Manual del Usuario. Actualización del RUT en 3 pasos con la nueva clasificación de actividades económicas V 1.1. Enero de 2013

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1 Manual del Usuario Actualización del RUT en 3 pasos con la nueva clasificación de actividades económicas V 1.1 Enero de 2013

2 Contenido 1. Introducción Objetivos El MUISCA Ingreso a los Servicios Informáticos Electrónicos Inicio de Sesión Navegación

3 1. INTRODUCCIÓN 1. Introducción La DIAN, dentro de su proceso de redireccionamiento hacia el servicio, ha diseñado e implementado manuales que facilitan a las organizaciones y personas los medios para la ejecución de los procesos del Registro Único Tributario RUT, reduciendo tiempos y optimizando recursos, así como familiarizando a la ciudadanía con los Servicios Informáticos Electrónicos, puestos a disposición por la DIAN a través del modelo de gestión MUISCA. Diagrama Proceso RUT Inicio Define Obligados Solicitud Inscripción Formalización Inscripción Actualiza Información Fin No Actualiza? Identificación Solicitud Datos Identificación Resolución Solicitudes Especiales Solicitud Especial Actualización por Resolución Formaliza Actualización Fin 3

4 2. Objetivos El manual de actualización del RUT en 3 pasos con la nueva clasificación de actividades económicas ha sido diseñado para que los clientes estén en capacidad de: - Conocer y utilizar adecuadamente el Registro Único Tributario RUT - Facilitar al cliente la ejecución del proceso de actualización y formalización o firma de la información contenida en el Registro Único Tributario RUT con firma digital o sin firma digital para las personas naturales del régimen simplificado del impuesto sobre las ventas. 3. El Modelo de Gestión MUISCA Es el modelo de gestión de ingresos y recursos de la de Impuestos y Aduanas Nacionales, que busca integrar, facilitar, agilizar y simplificar los procedimientos utilizados por la Entidad. Su implantación supone una ingeniería organizacional y de procesos, que tiene como objetivo principal, generar beneficios para la administración tributaria, aduanera y cambiaria, enfatizando en aquellos aspectos que inciden en la detección y reducción del fraude y en la modernización tecnológica. Modelo: Único: Ingresos: Servicio: Control: Representa la nueva forma de gestionar. Integra las personas, áreas, conceptos, datos y gestión Responde por el recaudo Facilita el cumplimiento de los deberes y el ejercicio de los derechos Mide, previene y ajusta el comportamiento y la gestión Automatizado: Aprovecha la tecnología para potenciar la gestión El MUISCA es un modelo de gestión que apunta a cumplir la misión de la entidad permitiendo gestionar de manera integral los aspectos de la organización, con fuerte énfasis en la gestión de los procesos, las personas, los recursos y la tecnología alrededor de la información que es el insumo y el producto más importante. 4

5 Los principios más destacados del modelo de gestión MUISCA son su integralidad, su unicidad y su adaptabilidad al cambio. Integralidad Este principio básico del modelo de gestión MUISCA, comprende todos los aspectos institucionales indispensables para dar un gran salto cualitativo como lo exigen las necesidades apremiantes del país, en materia de recursos y como requisito fundamental para la consolidación de la democracia colombiana. En relación con el principio de integralidad, se establecen para la DIAN cuatro caminos estratégicos que articulan estos componentes de la siguiente manera: 1. Alcanzar la excelencia en sus operaciones. 2. Redireccionar la entidad hacia el servicio. 3. Consolidar la legitimidad y la autonomía. 4. Contribuir a la competitividad del país Unicidad A través de este principio básico, la DIAN se estructura como un todo único, definido en elementos interrelacionados comprometidos con un propósito o misión, que a su vez tiene los límites propios que le permiten interactuar con otros organismos dentro de un entorno. 5

6 Adaptabilidad al cambio Establecer este principio para la DIAN a través del modelo de gestión MUISCA, le permite reconocerse como organismo vigente en el tiempo, que trasciende sus límites para integrarse con otros organismos nacionales e internacionales, y se hace relevante para la viabilidad del Estado a través de sus diferentes entornos y gobiernos. 4. Navegación La dirección para ingresar a los Servicios Informáticos Electrónicos es: 6

7 Para hacer uso de los Servicios Informáticos Electrónicos, es necesario realizar un proceso de verificación del sistema. Para ello, una vez dentro del portal de la DIAN, se debe seleccionar la opción de Otros servicios, luego pulse la opción Verificar su sistema para firma. 1 2 Al hacer clic sobre la opción, se realiza la verificación para saber si tiene las versiones requeridas de los programas: 7

8 Una vez termine la verificación y si ésta indica que se cumplen todos los requisitos, es necesario que ingrese por la opción Herramientas de la barra del navegador y borre el historial reciente de navegación (Cookies y Chache) y posteriormente, se deben cerrar todas las ventanas del navegador y volver a ingresar. 4.1 Inicio de sesión El proceso de autenticación implica que la DIAN tiene un conocimiento previo sobre la persona que ingresa al portal y del tipo de servicios disponibles para ella, es decir, para ingresar a los servicios se debe tener una cuenta de usuario creada y habilitada. Para consultar la información relacionada con la creación y habilitación de la cuenta de usuario, consulte la cartilla Inducción a los servicios electrónicos de la DIAN, que se encuentra por el menú izquierdo del portal, opción Guía de Servicios en Línea / Cartillas Servicios Informáticos Electrónicos. Para acceder al servicio en la sección Destacados del mes se encuentra la cápsula Actividad Económica Actualización 8

