Definición del modelo funcional transversal integrado para las Secretarías
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- María Rosa Tebar Álvarez
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1 Definición del modelo funcional transversal integrado para las Secretarías Mapas de procesos resultantes a Tercer nivel Macroproceso Proceso Subproceso Recursos Financieros FPP-Programar y presupuestar FPP-010 Desarrollar pronósticos y (A) = Automatizable a través de SIPAR 1
2 Índice 1 Introducción Objetivo del documento Arquitectura del Proceso Descripción del Descripción general del subproceso Descripción de las actividades realizadas en el subproceso FPP-010 Desarrollar pronósticos y Preparar instrucciones para la formulación de la Estructura Programática Revisar estructura programática Analizar recursos y preparar proyecciones de recursos (A) Lograr consenso en las proyecciones de recursos Establecer programas y prioridades presupuestales Desarrollar cronograma para Preparar presupuestos Preparar paquete presupuestal para la formulación del proyecto de presupuesto (A) Revisar y enviar paquete presupuestal (A) Diagrama del subproceso Anexo de formatos Instrucciones para la formulación de la Estructura Programática Minuta Cronograma de presupuesto Instrucciones para la preparación del presupuesto Formatos para la elaboración del proyecto de presupuesto Proyección de presupuesto Documentos anexos Resultados evaluados calendarizado comunicado Estructura orgánica actualizada Información de contratos y órdenes de compra registradas Lineamientos de SHCP basado en Resultados (PbR) Matriz de Marco Lógico (A) = Automatizable a través de SIPAR 2
3 1 Introducción 1.1 Objetivo del documento. El documento de subproceso tiene como objetivo principal documentar y describir las actividades y escenarios comunes para las Secretarías para el subproceso FPP-010 Desarrollar pronósticos y. 1.2 Arquitectura del Proceso El subproceso FPP-010 Desarrollar pronósticos y forma parte del proceso FPP- Programar y presupuestar dentro del modelo funcional de procesos común del macro proceso de Recursos Financieros Recursos Financieros Programar y Presupuestar FPP Desarrollar Pronósticos y Planear s FPP-010 Administrar Recursos Financieros FARF Administrar Fondos FARF-010 Ejecutar y Controlar el Gasto FECG Gestionar y Controlar la Reserva y Registro de Compromiso de Recursos FECG-010 Rendir Cuentas FRC Procesar Transacciones Contables FRC-010 Preparar s FPP-020 Ministrar Viáticos y Pasajes FARF-020 Ejercer FECG-020 Realizar la Contabilidad de Activos Fijos FRC-020 Revisar y Aprobar s FPP-030 Administrar Crédito Externo FARF-030 Realizar Cierre Contable FRC-030 Adecuar FPP-040 Elaborar y Analizar Reportes Financieros, Contables y Presupuestales FRC-040 (A) = Automatizable a través de SIPAR 3
4 2 Descripción del Subproceso FPP-010 Desarrollar pronósticos y 2.1 Descripción general del subproceso Describe las actividades relacionadas con el desarrollo, actualización y revisión de planes financieros de largo alcance y proyecciones para planear a corto y largo plazo las necesidades de recursos; dada la necesidad de evaluar la situación financiera actual y proyectada para determinar el gasto de recursos y las opciones que estarán disponibles durante un determinado ciclo presupuestario. 2.2 Descripción de las actividades realizadas en el subproceso FPP-010 Desarrollar pronósticos y Preparar instrucciones para la formulación de la Estructura Programática ID (1) Evento(s) de inicio: FRC-040 Elaborar y analizar reportes financieros, contables y presupuestales: Resultados evaluados (Resultados evaluados, documento anexo 5.1) FPP-030 Revisar y aprobar presupuestos: calendarizado comunicado ( calendarizado comunicado, documento anexo 5.2) HPO-020 Administrar estructura: Estructura orgánica actualizada (Estructura orgánica actualizada, documento anexo 5.3) MABS-040 Comprar bienes y servicios: Información de contratos y órdenes de compra registradas (Información de contratos y órdenes de compra registradas, documento anexo 5.4) Descripción: Preparar los lineamientos con base en las Instrucciones para la Formulación de la Estructura Programática (ver formato 4.1) y transmitirlos mediante un comunicado oficial a los clientes (unidades responsables, entidades y órganos (A) = Automatizable a través de SIPAR 4
5 desconcentrados) a través de medios electrónicos por medio de un sistema de comunicación interno, eliminando el uso de papel. Con estas bases se asegura que las estructuras programáticas cumplan con los lineamientos de SHCP (Lineamientos de SHCP, documento anexo 5.5) y se entreguen en el tiempo y forma requeridos. Descripción específica para escenarios: Evento(s) de salida: Instrucciones para la formulación de la Estructura Programática preparadas Documento físico o información generada: Instrucciones para la formulación de la Estructura Programática Rol: Planeador de Revisar estructura programática ID (2) Evento(s) de inicio: Descripción: Revisar las estructuras programáticas recibidas de las unidades responsables, alineadas al Plan Nacional de Desarrollo, para negociar ante SHCP la autorización correspondiente. Con estas estructuras se determinan los objetivos de la Secretaría, por medio de las cuales se da seguimiento al Sistema de Evaluación del Desempeño (SED) y basado en Resultados (PbR) ( basado en Resultados, documento anexo 5.6). (A) = Automatizable a través de SIPAR 5
