Manual de Organización Dirección de Recursos Humanos

Transcripción

1 Manual de Organización Dirección de Recursos Humanos 2 DE 38

2 ÍNDICE INTRODUCCIÓN 5 1. MISION 6 2. VISION 7 3. MARCO JURIDICO 8 4. OBJETIVO GENERAL 9 5. OBJETIVO ESPECIFICOS POLÍTICAS 11 7.FUNCIONES GENERALES ESTRUCTURA ORGANICA ORGANIGRAMA FUNCIONES DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO FUNCIONES SECRETARIA FUNCIONES COORDINACION ADMINISTRATIVA FUNCIONES COORDINACION LABORAL FUNCIONES COORDINACION NOMINAS FUNCIONES COORDINACION MEDICA FUNCIONES AUXILIAR ADMINISTRATIVO FUNCIONES AUXILIAR SERVICIO MEDICO FUNCIONES AUXILIAR GENERAL 25 3 DE 38

3 8.11. FUNCIONES AUXILIAR DE NOMINAS FLUJOGRAMA SELECCION DE PERSONAL 27 OBJETIVO, ALCANCE, POLITICAS, PROCEDIMIENTOS Y REGISTROS FLUJOGRAMA CONTRATACION 30 OBJETIVO, ALCANCE, POLITICAS, PROCEDIMIENTOS FLUJOGRAMA INDUCCION 32 OBJETIVO, ALCANCE, POLITICAS, PROCEDIMIENTOS FLUJOGRAMA SERVICIO MEDICO 34 OBJETIVO, ALCANCE, POLITICAS, PROCEDIMIENTOS FLUJOGRAMA NOMINAS 36 OBJETIVO, ALCANCE, POLITICAS, PROCEDIMIENTOS EXPEDICION 39 4 DE 38

4 INTRODUCCIÓN Es a través del presente manual de organizacional, que estamos definiendo actividades, que nos llevaran al cumplimiento de estrategias, objetivos y acciones prioritarias de cada una de las Coordinaciones que integran la Dirección de Recursos Humanos y también a una mejor toma de decisiones, así mismo este documento será perfectible en la medida que evolucione la estructura organizacional en el cumplimiento de los objetivos, que están planeados dentro del Plan Municipal El contenido de este manual es formulado con la finalidad de que sirva de consulta y guía en el desarrollo de las actividades y funciones de la Dirección de Recursos Humanos. Para cada función se establece una estructura orgánica, diagrama de flujo, objetivo, alcance, políticas, procedimiento y registros; señalando puestos, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como las funciones de los puestos que integran la Dirección. La elaboración de este Manual se fundamenta en la importancia que representa el elemento humano para el H. Ayuntamiento ya que refleja la capacidad jurídica y administrativa del mismo, así como la calidez y ética con la que se debe atender al usuario; siendo necesario propiciar las mejores condiciones de trabajo para su crecimiento y desarrollo de forma integral. 5 DE 38

5 1. MISION Proveer y mantener recurso humano competente y participativo, con base en su capacidad, formación, habilidades, ética y experiencias laborales, creando condiciones que promuevan el desarrollo, la igualdad, la mejora continua y un clima laboral adecuado; con el fin de que el H. Ayuntamiento cuente con una estructura organizacional que contribuya al cumplimiento de sus funciones y objetivos que respondan a los intereses y necesidades de la ciudadanía. 6 DE 38

6 2. VISION Ser una Dirección con personal comprometido a alcanzar un nivel de excelencia en su trabajo y en la prestación de servicios con calidad, principios y valores y perfiles idóneos que se traduzca en servicio de sensibilidad humana en beneficio de los trabajadores del H. Ayuntamiento Municipal, que establezca un clima laboral eficiente y armónico. 7 DE 38

7 3. MARCO JURIDICO La Dirección de Recursos Humanos se rige bajo el marco jurídico vigente dentro de la Constitución General de la República, Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luís Potosí Ley Federal de Trabajo Ley de los Trabajadores al Servicio de las Instituciones Públicas del Estado de San Luís Potosí Ley que fija las Bases para Determinar las Remuneraciones de los Servidores Públicos del Estado y Municipios de San Luis Potosí. Ley de Responsabilidades para los Servidores Públicos del Estado de San Luís Potosí Presupuesto de Egresos para el Ejercicio Fiscal correspondiente del H. Ayuntamiento de Ciudad Valles, S.L.P. Contrato colectivo de Trabajo celebrado entre el SUTSMODEPMV y el H. Ayuntamiento de Ciudad Valles S.L.P. Ley del Impuesto sobre la Renta 8 DE 38

