemos suscrito. Para añadir a tu lista de observación, mira el marcador asociado con una persona o etiqueta que te interese y haz clic en Añadir a lista de observación. Marcadores Locales. Desde tu navegador puedes importar los marcadores que tengas almacenados y automáticamente crear etiquetas basadas en los nombres de las carpetas. Por ejemplo, si tienes una carpeta con el nombre IBM, cuando importes los marcadores que contiene, el servicio de Marcadores las etiquetará automáticamente con la palabra IBM. También puedes modificar los Marcadores más adelante para añadir o eliminar etiquetas adicionales. Lista de Observación. La lista de observación te permite incluir Marcadores creados por una persona en concreto o que tienen una etiqueta concreta. Los usuarios pueden determinar si quieren observar a un experto en un campo concreto al añadirle a su lista de observación. El uso de la lista de observación permite estar continuamente al día de los nuevos Marcadores que se añaden, también puedes ver quién te ha agregado a su lista de observación y hacer crecer así tu red de compañeros con intereses comunes. Usuarios que siguen mis actividades Fig de 59

26 5. PERFILES Encuentra a la persona que necesitas al buscar usando palabras clave sobre su experiencia, proyectos actuales y responsabilidades. Adicionalmente la Tarjeta de Visita muestra una foto de la información de contacto de una persona y enlaces a dicha información y está disponible en todos los servicios de Lotus Connections. Al utilizar un directorio integrado, Perfiles te permite identificar y trabajar con la persona clave que tiene el conocimiento específico o las relaciones de negocio necesarias. El servicio de Perfiles te permite expandir tu red de contactos personal y te ayuda a desarrollar y mantener relaciones a través de una estructura de reporte, departamental, geográfica, etc. Perfiles se puede utilizar para darse a conocer hacia la organización, cuál es tu experiencia, qué haces, qué proyectos estás manejando o manejado, qué herramientas y tecnologías usas, qué problemas estás intentando resolver y qué estás leyendo o escribiendo. Puedes utilizar Perfiles para descubrir quién dentro de la organización está realizando proyectos similares al tuyo o ha encontrado solución a problemas que tú todavía no has encontrado, así como los recursos que está utilizando para simplificar su trabajo. Inicio Perfiles. La pestaña de Inicio de Perfiles te permite escribir un mensaje con tu estado actual para informar a los integrantes de tu red acerca de lo que estás haciendo. También provee un sitio donde puedes ver las actualizaciones de tu red desde el servicio de Perfiles. 26 de 59

27 Inicio Perfiles Fig Puedes añadir mensajes de estado en el campo Estado en la pestaña de Inicio de Perfiles, pudiendo también borrar el estado actual en cualquier momento. Una vez que tu estado se actualiza, se imprime la hora para que otros en tu red estén informados de cuándo se actualizó tu Estado por última vez 2. Existe la opción de mostrar las Actualizaciones de Estado en Mi Red o Mis actualizaciones de estado. Si escogemos Mi Red, veremos actualizaciones de compañeros de nuestra red, si seleccionamos Mis actualizaciones de estado sólo podremos ver nuestras actualizaciones. 3. Las actualizaciones de la red se ofrecen en esta sección. Puedes añadir comentarios a los estados de los otros usuarios o responder a comentarios. 4. Las Etiquetas de organización permiten buscar perfiles de manera rápida y sencilla usando etiquetas. 27 de 59

28 5. Una búsqueda rápida contra cualquier campo en el directorio de Perfiles. Selecciona Perfiles por nombre o Perfiles por palabra clave para realizar una búsqueda, basándose en etiquetas o información asociada. Una búsqueda avanzada refina la búsqueda al permitir buscar campos concretos de un perfil al mismo tiempo, permitiendo buscar por número de teléfono, dirección, y otros campos del perfil incluyendo los personalizados. Búsqueda avanzada de Perfiles Fig. 23 Pestaña Mi Perfil. Provee información adicional acerca del usuario. Esta página es la que otros usuarios ven cuando te buscan dentro de Lotus Connections y es rica en información que se describe en esta sección. 28 de 59

29 Pestaña de Mi Perfil Fig El estado personal muestra tu estado más reciente. Los usuarios tienen la opción de actualizar su estado desde la página de su Perfil. 2. Las etiquetas del usuario se muestran en esta página. Estas etiquetas son palabras clave definidas por el propietario del Perfil para identificar habilidades, áreas de interés o actividades de trabajo. Estas etiquetas se utilizan en los resultados de las búsquedas junto con otra información de contacto. En esta sección encontramos también las Etiquetas Sociales. El etiquetado social es opcional en los despliegues y cuando un usuario etiqueta a otro, su nombre se asocia a esa etiqueta. 29 de 59