9 Al pulsar clic, el sistema le presenta la pantalla para la autenticación de datos de usuario. 9

10 En la página de Inicio Sesión, se debe incluir la información relacionada con el usuario que quiere ingresar. En Organización, seleccione la opción NIT, si se ingresa a nombre de una organización o a nombre propio si quien ingresa es una persona natural; en Identificación registre el tipo y número de documento de quien inicia sesión y en Contraseña la creada al momento de habilitar la cuenta de usuario. 10

11 Una vez incluidos estos datos, pulse el botón de Ingresar para realizar el proceso de autenticación de usuario e iniciar sesión. 11

12 4.2 Navegación Al iniciar la sesión directamente encontrará la siguiente pantalla donde ejecutará los 3 pasos requeridos para la actualización del Registro Único Tributario RUT con los nuevos códigos de actividad económica. 12

13 El sistema lo ubica directamente en el Paso 1 y allí encontrará la información de actividades económicas que se encuentra en la Hoja 1 del Formulario del Registro Único Tributario RUT, es decir la relacionada con la actividad económica principal, actividad económica secundaria y otras actividades (tercera y cuarta). 1 A mano izquierda encuentra el botón actualizar para modificar la información. 3 El sistema le presenta a mano derecha la información de las actividades económicas que actualmente tiene informadas en el Registro Único Tributario RUT 2 13

14 Al ingresar al botón actualizar aparece una ventana donde se encuentran las actividades económicas correlativas que podrá seleccionar con base en la informada en el certificado del RUT vigente. Podrá seleccionar una actividad económica de la lista ubicándose con el mouse sobre la leyenda de la actividad y pulsando clic sobre ella, 1 2 o en caso de que encuentre que ninguna de las actividades de la lista corresponde a la verdadera naturaleza de su actividad podrá seleccionar una nueva al pulsar clic en el botón Nueva Actividad 14

15 Al seleccionar la actividad de la lista el sistema le llevará nuevamente a la pantalla inicial y le mostrará la actividad seleccionada en la parte derecha de la pantalla. En caso de seleccionar Nueva Actividad aparecerá la siguiente ventana. 1 2 Allí podrá digitar el código de la actividad o parte del nombre de la misma y ejecutar la búsqueda a través del botón de búsqueda 15

16 Al realizar los cambios del paso 1 podrá continuar al Paso 2, para lo cual deberá pulsar clic sobre la leyenda Paso 2 16

17 A continuación aparece la pantalla donde se encuentra la información relacionada con la Hoja 6 de Establecimientos del formulario, el sistema genera por cada pantalla la información de 10 establecimientos, en caso de tener más deberá pasara a través de la barra inferior a las páginas siguientes. 1 Frente a cada establecimiento encuentra el botón Actualizar, este botón le permite actualizar la información de la actividad económica por cada establecimiento. 2 17

18 En caso de tener la misma actividad económica informada para varios establecimientos, podrá realizar la actualización masiva de todos los establecimientos, para tal efecto deberá seleccionar uno de los establecimientos pulsando clic en el botón que aparece a mano izquierda del nombre del establecimiento 1 2 y posteriormente pulsar clic en el botón Actualizar varios a mano izquierda de la pantalla. 18

19 A continuación el sistema le presenta una ventana con las actividades económicas correlativas que podrá seleccionar con base en la informada en el certificado del RUT vigente. Podrá seleccionar una actividad económica de la lista ubicándose con el mouse sobre la leyenda de la actividad y pulsando clic sobre ella. 19

20 Al seleccionar la actividad correspondiente automáticamente regresara a la pantalla inicial donde podrá observar la actualización de la información con la nueva actividad por cada establecimiento y desaparecerá el botón Actualizar que se encontraba frente a la información de cada establecimiento. 20

21 Deberá realizar este procedimiento por cada una de las actividades diferentes que tenga informadas en los establecimientos de la Hoja 6. Al finalizar verifique en cada una de las páginas si se han actualizado la totalidad de las actividades económicas de los establecimientos, hasta llegar a la hoja final. 21

22 Al terminar, podrá pasar al Paso 3, allí el sistema valida que haya actualizado toda la información requerida y si tiene mecanismo digital aparecerá la ventana para ejecutar el procedimiento de firma. Allí deberá cargar el archivo epf del mecanismo digital y suministrar a través del teclado virtual la contraseña que lo protege. Si es persona natural del régimen simplificado del impuesto sobre las ventas el sistema realizará de forma automática la formalización del trámite. Una vez realizada la firma o formalización del trámite el sistema genera la ventana para descargar el documento en versión PDF del trámite. 22

23 El documento podrá ser consultado por los Servicios de Consulta del Servicio Informático Electrónico del Registro Único Tributario. 23

24

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