8 4. OBJETIVO GENERAL Desarrollar, dirigir y llevar a cabo planes y programas apegados a las políticas, normas y procedimientos establecidos en materia de administración del personal, que faciliten la regulación de la relación laboral en el H. Ayuntamiento. Uniformar y controlar el cumplimiento de las funciones Delimitar actividades, responsabilidades y funciones Precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades y evitar duplicidad de esfuerzos. Coordinar en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y las fugas de responsabilidad. Aumentar la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe de hacer y como se debe de hacer. Ser una fuente de información y adiestramiento para el personal actual y de nuevo ingreso. Simplificar la toma de decisiones en operaciones repetitivas. 9 DE 38

9 5. OBJETIVOS ESPECIFICOS Obtener la mejor y adecuada adquisición y distribución del personal del H. Ayuntamiento. Generar un ambiente laboral que promueva la productividad y sana convivencia entre los trabajadores. Evaluar y calificar el desempeño del trabajador para remunerarlo de acuerdo con sus méritos laborales. Desarrollar en el empleado un espíritu de trabajo y de convivencia. Desarrollar un sistema de organización y administración participativa. Oportunidades de logro, progreso y realización personal. 10 DE 38

10 6. POLITICAS Las políticas que integran este manual, deberán ser acatadas por el personal que compone la Dirección sin omisión alguna. La Dirección de Recursos Humanos es muy clara y específica en sus funciones y trabaja sin interferencias externas, a fin de coadyuvar al mejor funcionamiento del H. Ayuntamiento. La selección del personal será por medio de evaluaciones que garanticen que los candidatos cubran el perfil del puesto y que a su vez cubran los requisitos legales y de documentación requeridos. Remunerar al personal en tiempo y forma, de acuerdo al sistema establecido para la administración de sueldos y salarios. La Dirección de Recursos Humanos es la responsable de emitir oportunamente la nómina, para el pago del salario a los empleados del H. Ayuntamiento. Todo empleado del H. Ayuntamiento deberá contar con una credencial que lo acredite como empleado del mismo. La Dirección de Recursos Humanos está en constante comunicación con los Dirigentes del sindicato y Directores de demás departamentos para que a través de la retroalimentación, se puedan evitar los conflictos entre el personal y mejorar el servicio que les presta esta Dirección. Las constancias de trabajo solicitadas por el personal del H. Ayuntamiento, serán emitidas y autorizadas por la Dirección de Recursos Humanos, de conformidad a las constancias documentales y registros laborales debidamente validados. Todo empleado del H. Ayuntamiento deberá contar con servicio médico. La promoción de las prestaciones y el otorgamiento de las mismas es responsabilidad de la Dirección de Recursos Humanos. La actualización de este manual es responsabilidad exclusiva del Departamento de Recursos Humanos. 11 DE 38

11 7. FUNCIONES GENERALES Aplicar, cumplir y hacer cumplir, las políticas que establecen el presente manual y demás lineamientos que se encuentren determinados. Recibir la requisición de personal que presenten los departamentos previa autorización. Realizar una entrevista al candidato más apropiado para ocupar el puesto vacante; Analizando sus habilidades y capacidades para el desarrollo de un puesto y posibilidades de un desarrollo futuro. Todo esto en beneficio del H. ayuntamiento. Realizar el reclutamiento y selección de personal, buscando atraer personal capaz de cubrir las vacantes que se presenten, vigilando que cumplan con los requisitos establecidos. Efectuar la contratación del personal utilizando para ello, el documento establecido para tal efecto, enviando copia al departamento de adscripción, a la coordinación administrativa y a su expediente personal. Integrar un expediente personal de cada trabajador con documentos de identificación, resultados de exámenes psicométricos y médicos y contratos de servicios, a fin de conocer su historia laboral en el momento en que se requiera. Asignar al trabajador en el puesto que mejor desarrolle sus capacidades y atender aquellos movimientos que permitan hacer más eficiente el funcionamiento de los departamentos. Impartir curso de inducción al puesto al trabajador de nuevo ingreso, proporcionándole la información necesaria para que realice las actividades pertinentes y lograr su rápida incorporación a su medio de trabajo. Lograr que todos los puestos sean cubiertos por el personal idóneo, de acuerdo a una planeación del recurso humano. Garantizar que el trabajador perciba las prestaciones que tiene conferidas de acuerdo a la normatividad y vigilar que cumpla con sus obligaciones en el desarrollo de su trabajo. 12 DE 38