30 3. La sección de información de contacto incluye la información típica que se encuentra en una tarjeta de visita tradicional como nombre, posición, compañía, dirección, números de teléfono y . Esta información se puede mapear a un directorio corporativo, a un sistema de recursos humanos u otra base de datos y se puede mantener sincronizado si se configura así. Los campos que se muestran en esta sección son personalizables para poder incluir campos especiales y valores determinados por la organización. Si es usuario de Lotus Sametime, tendrá la capacidad de ver si están presentes o no para iniciar una conversación con un solo clic. 4. La sección Acerca de mi es donde el propietario del Perfil añade información que le describe y que desean compartir, incluyendo experiencia actual, habilidades técnicas, lenguajes que habla e intereses. Se puede actualizar esta sección de forma muy sencilla usando un editor de texto rico incorporado que permite imágenes, enlaces y otro texto rico en la descripción. 5. La Pizarra incluye las actualizaciones de Estado del propietario del Perfil así como los comentarios de otros. La pizarra se puede utilizar para subir información, hacer una pregunta, compartir enlaces, etc. Permitiéndote estar al día con la gente que compone tu red y comunicarte con ellos sin abandonar tu Perfil. 6. El widget de Informar a la cadena muestra un resumen de la estructura de reporte del propietario del Perfil, incluyendo enlaces a las siguientes vistas: Cadena jerárquica completa: Muestra la posición jerárquica dentro de la empresa del propietario del Perfil. Mismo jefe: Muestra a los usuarios que reportan al mismo jefe que el propietario del Perfil. Personal a cargo: Muestra los usuarios que el propietario del Perfil gestiona y su posición absoluta en el organigrama. 7. El widget de Red muestra las personas con las que se ha conectado recientemente el propietario del Perfil. Al pulsar sobre Mostrar todos podremos ver la lista completa de amigos. 8. El widget de Mis enlaces permite al propietario del Perfil añadir enlaces y URL s a esta sección. Se pueden añadir tantos enlaces como se desee, incluyendo sitios de de fotos en red, redes sociales externas o los sitios Web preferidos. Las organizaciones pueden crear sus propios widgets para añadir y también pueden eliminar o reorganizar los widgets que vienen por defecto. 30 de 59

31 9. La cabecera del Perfil incluye información de contacto básica como posición, lugar de trabajo así como fotografía del propietario del Perfil. Si movemos el cursor por encima del nombre de la persona veremos que se muestra la Tarjeta de Visita, que puede ser consultada desde cualquier servicio de Lotus Connections, incluyendo enlaces a todos los servicios en los que puede haber contribuido la persona: Blogs: Muestra el/los blog(s) en los que el propietario del Perfil es autor. Perfil: Enlaces al Perfil de esa persona Actividades: Actividades que compartís el propietario del Perfil y tú. Marcadores: Muestra los Marcadores públicos creados por el propietario del Perfil. Comunidades: Muestra las Comunidades públicas a las que pertenece le propietario del Perfil. Wikis: Muestra los Wikis de los que es miembro el propietario del Perfil. Archivos: Muestra los archivos que el propietario del Perfil ha compartido públicamente o específicamente contigo. La Tarjeta de Visita se puede configurar para soportar enlaces adicionales personalizados. También en la cabecera hay un enlace opcional de pronunciación. Al pulsar este enlace se reproduce una grabación con el nombre de la persona con su pronunciación. Cuando navegamos por el Perfil de otra persona, podemos añadirla a nuestra red de amigos si pulsamos sobre el enlace Invitar a mi red. Finalmente, en la cabecera, usando el icono de la Tarjeta de Visita de Perfil, podemos exportar la información de contacto como un archivo de tarjeta de visita virtual (vcard). Tipos de Perfil. Las organizaciones pueden crear uno o más tipos de perfiles. Estos tipos definen qué elementos se muestran en la sección de Información de Contacto y que widgets de perfil se incluyen en la propia página. Por ejemplo, un empleado temporal podría ser un tipo de Perfil, que puede incluir diferentes campos para la información de contacto (por ejemplo Empresa de Contratación) y puede que no incluya el widget de Informar a la cadena. Los Administradores son los encargados de definir qué tipos de perfiles a incluir y qué información se les debe asociar. Establecer una red de amigos. Pulsa sobre una etiqueta de tu Perfil para descubrir rápidamente a gente con tus mismos intereses o que están trabajando en un proyecto similar al tuyo. Gente con la que compartes etiquetas pueden ser buenas fuentes de información para ti. Una vez que obtienes su información de contacto de su Perfil, quizá quieras añadirlos a tu red. Al añadirles a tu red hace más fácil mantenerse en contacto y te permite recibir información de su actividad en Lotus Connections a través de tu Página de Inicio personalizada que se muestra más adelante. 31 de 59

32 Etiquetar tu Perfil. Las etiquetas sirven para identificar tu trabajo, actividades, habilidades o intereses similar a los otros servicios ya explicados. Las etiquetas que te asignes o que te asignen se muestran en el área de etiquetas del Perfil. De esta forma la gente te puede encontrar en base a tus etiquetas como por ejemplo si buscan a un experto en finanzas, seguramente buscarán por etiquetas como finanzas o economía. Al escoger una serie de etiquetas para tu perfil, estás publicando tus habilidades profesionales. Tarjeta de Visita de Perfiles. Lotus Connections incluye una tarjeta de visita a modo de pop-up allí donde aparezca el nombre de un usuario. Esta tarjeta de visita incluye la información básica de contacto y enlaces a los servicios de Lotus Connections. La tarjeta de visita es personalizable de manera que se pueden incluir enlaces a otras aplicaciones y se puede integrar en cualquier aplicación Web en la que aparezca el nombre de la persona como, por ejemplo entradas de Blog. Ejemplo de Tarjeta de Visita (sin detalles) Fig. 25 Ejemplo de Tarjeta de Visita (con detalles) Fig de 59