6 Descripción específica para escenarios: Evento(s) de salida: Estructura Programática revisada Documento físico o información generada: Rol: Responsable de Analizar recursos y preparar proyecciones de recursos (A) ID (3) Evento(s) de inicio: Descripción: Analizar los recursos proyectados tanto a nivel macro como al nivel de las unidades o fondos, evaluar el impacto de cualquier cambio esperado y preparar proyecciones de recursos para integrar el presupuesto con base en los factores que influyen en la operación de la dependencia, considerando los resultados obtenidos, tomando como referencia los rubros correspondientes del presupuesto histórico, así como el marco macroeconómico que dé a conocer en su oportunidad la SHCP y pudiendo utilizar análisis de tendencias y de variaciones y modelado econométrico Descripción específica para escenarios: 1.- Entidades Paraestatales En el caso de Entidades Paraestatales que generan ingresos propios, planear los ingresos con base en los factores que influyen en la operación de la entidad, tomando en cuenta el análisis de ventas, aportaciones e intereses (A) = Automatizable a través de SIPAR 6
7 correspondientes y preparar proyecciones plurianuales basadas en suposiciones varias, precisando esas proyecciones como preparación a un cierto ciclo presupuestal Evento(s) de salida: Proyecciones de recursos preparadas Documento físico o información generada: Proyecciones de recursos (ver formato 5.6) Rol: Planeador de Lograr consenso en las proyecciones de recursos ID (4) Evento(s) de inicio: Descripción: Desarrollar e implementar un proceso que asegure el consenso en las proyecciones de recursos y sus supuestos subyacentes. Reunir al responsable del área financiera con las unidades responsables para analizar y validar las proyecciones de recursos para lograr el consenso correspondiente. El consenso en las proyecciones y supuestos minimiza los conflictos que pudieran presentarse en el desarrollo y ayuda a mantener el proceso presupuestario en el buen camino. Descripción específica para escenarios: (A) = Automatizable a través de SIPAR 7
8 Evento(s) de salida: Proyecciones de recursos consensadas Documento físico o información generada: Minuta (ver formato 4.2) donde se formalicen las proyecciones de los recursos para el ejercicio correspondiente. Rol: Responsable de Establecer programas y prioridades presupuestales ID (5) Evento(s) de inicio: Descripción: Determinar los programas a desarrollar en el(los) ejercicio(s) fiscal(es) a nivel de las unidades responsables, y establecer los objetivos de gasto y prioridades presupuestales con base en el Plan Nacional de Desarrollo, los planes sectoriales y planes estratégicos de operación y capital, así como las proyecciones de recursos acordadas por la dependencia. Elaborar la Matriz de Marco Lógico (Matriz de Marco Lógico, documento anexo 5.7) en función de la metodología de la SHCP. Descripción específica para escenarios: Evento(s) de salida: Programas y prioridades presupuestales establecidos (A) = Automatizable a través de SIPAR 8
9 Documento físico o información generada: Rol: Responsable de Desarrollar cronograma para Preparar presupuestos ID (6) Evento(s) de inicio: No Aplica Descripción: Elaborar un cronograma de presupuesto (ver formato 4.3) que muestre las principales actividades y los plazos relacionados con la preparación del presupuesto; identificando a los responsables de entregar los insumos para la elaboración del mismo, asegurando el cumplimiento de los lineamientos establecidos por la SHCP para la presentación del Anteproyecto de de Egresos de la dependencia o entidad. Descripción específica para escenarios: Evento(s) de salida: Cronograma desarrollado Documento físico o información generada: Cronograma de presupuesto Rol: Planeador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 9
10 2.2.7 Preparar paquete presupuestal para la formulación del proyecto de presupuesto (A) ID (7) Evento(s) de inicio: No Aplica Descripción: Preparar instrucciones para la preparación del presupuesto (ver formato 4.4) e integrar el paquete de presupuesto el cual debe contener: Directrices y restricciones de políticas Instrucciones para la preparación del presupuesto Cronograma de presupuesto Información acerca de las proyecciones, planes y supuestos Prioridades presupuestarias Cifras del presupuesto y las fórmulas relevantes Formatos para la elaboración del proyecto de presupuesto (ver formato 4.5) Descripción específica para escenarios: Evento(s) de salida: Paquete presupuestal para la formulación del proyecto de presupuesto preparado Documento físico o información generada: Instrucciones para la preparación del presupuesto Formatos para la elaboración del proyecto de presupuesto Rol: Planeador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 10