12 Vigilar que el trabajador cumpla con su asistencia, puntualidad y permanencia en las áreas de trabajo, cumpliendo con el horario establecido en las condiciones generales de trabajo y en el contrato colectivo. Atender al trabajador que presente conflictos laborales, dando solución a la problemática con apego a la ley, a las condiciones generales de trabajo y a la buena fe del trabajador y del H. Ayuntamiento. Desarrollar y mantener reglamentos de trabajo efectivos y promover relaciones de trabajo armónicas, mediante estímulos y recompensas, recurriendo excepcionalmente a la aplicación de sanciones. Lograr que todos los trabajadores sean justa y equitativamente recompensados mediante un sistema de remuneración racional del trabajo y de acuerdo al esfuerzo, eficiencia, responsabilidad y condiciones de trabajo de cada puesto. Vigilar y controlar la elaboración de nómina y documentos básicos para el pago de sueldo y prestaciones al personal. Llevar a cabo la vigilancia sobre el seguimiento a los mecanismos de validación y control durante el proceso de nómina, además de registrar en la misma, las incidencias que presente el trabajador, para que se refleje en sus percepciones y en el histórico de movimientos de personal. Actualizar la plantilla de personal, registrando los movimientos que se generen y las modificaciones en los salarios y funciones del trabajador. Establecer horarios de trabajo y periodos de ausencia con y sin percepción de sueldo, que sean justos tanto para los empleados como para la organización, así como sistemas eficientes que permitan su control y sean permitidos por la ley. Proveer incentivos monetarios adicionales a los sueldos básicos para motivar la iniciativa y el mejor logro de los objetivos. Realizar estudios tendientes a la proyección de la estructura del H. Ayuntamiento en el futuro, incluyendo análisis de puestos proyectados y estudios de posibilidades de desarrollo de los trabajadores para ocupar estos, a fin de determinar programas de capacitación y desarrollo. Evaluar en coordinación con los jefes de departamento mediante medios objetivos, la actuación y desempeño de cada trabajador ante sus obligaciones y responsabilidades de su trabajo. 13 DE 38

13 Propiciar oportunidades de capacitación al personal del H. Ayuntamiento para su eficiente desempeño en las funciones que tiene encomendadas y que tenga la oportunidad de desarrollarse en forma integral para su superación personal y laboral. Dar al trabajador las oportunidades para desarrollar su capacidad, a fin de que alcance las normas de rendimiento que se establezcan, así como para lograr el desarrollo de todas sus potencialidades, en bien del mismo y del H. Ayuntamiento. Promover los sistemas, medios y clima apropiados para desarrollar ideas e intercambiar información a través de toda la organización. Elaborar la credencialización de todo el personal del H. Ayuntamiento que los acredite como trabajador del mismo. Así como la de sus beneficiarios para un mejor control del servicio médico. Manejar y controlar de manera eficiente la atención del servicio médico para el trabajador y sus beneficiarios. Llegar a acuerdos con organizaciones reconocidas oficial y legalmente establecidas (Sindicato, de Salud, Sociales, etc.), que satisfagan en la mejor forma posible los intereses de los trabajadores y del H. Ayuntamiento. Desarrollar formas de mejorar las actitudes, la calidad del personal y las condiciones de trabajo, satisfaciendo las necesidades de los trabajadores y tratar de ayudarles en los problemas relacionados a su seguridad y bienestar. Desarrollar y mantener instalaciones y procedimientos para prevenir accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Estudiar y resolver las peticiones que hagan los trabajadores sobre programas y/o instalaciones para su esparcimiento. Llegado el caso de término de contrato laboral, esto deberá hacerse en la forma más conveniente tanto para el H. Ayuntamiento, como para el trabajador de acuerdo a la ley. 8. ESTRUCTURA ORGÁNICA 14 DE 38