33 6. ARCHIVOS PERSONALES (FILES) Se trata de una forma rápida y sencilla de compartir archivos personales con otras personas y/o grupos. El modelo es muy simple, sube un archivo de cualquier tipo y añade lectores y editores para el archivo. Puedes añadir nuevas versiones y la gente puede comentar acerca del fichero y darle una calificación. Puedes acceder a todos los archivos que se compartan contigo, ya sea una persona o una Comunidad específica la que los comparte. Cuando accedes a Lotus Connections puedes ver tus archivos haciendo clic en el enlace Archivos de la barra de navegación principal. Primero ves una lista de los archivos que has añadido recientemente en función de la hora a la que subiste dichos archivos. Desde aquí puedes navegar hasta tus archivos o puedes explorar los archivos compartidos contigo o qué está pasando con tus archivos desde la pestaña de Actualizaciones. También puedes ver tus Colecciones de archivos si haces clic en la pestaña Colecciones, viendo así colecciones virtuales o grupos de archivos relacionados. Observarás que existen una serie de acciones que se pueden ejecutar desde cualquier página, pudiendo: Subir un archivo: Te permite añadir un nuevo archivo y establecer el acceso al mismo Crear una colección: Te permite crear un nuevo contenedor (parecido al concepto de Carpeta) donde almacenar los archivos. Puedes añadir un archivo a más de una colección. Gente con la que he compartido recientemente: Muestra las personas con las que has compartido Archivos recientemente. Espacio: Puedes hacer clic en el enlace Cuanto espacio utilizo para visualizar un pop-up con una indicación del espacio restante. Nótese que el espacio total que se puede utilizar lo determinan los Administradores. Puedes ordenar también tus archivos por tamaño para encontrar aquellos archivos que quizá quieras eliminar. Búsqueda: Te permite realizar una búsqueda en Todos los Archivos, tus Archivos, Archivos compartidos contigo o encontrar los Archivos de otra persona al buscar por su nombre o . En la pestaña de Archivos puedes observar una lista de los archivos que estás compartiendo con otros, cuando fueron actualizados, cuantas descargas han tenido y con quien se están compartiendo. 33 de 59

34 Vista de Mis Archivos Puedes filtrar los Archivos utilizando los estos enlaces rápidos para mostrar sólo: Fig. 27 Archivos que has creado y que están en tu lista Archivos que otros comparten contigo Archivos que compartes con otros (no se muestran los Archivos privados aquí) Archivos públicos 2. Esta nube de etiquetas te permite ver las etiquetas populares y filtrar tu lista de Archivos. Puedes cambiar entre la vista en formato nube y formato lista. Bajo las etiquetas están los filtros para mostrar únicamente Archivos públicos, privados o compartidos, y otro filtro en función de la fecha. 3. Esta área muestra los Archivos del más nuevo al más antiguo y provee enlaces para poder descargarlos o ver la información completa. La lista muestra la fecha en que subió el Archivo, el número de descargas y el tipo de uso (compartida, pública o privada). 34 de 59

35 Si hacemos clic en el enlace Más acciones (en la parte derecha de la vista) veremos información como descripción del Archivo, calificaciones y etiquetas y permite realizar acciones como subir una nueva versión, compartir, configurar las propiedades, editar etiquetas, enviar notificaciones por , añadir a la colección y eliminar el Archivo. Explorando un Archivo. Cuando haces clic en un enlace a un Archivo, podrás ver más información acerca de dicho Archivo y podrás descargarlo. En el margen superior puedes ver el título, información de cómo se ha compartido y etiquetas. Puedes añadir etiquetas nuevas aquí también. Si te mueves hacia la derecha verás la calificación para ese Archivo y puedes calificarlos tú mismo con la estrella amarilla ( ) Ver figura 28. Ejemplo de Página de Archivo Fig. 28 Subir una nueva versión. Si eres editor o propietario de un Archivo, puedes subir una nueva versión del mismo. Para ello, haz clic en el botón Subir una nueva versión en la página de Archivo y opcionalmente proveer un resumen de los cambios introducidos en el nuevo archivo. 35 de 59

36 Subir una nueva versión Fig. 29 Compartir archivos de manera Social. Haciendo clic en el enlace Compartir en la página de Archivo te permite seleccionar a las personas que quieres añadir como lectores o editores (ver Fig. 29). Si el archivo no te pertenece pero se ha compartido contigo, tienes derecho a añadir lectores. Esto permite que los usuarios de Archivos vean con quien se está compartiendo un archivo y la cadena de personas con las que se ha compartido. Compartir un Archivo Fig de 59

37 Trabajando con Colecciones. Las Colecciones son grupos de archivos. Como los archivos, las colecciones pueden ser privadas, compartidas o públicas. Haz clic en el enlace Añadir a colección en la página de Archivos para seleccionar una colección que te pertenezca o en la cual tengas permisos de acceso de Contribuyente o Gestor. El archivo estará entonces disponible a través de las colecciones junto con los que hayas añadido. Añadir Archivos a una Colección Fig. 31 El enlace de Más acciones que se observa en la figura 27 te permite configurar las propiedades del archivo, las notificaciones que se envían por cuando un archivo es modificado o comentado o eliminar el archivo. Editar las propiedades te permite cambiar el nombre, extensión o descripción del archivo. Debajo de la sección superior de la pestaña de Archivos de la figura 27, están el icono del archivo, nombre del archivo, tamaño y enlace para descargarlo. Bajo esto se pueden ver los comentarios, información detallada del archivo, la cadena de personas que lo comparten y quien ha descargado el archivo y las versiones del archivo. Las Versiones te permiten ver y restaurar versiones anteriores e incluso eliminar versiones anteriores con un solo clic. Pestaña de Versiones Fig de 59

