Definición del modelo funcional transversal integrado para las Secretarías

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1 Definición del modelo funcional transversal integrado para las Secretarías Mapas de procesos resultantes a Tercer nivel Macroproceso Proceso Subproceso Recursos Humanos HPSP-Proporcionar Servicios de Personal HPSP-010-Proveer Reclutamiento y (A) = Automatizable a través de SIPAR 1

2 Índice 1 Introducción Objetivo del documento Arquitectura del Proceso Descripción del Descripción general del subproceso Descripción de las actividades realizadas en el subproceso HPSP-010 Proveer Recibir solicitud de cobertura de vacante (A) Verificar evaluación técnica y temarios (A) Organizar el Reclutamiento y la (A) Elaborar y autorizar la convocatoria para su publicación (A) Publicar convocatoria (A) Recibir currícula de los participantes (A) Verificar requerimientos de los participantes (A) Cerrar registro (A) Verificar número de candidatos necesarios para seleccionar (A) Agendar proceso de evaluación (A) Aplicar evaluaciones (A) Realizar cotejo documental (A) Realizar entrevistas (A) Capturar resultado de entrevistas (A) Determinar resultado de (A) Enviar información de aspirantes finalistas a la bolsa de talentos (A) Cerrar el proceso de (A) Identificar que el candidato cumpla con los requisitos del puesto (A) Generar informe de personal seleccionado (A) Diagrama del subproceso Anexo de formatos Publicación de convocatoria Requisición de Vacante Solicitud de reclutamiento o evaluación Entrevista de Ingreso Control de Expediente Reporte de entrevistas con el Comité Técnico Reporte de evaluación de candidato Relación de expedientes al archivo Documentos anexos Reporte General de candidatos (A) = Automatizable a través de SIPAR 2

3 5.2 Registro de Asistencia Reporte lista prelación de candidatos Formato Carta de exclusividad Carta Responsiva Carta compromiso curso de ética Declaración de situación como contribuyente del impuesto sobre la renta Cronograma de actividades Cédula de Información sobre la Fuerza del Trabajo Institucional Cédula de información de los seguros institucionales para registro en la nómina Acta de Cierre del Comité Técnico de Carta al curso de inducción Consentimiento de Cuenta Bancaria Credenciales tipo pasaporte que se turnan para firma del Oficial Mayor Credenciales magnéticas que se turnan para firma del Director General de Recursos Humanos Carta de Inducción del servidor público al Puesto Acta de instalación del Comité Técnico de Descripción de puestos Perfil del puesto Formato Único de Solicitud de Servicios Convenios con entidades educativas (A) = Automatizable a través de SIPAR 3

4 1 Introducción 1.1 Objetivo del documento. El documento de proceso tiene como objetivo principal documentar y describir las actividades y reglas de negocio comunes para las Secretarías para el subproceso HPSP-010 Proveer Reclutamiento y. 1.2 Arquitectura del Proceso El subproceso HPSP-010 Proveer Reclutamiento y forma parte del proceso HPSP- Proveer Servicios de Personal dentro del modelo funcional de procesos común del macro proceso de Recursos Humanos (A) = Automatizable a través de SIPAR 4

5 2 Descripción del Subproceso HPSP-010 Proveer Reclutamiento y 2.1 Descripción general del subproceso Tiene como objetivo regular las actividades de, así como verificar el cumplimiento de los requisitos necesarios para que los aspirantes se incorporen a la dependencia. Los cinco tipos de servidores públicos que componen la dependencia son: Servicio Profesional de Carrera en las modalidades de: Concurso, Articulo 34, movimiento lateral Gabinete de apoyo y libre designación Honorarios (capitulo 1000) Base Servicio Social y Prácticas Profesionales (personal temporal por convenio) 2.2 Descripción de las actividades realizadas en el subproceso HPSP-010 Proveer Recibir solicitud de cobertura de vacante (A) ID (1) HPSP-050 Proporcionar servicios de Recursos Humanos Servicio de Recursos Humanos solicitado Recibir la solicitud de cobertura mediante oficio, descripción, perfil y valuación. Esta información estará también habilitada en el SIPAR mediante solicitudes vía autoservicio. (A) = Automatizable a través de SIPAR 5

