CONCEPTO CCI-CPAE 003 DE Bogotá, 30 de Junio de 2009 CPAE ANA MARIA MONTES COORDINACION DE CONTROL INTERNO

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1 CONCEPTO CCI-CPAE 003 DE 2009 Bogotá, 30 de Junio de 2009 CPAE Doctores: LUZ DEICY FLOREZ ESPINAL PRESIDENTE JORGE MAURICIO CEBALLOS ERASO DIRECTOR EJECUTIVO JOSE CAMILO ISAAC CARDONA GIRALDO COORDINADOR JURIDICO DE: ASUNTO: ANA MARIA MONTES COORDINACION DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE COMUNICACIÓN Respetados Doctores; Por medio del presente escrito me permito conceptualizar sobre el sistema de comunicación que en la actualidad forma parte del quehacer administrativo del CONSEJO PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS, a continuación se realizará una parametrización teórica de los siguientes puntos: 1. SISTEMA DE COMUNICACIÓN 2. COMUNICACIÓN HORIZONTAL a. DETECCIÓN DE NECESIDADES i. FLUJO DE INFORMACIÓN SECUNDARIA (RESULTADOS DE SESIONES DE COMISIÓN PARA ASUNTOS LABORALES, SOCIALES Y ORGANIZACIONALES CALOA-)

2 3. COMUNICACIÓN VERTICAL a. IMPLEMENTACIÓN DE POLÍTICAS i. FLUJO DE INFORMACIÓN PRIMARIA (LEGISLACIÓN) ii. FLUJO DE INFORMACIÓN SECUNDARIA (TOMA DE DECISIONES DE LA ALTA DIRECCIÓN) 4. COMUNICACIÓN TRANSVERSAL a. CANALES DE COMUNICACIÓN CON SOLICITANTES Y CIUDADANÍA EN GENERAL b. CANALES DE COMUNICACIÓN CON FACULTADES c. CANALES DE COMUNICACIÓN CON ASOCIACIONES d. CANALES DE COMUNICACIÓN CON ENTES DE CONTROL e. CANALES DE COMUNICACIÓN CON ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO f. CANALES DE COMUNICACIÓN CON ENTIDADES DEL SECTOR PRIVADO. 5. MEDIOS DE COMUNICACIÓN 6. ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN 1. SISTEMA DE COMUNICACIÓN La información constituye el energético básico de las organizaciones, su entorno, sus productos y servicios y sobre las personas que la integran, es esencial para directivos y empleados, sin información la gerencia no puede tomar decisiones efectivas sobre mercancías o sobre recursos. Los sistemas de comunicación proporcionan métodos formales de información para transmitir información a través de la organización y permitir que se tomen decisiones adecuadas. Se crea un ambiente de confianza mediante el libre flujo informativo, se alienta la motivación y la satisfacción, la comunicación efectiva no garantiza que se obtendrá éxito inmediato en cuanto se emprenda, pero su ausencia si es obstáculo para el logro de niveles de productividad y calidad del entorno laboral. 1 1 Égidos, Dionisio (2000): Comunicación en instituciones y organizaciones: una aproximación teórico-analítica a su diversidad conceptual. Revista Latina de Comunicación Social, 35 / Extra Argentina

3 2. COMUNICACIÓN HORIZONTAL ( ) La Comunicación horizontal fluye entre los miembros de la organización que se encuentran en el mismo nivel de jerarquía. Es importante distinguir entre la comunicación dentro de las sub-unidades y aquella comunicación entre las sub-unidades. Los factores organizacionales, interpersonales e individuales son parte de la forma en la cual las personas se comportan en las organizaciones. Debido a que la comunicación entre compañeros tiende a basarse en el entendimiento mutuo y debido a que unas comunicaciones continuadas forman la solidaridad del grupo, los grupos de trabajo dan una respuesta colectiva a los problemas. ( ) 2 Este tipo de comunicación pretende la celeridad en el proceso de comunicación, facilita la comprensión entre los interlocutores y es un medio idóneo para la coordinación de actividades en procura de la consecución de objetivos comunes. a. DETECCIÓN DE NECESIDADES Es de anotar que en el manual de procesos y procedimientos de este CONSEJO PROFESIONAL se ha indicado: ( ) La COMISIÓN PARA ASUNTOS LABORALES, SOCIALES Y ORGANIZACIONALES la cual es el Órgano Consultor encargado de supervisar y evaluar las propuestas presentadas por los miembros del equipo de trabajo en materia de: COMPRAS CONVIVENCIA ARCHIVO GESTIÓN AMBIENTAL INTERVENTORÍA Y CONTRATACIÓN INVERSIÓN INFRAESTRUCTURA Y EQUIPOS 2 Egidos, Dionisio (2000): Comunicación en instituciones y organizaciones: una aproximación teórico-analítica a su diversidad conceptual. Revista Latina de Comunicación Social, 35 / Extra Argentina.