38 Subiendo un nuevo archivo. Cuando subes un nuevo Archivo, puedes determinar el acceso al mismo con la siguiente configuración: Público: Cualquiera puede ver, descargar, comentar y calificar el archivo. Privado: Sólo el propietario puede ver el archivo. Compartido: Ciertas personas pueden ver el archivo. Puedes compartir el archivo con cualquiera como editor o lector. Editor: Una persona que puede leer, añadir comentarios, calificar y añadir nuevas versiones del archivo Lector: Una persona que puede leer, recomendar y comentar sobre los archivos. Subiendo un Archivo Fig de 59

39 Crear un archivo para una Comunidad. Puedes añadir archivos automáticamente a una Comunidad de Lotus Connections y tener a todos los miembros de esa Comunidad como lectores, sin embargo para poder añadir archivos a una Comunidad debes ser el Gestor de la Comunidad. Como Gestor, ve a la Comunidad en la que quieres añadir capacidades de compartir archivos y haz clic en el botón Añadir Contenido. Después haz clic en el + al lado de Archivos para añadir el widget de Archivos a la página. Dentro del widget podrás subir y descargar archivos. Añadir el widget de Archivos a una Comunidad Dentro del widget puedes subir y descargar Archivos como se observa en la figura 34. Subir un Archivo utilizando el widget de Archivos Fig. 34 Fig de 59

40 También puedes ver los detalles del archivo haciendo clic en su nombre. Viendo los Detalles del Archivo en el widget Fig. 36 Trabajando con Colecciones. Las Colecciones son grupos de archivos. Puedes añadir un archivo a más de una Colección y como los archivos, las Colecciones pueden ser privadas, públicas o compartidas. Las colecciones privadas sólo pueden ser vistas y manejadas por el propietario. Si creas una Colección pública, todos los archivos en esa Colección serán públicos. Si un archivo que se ha añadido a una Colección pública se convierte en privado o compartido más adelante, se elimina automáticamente de la Colección. Una Colección compartida puede ser vista por cualquiera que tenga acceso a la Colección. Sin embargo, los archivos dentro de la Colección pueden poseer diferentes niveles de acceso. Por ejemplo, Ana y Benito son lectores de la Colección A pero el archivo AA dentro de la Colección A se comparte sólo con Benito así que Ana no podrá verlo. 40 de 59

41 7. WIKIS Lotus Connections introduce este nuevo servicio a la plataforma de software social. Al estar integrado en la plataforma de Lotus Connections, se puede ver fácilmente las contribuciones de una persona concreta, crear un wiki para compartir y desarrollar información para tu Comunidad y crear tus propios wikis según las necesidades. Las páginas Web tradicionales permitían compartir información con mucha gente a la vez pero era difícil que la gente que no fuera desarrollador Web pudiera actualizar y mantener dicha información. La tecnología de Wiki se ha desarrollado a lo largo del tiempo para facilitar la publicación y la generación de contenido online para gente que no tiene habilidades de desarrollador Web. En un contexto empresarial, los wikis han solventado una gran variedad de casos de uso de autoría. Al crear contenido online en un wiki, las organizaciones pueden desarrollar contenido mucho más rápido junto con la participación de varios expertos, organizar la información flexible rápidamente, obtener más visibilidad de la información actual y realizar tormentas de ideas y publicar nuevas ideas sin saturar a los desarrolladores Web. Los Wikis son páginas online que los usuarios pueden crear, organizar y editar. En Lotus Connections, un wiki es una colección de páginas que versan sobre un área o tema concreto. Los miembros de un wiki pueden editar la página, utilizar herramientas de texto rico o vistas de código y pueden añadir sus propias páginas en una jerarquía de páginas. Los Equipos y las Comunidades pueden usar wikis para crear un sitio centralizado donde pueden subir y compartir información sobre un tema. En función de tu rol dentro del wiki, verás diferentes opciones y capacidades en las páginas del wiki. Los roles principales son: Gestor: Delegado por parte del propietario que tiene acceso total/capacidades de edición en el wiki, incluyendo la adición de nuevos miembros y etiquetas a la páginas y la capacidad de modificar la configuración del wiki. El creador del wiki es por defecto un Gestor. Editor: Una persona que puede leer, editar, añadir comentarios, añadir etiquetas y eliminar páginas. Lector: Una persona que puede leer y recomendar páginas. Si eres Lector de una página del wiki, no verás las capacidades de edición. Si eres Gestor de un wiki, tendrás la capacidad de editar la configuración a nivel de administración del wiki. Esto se verá en profundidad más adelante. 41 de 59

42 Ejemplo de un Wiki Fig La información que se presenta en la cabecera del Wiki incluye el título de la página. Encima del título se observa el rastro de nuestra navegación mostrando la posición de la página actual dentro de la jerarquía del Wiki. Bajo el título está la fecha de la última vez que se editó el Wiki, el autor de dicha edición y las etiquetas de esa página. El botón de Acciones de página nos provee varias acciones en función de nuestro rol dentro del Wiki. Si eres Gestor o Editor del Wiki, verás aquí también un botón de Editar que te permite editar el contenido de la página del Wiki. 2. El área de navegación del Wiki muestra la jerarquía de las páginas que existen en el Wiki que se está visualizando. Si aparece una flecha al lado del título de una página, indica que existen páginas hijo. Puedes expandir o contraer la jerarquía para visualizar y seleccionar las páginas hijo. Si eres Editor o Propietario/Gestor del espacio Wiki, verás un enlace en la navegación para añadir una nueva página. Esto 42 de 59