6 1.- Servicio Profesional de Carrera: En el caso de concurso se tiene que agregar a la solicitud temario, bibliografía, descripción, perfil, valuación de puesto y examen resuelto. 2.- Movimiento Lateral En el caso de movimiento lateral se tiene que solicitar formato de movimiento lateral y consentimiento del ocupante de la plaza que se moverá. 3.- Articulo 34 En caso de artículo 34 se solicita el perfil de puesto, currículo, requisición y documentos que avalen el requisito de escolaridad y experiencia profesional. 4.- Servicio Social En este caso recibe la detección de necesidades de servicio a través de oficio y formato de descripción de programa. Solicitud de cobertura de vacante recibida Registro de solicitud recibida (ver formato 4.1 y 4.2) Operador de Reclutamiento y Verificar evaluación técnica y temarios (A) ID (2) HPO-030 Describir, Perfilar y Valuar Puestos: Catalogo de puestos autorizado (información de referencia) Verificar de acuerdo a la solicitud de cobertura el tipo de evaluación técnica y temarios que aplican al puesto en cuestión. Estos se revisan, en caso de modificación se envían al jefe inmediato para su corrección y validación de la (A) = Automatizable a través de SIPAR 6

7 evaluación técnica, que se le aplicará a los candidatos y los temarios a los cuales tendrá que avocarse. La evaluación técnica deberá contener el fundamento y la alineación con el temario con las características establecidas por el Comité Técnico de Profesionalización o en su caso el Comité Técnico de. Con esta revisión se podrá planear y dar seguimiento a las solicitudes de cobertura de vacantes vigilando que las evaluaciones que se apliquen sean las adecuadas al perfil del puesto. Con esto se asegura que se apliquen los filtros correspondientes para seleccionar la persona adecuada al puesto que está vacante. 1.- Servidores Públicos de Carrera Esta actividad sólo aplica a los Servidores Públicos de Carrera en su modalidad de concurso Evaluación técnica y temario no identificados Evaluación técnica y temario identificados Supervisor de Reclutamiento y (A) = Automatizable a través de SIPAR 7

8 2.2.3 Organizar el Reclutamiento y la (A) ID (3) HPO-010 Generar Estrategia de Recursos Humanos: Programas de Recursos Humanos Diseñados Organizar con base a las requisiciones recibidas se efectúa el cronograma de actividades (sesiones de comité, convocatorias, evaluaciones, recepción documental, entrevistas y determinación de comité.) 1.-Servicio Social Se realiza la previsión de necesidades de servicio social y en base a este se realizan los convenios, se atienden las solicitudes y se programan las actividades. Reclutamiento y organizado Cronograma de actividades Convenios con entidades educativas Planeador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 8

9 2.2.4 Elaborar y autorizar la convocatoria para su publicación (A) ID (4) Elaborar la convocatoria y verificar que cumpla con los requisitos mínimos para su publicación (ver formato 4.1) esta convocatoria deberá ser autorizada por el comité técnico de correspondiente. 1.- Servicio Profesional de Carrera Esta actividad sólo aplica al Servicio Profesional de Carrera en sus tres modalidades: pública y abierta, dirigida a servidores públicos y reserva de aspirantes Convocatoria para publicación autorizada Actas de instalación de comités técnicos de Planeador de Reclutamiento y Publicar convocatoria (A) ID (5) Publicar la convocatoria a los medios establecidos en la normatividad y a otros que se consideren pertinentes. (Diario oficial, etc.) Se establecerán los (A) = Automatizable a través de SIPAR 9

10 tiempos máximos para publicación de acuerdo a la normatividad vigente Esta actividad se registra dentro del SIPAR. 1.-Servicio Profesional de Carrera Esta actividad sólo aplica a servidores públicos que están en el Servicio Profesional de Carrera 2.-Servicio Social Para servicio social esta actividad de difusión se realiza mediante carteles en instituciones educativas y plazas públicas. Así como en la página de la dependencia. Convocatoria formalizada Convocatoria publicada Operador de Reclutamiento y (A) = Automatizable a través de SIPAR 10

11 2.2.6 Recibir currícula de los participantes (A) ID (6) Recibir vía electrónica las currícula en el SIPAR para dar inicio a la de los aspirantes. 1.- Servicio Social Para servicio social se recibe carta de presentación. Curricula recibida Operador de Verificar requerimientos de los participantes (A) ID (7) Verificar por medio del SIPAR el cumplimiento de los requerimientos de los participantes y realizar el filtro curricular de acuerdo al perfil del puesto publicado, asignándole un folio. (A) = Automatizable a través de SIPAR 11