4 Cada una de estas áreas, contará con la participación de dos máximos tres comisionados, quienes se encargaran (sic) de realizar la correspondiente formulación de propuestas con base en las necesidades del CONSEJO. Una vez evidenciadas las necesidades se presentará un proyecto al COMITÉ SUPERVISOR de la Comisión, el cual supervisará y aprobará los proyectos presentados, tal Comité esta conformado por el Presidente, un representante del grupo de trabajo, la Dirección Ejecutiva con el apoyo de los asesores y la supervisión de la Revisoría Fiscal, y en tratándose de planeación tiene la responsabilidad de Revisar las propuestas presentadas por cada una de las áreas, aprobar la presentación de tales propuestas al Consejo en pleno, realización del plan de acción, y supervisar la adecuación de las propuestas a la ejecución presupuestal. ( ) 3 En ese orden de ideas se evidencia que la investigación de necesidades tiene asiento en la colectividad representada en los miembros del equipo de trabajo, evento que repercute de manera positiva en la detección de situaciones que requieren especial atención por parte de la ALTA DIRECCIÓN. i. FLUJO DE INFORMACIÓN SECUNDARIA (RESULTADOS DE SESIONES DE COMISIÓN PARA ASUNTOS LABORALES, SOCIALES Y ORGANIZACIONALES CALOA) Se resalta que la COMISIÓN PARA ASUNTOS LABORALES, SOCIALES Y ORGANIZACIONALES reúne en sus áreas los comités que por ley se deben constituir al interior de una organización de carácter público y en consecuencia gozan de la participación de todos los intervinientes en la gestión de la administración, por tanto se tiene en cuenta los aportes de asesores y se procura el acompañamiento de revisoría fiscal para que la proyección de acciones se encuentren acordes tanto a la ley como a las necesidades institucionales. Posteriormente, las necesidades detectadas por las diferentes áreas de la comisión son presentadas al Comité Supervisor para que se tomen las medidas correspondientes, bien sea para la inmediata ejecución o para someter a consideración de los Consejeros en sesión, dependiendo de la naturaleza de cada asunto. 3 CONSEJO PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS. Manual de Procesos y Procedimientos. Bogotá 2008

5 3. COMUNICACIÓN VERTICAL El flujo de comunicación vertical se evidencia desde la ALTA DIRECCIÓN hasta los niveles inferiores de la jerarquía organizacional, teniendo especial cuidado en la socialización de la misma, por cuanto se corre el riesgo de que ésta se distorsione. a. IMPLEMENTACIÓN DE POLÍTICAS Radica este tipo de flujo de comunicación en la implementación de las políticas públicas y la aprobación de procedimientos, por tanto la COMISIÓN PARA ASUNTOS LABORALES, SOCIALES Y ORGANIZACIONALES sirve en igual forma para la adecuada socialización y publicación de lineamientos de tipo político y administrativo, para garantizar la retroalimentación idónea con miras a la uniformidad de contenidos y de aplicación de las disposiciones tendientes a la obtención de los logros institucionales. i. FLUJO DE INFORMACIÓN PRIMARIA (LEGISLACIÓN) Dentro de la planta de personal del Consejo y de manera conjunta con los contratistas encargados de asesoría en materias específicas se informa al CONSEJO PROFESIONAL, no sólo de la normatividad institucional, también se realizan indicaciones respecto a la legislación vigente para que se tomen medidas de corte gerencial en cuanto a la aplicación de todas aquellas normas a las cuales el CONSEJO PROFESIONAL debe especial atención y se fijan las directrices necesarias para la ejecución de las diferentes políticas y lineamientos encaminados al cumplimiento de obligaciones legales. ii. FLUJO DE INFORMACIÓN SECUNDARIA (TOMA DE DECISIONES DE LA ALTA DIRECCIÓN) En atención a la información suministrada por medio de informes de los diferentes coordinadores, así como de la Dirección Ejecutiva y de los Asesores, prestando especial atención a los deberes legales de la institución, el CONSEJO PROFESIONAL en pleno fijará los lineamentos para la ejecución de un plan de acción anual, el cual será socializado con los trabajadores en las sesiones de la COMISIÓN PARA ASUNTOS LABORALES, SOCIALES Y ORGANIZACIONALES, la cual, además de servir como insumo de detección de necesidades, es un eficiente órgano de difusión y consolidación de la información