43 te permite añadir una página a la lista. Existen otros métodos para añadir páginas hijo o asociadas que se verán más adelante. 3. A través de las acciones del Wiki puedes calificar rápidamente la página de Wiki si haces clic en la estrella que se encuentra en la esquina superior derecha de la página. Si eres el gestor/propietario del Wiki, verás también un botón denominado Más Acciones encima de la estrella que te permite eliminar el Wiki completamente. 4. Sólo verás las Herramientas de sitio si eres el gestor/propietario del Wiki. Si expandes las herramientas verás la opción para gestionar Miembros y Roles, donde puedes añadir a personas a tu Wiki. Si el Wiki se ha creado en una Comunidad, esta opción no estará disponible ya que la pertenencia al Wiki viene determinada por la pertenencia a la Comunidad a la que está asociado el Wiki. Otra herramienta a tu disposición es la Configuración del sitio que te muestra el creador del wiki, el nombre del espacio wiki y te permite editar la descripción. 5. Esta área muestra el contenido general creado por el usuario para la página. Aquí te puedes encontrar con texto plano o texto rico, imágenes, enlaces y contenido digital integrado. Si eres un Editor o Gestor de un Wiki podrás editar este contenido; por el contrario si eres Lector sólo podrás visualizar el contenido. 6. El pie de página muestra de nuevo la fecha de la última modificación y el autor de la misma, el número de comentarios, el histórico de cambios, archivos adjuntos, información acerca del wiki y un canal de información al que puedes suscribirte para recibir notificaciones cuando haya cambios en la página. Al hacer clic en el enlace de Comentarios te lleva a la página de comentarios donde puedes añadir tu propio comentario y suscribirte a comentarios. El enlace de Histórico de cambios te conduce a una página que muestra la lista de versiones de la página del wiki desde que se creó permitiéndote así comparar páginas. Puedes restaurar y eliminar versiones previas si eres Editor o Gestor. En enlace de Adjuntos te conduce a la página en la que puedes ver, acceder y añadir archivos adjuntos a la página del wiki. El enlace de Acerca de muestra información relevante acerca de la página como quien la añadió, quien fue el último en actualizarla y cuando y la jerarquía de la página. A la derecha de todas estas acciones en el pie de página están las opciones de notificación vía de cambios y comentarios en la página. Crear y encontrar un wiki. Al ser un servicio parte de Lotus Connections, existen varios caminos para encontrar el contenido de un wiki. La más evidente por así decirlo es la página de inicio de Wikis que contiene todos los wikis y tiene por título Wikis Públicos (ver Fig. 38). 43 de 59

44 Vista de la página de inicio de Wikis Fig. 38 Encontrar un wiki en las páginas Todos los Wikis y Mis Wikis. Al hacer clic en el botón de Wikis de la barra de navegación principal verás la página de Todos los Wikis. En esta página hay una lista de las páginas públicas de wiki actualizadas recientemente, con la mas recientemente actualizada más arriba. Cada elemento muestra el título del wiki y un enlace al mismo, el nombre de la persona que lo ha actualizado recientemente y cuando, etiquetas, calificaciones y, si haces clic en el enlace Más, la descripción del wiki. Hay opciones de ordenación en el margen superior que te permiten ordenar los wikis por nombre, cuando se agregó y cuando se actualizó por última vez. Sobre la lista se puede alternar entre una vista de resumen y una vista expandida de la información del wiki. La página de Mis Wikis muestra únicamente los wikis de los que eres Gestor, Editor o explícitamente Lector (que te hayan añadido como tal). Básicamente te muestra la misma información en la sección de Todos los Wikis pero reducida a los wikis de los que eres Gestor o Editor de manera explícita. Encontrar un wiki a través de las Etiquetas Populares. Cada wiki pude ser asignado un conjunto de etiquetas por parte del/los Gestor(es). Estas etiquetas se muestran con las etiquetas más usadas que se pueden ver en el widget Etiquetas populares en la parte izquierda de las páginas Todos los Wikis y Mis Wikis. Haciendo clic en una etiqueta muestra los resultados de aquellos wikis que han sido etiquetados con ese término. Puedes desplazar el indicador de las etiquetas para ver más o menos etiquetas o cambiar a una vista en forma de lista en vez de en forma de nube. 44 de 59

45 Crear un nuevo wiki. En el margen superior de las páginas Todos los Wikis y Mis Wikis está el botón de Iniciar un Wiki y cuando haces clic en dicho botón, aparece un cuadro de diálogo pidiéndote que asignes un nombre al wiki, que es el único campo obligatorio (ver Fig. 40). Crear un Wiki Fig. 40 Existe también la opción de añadir una descripción y etiquetas, cosa que se recomienda ya que esta información ayuda a los demás a encontrar tu wiki. Una vez la información está completa, haz clic en el botón Crear Wiki. Crear un Wiki para una Comunidad. Puedes añadir automáticamente un wiki a una Comunidad de Lotus Connections y añadir a todos los miembros de la Comunidad como Editores; sin embargo para hacer esto debes ser el Gestor de la Comunidad. 45 de 59