14 RECURSOS HUMANOS DIRECCION GENERAL SECRETARIA COORDINACION ADMINISTRATIVA COORDINACION LABORAL AUXILIAR GENERAL AUXILIAR GENERAL AUXILIAR GENERAL AUXILIAR GENERAL COORDINACION DE NOMINAS AUXILIAR DE NOMINAS AUXILIAR ADMINISTRATIVO AUXILIAR GENERAL AUXILIAR GENERAL COORDINACION MÉDICA AUXILIAR GENERAL AUXILIAR GENERAL AUXILIAR GENERAL 15 DE 38

15 8.1. ORGANIGRAMA ENCARGADA DE DESPACHO MA. LUISA ELIDA VIGGIANO REYNOSO SECRETARIA NYLDE GISELL AVITIA DUEÑAS COORDINACCION LABORAL ANA MARIA ESPINOZA ARRIAGA FERNANDO GONZALEZ BERMUDEZ KARLA DENISSE ZAMORA CORONADO MA. DEL CARMEN MARTINEZ DIAZ COORDINACCION NOMINAS ALEYDA XIOMARA RIVERA SALAZAR CRISTIAN MORALES CASTILLO GABINO ZUÑIGA GARCIA IRMA MARTINEZ RODRIGUEZ COORDINACION MÉDICA FLORA MAR AVILA CESAREA ARENAS ZUÑIGA ANA LUZ AVILA RODRIGUEZ MA. TERESA I. ESCALANTE MORA 16 DE 38

16 8.2. DIRECCION GENERAL Objetivo Planear, organizar, dirigir y controlar todo lo concerniente a selección, contratación, prestaciones y servicios, sueldos y salarios, control y registro de asistencia y nómina de empleados. Funciones Diseña, Establece, Coordina programas de trabajo. Cumple y hace cumplir las políticas establecidas tanto internas como externas. Recibe de los Jefes, Directores de los Departamentos del H. Ayuntamiento las solicitudes, e incorfomidades respecto del personal. Evalúa y propone las cláusulas en la revisión del Contrato Colectivo del Trabajo Atiende a los líderes sindicales en los asuntos relacionados con sus agremiados Vigila que el personal del H. Ayuntamiento cumpla con las funciones generales y específicas del puesto. Autoriza la documentación que emane del Departamento. Asegura que las relaciones laborales con los trabajadores al servicio del H. Ayuntamiento se realicen dentro del marco legal y humano, favorable a las condiciones generales de trabajo, al trabajador y al propio Ayuntamiento. Verificar que se brinde de manera eficiente el servicio médico a los trabajadores y beneficiarios, garantizando la atención y esmero del mismo. Cubrir las necesidades de personal a las diferentes áreas que atienden los servicios que brinda el H. Ayuntamiento. 17 DE 38

17 8.3. SECRETARIA Objetivo Efectúa actividades de mecanografía, control y archivo de correspondencia, atención al público y apoyo administrativo de la Dirección. Funciones Atiende y mantiene actualizada la agenda de trabajo, previa consulta con el Director de Recursos Humanos. Recibe, controla, clasifica y archiva la documentación del Departamento. Recepción de documentación, elaboración y seguimiento del servicio médico foráneo. Clasifica y turna la documentación recibida a las áreas del Departamento para su atención y seguimiento. Atiende llamadas telefónicas, las registra y turna informes según corresponda Atiende al personal que solicite información, canalizando su asunto al área que corresponda. Guarda discreción y confidencialidad de los asuntos que sean de su conocimiento con motivo del manejo de documentos y llamadas telefónicas que registre y controle. Efectúa actividades propias de su puesto que le sean encomendadas 18 DE 38

18 8.4. COORDINACION ADMINISTRATIVA Objetivo Planea, organiza, proyecta las actividades presupuestales de nominas, verifica los cálculos de impuestos de nominas, controlar y supervisa el inventario general; elaboración y verificación de así como las encomendadas de carácter confidencial por el Director del Departamento. Funciones Elaboración y revisión de plantillas de personal Coordina programas de trabajo de su área. Elaboración y revisión de tabulador de sueldos Elaboración de reportes estadísticos de incidencias (Horas extras, incapacidades, faltas injustificadas, permisos c/sueldo y s/sueldo Control de Primas vacacionales para su análisis y aplicación colectiva Control del presupuesto en sueldos, primas vacacionales, horas extras y aguinaldo Control y verificación de cálculos de impuestos en nominas Elaboración de plantilla semanal, quincenal, global, sindicalizados, etc. 19 DE 38