11 2.2.8 Revisar y enviar paquete presupuestal (A) ID (8) Evento(s) de inicio: No Aplica Descripción: Analizar que las instrucciones y formatos incluidos en el paquete presupuestal se apeguen a los lineamientos establecidos por la SHCP. Enviar el paquete presupuestal mediante un comunicado oficial a los clientes (unidades responsables, entidades y órganos desconcentrados), a través de medios electrónicos, para asegurar que el presupuesto de cada unidad se prepare en forma consistente y en las fechas establecidas. Descripción específica para escenarios: Evento(s) de salida: Paquete presupuestal revisado y enviado: FPP-020 Preparar presupuestos HPO-010 Generar estrategia de recursos humanos Documento físico o información generada: Rol: Autorizador de (A) = Automatizable a través de SIPAR 11
12 3 Diagrama del subproceso Elaborar y analizar reportes financieros, contables y presupuestales Revisar y aprobar presupuesto Administrar estructura Comprar bienes y servicios Resultados evaluados calendarizado comunicado Estructura orgánica actualizada Información de contratos y órdenes de compra... Instrucciones para la formulación de la Estructura... Preparar instrucciones para la formulación d... Planeador de Instrucciones para la formulación de la Estructura... Revisar estructura programática Responsable de Estructura Programática revisada Analizar recursos y preparar proyecciones d... Planeador de Proyecciones de recursos preparadas Minuta Lograr consenso en las proyecciones de recursos Responsable de (A) = Automatizable a través de SIPAR 12
13 Proyecciones de recursos consensadas Establecer programas y prioridades presupuestales Responsable de Programas y prioridades presupuestales establecidos Cronograma de Desarrollar cronograma para Preparar s Planeador de Cronograma desarrollado Instrucciones para la preparación del presupuesto Formatos para la elaboración del proyecto de presupuesto Preparar paquete presupuestal para la formulación de... Planeador de Paquete presupuestal para la formulación del... Revisar y enviar paquete presupuestal Autorizador de Paquete presupuestal revisado y enviado Preparar presupuestos Generar estrategia de recursos humanos (A) = Automatizable a través de SIPAR 13
14 4 Anexo de formatos 4.1 Instrucciones para la formulación de la Estructura Programática Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Asegurar que la estructura programática cumpla con los lineamientos de SHCP y se entreguen en el tiempo y forma requeridos Correo electrónico El formato contiene los siguientes datos: - Firmas (elaboración y autorización) - Fecha - Instrucciones aplicables 4.2 Minuta Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Formalizar las proyecciones de los recursos para el ejercicio presupuestal correspondiente Papel El formato contiene los siguientes datos: - Asistentes - Ejercicio presupuestal - Acuerdos: o Supuestos o Proyecciones - Firmas 4.3 Cronograma de presupuesto Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del Asegurar el cumplimiento de los lineamientos establecidos por la SHCP para la presentación del Anteproyecto de de Egresos de la dependencia o entidad. Correo electrónico El formato contiene los siguientes datos: (A) = Automatizable a través de SIPAR 14
15 formato - Remitente - Ejercicio presupuestal - Principales actividades de preparación del presupuesto - Plazos - Insumos a entregar - Responsables 4.4 Instrucciones para la preparación del presupuesto Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Asegurar que el presupuesto de cada unidad se prepare en forma consistente. Correo electrónico El formato contiene los siguientes datos: - Firmas (elaboración y autorización) - Fecha - Instrucciones aplicables 4.5 Formatos para la elaboración del proyecto de presupuesto Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Principal contenido del formato Asegurar que el presupuesto de cada unidad se prepare en forma consistente. Formato Electrónico (SIPAR) El formato contiene los siguientes datos: - Período presupuestal - Clave presupuestaria - Importe - Unidad responsable - Firmas (elaboración, revisión y autorización) 4.6 Proyección de presupuesto Objetivo del formato Formato (Electrónico (SIPAR), Papel o correo electrónico) Dar a conocer las necesidades de recursos para cumplir con sus programas y proyectos SIPAR (A) = Automatizable a través de SIPAR 15
16 Principal contenido del formato El formato contiene los siguientes datos: - Unidad responsable - Claves presupuestales - Importes estimados a ingresar (A) = Automatizable a través de SIPAR 16
17 5 Documentos anexos 5.1 Resultados evaluados 5.2 calendarizado comunicado 5.3 Estructura orgánica actualizada 5.4 Información de contratos y órdenes de compra registradas 5.5 Lineamientos de SHCP 5.6 basado en Resultados (PbR) 5.7 Matriz de Marco Lógico (A) = Automatizable a través de SIPAR 17
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