12 1.- Servicio Social Para servicio social se verifica en la carta de presentación la carrera, disponibilidad y créditos requeridos. Requerimientos verificados Operador de Cerrar registro (A) ID (8) Cerrar el registro en el SIPAR de acuerdo a las fechas especificadas para concluir las actividades de reclutamiento. Registro cerrado. (A) = Automatizable a través de SIPAR 12

13 Operador de Verificar número de candidatos necesarios para seleccionar (A) ID (9) Verificar si se cuenta con suficiente número de candidatos para iniciar el proceso de producto de las acciones de reclutamiento. En caso contrario se debe reiniciar las actividades de reclutamiento. 1.- Servicio Profesional de Carrera En las convocatorias de SPC, independiente del número de candidatos se debe hacer el proceso de. Candidatos suficientes no identificados, continua con actividad # 5 Candidatos suficientes identificados Autorizador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 13

14 Agendar proceso de evaluación (A) ID (10) Agendar de acuerdo a los tiempos especificados y al número de candidatos el proceso de citas de entrevistas, aplicaciones de exámenes, etc. Esta información se registra en el SIPAR Proceso de evaluación agendado Agenda proceso de evaluación Supervisor de (A) = Automatizable a través de SIPAR 14

15 Aplicar evaluaciones (A) ID (11) Aplicar las evaluaciones correspondientes a la vacante de acuerdo al perfil del puesto. Los resultados de estas evaluaciones serán registrados en el SIPAR 1.- Servicio Social Para servicio social no aplica esta actividad. Evaluaciones aplicadas Evaluaciones aplicadas (ver formato 4.7) Resultado de evaluaciones Lista de asistencia Operador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 15

16 Realizar cotejo documental (A) ID (12) Realizar el cotejo de toda la documentación que es requerida para verificar que el candidato cumpla con lo requerido en las bases de la convocatoria. (Ver anexo 4.1) En los casos de artículo 34 y movimientos laterales se cotejan los documentos del requisito de escolaridad y áreas de experiencia para asegurar que cubra con el perfil de la plaza que desea ocupar. Candidatos con documentación correcta no identificada, continua con actividad # 5 Candidatos con documentación correcta identificada Operador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 16

17 Realizar entrevistas (A) ID (13) Realizar las entrevistas de acuerdo al calendario que se estableció previamente con los aspirantes correspondientes. Los resultados de estas entrevistas se registrarán en el SIPAR 1.- Servicio Profesional de Carrera Para el Servidor Profesional de Carrera las entrevistas las realiza el Comité Técnico de. 2.- Servicio Social y Prácticas Profesionales Para servicio social los responsables del área y del Servicio Social realizan la entrevista. 3.- Personal operativo Para personal operativo el responsable del área realiza la entrevista. Entrevistas Realizadas Reporte de entrevista (ver formato 4.4) Reporte de evaluación del candidato (ver formato 4.7) Listas de asistencia. Acta de terminación Autorizador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 17

18 Capturar resultado de entrevistas (A) ID (14) Capturar los resultados en el SIPAR, las posibles de resultado son: nombrado desierta o identificando un ganador. Resultado de entrevista capturado Reporte de entrevista y acta de determinación Supervisor de (A) = Automatizable a través de SIPAR 18

19 Determinar resultado de (A) ID (15) Determinar el resultado del proceso tomando como base los resultados y comentarios de las entrevistas. En el SIPAR se podrá revisar en todo momento como se desarrolló el subproceso de proveer, incluso los comentarios de cada entrevistador. Determinación del proceso realizado Reporte de evaluación del candidato (ver formato 4.6) Responsable de (A) = Automatizable a través de SIPAR 19

20 Enviar información de aspirantes finalistas a la bolsa de talentos (A) ID (16) Enviar información de los aspirantes finalistas que obtuvieron calificación aprobatoria, pero no fueron seleccionados, pasarán a la bolsa de talentos para tenerlos en consideración para oportunidades posteriores, dentro de la base de datos. Mediante notificaciones vía correo el SIPAR informará a los aspirantes el resultado. 1.- Servicio Profesional de Carrera Sólo aplica al Servicio Profesional de Carrera Información de candidatos rechazados enviado (ver formato 4.4 y 4.7) Operador de Cerrar el proceso de (A) ID (17) (A) = Automatizable a través de SIPAR 20