6 proveniente de la Alta Dirección, por considerar indispensable un mecanismo que permita la adecuada retroalimentación del equipo de trabajo. Además del efectivo flujo de comunicación por medio de la COMISIÓN PARA ASUNTOS LABORALES, SOCIALES Y ORGANIZACIONALES, se hace uso de los mecanismos de comunicación al alcance de los miembros del equipo de trabajo, como son correos electrónicos y medios telefónicos, los cuales son insumo fundamental en la socialización de decisiones administrativas, así como de intercomunicación de asesoría por parte de las coordinaciones. Se resalta el uso de medios de comunicación tales como la telefonía fija y celular, así como la retroalimentación vía correo electrónico y eventualmente la impresión para documentar físicamente el recibido de comunicaciones relevantes para los procesos y procedimientos del CONSEJO PROFESIONAL. 4. COMUNICACIÓN TRANSVERSAL Este tipo de comunicación es pertinente para la socialización de información y la coordinación de esfuerzos en procura del alcance de objetivos mutuos dentro de las diferentes organizaciones tanto publicas como privadas, teniendo en cuenta que en pocas ocasiones se recurre a un orden jerárquico para la realización de este tipo de comunicaciones, resaltando que este flujo de información tiene asiento en funcionarios y representantes de organizaciones de diferentes niveles jerárquicos, y que estos no tienen una relación de dependencia directa entre sí. De igual forma se indica que este tipo de comunicación organizacional permite el cumplimiento e implementación de principios endilgables a la administración pública por cuanto favorece la economía, celeridad, eficiencia y eficacia de la acción en el servicio público brindado. Por este motivo es trascendental determinar las necesidades de información y comunicación, teniendo como epicentro la autorregulación, la cual permite, en consonancia con el autocontrol, que todos los individuos interactúen de manera responsable y eficaz dentro de lo que podríamos determinar no una cadena de comunicación, sino un tejido que permita la continuidad del flujo independiente de las falencias individuales sin que la eventualidad de dichas falencias deje de ser objeto de evaluación y mejora.

7 a. CANALES DE COMUNICACIÓN CON SOLICITANTES Y CIUDADANÍA EN GENERAL Mediante la publicidad en la toma de decisiones provenientes de la Alta Dirección, la cual es puesta a disposición de la ciudadanía y de las diferentes instituciones relacionadas con los fines misionales de este CONSEJO PROFESIONAL por medio de publicaciones en la Pagina Web institucional y de impresos en los cuales se indica y puntualiza los requisitos para acceder a los servicios prestados por esta entidad, se pretende comunicar a los beneficiarios del servicio público prestado de los requisitos para la obtención de la tarjeta profesional, el valor, los costos de envío y todo lo relacionado con los fines misionales de la institución. De igual manera, mediante la información personal en las instalaciones, la cual, aunque se encuentra en cabeza de la Secretaria Técnica, se procura brindar de manera conjunta con respecto a los diferentes trámites y por tanto, todos los miembros del equipo de trabajo se encuentran comprometidos con los solicitantes y con toda la ciudadanía interesada en recibir información, la cual puede ser tramitada por los canales dispuestos por la entidad como formatos y requisitos previamente normados, como también se procura la celeridad y eficacia de la comunicación oportuna mediante el uso efectivo del derecho de petición, el cual tiene todo ciudadano por mandato Constitucional. En ese orden de ideas, se indica que la comunicación escrita es primordial en el CONSEJO PROFESIONAL y por tanto se han establecido procedimientos de manejo y se han fijado controles tendientes a la protección del acervo documental, el cual se cataloga de naturaleza pública y por tanto confiere a la Dirección Ejecutiva la salvaguarda de los mencionados documentos; para ello se han establecido en el correspondiente Manual de Archivo las medidas pertinentes para la ejecución de la gestión documental de el CONSEJO PROFESIONAL DE DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS. Tal manual se encuentra en consonancia con la legislación dispuesta para esta materia en específico y tiene por objeto: Disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso (sic) de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia. Custodiar, organizar, actualizar y suministrar la información de una manera oportuna y eficaz a las diferentes áreas del Consejo Profesional de Administración de Empresas;(sic) coordinando las labores de Correspondencia en general. 4 4 CONSEJO PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS. Manual Archivo. Bogotá 2008