19 8.5. COORDINACION LABORAL Objetivo Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades que se desarrollan en el ejercicio de la relación laboral: Prestaciones y Servicios y Registro y Control del personal, apegándose a las estrategias definidas por las autoridades internas y externas, así como por aquellas dependencias con las que se tiene relación de trabajo, cuidando siempre el marco jurídico. Funciones Gestionar coordinar y vigilar las prestaciones de carácter económico, social y cultural, de acuerdo a las normas y lineamientos establecidos en el Contrato Colectivo de Trabajo. Revisar, monitorear y atender de manera oportuna y eficaz las problemáticas laborales de los trabajadores y sus beneficiarios buscando la conciliación en las relaciones laborales. Mantener actualizada la designación de beneficiarios. Tramitar y controlar los gastos médicos de los trabajadores del H. Ayuntamiento. Las demás que le asigne el Director de Departamento y la reglamentación específica. 20 DE 38

20 8.6. COORDINACION NOMINAS Objetivo Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades que se desarrollan en la elaboración de la nómina e integración de los movimientos de sueldo y prestaciones que lo afecta, con apego a las políticas y procedimientos establecidos, apoyándose en la disponibilidad de los recursos materiales, financieros y técnicos. Funciones Administrar, controlar y mantener actualizado el Sistema de Nómina, que funcione de acuerdo a las necesidades del H. Ayuntamiento y basándose en la normatividad vigente. Vigilar y controlar la nómina y documentos básicos para el pago de sueldos. Llevar a cabo la vigilancia sobre el seguimiento a los mecanismos de validación y control durante el proceso de nómina. Validar y controlar los movimientos previos al proceso de nómina. Proporcionar oportunamente al Departamento de Tesorería la nómina para su pago. Guardar y custodiar toda la documentación comprobatoria e información que afecte a nómina. Generar y proporcionar toda información referente a nómina tanto para fines internos como externos. 21 DE 38

21 8.7. COORDINACION MEDICA Objetivo Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades que se desarrollan en el servicio médico de los trabajadores del Ayuntamiento Municipal. Funciones Administrar, controlar y mantener actualizado el catalogo de trabajadores con el fin de otorgar el servicio médico. Coordinar el servicio médico con el fin que cada paciente tenga un seguimiento a su padecimiento apropiado. Coordinar la elaboración de expedientes médicos de cada paciente. Validar y controlar los medicamentos que se recetan Control y seguimiento de todos los servicios médicos. Elaboración de indicadores del servicio médico con el fin de mejorar la atención. 22 DE 38

22 8.8. AUXILIAR ADMINISTRATIVO Objetivo Asistir y controlar las actividades de la coordinación para lograr la conservación de la calidad del servicio mediante los procedimientos establecidos por la coordinación. Funciones Efectúa actividades propias de su puesto que le sean encomendadas, obligado a mantener su confidencialidad. Recepción y revisión de listas de asistencia de personal Recepción y revisión y control de vacacionales del personal Elaboración de reportes de incidencias Archivos de incidencias 23 DE 38

23 8.9. AUXILIAR DE SERVICIO MEDICO Objetivo Otorgar y controlar el servicio médico que se concede a los trabajadores y sus beneficiarios apegado a las políticas establecidas para el mismo. Funciones Elaborar los pases a los trabajadores y sus beneficiarios para la atención del servicio médico. Registrar el control de pases médicos que se entregan por día. Elaborar el concentrado de consultas médicas por: médico, trabajador y beneficiario. Elaborar y actualizar el padrón de beneficiarios de los trabajadores del H. Ayuntamiento. Efectúa actividades propias de su puesto que le sean encomendadas, obligado a mantener su confidencialidad. 24 DE 38

24 8.10. AUXILIAR GENERAL Objetivo Asistir y controlar las actividades de la coordinación para lograr la conservación de la calidad del servicio mediante los procedimientos establecidos por la coordinación. Funciones Recepción de documentación del personal de nuevo ingreso. Integra expediente del nuevo personal. Mantiene actualizada la bolsa de trabajo de la dirección. Efectúa actividades propias de su puesto que le sean encomendadas, obligado a mantener su confidencialidad. 25 DE 38