46 Como Gestor, ve a la Comunidad en la que quieres añadir las capacidades de Wiki, haz clic en Añadir contenido y después haz clic en el signo + al lado del Wiki para añadir el widget de wiki a la página (ver Fig. 41). Añadir el widget de Wiki a una página Fig. 41 Esta acción hace que se cree un espacio nuevo de wiki con un título igual al de la Comunidad y mantiene a los miembros continuamente sincronizados con los miembros de la Comunidad. Creando Páginas Nuevas, Hijo o Asociadas. Cuando ves una página de un wiki del cual eres Gestor o Editor, puedes crear páginas hijo o páginas asociadas al hacer clic en el botón de Acciones de Página y seleccionando del menú la opción necesaria. Alternativamente puedes seleccionar la opción de en la parte baja de la navegación del widget para crear una página nueva de nivel superior. Realizando búsquedas. Se proporciona una barra de búsqueda rápida en el margen superior derecho de cada página de wiki. Para ejecutar una búsqueda rápida, haz clic en el combo a la derecha del campo de búsqueda para seleccionar el servicio en el que quieres buscar; en nuestro caso buscaremos en Wikis Públicas (ver Fig. 42). 46 de 59

47 Búsqueda rápida Fig. 42 Los resultados de la búsqueda mostrarán aquellos wikis que coinciden con el término de búsqueda. La búsqueda rápida descrita con anterioridad y la Página de Inicio te permiten realizar búsquedas en todos los servicios de Lotus Connections, agregando los resultados, etiquetas y personas relacionadas en una única vista. Puedes filtrar los resultados para mostrar únicamente los wikis y llegar al wiki que buscas desde aquí (ver Fig. 43). Resultados de la Búsqueda 47 de 59 Fig. 43

48 También puedes filtrar la vista basándote en fechas relacionadas, etiquetas y personas o buscar sólo tu propio contenido al seleccionar Mis Wikis en las opciones de búsqueda. Editar una página. Si tienes la capacidad de editar una página de un wiki, haz clic en el botón Editar para entrar en el modo edición para esa página. Esta es la misma vista que cuando creas una nueva página. En el margen superior derecho hay 4 pestañas siendo el editor de Texto Rico la vista por defecto (ver Fig. 44). Puedes editar la página mediante el uso de la vista de editor de Texto Rico, utilizando herramientas de edición de documentos que ya te son familiares como cortar/copiar/pegar e incluso puedes pegar desde Microsoft Word. Modo de edición de Wiki Fig. 44 Puedes imprimir, deshacer, rehacer, encontrar y reemplazar texto, seleccionar todo, eliminar el formateo e incluso puedes enlazar texto e insertar enlaces e imágenes. Además de todo esto puedes insertar enlaces rápidos, agregar flash, crear tablas, líneas horizontales, emoticonos y saltos de línea para la impresión. 48 de 59

49 En la segunda línea puedes editar formatos de fuente, nombres de Fuentes, tamaños, colores de fondo y de frente, fuente cursiva/negrita/subrayado/tachado y subíndices y superíndices. Puedes añadir viñetas, números, sangrías, alineamiento y mostrar las secciones de la página. La pestaña de código fuente HTML te permite ver y editar el HTML resultante y la pestaña de texto Wiki te permite editar la página utilizando formatos de edición de Wiki comunes como = para redondear títulos y ** para negrita. Finalmente, al utilizar la pestaña de Vista Previa puedes ver tus modificaciones antes de aprobar los cambios. La página se guarda automáticamente periódicamente y puedes guardarlas manualmente y continuar trabajando o cerrarla utilizando las acciones que se encuentran en el margen superior derecho. Si no quieres guardar los cambios de la página o expira tu sesión antes de que pudieras guardarlo, verás la alerta de Cambios No Guardados en el margen superior de la página cuando la veas. Puedes reeditar o descartar los cambios que has realizado según te parezca conveniente. 49 de 59

50 8. INICIO (HOMEPAGE) Mientras el despliegue de Lotus Connections crezca con el tiempo y con el uso, habrá cada vez más información a descubrir. Para ayudar a que te centres en la información que es relevante para ti está la Página de Inicio. La Página de Inicio muestra una vista que agrega todas las actualizaciones en todo Lotus Connections. En función de tus opciones de visualización, puedes acceder a las actualizaciones más recientes de tu red en formato de lista en la pestaña Actualizaciones o en formato de widget en la pestaña de Mi Página. Pestaña de Actualizaciones. La pestaña de Actualizaciones lista las historias y las actualizaciones más recientes de todo Lotus Connections, incluyendo Comunidades y etiquetas que están relacionadas contigo. Como se observa en la siguiente figura, las actualizaciones se muestran en formato de lista, facilitando el escaneado de las entradas e identificando rápidamente las actualizaciones más interesantes. Un icono al lado de cada actualización te ayuda a identificar con que servicio está asociada la actualización. Pestaña de Actualizaciones en Inicio de 59 Fig. 45