8 Se resalta que la adecuada ejecución de la gestión documental garantiza la conservación de información histórica y permite eficiencia y eficacia en el flujo de comunicación. b. CANALES DE COMUNICACIÓN CON FACULTADES Dentro de las funciones atribuidas al CONSEJO PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS por la ley 60 de 1981 en su artículo 9 se encuentran: a) Colaborar con el gobierno Nacional y demás autoridades de la Educación Superior, en el estudio y establecimientos de los requerimientos académicos curriculares adecuados para la óptima educación y formación de los Administradores de Empresas. b) Participar con las autoridades competentes en la Supervisión y control de las entidades de Educación Superior en lo correspondiente a la profesión de Administración de empresas. c) Expedir la matrícula a los profesionales que llenen los requisitos y fijar los derechos correspondientes. ( ) h) Servir de unidad promotora y orientadora de las investigaciones científicas, a nivel empresarial y docente, sobre los campos de la Administración de Empresas. ( ) 5 Para el cumplimiento de estas funciones, se requiere una cooperación interinstitucional con las facultades que otorguen la titulación en las profesiones cuya matrícula profesional sea competencia de este CONSEJO PROFESIONAL; es por ello que el flujo de comunicación con las mencionadas entidades es fundamental para el cumplimiento de los fines misionales de esta institución. Al respecto se resalta que como medida elevada a mandato legal contenida en la ley 60 de 1981, las Facultades forman parte fundamental del CONSEJO PROFESIONAL, en la medida en que dos representantes de estas tienen la dignidad de CONSEJEROS y por tal razón hay un canal directo, por cuanto la Asociación Colombiana de Facultades debe recibir 5 LEY 60 DE Articulo 9.

9 información oficial de absolutamente todas las decisiones tomadas al interior del Consejo, por parte de sus representantes. Por otra parte, en lo relacionado con la Gestión Administrativa y en la Ejecución de Políticas y directrices, tanto la Dirección Ejecutiva como las Coordinaciones de Mercadeo, Registro, y Jurídica, guardan estrecha relación de comunicación con las Facultades, consolidando el flujo de comunicación indispensable para la ejecución de actividades anteriormente referidas. Cabe anotar que el flujo de comunicación anteriormente expuesto, se realiza haciendo uso de la totalidad de los mecanismos de comunicación con los que cuenta la entidad como son: - telefonía fija - telefonía celular - correo electrónico - publicación de documentos en medio impreso - publicación de documentos en medio digital - comunicación escrita enviada por mensajería institucional - comunicación escrita enviada por servicio contratado de mensajería externa. - Reuniones interinstitucionales para exposición de información relacionada con la gestión. c. CANALES DE COMUNICACIÓN CON ASOCIACIONES Dentro de las funciones atribuidas al CONSEJO PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS por la ley 60 de 1981 en su artículo 9 se encuentran: ( ) c) Expedir la matrícula a los profesionales que llenen los requisitos y fijar los derechos correspondientes. d) Dictar el Código ético de la Profesión de Administrador de Empresas y su respectiva reglamentación. e) Conocer las denuncias que se presenten contra la Ética Profesional y sancionarlas conforme se reglamente. f) Denunciar ante las autoridades competentes las violaciones comprobadas a las disposiciones legales que reglamente el ejercicio profesional de la Administración de Empresas y solicitar las sanciones que la ley ordinaria fije para los casos del ejercicio ilegal de las profesiones.

10 g) Cooperar con las Asociaciones de Administradores de Empresas en el estímulo y desarrollo de la Profesionales el continuo mejoramiento de la calificación de los Profesionales de la Administración de Empresas. h) Servir de unidad promotora y orientadora de las investigaciones científicas, a nivel Empresarial y docente, sobre los campos de la Administración de Empresas. ( ) Para garantizar el cumplimiento de estos fines misionales legalmente dispuestos, la normatividad otorga la dignidad de Consejero a dos representantes de las diferentes Asociaciones de Administradores; por tanto estos representantes fungen como el eje coyuntural del flujo de comunicación, teniendo en cuenta que tanto las decisiones provenientes de la Alta Dirección como la toma de medidas para la solución de necesidades institucionales, se entienden directamente comunicadas a tales asociaciones por intermedio de sus representantes. En materia de ejecución administrativa de las funciones legales, se ha procurado diseñar procedimientos acordes con la normatividad dispuesta para la gestión de recursos públicos, por tanto el ACUERDO 001 DE 2008 reglamenta la gestión y fija parámetros para la comunicación y ejecución de las actividades mencionadas. De igual forma la interrelación institucional se cifra en el flujo de comunicación proveniente de la Dirección Ejecutiva y de las Coordinaciones de Mercadeo, Registro y Jurídica, quienes dentro de sus funciones tienen establecida la responsabilidad de mantener directa comunicación para facilitar la ejecución de actividades y tareas propias del servicio público que presta la entidad, valiéndose de los siguientes mecanismos para facilitar la comunicación efectiva: - telefonía fija - telefonía celular - correo electrónico - publicación de documentos en medio impreso - publicación de documentos en medio digital - comunicación escrita enviada por mensajería institucional - comunicación escrita enviada por servicio contratado de mensajería externa. - Reuniones interinstitucionales para exposición de información relacionada con la gestión.