25 8.11. AUXILIAR DE NOMINAS Objetivo Realizar oportunamente sus funciones para que la nómina este en tiempo y forma y se realice de acuerdo a las políticas y procedimientos. Funciones Captura de incidencias y movimientos para su aplicación en nominas Aplicación de incidencias de nomina en el sistema NOMIPAQ Elaborar concentrado de nóminas Actualizar la plantilla de personal. Elaboración de oficio para la entrega de la nómina. Efectúa actividades propias de su puesto que le sean encomendadas, obligado a mantener su confidencialidad. 26 DE 38

26 9. FLUJOGRAMA SELECCIÓN DE PERSONAL Área que requiere la vacante Área de Recursos Humanos Candidato Inicio No Envía requisición de personal Verifica si existen candidatos propuestos o en bolsa de trabajo interna Reúne los Requisitos? Si No Existen? Si Pasa a Entrevista Reclutamiento Externo Realiza Entrevista Si Reúne los Requisitos? Verifica Referencias A Si A Son Confiables? No Archiva como candidato Archiva como candidato no recomendable recomendable Fin Realiza pruebas Evalúa y obtiene informe Psicométricas y de conocimientos Elige candidato y le comunica decisión Prepara documentos para contratación Inicia proceso de contratación 27 DE 38

27 OBJETIVO Establecer las políticas y pasos a seguir para realizar el reclutamiento y selección del personal con el fin de garantizar que el personal que ingresa al H. Ayuntamiento cubra las expectativas. ALCANCE Es aplicable a quienes ingresan al H. Ayuntamiento para ocupar cualquier puesto considerado o de nueva creación dentro de la estructura organizacional de todos los departamentos. POLÍTICAS El Titular de Área donde se presente la vacante establece los requisitos necesarios para ocupar el puesto correspondiente, cuando estos no estén considerados en la descripción de puesto o cuando sea un puesto de nueva creación. Toda vacante se solicita mediante oficio debidamente firmado por el Titular solicitante. La Dirección de Recursos Humanos asegura que todo el personal administrativo que ingrese al H. Ayuntamiento cumpla con los perfiles y requerimientos para cada puesto. El reclutamiento se realiza dando prioridad a los candidatos recomendados por el personal del H. Ayuntamiento y posteriormente haciendo uso de la bolsa de trabajo interna o externa. Todo personal para ser contratado debe tener una escolaridad mínima de bachiller o equivalente, exceptuando el de intendencia o vigilancia. PROCEDIMIENTO La Dirección de Recursos Humanos recibe la solicitud por escrito debidamente firmada por el Titular de Área con las especificaciones requeridas para el puesto. 28 DE 38

28 Procede a realizar el reclutamiento de candidatos a través de las recomendaciones del personal o de la bolsa de trabajo interna o externa. Cada solicitud o currículum se depura y evalúa en función de los requerimientos establecidos para el puesto en particular y se separan aquellas solicitudes que no califiquen. Todo candidato es sometido a una entrevista inicial con el titular de la Dirección de Recursos Humanos, con el fin de validar sus datos generales, preparación, experiencia laboral, expectativas e intereses. Se realiza una verificación de referencias únicamente a aquellos candidatos que han cubierto el perfil. El Director de Recursos Humanos realiza una selección de entre los candidatos que hayan cubierto el perfil requerido, para elegir a la mejor opción y posteriormente canaliza al candidato con el responsable del área solicitante para que defina su contratación o no. Personal de la Dirección de Recursos Humanos informa al candidato seleccionado de la documentación requerida y de la fecha en que deberá presentarse para realizar su contratación. Los candidatos que completaron satisfactoriamente las etapas de selección y que no fueron elegidos se mantienen en un archivo de elegibles y se consideran para futuras vacantes. REGISTROS Oficio de Solicitud 29 DE 38

29 10. FLUJOGRAMA CONTRATACION Área de Recursos Humanos Candidato Seleccionado Inicio Solicita documentación a la persona elegida Llena formatos de Datos Personales Verifica documentación Entrega de documentación solicitada No Documentos en orden? Subsana omisiones o corrige Si No Verifica documentación Si Acepta? Se le devuelven documentos Fin Firma contrato y se le describe el puesto Inicia procedimiento de inducción 30 DE 38