51 Dentro de la pestaña de Actualizaciones hay 5 sub-pestañas que proveen diferentes perspectivas de la red social: 1. Actualizaciones principales muestra las actualizaciones de estado más recientes de las personas que hay en tu red. Puedes ver los últimos comentarios o respuestas como comentarios o calificaciones de tus entradas de Blog o respuestas a entradas creadas en Actividades. Cuando abres la página Inicio, esta pestaña se muestra por defecto a no ser que seas un nuevo usuario y no haya historias que mostrar en cuyo caso la pestaña Descubrir es la que se muestra. 2. La lista Descubrir muestra las actualizaciones públicas recientes de todos los servicios de Lotus Connections. Cuando abres la pestaña de Actualizaciones por primera vez, se abre la pestaña Descubrir por defecto. Utiliza esta pestaña para explorar las últimas entradas de Lotus Connections y así encontrar personas y contenido de tu interés. 3. En la Lista de Distribución puedes construir, como su propio nombre indica, una lista de observación de personas y etiquetas que te interesen y que quieras seguir de cerca. 4. La pestaña de Notificaciones muestra las notificaciones que has enviado explícitamente has enviado o que otros te han enviado. Muestra también notificaciones de usuarios que solicitan el acceso a Comunidades que estén moderadas y notificaciones de propietarios de Comunidades a usuarios que han sido añadidos a Comunidades privadas. Puedes hacer clic en Notificaciones Recibidas para ver tus últimas notificaciones o hacer clic en Notificaciones Enviadas para ver las notificaciones que has enviado a otros. 5. Historias Guardadas provee acceso a las historias que hayas almacenado para revisarlas en el futuro. Guardas historias es útil cuando escaneas rápidamente las actualizaciones pero no tienes tiempo a ver los detalles de cada una. Esta vista también contiene tus actualizaciones de estado más recientes y te permite responder rápidamente a la pregunta En qué estás trabajando? para actualizar el estado de tu Perfil. Puedes añadir widgets desde la columna situada a la derecha teniendo que proveer opciones de personalización. Estos widgets pueden ser personalizados por la organización y los dispone el administrador de Lotus Connections. El widget de Tareas Pendientes para Actividades está disponible por defecto y provee una vista de calendario de las próximas Tareas Pendientes. 51 de 59

52 Pestaña de Mi Página. Posee 20 widgets en total para cada uno de los servicios de Lotus Connections. Son representaciones basadas en HTML de componentes software y se pueden añadir, eliminar o reorganizar en la página de Inicio de manera individual. Esto permite que los usuarios personalicen su experiencia con Lotus Connections en vez de hacerlo a nivel Administrador. Puedes añadir widgets de la paleta de widgets si haces clic en el botón Personalizar situado en el margen superior derecho de Inicio. Los widgets disponibles en Lotus Connections son los siguientes: Mis Actividades Actividades Públicas Blogs Mis Comunidades Comunidades Públicas Marcadores Marcadores recientes Marcadores Populares Mi Lista de Observación Mis Marcadores Perfiles Mi Perfil Mi Red Mis Wikis Últimas Wikis Wikis Populares Mis Archivos Archivos Compartidos Conmigo 52 de 59

53 Pestaña de Mi Página Fig. 46 La página de Inicio también puede contener widgets de fuentes externas. Los Administradores de Lotus Connections pueden coger widgets provistos por otros sitios Web e incluirlos en la página de Inicio al envolverlos en un código que interactúa con la página de Inicio. Por ejemplo, los Gadgets de Google o los Mapas de Yahoo! Se pueden añadir a la página de Inicio como widgets opcionales. Buscando Información. La página de Inicio es también el punto central para ver a personas, etiquetas y contenido de Lotus Connections. Utiliza el campo de Búsqueda en la barra de título para realizar búsquedas en todos los servicios de Lotus Connections y recibir los resultados en una única vista consolidada. 53 de 59

54 La tecnología de búsqueda está basada en un proyecto de investigación social de IBM Research que tiene en cuenta todas las relaciones sociales que se han establecido en Lotus Connections para filtrar los resultados de la búsqueda en base a información social. La búsqueda muestra las entradas con mayor coincidencia con fondo gris y las coincidencias subsecuentes debajo. Al utilizar los enlaces al contenido en la esquina superior izquierda de la página de Búsqueda, puedes filtrar los resultados de la búsqueda basándote en servicios de Lotus Connections. Página de Resultados de Búsqueda Fig. 47 La búsqueda también muestra las Etiquetas Relacionadas y las Personas Relacionadas en el margen derecho. Se crea una nube de etiquetas de todos los servicios basada en los términos de búsqueda y las etiquetas que aparecen con más asiduidad en los resultados. Puedes filtrar la vista de búsqueda basándote en etiquetas. De manera parecida, la vista de Personas Relacionadas muestra los nombres y la tarjeta de visita de Perfiles en forma de pop-up de las personas que han contribuido con más contenido relacionado con los términos de la búsqueda efectuada. 54 de 59

55 9. CONECTORES DE MUNDOCRUZROJA Los conectores de MundoCruzRoja nos permiten extender las posibilidades de integración entre MundoCruzRoja y nuestra estación de trabajo, de forma que podamos acceder a determinados servicios de la Red Social igual que a través de la Web pero desde nuestra máquina u ordenador personal. Instalar el Conector/Plugin de MundoCruzRoja para Microsoft Qué es un plugin? Un plugin o complemento es una aplicación que se relaciona con otra para aportarle una función nueva y generalmente muy especifica. Esta aplicación adicional es ejecutada por la aplicación principal e interactúan por medio de una interfaz de programación de aplicaciones (API). También se conoce como plug-in (del inglés enchufar o conectar ), add-on ( añadido ), complemento, conector y/o extensión. Qué es el Conector de MundoCruzRoja? El conector de Lotus Connections para Microsoft Office, Microsoft Outlook y Windows Explorer sirve para integrar los servicios de la Red Social con las aplicaciones de Microsoft que sueles utilizar. El Conector para Microsoft Office tiene soporte para las versiones 2003 y 2007 para Windows XP y Windows Vista, y proporciona las características siguientes: Microsoft Word Actividades, Blogs y Perfiles Microsoft PowerPoint Actividades y Perfiles Microsoft Excel Actividades y Perfiles El Conector para Microsoft Outlook proporciona las características siguientes: Añadir un documento Outlook a una Actividad. Crear una lista de tareas pendientes para una Actividad. Acceder a las características de la Red Social desde la barra de herramientas de Outlook. Buscar el nombre de una persona para ver su tarjeta de visita. Una tarjeta de visita contiene información de contacto de la persona así como su experiencia e intereses. El Conector para Windows Explorer le permite añadir archivos de Explorer a una Actividad. Cómo se instala el Conector de MundoCruzRoja? Instala el conector para integrarlo con Microsoft Office, Microsoft Outlook y Windows Explorer. Por defecto se instalan los tres conectores. No obstante, puedes inhabilitar la instalación de las características que no desees instalar. 55 de 59