11 d. CANALES DE COMUNICACIÓN CON ENTES DE CONTROL En atención a la naturaleza pública de ésta entidad, y teniendo en cuenta el manejo de recursos captados del público a partir de la prestación de un servicio público, compete a este CONSEJO PROFESIONAL la sujeción a los entes de control que por ley deben ejercer vigilancia a las actuaciones administrativas y al manejo de los recursos y los bienes del Estado, por tanto, todos los miembros del equipo de trabajo son conscientes de la responsabilidad de sus actividades y la gestión se realiza conforme a los lineamientos fijados, lineamientos que se tienen como información secundaria de obligatorio cumplimiento, cuya difusión es realizada por los Entes de Control de manera general mediante instructivos físicos o publicados en su pagina Web, y corresponde a la Dirección Ejecutiva, a la Coordinación Jurídica y a la Coordinación de Control Interno la investigación, verificación y socialización de la información proferida por estas entidades, para de esta manera incorporar las directrices dentro de la ejecución de la gestión, informando a los Consejeros y a los miembros del equipo de trabajo de la necesidad de implementación de las mismas. De igual forma, se indica que en relación con los Entes de Control se procura que el mecanismo de comunicación utilizado sea la comunicación escrita. Ello con el ánimo de documentar todas y cada una de las actuaciones relacionadas, por cuanto se trata de información que requiere especial cuidado y la adecuada gestión documental garantiza el control de las actividades de manera previa, concomitante y posterior. e. CANALES DE COMUNICACIÓN CON ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO Es de ostensible relevancia la interacción con las Entidades Públicas, por tal motivo se ha procurado que las políticas trazadas estén en consonancia con las disposiciones legales encaminadas a la incorporación del MECI y la NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA NTCGP 1000:2004, la cual, dentro de su articulado contiene el SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PARA LA RAMA EJECUTIVA DEL PODER PÚBLICO Y OTRAS ENTIDADES PRESTADORAS DE SERVICIOS. El numeral 1.2 de la NTCGP 1000:2004, refiere: 1.2 PRINCIPIOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PARA LA RAMA EJECUTIVA DEL PODER PÚBLICO Y OTRAS ENTIDADES PRESTADORAS DE SERVICIOS ( )

12 i) Coordinación, cooperación y articulación: el trabajo en equipo, en y entre entidades es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles. De lo anterior se colige que el cumplimiento de este requisito de la NTCGP 1000:2004, representa un mutuo beneficio tanto para el CONSEJO PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS como para las Entidades Públicas que se relacionen con los fines misionales de éste, por cuanto la articulación interinstitucional entre estas dos entidades habrá de reflejarse en la calidad de los servicios prestados a los ciudadanos y por consiguiente el camino a seguir es la socialización del trabajo adelantado desde el CONSEJO PROFESIONAL. En atención al numeral 1.2 de la NTCGP 1000:2004, se recomienda la socialización de las acciones tendientes a la materialización del MECI y Gestión de Calidad por cuanto las fallas en la estructuración de estas herramientas de gestión, pueden, a futuro, originar responsabilidad fiscal y/o disciplinaria ante los órganos de control competentes, por ello es administrativamente saludable la socialización como mecanismo de control previo. 6 En ese orden de ideas, se resalta que la articulación interinstitucional requiere la consolidación de canales de comunicación por parte de la Dirección Ejecutiva así como de las Coordinaciones, y por ello ésta interrelación requiere del uso de todos los mecanismos de comunicación con los que cuenta la institución para garantizar el adecuado flujo de comunicación necesario para la ejecución de las actividades dispuestas en el plan de acción, así como para la colaboración en los objetivos misionales de las entidades del sector público que requieran la colaboración de éste CONSEJO PROFESIONAL. f. CANALES DE COMUNICACIÓN CON ENTIDADES DEL SECTOR PRIVADO. Con el ánimo de cumplir con el desarrollo de estos fines misionales, se encuentra que dentro de la constitución del CONSEJO PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS se contempla una delegación Presidencial, la cual otorga la dignidad de Consejero a un representante de los gremios; tal delegación permite la interrelación y comunicación constante con los gremios. 6 CONSEJO PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS. CONCEPTO CCI-CPAE 002 DE Coordinación de Control Interno.