30 OBJETIVO Establecer las normas y pasos a seguir en la contratación de personal nuevo, con el fin de garantizar que su ingreso al H. Ayuntamiento responda a las disposiciones del mismo y a las reglamentaciones internas. ALCANCE Es aplicable a todo el personal contratado para cubrir un puesto en el H. Ayuntamiento. POLÍTICAS Toda persona contratada deberá apegarse a las formalidades legales y administrativas dispuestas por el H. Ayuntamiento. El H. Ayuntamiento de acuerdo a la naturaleza del trabajo puede contratar de manera temporal a un trabajador. PROCEDIMIENTO Para la contratación del candidato se le solicita la documentación que deberá cubrir y se le da un plazo de tres días para entregarla. Presentando el candidato elegido la documentación requerida, el personal de Recursos Humanos le confirma el puesto, las condiciones de trabajo, el sueldo que percibirá y la fecha de ingreso. A la aceptación de las condiciones, sueldo y fecha de ingreso, se procede a abrirle su expediente personal y a darlo de alta en nómina, quedando de esta forma establecida su contratación formal. 31 DE 38

31 11. FLUJOGRAMA INDUCCION Trabajador de nuevo ingreso Recibe inducción Titular del área Dirección de Recursos Humanos Inicio Es presentado ante su jefe inmediato y personal del área Estudia procedimientos generales e instructivos de operación. Designa responsable para dar la inducción al puesto. Registra personal de nuevo ingreso Programa inducción No Dudas? S i Avisa al Titular del área fecha y lugar de inducción. Pregunta y aclara dudas Aplica instructivos de operación Fin 32 DE 38

32 OBJETIVO Establecer políticas y lineamientos para la inducción a las funciones del puesto a ocupar y a la Inducción de los trabajadores de nuevo ingreso o promovidos. ALCANCE Es aplicable a todo el personal jurídico, administrativo y de intendencia de nuevo ingreso, promovido o reubicado. POLÍTICAS La Dirección de Recursos Humanos entrega una lista a la Coordinación de capacitación de los nuevos ingresos, para que realice la inducción a la Institución. El Director de Recursos Humanos coordina con el Titular del Área, designe al responsable de llevar a cabo la inducción al puesto del nuevo trabajador que comenzará a partir de su llegada. El Titular de Área es responsable de que el trabajador de nuevo ingreso acuda a la plática de inducción a la Institución. PROCEDIMIENTO La Dirección de Recursos Humanos, al momento de tener un nuevo ingreso, informará por escrito a la Coordinación de Capacitación, para que programe la Inducción a la Institución. La Coordinación de capacitación comunica al Titular de Área, mediante oficio firmado por el Director del departamento de Recursos Humanos, la fecha, hora y lugar en el que se deberá presentar el trabajador para recibir la Inducción. La Coordinación de capacitación, da la plática de Inducción sobre aspectos generales de la Institución. 33 DE 38

33 12. FLUJOGRAMA SERVICIO MEDICO Trabajador Coordinación Laboral Doctor Solicita pase médico Muestra credencial que lo acredita como trabajador o beneficiario Verifica en el padrón Si Esta vigente? N o Acude a consulta Expide pase médico Se resuelve de acuerdo a las políticas En caso de requerirlo turna el caso al especialista Solicita pase médico 34 DE 38

34 OBJETIVO Establecer políticas y procedimientos que optimicen el otorgamiento equitativo y justo del servicio médico al personal del H. Ayuntamiento. ALCANCE Es aplicable a todo el personal que integra la plantilla del H. Ayuntamiento. POLÍTICAS La Dirección de Recursos Humanos es la responsable de acreditar a los beneficiarios de cada trabajador. Todo trabajador tiene derecho a dar de alta a sus familiares directos siempre y cuando sean dependientes económicos comprobables del mismo. Es responsabilidad de la coordinación laboral expedir las credenciales y mantener actualizado el padrón de beneficiarios. PROCEDIMIENTO El trabajador o su beneficiario solicita pase médico acreditándose como tal. La Coordinación laboral verifica su vigencia en el padrón. El trabajador acude al médico acreditado. En caso de requerir especialidad, el trabajador recurre a Recursos Humanos para su canalización 35 DE 38