56 Sigue estos pasos para instalar el Conector de manera sencilla: 1. Descárgate el Conector desde aquí o desde el servicio Archivos de la Red Social (Lotus Connector Plugin 2.5 Office Windows.zip) 2. Descomprime el archivo haciendo doble clic sobre él. 3. Efectúa un doble clic en setup.exe para lanzar el programa de instalación. 4. Opcional: De forma predeterminada, se instalan los conectores de los tres productos Microsoft. Si no quieres instalar un conector, pulse la flecha hacia abajo próxima al nombre del conector y a continuación selecciona la opción Este componente no estará disponible. 5. Acepta las solicitudes de instalación para instalar los tiempos de ejecución de.net, los Ensamblados de interoperabilidad primaria (PIA) y Connections. Nota: Las solicitudes sólo aparecerán si aún no están instalados. Acepta también las solicitudes del cortafuego/ firewall, si aparecen. 6. Pulsa Finalizar para completar la instalación. Configuración del Conector/plugin. Para que el conector pueda utilizar una característica concreta, dicha característica tiene que estar previamente instalada y disponible en el servidor Lotus Connections. Sigue estos pasos para configurar el Conector de manera sencilla: 1. Para mostrar la página de configuración, realiza una de las siguientes acciones: Desde Microsoft Outlook o una aplicación de Microsoft Office, pulsa sobre Lotus Connections Preferencias de Lotus Connections. En Office 2007, pulse el separador Lotus Connections. Desde el Explorador de Microsoft Windows, pulse con el botón derecho en un archivo que desees añadir a una actividad y selecciona la opción de Lotus Connections Preferencias. 2. Especifica el nombre de usuario y la contraseña que utilizas para acceder a las características de MundoCruzRoja. Si no conoces esta información, ponte en contacto con el administrador de MundoCruzRoja. 56 de 59

57 3. En los campos de URL del servidor, introduce las direcciones Web de los servicios que tienes intención de utilizar. Si desconoces las direcciones Web de los servidores, ponte en contacto con el administrador del sitio. Utiliza la siguiente sintaxis para especificar la dirección Web del servicio al que te quieres conectar. El ejemplo muestra el servicio de Actividades: Vista de ejemplo de configuración del Conector 4. Especifica el tipo de autenticación y la URL que estás utilizando: HTTP básica (no requiere especificar una URL de autenticación) 5. Pulsa Aceptar para guardar los valores de configuración. Habilitar el Conector para visualizarlo en Outlook u Office tras reiniciar. Añade el Conector de MundoCruzRoja/Lotus Connections al Centro de Confianza de Microsoft Office para que esté disponible siempre que inicies Outlook u Office. 57 de 59

58 Sigue estos pasos para añadir el Conector al Centro de Confianza de manera sencilla: 1. Realiza una de las operaciones siguientes en función de la aplicación: Outlook 2007: pulsa Herramientas Centro de Confianza. Outlook 2003: pulsa Herramientas Opciones pestaña Otros Opciones avanzadas Complementos COM. Selecciona ConnectionsAddin03 ó ConnectionsAddin07, en función de la versión de Outlook. Office 2007: ya sea desde Word, Excel o PowerPoint, pulsa el Botón de Office y selecciona Opciones Complementos Administrar Complementos COM y elija LCOffice y LCOffice2007. Office 2003: ya sea desde Word, Excel o PowerPoint, pulsa Herramientas Complementos COM y selecciona LCOffice o LCOffice2007. Nota: Si no visualizas el menú Complementos COM en Office 2003, pulsa Herramientas Personalizar y a continuación, selecciona la pestaña Comandos. Pulsa Herramientas en el panel de la izquierda denominado Categorías y selecciona Complementos COM. Arrástralo al menú Herramientas de la barra superior e insértalo en cualquier punto del menú desplegable de Herramientas. Cierra el cuadro de diálogo Personalizar. 2. Pulsa sobre Aceptar. Ejemplo del Menú de Conector en Microsoft Office (en este caso es Word) 58 de 59

59 Ejemplo del Menú de Conector en Windows Explorer Eliminación/borrado del Conector de MundoCruzRoja para Microsoft. Para eliminar el Conector, realice los siguientes pasos sencillos: 1. En el Panel de Control de Microsoft Windows, selecciona Agregar o quitar programas*, selecciona Conector de IBM Lotus Connections 2.5 para Microsoft Office y Microsoft Windows. 2. Pulsa Quitar y acto seguido pulsa Sí para confirmar la eliminación. * En Windows Vista se denomina Administrador de programas 59 de 59