21 Cerrar el proceso de de acuerdo a las fechas establecidas. El SIPAR notificará a las áreas correspondientes. 1.- Articulo 34 Para articulo 34, libre designación y para operativos se realizan evaluaciones de reporte psicométrico. 2.- Servicio Social Para servicio social el cierre del proceso será la carta de aceptación por parte de la dependencia. Proceso de cerrado Registro del cierre del proceso Responsable de Identificar que el candidato cumpla con los requisitos del puesto (A) ID (18) Identificar que el candidato cumpla con los requisitos del puesto reflejado en la Descripción, perfil y valuación (Documento anexo 5.19) del mismo. (A) = Automatizable a través de SIPAR 21

22 Cumplimiento de requisitos no identificado, continua con actividad #5 Cumplimiento de requisitos identificado Responsable de Generar informe de personal seleccionado (A) ID (19) Generar el informe de personal ganador del concurso, para dar inicio a su contratación y gestionar su ingreso a la dependencia. Notificar a los subprocesos: Administrar el programa de la capacitación para el curso de inducción; Proporcionar servicios de recursos humanos para notificar la entrega del servicio; y Administrar movimientos de personal para actualizar la plantilla de personal Informe de nuevos ingresos generado HDTOS-010 Administrar el programa de capacitación Notificación de prestación de servicio generada HPSP-050 Proporcionar servicios de Recursos Humanos (A) = Automatizable a través de SIPAR 22

23 Informe personal seleccionado HPSP-020 Administrar movimientos de personal Operador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 23

24 3 Diagrama del subproceso Generar estrategia de recursos humanos Proporcionar servicios de recursos humanos Describir, perfilar y valuar puestos Programas de recursos humanos diseñados Servicio de recursos humanos solicitado Registro de solicitud recibida Recibir solicitud de cobertura de vacante Operador de Solicitud de cobertura de vacante recibida Catalogo de puestos autorizado Verificar evaluación técnica y temarios supervisor de Evaluación técnica y temarios no identificados Evaluación técnica y temarios identificados Cronograma de actividades convenios con entidades educativas Organizar el la Reclutamiento y organizado Planeador de reclumiento y Actas de instalación de comités técnicos de Elaborar y autorizar la convocatoria para su... Planeador de reclumiento y Convocatoria para publicación autorizada (A) = Automatizable a través de SIPAR 24

25 Convocatoria publicada Publicar convocatoria Operador de Convocatoria formalizada Recibir curricula de los participantes Operador de Curricula recibida Verificar requerimientos de los participantes Operador de Requerimientos verificados Cerrar registro Operador de Registro cerrado Verificar número de candidatos necesarios Autorizador de Candidatos suficientes no identificados Candidatos suficientes identificados Agenda proceso evaluación Agendar proceso de evaluación. Supervisor de Lista de asistencia Proceso de evaluación agendado Resultado de evaluación Aplicar Evaluaciones Operador de Evaluaciones aplicadas Evaluaciones aplicadas Realizar cotejo documental Operador de Candidatos con documentación incorrecta identificados (A) = Automatizable a través de SIPAR 25

26 Reporte de entrevista Candidatos con documentanción correcta identificados Acta de terminación Realizar entrevistas Autorizador de Lista de asistencia Entr evist as realizadas Reporte de entrevista y acta de determinación Capturar resultado de entrevistas Supervisor de Resultado de entrevistas capturado Reporte del evaluación del candidato De te rminar resultado de Responsable de Determinación del proceso realizado Enviar información de aspirantes finalistas a la bolsa de... Operador de Información de candidatos rechazados enviada Registro de cierre del proceso Cerrar el proceso de Responsable de Proceso de cerrado Identificar candidato que cumpla con los requisitos de... Responsable de Cumplimiento de requisitos no identificado Cumplimiento de requisitos identificado Generar informe de personal seleccionado Operador de Informe de personal seleccionado Notificación de prestación de servicio generada Informe de nuevos ingresos generado Administrar movimientos de personal Proporcionar servicios de recursos humanos Administrar el programa de capacitación (A) = Automatizable a través de SIPAR 26