35 13. FLUJOGRAMA NOMINAS Departamentos varios Genera reporte de incidencias Departamentos varios Coordinación de Nómina Coordinación de Nómina Recibe reporte de incidencias Contabilidad Integra de incidencias Si Captura de incidencias y movimientos al catálogo Aprobación de movimientos No Si Revisión de incidencias No Aplicación de la nómina-nomipac e impresión de recibos Aplicación de la Nómina- Excel Si Revisado de nómina en Excel vs. Nomipac No Concentrado de nómina Si Recabar firmas y sacarle copias Correctos? Revisión de recibos de nómina No Entrega de reporte de nómina Archiva reporte de nómina e incidencias Elaboración de reportes estadísticos 36 DE 38

36 OBJETIVO Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades que se desarrollan en la elaboración de la nómina e integración de los movimientos de sueldo y prestaciones que lo afecta, con apego a las políticas y procedimientos establecidos, apoyándose en la disponibilidad de los recursos materiales, financieros y técnicos. ALCANCE Es aplicable para quienes laboran directamente para el H. Ayuntamiento. POLÍTICAS Únicamente a través del Departamento de Recursos Humanos se efectuaran los pagos de sueldos y prestaciones al personal del H. Ayuntamiento. La Coordinación de Nómina no esta autorizado para modificar el padrón del personal (plantilla presupuestal) y tabulador de sueldos. La asignación de sueldos por ingreso y aumentos, se hará basándose en el tabulador de sueldos autorizado. Observar los mecanismos implantados para la validación y control previos y posteriores a los procesos de Nómina. La Coordinación de Nómina es la responsable de emitir oportunamente la nómina para el pago de salario a los empleados del H. Ayuntamiento. No se efectuaran pagos fuera de nómina, los sueldos devengados en periodos menores de la quincena se incluirán en la siguiente quincena. La recepción de movimientos que afecten nómina estará sujeta al calendario establecido para tal efecto. Solo se dará trámite a la documentación que afecte la nómina cuando esta se encuentre debidamente autorizada. 37 DE 38

37 No se dará de alta en nómina por concepto de nuevo ingreso sin el documento de soporte respectivo (Contrato Laboral). La actualización a conceptos de nómina y cifras de control deberá ser autorizado por el Director de Recursos Humanos y respaldado con el documento respectivo. La autorización de proceso de nómina corresponde exclusivamente al Coordinador de Nómina. FUNCIONES Aplicar, cumplir y hacer cumplir las políticas del presente manual y demás lineamientos que se encuentren establecidos en el H. Ayuntamiento. Administrar, controlar y mantener actualizado el Sistema de Nómina, que funcione de acuerdo a las necesidades del H. Ayuntamiento y basándose en la normatividad vigente. Llevar a cabo la vigilancia sobre el seguimiento a los mecanismos de validación y control durante el proceso de nómina. Elaborar las nóminas semanal y quincenal para el pago de sueldos a los empleados del H. Ayuntamiento Proporcionar oportunamente al Departamento de Tesorería la nómina para su pago. Mantener actualizado el archivo de empleados. Efectuar las afectaciones fiscales en forma correcta y oportuna. Guardar y custodiar toda la documentación comprobatoria e información que afecte a nómina. Generar y proporcionar reportes de nómina a quien corresponda. Generar y proporcionar toda información referente a nómina tanto para fines internos como externos. Proporcionar toda la información y apoyo que se requiera, para la realización de auditorías tanto internas como externas. 38 DE 38

38 14. Expedición La Ciudadana Presidenta Municipal del Ayuntamiento, de conformidad con lo dispuesto por el artículo, del Reglamento Interior de la Administración Pública del Municipio de Ciudad Valles, S.L.P., expide para su debida observancia y aplicación la presente guía, en Ciudad Valles, S.L.P. a los días del mes de del año dos mil nueve. LIC. JUAN JOSE ORTIZ AZUARA ACUERDO Se aprueba el Manual de Organización del Departamento de Recursos Humanos. Comuníquese a la Oficialía Mayor para que se haga oficial. Conforme al acuerdo anterior y con base en el artículo, fracción, del Reglamento Interior de la Administración Pública del Municipio de Ciudad Valles, S.L.P, se difunde el presente documento. LCP. RAUL HERNANDEZ NAVARRO DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS DEL AYUNTAMIENTO DE CIUDAD VALLES, S.L.P. 39 DE 38