13 Sin que lo anterior obstare, recae sobre la Dirección Ejecutiva y la Coordinación de Mercadeo la responsabilidad de difundir en el sector privado la información necesaria para la gestión institucional, ello sin detrimento de la colaboración que por segregación funcional presten las demás Coordinaciones y miembros del equipo de trabajo. De igual forma, se pretende la correlación informativa al colaborar con las entidades del sector privado que requieran la participación de éste CONSEJO PROFESIONAL, siempre y cuando la actuación requerida se encuentre en consonancia con las funciones institucionales. 5. MEDIOS DE COMUNICACIÓN a. TELEFONÍA FIJA Y CELULAR Representa un mecanismo de comunicación eficaz para la coordinación de aspectos propios de la ejecución de actividades, no obstante se reasalta que el uso de este medio dificulta la documentación de la gestión, por lo que todo el equipo de trabajo tiene la indicación de procurar la documentación de las gestiones realizadas. b. CORREO ELECTRÓNICO Es de resaltar que el uso de correos electrónicos institucionales, además de ser un medio apropiado para la comunicación, permite el ahorro de recursos de papelería, evitando el desmedro de los precitados recursos y en consecuencia, beneficiando las buenas prácticas ambientales de la entidad, situación que está contenida en el manual que regula la materia en la institución. Se resalta que en aras de la calidad en el servicio, el empleo adecuado del correo electrónico permite la interrelación de la ciudadanía y los solicitantes, mermando los gastos que representa el envío de documentación física.

14 c. PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS EN MEDIO IMPRESO Tanto la divulgación normativa como la divulgación de la gestión son una obligación legal que compele a la administración pública a presupuestar rubros encaminados a tal efecto, garantizando la adecuada publicidad de los Actos Administrativos de carácter general y particular en beneficio de la ciudadanía, y en especial en beneficio de los solicitantes, quienes son considerados como los clientes en la prestación del servicio público prestado. d. PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS EN MEDIO DIGITAL En consonancia con la evolución y globalización de la comunicación digital, representa un mecanismo indispensable el uso de la Página Web institucional, la cual permite la publicidad de información relevante para la realización de los fines misionales y la adecuada gestión administrativa de la institución. e. COMUNICACIÓN ESCRITA ENVIADA POR MENSAJERÍA INSTITUCIONAL Y POR SERVICIO CONTRATADO DE MENSAJERÍA EXTERNA. Es el mecanismo de comunicación por excelencia, dada la facilidad para el manejo de la documentación, el seguimiento y control que permite al poder sustentar la radicación y efectivo recibo de la comunicación remitida. f. REUNIONES INTERINSTITUCIONALES PARA EXPOSICIÓN DE INFORMACIÓN RELACIONADA CON LA GESTIÓN. Facilita la gestión, en tratándose de articulación interinstitucional, por cuanto permite la interacción de las directivas y los delegados, generando lazos de colaboración y permitiendo la documentación de tales reuniones por medio de actas. 6. ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN Mediante la gestión documental se pretende la conservación de documentos históricos de carácter público. Tal administración se encuentra contenida en el Manual de Archivo institucional y en el Manual de Procesos y Procedimientos, de igual forma, sus indicadores

15 se encuentran trazados en el Anexo de Indicadores de gestión y se han diseñado controles y tratamientos para garantizar la gestión eficiente en ésta materia. En los anteriores términos se ha realizado un análisis del sistema de comunicación del Consejo Profesional de Administración de Empresas, el cual pretende la documentación y parametrización de las actividades encaminadas a garantizar el flujo de comunicación de esta institución. Atentamente, ANA MARÍA MONTES RAMÍREZ COORDINADORA DE CONTROL INTERNO CONSEJO PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Con copia a: Adriana Patricia Forero Leon. REVISORA FISCAL