27 4 Anexo de formatos 4.1 Publicación de convocatoria Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Verificar que el aspirante cuente con toda la documentación de soporte necesaria Formato (Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Currículum Vitae - Acta de nacimiento - Constancia de estudios (cédula y/o título según proceda) - Hombres: cartilla liberada (hasta los 40 años) - Identificación oficial (IFE, Pasaporte y Cédula Profesional) - FM3 en caso de ser extranjeros - CURP - Registro Federal de Causantes - Cédula de filiación - Certificado médico - Comprobante de domicilio vigente (teléfono, luz o agua) - Hojas Únicas de Servicio - Constancia de retenciones a favor del ISSSTE por créditos otorgados - En su caso número de cuenta bancaria (HSBC) - Cédula de información sobre la fuerza del trabajo - SAR (formato único para registro y/o actualización de datos) - Formato para trámite de filiación - Seguro Institucional de Vida (MetLife) - Seguro Colectivo de Gastos Médicos Mayores (MetLife) - Formato de incorporación o renuncia al Seguro de Separación Individualizado - Escrito de exclusividad - Carta de Autorización (depósito de sus percepciones en cuenta bancaria) - Contrato bancario y tarjetas de registro de firmas - Escrito donde se solicita que la Secretaría trámite de la CURP - Responsiva de la Declaración Patrimonial - Curso de inducción (A) = Automatizable a través de SIPAR 27

28 4.2 Requisición de Vacante Objetivo del formato - Declaración de Situación como contribuyente del impuesto sobre la renta Solicitar cobertura de vacante Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Formato (Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Puesto - Denominación - Área de Adscripción - Escolaridad - Idiomas - Capacidades gerenciales - Capacidades técnicas 4.3 Solicitud de reclutamiento o evaluación Objetivo del formato Solicitar inicio de reclutamiento o evaluación Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Formato (Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Fecha de elaboración - Fecha de evaluación - Puesto - Nivel tabular - Plaza - Motivo de vacante - Nombre del candidato - Edad - Escolaridad 4.4 Entrevista de Ingreso Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Registro de entrevista Formato (Electrónico (SIPAR) (A) = Automatizable a través de SIPAR 28

29 Principal contenido del formato El formato contiene los siguientes datos: - Fecha de entrevista - Evaluadores - Rapport de Entrevista - Nombre del candidato - Edad - Escolaridad - Experiencia laboral 4.5 Control de Expediente Objetivo del formato Control de los documentos que se han entregado Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Formato (Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Tipo de Documento - Revisado - Fecha de recepción - Observaciones 4.6 Reporte de entrevistas con el Comité Técnico Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Resultado de entrevistas de candidatos con el comité técnico de Formato (Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Fecha de entrevista - Hora de entrevista - Candidato - Folio - Denominación de puesto - Puntaje 4.7 Reporte de evaluación de candidato Objetivo del formato Resultado de evaluaciones Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Formato (Electrónico (SIPAR) (A) = Automatizable a través de SIPAR 29

30 Principal contenido del formato El formato contiene los siguientes datos: - Fecha de entrevista - Puesto al que aplica - Evaluador - Competencias y aptitudes - Calificación 4.8 Relación de expedientes al archivo Objetivo del formato Control de expedientes enviados al archivo Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Formato (Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Fecha de elaboración - Fecha de revisión - Fecha de entrega - RFC - Nombre - Apellido Materno - Apellido Paterno (A) = Automatizable a través de SIPAR 30

31 5 Documentos anexos 5.1 Reporte General de candidatos 5.2 Registro de Asistencia 5.3 Reporte lista prelación de candidatos 5.4 Formato Carta de exclusividad 5.5 Carta Responsiva 5.6 Carta compromiso curso de ética 5.7 Declaración de situación como contribuyente del impuesto sobre la renta 5.8 Cronograma de actividades 5.9 Cédula de Información sobre la Fuerza del Trabajo Institucional 5.10 Cédula de información de los seguros institucionales para registro en la nómina 5.11 Acta de Cierre del Comité Técnico de 5.12 Carta al curso de inducción 5.13 Consentimiento de Cuenta Bancaria 5.14 Credenciales tipo pasaporte que se turnan para firma del Oficial Mayor 5.15 Credenciales magnéticas que se turnan para firma del Director General de Recursos Humanos (A) = Automatizable a través de SIPAR 31

32 5.16 Carta de Inducción del servidor público al Puesto 5.17 Acta de instalación del Comité Técnico de 5.18 Descripción de puestos 5.19 Perfil del puesto 5.20 Formato Único de Solicitud de Servicios 5.21 Convenios con entidades educativas (A) = Automatizable a través de SIPAR 32